fiche de poste adch HD v05042017

DOCUMENT INFORMATIF
Adjoint au Responsable du bureau des
admissions de l’Hôtel Dieu
Diffusion par :
DRD
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Processus : Gestion des ressources humaines
Rubrique de classement interne : Espace de publication Intranet
du PAD
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V. <Ne pas
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REDACTEUR(S)
VERIFICATEUR(S)
APPROBATEUR(S)
Date d’application
MLCARRE
CBIETTE
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INFORMATION GENERALE
Les admissions de l’hôtel Dieu et de l’hôpital Mère/enfant sont situées dans le centre-ville de Nantes. Elles prennent en
charge des patients externes et hospitalisés, relevant des activités de médecine, chirurgie, obstétrique. Y sont également
prises en charge les urgences adultes, pédiatriques et gynéco obstétricales.
Les admissions sont rattachées à la Direction des recettes et du dossier patient, au sein du Pôle Finances et Systèmes
d’Information.
Le service compte 50 agents encadrés par 3 adjoints des cadres, et placés sous la responsabilité d’un attaché
d’administration.
La mission d’encadrement de l’adjoint des cadres du site HD concerne les personnels des admissions qui comptent 39. Les
agents admissionnistes effectuent trois fonctions différentes :
- les admissions aux guichets
- les préadmissions pour les patients dont l’hospitalisation est programmée
- la gestion des dossiers de patients sortie pour compléter les dossiers et les transmettre à l’« état facturable » au bureau
chargé de la facturation.
Ils se répartissent principalement aux admissions centrales de l’Hôtel Dieu. Les services de gastrologie, d’ophtalmologie, de
radiologie et ortho-rhumatologie disposent de guichets d’admissions décentralisés.
En outre, deux agents des admissions sont positionnés au niveau du bâtiment Jean Monnet et de Tourville.
IDENTIFICATION DU POSTE
Code du poste :
Site :
HOPITAL HOTEL DIEU
Grade :
ADJOINT DES CADRES
Référence Répertoire des métiers :
(code métier + libellé )
45S40 Responsable de gestion administrative
Organisation du travail :
 Horaires :
39h00 hebdomadaires
 Roulement :
Non
 Plage :
Jour
Positionnement dans le service :
Liaisons hiérarchiques :
 Pole Finances et systèmes d’information
 Direction des recettes et du dossier patient
 Attaché d’administration du service des admissions HD/HME
Liaisons fonctionnelles :
Internes
 Tous services hospitaliers
 Secrétariats médicaux
 Service social
 Bureau de la facturation
Externes
 Trésorerie principale
 Organismes d’assurance maladie et complémentaires
 Assurances privées, ambassades, consulats.

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Contraintes et risques professionnels principaux :
 Disponibilité (service accueillant du public)
 Polyvalence entre les cadres du secteur
MISSIONS
Mission principale
Dans le cadre de la politique d’amélioration du recouvrement, l’adjoint des cadres du site Hôpital Hôtel Dieu,
contribue par l’encadrement et l’animation d’une équipe d’agents administratifs à garantir une bonne qualité
d’accueil des usagers et à fiabiliser la facturation des prestations.
Missions permanentes
 Organise l’activité de son secteur
 Supervise au quotidien l’organisation du travail en situation normale et dégradée (accueil, gestion des pré-
admissions, reprise des dossiers incomplets, saisie du courrier….)
 S’assure de la bonne application des procédures de gestion administrative et des règles de facturation
 Supervise la complétude des dossiers et les délais de mise en facturation
 Veille à l’acquisition et à l’actualisation des connaissances techniques des agents (rédaction de notes…)
 Traite et suit les dossiers d’admissions complexes (absence de couverture sociale, payants en totalité programmés
avec élaboration de devis….)
 Gère les situations clientèle litigieuses
 Encadre et anime l’équipe d’agents des admissions
 Gère les plannings et les affectations
 Répartit la charge de travail entre les agents
 Décline les objectifs du service en objectifs individuels
 Conduit les entretiens d’évaluation
 Propose les formations ou accompagnements nécessaires à l’atteinte de ces objectifs
 Contribue à l’intégration des nouveaux arrivants
Missions particulières ou occasionnelles
 Participe à la réunion du bureau des entrées bimensuelle,
 Contribue aux projets de travaux.
 Tient des tableaux de bord sur l’activité du service.
COMPETENCES REQUISES
Compétences et/ou qualifications requises à l’embauche
 Capacité d’animation et d’organisation d’équipe
 Aptitude à fixer des objectifs
 Capacités rédactionnelles
 Aptitude à formuler des améliorations dans l’organisation du service
Compétences particulières requises ou à acquérir
 Organisation des établissements de santé
 Réforme du financement des hôpitaux, tarification à l’activité
 Processus de facturation des établissements de santé
 Logiciel de facturation
 Logiciels de bureautique
 Statut de la fonction publique hospitalière, règles de suivi du temps de travail au CHU de Nantes
Compétences comportementales
 Sens de l’autorité et maîtrise de soi
 Réactivité et capacité d’adaptation

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 Rigueur et sens des responsabilités
 Sens du relationnel