CR Comite 6 octobre 2016 - v2

Londres, le 14 octobre 2016
COMPTE RENDU COMITE
Jeudi 6 octobre 2016
Membres présents : Carole Barry-Lynch, Barbara Bauné, , Catherine Fessart, Gabrielle
Horent, Blandine Lautard,, Catherine Meyer, Beatrice Perez, Anne Picot, Delphine
Rigaud, Sabine Cussac, Estelle Poinsignon, Denise Peyroutet, Maryvonne Le Bris,
Caroline Legendre, Raphaele Micieli, Corinne Perrot, Anne Smith, Claire Verpoort.
Membres Excuses : Catherine Savoret, Hélène Blanc, Mylène Aubourg, Isabelle Mancini
1. Approbation du Compte rendu du comité du 12 Mai 2016
Approuvé á l'unanimité = Sabine envoie CR pour approbation par mail
2- Présentation des rôles et responsabilités au bureau :
Internet : Catherine/Béatrice
Pub/Annonces Pro : Béatrice/Catherine
Partenariats : Catherine/Béatrice
Mums&Kids : Estelle
Sports : Sabine
Accueil : Sabine
Quartiers : Catherine
Clubs/SD : Béatrice
Sorties : Catherine
Évènements : Béatrice
Finances : Estelle/Catherine
Juridique : Sabine
Adhésions : Sabine/Catherine
Magasine : Béatrice/Catherine
3- Echanges Bureau - Comité :
- Emails génériques et site web :
Suggestion de la part de Anne S. de rajouter les emails génériques dans les contacts
utiles sur le site internet.
Voir egalement pour remettre des liens sur le « Qui sommes nous ? », comité du site
Web.
Doit on réactiver l’email générique pour l’accueil (sujet à traiter par Sabine avec Anne
et Catherine a l accueil)?
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Créer un email générique pour l'équipe des events ?
-
Finances 2016/2017 :
o Budget
Pour les quartiers, 100 GBP+7 GBP par adhérent (augmentation de l
enveloppe)
Pour les Mums&Kids, 5 GBP par adhérent
Lunch d’équipe : 25 GBP par bénévole.
o Remboursements
Le Formulaire des notes de frais est disponible dans Dropbox/LA Outils et modeles/ "LA
demande de remboursement". Bien garder vos justificatifs.
Les membres du comité valident les notes de frais pour leurs équipes. Pour les
membres du comité, faire approuver par son responsable au bureau
Attention : ne pas employer de prestataire sans facture dans les activités.
- Non renouvelés :
Mail de relance sera envoyé dimanche 9/10 par Sabine
Date limite de reinscription le 14/10
Le fichier des non renouvelés est mise à disposition des membres du comité dans
Dropbox.
o Recherche de volontaires pour FAFGB samedi 15 octobre de 14 à 17h.
Sabine compile les volontaires et créneaux de présence sur le stand LA.
o Procédure d'archivage de l année antérieure : chaque équipe crée dans sa
dropbox un dossier d'archives a conserver et prévient Sabine quand cela
est terminé pour qu elle puisse sauvegarder ces documents sur disque dur
externe.
- Archivage Dropbox :
Chaque responsable du comité crée un dossier « archives » dans sa rubrique et donne
le go à Sabine afin de libérer de la place dans la Dropbox LA
Archivage effectué pendant les vacances de Toussaint.
4- Evènements
- Bilan du café de rentrée du 13 septembre 2016:
A eu lieu à Baden Powell : bon déroulement, suivi avec Baden Powell bien passé, bonne
installation de la salle, mettre les associations sur l’estrade est une bonne solution.
Plan de la salle a bien fonctionné.
Bonne fluidité. Les nouvelles sont arrivées à 9h30, les anciennes à 10h30.
Café : 7 thermos de 3 litres. Détail nécessaire ? Voir avec Maryvonne et Claire
Cups : voir avec Maryvonne
Jus de fruit 6 litres de jus orange. Voir avec MY et C
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Viennoiseries 500 mini-viennoiseries. OK pour la quantité, mais prévoir de
commander uniquement des pains au chocolat et pains aux raisins car les croissants ne
plaisent pas.
Photos : Oubli de la photo de groupe, photographe non coaché
- Conférence du 3 octobre 2016 : Bien vivre à Londres
57 inscrits, 52 présents, 7 intervenants.
3 nouvelles inscriptions a LA ont été enregistrées le matin même sur place.
Softdrink et crackers offerts par La Page
Feedback : qualité et richesse des interventions. Partenaire LaPage a vendu une
vingtaine de livres
- Evénements à venir
COCKTAIL DE BIENVENUE : Jeudi 10 novembre 2016
Dans les salons de l’Institut Français
Traiteur Annie Mc Cure retenu.
Réunion à venir pour définir le menu, les boissons et coût et nombre de personnes
Logistique : inviter le bureau, 2 personnes de l’accueil et des responsables des
quartiers en fonction des quartiers d'appartenance des invités.
Inviter les VIP : Madame le consul, Institut Français,
Pointage à l’entrée par 2 jeunes.
CHRISTMAS PARTY : Vendredi 8 décembre
A la résidence de France.
Devis en cours avec traiteurs agrées
Annie Mc Clure doit rencontrer l’intendant pour se faire “certifier” le 7/10. Voir combien
de bouteilles de champagne sont en stock
Tickets tombola: même fonctionnement que l’an dernier. Prévoir la disponibilité des
tickets À compter du 7/11, demander a MAnne l'historique de commandes et
recontacter les personnes responsables de la recherche de lots (Catherine et Béa)
Recherche des Lots: Catherine Giraud et Me Delahaye ?
Mieux communiquer auprès des responsables de quartiers pour expliquer (profiter de la
réunion quartiers du 11 oct).
VOLUNTEER’S DAY : Date à définir et recherche d’activité non dépendante de la
météo. Idées bienvenues.
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4. Tour de table des activités :
a) Accueil :
2 personnes en plus cette année dans l'équipe d'accueil, dont 4 nouvelles bénévoles,
soit une équipe de 10 bénévoles.
2 permanences jusqu’à Toussaint ( mardi matin et jeudi après-midi), nouvelles en
doublure avec les anciennes.
Beaucoup d’envois de courrier à chaque permanence car les magazines sont envoyés
seulement aux personnes qui se renouvellent ou s'inscrivent.
19 visites à dates : renouvellement, adhésions, questions diverses, informatique
Envoyer un email de bienvenue aux adhérentes sans quartier, rattachées « Grand
Londres » et voir à quel quartier elles souhaitent être rattachées en membre de cœur
b) Inscriptions et statistiques internet :
Au 27 septembre, 677 adhérents dont 198 nouvelles, 119 Mums&Kids30 nouvelles de
moins qu’en 2015 mais 40 renouvellements supplémentaires
2 gros quartiers : Fulham et Marylebone
Grand Londres : rattachés à aucun quartier pour l’instant. L’équipe de l’accueil leur
envoie un mail pour leur demander de choisir un quartier en tant que membre de
cœur. Delphine et Denise en copie du mail.
27 Septembre
Anciens Nouveaux total
Chelsea
Clapham
Earl's Court
Fulham
South Kensington
Ealing
Chiswick
Hammersmith
Holland Park
Marylebone
33
30
43
60
47
23
32
40
52
46
11
10
9
19
17
19
13
10
8
28
44
40
52
79
64
42
45
50
60
74
Wembley
Hampstead
Grand Londres
38
19
14
25
17
6
63
36
20
Autres
2
6
8
479
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198
677
c) Quartiers :
Les cafés avec plus ou moins de monde : voir pourquoi (réunion du 11 octobre)
Internet : la bascule du module « quartiers » terminée le 7/10. Gros effort de
formation, très apprécié par les bénévoles quartier. Facilite la gestion du changement.
Merci a toute l'équipe.
Beatrice Bussereau propose des formations pour les bénévoles quartiers qui en
auraient besoin (Jeudi 3 nov, mardi 8 nov, jeudi 10 nov, vend 18 nov)
d) Sorties
Un début de 1er trimestre satisfaisant : nos sorties se sont remplies.
Au 1er demi trimestre (sept-oct), les adhérents avaient droit à 3 sorties. A noter que
des places avaient été réservées pour les nouvelles. Au 2ème demi trimestre (nov-déc)
ouverture des inscriptions le 17/10 à 13h.
Programme des sorties de débuts 2017. Cf Annexe 2
Coordination avec les quartiers indispensable pour ne pas se faire concurrence ( a faire
le 11 octobre)
e) Sports
Tous les cours fonctionnent bien et sont pratiquement tous au complet sauf Yoga et
Conditioning.
Nouveau professeur de Yoga apprécié, bouche à oreille prend du temps
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Conditioning : heure du lunch pas nécessairement un bon créneau. L'équipe des sports
travaille a demander si on peut changer le créneau horaire. Un point sera fait a mi
novembre pour voir comment résoudre ce problème de faible remplissage.
f) Mums and kids
Nouveau découpage identique à celui des quartiers.
11 responsables M&K pour 9 quartiers.
2 gros quartiers : Fulham et Ealing
Les diners fonctionnent bien
Le Christmas lunch des M&K à définir.
g) Clubs et séances découverte
Début d’année calme : Club jardinage a annulé son RDV par manque de participants,
Club Femmes&santé a du mal à remplir, uniquement 2 personnes au Club relooking.
Nouveau Club Photo : débuts prometteurs.
h) Magazine
Remise des contributions le 14/11
Mailing prévu le 2/12
Magazine : 56 pages.
Une réunion d'Edito est prévue Lundi 10 octobre entre Catherine Savoret et le Bureau
pour définir l'architecture des pages et les contributions attendues de chaque équipe.
i) Publicité et annonces pro
Publicité commerciale :
La campagne pour la publicité commerciale dans les publications papier de Londres
Accueil pour l’année 2017 va démarrer.
Magazine à préparer : voir combien de pages de pub et dans quel ordre.
Annonces pro :
3 n’ont pas renouvellé : aromathérapie (départ en France), discipline positive et
sophrologie.
Les informations seront transmises aux quartiers prochainement.
En gestation : séance découverte d'oenologie.
5- Trésorerie
Les comptes ont été arrêtés, on constate un boni sur l exercice. Rencontre validation
des comptes avec le comptable le 13/10.
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