les astuces du docteur christophe publipostage et

LES ASTUCES DU DOCTEUR CHRISTOPHE
PUBLIPOSTAGE ET MAILING
Pour une action commerciale ou une campagne de communication, Word 2003
vous offre un outil particulièrement efficace pour créer des documents
personnalisés avec un minimum d’efforts.
Vous avez sans doute déjà tenu entre les mains une lettre type. Si vous
passez une commande auprès d'une entreprise de vente par correspondance,
vous recevez bientôt une lettre de confirmation. Il est clair que cette lettre n'est
pas rédigée spécialement pour chaque client. Pourtant, l'adresse est bien la
sienne et contient diverses données qui lui sont spécifiques (outre bien sûr
des données plus générales). Le corps du texte, quant à lui, reste bien toujours
le même. WORD 2003 propose plusieurs choix pour la réalisation de vos lettres
types. Lisez la suite face à votre écran et mettez-vous au clavier.
Pour démarrer, vous avez deux possibilités :
Vous cliquez sur Menu Outils /lettres de publipostage. Choisir Afficher la
barre d'outils fusion et publipostage (Vous réalisez vos lettres types
avec la barre d'outils)
Ou choisir "Fusion et Publipostage" Vous ouvrez le volet office "fusion
et publipostage" qui vous permet d'effectuer la fusion en six étapes
ETAPE 1 : LE DOCUMENT PRINCIPAL
La création d'un publipostage dans WORD s'effectue en combinant des
éléments variables et des éléments fixes. La partie qui reste identique dans
chaque lettre de la série est enregistrée dans ce que l'on appelle le document
principal.
Le document principal peut-être un texte existant ou un nouveau document.
Utilisation d'un texte existant
Menu Fichier / Ouvrir
Sélectionner le document souhaité
Cliquer sur "OK"
Création d'un nouveau document
Menu Fichier / Nouveau
Taper le corps de la lettre
A ce stade du travail, il n'est pas nécessaire de mettre en forme le document.
Vous en aurez l'occasion ultérieurement. L'étape suivante consiste à identifier
le texte de la fenêtre actuelle comme un principal.
Cliquez sur Menu Outils /fusion et publipostage
La 1ère étape du volet office apparaît à l'écran :
1) Sélectionnez
Lettres
2) cliquer sur
Suivante :
Document de
base
Vous venez d'accomplir la première des six étapes nécessaires pour la
création d'une lettre type. Ne soyez pas dérouté à l'idée que le document
principal soit encore dépourvu de tout texte. C'est dans la quatrième étape que
vous rédigerez le texte et ajouterez des champs que WORD remplacera par les
informations correspondantes lors de la fusion.
ETAPE 2 : CHOISIR LE DOCUMENT POUR LA FUSION
1) Sélectionner
"utiliser le document
actuel, C'est-à-dire le
document que vous
avez à l'écran
2) Cliquer sur :
Suivante Sélection
des destinataires
ETAPE 3 : CREATION DE LA SOURCE DE DONNEES
Vous devez décider de créer d'où viendront les adresses des destinataires.
Le fichier de données contient des éléments de texte qui seront liés au
document principal pendant l'impression des lettres types. Si le document
principal est par exemple une invitation à une réunion générale, le fichier de
données contient alors les noms et adresses des participants.
Cliquer sur Saisie
d'une nouvelle liste,
puis sur Créer
Une boîte de dialogue s'affiche, dans laquelle vous allez définir quels champs
inclure dans votre base de données.
Word a inclus un très grand nombre de champs, mais vous pouvez les effacer
comme bon vous semble en cliquant sur le bouton PERSONNALISER;
Ajouter et
supprimer les
champs qu'on a
besoin
A l'aide des barres de défilement, visualisez d'autres noms de champ proposés
dans la liste.
Commencez par éliminer des noms de champ qui ne vous intéressent pas :
Cliquer sur le nom de champ
Appuyer sur le bouton "Supprimer
Puis ajoutez, les noms de champs qui vous intéressent :
Cliquer sur le bouton ajouter", taper le nom de champ
Appuyer sur le bouton "OK "
Le nom de champ apparaît aussitôt dans la liste. Le curseur vient se replacer
dans la zone de texte Nom de champ. Continuer ainsi pour définir tous les
noms de champ de la ligne d'en-tête
Vous pouvez trier la liste des noms de champ une fois qu'elle est prête. Pour
amener un nom de champ tout en haut de la liste, marquez-le puis cliquez sur
le bouton
, jusqu'à ce qu'il atteigne la position souhaitée. Quand vous
cliquez sur le bouton
, elle ramène progressivement un nom de
champ vers le bas de la liste.
Cliquer sur "OK" une fois que la préparation de la ligne d'en-tête est achevée.
Après avoir défini la structure de la source de données, il convient maintenant
d'entrer les données proprement dites.
Remplir les champs
Se servir de la touche
TAB pour saisir un
enregistrement.
Cliquer sur "Nouvelle
Entrée pour entrer un
autre
enregistrement
.La saisie des enregistrements terminée, cliquer sur le bouton FERMER. Word
vous invite à donner un nom à la liste
Après l'enregistrement Word vous donne la possibilité de trier et modifier la
liste. Si ce n'est pas nécessaire pour le moment, vous pouvez cliquer sur ok
ETAPE 4 : INSERTION DES CHAMPS DE FUSION
Vous avez un document à l'écran : une lettre type qui doit être fusionnée. Le
document est lié à la liste BASE 1
Cliquer sur ECRITURE DE VOTRE LETTRE
Insertion des champs de fusion
Cette tâche consiste à indiquer à WORD l'endroit où doivent apparaître dans le
document principal les informations issues de la source de données.
Placer le curseur à l'endroit voulu
Cliquer sur Bloc d'adresse. Vous affichez
l'adresse complète en choisissant une option
Exemple : Me et Mme pierre martin
Résultat :
«AddressBlock (BlocAdresse)»
Utiliser plutôt
Cliquer sur Autres éléments vous insérer un
champ à la fois
Répéter ces actions pour tous les
noms de champ à insérer.
ETAPE 5 : CREATION DE LETTRES DE PUBLIPOSTAGE
La fusion peut avoir lieu une fois que le document principal et la source de
données sont créés. WORD inspecte alors le document principal à la recherche
de variables incluses entre des guillemets typographiques puis les remplace
par les entrées correspondantes spécifiées dans la source de données.
Vous pouvez passer d'une
adresse à l'autre pour
contrôler les noms et
adresses sont correctes.
Si tout est correct, passez à la
dernière étape en cliquant sur
Suivante : FIN DE LA FUSION
ETAPE 6
Il est Préférable de choisir "Modifier
les les lettres individuelles", plutôt que
la fonction imprimer
DESCRIPTION DE LA BARRE D'OUTILS FUSION ET PUBLIPOSTAGE
1) Préparation du document principal
2) Ouvrir la source de données
3) Destinataires
4) Insérer un bloc d'adresse
5) Insérer la ligne de salutations
6) Insérer les champs de fusion
7) Insérer un mot clé
8) Mode publipostage
9) Mettre les champs en surbrillance
10) Faire correspondre les champs
11) Propager les étiquettes
12) Premier
13) Précédent
14) Atteindre l'enregistrement
15) Suivant
16) Dernier
17) Rechercher une entrée
18) Vérifier la fusion
19) Fusionner vers un nouveau document
20) Fusionner vers imprimante
21) Fusionner avec un message électrique
22) Fusionner avec une télécopie
FUSION AVEC UNE LISTE EXCEL
Tout d'abord, afficher la barre d'outils fusion et publipostage. Pour cela, cliquer
sur menu Outils, choisir lettres de publipostage, choisir Afficher la barre
d'outils Fusion et Publipostage
1 ère Etape
Cliquer sur le bouton l'outil "Préparation du Document Principal"
Choisir
lettres
2ème Etape
Cliquer sur l'outil Ouvrir "la source de données"
Rechercher la source de données
Sélection
de la
feuille
3 ème Etape
Cliquer sur l'outil Insérer les champs de fusion
Insérer les
champs de
fusion dont
on a besoin
4 ème Etape
FUSIONNER
Cliquer sur l'outil fusion vers document
Il est nécessaire d'utiliser dans un premier temps l'outil fusion vers document,
plutôt que de fusionner directement vers l'imprimante.