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Jean RICHARD
Formateur bureautique
e-mail : jr17@infonie
Contact rapide : 06.66.62.52.74
DOCUMENT PRINCIPAL
DOCUMENT TYPE
Le document principal ou document type est le document qui sera envoyé
en publipostage. Il contiendra des endroits qui « récupéreront » les données
en provenance d’une source de données. Ces endroits sont appelés champs.
Ce document principal peut prendre n’importe quelle forme (lettre type,
publicité, catalogue, étiquettes, …) et n’importe quel nombre de pages.
Pour créer un document type, il est plus rapide de créer d’abord un
document et de le personnaliser avec les données du premier
enregistrement de la source de données. Ensuite chaque élément de la
personnalisation sera transformé en rubrique ou champ.
On prendra pour exemple, dans les thèmes qui suivent, l’envoi d’un courrier
à des membres d’une association :
Liste des membres (source de données) :
Haut du courrier type :
Ce courrier correspond au premier enregistrement de la source de données
DOCG - JRi - 01/01/98 - Rév 01/01/00
1. PRÉPARER LE DOCUMENT TYPE
Taper le texte et en faire la mise page
2. PRÉPARER LE PUBLIPOSTAGE
La fenêtre de travail affichant le document tapé utiliser l’assistant de
publipostage dans le menu Outils :
Les manipulations sont les mêmes sous Word 6
Cliquer sur le bouton Créer
Des options s’affichent : choisir Lettres types…
Cliquer sur Fenêtre active pour confirmer que le document type sera
celui qui en cours
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Choisir Ouvrir la source de données pour ouvrir la fenêtre de choix de la
source
Word vérifie si le document en mémoire (document principal) possède
des champs pour recevoir les données qu’il a détectées dans la source
choisie. Comme le document ne comporte pas de champs destinés à
recevoir les informations Word propose de modifier le document
principal. Cliquer sur le bouton :
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3. MISE EN PLACE DES CHAMPS
Dans les deux versions de Word on procédera de la même façon
Sélectionner le mot Madame puis cliquer sur le bouton Insérer un champ
de fusion
et valider Titre
Le mot Madame est alors remplacé par le champ
Un champ apparaît en grisé si l’on choisit Toujours dans :
Menu Outils / Options… / Affichage / Champ avec trame
Liste des rubriques de la source de données
Continuer par :
Sélectionner Sophie DUBOIS .............Cliquer
Se positionner à la ligne en dessous......Cliquer
Sélectionner 12 avenue … .................Cliquer
Se positionner à la ligne en dessous......Cliquer
Sélectionner 14000............................Cliquer
sur
sur
sur
sur
sur
Prénom_NOM
Profession
Adresse_1
Adresse_2
Code_postal
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Sélectionner CAEN .............................Cliquer sur VILLE
Le bloc destinataire apparaît comme suit :
Veillez à ce qu’il y ait un espace entre les champs d’une ligne
Faire une simulation du publipostage àl’aide du bouton
L’écran affiche le courrier personnalisé
On remarque une ligne grise avant la dernière ligne du
destinataire. Cette ligne indique qu’un des champs de la source de
données est vide.
L‘aperçu montre d’ailleurs que le destinataire ne contient que 4 lignes
pour 5 lignes de champs
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Pour éviter cet inconvénient penser à mettre un blanc dans la
rubrique qui ne contient rien
4. MANIPULATIONS
4.1. Vérifier les enregistrements dans le publipostage
Faire défiler les autres enregistrements à l’aide des boutons de
défilement
Premier
Dernier
Précédent
Suivant
Atteindre l’enregistrement n° …
4.2. Revenir dans l’aide au publipostage
Par l’icône
on revient dans les boîtes de dialogue pour en
modifier certains éléments
4.3. Modifier la source
Par l’icône
on peut modifier l’enregistrement affiché
En cliquant sur l’icône on arrive directement sur la grille de saisie
En changeant les contenus on intervient dans la source qui se met
à jour en fonction des modifications
En fermant le document principal, Word gère les enregistrements
de fichiers par des fenêtres de dialogue afin de ne pas perdre les
modifications
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