FICHE DE POSTE : SECRETAIRE MEDICALE DENOMINATION DU

FICHE DE POSTE : SECRETAIRE MEDICALE
DENOMINATION DU POSTE
SECRETAIRE MEDICALE
POSITION DU POSTE DANS
L’ORGANISATION
- position hiérarchique
Sous l’autorité du Directeur.
- au niveau fonctionnel
Travaille au sein du Lac d’Argent, sis à Annecy
- affectation du poste
Au sein du Centre de soins
- communication
Transmissions orales, écrites, réunions diverses, téléphone, mail.
- classement conventionnel
Selon la CCNT 51
MISSION DU POSTE
Il/Elle assure le secrétariat relatif à l’activité médicale du centre de soins.
ACTIVITES EXERCEES
Activités de secrétariat médical :
Gérer l’accueil téléphonique : diriger les appels, prendre les messages
adressés aux interlocuteurs absents ou occupés, mettre à jour le cahier de
messages. Prise des rendez-vous pour les patients. Informations sur le
centre, son fonctionnement. Ecoute. Evaluation des demandes pour
orientation. Remplir la fiche de liaison pour les premières demandes et
retours.
Gérer l’accueil physique : accueillir patients et familles, remettre les
ordonnances aux patients, prendre les RDV, répondre aux questions
diverses, gérer la salle d’attente.
Informer lors de l’accueil des patients et des familles des documents
institutionnels (bulletins d’adhésion, flyers EMS…) ainsi que toutes les
informations ponctuelles telles qu’infos CIDAG, consultations femme…
Rendre des services aux patients : faire photocopies, recherches
d’informations sur internet, relecture de courriers, réalisation de cv,
impressions de documents.
Gestion sur l’agenda électronique des RDV des patients (annulations,
reports). Mettre à jour la visualisation des temps de travail pour chaque
salarié sur site et hors site. Faire figurer les réunions hebdomadaires et
de supervision.
Transmettre à la direction les informations concernant les absences des
salariés (maladie etc…). Les périodes de congés diverses étant
mentionnées par le directeur sur l’agenda.
Ouverture de chaque nouveau dossier (patient et famille) sur ProGDis
avec attribution d’un numéro ; préparation du dossier « papier ».
Gérer les dossiers des patients du centre de soins (préparer les dossiers
avant RDV médicaux et les classer après). Tenue des dossiers médicaux.
Archivage.
Etablir les statistiques nécessaires au rapport annuel d’activité.
Tenue d’un classeur, à disposition de l’équipe, contenant les comptes
rendus détaillés et tapés des différentes réunions du centre (réunions
hebdomadaires, journées de travail institutionnel, intervenants
extérieurs…).

ACTIVITES EXERCEES
Pour les réunions hebdomadaires : recueil préalable des données de
l’équipe afin d’établir un ordre du jour. Pour les séances de supervision :
recueil préalable de situation de patients à évoquer.
Travail sur les enquêtes diverses sur le logiciel SPHINX.
Trier et distribuer le courrier entrant. Poster le courrier sortant.
Gestion de l’affranchissement.
Traitement courrier électronique et fax (médical).
Transmettre toutes les informations nécessaires à la secrétaire qui assure
l’accueil un jour hebdomadaire.
Salle d’attente
Veiller à la tenue et gestion de la salle d’attente pour un accueil
convivial : Fournitures hôtelières, propreté, gestion de la documentation.
Gestion de l’affichage des informations ponctuelles aux patients et aux
familles (CIDAG, consultations femme…).
Stock de préservatifs et autres matériels à disposition des usagers.
Affichage d’informations diverses concernant le centre (journée fermée,
ponts, fonctionnement du centre…).
Commandes
Commande et gestion du papier à en-tête et autres divers imprimés à l’en-
tête du centre (cartes de RDV etc…).
Commander et gérer les fournitures de bureau, d’entretien et hôtelières.
Rangement des diverses fournitures.
Commander les fournitures médicales, gestion des stocks
d’ordonnances, de sacs Méthadone du centre de soins
Réalisation de la commande Méthadone auprès du prestataire de service.
Gestion de l’entretien, du suivi quotidien des matériels :
Maintenance et soutien technique du logiciel ProGdis.
Maintenance et soutien technique de l’agenda électronique.
Maintenance et soutien technique du photocopieur, des imprimantes et
matériel informatique.
Maintenance du chauffage. Mise en route et fermeture, visites d’entretien
et dysfonctionnement.
Ménage des locaux : prévoir les présences et remplacements de la femme
de ménage lors d’absences avec l’organisme concerné.
Maintenance de l’électricité. Entretien et dysfonctionnement.
Maintenance des véhicules du centre (visite contrôle technique,
changement saisonnier des pneus, RDV garage etc…).

Participation aux réunions d’équipe hebdomadaires.
Participation aux séances de supervision mensuelle.
ORGANISATION DES TACHES
Autonome dans l’organisation des tâches
CONDITIONS DE TRAVAIL ET
SPECIFICITES
Lieu de travail : Centre de soins Le Lac d’Argent
Horaires de travail : 0,70% ETP du lundi au vendredi, selon les nécessités
du service.
Conditions ergonomiques : Bureau au Centre de soins Le Lac d’Argent,
matériel informatique (dont accès internet), téléphone fixe
N.B. : chaque fiche de poste est évolutive en fonction de l’entretien annuel d’évaluation et de l’évolution du projet d’établissement.