Responsable des admissions et de la facturation

Responsable des admissions et de la facturation
Hôtel Dieu – Hôpital Mère Enfant
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Pôle PERF – Direction des recettes et du dossier patient
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V. 09_11_2016
REDACTEUR(S)
VERIFICATEUR(S)
APPROBATEUR(S)
Date d’application
Cécile Biette
Sophie Douté
Sophie Douté
10_11_2016
IDENTIFICATION DE LA STRUCTURE
Les admissions de l’Hôtel Dieu et de l’Hôpital/Mère-Enfant sont situées dans le centre-ville de Nantes.
Elles prennent en charge des patients externes et hospitalisés, relevant des activités de médecine,
chirurgie et obstétrique. Y sont également prises en charge les urgences pédiatriques, adultes et
gynéco-obstétricales.
Les admissions sont rattachées à la Direction des Recettes et du Dossier Patient, au sein du Pôle
Pilotage de l’Efficience et des Ressources Financières.
La mission d’encadrement concerne les personnels des admissions centrales et déconcentrées de
l’Hôtel Dieu et de l’Hôpital Mère-Enfant (guichets déconcentrés des urgences, du bâtiment Jean
Monnet, du bâtiment Tourville, et de différents services cliniques).
Le responsable des admissions a également un rôle d’encadrement « fonctionnel » des accueils
médico-administratifs, pour le volet « admissions/facturation » (secrétariats médicaux des Pôles
Hospitalo-Universitaires, Centre Simone Veil et UCSA-SMPR).
IDENTIFICATION DU POSTE
Fonction : Responsable des admissions et de la facturation HD – HME
Métier : Responsable des admissions et de la facturation
Horaires de travail : 39 h 00 hebdomadaires
Grade : Cadre de catégorie A
Position dans la structure :
- Liaisons hiérarchiques :
- Direction du Pôle Pilotage de l’Efficience et des Ressources Financières
- Direction des Recettes et du Dossier Patient
- Liaisons fonctionnelles principales:
- Tous services hospitaliers
- Service d’Information Médicale (SIM)
- Services du PPERF : bureau de la facturation et des recettes hospitalières, bureau de
l’investissement et des recettes diverses, bureau du contrôle de gestion, Cellule contrôle interne
et comptable.
- Pôle Investissement Logistique et Nouvel Hôpital (Direction des Travaux, des Techniques et des
Services Numériques notamment), Direction des Affaires Médicales et de la Recherche (Activité
Libérale des praticiens), Pôle Ressources Humaines, Directions de plateformes, DQRE.
- Encadrement des secrétariats médicaux.
- Service social.
Le responsable des admissions est aussi en relation constante avec la Trésorerie principale et les
Organismes d’Assurance Maladie Obligatoires et Complémentaires. Il peut également être amené à
contacter les ambassades et consulats français et étrangers.
MISSIONS DU POSTE
Le responsable des admissions assure trois missions principales :
- L’encadrement des activités d’admission et de facturation des secteurs dont il a la
responsabilité.
- La prise en charge de dossiers spécifiques.
- Le management des équipes placées sous sa responsabilité.

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ENCADRER LES ACTIVITES D’ADMISSION ET DE FACTURATION DES SECTEURS DONT
IL A LA RESPONSABILITE
- Management de la fonction « accueil administratif des patients » :
Le responsable des admissions est responsable de la gestion des admissions et pré-
admissions des patients, tant en hospitalisation qu’en soins externes. A cet effet :
 Il s’assure de la mise à niveau des connaissances et des « savoir-faire » des
personnels en mettant en place des procédures uniformes de travail pour :
o Garantir une qualité de prise en charge des patients, dans le respect
des règles d‘identitovigilance,
o Garantir la qualité et la fiabilité des données saisies afin de limiter les
rejets de facturation.
 Il s’attache le concours de ses adjoints des cadres et de de la responsable du
bureau de la facturation et des recettes hospitalières.
- Management de la fonction « gestion de la facturation aux débiteurs » et
« suivi du recouvrement » :
Le responsable des admissions est responsable de la gestion de la facturation aux
différents débiteurs. A cet effet :
 Il contribue à l’élaboration des procédures de facturation simplifiées et
synoptiques de travail pour les admissionnistes et/ou les Pôles, en lien avec
la responsable du bureau de la facturation, l’encadrement des pôles, la
responsable du contrôle interne et comptable et/ou le SIM.
 Il met à disposition des admissionnistes, en lien avec ses adjoints, des
guides de facturation et d’identitovigilance et les tarifs de prestations. Il veille
à leur mise à jour régulière.
 Il consolide, suit et effectue mensuellement un reporting analytique à la
direction des indicateurs de gestion des secteurs dont il a la responsabilité.
 Il pilote un système de contrôle régulier de la qualité et de l’exhaustivité des
données administratives permettant de limiter les erreurs et les lacunes des
dossiers administratifs.
 Il assure un traitement des dysfonctionnements en amont, en interne et en
externe de la Direction des Recettes et du Dossier Patient (trésorerie et pôles
notamment).
 Il organise et contrôle le traitement des dossiers non facturés et des rejets de
facturation, en lien avec le bureau de la facturation.
 Au vu des indicateurs de gestion, il formalise un diagnostic et un plan d’action
dont il rend compte régulièrement à la direction.
 Il transmet aux services dont il est le « correspondant
admissions/facturation » les indicateurs de non qualité de la facturation pour
un suivi commun.

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- Le suivi financier et budgétaire :
Le responsable des admissions participe au suivi financier et budgétaire des comptes
correspondant aux recettes de soins et prestations hôtelières qui le concernent, de
manière à ce que l’exercice budgétaire et sa clôture soient assurés de manière fiable,
dans les délais.
- La participation à la mise en œuvre des réformes et projets institutionnels
Le responsable des admissions et de la facturation participe à la mise en œuvre :
- de réformes concernant la tarification et les modalités de facturation des soins et
prestations : FIDES, SIMPHONIE etc.
- de projets institutionnels majeurs : Île de Nantes, Dossier patient informatisé
Millenium, dématérialisation de la facturation aux complémentaires, conciergerie
hospitalière notamment.
LA GESTION ET LA COORDINATION DE DOSSIERS SPECIFIQUES
- La gestion de l’activité libérale des médecins de l’Hôtel Dieu et de l’Hôpital Mère Enfant.
- La valorisation des activités, l’aide à l’élaboration des prévisions de recettes et à leur
suivi dans le cadre de la mise en œuvre de l’EPRD, avec la responsable du bureau de la
facturation.
- La production de notes, de rapports, comptes-rendus et intervention au sein de réunions
internes (conseils de pôles, comités de suivi etc.)
- Le suivi des devis pour les patients étrangers et le suivi des dossiers dits « 100%
payants ».
- Le suivi budgétaire des dépenses du secteur dont il a la responsabilité.
L’ENCADREMENT GENERAL DES EQUIPES PLACEES SOUS SA RESPONSABILITE
Le responsable des admissions définit et met en œuvre l’organisation du secteur dont il a la
responsabilité : guichets d’admissions, régie etc.
Dans ce cadre, il assure le management des 65 admissionnistes et des 3 adjoints de son
secteur. Il assure également l’encadrement « fonctionnel » des assistants médico-administratifs
des pôles sur le volet « admission-facturation ».

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MISSION ANNEXES/PARTICULARITÉS DE LA FONCTION
Le responsable des admissions est membre du Comité d’Encadrement du PPERF.
Il participe aux réunions des bureaux des entrées, aux réunions « Points recettes T2A»,
aux rencontres « CPAM-Trésorerie-CHU ».
COMPETENCES ET QUALITES PROFESSIONNELLES REQUISES
Savoir-Faire
- Planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les ressources pour leur
réalisation
- Animer, mobiliser et entraîner une équipe.
- Fixer des objectifs, analyser les résultats et mettre en place des plans d’actions
- Analyser et expliquer la réglementation à l’équipe.
- Traiter les situations conflictuelles.
- Elaborer des supports de communication.
Savoir-être requis
- Autonomie et capacité décisionnelle.
- Disponibilité.
- Dynamisme
- Capacité d’analyse et de synthèse.
- Force de propositions et esprit d’initiative.
- Sens de l’organisation.
- Sens des responsabilités.
- Rigueur et méthode.
- Aptitude au dialogue.
Formation et/ou qualifications requises
- Bac+4 - 5
Connaissances particulières requises ou à acquéri r
- Droit sanitaire et social
- Organisation des établissements de santé
- Réformes du financement des établissements de santé
- Processus de facturation des établissements publics de santé
- Réglementation spécifique de l’activité libérale des praticiens hospitaliers
- Logiciels de facturation
- Logiciels de bureautique (Word, Excel, PPT, Messagerie)
- Statut général de la fonction publique hospitalière.
Expérience professionnelle
- Expérience de management d’équipe : requise
- Expérience en conduite du changement : souhaitée