25 CR_du_25-01-2013

CR réunion bureau ACRV du 25/01/2013
Participants : Beaucoup de monde à cette réunion dédiée à l’organisation de la Randonnée Val Essonne Edition
2013. Il serait trop long de lister tous les participants qui se reconnaitront. Merci à tous pour votre implication dans cet
événement !
Rédacteur : Olivier.
1 – Sujets débattus à la réunion
Organisation de la Randonnée Val Essonne Edition 2013. Notre randonnée annuelle – évènement phare de la vie
du club – aura lieu le 17 février 2013. Nous avons absolument besoin de vous tous le Samedi 16 février et Dimanche
17 février. Merci déjà de réserver ce WE dans vos agendas! Régine vous a envoyé personnellement un email
pour connaître votre présence le Samedi et/ou le Dimanche. Il manque encore quelques réponses, merci de
lui indiquer par retour d’email (OUI ou NON) et les jours (SAMEDI et/ou DIMANCHE). Il est important de
compter les forces en présence !
Autorisations administratives, c’est tout bon !
Régine précise que tous les retours des mairies sont favorables, après envoi des tracés. Retour positif également de
la préfecture. La mairie de Bouville a précisé qu’une battue était organisée ce jour-là sur leur secteur. Elle en avisait
la société de chasse. Mais pas de problème, simplement inviter les participants à la randonnée de rester sur le tracé
des parcours. « Les chemins sont ouverts à tous ».
Régine revalide avec la mairie de Cerny toutes les demandes en terme d’intendance (remise de clés du gymnase,
montage des barnums, point de lavage, information des gardiens etc…)
Ravitaillement
Côté ravitaillement, Philippe a toujours un contact qui peut nous fournir une partie du ravitaillement. La liste des
besoins est établie. En fonction de ce que Philippe peut obtenir via son contact, le reste sera acheté à l’Intermarché
d’Itteville. Pour la boulangerie et la viennoiserie, Régine se renseigne.
Documents de la Randonnée
Toutes les maquettes des différents documents étant finalisés - Olivier doit fournir par email le détail du règlement
qui sera imprimé au verso du document d’inscription -, on peut lancer les photocopies.
Joseph se propose pour les photocopies en format A3, pour les affiches de ville sur papier jaune. Il peut effectuer
aussi une petite volumétrie de photocopies A4. Olivier lui enverra par email les fichiers nécessaires. Robert et Joseph
assureront l’affichage en ville comme les années précédentes.
Nouvel appel aux forces vives
Un nouveau pointage des volontaires pour aider à l’organisation de la randonnée (Samedi 16 février et 17 février)
révèle une quarantaine de participants. C’est bien : mais un appel est fait aux amis, conjoint(es) et grands ados pour
venir en renfort. Ils seront évidemment les bienvenus et on saura toujours trouver une tâche adaptée à leur
disponibilité et leurs talents !
Un appel général est fait : nous sommes à la recherche de réchauds électriques et réchauds à gaz. Merci de
contacter Régine. En effet, la demande en boisson chaude risque d’être plus importante si le temps est au froid.
Nous allons essayer de proposer sur un ravitaillement intermédiaire des boissons chaudes et bien sûr au gymnase.
Donc il faudra être en mesure de chauffer des quantités d’eau importantes.
Publicité de la Randonnée et Tractage
Beaucoup de moyens sont mis en œuvre pour diffuser l’information et faire la publicité de notre randonnée :
 Les affiches en magasin (Régine tient à votre disposition des affiches que vous pourrez proposer
d’afficher dans les vitrines des magasins ou sur votre voiture)
 Le recensement sur les sites internet (http://www.velovert.com/evenement_39399/rando-valessonne, http://www.vetete.com/rando_vtt/6j3d4z/la_rando_val_essonne) et vous pouvez faire un
tour sur le site officiel de la randonnée (http://club.quomodo.com/rando-vtt-valessonne), Facebook,
forums.
 Invitations par email aux dirigeants de clubs et participants des éditions précédentes
 Magazines
 Tracts déposés en magasins de sport et distribués sur les parebrises des voitures au départ des
randonnées organisées de la 1ère quinzaine de février.
A ce propos, 3 randonnées sont identifiées pour la distribution de tracts. Nous avons besoin de volontaires pour
procéder à cette distribution.
 L’hivernale à Larchant (77) le 3 février (http://www.vetete.com/rando_vtt/1oj335/l_hivernale): c’est une
randonnée réputée difficile, à inscriptions limitées mais avec des participants très motivés. Il peut être
intéressant de tracter là-bas malgré la distance : Laurent (Papy) + Alexandre seraient candidats pour la
distribution. A confirmer (?)
 Bondoufle (91) le 10 février
(http://www.vetete.com/system/affiches/3053/original/affiche_bondoufloise_2013.jpg?1358360646):
Didier et Clément sont volontaires pour la distribution.
 Malesherbes (45) – 10 février (http://www.cyclomalesherbois.fr): Philippe assure la distribution, mais il est
seul : qui peut l’aider?
Pour rappel, le principe est simple. Il est conseillé d’arriver après 9h30 : on est assuré que tous les participants sont
déjà sur les parcours : donc un maximum de voitures à garnir de prospectus. Il est également possible de déposer un
petit tas à l’arrivée, en ayant la correction d’informer les organisateurs. Plus nombreux on est, plus c’est rapide !
Balisage des parcours
Votre présence est importante le Samedi 16 février après-midi : des petits groupes de vététistes seront formés et
effectueront chacun le balisage d’une portion des parcours. Nicolas et Didier font le point des différents panneaux et
fléchages nécessaires. Joseph peut faire les impressions qui manquent. Nicolas et Didier coordonnent la fabrication
ou la réfection des panneaux existants. Vous recevrez par email des précisions sur l’organisation de cet après-midi
du 16 février.
2 – Agenda de février 2013 du Club
Week-end 2/3 Février
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Samedi : RDV à 14h15, départ 14h30. Retour à 17h00.
Dimanche : départ de Cerny sur proposition (voir forum).
Week-end 9/10 Février
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Samedi : RDV à 14h15, départ 14h30. Retour à 17h00.
Dimanche : départ de Cerny sur proposition (voir forum).
Week-end 16/17 Février
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Samedi : Balisage de la randonnée Val Essonne (précisions envoyées par email).
Dimanche : Randonnée Val Essonne Edition 2013 !
Week-end 23/24 Février
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Samedi : RDV à 14h15, départ 14h30. Retour à 17h00.
Dimanche : départ de Cerny sur proposition (voir forum).
3 – Autres randonnées extérieures possibles
10 Février :
o 5ème rallye vtt à Bondoufle (91)
http://www.vetete.com/system/affiches/3053/original/affiche_bondoufloise_2013.jpg?1358360646
o Les Roches Malesherboises à Malesherbes (45) http://www.cyclomalesherbois.fr
24 février :
o Randonnée des retrouvailles à Ormoy (91)
http://www.vetete.com/rando_vtt/dd4dfl/la_randonnee_des_retrouvailles
4– Autres Dates importantes
Prochaine réunion du bureau : Vendredi 15 Février – 21h00 – Salle Delaporte 1er étage. Réunion ouverte à tous.
Le sujet principal pour cette réunion : organisation de la rando Val Essonne 2013
Et toujours le site du Club http://club.quomodo.com/acrv avec toutes les infos de dernière minute, le planning à jour et
les forums. Attention certaines informations sont réservées aux personnes qui se sont inscrites sur le site. N’hésitezpas à vous inscrire et à participer aux forums. Plus d’infos ou assistance, contacter Nicolas ou Olivier.