Programme DMP en établissement de santé

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Programme DMP en établissement de santé - réunion du 7 février 2012
TABLE RONDE « Retour d’expérience : Création de DMP en cours d’hospitalisation »
Jean-Charles Verrière, DSIO, Centre Hospitalier de Châlons en Champagne
Alexandre André, Attaché de direction RI, Clinique Chénieux (Limoges)
Christophe Couvreur, chargé de mission, pôle Territoires, ASIP Santé
Prise de note
QUESTION 1 : Comment vous est venue l’idée de recueillir le consentement du patient et de créer
des DMP en cours d’hospitalisation ?
CH de Châlons en Champagne :
Dès la rédaction de la réponse à l’appel à projet « DMP en établissement », nous (DG et direction
DSIO) avons privilégié cette piste, cela pour trois raisons principales :
- L’organisation d’un BDE reste complexe et nous ne souhaitions pas rajouter du « bruit».
- Le patient a deux choses en tête au BDE : à très court terme : sa démarche administrative (aije les bons documents ?, comment serai-je remboursé ?…) et à court terme : sa santé. Restet-il de la disponibilité pour le DMP ? Nous en doutions.
- Enfin de manière très pratique, il nous semblait plus judicieux d’avoir le patient sous la main
dans la phase pilote au cas où nous aurions besoins de temps…pour trouver une réponse à
une question complexe, de mettre à jour une carte vitale, pour créer son DMP… De plus, la
formation et l’adaptation du retour d’expérience sont plus aisées sur uniquement 2 agents.
Clinique Chénieux :
- Problème de disponibilité des patients au moment de l'admission (stress, attente des soignants...).
Le moment de l'admission n'est pas pour nous le meilleur temps pour cette démarche.
- Temps limité à l'admission (file de patients). La démarche d'explication chronophage et
incompatible avec le temps imparti aux admissions. Les soignants attendent souvent les patients
pour des soins, des examens et il n'est pas envisageable aujourd'hui de retarder les admissions.
- L'idée est venue de la réflexion du groupe projet après le constat que l'admission n'était pas le bon
moment. Cette démarche est arrivée naturellement vers une hôtesse dans la chambre,
l'établissement étant déjà dans ce type de solution pour le dossier de soins qui est fait dans la
chambre avec le patient sur un terminal multimédia.
QUESTION 2 : Pouvez vous nous décrire l’organisation mise en place, en soulignant l’information
« passive » délivrée au patient (brochure DMP remis avec le livret d’accueil, film DMP sur écran en
salle de vie des patients dans les services….), de la phase « active » d’échange avec le patient
(répondre à ses questions, recueillir son consentement) et de création du DMP ?
Clinique Chénieux :
Communication : affichage dans l'établissement (hall, salles d'attentes, stand d'information, film dans
le hall, film sur les TMM...)
Aujourd'hui, les services déployés : l'hospitalisation essentiellement y compris les urgences
hospitalisées.
- Distribution des livrets d'informations dans le dossier d'admission par les cabinets médicaux
- Information lors de la pre-admission avec à nouveau remise de la plaquette si nécessaire (détection
de l'éligibilité)
- Information et recueil de l'intention à l'admission (détection de l'éligibilité). Saisie dans le logiciel
des admissions de l'intention à l'attention de l'hôtesse
- Visite de l'hôtesse dans la chambre du patient (en prenant rdv par téléphone). Temps privilégié avec
disponibilité du patient et de l'hôtesse pour expliquer le DMP et répondre aux différentes questions.
Conception d'un chariot autonome y compris au niveau impression.
- La création du DMP se fait avec le patient (et éventuellement son entourage) dans la chambre y
compris l'impression.
- Le poste d'hôtesse a été créé exclusivement pour le DMP (1 ETP avec 2 personnes en roulement).
Formation de l'accueil, des admissions, des cabinets médicaux pour délivrer l'information sur leur
charge de travail habituelle.
CH de Châlons en Champagne :
Phase passive: Pour l'instant mise à disposition de dépliants au BDE et remise d'un dépliant
d’information au patient lors de son entrée dans le service de soins uniquement. Il est prévu de
disposer des affiches et des passer les films ASIP sur les écrans appel au BDE (si possibilité de soustitrage).
Phase active: 2 agents référents DMP (1ETP et un 80%, tous deux en reclassement) sont chargés
d'informer, de recueillir le consentement au chevet du patient, de créer les DMP et enfin de remettre
les identifiants aux patients hospitalisés. Cela pour tous les services ciblés (hors urgences,
réanimation, pédiatrie ...)
6 étapes sont nécessaires :
1. Identifier les patients à visiter de manière la plus automatisée possible
2. S’assurer de visiter des patients aptes à comprendre l’information sans déranger
l’organisation du service
3. Avoir un discours dynamique, court tout en n’omettant aucune information importante
(utilisation du film de l’ASIP sur tablette, voir argumentaire joint)
4. Tracer et enregistrer les informations liées au recueil du consentement
5. Créer les DMP, identifier et pallier aux problèmes de création si possible
6. Remettre les informations de connexion aux patients
Nous avons quelques idées pour les externes mais nous nous concentrons actuellement sur
l'hospitalisation.
QUESTION 3 : Combien y a-t-il de patients par jour qui acceptent qu’on leur crée leur DMP ?
CH de Châlons en Champagne :
Jusqu'à présent, la quantité de DMP n'était pas un objectif en soi car nous n'étions pas en mesure de
les alimenter jusqu’à hier. (Nous souhaitons alimenter l'ensemble des DMP déjà créés.)
Les référents DMP informent encore les patients en binôme, cette situation diminue forcement le
nombre de patients visités. Dès la semaine prochaine, les 2 agents auront chacun leur liste de patient
à visiter.
Nous rencontrons environ 30% de refus, et, sur les acceptations, 25% des DMP ne peuvent être créés
pour des raisons techniques (Carte Vitale (CV) non lue, patient ne possédant pas sa propre CV, pas de
téléphone portable ou d'@ mail...)
240 patients vus sur 16 jours : 15 en moyenne, plutôt 20 sur les derniers jours. Cela correspond bien
à la cible de 40 à 50 visites quotidiennes pour 2 agents.
Age moyen des patients visités : 54 ans, âge moyen des patients qui refusent est de 64 ans contre 49
pour ceux qui acceptent.
Clinique Chénieux : Entre 15 et 20. Environ 3-4 refus. Essentiellement : la sécurité et la volonté d'en
parler à son médecin traitant (pas informatisé par exemple)
QUESTION 4 : Quels sont les freins que vous avez identifiés à la création des DMP en cours
d’hospitalisation ?
Clinique Chénieux :
Technique : quelques difficultés avec le site, le logiciel de GA ou les cartes mais mineures. La
synchronisation avec l'équipe de soins (nombreux contacts parfois) et avec l'état du patient est
indispensable. Pb technique n°1 : l'éligibilité (carte Vitale)
CH de Châlons en Champagne :
- Organisation à mettre en œuvre : Quel patient aller voir, à quels moments de la journée et de
leur hospitalisation. S’assurer de ne pas déranger les services de soins.
Passer au minimum 2 fois : remise des identifiants après création.
- Etat de fatigue et de souffrance du patient, aptitude à recevoir l’information
- Non lié directement à la démarche « chevet patient » :
- Mystification de l’Internet : Sécurisation/confidentialité des données
Age, dépendance à un autre membre de la famille : femme, enfants.. Pas d’accord sans ces
personnes.
QUESTION 5 : Quels sont les leviers que vous avez identifiés à la création des DMP en cours
d’hospitalisation ?
CH de Châlons en Champagne :
Remise d’une brochure au patient à son arrivée dans le service
Utilisation d’une tablette pour passer la film de présentation du DMP
Notion de Carnet de santé électronique (CH de Troyes)
Puis,
Notion de « mémoire des données médicales », surtout pour les personnes les plus âgées/Reprise
des antécédents
Accessibilité sur Internet pour les personnes qui voyagent
Clinique Chénieux :
Carnet de santé informatique
Simplification et accélération de la communication entre médecins
Prise en charge du patient en urgence
Gratuit et non obligatoire
Consultation du dossier par le patient
Participe à développer des liens plus proches entre administratifs et soignants
QUESTION 6 : Quelles sont les prochaines étapes que vous envisagez en terme de création de DMP
au sein de votre ES (sous entendu : déploiement dans l’ensemble des services d’hospitalisation,
extension aux services ambulatoire,….)
Clinique Chénieux :
L'ambulatoire sur le même principe de l'hôtesse puis la chimio ambu.
L'étape suivante qui est en cours de validation est l'alimentation.
Les urgences et l'ambulatoire ophtalmo où nous cherchons encore la meilleure organisation.
CH de Châlons en Champagne :
Etape +1 :
Valider le circuit d’alimentation automatique par les praticiens : passage en CME prévu le 16 février.
Monter en puissance sur création + alimentation en hospitalisation
Etape +2:
Passage à l’organisation du recueil aux consultions externes.
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