Enoncé du cas - Espace pédagogique

JARDINS DOMINIQUE POIRIER
 Fiche d'identité
Dénomination
Siège social
JARDINS DOMINIQUE POIRIER
Téléphone
Les Chailloux - Route de l'hermitage
Empiré
49 130 Sainte-Gemmes-sur-Loire
02 41 44 45 36
Télécopie
02 41 44 30 66
Email
[email protected]
Site Web
www.jardins-dominique-poirier.fr
Statut juridique
SARL au capital de 24 000 €
Numéro
d'identification
Date création
SIRET : 38896581600019
NAF : 8130Z
1982 par Monsieur Dominique Poirier
Effectif moyen
17 salariés
L'entreprise est spécialisée dans :
o la création et l'aménagement de parcs, jardins et espaces verts (avec en amont un
bureau d'études qui tient compte des contraintes du terrain, de l’environnement, des accès,
des besoins et de l’esthétisme pour créer des espaces agréables et fonctionnels)
o l'entretien de ces différents espaces (pelouses, massifs, végétaux, traitement /
désherbage)
o des cours à domicile.
La clientèle est composée majoritairement de particuliers, mais aussi d'associations,
agences immobilières et syndics, notaires et entreprises.
Organigramme
Anne-Françoise POIRIER
Gérante
Dominique POIRIER
Directeur technique et
commercial
E.L
Assistante Bureau
d'études
Création
5 ouvriers paysagistes
JARDINS DOMINIQUE POIRIER
L.P
Assistante administrative et
comptable
O.M
Organisation et
réalisation des chantiers
Entretien
6 ouvriers paysagistes
Page 1 sur 9
3 apprentis
BTS AG PME CHEVROLLIER
 Contexte économique
Depuis sa création, l'entreprise a mis en place diverses stratégies de croissance :
o en 2007, elle a obtenu la certification
QUALICERT, c'est-àdire la reconnaissance par un organisme tiers et
indépendant
de
la
conformité de ses services aux exigences définies dans
le
référentiel
"Entrepreneurs du Paysage -RE/PAY"
o en 2009, elle lance sur le marché un nouveau
produit : la piscine
naturelle. La piscine naturelle se base sur un principe écologique. Elle est composée de deux
zones :
 un bassin de baignade sans aucune plante et aménagé en fonction des envies
 un bassin de filtration utilisant un système de filtre biologique.
Aujourd'hui, elle envisage de développer un segment jusqu'ici peu exploité : les
marchés publics.
 Votre fonction et vos attributions
Vous êtes stagiaire Assistant(e) de Gestion de Mme Poirier qui vous confie différentes
missions.
JARDINS DOMINIQUE POIRIER
Page 2 sur 9
BTS AG PME CHEVROLLIER
Ce jour, le 20/07/2010, Monsieur Poirier vous demande d'analyser l'évolution du chiffre
d'affaires ; à cette fin, il vous remet un tableau récapitulatif du chiffre d'affaires par
catégories de clients (annexe 1).
Mission 1 :


1.1 Vous calculez sur les trois dernières années la part relative du
chiffre d'affaires par catégorie de clients.
Vous élaborez un document permettant de visualiser l'évolution du
chiffre d'affaires en valeur absolue par catégorie clients sur la
période considérée.
1.2 Commentez vos résultats.
1.3 Quel peut être l'intérêt pour les Jardins Dominique Poirier de
développer le segment des acheteurs publics ? (annexe 2).
1.4 Lors d'un entretien, vous retransmettez oralement le fruit de
votre travail à Monsieur POIRIER (vous préparez votre intervention
sous la forme d'un script ou scénario).
Vous avez convaincu Monsieur Poirier de l'opportunité de développer le segment
"acheteurs publics". Ce jour, Madame Poirier a sélectionné un avis de marché (annexe
3) et vous demande de participer à la gestion de cet appel d'offre.
Mission 2 :
2.1 Vous analysez l'avis de marché (vous recourez à votre gabarit de
tableau d'analyse d'une situation de communication).
2.2 Quelles sont les mentions essentielles et nécessaires à
l'entreprise potentiellement candidate ?
2.3 Les Jardins Dominique Poirier vous semblent-ils capables de
répondre à cet appel d'offre ?
(piste de réflexion : a-t-elle la capacité technique, la capacité
humaine et la capacité financière ?)
2.4 Précisez les adresses auprès desquelles vous pouvez obtenir le
dossier de consultation des entreprises (DCE).
Madame Poirier a validé votre proposition et vous demande de prendre en charge la
gestion de l'appel d'offres de la Cour d'Appel d'Angers pour le lot n°1.Vous avez
téléchargé le DCE (annexe 5). Vous devez prendre connaissance de ce dossier afin
d'en dégager les informations essentielles.
Mission 3 :


3.1 Identifiez les éléments constitutifs du DCE.
3.2 Après avoir pris connaissance des fichiers "marché espaces
verts" et "RC", vous dégagez quelques grandes caractéristiques de
ces deux documents et vous identifiez leur finalité (vous présentez
votre travail sous la forme d'un tableau).
JARDINS DOMINIQUE POIRIER
Page 3 sur 9
BTS AG PME CHEVROLLIER
Afin de faciliter le suivi des réponses aux appels d'offres des marchés publics, Madame
Poirier a décidé de mettre en place une nouvelle procédure :
- à chaque nouvel appel d'offres sélectionné, elle créera un dossier dans lequel elle classera
l'ensemble du DCE. Ce dossier sera ensuite mis en attente dans une corbeille "AO en cours"
jusqu'à ce que celui-ci soit complet.
Le recto du dossier sera composé d'une fiche "Affaires" et comportera les informations
essentielles permettant de caractériser l'appel d'offres.
Le verso du dossier sera composé d'une fiche "Liste des documents" et devra récapituler
tous les documents à produire.
- dans le cas d'une réponse négative, elle demandera au pouvoir adjudicateur les motifs
détaillés du rejet de sa candidature (conformément à l'art 83 du code des marchés publics cf
annexe 6).
Mission 4 :




4.1 Concevez et modélisez la fiche "Affaires".
4.2 Concevez la fiche "Liste des documents" :
 vous listez quels sont tous les documents que Les Jardins
Dominique Poirier doivent produire pour répondre à cet appel
d'offre
 pour chaque document, vous précisez le formulaire
correspondant
4.3 Vous renseignez et imprimez le formulaire DC4.
4.4 Dans la liste des documents, identifiez quelles autres
informations l'assistant de gestion pourraient préparer pour
répondre à cet appel d'offre.
4.4 Concevez et modéliser la lettre de demande de motifs de rejet.
Madame Poirier vous demande parallèlement de mettre en place un tableau de bord
de suivi des appels d'offres. Cet outil doit permettre de réaliser des requêtes
(exemple: lister les appels d'offres pour lesquels nous avons obtenu une réponse
négative), et de calculer quelques indicateurs de performance.
Mission 5 :


5.1 Vous proposez une ébauche de tableau de bord de suivi des
appels d'offres.
 quelle solution logicielle ?
 quelles informations ?
5.2 Vous testez votre proposition en saisissant les informations
relatives à l'appel d'offre traité.
JARDINS DOMINIQUE POIRIER
Page 4 sur 9
BTS AG PME CHEVROLLIER
Madame Poirier vous charge de rechercher et sélectionner de nouveaux marchés publics sur le
département du Maine et Loire.
Mission 6 :





6.1 Vous listez les différents supports de publication des appels
d'offres des acheteurs publics (annexe 7).
6.2 Vous recherchez sur le site du BOAMP de nouveaux appels
d'offres auxquels les Jardins Dominique Poirier pourraient
candidater.
 en recourant au moteur de recherche du BOAMP, quels critères
de recherche sont proposés ?
 pour les Jardins Dominique Poirier, quels critères de recherche
proposez-vous ? Testez votre proposition (et éventuellement
réajuster vos critères).
6.3 Quelle est la conséquence de la multiplicité des supports de
publication et de la méthode de recherche des appels d'offres pour
une PME ?
6.4 Vous présentez sous la forme d'un tableau les différentes
possibilités pour optimiser la recherche d'appels d'offres ?
(annexe 8)
6.5 Vous recherchez le détail de la formule gratuite d'abonnement
proposée sur le site de l'Oséo (vous imprimez la page
correspondante).
6.6 Existe-t-il sur le site du BOAMP ce même système
d'abonnement aux alertes ? (vous imprimez la page
correspondante)
JARDINS DOMINIQUE POIRIER
Page 5 sur 9
BTS AG PME CHEVROLLIER
 Tableau des ressources documentaires
1
2
6
7
8
3
4
5
Annexes documentaires (traces papiers)
Tableau récapitulatif du chiffre d'affaires par catégories de clients.
Les experts-comptables s'engagent auprès des PME afin de les aider à
répondre de manière plus systématique aux marchés publics.
Article 83 du code des marchés publics
Qu'est-ce que les marchés publics ? Une réelle difficulté pour les PME
Outils de veille pour les appels d'offres, et actions commerciales &
marketing en amont pour les MAPA
Annexes documentaires (traces informatiques)
Avis de marché de la Cour d'appel d'Angers (AO_-palais_justice.pdf)
Gabarit de tableau d'analyse d'une situation de communication
(analysesituationcom.doc)
Dossier de consultation des entreprises (
)
Avertissement
Les extraits d’articles de presse spécialisée ou non sont reproduits en leur état
originel. Ils sont donc susceptibles de comporter des mots ou expressions de style
oral ou d’usage professionnel.
JARDINS DOMINIQUE POIRIER
Page 6 sur 9
BTS AG PME CHEVROLLIER
Annexe 1 : Tableau récapitulatif du chiffre d'affaires par catégories de clients.
Catégories de clients
Chiffre d'affaires
2008
Chiffre d'affaires
2009
Chiffre d'affaires
2010
50 825
52 965
52 300
66 890
210 500
3 145
512 640
58 260
227 081
5 344
582 350
45 280
215 340
3 608
620 300
181 172
Agences immobilières
et syndics
Associations
Entreprises
Notaires
Particuliers
Marchés publics
Annexe 2 : Les experts-comptables s'engagent auprès des PME afin de les aider à répondre de
manière plus systématique aux marchés publics
Quels sont les enjeux de la commande publique ?
La commande publique constitue aujourd'hui un levier très important pour le développement de nos PME. Elle
devrait largement contribuer à aider certaines d'entre elles à se hisser parmi les entreprises leaders en Europe,
conformément à la volonté clairement affichée par Nicolas Sarkozy. Lionel STOLERU, ancien ministre, remettra au
Président de la République un rapport de mission sur l'accès des PME aux marchés publics fin décembre 2007.
Depuis 2002, le Gouvernement français s'est résolument engagé en faveur de l'accès des petites et moyennes
entreprises aux marchés publics. Si les démarches auprès de la Commission européenne se poursuivent en vue
d'obtenir que les PME puissent bénéficier en Europe des mêmes avantages que ceux dont profitent les PME aux
Etats-Unis dans le cadre du Small Business Act (SBA), différents acteurs se mobilisent en parallèle autour
d'initiatives complémentaires. C'est notamment le cas des experts-comptables.
Existe-il une culture de l'appel d'offres au niveau des PME ?
Oui, elle est encouragée par le Code des marchés publics applicable depuis le 1 er septembre 2006 qui comporte
un certain nombre de mesures favorables pour les PME. L'allotissement devient la règle, la pondération obligatoire
des critères de sélection présentés dans le règlement de consultation milite en faveur de l'égal accès des PME aux
marchés publics. Enfin, l'entreprise qui n'est pas retenue, conformément à l'article 80 du CMP, peut demander les
raisons qui l'ont conduite à être écartée du marché, ce qui a une valeur pédagogique pour la réponse aux appels
d'offres ultérieurs. Une enquête OSEO menée conjointement avec le Conseil Supérieur présentée en avant
première au 62ème congrès de l'Ordre à Lille permet notamment de constater que 35% des PME connaissent mal
les dispositions permettant d'accéder aux marchés publics.
Pourquoi les experts-comptables ont-ils décidé d'accompagner davantage les PME dans la réponse aux
marchés publics ?
A travers le Club Secteur Public du Conseil Supérieur de l'Ordre, les experts-comptables ont décidé de s'engager
fortement à accompagner les PME en leur fournissant des outils pédagogiques, adaptés à la réponse aux appels
d'offres publics. Ils souhaitent ainsi se positionner comme des relais efficaces entre les acheteurs publics et les
petites et moyennes entreprises. Bénéficiant d'un accompagnement opérationnel et personnalisé de la part de leur
expert-comptable, les PME seront nécessairement plus nombreuses à concourir aux marchés publics et la qualité
de leurs réponses sera optimisée.
Le Club Secteur Public a décidé de mettre en ligne sur son site Internet un annuaire accessible à toutes les PME,
qui présente les fiches de compétences des experts-comptables qui interviennent dans le secteur public.
Pouvez-vous nous parler du guide opératoire que le Club Secteur Public a élaboré en partenariat avec la
DCASPL du Minefe ?
Les différentes procédures (appels d'offres, procédures adaptées dénommées MAPA) sont présentées de façon
simple en fonction des seuils de passation des marchés. Les règles en matière de publicité et de mise en
concurrence sont explicitées. Dès lors que des supports de communication sont nécessaires à la publicité, des
outils de veille ont été développés par des sociétés privées pour permettre aux PME de recevoir l'ensemble des
appels d'offres et des MAPA qui ont été publiés et qui sont adaptés à leur profil préalablement défini. Les PME ont
tout intérêt pour s'initier aux marchés publics à se faire référencer en amont auprès des acheteurs publics afin de
se faire connaître, et ce pour des MAPA de montant généralement inférieurs à 90.000 euros HT. En effet, les
acheteurs publics peuvent recourir à des consultations informelles sur la base d'une simple mis en concurrence à
l'aide de demande de devis. Un chapitre du guide est entièrement consacré à un exemple de dossier de
consultation de MAPA de service qui pourra servir de modèle aux PME. Les principales questions que se pose le
dirigeant d'entreprise ont été traitées de manière simple et concrète.
JARDINS DOMINIQUE POIRIER
Page 7 sur 9
BTS AG PME CHEVROLLIER
La première version du guide est accessible sur le site du Club secteur public.Une deuxième version du guide sera
rédigée d'ici février 2008, pour la 15ème édition du Salon des Entrepreneurs de Paris. Un atelier, animé par le Club
Secteur Public, sera consacré à sa présentation.
Agnès Bricard
Présidente du Club Secteur Public du Conseil Supérieur de l'Ordre des Experts-Comptables
Annexe 6 : Art 83 du code des marchés publics
Le pouvoir adjudicateur communique, dans un délai maximal de quinze jours à compter de la réception d'une
demande écrite, à tout candidat écarté qui en fait la demande les motifs détaillés du rejet de sa candidature ou de
son offre et, à tout candidat dont l'offre a été rejetée pour un motif autre que ceux mentionnés au III de l'article 53,
les caractéristiques et les avantages relatifs de l'offre retenue ainsi que le nom du ou des attributaires du marché
ou de l'accord-cadre.
Annexe 7 : Une réelle difficulté pour les PME
Marchés publics et PME ne sont pas toujours des termes qu'il est facile d'associer. Ce phénomène s'explique par
la différence des structures. D'un côté, l'administration organisée en strates hiérarchiques qui émet ses besoins par
le biais d'appels d'offres publiés de différentes manières et, de l'autre, les PME organisées en petites structures
souples qui ne perçoivent pas bien le fonctionnement des administrations et des marchés publics.
Le choc entre ces deux organisations est alors inévitable. Les PME qui se retrouvent devant les administrations
sont confrontées à une incompréhension et sont souvent découragées d'aller jusqu'au bout de la procédure de
candidature.
Le problème des annonces d'appels d'offres
Afin de garantir une équité de traitement entre les différentes entreprises, l'administration est obligée de " respecter
les principes de liberté d'accès à la commande publique, d'égalité de traitement des candidats et de transparence
des procédures ". Pour assurer cette égalité de traitement, l'administration procède à la publication des annonces
de marchés publics selon les modalités précisées dans le CMP 2006. Les modalités sont différentes en fonction
des seuils du montant estimé de l'appel d'offres.
Pour les marchés les plus importants, d'un montant de plus de 90 000 euros, l'administration doit au moins publier
l'information dans un journal habilité à recevoir les annonces légales comme le Bulletin Officiel des Annonces des
Marchés Publics (BOAMP). Quant aux montants supérieurs ou égaux à 420 000 euros pour les fournitures et
services et à 5 270 000 euros pour les marchés de travaux, l'administration doit au minimum publier l'annonce au
Journal Officiel de l'Union Européenne (JOUE) et au BOAMP. Pour les marchés publics les plus importants (> 90
000 euros), les entreprises savent que l'information se trouve au moins dans le BOAMP et le JOUE. Par contre,
pour les marchés publics inférieurs à 90 000 euros, montant le plus accessible aux PME, le pouvoir adjudicateur a
la liberté de choisir l'ensemble des supports de publication. Pour les appels d'offres de moins de 20 000 euros, les
acheteurs bénéficient encore plus de liberté quant aux modalités de publicité.
Pour faire connaître ses besoins, l'administration a le choix entre de nombreux supports. Les acheteurs publics
peuvent avoir recours à la presse écrite pour diffuser les annonces d'appels d'offres. Il peut s'agir de presse
spécialisée tel que Le Moniteur, le Journal Officiel, ou de presse plus grand public tels que la Presse Quotidienne
Régionale et Départementale (PQRD), les quotidiens nationaux ou les revues d'actualités. Lorsque l'administration
souhaite publier son annonce dans la presse, elle a souvent recours, pour les montants inférieurs à 90 000 euros,
à la PQRD. Ce mode de publicité est économique et permet de cibler une zone géographique précise. Afin de
répondre à des appels d'offres correspondant à son activité, la PME doit mettre en place une veille de la presse
importante qui se révèle souvent coûteuse en temps et en argent. De plus, lorsqu'une administration publie une
annonce dans une publication départementale, elle élimine toutes les entreprises en dehors du département qui ne
lisent pas cette publication.
Un autre mode de publicité des annonces d'appels d'offres est la diffusion sur Internet. Economique et fonctionnant
en temps réel, Internet permet une large diffusion à moindre coût. Afin de publier ses annonces, chaque entité
administrative a développé son support virtuel de publication. Par exemple, la mairie de Paris a développé sur son
site Internet une plate forme où elle publie ses appels d'offres. Les autres communes d'Ile de France ont
également crées de leur cotés leur propre interface de publication des annonces. Il n'existe pas d'interface
regroupant la totalité des appels d'offres des communes. Il en est de même pour l'ensemble des groupements
administratifs (hôpitaux, bibliothèques, établissements scolaires…).
Tout de même, une initiative intéressante est à mettre en lumière : le portail d'annonces de marchés publics de la
Délégation Générale pour l'Armement (DGA). La DGA est composée de centaines d'entités autonomes (situation
comparable aux communes d'Ile de France ou aux bibliothèques). Pourtant, chaque entité n'a pas développé sa
propre interface Web de publication d'annonces. L'ensemble des annonces publiées par un centre de la DGA est
répertorié sur le portail Internet général de la DGA : www.achats.defense.gouv.fr. Cette centralisation et un
système d'alerte permettent aux entreprises d'être informées de l'ensemble des annonces publiées par la DGA en
consultant uniquement son portail Internet.
JARDINS DOMINIQUE POIRIER
Page 8 sur 9
BTS AG PME CHEVROLLIER
Comme pour la presse écrite, les PME voulant s'informer des annonces publiées vont mobiliser des ressources en
temps et en argent importantes. Au vu du nombre d'entités administratives différentes, les entreprises devraient
consulter un nombre considérable de sites Internet pour se tenir informées des annonces publiées. Cependant,
notons bien que depuis quelques mois existent des sites Internet référençant de nombreuses annonces publiées
sur Internet. Un autre moyen d'information est la publicité par le biais d'affichage public. L'acheteur va mettre en
place l'affichage dans des lieux où il est certain que les entreprises concernées pourront être sensibilisées aux
annonces d'appels d'offres. Ce mode de publicité est tout de même assez rare et concerne soit des marchés de
gros montant, soit des marchés bien précis. En plus de surveiller les annonces publiées sur Internet et dans la
presse écrite, les PME doivent chercher les annonces en dehors de leurs murs.
Un autre obstacle est à prendre en compte : les PME peu expérimentées n'ont pas forcement la connaissance des
différents supports d'informations. La PME ne pensera pas, par manque de sensibilisation, à élargir sa veille à
l'ensemble des supports utilisés par l'administration.
En permettant aux administrations de décider elles mêmes des modalités de publicité pour les appels d'offres de
moins de 90 000 euros, le législateur a retiré une lourdeur importante qui pesait sur les acheteurs publics. A
contrario, cette lourdeur s'est déplacée sur les PME. En effet, le libre choix de la publicité engendre une différence
entre les supports de publication qui sont utilisés d'une administration à l'autre. En ne connaissant pas les
différents modes de publication possibles, de nombreuses PME passent à côté d'annonces d'appels d'offres, alors
qu'elles pensent faire une veille complète. Cet aspect du CMP défavorise les PME mais également les
administrations qui pourraient recevoir plus de réponses aux appels d'offres et donc disposer d'un choix plus
important de fournisseurs.
.....
Dernière mise à jour : mars 2009
Article extrait du site www.marchespublicspme.com
Annexe 8 : Outils de veille pour les appels d'offres, et actions commerciales & marketing en
amont pour les MAPA.
Les outils de veille
Les Appels d’Offres sont très nombreux et proviennent d’acteurs variés présents dans toutes les régions de
France. De ce fait, des sociétés spécialisées ont développé des outils de veille. Ces outils permettent de :
 dresser un « profil » de l’acheteur,
 répertorier les Appels d’Offres par thèmes, par régions et par acteurs.
Attention : Il est à noter que les MAPA échappent à cette veille pour ceux qui ne sont pas publiés (la plupart en
dessous du seuil de publicité de 90.000 euros HT), les PME ont, dans le cadre des MAPA, intérêt à se faire
référencer en amont auprès des acheteurs publics.
Des entreprises spécialisées dans le service de veille
Des entreprises se sont spécialisées dans le service de veille des Appels d'Offres et des MAPA dès lors qu’ils sont
publiés (systématiquement au-delà de 90.000 euros HT).Parmi ces principaux acteurs, on peut citer :
 Marchés Online et Vecteur Plus (Groupe Moniteur),
 France Marchés (SPQR, APQR),
 Double Trade (Lexis Nexis - Reed Business),
 Etc.
Les outils de veille sont très importants pour les PME dans la mesure où ils sont le moyen le plus efficace qu’elles
ont de s’informer en temps réel et de manière continue. Elles peuvent cibler de manière très précise les marchés
qui correspondent à leur profil. Bien que souvent payants, ces outils sont un atout incontestable pour les PME qui
souhaitent s’investir dans les marchés publics. Le Réseau commande publique
(www.reseaucommandepublique.fr) présente un outil de veille qui, dans le cadre d’une démarche expérimentale,
offre un accès gratuit aux marchés publics supérieurs à 90 000 €HT.
Des actions commerciales et marketing à entreprendre dans le cadre des procédures adaptées
(MAPA)
L’enjeu pour la PME consiste à mener des actions commerciales et marketing ciblées auprès des acheteurs
publics afin de se faire connaître et d’ être référencé.
En effet, contrairement à ce que l’on pourrait penser, il ne faut pas hésiter à se faire connaître des acheteurs
publics qui, pour des petits MAPA, peuvent recourir à des consultations informelles sur la base d’une simple mise
en concurrence à l’aide de demandes de devis. Aux « petits MAPA » s’ajoutent les marchés de gré à gré qui
représentent, pour des TPE/PME, un potentiel d’affaires non négligeable.
http://www.oseo.fr
JARDINS DOMINIQUE POIRIER
Page 9 sur 9
BTS AG PME CHEVROLLIER