DOCUMENT INFORMATIF Diffusion par : <Ne pas modifier> Adjoint au Responsable du bureau des admissions de l’Hôtel Dieu Processus : Gestion des ressources humaines Rubrique de classement interne : Espace de publication Intranet du PAD DRD V. <Ne pas modifier> Page 1 / 3 INFORMATION GENERALE Les admissions de l’hôtel Dieu et de l’hôpital Mère/enfant sont situées dans le centre-ville de Nantes. Elles prennent en charge des patients externes et hospitalisés, relevant des activités de médecine, chirurgie, obstétrique. Y sont également prises en charge les urgences adultes, pédiatriques et gynéco obstétricales. Les admissions sont rattachées à la Direction des recettes et du dossier patient, au sein du Pôle Finances et Systèmes d’Information. Le service compte 50 agents encadrés par 3 adjoints des cadres, et placés sous la responsabilité d’un attaché d’administration. La mission d’encadrement de l’adjoint des cadres du site HD concerne les personnels des admissions qui comptent 39. Les agents admissionnistes effectuent trois fonctions différentes : - les admissions aux guichets - les préadmissions pour les patients dont l’hospitalisation est programmée - la gestion des dossiers de patients sortie pour compléter les dossiers et les transmettre à l’« état facturable » au bureau chargé de la facturation. Ils se répartissent principalement aux admissions centrales de l’Hôtel Dieu. Les services de gastrologie, d’ophtalmologie, de radiologie et ortho-rhumatologie disposent de guichets d’admissions décentralisés. En outre, deux agents des admissions sont positionnés au niveau du bâtiment Jean Monnet et de Tourville. IDENTIFICATION DU POSTE Code du poste : Grade : Site : HOPITAL HOTEL DIEU ADJOINT DES CADRES Référence Répertoire des métiers : 45S40 Responsable de gestion administrative (code métier + libellé ) Horaires : Organisation du travail : 39h00 hebdomadaires Roulement : Non Plage : Jour Positionnement dans le service : Liaisons hiérarchiques : Liaisons fonctionnelles : Pole Finances et systèmes d’information Direction des recettes et du dossier patient Attaché d’administration du service des admissions HD/HME Internes Tous services hospitaliers Secrétariats médicaux Service social Bureau de la facturation Externes Trésorerie principale Organismes d’assurance maladie et complémentaires Assurances privées, ambassades, consulats. REDACTEUR(S) VERIFICATEUR(S) APPROBATEUR(S) Date d’application MLCARRE CBIETTE <Ne pas modifier> <Ne pas modifier> CHU de NANTES Adjoint au Responsable du bureau des admissions de l’Hôtel Dieu <Ne pas modifier> - V. <Ne pas modifier> Page : 2 / 3 Contraintes et risques professionnels principaux : Disponibilité (service accueillant du public) Polyvalence entre les cadres du secteur MISSIONS Mission principale Dans le cadre de la politique d’amélioration du recouvrement, l’adjoint des cadres du site Hôpital Hôtel Dieu, contribue par l’encadrement et l’animation d’une équipe d’agents administratifs à garantir une bonne qualité d’accueil des usagers et à fiabiliser la facturation des prestations. Missions permanentes Organise l’activité de son secteur Supervise au quotidien l’organisation du travail en situation normale et dégradée (accueil, gestion des préadmissions, reprise des dossiers incomplets, saisie du courrier….) S’assure de la bonne application des procédures de gestion administrative et des règles de facturation Supervise la complétude des dossiers et les délais de mise en facturation Veille à l’acquisition et à l’actualisation des connaissances techniques des agents (rédaction de notes…) Traite et suit les dossiers d’admissions complexes (absence de couverture sociale, payants en totalité programmés avec élaboration de devis….) Gère les situations clientèle litigieuses Encadre et anime l’équipe d’agents des admissions Gère les plannings et les affectations Répartit la charge de travail entre les agents Décline les objectifs du service en objectifs individuels Conduit les entretiens d’évaluation Propose les formations ou accompagnements nécessaires à l’atteinte de ces objectifs Contribue à l’intégration des nouveaux arrivants Missions particulières ou occasionnelles Participe à la réunion du bureau des entrées bimensuelle, Contribue aux projets de travaux. Tient des tableaux de bord sur l’activité du service. COMPETENCES REQUISES Compétences et/ou qualifications requises à l’embauche Capacité d’animation et d’organisation d’équipe Aptitude à fixer des objectifs Capacités rédactionnelles Aptitude à formuler des améliorations dans l’organisation du service Compétences particulières requises ou à acquérir Organisation des établissements de santé Réforme du financement des hôpitaux, tarification à l’activité Processus de facturation des établissements de santé Logiciel de facturation Logiciels de bureautique Statut de la fonction publique hospitalière, règles de suivi du temps de travail au CHU de Nantes Compétences comportementales Sens de l’autorité et maîtrise de soi Réactivité et capacité d’adaptation CHU de NANTES Adjoint au Responsable du bureau des admissions de l’Hôtel Dieu Rigueur et sens des responsabilités Sens du relationnel <Ne pas modifier> - V. <Ne pas modifier> Page : 3 / 3