RFP 4212-15-0001 Graphic and Web Design / Conception
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RFP 4212-15-0001 Graphic and Web Design / Conception graphiques et web QUESTIONS AND ANSWERS (no. 4 to /à / QUESTION ET REPONSES Question no. 4 Can the sample of the Mandatory requirements be the same sample as the Rated requirements, point R4? Response 4 Yes. Question no. 5 For Point R4, sample “c” - when you say “a project that clearly demonstrates seamless integration between print and web formats”. What exactly do you mean? For example, if we have designed a report for print, prepared PDF posted on the Web and produced the HTML version of the same report also for the web – is this what would be considered “seamless”. Obviously a PDF of the report posted on the web would look exactly the same as the printed/designed version. Government coded HTML, that needs to be accessible, will not look like the original document. Please confirm. Response 5 By seamless we don't mean identical. A print or PDF product would have to be adapted for HTML. What we are looking for is the manner in which they are adapted. The information in the rated elements provides more details: Are the print and electronic formats complementary – do they have the same look and text elements? Is the content and design adapted in a way that makes sense for each format? If sample is only in one format (e.g. for sample a), rate the item below out of 15 instead and award no points for this item. Question no. 6 On page 42, Rated Requirement 1, you say: " If the firm assigns an art director, a senior designer, an account representative, a proof reader, a graphic artist, 2 pts for each – up to a max of four employees (8 points) " But you have 5 types of employees listed here. I suppose this means you will give points for only 4, even if 5 are provided? Response 6 Different types of employees are listed as examples. We are giving 2 pts for each, up to a max to four employees (8 points). Providing more than four employees will not get extra points here. Question 7 How would you like us to provide visuals of the samples? Are screen captures, placed directly within the proposal document, sufficient? Or are you looking for hard copies (for the printed materials only of course). Response 7 We would prefer a hard copy, if possible. Question 8 Are we required to submit a completed Annex C (Client project references) for each of the 3 samples provided in our proposal? Response 8 No, Annex C is an example of the questions we may ask. During the period of technical proposals evaluation, the Agency may request resources be interviewed by the Agency’s evaluation team. Participants will be notified if this is necessary. Question 9 Certifications – are they to be included in an appendix of the technical proposal, or submitted under separate cover? Response 9 Please include the certifications with the technical proposal. They can be included as an appendix. Question 10 Under M2. Samples, a letter (fax, letter, email, invoice) from the client confirming that the project was completed and/or a link to the online project is requested. Can you please clarify whether or not client project references will be contacted, per Annex C? Response 10 References will not necessarily be contacted. During the period of technical proposals evaluation, the Agency may request resources be interviewed by the Agency’s evaluation team. Participants will be notified if this is necessary. Question 11 Is “Project Manager” synonymous with “Account Representative” in your RFP document? Response 11 Yes Question 12 M.3 Official Languages: We have over 30 years of working in both official languages and all our designers have lots of experience in design of bilingual materials. However, we cannot present in French but we can complete projects in French. Will we be eliminated on mandatories if we cannot present in French? Response 12 We would like to amend the RFP to change the mandatory requirement on official languages. We do not want to require that companies be able to present and provide services in both official languages, just that they can provide bilingual products. Question 13 M.2 Samples: For Sample A you state "for a significant corporate publication". Can you please expand on what you mean by "corporate"? Does this mean that annual reports and other significant documents for government departments are not acceptable? Response 13 By corporate, we mean documents of a corporate nature, which can include annual reports or other similar documents produced for government departments. Question 14 3. R.1 Qualifications: You are asking for projects worked on by each designer that a similar to the statement of work. You require quite a bit of detail on each. How may relevant projects would you need to see per designer in R.1? Response 14 We don't require a certain number of relevant projects per designer. The intent is to demonstrate that personnel have already participated in projects of a scope and nature comparable to those described in the statement of work – it doesn't need to be extremely detailed. You should indicate how your employees meet the rated elements. Question 15 We would like to know if the table "Graphic and web design services mandatory criteria grid Mandatory Criteria" has to be completed by us and sent to you? Response 15 No. The table is for your information only. It's our evaluation grid and we will complete the table ourselves. Question 16 You talk about a proof reader as one of the members of the team. What level of proof reading does the Agency need? 1. Simple verification to ensure that any corrections the Agency asks for are made? OR 2. Exhaustive proof reading and revisions to suggest that the Agency make corrections or changes to the text (spelling, syntax, etc). Response 16 The proof reader would do simple verification and quality control. Question 17 In section 5 of the pricing schedule in Appendix C, do you want the hourly rate of the photographer? Response 17 Yes, we'd like the rate of the photographer. Question 18 M1. Completed Pricing schedule section (Appendix C) in the Mandatory criteria. Is this section content the same as the Financial proposal section the RFP ? Response 18 Yes. For M1, we are verifying that you have completed the financial proposal section of the RFP. Question 19 M2. Samples section - “provide 3 samples of graphic and web design work produced in the last three years”. Is this expected to be the exact same content that is to be supplied in the R4 Rated criteria section Response 19 Yes. Question 20 There is no letter of intention to participate posted with the RFP? Are you expecting a Letter of intention for this RFP Response 20 No, you simply need to submit copies of your technical proposal and financial proposal on or before the close date. Question no. 4 Les échantillons fournis au titre des exigences obligatoires peuvent-ils être les mêmes que ceux fournis au titre des exigences cotées du point R4? Réponse 4 Oui Question no. 5 Au point R4, l’échantillon « c » - lorsque vous dites « un projet qui montre bien l’intégration harmonieuse entre les imprimées et les publications sur le Web », que voulez-vous dire exactement? Par exemple, si nous avons conçu un rapport aux fins d’impression, préparé des documents PDF qui seront publiés sur le Web et produit une version HTML du même rapport, qui sera également publiée sur le Web, peut-on considérer cela comme une intégration « harmonieuse »? Manifestement, une version PDF du rapport affiché sur le Web aura exactement la même apparence que la version imprimée/conçue. La version en langage HTML du gouvernement, qui doit être accessible, ne ressemblera pas au document original. Merci de confirmer. Réponse 5 Par harmonieuse nous ne voulons pas dire identique. Le document imprimé ou le document PDF devra être adapté au format HTML. Ce que nous voulons savoir, c’est de quelle façon il sera adapté au format HTML. Les renseignements contenus dans les éléments cotés sont plus explicites : Les formats imprimés et électroniques sont-ils complémentaires – ont-ils la même apparence et les mêmes éléments de texte? Le contenu et la conception sont-ils adaptés de manière logique à chaque format? Si l’échantillon n’est que dans un seul format (l’échantillon a, p. ex.), notez plutôt l’élément ci-dessous sur 15 et n’accordez aucun point pour cet élément-ci. Question no. 6 À la page 42, à l’exigence cotée 1, vous dites : « Si l’entreprise nomme un concepteur artistique, un concepteur principal, un représentant de compte, un correcteur d’épreuves, un graphiste, 2 points pour chacun – jusqu’à concurrence de quatre employés (8 points) ». Mais comme vous énumérez ici 5 types d’employés, je suppose que vous n’accorderez des points que pour 4 employés, même si on en fournit 5? Réponse 6 Différents types d’employés sont énumérés à titre d’exemple. Nous donnons 2 points pour chacun, jusqu’à concurrence de quatre employés (8 points). Le fait d’offrir plus de quatre employés ne vous permet pas ici d’accumuler des points supplémentaires. Question 7 De quelle façon voulez-vous qu’on vous fournisse les supports visuels des exemples? Des impressions d’écran, placées directement dans la proposition, suffisent-elles ou préférez-vous des copies papier (pour les documents imprimés, bien entendu)? Réponse 7 Nous préférerions une copie papier, dans la mesure du possible. Question 8 Devons-nous soumettre une copie dûment remplie de l’annexe C (Projets réalisés pour des clients donnés en référence) pour chacun des 3 exemples fournis dans notre proposition? Réponse 8 Non, l’annexe C est un exemple de questions que nous pourrions vous poser. Au cours de la période d’évaluation des propositions techniques, l’Office peut exiger que les ressources soient soumises à une entrevue de la part de l’équipe d’évaluation de l’Office. Les participants en seront informés si cela s’avère nécessaire. Question 9 Les certifications, faut-il les inclure dans un appendice de la proposition technique ou les soumettre sous pli séparé? Réponse 9 Veuillez inclure les certifications dans la proposition technique. Elles peuvent faire l’objet d’un appendice. Question 10 Au point M2 - Échantillons, on demande une lettre (télécopie, lettre, courriel, facture) du client confirmant que le projet a été exécuté et/ou un lien vers le projet en ligne. Pourriez-vous préciser si on communiquera avec les ressources des projets réalisés pour des clients donnés en référence, indiquées à l’annexe C? Réponse 10 Les ressources ne seront pas nécessairement contactées. Au cours de la période d’évaluation des propositions techniques, l’Office peut exiger que les ressources soient soumises à une entrevue de la part de l’équipe d’évaluation de l’Office. Les participants en seront informés si cela s’avère nécessaire. Question 11 Le terme « gestionnaire de projet » est-il synonyme de « représentant de compte » dans votre demande de proposition? Réponse 11 Oui. Question 12 Point M3 Langues officielles. Nous travaillons depuis plus de 30 ans dans les deux langues officielles et tous nos concepteurs ont beaucoup d’expérience en conception de matériel bilingue. Nous ne pouvons toutefois pas faire la présentation en français, même si nous pouvons réaliser les projets en français. Serons-nous écartés suivant les critères obligatoires si nous ne pouvons faire la présentation en français? Réponse 12 Nous aimerions modifier la DP en changeant l’exigence obligatoire sur les langues officielles. Nous ne voulons pas exiger des entreprises qu’elles présentent et offrent les services dans les deux langues officielles, mais uniquement qu’elles fournissent des produits bilingues. Question 13 M2 Échantillons. Pour l’exemple A, vous mentionnez « pour une importante publication ministérielle ». Pouvez-vous préciser ce que vous entendez par « ministérielle »? Cela signifie-t-il que des rapports annuels et autres documents importants pour des ministères ne sont pas acceptables? Réponse 13 « Ministérielle » signifie « de nature ministérielle », ce qui inclut des rapports annuels ou d’autres documents du même genre produits pour les ministères. Question 14 R1 Qualifications. La description des projets auxquels a participé chacun des concepteurs que nous devons produire est semblable à celle exigée dans l’énoncé de travail. Vous demandez beaucoup de détails sur chacun. Combien de projets pertinents doit-on vous fournir par concepteur au point R1? Réponse 14 Nous n’exigeons pas un nombre précis de projets pertinents par concepteur. L’objectif est de démonter que le personnel a déjà participé à des projets de portée et de nature comparables à celles décrites dans l’énoncé de travail. Il n’est pas nécessaire d’être extrêmement explicite. Il vous suffit d’indiquer dans quelle mesure vos employés répondent aux exigences cotées. Question 15 Nous aimerions savoir si le tableau de Graphic and web design services mandatory criteria grid Mandatory Criteria (voir capture d’écran ci-jointe) doit être complété par nous et vous être retourné? Response 15 Non. Le tableau est pour votre information seulement. C'est notre grille d'évaluation et nous compléterons le tableau nous-mêmes. Question 16 Pour les membres de l’équipe, on parle de « proof reader » (voir capture d’écran). De quel niveau de vérification d’épreuves l’Office des transports a-t-il besoin: 1. vérification simple pour s’assurer que les corrections demandées par l’Office sont faites? OU 2. lecture et révision d’épreuves exhaustive pour suggérer à l’Office d’apporter des corrections et/ou modifications au texte (orthographe, syntaxe, etc.? Response 16 Le « proof reader » pourra faire la vérification simple et contrôler la qualité du travail. Question 17 Dans la grille des taux horaires, au point 5 (Photography) de l'annexe C, est-ce le taux horaire du photographe que vous désirez obtenir? Response 17 Oui, c'est le taux horaire du photographe. Question 18 Critère obligatoire M1. Barème de prix (appendice C). Le contenu de cette section est-il le même que celui de la section Proposition financière de la DP? Réponse 18 Oui. Au point M1, nous voulons nous assurer que vous avez rempli la section de la DP portant sur la proposition financière. Question 19 M2. Échantillons, « donnez 3 exemples de travaux de conception graphique et de conception Web réalisés au cours des trois dernières années ». Le contenu doit-il être exactement le même que celui qui doit être fourni au point R4 des critères cotés? Réponse 19 Oui. Question 20 Aucune lettre d’intention de participer n’est affichée avec la demande de proposition? Vous attendezvous à une lettre d’intention pour la présente DP? Réponse 20 Non, il vous suffit de soumettre de copies de vos propositions technique et financière au plus tard à la date de fermeture.
