Groupe Vocal LA-MI-SOL

Le Groupe Vocal La-Mi-Sol
9è réunion du Conseil d’administration
2013-2014
Mardi le 27 mai 2014 à 19:15h
Au Delphis-Marois, St-Augustin-de-Desmaures
1. Ouverture de la séance
2. Lecture et adoption de l’ordre du jour
3. Lecture et adoption du procès-verbal du 8 avril 2014
4. Suivi du procès-verbal du 8 avril 2014
8.1 Mise en Lumière de l'église a eu lieu le 7 mai avec des membres de La-Mi-Sol A Cappella et
d'autres membres de la chorale. L'organisme présentateur préférait avoir des adultes.
Lors de cet événement , Louise Caya a recueilli un commentaire quant à la date du concert
de la chorale qui était la même fin de semaine que le spectacle-bénéfice de l'église. Il
semble que ceci a
créé un impact négatif pour l'église. Nous avons assuré que la
situation était exceptionnelle.
8.3 Inauguration de la salle de concert, le 24 août
Comme quelques membres du chœur seront en tournée en France pour Félix et que
d’autres sont aussi impliqués dans un autre projet, une validation de la disponibi ;ité des
choristes doit être faite.En parler lors de l’AGA.
. Suggestions pour le kiosque: photos, signets, publicité du 25 ième, vidéo du denier
spectacle.
10.0 Suivi de la demande d'aide financière avec la Caisse Populaire. Dossier déposé et accuséréception reçu.
La demande financière à la municipalité, nous devrons produire les états financiers à la
ville.
Remplacement de Louise Caya, pour assurer les lien avec les Petits-Chanteurs et
représentante au
Conseil d'administration du groupe vocal: les démarches pour
trouver une autre personne
se poursuivent..
Louise Caya épaulera Louise Leblanc, auprès des Petits Chanteurs la prochaine session
pour le volet encadrement..
12.0 Suivi du sondage sur l'offre de formation pour les organismes de la municipalité.à suivre
5. Correspondance
Pascal nous fait la nomenclature des suivis.
Hélène fait part d'une demande ponctuelle pour une prestation des Petits Chanteurs La-Mi-Sol,
le 7 juin. Étant donné la prestation de Félix, la proposition fut déclinée.
6. Finances (Guylaine)
Guylaine présente les états financiers à ce jour.
Odette suggère une façon de produire les états financiers qui permet d'avoir un fonds de
roulement ou de réserve afin de justifier un surplus, revisiter notre façon de présenter les
prévisions et le budget pour le 25ìeme.
Idée de financement: Tirage de voyage: entente possible avec une agence…
.
7. Concerts du 26 avril et 27 avril 2014
7.1 Bilan général de cet événement. Louis Santerre est absent. Cependant nous devons
mentionner le succès de cette expérience. Les spectateurs ont aimé cette formule, les
choristes ont vraiment fait confiance aux organisateurs et ont donné autant sur la scène
qu'au service leur 100%. Le rapport d’évaluation de la coordination se fera un peu plus tard,
ainsi que les suggestions pour faciliter les procédures
8. État des chantiers
Résultats du sondage pour activités du 25ìème. Orientations et décisions Voir: 10.2
Résultats du sondage pour les chansons coup de cœur.
Hélène a donné le résultat à Odette. Les premières pièces que nous avons revisité en mai
en font partie. Odette et Sylvain auront aussi à choisir leur coup de cœur. Ces chansons
seront interprétées au concert de mai 2015 et ou sur le CD.
8. Petits Chanteurs
Participation à la messe du 11 mai.
Acceptation pour la maison Soulard
Demande pour un CHSLD en décembre
Devraient participer à la messe du dimanche l'année prochaine, détails à suivre.
Publicité: affiches à mettre au mois d'août dans les écoles .
Agenda culturel, texte envoyé.
Participation au projet Félix
10. Assemblée Générale 2014
10.1 Déroulement et matériel à remettre aux choristes. Invitation aux choristes de l'automne.
L'invitation pour 19 heures. Les Petits Chanteurs La-Mi-Sol chanteront à 19h15.. Début à 19h30
.Différents rapports devront être envoyés aux choristes: rapport des Petits Chanteurs, de la
chef de chœur Odette. du président et les finances.
Discussion des deux dossiers prévus et les élections.
10.2 Sujets de discussions : activités du 25ième:
Action du CA et du dossier 25ìeme ….présentation`des activités que l'on compte privilégier.
Une rencontre sera tenue avant l'AGA afin d'estimer chaque activité et ainsi pouvoir
présenter un cadre structuré tant pour les implications personnelles, financières que les buts
poursuivis lors de la rencontre..
La production de CD: exigences du groupe, implications financières et assiduité.
11. Révision des paramètres de rémunération et des contrats du chef de chœur et du pianiste.
La proposition d’augmentation du taux horaire de 2,8% (actualisation aux deux ans) a été
entérinée et Pascal rencontrera les concernés pour les autres points de leur contrat.
12. Affaires avec la municipalité
Invitation pour participer à la journée du 24 juin et faire la promotion du Groupe Vocal et
Petits-Chanteurs La-Mi-Sol. Louise Leblanc et Caroline Marcoux aideront Lucie Trépanier
qui sera responsable. Quelques choristes seront invités à donner un peu de leur temps.
13 Varia
Cahier de procédures : Hélène doit faire une mise à jour importante dans le document. L'aide
des administrateurs est requise pour actualiser les mandats de chacun.
Bénévole de l'année, nous devrons réfléchir sur un nom à soumettre.
14 Date de la prochaine rencontre début juillet avec le nouveau CA
15 Clôture de séance à 22 heures.
Documents:Chorale:CA- 2014-2015:ODJ_LaMiSol_2014-05-27.doc