ACCESS 97 - Généralités

ACCESS 97 - Généralités
A quoi sert ACCESS ?
ACCESS est un SGBDR (Système de Gestion de Bases de Données
Relationnelles).
Une base de données est un ensemble structuré d’informations
constitué pour répondre à des questions, être exploité dans des
traitements.ACCESS créé des fichiers de données qui pourront ensuite
être consultés, triés , traités, modifiés, sélectionnés ou imprimés.
Prenons l’exemple d’une quincaillerie. C’est un magasin qui contient
souvent des dizaines et des dizaines de milliers d’articles divers et
variés. Habituellement « on y trouve de tout ».
Nous allons commencer par créer :
Des tables (fichiers qui contiennent les informations). Une premiére table contiendra tous les
produits vendus, une deuxième les fournisseurs du magasin, une troisième les gros clients et
enfin une quatrième pour les employés.
Un formulaire pour chaque table qui permettra de visualiser les fiches plus facilement et
surtout avec une présentation parfaite. Ce sera un masque de saisie.
Pour choisir certaines fiches d’une table (par exemple les articles qui coûtent entre 100 et 150
francs), on effectuera une requête.
Pour imprimer une table ou le résultat d’une requête (par exemple l’inventaire de fin d’année),
on utilisera un état.
Pour des applications un peu plus complexes, il faudra créer des liens (relations) entre les
tables pour savoir par exemple quel est le fournisseur d’un article.
Jean-Luc Baptiste
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Au lancement d'Access 97 l'écran suivant apparaît :
Il vous permet de créer une nouvelle base de donnés manuellement ou avec un assistant ou
d'ouvrir une base existante.
Vous allez cliquer sur "Nouvelle base de données" puis sur OK.
L'écran suivant apparaitra :
2 ) Cliquez ensuite sur créer.
1 ) Ecrivez ici le nom de votre
nouvelle base de donnée.
Par ces quelques actions vous venez de créer une base de données, qui est en fait un
"conteneur d'objets" : les tables, les formulaires, les états, les requêtes ...
Jean-Luc Baptiste
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Voici maintenant l'écran général d'Access 97 :
Zone d'icones.
Zone de menus.
C'est ici qu'apparaîtront tous vos objets. Vous
activerez l'onglet correspondant a ce que vous
souhaitez activer ou modifier
Pour savoir à quoi correspondent les icônes
Amenez la souris sur l’icône et attendrez 2 secondes que la bulle d’aide apparaîsse.
Jean-Luc Baptiste
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Les tables
Pour créer une table
Cliquer sur l’onglet Table puis sur le bouton Nouveau
Cliquez sur Mode
création puis sur
Ok
Pour créer une table (ou fichier), il faut définir les champs, c'est à dire le type de contenu que l'on souhaite
exploiter. A titre d'exemple nous allons créer une table pour gérer une liste de clients.
Jean-Luc Baptiste
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Nom du champ
Description du champ
Type du champ
Dans la 1ère colonne, saisissez le nom du champ. (Un champ est une caractéristique de la table). Pour un client
par exemple, il faut connaître son nom, son prénom, son adresse, son numéro de téléphone, son numéro de
compte...
Dans la 2ème colonne, choissez le type de données :
Texte est utilisé pour une zone qui va contenir n’importe quels caractères : des chiffres, des lettres.... On peut
l’utiliser pour saisir des nombres qui n’interviennent pas dans des calculs.
Il contient jusqu’à 255 caractères.
Mémo permet de saisir un texte très long (jusqu’à 32 000 caractères).
Numérique permet de saisir un nombre qui servira ensuite dans des calculs numériques.
Date/Heure autorise le travail sur des dates ou des heures.
Monétaire rajoute un symbole monétaire aux nombres (F pour francs, $ pour dollars...).
Numeroauto affiche automatiquement le numéro de la fiche. Quand on en crée une nouvelle, ACCESS prend le
dernier numéro et rajoute 1.
Oui/Non quand un champ ne peut prendre que la valeur Oui ou Non.
Liaison OLE est le plus amusant, car il permet d’incorporer une image ou une photo. On peut par exemple avoir
la photo de chaque employé.
Dans la 3ème colonne, le champ est décrit (facultatif).
Jean-Luc Baptiste
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Pour créer une clé primaire
Pour ACCESS, il faut obligatoirement qu’une table contienne une clé primaire.
Ce champ contient une valeur unique.
Exemple : le numéro du client qui sera de type compteur ( en aucun cas 2 clients différents auront le même
numéro).
Cela peut être la référence d’un produit car 2 produits différents ne peuvent pas avoir la même. Ca peut aussi être
un code.
Il faut se placer sur le champ qui sera la clé primaire et cliquer sur
sera la clé primaire
dans notre cas le champ "numclient"
Remplissez ensuite la fenêtre du bas
Taille du champ :
Pour du texte, définissez le nombre maximum de caractéres (5 pour le code postal, 14 pour un numéro de
téléphone à 10 chiffres en comptant les espaces). Pour un nombre (type numérique), choisissez dans la liste
Octet pour une valeur comprise entre 0 et 255,
Entier pour une valeur entre - 32 768 et + 32 767,
Entier long pour une valeur entre - 2 millions et + 2 millions,
Réel simple pour des nombres décimaux positifs ou négatifs et Réel double pour des calculs scientifiques
nécessitant des valeurs très grandes.
Jean-Luc Baptiste
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Format :
Pour du numérique, choisissez dans la liste ci-dessus la présentation du nombre.
Masque de saisie : pour avoir une présentation parfaite pour du texte,utilisez :
Chiffre (0 - 9, entrée obligatoire, signes plus [+] et moins [-] non acceptés).
#
Chiffre ou espace (entrée facultative, positions vierges converties en espaces, signes plus [+] et moins [-]
acceptés).
Chiffre ou espace (entrée facultative, signes plus [+] et moins [-] non acceptés).
L
Lettre (A - Z, entrée obligatoire).
?
Lettre (A - Z, entrée facultative).
A
Lettre ou chiffre (entrée obligatoire).
a
Lettre ou chiffre (entrée facultative).
&
Caractère quelconque ou espace (entrée obligatoire).
C
Caractère quelconque ou espace (entrée facultative).
, . : ; - /
Séparateur de décimales, de milliers, et de date et d'heure. Le caractère effectivement utilisé
dépend du paramétrage de l'option International du Panneau de configuration Microsoft Windows.
<
Convertit tous les caractères qui suivent en minuscules.
>
Convertit tous les caractères qui suivent en majuscules.
!
Permet un remplissage du masque de saisie à partir de la droite, et non de gauche à droite, lorsque les
caractères situés à gauche sont facultatifs. Le point d'exclamation peut être placé n'importe où dans le masque.
Indexé : l’index permet une recherche rapide sur un champ. « Avec doublons » permet d’avoir plusieurs fois la
même valeur dans un champ, « Sans doublons » l’interdit.
Jean-Luc Baptiste
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Vous allez finir cette table avec les informations suivantes :
Nom du champ
Nomclient
Adresse
Cpostal
Ville
Types de données
Texte
Texte
Texte
Texte
Taille du champ
caractères
caractères
Pour valider cette nouvelle structure, cliquez sur l'icône Enregistrer et nommez la table : Clients
Attention : Si vous n'avez pas défini de clé primaire, Access va analyser votre table et définir que "numclient"
conviendrait très bien, laissons le donc faire.
Pour les besoins de l'exercice, créez la table Produits
Nom du champ
Numproduit
Codeproduit
Désignation
Dateachat
Jean-Luc Baptiste
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Types de données
Numéroauto
Texte
Texte
Date
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Taille du champ
Clé primaire
caractères
caractères
Format Date/Abrégé
Les relations entre tables
Pour créer un lien entre 2 tables
Cliquez tout d’abord sur l’icône
de la barre d'outils qui permet d’ouvrir la fenêtre Relations.
Pour créer un lien, il faut absolument que le champ sur lequel se réalisera le lien ait le même type et la même
taille dans chaque table.
Ensuite positionnez vous avec la souris sur le 1er champ qui doit être obligatoirement une clé primaire et tout en
maintenant le bouton appuyé rejoingnez l’autre champ. La boîte de dialogue suivante apparaît :
Il faut surtout cocher Appliquer l’intégrité référentielle pour pouvoir choisir un lien 1 à 1 ou 1 à plusieurs puis
cliquer sur le bouton Créer.
Des problèmes se posent régulièrement :
Champs qui ne sont pas de même type ou de même taille ou bien les données d’une table ne correspondent pas
aux données de l’autre table.
Jean-Luc Baptiste
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Il existe 3 types de liens que l’exemple va nous aider à comprendre.
Les différents types de liens
Le lien 1 à 1 :
Il est très rarement utilisé. Il permet uniquement de relier 2 tables qui se complètent. On le trouve dans notre
exemple entre Messagers et Messagers 2. En fait, une seule table suffirait avec le nom du messager et le pays.
Les champs reliés doivent être les clés primaires des 2 tables.
Le lien 1 à plusieurs :
Il est de loin le plus utilisé. Entre la table Clients et Commandes de l’exemple, il en faut un car un client peut
passer plusieurs commandes mais une commande ne peut être passée que par un seul client bien précis.
Autres exemples : un produit en particulier n’appartient qu’à une catégorie alors qu’une catégorie peut contenir
plusieurs articles différents. Une commande n’est suivie que par un seul employé mais un employé peut suivre
plusieurs commandes etc.
Le lien plusieurs à plusieurs :
C’est l’exemple que l’on trouve entre la table Commandes et Produits. Une commande peut comporter plusieurs
produits mais un produit peut être passé dans plusieurs commandes.
ACCESS ne sait pas gérer ce type de lien. On utilise donc une astuce qui consiste à créer une table intermédiaire
qui contient une double clé primaire (N° commande et Réf produit dans notre exemple). On crée cette double
clé en sélectionnant les 2 champs et en cliquant sur l’icône
Jean-Luc Baptiste
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Ensuite créez des liens 1 à plusieurs entre les tables principales et la table intermédiaire.
Nous allons créer une relation entre nos deux tables Clients et Produits, imaginez que vous souhaitiez connaître
la liste des produits achetés par un client. Pour cela il faut modifier la table produits, pour y intégrer le code de
notre client Numcli.
Dans la fentre de gestion de la base de données, cliquez sur Produits et sur modifier.
Rajoutez le champ Numcli de type numérique. Puis validez, en cliquant sur enregistrer.
Ensuite cliquez sur le bouton
La fenetre des relations s'affiche.
Dans cette fenetre controlez, que les relations soient correctes.
Access va gérer les ajouts et les suppressions.
Cliquez sur Appliquer l'intégrité référentielle et sur Mettre à jour en cascade les champs correspondants, et sur
Effacer en cascade les enregistrement correspondants.
Jean-Luc Baptiste
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Maintenant le résultat doit etre comme cela :
Les relations ainsi définies, nous serviront par la suite.
Jean-Luc Baptiste
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Les requêtes
Pour créer une requête
Cliquer sur l’onglet Requête,puis cliquer sur le bouton Nouveau, puis Mode Création
Il faut choisir les tables que l’on veut ajouter en vérifiant qu’elles sont liées entre elles. Ensuite on choisit dans
les tables les champs sur lesquels on veut effectuer des sélections ou que l’on veut voir apparaître dans les
résultats. Pour cela on utilise la souris en faisant glisser le champ vers la ligne Champ du tableau.
Jean-Luc Baptiste
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faites glisser tous les champs dans le tableau du bas, demandez si nécessaire un tri sur un des champs, on clique
sur la case Afficher pour afficher le champ dans les résultats et définissez les critères de sélection.
Dans ce cas on ne veut que les clients habitants Rodez puisque le Code postal est filtré sur 12000.
Pour executer la requête cliquez sur le point d'exclamation
Exemples de requêtes
Liste de tous les produits affichés dans l’ordre alphabétique et avec le nom de la Société qui les fournit.
Liste de tous les produits dont la référence est strictement supérieure à 10, classés sur le nom, avec le nom de la
Société qui les fournit et dont le prix est compris entre 100 et 150 francs.
Liste de tous les fournisseurs qui sont dans un pays qui commencent par les lettres F ou A (Allemagne, Australie,
Finlande, France par exemple) et dont le numéro de Fax n'a pas encore été saisi.
Expressions de critères
"Rodez"
<"N"
>#01/05/60#
<>#01/01/70#
Est Null
Comme "L*"
Comme "[A-F]*"
Dans[Rodez;Albi;Montauban]
Entre #01/01/60# et #31/12/60#
Pas[Paris]
<Date()-60
Année([Date])=1998
Jean-Luc Baptiste
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Pour une recherche sur le champ Ville : sélectionne tous les clients qui
habitent Rodez par exemple (ACCESS rajoute les guillemets).
Sur la Ville : recherche tous les clients dont la 1ère lettre de la ville est
comprise entre A et M.
Sur la Date de naissance : cherche tous les clients qui sont nés après le 1er
mai 1960. Il suffit de taper >1/5/60.
Sur la Date de naissance : cherche tous les clients qui sont nés un autre
jour que le 1er janvier 1970.
Sur la Date de naissance : cherche tous les clients dont la date de
naissance n'a pas été encore saisie. On sélectionne tous les champs vides.
Sur la Ville : recherche tous les clients dont la ville commence par la lettre
L. Il suffit de taper L*.
Sur la Ville : recherche tous les clients dont la ville commence par les
lettres A, B, C, D, E ou F.
Sur la Ville : recherche tous les clients dont la ville est une des 3.
Sur la Date de naissance : cherche tous les clients dont la date de
naissance est comprise entre le 1er janvier 1960 et le 31 décembre de la
même année. Il suffit de taper Entre 1/1/60 et 31/12/60.
Sur la Ville : recherche tous les clients dont la ville n'est pas Paris.
Date du jour moins 60 jours.
Enregistrements dont l'année est 1998.
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Et
Ou
Jean-Luc Baptiste
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Pour combiner 2 critères dans le même champ.
Pour combiner 2 critères dans le même champ.
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Les formulaires
Pour créer un formulaire
Cliquez sur l’onglet Formulaire, et sur le bouton Nouveau
Choisissez dans la liste une table ou une requête qui contiendra les données à afficher dans un formulaire
Choisissez ces
options.
N'oubliez pas de cliquer sur Ok !
Jean-Luc Baptiste
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Vous cliquerez sur : pour faire passer les champs ici
Continuez en appuyant sur Suivant.
L'étape suivante sert a définir le stype de presentation des données.
Choissisez Tabulaire, cliquez sur Suivant.
Dans cette nouvelle fenetre sélectionnez un style de présentation, par exemple "Nuages" et donnez un nom à la
fenetre, par exemple "Clients" et cliquez sur Terminer.
Le formulaire se présente de la facon suivante :
Voilà le formulaire est crée, maintenant vous pouvez entrer la liste de vos clients, vous pouvez aussi le modifier.
Pour cela, dans la fenetre de gestion de votre base, vous choisirez modifier.
Créer un formulaire basé sur plusieurs tables
Jean-Luc Baptiste
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L'utilisation de l'Assistant Formulaire est la méthode la plus aisée et la plus rapide pour créer un formulaire qui
regroupe les données d'au moins deux tables.
Celui-ci vous permet de gagner du temps car il effectue pour vous toutes les tâches essentielles.
Dans le premier écran d'un Assistant Formulaire, vous pouvez choisir les champs que vous voulez inclure,
lesquels peuvent provenir d'une ou de plusieurs tables. Lorsque vous utilisez l'Assistant Formulaire pour créer un
formulaire fondé sur plusieurs tables, Microsoft Access crée une instruction SQL sous-jacente au formulaire.
L'instruction SQL contient les informations qui permettent de définir quelles tables et quels champs utiliser.
Grâce aux Assistants Formulaires, vous pouvez également créer un formulaire qui affiche les données de
plusieurs tables comme un « formulaire à deux dimensions » ou un « formulaire hiérarchique ». Un formulaire qui
reprend les produits et les fournisseurs est un exemple de formulaire à deux dimensions.
Les sous-formulaires sont utiles si vous souhaitez afficher les données de tables qui utilisent une relation un-àplusieurs. Par exemple, un formulaire Catégories contient les données d'une table Catégories et d'une table
Produits.
Créer un formulaire et un sous-formulaire simultanément
Avant d'utiliser cette procédure, assurez-vous que les relations entre vos tables sont définies correctement.
1
Dans une des fenêtres de Microsoft Access, cliquez sur l'onglet Formulaire.
2
Dans la boîte de dialogue Nouveau formulaire, double-cliquez sur Assistant Formulaire dans la liste.
3
Dans la première boîte de dialogue de l'Assistant, sélectionnez une table ou une requête dans la liste. Par
exemple, si vous voulez créer un formulaire Achats qui affiche les produits de chaque clients dans un sousformulaire, sélectionnez la table Clients (le côté « un » de la relation un-à-plusieurs).
4
Double-cliquez sur les champs que vous souhaitez inclure à partir de cette table ou de cette requête.
5
Toujours dans la première boîte de dialogue de l'Assistant, sélectionnez une autre table ou une autre
requête dans la liste. En gardant le même exemple, sélectionnez la table Produits (le côté « plusieurs » de la
relation un-à-plusieurs dans l'exemple du formulaire Catégories).
Remarque La table ou la requête que vous choisissez en premier lieu n'a pas d'importance.
6
Double-cliquez sur les champs que vous voulez inclure à partir de cette table ou de cette requête.
7
Lorsque vous cliquez sur Suivant, si vous avez défini les relations correctement avant de faire appel à
l'Assistant, l'Assistant vous demande à partir de quelle table ou de quelle requête vous voulez visualiser. Toujours
avec le même exemple, pour créer le formulaire Achats, cliquez sur par Clients.
8
Dans la première boîte de dialogue de l'Assistant, sélectionnez l'option Formulaire avec sousformulaire(s).
9
Suivez les instructions qui apparaissent dans les autres boîtes de dialogue de l'Assistant. Lorsque vous
cliquez sur Terminer, Microsoft Access crée deux formulaires, un pour le contrôle du formulaire principal et du
sous-formulaire et un autre pour le sous-formulaire.
Voilà, maintenanant les formulaires n'ont presque plus de secrets pour vous !
N'oubliez pas qu'un bon emploi des relations peut vous faire gagner en temps et en efficacitée.
Jean-Luc Baptiste
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Les états
La conception des états présente de très grandes similitudes avec la conception des formulaires, en fait l'état est
une représentation du fichier à l'imprimante, et le formulaire à l'écran.
Créer un état à l'aide d'un Assistant
1
.
2
Dans la fenêtre Base de données, cliquez sur l'onglet États
Cliquez sur Nouveau.
Jean-Luc Baptiste
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3
Dans la boîte de dialogue Nouvel état, sélectionnez l'assistant ( Assistant Etat )que vous voulez utiliser.
Une description de l'assistant apparaît dans la partie gauche de la boîte de dialogue.
4
Sélectionnez la table (Clients) contenant les données à partir desquelles vous voulez créer l'état.
Remarque : Access utilise cette table ou cette requête comme source d'enregistrements par défaut de l'état.
Toutefois, vous pouvez modifier la source d'enregistrements dans l'Assistant et sélectionner des champs d'autres
tables et d'autres requêtes.
5
Cliquez sur OK.
L'assistant de conception d'état se met en fonction.
Cliquez sur pour que tous les champs soient
sélectionnés puis sur suivant
L'écran suivant vous demande le niveau de regroupement, c'est à dire le champ sur lequel il va regrouper les
enregistrements, dans cet exemple choisisez "Ville", puis cliquez sur Suivant.
Jean-Luc Baptiste
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Ce nouvel ecran veut savoir sur quel champ il doit faire le tri, choisissez "Nomclient" puis Suivant.
Pour la présentation essayez "Echelonné". Comme style, "Administratif"
Et enfin nommez l'état "clients" et cliquez sur Terminer.
Créer un état en utilisant État Instantané
L'Assistant État Instantané crée un état affichant tous les champs et enregistrements de la table ou de la requête
sous-jacente.
Dans la fenêtre Base de Données, cliquez sur l'onglet États.
Cliquez sur Nouveau.
Dans la boîte de dialogue Nouvel état, cliquez sur l'un des Assistants suivants :
État instantané : Colonne simple. Chaque champ apparaît sur une ligne séparée avec une étiquette à sa gauche.
Etat instantané : Tabulaire. Les champs des enregistrements apparaissent sur une ligne et les étiquettes
s'impriment dans le haut de la page.
Cliquez sur la table ou la requête contenant les données à partir desquelles vous voulez créer l'état.
Dans notre cas choisissez la table clients.
Cliquez sur OK.
Microsoft Access applique le dernier format automatique que vous avez utilisé dans l'état. Si vous créez pour la
première fois un état à l'aide d'un Assistant ou si vous n'avez pas utilisé la commande Format automatique du
menu Format, Microsoft Access utilise le format automatique standard.
Conseil : Vous pouvez aussi créer un état à colonne simple basé sur la table ou la requête ouverte ou sur la table
ou la requête sélectionnée dans la fenêtre Base de données.
Cliquez sur État instantané dans le menu Insertion ou sur la flèche placée en regard du bouton Nouvel objet dans
la barre d'outils, puis cliquez sur État instantané. Les états créés à l'aide de cette méthode comportent uniquement
des enregistrements de type détail (pas d'en-tête d'état ni d'en-tête et de pied de page).
Jean-Luc Baptiste
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Astuces Access
Comment renuméroter des enregistrements .
Si vous utilisez une base de données contenant un champ Numéroauto qui affectent
automatiquement un numéro d'ordre aux enregistrements de la table, chaque nouvelle fiche
reçoit la valeur immédiatement supérieure à la plus grande déjà existante.
Si vous avez supprimé des enregistrements à la fin de la table, leurs numéros ne seront
par réutilisés et la numérotation de votre table sera donc discontinue. Avant d'ajouter un
nouvel enregistrement, fermer votre base en cliquant sur l'option fermer du menu fichier.
Dérouler ensuite le menu outils, choisissez l'option Utilitaire de base de données, puis
Compacter une base de données. Sélectionnez votre fichier, puis cliquez sur le bouton
Compacter. Attribuez un nouveau nom à la base ainsi générée et activez le bouton
Enregistrer. Ouvrez la base que vous venez de compacter : les numéros des enregistrements
supprimés seront à nouveau disponibles.
Comment importer des données venant d'Excel.
Plutôt que de créer une nouvelle table dans votre base de données, importez les données
existantes sous forme de fichiers XLS. Votre fichier déjà ouvert, cliquez sur le bouton
nouveau sous l'onglet table de la fenêtre de base de données. Dans la boîte de dialogue
Nouvelle table qui s'affiche alors, sélectionnez l'assistant Importer la table, puis cliquez sur le
bouton OK. Choisissez un type de fichier dans la liste déroulante et recherchez le document
qui contient les données que vous souhaitez importer. Sélectionnez Importer. Les assistants
d'Access vous invitent alors à répondre à quelques questions au moyen d'une succession de
boites de dialogue (pour passer de l'une à l'autre, cliquez sur les boutons suivants). Une fois
que vous avez fini, cliquez sur le bouton Terminer qui figure au bas de la dernière boîte de
dialogue. Il ne reste plus qu'a cliquer sur le bouton OK lorsque votre logiciel vous annonce la
réussite de l'importation.
Comment créer votre formulaire vous-même.
L’assistant formulaire vous propose un choix de formulaire, mais ceci ne vous satisfont pas ?
Vous pouvez créer votre propre formulaire.
Ouvrez la base de données.
Sélectionnez la table que vous voulez transformer et déroulez l'icône nouvel objet :
Formulaire Automatique.
Choisissez la commande Formulaire. Le mode création est en surbrillance, activer le bouton
OK. Dans le menu affichage, cliquer sur En-tête/Pied de formulaire. Tapez le titre de votre
formulaire et, si nécessaire, incorporez-y un objet. N'agrandissez pas trop la taille de cette
zone. Allez ensuite dans la zone de détail et cliquer sur l’icône liste des champ.
Dans la liste et qui s'affiche, sélectionnez les différents noms de champ et placez les sur cette
zone dans l'ordre de votre choix. Pour plus de clarté, regroupez les champs ayant un rapport
entre eux. Utiliser le bouton rectangle de la boîte à outils pour former des groupes de données.
Vous pouvez modifier les champ à volonté en cliquant dessus. Agrandissez la zone de détail
pour faciliter la saisie. En revanche, diminuer, voire faites carrément disparaître, la zone de
pied de formulaire.
Jean-Luc Baptiste
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Comment créer un formulaire secondaire.
Access introduit la notion de sous formulaires. Il s'agit simplement d'une zone d'affichage
secondaire qui peut être insérée dans le formulaire principal, pour répertorier toutes les
commandes passées par un client, par exemple. Si vous souhaitez que le formulaire présente
les données sous la forme de tableaux (Access parle d'une feuille de données), exécutez
l'assistant de sous-formulaire/sous état. Pour cela, faites glisser la table où la requête que vous
souhaitez modifier de la fenêtre base de données jusqu'au formulaire principales ouvert en
mode créations. Si le champ de liaison et corrects vous obtenez le résultat escompté.
Comment compresser vos bases de données ?
Au gré des ajouts successifs, les fichiers Access tendent à devenir très encombrants, ce qui
ralenti considérablement les manipulations. Afin de rendre les choses plus confortables, il
suffit de compresser les différentes base Access. Pour arriver à ce résultat, fermez tous les
fichiers que vous avez pu ouvrir. Dans le menu Outils, choisissez la commande Utilitaire de
base de données, puis l'option contacter une base de données.
Sélectionnez la base que voulait traiter et attribuez lui un nouveau nom. Cette correction
garantie de différencier le fichier compressé de celui qui ne l'est pas. Appuyez ensuite sur le
bouton compacter.
Comment placer une image en arrière-plan.
Access vous permet illustrer un formulaire en y plaçant une image. Celle-ci doit apparaître en
arrière plan afin que la priorité reste, bien sûr, aux différents contrôles. Une fois le formulaire
ouvert en mode création, affichez ses propriétés, et repérez la zone image et cliquer sur le
bouton représentant trois petits points. Sélectionnez alors le fichier graphique de votre choix
et régler la propriété type d'images sur intégré. Ansi, l'image sera incorporée au formulaire.
La valeur attachée conserve un lien vers le fichiers graphique original. Mosaïques d'images
reproduire l'image autant de fois que nécessaires pour recouvrir en totalité le fond du
formulaire. Il vous reste a définir la manière dont l'image s'adaptera à la surface du formulaire
en sélectionnant un paramètre dans la zone Mode d'affichage de l'image. Zoom agrandit au
maximum l'image sans la déformer ; Echelle l'agrandit en la déformant si nécessaire ;
découpage conserve a l'image sa taille originale.
Jean-Luc Baptiste
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Page : 23
ACCESS 97 - GENERALITES .............................................................................................................................1
A QUOI SERT ACCESS ? .......................................................................................................................................1
LES TABLES .........................................................................................................................................................4
POUR CREER UNE TABLE .......................................................................................................................................4
Pour créer une clé primaire .............................................................................................................................6
Format : ...........................................................................................................................................................7
Vous allez finir cette table avec les informations suivantes : ...........................................................................8
LES RELATIONS ENTRE TABLES...................................................................................................................9
POUR CREER UN LIEN ENTRE 2 TABLES..................................................................................................................9
Des problèmes se posent régulièrement : .........................................................................................................9
LES DIFFERENTS TYPES DE LIENS .........................................................................................................................10
Le lien 1 à 1 : .................................................................................................................................................10
Le lien 1 à plusieurs : .....................................................................................................................................10
Le lien plusieurs à plusieurs : ........................................................................................................................10
LES REQUETES..................................................................................................................................................13
POUR CREER UNE REQUETE .................................................................................................................................13
Exemples de requêtes .....................................................................................................................................14
Expressions de critères...................................................................................................................................14
LES FORMULAIRES .........................................................................................................................................16
POUR CREER UN FORMULAIRE .............................................................................................................................16
CREER UN FORMULAIRE BASE SUR PLUSIEURS TABLES ........................................................................................17
CREER UN FORMULAIRE ET UN SOUS-FORMULAIRE SIMULTANEMENT .................................................................18
LES ETATS ..........................................................................................................................................................19
CREER UN ETAT A L'AIDE D'UN ASSISTANT ..........................................................................................................19
CREER UN ETAT EN UTILISANT ÉTAT INSTANTANE .............................................................................................. 21
ASTUCES ACCESS .............................................................................................................................................22
COMMENT RENUMEROTER DES ENREGISTREMENTS ............................................................................................22
COMMENT IMPORTER DES DONNEES VENANT D'EXCEL. ......................................................................................22
COMMENT CREER VOTRE FORMULAIRE VOUS-MEME...........................................................................................22
COMMENT CREER UN FORMULAIRE SECONDAIRE. ............................................................................................... 23
COMMENT COMPRESSER VOS BASES DE DONNEES ? ............................................................................................23
COMMENT PLACER UNE IMAGE EN ARRIERE-PLAN............................................................................................... 23
Jean-Luc Baptiste
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