FICHE DE POSTE : SECRETAIRE MEDICALE DENOMINATION DU POSTE POSITION DU POSTE DANS L’ORGANISATION - position hiérarchique - au niveau fonctionnel - affectation du poste - communication - classement conventionnel MISSION DU POSTE SECRETAIRE MEDICALE Sous l’autorité du Directeur. Travaille au sein du Lac d’Argent, sis à Annecy Au sein du Centre de soins Transmissions orales, écrites, réunions diverses, téléphone, mail. Selon la CCNT 51 Il/Elle assure le secrétariat relatif à l’activité médicale du centre de soins. Activités de secrétariat médical : Gérer l’accueil téléphonique : diriger les appels, prendre les messages adressés aux interlocuteurs absents ou occupés, mettre à jour le cahier de messages. Prise des rendez-vous pour les patients. Informations sur le centre, son fonctionnement. Ecoute. Evaluation des demandes pour orientation. Remplir la fiche de liaison pour les premières demandes et retours. Gérer l’accueil physique : accueillir patients et familles, remettre les ordonnances aux patients, prendre les RDV, répondre aux questions diverses, gérer la salle d’attente. Informer lors de l’accueil des patients et des familles des documents institutionnels (bulletins d’adhésion, flyers EMS…) ainsi que toutes les informations ponctuelles telles qu’infos CIDAG, consultations femme… ACTIVITES EXERCEES Rendre des services aux patients : faire photocopies, recherches d’informations sur internet, relecture de courriers, réalisation de cv, impressions de documents. Gestion sur l’agenda électronique des RDV des patients (annulations, reports). Mettre à jour la visualisation des temps de travail pour chaque salarié sur site et hors site. Faire figurer les réunions hebdomadaires et de supervision. Transmettre à la direction les informations concernant les absences des salariés (maladie etc…). Les périodes de congés diverses étant mentionnées par le directeur sur l’agenda. Ouverture de chaque nouveau dossier (patient et famille) sur ProGDis avec attribution d’un numéro ; préparation du dossier « papier ». Gérer les dossiers des patients du centre de soins (préparer les dossiers avant RDV médicaux et les classer après). Tenue des dossiers médicaux. Archivage. Etablir les statistiques nécessaires au rapport annuel d’activité. Tenue d’un classeur, à disposition de l’équipe, contenant les comptes rendus détaillés et tapés des différentes réunions du centre (réunions hebdomadaires, journées de travail institutionnel, intervenants extérieurs…). Pour les réunions hebdomadaires : recueil préalable des données de l’équipe afin d’établir un ordre du jour. Pour les séances de supervision : recueil préalable de situation de patients à évoquer. Travail sur les enquêtes diverses sur le logiciel SPHINX. Trier et distribuer le courrier entrant. Poster le courrier sortant. Gestion de l’affranchissement. Traitement courrier électronique et fax (médical). Transmettre toutes les informations nécessaires à la secrétaire qui assure l’accueil un jour hebdomadaire. Salle d’attente Veiller à la tenue et gestion de la salle d’attente pour un accueil convivial : Fournitures hôtelières, propreté, gestion de la documentation. Gestion de l’affichage des informations ponctuelles aux patients et aux familles (CIDAG, consultations femme…). Stock de préservatifs et autres matériels à disposition des usagers. ACTIVITES EXERCEES Affichage d’informations diverses concernant le centre (journée fermée, ponts, fonctionnement du centre…). Commandes Commande et gestion du papier à en-tête et autres divers imprimés à l’entête du centre (cartes de RDV etc…). Commander et gérer les fournitures de bureau, d’entretien et hôtelières. Rangement des diverses fournitures. Commander les fournitures médicales, gestion d’ordonnances, de sacs Méthadone du centre de soins des stocks Réalisation de la commande Méthadone auprès du prestataire de service. Gestion de l’entretien, du suivi quotidien des matériels : Maintenance et soutien technique du logiciel ProGdis. Maintenance et soutien technique de l’agenda électronique. Maintenance et soutien technique du photocopieur, des imprimantes et matériel informatique. Maintenance du chauffage. Mise en route et fermeture, visites d’entretien et dysfonctionnement. Ménage des locaux : prévoir les présences et remplacements de la femme de ménage lors d’absences avec l’organisme concerné. Maintenance de l’électricité. Entretien et dysfonctionnement. Maintenance des véhicules du centre (visite contrôle technique, changement saisonnier des pneus, RDV garage etc…). Participation aux réunions d’équipe hebdomadaires. Participation aux séances de supervision mensuelle. ORGANISATION DES TACHES Autonome dans l’organisation des tâches Lieu de travail : Centre de soins Le Lac d’Argent CONDITIONS DE TRAVAIL ET Horaires de travail : 0,70% ETP du lundi au vendredi, selon les nécessités du service. SPECIFICITES Conditions ergonomiques : Bureau au Centre de soins Le Lac d’Argent, matériel informatique (dont accès internet), téléphone fixe N.B. : chaque fiche de poste est évolutive en fonction de l’entretien annuel d’évaluation et de l’évolution du projet d’établissement.