Dossier de partenariat
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Journées Francophones d’Hépato-gastroentérologie ncologie Digestive & d’Oncologie 2017 20 17 Société Nationale Française de Gastro-Entérologie Thématique Le vieillissement Invité LE QUÉBEC 23 / 26 MARS www.jfhod.com PALAIS DES CONGRÈS DE PARIS Dossier de Partenariat JFHOD Partenaires industriels des JFHOD 2016 ................................................................ p.4 Modalités d’attribution des partenariats ................................................................. p.5 Stands..................................................................................................................... p.7 Badges exposants .................................................................................................. p.9 Publicités & parrainages ......................................................................................... p.10 Symposiums, ateliers & matinales .......................................................................... p.22 Technocenters ........................................................................................................ p.27 Prestations complémentaires ................................................................................. p.29 Inscriptions de groupes .......................................................................................... p.33 Bon de commande ................................................................................................. p.36 Conditions générales de ventes ............................................................................. p.40 Réservations hôtelières pour les groupes .............................................................. p.44 VOS CONTACTS STANDS, SYMPOSIUMS, MATINALES, ATELIERS, PUBLICITES & PARRAINAGES Amaury LEFEBVRE Tél. : +33 (0)4 78 176 285 [email protected] Gratiane PICCHETTI JFHOD 2017 c/o Live! 59, quai Rambaud 69002 Lyon - France Tél. : +33 (0)4 78 176 176 Tél. : +33 (0)4 78 176 170 [email protected] INSCRIPTIONS DE GROUPES Gwenaelle VALOT Tél. : +33 (0)4 78 176 206 [email protected] Retrouvez les informations et documents pratiques destinés aux partenaires industriels sur le site www.jfhod.com, espace Exposants/Partenaires 1 SOMMAIRE Les JFHOD ............................................................................................................. p.2 LES JFHOD Organisées par la SNFGE, Société Nationale Française de Gastro-Entérologie, en collaboration avec la FMC-HGE, Association Nationale Française de Formation Continue en Hépato-Gastro-Entérologie, les JFHOD, Journées Francophones d’Hépato-gastroentérologie et d’Oncologie Digestive, sont le congrès francophone de référence des maladies et cancers de l’appareil digestif et le second congrès européen de la spécialité en terme d’affluence. Les JFHOD rassemblent chaque année environ 4 000 congressistes parmi lesquels des hépato-gastroentérologues et oncologues, mais également des chirurgiens digestifs, pédiatres gastroentérologues, chercheurs, radiologues, internistes, biologistes, anatomo-pathologistes, médecins généralistes, internes, étudiants en médecine… et les infirmiers du GIFE. A chaque édition, une thématique proche de l’hépato-gastroentérologie et de l’oncologie digestive est mise en avant, un pays francophone et une société savante européenne sont invités. En 2017 : - la thématique sera le vieillissement ; - l’invité francophone sera le Québec représenté par l’AGEQ, Association des Gastro-Entérologues du Québec ; - Les chercheurs du CECED, Club d'études des cellules épithéliales digestives, tiendront leur congrès au sein des JFHOD comme tous les 3 ans. Une soixantaine de partenaires industriels participent également chaque année aux JFHOD à travers une exposition de plus de 1 600 m2 de stands, des symposiums, des matinales, des ateliers, des technocenters et diverses formes de partenariats. COMITE D’ORGANISATION SNFGE, Société Nationale Française de Gastro-Entérologie FMC-HGE, Association Nationale Française de Formation Continue en HépatoGastro-Entérologie Frank ZERBIB, président Robert BENAMOUZIG Christian BOUSTIERE Pierre COULOM Béatrice DUPIN Jean-Louis PAYEN Contact : Charlotte FAFART-TOUZARD Directeur exécutif de la SNFGE Tél. : +33 (0)1 83 95 48 08 [email protected] 2 PARTENAIRES SCIENTIFIQUES ACHBT Association de Chirurgie Hépato-Biliaire et de Transplantation hépatique AFEF Association Française pour l'Étude du Foie CONSEIL SCIENTIFIQUE Frank ZERBIB, président Marc BELLAICHE Robert BENAMOUZIG Christian BOUSTIERE CECED Club d'études des cellules épithéliales digestives Philippe BULOIS CHDH Club d'Histopathologie Digestive et Hépatique Michel DAPOIGNY FFCD Fédération Francophone de Cancérologie Digestive GERCOR Groupe Coopérateur Multidisciplinaire en Oncologie Christophe BUREAU Alain COUVINEAU Philippe DUCROTTE Jean-Noël FREUND David FUKS David LAHARIE David MALKA Muriel MATHONNET François PIGOT Michel ROBASZKIEWICZ Janick SELVES GETAID Groupe d'Etude Thérapeutique des Affections Inflammatoires du Tube Digestif Christine SILVAIN GFHGNP Groupe Francophone d‘Hépatologie Gastroentérologie et Nutrition Pédiatriques Christophe TOURNIGAND GFNG Groupe Français de NeuroGastroentérologie SFCD Société Française de Chirurgie Digestive SFED Société Française d'Endoscopie Digestive Julien TAIEB Jean-Pierre TASU INVITE LE QUEBEC représenté par l’AGEQ, Association des Gastro-Entérologues du Québéc SIAD Société d'Imagerie Abdominale et Digestive SNFCP Société Nationale Française de Colo-Proctologie UNICANCER Fédération Française des Centres de Lutte Contre le Cancer 3 PARTENAIRES INDUSTRIELS 2016 A. LEGRAND LABORIE/MMS ABBVIE LIFE PARTNERS EUROPE ALFA WASSERMANN PHARMA LILLY AMGEN MAYOLY SPINDLER AOHUA MEDIAM PHARMA APTALIS MEDICAL INNOVATIONS BAXALTA MEDTRONIC BIOCODEX MEDWORK BOSTON SCIENTIFIC MENDES SA BOUCHARA RECORDATI MERCK BUHLMANN MSD CELGENE NORGINE COOK MEDICAL NOVARTIS COUSIN ENDOSURG OLYMPUS DOCTOLIB OTSUKA ECHOSENS PENTAX ELSAN PFIZER ELSEVIER MASSON ROCHE FERRING SANOFI FUJIFILM SHIRE GILEAD SONOSCANNER HEPATOLIEN SONOSCAPE HEXAMEDICAL SUPERSONIC IMAGINE HOSPIRA TAKEDA INTERCEPT THERABEL IPSEN THERADIAG JANSSEN VIFOR PHARMA JJSBF JOHN LIBBEY EUROTEXT 4 GRILLE DE CALCUL POUR LE CLASSEMENT DES PARTENAIRES INDUSTRIELS DE LA SNFGE Le classement de la SNFGE est déterminé par la hauteur de l’investissement financier annuel des partenaires industriels dans les actions et outils de la SNFGE entre le 1er avril de l’année N et le 31 mars de l’année N+1, ainsi que leur fidélité. Pour le calcul, les investissements financiers pris en compte, avec des coefficients différents, sont : v LA PARTICIPATION AUX JFHOD - Coefficient 1 ü stands ü symposiums, matinales, ateliers et technocenters ü partenariats et publicités ü inscriptions de groupes MODALITES D’ATTRIBUTION DES PARTENAIRIATS L’attribution des partenariats (stands, publicités, parrainages, symposiums, ateliers, matinales, technocenters) proposés pour les Journées Francophones d’Hépatogastroentérologie et d’Oncologie Digestive (JFHOD) se fait pour chaque édition, en deux temps et selon l’ordre du classement des partenaires industriels de la SNFGE. ü prestations diverses (location de salles de réunion, etc.) ü bonus fidélité : calculé selon le nombre d’années de présence avec un stand depuis 2009 (1ère année des JFHOD, francophones nouvelle version). Valorisation : 2 000 € /année v LES PARTENARIATS DIRECTS AVEC LA SNFGE - Coefficient 1 ü contributions financières pour le développement d’outils ou de services de la SNFGE quel que soit le support (papier, sites Internet, smartphones, tablettes, etc.) ü contributions financières directes pour l’organisation d’actions ou d’évènements de formation médicale continue de la SNFGE ü contributions financières directes pour toute action grand public organisée directement par la SNFGE (campagnes de prévention, outils de communication, événements, etc.) ü rétribution financière de la SNFGE pour son expertise quel qu’en soit la forme (intervention d’experts, participation à des boards, validation d’outils, etc.) dans le cadre d’un contrat ou d’une convention de partenariat ü rémunération de la SNFGE pour une prestation de service autre que son expertise v LES DONS DIRECTS AU FONDS DE RECHERCHE DE LA SNFGE - Coefficient 1 ü dons directs à la SNFGE pour son fonds de recherche 5 v LA PARTICIPATION AU COURS INTENSIF DE LA SNFGE (couplé à VidéoDigest) - Coefficient 0,5 ü stands ü symposiums, ateliers et technocenters ü partenariats et publicités v LES BOURSES & PRIX SOUS EGIDE DE LA SNFGE - Coefficient 0,5 ü bourses et prix des partenaires industriels sous égide de la SNFGE favorisant la recherche en hépato-gastroentérologie et en oncologie digestive Une fois le classement établi, 5 catégories de partenaires industriels sont distinguées : Partenaires Platine ≥ 200 000 € Partenaires Or ≥ 150 000 € Partenaires Argent ≥ 110 000 € Partenaires Bronze ≥ 90 000 € Partenaires Privilèges ≥ 45 000 € Les partenaires majeurs (Platine, Or, Argent et Bronze) sont affichés avec leurs logos sur la page des partenaires du site Internet de la SNFGE (www.snfge.org). Les autres partenaires industriels sont affichés dans l’ordre alphabétique. La SNFGE se réserve le droit d’élargir la liste des partenaires privilèges à un niveau d’investissement inférieur à celui indiqué. ORDRE D’ATTRIBUTION DES PARTENARIATS Suite au classement des partenaires industriels de la SNFGE, l’attribution des partenariats pour les JFHOD s’organise en deux temps : 1) Pour les partenaires majeurs et privilèges : Le choix se fait lors de rendez-vous à la SNFGE, selon l’ordre du classement. Si, exceptionnellement, un partenaire ne peut pas être présent physiquement au rendez-vous, il peut faire son choix - avec accord préalable de la SNFGE - par téléphone au moment précis de son rendez-vous. Sinon, s’il n’est ni présent physiquement, ni par téléphone, il perd son tour. 2) Pour les autres partenaires : Le choix se fait après celui des partenaires majeurs et privilèges, dans l’ordre d’arrivée des réservations et de la réception des bons de commande signés. Dans les deux cas, les réservations ne seront considérées comme valides qu’après réception du bon de commande dûment rempli et signé et de l’acompte de 50%. 6 STANDS SURFACE NUE 550 € HT/M2 Surface nue sans aménagement ni mobilier, qui doit obligatoirement être équipée par l’exposant. Le prix de location du stand nu donne droit aux prestations suivantes à l’exclusion de toute autre : R l’usage du stand pendant la durée de l’exposition et les périodes de montage et de démontage ; R les services de coordination du congrès pendant les périodes de montage et de démontage des stands et pendant la durée de l’exposition ; R les services de nettoyage des stands en fin de journée ; R le gardiennage des zones publiques de l’exposition à l’exclusion des surfaces des stands qui restent sous la responsabilité des exposants ; R un nombre forfaitaire de badges exposants dont certains donnant accès aux sessions (cf. partie « Badges exposants ») ; R l’annonce de votre présence dans le programme, sur le site www.jfhod.com et l’application JFHOD pour smartphones et tablettes. STAND PRE-EQUIPE 650 € HT/M2 Stand composé de cloisons standard (hauteur 2,50 m), de moquette, d’une enseigne avec le nom de l’exposant (modèle unique). Le prix de location du stand pré-équipé donne droit aux prestations suivantes à l’exclusion de toute autre : R l’usage du stand pendant la durée de l’exposition et les périodes de montage et de démontage ; R la fourniture et l’installation d’un stand modulaire ; R les services de coordination du congrès pendant les périodes de montage et de démontage des stands et pendant la durée de l’exposition ; R les services de nettoyage des stands en fin de journée ; R le gardiennage des zones publiques de l’exposition à l’exclusion des surfaces des stands qui restent sous la responsabilité des exposants ; R un nombre forfaitaire de badges exposants dont certains donnant accès aux sessions (cf. partie « Badges exposants ») ; R l’annonce de votre présence dans le programme, sur le site www.jfhod.com et l’application JFHOD pour smartphones et tablettes. 7 STAND CLEFS EN MAIN 900 € HT/M² Stand composé de cloisons standard (hauteur 2,50 m), de moquette, d’une enseigne avec le nom de l’exposant (modèle unique) et de certains équipements (table, chaises, spots, porte-documents, etc.). Le prix de location du stand clefs en main donne droit aux prestations suivantes à l’exclusion de toute autre : R le stand équipé avec : - moquette aiguilletée de couleur au choix : bleu, gris foncé, vert et beige - cloisons traditionnelles gainées de coton gratté de couleur au choix : rouge, beige, bleu, gris clair et vert - une réserve de 1m² avec une porte fermant à clef - deux enseignes avec le nom de l’exposant sur tête de cloison - un boîtier électrique de 3 kW - trois spots à tige de 100 W - une banque et un tabouret - une table et 3 chaises - un porte-documents - une poubelle - une patère R les services de coordination du congrès pendant les périodes de montage et de démontage des stands et pendant la durée de l’exposition ; R les services de nettoyage des stands en fin de journée ; R le gardiennage des zones publiques de l’exposition à l’exclusion des surfaces des stands qui restent sous la responsabilité des exposants ; R un nombre forfaitaire de badges exposants dont certains donnant accès aux sessions (cf. partie « Badges exposants ») ; R l’annonce de votre présence dans le programme, sur le site www.jfhod.com et l’application JFHOD pour smartphones et tablettes. Pour chaque type de stand, toute autre installation ou prestation supplémentaire est à la charge de l’exposant et devra faire l’objet d’une demande via le dossier technique ou d’un bon de commande. Si deux sociétés souhaitent partager un stand, elles doivent réserver à minima 6m2 par société. L’exposition est ouverte les 4 jours du congrès : • du jeudi 23 au samedi 25 mars 2017 de 8h30 à 18h30* • et le dimanche 26 mars 2017 de 8h30 à 15h00* Le montage est prévu le 22 mars* et le démontage le 26 mars à partir de 15h30*. *Les horaires définitifs seront communiqués ultérieurement avec le dossier technique. EN RESERVANT UN STAND, LE PARTENAIRE S’ENGAGE A ASSURER UNE PRESENCE SUR SON STAND PENDANT LES 4 JOURS DU CONGRES DANS LES HORAIRES DE L’EXPOSITION. 8 BADGES EXPOSANTS BADGES EXPOSANTS Il y a deux types de badges exposants : ü le badge exposant simple donnant accès uniquement à l’exposition ü le badge exposant accès sessions donnant accès à l’exposition et à toutes les sessions du congrès Les badges doivent impérativement être portés dans toute l’enceinte du congrès (stands, sessions, etc.). Chaque partenaire est seul responsable de la liste des noms transmise à l’organisation des JFHOD pour ses badges exposants « simples » et « accès aux sessions ». Toute personne se présentant sur place et n’étant pas dans cette liste devra régler un badge exposant pour avoir accès au congrès. Les badges peuvent être retirés dès la veille du congrès à l’accueil à partir de 16h00 sur présentation d’une pièce d’identité. Ils sont nominatifs et ne peuvent être retirés que par la personne concernée. Le forfait de badges exposants fournis avec la réservation d’un stand est au prorata du nombre de m2 du stand : Badges exposants « simples » Badges exposants « accès aux sessions » 9m2 4 1 10 à 20m2 8 2 21 à 40m2 15 3 41 à 70m2 20 5 71 à 100m2 45 7 +100m2 60 10 Surface du stand Badges exposants supplémentaires : ü BADGE EXPOSANT SIMPLE 20 € HT/BADGE ü BADGE EXPOSANT ACCES SESSIONS 300 € HT/BADGE ATTENTION ! Les badges exposants simples et accès sessions sont exclusivement réservés aux personnels et médecins salariés de votre société et ne peuvent en aucun cas être utilisés pour vos médecins invités. Si l’un de vos invités est surpris avec un badge exposant au nom de votre société, son inscription vous sera facturée après le congrès au tarif d’une inscription sur place non membre. 9 PUBLICITES & PARRAINAGES Toutes les publicités, tous les messages, supports… doivent être validés par la SNFGE. APPLICATION SMARTPHONES & TABLETTES JFHOD 15 000 € HT Parrainage de l’application officielle du congrès disponible pour les smartphones et tablettes utilisant les systèmes Apple, Android, Blackberry et Windows Phone. Contenu de l’application : programme, résumés, plan du congrès, possibilité de poser des questions « SMS » aux intervenants, de voter pour le prix du public du meilleur poster de son choix, sondage, etc. En 2016, l’application a été téléchargée 1 460 fois et ouverte 30 279 fois, soit autant de visualisation du logo du partenaire. R À l’ouverture de l’application, apparaîtra ce message : « Avec le soutien institutionnel de + votre logo ». R Votre parrainage sera annoncé dans le programme, ainsi que sur le site www.jfhod.com. NOTIFICATION PUSH VIA L’APPLICATION JFHOD 2 500 € HT Envoi d’une notification push personnalisée aux congressistes* ayant téléchargé l’application JFHOD 2017. Ces notifications push peuvent être utilisées pour inviter les congressistes à venir sur votre stand, à se rendre à votre symposium, atelier, matinale ou au technocenter. 2 notifications au maximum par partenaire industriel. Les textes doivent être envoyés avant le congrès et validés préalablement par la SNFGE. Le nombre de caractères par notification est limité à 140 espaces compris. *Sous réserve d’acceptation des notifications par l’utilisateur Calendrier des notifications push pouvant être sponsorisées : N°1 : jeudi 23 mars 2017 - matinée N°2 : jeudi 23 mars 2017 - après-midi N°3 : vendredi 24 mars 2017 - matinée N°4 : vendredi 24 mars 2017 - après-midi N°5 : samedi 25 mars 2017 - matinée N°6 : samedi 25 mars 2017 - après-midi N°7 : dimanche 26 mars 2017 - matinée 10 SONDAGE VIA L’APPLICATION JFHOD 10 000 € HT Mise en place d’un sondage personnalisé accessible via l’application JFHOD. 1 seul sondage pendant le congrès. R Une quinzaine de questions maximum. R Page d’accueil de votre sondage avec votre logo. R Mise à disposition pour les 4 jours, de 9h00 à 17h00 les jeudi, vendredi et samedi, et de 9h00 à 13h00 le dimanche, d’une hôtesse équipée d’un iPad qui invitera les congressistes sur votre stand et dans l’exposition à répondre à votre sondage. R Annonce de votre sondage par l’envoi d’une notification push chaque jour du congrès aux utilisateurs* de l’application JFHOD. R Annonce de votre sondage via les écrans plasma situés au sein de l’exposition qui diffusent en boucle des informations du congrès. R Livraison des données brutes. *Aux congressistes qui ont accepté de recevoir les notifications WiFi DU CONGRES + MOT DE PASSE 8 000 € HT Parrainage du WiFi mis à disposition des congressistes gratuitement au sein du congrès avec nom de votre société en mot de passe. R Votre logo sur la page d’accueil de la connexion WiFi du congrès, avec le message « Votre connexion WiFi vous est offerte par + votre logo ». R Le nom de votre société est le mot de passe d’accès au réseau WiFi (8 caractères au minimum et 15 au maximum). R Affichage des accès WiFi (nom du réseau et nom de votre société comme mot de passe) sur les badges des participants, sur l’espace cyber et sur les écrans plasma situés au sein de l’exposition qui diffusent en boucle des informations du congrès. RUBRIQUE PROGRAMME DU SITE INTERNET JFHOD.COM 5 000 € HT Bandeau publicitaire exclusif intégré en haut de la rubrique programme du site jfhod.com. Du 1er juillet 2015 au 31 mars 2016, cette rubrique a été visitée 16 132 fois sur le site www.jfhod.com. Format du bandeau : 728 pixels de largeur, sur 90 pixels de hauteur, en quadri. R Bandeau publicitaire de votre choix : invitation à participer à votre symposium, atelier, matinale ou technocenter, annonce de votre présence au congrès, invitation à vous retrouver sur votre stand, publicité institutionnelle ou produit, simplement votre logo… R Possibilité d’un bandeau avec un lien renvoyant vers votre site internet ou un document PDF. 11 NEWSLETTERS DES JFHOD : BANDEAU PUBLICITAIRE 3 000 € HT Bandeau publicitaire intégré en haut des newsletters des JFHOD 2017 envoyées à près de 14 000 adresses emails du fichier du congrès, permettant une communication auprès de tous les congressistes. R Bandeau publicitaire de votre choix : invitation à participer à votre symposium, atelier, matinale ou technocenter, annonce de votre présence au congrès, invitation à vous retrouver sur votre stand, publicité institutionnelle ou produit, simplement votre logo… R Possibilité d’un bandeau avec un lien renvoyant vers votre site internet ou un document PDF. Format du bandeau : 704 pixels de largeur, sur 83 pixels de hauteur, en quadri. Nous préconisons l'utilisation d'une image fixe, type jpeg. Mais si vous souhaitez diffuser un bandeau animé, certaines versions de logiciels (Windows Mobile 7 et Outlook 2007/2010) n'affichent pas l'animation complète mais uniquement la première image. Par conséquent, nous recommandons donc que le message principal soit sur la première image. 3 bandeaux publicitaires maximum par partenaire industriel. Newsletters JFHOD pouvant être sponsorisées* : N°1 : 21 novembre 2016 - Annonce de l’ouverture des inscriptions en ligne N°2 : 12 décembre 2016 - Rappel inscriptions en ligne au tarif préférentiel A N°3 : 10 janvier 2017 - Mise en ligne du synopsis du programme sur le site jfhod.com N°4 : 30 janvier 2017 - Mise en ligne du programme sur le site jfhod.com et information sur la plateforme JFHOD pour la réalisation de posters en ligne N°5 : 17 février 2017 - Ouverture des inscriptions pour la JFHOD Run N°6 : 27 février 2017 - Information sur les inscriptions obligatoires pour les ateliers des partenaires industriels et derniers jours pour s’inscrire au tarif préférentiel A N°7 : 3 mars 2017 - J-2 avant clôture du tarif A N°8 : 6 mars 2017 - Rappel information sur la plateforme JFHOD pour la réalisation de posters en ligne et, selon partenariats, informations sur parcours thématique, sondage… N°9 : 10 mars 2017 - Rappel sur les inscriptions obligatoires pour les ateliers des partenaires industriels et les inscriptions pour la JFHOD Run N°10 : 13 mars 2017 - Mise en ligne des résumés sur site jfhod.com et snfge.org N°11 : 17 mars 2017 - J-2 avant clôture des inscriptions en ligne au tarif B et information sur l’application JFHOD N°12 : 20 mars 2017 - Information pré-accueil et pass temporaire en ligne, rappel sur les inscriptions obligatoires pour les ateliers des partenaires industriels N°13 : 28 mars 2017 - Bilan participation JFHOD 2017 et date de l’édition 2018 N°14 : 31 mars 2017 - Annonce mise en ligne des certificats de présence *Calendriers et contenus indicatifs. Ils peuvent faire l’objet de modifications ou d’informations complémentaires. 12 SYNOPSIS DU PROGRAMME 6 500 € HT Publicité exclusive sur le synopsis diffusé (envoi postal) à 7 500 contacts environ 1 mois ½ avant le congrès. Format 15 x 21 cm + 1,5 cm de fond perdu, quadri. R Publicité de votre choix : programme de votre symposium, atelier, matinale ou technocenter, publicité institutionnelle ou produit, ou simplement votre logo… R Possibilité sur demande d’un tiré à part (avec au choix la même publicité ou une autre) pour votre propre diffusion (visite médicale, courrier, autre événement, etc.) avec un supplément correspondant simplement aux coûts techniques supplémentaires (exécution, impression, livraison). PROGRAMME : PUBLICITES Publicités dans le programme officiel du congrès, imprimé à 4 500 exemplaires, insérés dans les mallettes congressistes, et dont la version pdf sera mise en ligne sur le site www.jfhod.com avant le congrès. Format 15 x 21 cm + 1,5 cm de fond perdu, quadri R Publicité de votre choix : programme de votre symposium, atelier, matinale ou technocenter, publicité institutionnelle ou produit, ou simplement votre logo… ü 4ème de couverture 5 500 € HT ü 2ème de couverture 4 500 € HT ü 3ème de couverture 3 500 € HT ü Page intérieure 2 500 € HT MARQUE-PAGES DU PROGRAMME 5 000 € HT Publicité exclusive sur le marque-pages du programme du congrès. Format 5 x 21 cm + 1,5 cm de fond perdu, quadri, recto/verso. R Publicité de votre choix, 2 visuels différents ou 1 visuel identique recto/verso : programme de votre symposium, atelier, publicité produit, ou simplement votre logo… PROGRAMME DE POCHE 6 000 € HT Publicité exclusive sur le programme de poche du congrès qui est inséré au dos des portes-badges des participants. Format 10 x 14,5 cm + 1,5 cm de fond perdu, quadri. R Publicité de votre choix : programme de votre symposium, atelier, matinale ou technocenter, publicité institutionnelle ou produit, ou simplement votre logo… 13 LIVRE DES RESUMES 15 000 € HT Parrainage exclusif du livre qui regroupe tous les résumés des communications orales et des posters présentés aux JFHOD, imprimé en édition limitée (1 000 exemplaires), et dont la version pdf sera mise en ligne sur les site www.jfhod.com et www.snfge.org avant le congrès. Format 15 x 21 cm cm + 1,5 cm de fond perdu, quadri. R Votre logo sur la première de couverture du livre, précédé de la mention « Avec le soutien institutionnel de + votre logo ». R Publicité de votre choix en 4ème de couverture: programme de votre symposium, atelier ou technocenter, publicité institutionnelle ou produit, ou simplement votre logo… R Mise à disposition des exemplaires en exclusivité sur votre stand. R Diffusion d’une newsletter, en amont du congrès, annonçant la distribution du livre des résumés en exclusivité sur votre stand. R Information sur le congrès invitant les congressistes à venir retirer le livre des résumés sur votre stand via la signalétique et les écrans d’informations du congrès. R Mise en ligne de la version pdf du livre des résumés sur les sites www.jfhod.com www.snfge.org. Possibilité d’impression d’exemplaires supplémentaires sur devis. PARCOURS THEMATIQUES Parrainage du programme des sessions d’une même thématique. Thématiques proposées : v v v v Cancer colorectal Carcinome hépatocellulaire Cancers autres (hors CCR et CHC) Coloproctologie v v v v Endoscopie Hépatologie (hors CHC) Intestin/Nutrition/TFI MICI v Œsophage/Estomac v Pancréas/Voies biliaires Tarif pour une thématique : ü FORMULE SIMPLE 5 000 € HT/thématique R Mise en page (version pdf) d’un mini-programme de la thématique choisie avec votre logo en couverture + une publicité de votre choix intégré à l’application JFHOD. ü OU FORMULE COMPLETE 10 000 € HT/thématique R Mise en page (version pdf) d’un mini-programme de la thématique choisie avec votre logo en couverture + une publicité de votre choix intégré à l’application JFHOD. R Diffusion* en direct sur votre stand des sessions scientifiques et de FMC (hors sessions des autres partenaires industriels) de la thématique choisie, et de votre atelier si vous en organisez un. R Information sur votre parrainage et la diffusion sur votre stand des sessions de la thématique choisie via une newsletter, la signalétique et les écrans plasma situés au sein de l’exposition qui diffusent en boucle des informations du congrès. *Seules la source de diffusion et l’installation de la connexion sont comprises dans le tarif indiqué. L’écran, le boîtier électrique, et tous les autres équipements sont en supplément. Possibilité d’impression d’exemplaires sur devis. 14 PLATEFORME JFHOD-POSTERS.COM Parrainage exclusif d’un service aux auteurs pour la réalisation en ligne, l’impression et la livraison sur le congrès de leurs posters. Format du bandeau : 728 pixels de largeur, sur 90 pixels de hauteur, en quadri. ü FORMULE SIMPLE 6 000 € HT R Sur la page d’accueil de la plateforme, bandeau publicitaire de votre choix : invitation à participer à votre symposium, atelier, matinale ou technocenter, annonce de votre présence au congrès, invitation à vous retrouver sur votre stand, publicité institutionnelle ou produit, simplement votre logo… R Votre parrainage sera annoncé sur le site www.jfhod.com et via une newsletter adressée aux auteurs de posters et à tout le fichier emailings des JFHOD. ü OU FORMULE COMPLETE 10 000 € HT R Sur la page d’accueil de la plateforme, bandeau publicitaire de votre choix : invitation à participer à votre symposium, atelier, matinale ou technocenter, annonce de votre présence au congrès, invitation à vous retrouver sur votre stand, publicité institutionnelle ou produit, simplement votre logo… R Votre parrainage sera annoncé sur le site www.jfhod.com et via une newsletter adressées aux auteurs de posters et à tout le fichier emailings des JFHOD. R Possibilité d’un bandeau avec un lien renvoyant vers votre site internet ou un document PDF. R Remise de son poster à l’auteur dans un tube d’affiche avec dessus annonce de votre parrainage : « « Avec le soutien institutionnel de + votre logo ». PLAN DE L’EXPOSITION 5 000 € HT Parrainage du plan de l’exposition affiché au sein du congrès et remis aux congressistes (format A4) à l’accueil lors du retrait de leur badge (4 500 exemplaires). R Votre logo en quadri à l’emplacement de votre stand en exclusivité (les autres exposants auront seulement leur nom indiqué à leur emplacement). R Sur la version remise aux congressistes à l’accueil, mention supplémentaire « Ce plan vous est offert par + votre logo ». 15 CORDONS DES BADGES DU CONGRES 8 000 € HT 5 000 cordons de badges personnalisés à vos couleurs, remis aux congressistes avec leur badge. Fourniture par vos soins des 5 000 exemplaires. R Choix de la personnalisation des cordons à vos couleurs : nom de votre société, logo, nom de produit, etc. R Choix d’y apposer ou pas le logo ou la mention JFHOD 2017. MALLETTES CONGRESSISTES 2 500 € HT 4 200 mallettes personnalisées à vos couleurs, remises aux congressistes, contenant notamment le programme officiel du congrès. Fourniture par vos soins des 4 200 exemplaires. Format minimum : H : 37 cm, L : 29 cm, P : 7,5 cm. R Choix de la personnalisation des mallettes à vos couleurs : nom de votre société, logo, produit, etc. R Choix d’y apposer ou pas le logo des JFHOD 2017. R Insertion d’un document ou objet publicitaire de votre choix (programme de votre symposium, plaquette produits…) hors stylos ou blocs-notes dans les mallettes. BLOCS-NOTES DU CONGRES 2 500 € HT 4 200 blocs-notes personnalisés à vos couleurs, insérés dans les mallettes remises aux congressistes. Fourniture par vos soins des 4 200 exemplaires. R Choix de la personnalisation des blocs-notes à vos couleurs : nom de votre société, logo, produit, programme de votre symposium, atelier, matinale ou technocenter, etc. R Choix d’y apposer ou pas le logo des JFHOD 2017. STYLOS DU CONGRES 2 500 € HT 4 200 stylos personnalisés à vos couleurs, insérés dans les mallettes remises aux congressistes. Fourniture par vos soins des 4 200 exemplaires. R Choix de la personnalisation des stylos à vos couleurs : nom de votre société, logo, produit, etc. R Choix d’y apposer ou pas le logo des JFHOD 2017. 16 PACK DU CONGRESSISTE (BLOCS-NOTES + STYLOS) 4 000 € HT 4 200 ensembles blocs-notes + stylos personnalisés à vos couleurs, insérés dans les mallettes remises aux congressistes. Fourniture par vos soins des 4 200 exemplaires. R Choix de la personnalisation des blocs-notes et des stylos à vos couleurs : nom de votre société, logo, produit, etc. R Choix d’y apposer ou pas le logo des JFHOD 2017. INSERTION DANS LES MALLETTES DES CONGRESSISTES 3 000 € HT Insertion dans la mallette remise aux congressistes. Format A4 maximum, poids maximum 290 grammes/insertion. Fourniture par vos soins des 4 200 exemplaires de votre insertion. R Insertion du document ou objet de votre choix (encart publicitaire, revue, clé USB, portecartes, etc.) hors blocs-notes et stylos. PUBLICITE A L’ENTREE OU LA SORTIE DU CONGRES Accueillez les congressistes, soyez le 1er à être vu ou donnez leur rendez-vous l’an prochain grâce à votre(s) publicité(s) située(s) sur les portes et/ou vitres de l’entrée du congrès (niveau 2 du Palais des congrès de Paris). Offre non cumulable avec une publicité sur les allées de moquette. ü PORTES D’ENTREE OU DE SORTIE 6 000 € HT Tarif pour deux portes (frais techniques compris), à l’entrée ou la sortie d’un même côté, au choix côté Paris ou côté Neuilly. Format du visuel à fournir : hauteur 195,50 cm x largeur 99,50 cm, quadri. R Affichage de la publicité de votre choix : programme de votre symposium, atelier, matinale ou technocenter, publicité institutionnelle ou produit, ou simplement votre logo… v VITRES DES ESCALATORS 6 000 € HT Tarif pour deux vitres (frais techniques compris), d’un même côté, à l’entrée ou la sortie au choix côté Paris ou côté Neuilly. Format du visuel à fournir : hauteur 1,965 m x largeur 5,18 m, quadri. R Affichage de la publicité de votre choix : programme de votre symposium, atelier, matinale ou technocenter, publicité institutionnelle ou produit, ou simplement votre logo… 17 ü OU PACK ENTREE OU PACK SORTIE 10 000 € HT Tarif pour deux portes et deux vitres (frais techniques compris), d’un même côté, à l’entrée ou la sortie au choix côté Paris ou côté Neuilly. Format des visuels à fournir : Portes : hauteur 195,50 cm x largeur 99,50 cm, quadri. Vitres : 5,18 m de largeur sur 1,965 m de hauteur, quadri. R Affichage de la publicité de votre choix : programme de votre symposium, atelier, matinale ou technocenter, publicité institutionnelle ou produit, ou simplement votre logo… SIGNALETIQUE SUR MOQUETTE 10 000 € HT Impression de votre logo sur des flèches au sol, des deux entrées du congrès jusqu’à votre stand. R Base 20 flèches avec votre logo (surface maximale 1 m² ; création de fichier, fabrication, pose et dépose incluses). ÉCRANS D’AFFICHAGE DYNAMIQUE DEVANT LES SALLES DES SESSIONS 9 000 € HT Nouveauté ! Bandeau publicitaire intégré en haut des écrans dynamiques qui indiquent l’avancée des sessions et qui sont situés devant chaque salle. R Bandeau publicitaire de votre choix : invitation à vous retrouver sur votre stand, publicité institutionnelle ou produit, simplement votre logo… Format à fournir : image fixe (jpeg) Tarif pour la diffusion d’une publicité pendant les 4 jours du congrès. 18 ÉCRANS D’INFORMATION DU CONGRES 3 000 € HT Publicité sur les écrans plasma situés au sein de l’exposition qui diffusent en boucle des informations du congrès. Format à fournir : image fixe (jpeg), ou film (avi ou mp4) de 30 secondes maximum et sans son. Tarif pour la diffusion d’une publicité pendant les 4 jours du congrès. R Publicité de votre choix : programme de votre symposium, atelier, matinale ou technocenter, publicité institutionnelle ou produit, ou simplement votre logo… ESP@CE CYBER 5 000 € HT Parrainage de l’espace cyber situé au sein de l’exposition. Doté d’ordinateurs, il offre aux congressistes un accès Internet. R Affichage de votre logo sur l’espace cyber et l’écran d’accueil des ordinateurs. R Possibilité de disposer un kakémono totem avec votre publicité (réalisé par vos soins) sur l’espace. PACK RECHARGEMENT 6 000 € HT Nouveauté ! Parrainage de l’espace et des tours de rechargement situé au sein de l’exposition et permettant aux congressistes de recharger leurs téléphones, tablettes, et ordinateurs. R Affichage de votre logo sur l’espace de rechargement et les tours de rechargement. R Possibilité de disposer un kakémono totem avec votre publicité (réalisé par vos soins) sur l’espace de rechargement. 19 ESPACES DE VIDEO-RETRANSMISSION 5 000 € HT Parrainage des deux espaces situés au sein de l’exposition permettant la retransmission vidéo d’une session quand la salle est pleine ou à défaut du Grand Amphithéâtre (hors session des partenaires industriels). R Affichage de votre logo sur les espaces de vidéo-retransmission. R Possibilité de disposer un kakémono totem avec votre publicité (réalisé par vos soins) sur chaque espace. ESPACE D’ENSEIGNEMENT ELECTRONIQUE (EEE) 5 000 € HT Parrainage de l’espace situé au sein de l’exposition permettant la consultation de vidéos pédagogiques, d’interviews d’experts et des posters électroniques. En 2016, cet espace a enregistré 2 819 visites pendant les JFHOD. R Insertion de votre logo sur la signalétique de l’EEE. R Affichage de votre logo sur l’écran d’accueil des ordinateurs. R Possibilité de disposer un kakémono totem avec votre publicité (réalisé par vos soins) sur l’espace. ESPACE REPOS 7 000 € HT Parrainage de l’espace repos situé au sein de l’exposition offrant aux congressistes un espace calme pour se poser, travailler et échanger avec leurs collègues. R Votre logo sur l’espace repos. Format : 2,20 m de largeur maximum, quadri R Publicité(s) sur les 2 côtés du poteau de votre choix : institutionnelle, produit, programme de votre symposium, atelier, matinale ou technocenter ou simplement votre logo… Au choix pour vos publicité(s) : 2 visuels différents ou 1 visuel identique. Format : largeur 1,50 m x hauteur 2,50 m, quadri 20 LA JFHOD RUN v PARRAINAGE MULTI-PARTENAIRES* 5 000 € HT/PARTENAIRE v OU PARRAINAGE EXCLUSIF 30 000 € HT Nouveauté ! Parrainage d’une course conviviale de 5 km organisée le dimanche matin du congrès et ouverte à tous les participants aux JFHOD (congressistes et exposants). R Annonce de votre parrainage et affichage de votre logo sur les supports de communication de la JFHOD Run et lors de l’annonce des lauréats le dimanche matin en plénière. * Si pas de réservation de parrainage exclusif GASTROQUIZZ 5 000 € HT/PARTENAIRE Nouveauté ! Parrainage multi-partenaires d’un concours entre équipes universitaires (4 internes HGE par ville) basé sur le principe de « Questions pour un champion » avec des sessions éliminatoires (QCU d’hépato-gastroentérologie) le samedi du congrès et la finale (questions ouvertes) le dimanche matin avec remise de prix à l’équipe gagnante. R Annonce de votre parrainage et affichage de votre logo sur les supports de communication du GastroQuizz et lors de la remise du prix à l’équipe gagnante le dimanche matin. UNE AUTRE IDEE ? N’HESITEZ PAS A NOUS EN FAIRE PART 21 SYMPOSIUMS, ATELIERS & MATINALES La SNFGE propose à ses partenaires industriels d’organiser des symposiums, ateliers et matinales pendant les JFHOD, Journées Francophones d’HépatoGastroentérologie et d’Oncologie Digestive. ü les matinales se déroulent les vendredi et samedi matin de 7h20 à 8h20 ; ü les ateliers se déroulent les jeudi, vendredi et samedi de 13h00 à 14h20 ; ü et les symposiums se déroulent les jeudi, vendredi et samedi de 18h30 à 20h00. Ces sessions se tiennent obligatoirement dans l’enceinte du congrès, n’empiètent pas sur le programme des JFHOD et sont réservés (sauf pour les symposiums) exclusivement aux personnes inscrites au congrès. Le partenaire industriel qui souhaite réserver une matinale, atelier ou un symposium doit obligatoirement avoir un stand sur le congrès. La validation des demandes, le choix des intervenants et l’attribution des jours et des salles se fait selon le règlement ci-dessous de la SNFGE. REGLEMENT POUR L’ORGANISATION DES SYMPOSIUMS, ATELIERS ET MATINALES PARTENAIRES Le partenaire qui souhaite organiser un symposium, un atelier ou une matinale au sein des JFHOD, s’engage à respecter intégralement ce règlement. NOUVEAU - TRES IMPORTANT : tous les partenaires industriels organisant un atelier au sein des JFHOD, devront obligatoirement mettre en place un système de pré-inscriptions (par mail, ou via une plateforme en ligne ou autre) avant le congrès géré par eux-mêmes. L’organisation des JFHOD leur fournira des tickets que les congressistes pré-inscrits viendront retirer sur le stand du partenaire et qu’ils devront présenter à l’entrée de l’atelier pour y accéder. Le partenaire peut bien évidemment réserver un certain nombre de places pour ses invités mais devra leur remettre aussi un ticket pour qu’ils aient accès à son atelier. Règles concernant les intervenants ü Un intervenant ne peut pas participer à plus de deux symposiums et/ou ateliers. ü Dans le cas où un intervenant participerait à deux ateliers et/ou symposiums, il ne peut en aucun cas avoir deux fois la même fonction, c’est-à-dire qu’il peut être une seule fois modérateur (ou rôle équivalent) et une seule fois orateur. ü Le partenaire industriel qui organise un atelier ou un symposium a la responsabilité d’en informer les intervenants auxquels il souhaite faire appel et doit s’assurer auprès de ces derniers qu’ils ne sont pas engagés dans plus de deux autres ateliers ou symposiums, et qu’ils n’ont pas deux fois la même fonction. Le cas échéant, le partenaire industriel devra trouver un autre intervenant pour son atelier ou son symposium. ü Vos intervenants ne sont pas inscrits d’office au congrès. Il vous revient donc de vous assurer qu’ils sont bien inscrits, sinon ils devront régler une inscription sur place pour avoir accès au congrès. 22 v LES DEMANDES DE RESERVATION DE SYMPOSIUMS, D’ATELIER & DE MATINALES Les réservations se font comme pour les autres partenariats en deux temps : 1) Pour les partenaires majeurs et privilèges : les réservations se font lors de rendezvous à la SNFGE, selon l’ordre du classement. 2) Pour les autres partenaires : les réservations se font après celui des partenaires majeurs et privilèges, dans l’ordre d’arrivée des demandes qui doivent être adressées par mail à Gratiane PICCHETTI ([email protected]). Lors de la demande de réservation d’atelier, matinale ou symposium, il est obligatoire d’indiquer a minima la thématique de la session souhaitée. Lorsqu’un partenaire industriel fait une réservation d’atelier, il s’engage à l’organiser quelque soit le jour et la salle attribués par la SNFGE, même si ce ne sont pas ceux souhaités. Seuls les partenaires Platine et Or peuvent choisir au moment de leur rendez-vous le jour de leur atelier s’il n’y a pas un autre atelier sur la même thématique déjà positionné ce jour là. Mais ils ne peuvent pas choisir la salle, ni sa capacité. Pour les matinales et les symposiums, tous les partenaires industriels peuvent au moment de leur réservation choisir le jour s’il n’y a pas une autre matinale ou un autre symposium sur la vmême LESthématique ETAPES positionné ce jour là. Mais ils ne peuvent pas choisir la salle, ni sa capacité. v ENVOI DES PRE-PROGRAMMES Les pré-programmes doivent être adressés par mail à Charlotte Fafart-Touzard ([email protected]) au plus tard le vendredi 7 octobre 2016 avec les informations suivantes : ü le titre provisoire ou définitif du symposium, de l’atelier ou de la matinale ; ü le pré-programme le plus détaillé possible ; ü et les noms des modérateurs et orateurs pressentis que vous aurez préalablement contactés et informés des règles énoncées précédemment ; La SNFGE peut refuser un atelier, matinale ou symposium si elle estime que le programme proposé par le partenaire n’a pas sa place au sein du congrès. v LA CONFIRMATION DE VOTRE RESERVATION ET L’ATTRIBUTION DES JOURS Après réception de tous les pré-programmes, la SNFGE attribuera les jours et salles de leur tenue selon notamment les critères suivants : ü l’intérêt scientifique et pédagogique de la matinale, de l’atelier ou du symposium ; ü l’ordre d’arrivée des demandes, notamment en cas de conflit d’intervenant ou de thématique ; ü et les jours et salles attribués les années précédentes. La confirmation de votre matinale, atelier ou symposium, le jour de sa tenue et la salle vous seront communiqués au plus tard le vendredi 28 octobre 2016. v ENVOI DES PROGRAMMES ET DES NOMS DES INTERVENANTS DEFINITIFS Le programme complet et détaillé et la liste de tous vos intervenants (noms, prénoms, villes) définitifs avec l’adresse mail ou le lien internet pour les pré-inscriptions des congressistes devront être adressés par mail à Charlotte Fafart-Touzard ([email protected]) au plus tard le vendredi 2 décembre 2016. Après cette date nous ne pourrons plus garantir l’insertion de votre matinale, atelier ou symposium dans le programme officiel des JFHOD. 23 SYMPOSIUM PARTENAIRE Jeudi, vendredi et samedi de 18h30 à 20h00. ü EXCLUSIF 78 000 € HT Aucun autre symposium partenaire n’est programmé en parallèle de votre symposium. Ce tarif comprend les prestations suivantes à l’exclusion de toute autre : R La mise à disposition au choix de l’Amphi bleu (826 places) ou la salle Maillot* (380 places). R La sonorisation et l’équipement audio-visuel de base. R La mise à disposition de 4 hôtesses. R Le scan des badges (2 douchettes) et la remise de la liste des participants** comprenant : nom, prénom, n° RPPS (si information indiquée par le congressiste lors de son inscription ou le partenaire qui l’a invité), organisme, adresse postale. R L’annonce et le programme de votre symposium dans le programme officiel du congrès, sur le site www.jfhod.com et sur l’application JFHOD. R L’insertion d’un document de votre choix (programme de votre symposium, plaquette produits…hors objet publicitaire) dans les mallettes congressistes. R L’accès à votre symposium pour tous les membres de votre société ayant un badge exposant. R La possibilité d’inviter des personnes extérieures au congrès sur invitation (uniquement pour la durée du symposium ; invitation à présenter par vos invités pour accéder au symposium). R La mise à disposition d’une salle de réunion pendant 2 heures pour la répétition et la préparation de votre symposium (sur demande au préalable et sous réserve de disponibilités). R La mise en ligne, sur votre demande, de votre symposium sous forme de conférence-live*** sur le site www.snfge.org. Toute modification du format original est à votre charge. R 2 badges exposants avec accès aux sessions****. R L’affichage de votre logo et du titre de votre symposium sur les écrans situés au-dessus de la porte d’entrée de votre salle. R Nouveauté ! Sur demande un infodécor personnalisé à vos couleurs avec caméra fixe, pour un symposium exclusif se tenant dans l’Amphi bleu uniquement. ü NON EXCLUSIF 45 000 € HT 2 symposiums en parallèle avec impérativement des thématiques différentes. Possibilité uniquement si pas de réservation de symposium exclusif. Ce tarif comprend, à l’exclusion de toute autre, les prestations décrites ci-dessus pour le symposium exclusif sauf celle concernant la salle mise à disposition remplacée par la suivante : R La mise à disposition d’une salle de 380 places (salle Maillot ou 252AB)*. * La possibilité d’aménager l’Amphi bleu 2 heures avant n’est possible que pour un symposium exclusif de se tenant le jeudi car les autres jours les salles sont occupée par les sessions du congrès jusqu’à 18h20. ** L’organisation du congrès se décharge de toute responsabilité concernant l’exactitude des informations renseignées par les participants ou ceux qui les invitent au moment de leur inscription. *** Les conférences-live sont les présentations powerpoint des intervenants auxquelles sont associées le son de leurs présentations orales (cf. www.snfge.org, rubrique JFHOD, conférences live). **** les badges exposants donnant accès aux sessions sont exclusivement réservés aux personnels et médecins salariés de votre société et ne peuvent en aucun cas être utilisés pour vos médecins invités. 24 ATELIER PARTENAIRE Jeudi, vendredi et samedi de 13h00 à 14h20. ü FORMULE SIMPLE 39 500 € HT Ce tarif comprend les prestations suivantes à l’exclusion de toutes autres : R La mise à disposition d’une salle*. R La sonorisation et l’équipement audio-visuel de base. R La mise à disposition de 2 hôtesses. R L’annonce et le programme de votre atelier dans le programme officiel du congrès, sur le site www.jfhod.com et sur l’application JFHOD. R L’insertion d’un document de votre choix (programme de votre atelier, plaquette produits…hors objet publicitaires) dans les mallettes congressistes. R L’accès à votre atelier pour tous les membres de votre société ayant un badge exposant. R 1 badge exposant avec accès aux sessions**. R La mise en ligne, sur votre demande, de votre atelier sous forme de conférence-live*** sur le site www.snfge.org. Toute modification du format original est à votre charge (frais techniques). R L’affichage de votre logo et du titre de votre atelier sur les écrans situés au-dessus de la porte d’entrée de votre salle. R La fourniture des tickets d’accès à votre atelier à remettre par vos soins sur votre stand aux congressistes qui s’y sont inscrits. La restauration (lunch boxes) pour les participants à votre atelier est à votre charge et doit être commandée directement par vos services auprès d’un des traiteurs agréés du Palais des Congrès de Paris. Si vous n’avez pris le forfait nettoyage de 200 € HT et que la salle n’est pas rendue propre et débarrassée des lunch boxes, le forfait vous sera facturé a posteriori. ü FORMULE CLEFS EN MAIN 48 500 € HT Ce tarif comprend les prestations décrites ci-dessus pour l’atelier partenaire simple et les prestations suivantes à l’exclusion de toute autre : R Le scan des badges (2 douchettes) et la remise de la liste des participants**** comprenant : nom, prénom, n° RPPS (si information indiquée par le congressiste lors de son inscription ou le partenaire qui l’a invité), organisme, adresse postale. R La fourniture de la restauration (lunch boxes) ***** pour les participants à votre atelier déjeuner. R La retransmission-vidéo ****** de votre atelier sur votre stand. R Nouveauté ! Le nettoyage de la salle et le débarrassage des lunch boxes. * La salle est attribuée par la SNFGE en fonction du sujet et des autres ateliers en parallèle. ** les badges exposants donnant accès aux sessions sont exclusivement réservés aux personnels et médecins salariés de votre société et ne peuvent en aucun cas être utilisés pour vos médecins invités. *** Les conférences-live sont les présentations powerpoint des intervenants auxquelles sont associées le son de leurs présentations orales (cf. www.snfge.org, rubrique JFHOD, conférences live). **** L’organisation du congrès se décharge de toute responsabilité concernant l’exactitude des informations renseignées par les participants ou ceux qui les invitent au moment de leur inscription. ***** Le choix de la restauration est faite exclusivement par l’organisation des JFHOD et le prix est indépendant de la capacité de la salle. ****** Seules la source de diffusion et l’installation de la connexion sont comprises dans le tarif indiqué. L’écran, le boîtier électrique, et tous les autres équipements sont en supplément. 25 MATINALE PARTENAIRE 23 500 € HT Vendredi et samedi de 7h20 à 8h20. Ce tarif comprend les prestations suivantes à l’exclusion de toute autre : R La mise à disposition d’une salle*. R La sonorisation et l’équipement audio-visuel de base. R La mise à disposition de 2 hôtesses. R Un café d’accueil (café, thé, jus de fruits, viennoiseries) pour les participants à votre matinale. R L’annonce et le programme de votre matinale dans le programme officiel du congrès, sur le site www.jfhod.com et sur l’application JFHOD. R L’insertion d’un document de votre choix (programme de votre matinale, plaquette produits, etc) dans les mallettes congressistes. R L’accès à votre matinale pour tous les membres de votre société ayant un badge exposant. R La mise en ligne, sur votre demande, de votre matinale sous forme de conférence-live** sur le site www.snfge.org. Toute modification du format original est à votre charge (frais techniques). R L’affichage de votre logo et du titre de votre matinale sur les écrans plasma au-dessus de la porte d’entrée de votre salle. * La salle est attribuée par la SNFGE en fonction du sujet et des autres ateliers en parallèle. ** Les conférences-live sont les présentations powerpoint des intervenants auxquelles sont associées le son de leurs présentations orales (cf. www.snfge.org, rubrique JFHOD, conférences live). Toutes les prestations complémentaires et les équipements proposés par l’organisation congrès ne peuvent être confiés à un prestataire extérieur ou fournis par vous-même. Toute autre prestation et besoin technique non proposé est à votre charge et doit être préalablement validé par l’organisation du congrès. 26 TECHNOCENTERS La SNFGE propose à ses partenaires industriels, et plus particulièrement aux firmes de matériel médical (endoscopie, coloproctologie, chirurgie, exploration fonctionnelle, élastométrie, etc.) d’organiser des technocenters pendant les Journées Francophones d’Hépato-Gastroentérologie et d’Oncologie Digestive. Les technocenters se déroulent les jeudi, vendredi et samedi de 9h00 à 12h30 et de 14h30 à 18h00. Ils se tiennent obligatoirement dans l’enceinte du congrès, n’empiètent pas sur le programme des JFHOD et sont réservés exclusivement aux personnes inscrites au congrès. Le partenaire industriel qui souhaite réserver un technocenter doit obligatoirement avoir un stand sur le congrès. Si le partenaire qui réserve le technocenter utilise le matériel médical (endoscopie, colonne, échographe, etc.) d’une autre société cette dernière doit soit avoir un stand sur le congrès, soit partager le stand (12m2 au minimum) d’un autre exposant. La validation des demandes, le choix des intervenants se fait selon le règlement ci-dessous de la SNFGE. REGLEMENT POUR L’ORGANISATION D’UN TECHNOCENTER Le partenaire qui souhaite organiser un technocenter au sein des JFHOD, s’engage à respecter intégralement ce règlement. Chaque session doit être composée d’une partie « conférence » et d’une partie « atelier pratique ». Elle peut être organisée soit en sessions répétées (par exemple : 1 x 3h, 2 x 1h30, 3 x 1 heure), soit en sessions différentes successives, soit en une seule session à multiples volets. Les sessions se tiennent obligatoirement dans l’enceinte du congrès dans un lieu dédié, divisé en un espace de conférence pour 35 personnes environ et un espace pour les ateliers pratiques. Un projet collaboratif de plusieurs partenaires (ayant chacun un stand au sein du congrès ou en partageant dans les conditions définies ci-dessus) peut être proposé. Règles concernant les intervenants ü Un intervenant ne peut pas participer à plus de deux technocenters. ü Le partenaire industriel qui organise un technocenter a la responsabilité d’en informer les intervenants auxquels il souhaite faire appel et doit s’assurer auprès de ces derniers qu’ils ne sont pas engagés dans plus de un autre technocenter. Le cas échéant, le partenaire industriel devra trouver un autre intervenant pour son technocenter. ü Vos intervenants ne sont pas inscrits d’office au congrès. Il vous revient donc de vous assurer qu’ils sont bien inscrits, sinon ils devront régler une inscription sur place pour avoir accès au congrès. Le programme des sessions est libre : présentation de produit, discussion interactive, démonstration sur modèle animal (méthode EASIE®…) mais doit être élaboré impérativement en collaboration avec un responsable scientifique. Le matériel médical, mannequins et modèles animaux nécessaires doivent impérativement être fournis par le partenaire organisant la session. Dans le cadre des modèles animaux le partenaire s’engage également à évacuer à ses frais les déchets dans les règles sanitaires en vigueur. 27 v LES DEMANDES DE RESERVATION DE TECHNOCENTER Les réservations se font comme pour les autres partenariats en deux temps : 1) Pour les partenaires majeurs et privilèges : les réservations se font lors de rendezvous à la SNFGE, selon l’ordre du classement. 2) Pour les autres partenaires : les réservations se font après celles des partenaires majeurs et privilèges, dans l’ordre d’arrivée des demandes qui doivent être adressées par mail à Charlotte Fafart-Touzard ([email protected]). Lors de sa demande de réservation de technocenter, le partenaire industriel choisit son jour en fonction des disponibilités restantes à ce moment là. La SNFGE peut refuser un technocenter si elle estime que le programme proposé par le partenaire n’a pas sa place au sein du congrès ou ne correspond pas à l’objectif d’un technocenter. v L’ENVOI DES PROGRAMMES ET DES NOMS DES INTERVENANTS DEFINITIFS Le programme complet et détaillé et la liste de tous vos intervenants (noms, prénoms, villes) définitifs devront être adressés par mail à Charlotte Fafart-Touzard ([email protected]) au plus tard le vendredi 2 décembre 2016. Après cette date nous ne pourrons plus garantir l’insertion de votre technocenter dans le programme officiel des JFHOD. TECHNOCENTER PARTENAIRE 5 000 € HT Jeudi vendredi et samedi de 9h00 à 12h30 et de 14h30 à 18h00. Ce tarif comprend les prestations suivantes à l’exclusion de toute autre : R La mise à disposition de l’espace composé d’une partie « Conférence » et d’une partie « Atelier pratique » d’une capacité de 35 places ; R La labellisation de l’espace avec votre logo pour votre session ; R La sonorisation et l’équipement audio-visuel ; R La mise à disposition d’une hôtesse ; R Le gardiennage de l’espace ; R Le stockage des modèles animaux (estomacs de porc…)* pour la méthode EASIE® uniquement sur demande préalable ; R L’annonce et le programme de votre technocenter dans le programme officiel du congrès, sur le site www.jfhod.com et sur l’application JFHOD. R L’accès à votre technocenter pour tous les membres de votre société ayant un badge exposant R Une salle pour le stockage de votre matériel avant et après votre session ; R Nouveauté ! La mise à disposition d’un vidéo-projecteur haute définition pour l’équipement de la partie conférence. * L’évacuation des modèles animaux est à la charge de et de la responsabilité du partenaire qui organise le technocenter concerné. En cas de non respect de cette clause, l’organisation pourrait facturer les frais engendrés. Toutes les prestations complémentaires et les équipements proposés par l’organisation congrès ne peuvent être confiés à un prestataire extérieur ou fournis par vous-même. Toute autre prestation et besoin technique non proposé est à votre charge et doit être préalablement validé par l’organisation du congrès. 28 PRESTATIONS COMPLEMENTAIRES Toutes les prestations complémentaires et les équipements proposés ci-après par l’organisation congrès ne peuvent pas être confiés à un prestataire extérieur ni fournis par vous-même. Toute autre prestation et besoin technique non proposé est à votre charge et doit être préalablement validé par l’organisation du congrès. Les prestataires extérieurs n’ont pas le droit de traiter directement avec le Palais des congrès mais doivent impérativement passer par le PCO chargé de l’organisation des JFHOD. SCAN DES CONGRESSISTES VIA L’APPLICATION JFHOD Nouveauté ! Le service SCAN de l’application JFHOD pour smartphones et tablettes vous permet de scanner le QR code du badge des congressistes qui viendront sur votre stand* ou à votre symposium*, atelier*, matinale*, technocenter* et de qualifier chaque contact scanné pendant les 4 jours du congrès. R Vous pouvez qualifier vos contacts directement à partir du téléphone ou de la tablette qui utilise ce service. R Vous pouvez exporter en temps réel la liste des personnes scannées avec les informations fournies par le congrès (comprenant : nom, prénom, n° RPPS (si information indiquée par le congressiste lors de son inscription ou le partenaire qui l’a invité)**. Plus la peine d’attendre plusieurs jours après le congrès comme c’est le cas pour l’utilisation de douchettes de scan classiques. R Tous les soirs et à la fin du congrès, un export de l'ensemble des badges scannés, par votre ou vos licences, est adressé par mail aux deux personnes référentes que vous aurez indiquées. R A la fin du congrès, un fichier comprenant : nom, prénom, n° RPPS (si information indiquée par le congressiste lors de son inscription ou le partenaire qui l’a invité)** de l’ensemble des badges scannés par toutes vos licences vous est adressé. ü ACCES AU SERVICE AVEC 1 LICENCE*** 3 500 € HT ü LICENCE SUPPLEMENTAIRE*** 200 € HT * Si vous utilisez le même appareil pour scanner les personnes de votre symposium, atelier, matinale ou technocenter que pour celles venant sur votre stand, les données seront regroupées dans un seul et même fichier excel. Il est donc conseillé de prendre 2 licences dans ce cas là et par conséquent deux appareils (smartphones ou tablettes) distincts. ** L’organisation du congrès se décharge de toute responsabilité concernant l’exactitude des informations renseignées par les participants ou par ceux qui les invitent au moment de leur inscription. *** Une licence peut être utilisée uniquement par un seul appareil (smartphone ou tablette) et a ses identifiant et mot de passe propres qui ne peuvent être utilisés sur un autre appareil. 29 DOUCHETTES DE SCAN ü POUR VOTRE ATELIER, MATINALE OU TECHNOCENTER 1 000 € HT R Mise à disposition de deux douchettes pour la durée de votre atelier, matinale ou de votre technocenter. R Remise d’un fichier excel* 7 à 10 jours après le congrès comprenant : nom, prénom, n° RPPS (si information indiquée par le congressiste lors de son inscription ou le partenaire qui l’a invité), organisme et adresse postale. ü POUR VOTRE STAND 3 500 € HT R Mise à disposition de deux douchettes pendant les 4 jours du congrès**. R Remise d’un fichier excel* 7 à 10 jours après le congrès comprenant : nom, prénom, n° RPPS (si information indiquée par le congressiste lors de son inscription ou le partenaire qui l’a invité), organisme et adresse postale. * L’organisation du congrès se décharge de toute responsabilité concernant l’exactitude des informations renseignées par les participants ou par ceux qui les invitent au moment de leur inscription. ** Les deux douchettes fournies pour votre stand peuvent éventuellement être utilisées lors de votre atelier mais, Aucune distinction ne sera faîte lors de la remise du fichier excel entre les individus scannés sur votre stand et ceux scannés lors de votre atelier. Il est donc recommandé de prendre des douchettes distinctes. Une pièce d’identité vous sera demandée en garantie lors du retrait du matériel à l’accueil exposants au niveau 0 du Palais des Congrès. Elle vous sera rendue lors de la restitution du matériel. QUESTIONS « SMS » VIA L’APPLICATION JFHOD 3 500 € HT Système permettant aux congressistes participant à votre session (matinale, atelier, symposium…) de poser en direct des questions par écrit. Prix pour la durée de votre session. ü Paramétrage de l’application pour votre session. ü Mise à disposition d’un écran spécifique pour la réception des messages par le modérateur de votre session. ü Assistance technique pendant toute la durée de votre session. ü Remise de la liste des questions posées après le congrès. VOTE VIA L’APPLICATION JFHOD 2 500 € HT Système permettant aux congressistes participant à votre session (atelier, symposium technocenter…) de voter pendant la durée de votre session. Prix pour la durée de votre session. R Paramétrage de l’application et intégration de vos questions en amont (20 questions au maximum). R Activation pour la durée de votre session. R Support technique pour affichage des questions/réponses et pendant toute la durée de votre session. 30 BOITIERS DE VOTE ELECTRONIQUE 4 500 € HT Système permettant aux congressistes participant à votre session (matinale, atelier, symposium technocenter…) de voter ou répondre à un sondage pendant la durée de votre session. Prix pour la durée de votre session. CAPTATION VIDEO DE VOTRE SYMPOSIUM, ATELIER OU MATINALE* 2 500 € HT Nouveauté ! Captation et post-production d’une vidéo contenant l’orateur et le powerpoint de sa présentation synchronisé. ü ü ü ü Caméra pour filmer l’orateur. Captation vidéo et post-production. Intégration d’un infodécor aux couleurs du partenaire sur demande Livraison de la vidéo après le congrès * Il appartient au partenaire d’obtenir les autorisations de diffusion des intervenants, de stipuler dans la convention qui le lie à l’intervenant les mentions liées au droit à l’image et à la diffusion de contenu) RETRANSMISSION-VIDEO EN DIRECT DE VOTRE ATELIER Retransmission des interventions (présentations powerpoint projetées en salle et son) de votre atelier en direct sur votre stand ou votre site Internet. ü SUR VOTRE STAND 2 500 € HT v Source de diffusion. v Installation de la connexion et l’assistance technique. L’écran, le boîtier électrique, et tous les autres équipements sont en supplément. ü SUR VOTRE SITE INTERNET* 3 500 € HT v Fourniture du flux vidéo. v Conception et mise à disposition d’une page internet à vos couleurs avec le lecteur et le flux vidéo intégré. * Il appartient au partenaire d’obtenir les autorisations de diffusion des intervenants, de stipuler dans la convention qui le lie à l’intervenant les mentions liées au droit à l’image et à la diffusion de contenu) et de préciser sur la page web de diffusion les mentions « règlementaires » associées. MICRO HF 150 € HT Prix par micro pour la durée de votre session. 31 HOTE/HOTESSE Pour vous aider dans la tenue de votre stand et la distribution de votre documentation, etc. ü A L’HEURE 60 € HT/HEURE ü FORFAIT DEMI-JOURNEE 250 € HT/5 HEURES 8h30-13h30 ou 13h30-18h30 ü FORFAIT JOURNEE 480 € HT/10 HEURES 8h30-18h30 SALLE DE REUNION 300 € HT/HEURE Salle de réunion de 20 personnes maximum. R Les salles de réunion peuvent être louées exclusivement par les partenaires industriels ayant un stand sur le congrès. Elles sont équipées de tables et chaises et installées exclusivement en configuration « réunion ». R Seules les personnes inscrites aux congrès ont accès aux réunions organisées dans ces salles. Toute personne extérieure qui voudrait assister à une de ces réunions devra impérativement s’inscrire au congrès pour y avoir accès. R Les réservations sont possibles selon les disponibilités des salles de réunions. Toute heure commencée est due. VIDEO-PROJECTEUR ü 200 € HT/HEURE ü 500 HT/DEMI-JOURNEE (4 HEURES) ü 800 €/JOUR (8 HEURES) £ FORFAIT MENAGE POUR ATELIER 200 € HT/ATELIER Nettoyage de la salle et débarrassage des lunch boxes après la tenue de l’atelier. POUR TOUT AUTRE BESOIN, N’HESITEZ PAS A NOUS CONTACTER 32 INSCRIPTIONS DE GROUPES Vous souhaitez inviter plus de dix participants : un tarif et des services privilégiés vous sont réservés grâce à « l’offre exclusive partenaires ». TARIF 450 € TTC/CONGRESSISTE (minimum 10 personnes) Ce tarif comprend les prestations suivantes à l’exclusion de toute autre : R L’inscription aux 4 jours du congrès. R La possibilité de retirer les badges de vos invités la veille des JFHOD pour une remise personnalisée par vos soins. R Des inscriptions gratuites pour vos invités selon le nombre d’inscriptions achetées (cf. tableau ci-dessous). R Des badges exposants simples pour vos collaborateurs selon le nombre d’inscriptions achetées (cf. tableau ci-dessous). Inscriptions groupes achetées Inscriptions groupes offertes Badges exposants simples offerts* De 10 à 19 1 1 De 20 à 49 2 2 De 50 à 99 5 3 De 100 à 149 8 5 De 150 à 200 12 7 + de 200 15 (+1 par tranche supplémentaire 10 de 50 inscriptions) * Les badges exposants sont exclusivement réservés aux personnels et médecins salariés de votre société et ne peuvent en aucun cas être utilisés pour vos médecins invités. Si l’un de vos invités est surpris avec un badge exposant au nom de votre société, son inscription vous sera facturée après le congrès au tarif B d’une inscription non membre de 680 € TTC. Le quota de badges exposants offerts est valable exclusivement pour l’achat d’inscriptions de groupes au tarif de 450 € TTC. Les inscriptions sont nominatives et par conséquent les badges strictement personnels. Il est possible pour un partenaire d’inviter moins de 10 personnes (inscriptions individuelles en processus groupes). Il aura également accès à la plateforme de gestion de son groupe mais le tarif appliqué sera le tarif plein A de 530 € TTC jusqu’au 5 mars et après cette date le tarif plein B de 680 € TTC. v PROCESSUS D’INSCRIPTION D’UN GROUPE 1) A partir du 21 novembre 2016 jusqu’au 10 mars 2017, contactez le service inscriptions pour recevoir le bon de commande des inscriptions de groupes à compléter et signer : Gwenaëlle VALOT, tél. : +33 (0)4 78 176 206 - [email protected] 2) Suite à la réception de votre commande, la facture correspondante vous sera adressée pour règlement. 3) Dès réception du règlement de vos inscriptions, vous pourrez accéder à une plateforme en ligne où vous pourrez gérer les inscrits de votre groupe d’invités et effectuer des modifications (changement de coordonnées ou remplacement de l’un de vos participants) jusqu’au 19 mars 2017. L’adresse email de vos invités est un champ obligatoire. 33 v CONDITIONS D’ANNULATION ET DE REMBOURSEMENT Aucun remboursement ne sera effectué en cas de diminution ou de non utilisation des inscriptions achetées, même si un des participants saisis par un groupe était déjà pris en charge par un autre partenaire ou inscrit individuellement. Nous vous encourageons donc à vous assurer auprès de vos invités qu’ils ne sont pris en charge que par vos soins. Les badges perdus ne sont pas remboursés. Le participant ayant égaré son badge devra repayer une inscription au tarif B en vigueur pour avoir accès au congrès. v INFORMATIONS IMPORTANTES CONCERNANT VOS INVITES L’espace Mes JFHOD et documents de vos invités C’est uniquement via cet espace, strictement personnel, que vos invités auront accès à leurs documents personnels tels que leur certificat de présence, leur pass temporaire… Pour cela, vous devez indiquer sur la plateforme d’enregistrement de vos invités leur adresse email et non la vôtre, et vous devez inciter vos invités à valider ou créer, leur espace si ce n’est pas déjà fait sur le site www.jfhod.com avant la tenue du congrès. Sinon, ils n’auront pas accès à leur certificat de présence et autres documents. Ces documents étant personnels ils ne peuvent vous êtes transmis à vous, sauf accord écrit des personnes concernées. RPPS Dans le cadre de la circulaire en date du 29 mai 2013 relative à l’application de l’article 2 de la loi n°2011-2012 du 29 décembre 2011 relative au renforcement de la sécurité sanitaire du médicament et des produits de santé, nous vous demandons désormais de renseigner les coordonnées complètes dont le numéro RPPS et l’adresse postale professionnelle des professionnels de santé français que vous inscrivez au congrès. Confirmation à vos invités de leur inscription Nous ne pouvons pas vous faire parvenir de mails de confirmation d’inscription à vos invités car vous pouvez effectuer des modifications et des remplacements sur la plateforme d’inscriptions en ligne jusqu’au 19 mars 2017. C’est donc à vous de contacter vos invités pour les informer que vous les avez inscrits aux JFHOD 2017. Un tableau récapitulatif de vos inscriptions de groupes vous sera adressé après le 19 mars 2017. Retrait des badges Vos invités pourront retirer leurs badges selon l’une des modalités suivantes, mais pas les deux : 1) Soit via l’accueil personnalisé que vous aurez choisi de leur réserver Cet accueil doit entièrement être organisé par vous. Si vous avez choisi cette option, la personne de chez vous responsable de cet accueil personnalisé devra signer un papier attestant qu’elle a retiré tous les badges de vos invités et qu’elle se charge de les remettre à vos invités. Elle devra aussi laisser un numéro de téléphone portable à l’organisation qui le transmettra si besoin à vos invités qui se présenteront à l’accueil « Inscrits » du congrès pour retirer leurs badges. Ces derniers, une fois récupérés par vos services, ne sont plus sous la responsabilité de l’organisation du congrès. Vous devez remettre à vos invités leurs badges en amont de l’enceinte du congrès (desk d’hôtel par exemple). Ils ne peuvent pas leur être remis sur votre stand car sans badge vos invités n’auront pas accès à l’enceinte du congrès et donc pas accès à votre stand. 34 2) Soit à l’accueil « Inscrits » du congrès Pour tout retrait à l’accueil « inscrits » du congrès, ils devront impérativement présenter une pièce d’identité pour récupérer leur badge. Récupération des certificats de présence de vos invités et liste des badges retirés L’organisation du congrès ne peut pas vous transmettre les certificats de présence de vos invités car ce sont des documents personnels, sauf accord écrit de ces derniers dont il faudra transmettre une copie à l’organisation du congrès. Sans accord écrit, vous devrez demander à vos invités de vous adresser directement leurs certificats de présence. Donc bien veiller à indiquer leurs adresses mail pour qu’ils récupèrent bien leurs certificats. Cependant, sur demande, l’organisation du congrès pourra vous transmettre après le congrès la liste des badges que vous avez attribués et qui ont été retirés. v CALENDRIER POUR VOS INSCRIPTIONS DE GROUPES Du 21 novembre 2016 au 10 mars 2017 : envoi du bon de commande et du règlement de vos inscriptions de groupes. 19 mars 2017 : fin des ajouts et modifications éventuelles de la liste de vos invités sur la plateforme des inscriptions de groupes. 22 mars 2017 : pré-accueil des congressistes et récupération des badges de vos invités par vos soins pour une remise personnalisée si option choisie. 23 mars 2017 : ouverture officielle des JFHOD 2017. 35 Bon de commande (1/4) A adresser rempli, signé et cacheté par courrier ou par mail à Gratiane PICCHETTI - JFHOD 2017 c/ Live ! by GL events 59, quai Rambaud – 69002 Lyon – France I [email protected] RAISON SOCIALE ............................................................................................................................................... SIRET : …………………………TVA intracommunautaire : ..................................................... ADRESSE : ............................................................................................................................ ............................................................................................................................................... Code postal : ……………………………Ville : ………………………………………………. Pays : …………………………..…………… CONTACT Prénom : …………………………..…Nom : ……………………………………………….… Fonction : ………………………………………………………………………………………… Téléphone fixe : ……………………………….… Portable : …………………………….….… Mail : ……………………………..……………@…………………..……………..…………….. COORDONNEES DE FACTURATION SI DIFFERENTES NOM DE LA SOCIETE : ………………………………………………………………………... SIRET : …………………………TVA intracommunautaire : …………………………………. ADRESSE : ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………….…… Code postal : ……………………………Ville : ………………………………………………. Pays : …………………………..…………… DENOMINATION OFFICIELLE SUR LES SUPPORTS DU CONGRES (écrire en lettres capitales) ……………………………………………………………………………………………….…… 36 Bon de commande (2/4) Cochez votre (vos) choix, et selon indiquez les surfaces, quantités et montants en € HT N° Surface Prix HT Total HT STANDS q Surface nue q Stand pré-équipé q Stand clefs en main PUBLICITES & PARRAINAGES 550 €/ m2 € m2 650 €/ m2 € m2 900 €/ m2 € Quantité q Application JFHOD q Notification push via application JFHOD q Sondage via application JFHOD q WiFi du congrès + mot de passe q Rubrique programme du site www.jfhod.com q Newsletters des JFHOD : bandeau publicitaire q Synopsis du programme q Programme : 4 de couverture q Programme : 2 de couverture q Programme : 3 de couverture q Programme : page intérieure q Marque-pages du programme q Programme de poche q Livre des résumés q Parcours thématique formule simple q Parcours thématique formule complète q Plateforme jfhod-posters.com formule simple q Plateforme jfhod-posters.com formule complète q Plan de l’exposition q Cordons des badges du congrès q Mallettes congressistes q Blocs-notes du congrès q Stylos du congrès q Pack du congressiste (blocs notes + stylos) q Insertion dans mallettes congressistes q Publicité sur portes d’entrée ou de sortie q Publicité sur vitres des escalators q Pack publicité entrée ou sortie du congrès q Signalétique sur moquette q Ecrans d’affichage dynamique q Ecrans d’information du congrès q Esp@ce Cyber q Pack rechargement q Espaces de vidéo-retransmission m2 Prix HT Total HT 15 000 € € 2 500 € € 10 000 € € 8 000 € € 5 000 € € 3 000 € € 6 500 € € ème 5 500 € € ème 4 500 € € ème 3 500 € € 2 500 € € 5 000 € € 6 000 € € 15 000 € € 5 000 € € 10 000 € € 6 000 € € 10 000 € € 5 000 € € 8 000 € € 2 500 € € 2 500 € € 2 500 € € 4 000 € € 3 000 € € 6 000 € € 6 000 € € 10 000 € € 10 000 € € 9 000 € € 3 000 € € 5 000 € € 6 000 € € 5 000 € € 37 Bon de commande (3/4) q Espace d’enseignement électronique (EEE) q Espace repos q La JFHOD Run parrainage multi-partenaires q La JFHOD Run parrainage exclusif q GastroQuizz 5 000 € € 7 000 € € 5 000 € € 30 000 € € 5 000 € € SYMPOSIUMS, ATELIERS & MATINALES Quantité q Symposium exclusif q Symposium non exclusif q Atelier formule clefs en main q Atelier formule simple q Matinale TECHNOCENTERS Quantité q Technocenter Total HT 78 000 € € 45 000 € € 48 500 € € 39 500 € € 23 500 € € Prix HT Total HT € 5 000 € PRESTATIONS COMPLEMENTAIRES Quantité q Badge exposant simple q Badge exposant accès sessions q Scan via l’application JFHOD q Licence supplémentaire pour scan l’application q Douchettes pour atelier, matinale ou technocenter q Douchettes pour stand q Questions « SMS » via application JFHOD q Vote via application JFHOD q Boîtiers de vote électronique q Captation vidéo q Retransmission-vidéo d’atelier sur stand q Retransmission-vidéo d’atelier sur Internet q Micro HF q Hôte/Hôtesse à l’heure q Hôte/Hôtesse forfait demi-journée q Hôte/Hôtesse forfait journée q Salle de réunion à l’heure q Vidéo-projecteur à l’heure q Vidéo-projecteur forfait demi-journée q Vidéo-projecteur forfait journée q Forfait ménage atelier q Autre (précisez) …………………………………… Prix HT Prix HT Total HT 20 € € 300 € € 3 500 € € 200 € € 1 000 € € 3 500 € € 3 500 € € 2 500 € € 4 500 € € 2 500 € € 2 500 € € 3 500 € € 150 € € 60 € € 250 € € 480 € € 300 € € 200 € € 500 € € 800 € € 200 € € € € 38 Bon de commande (4/4) TOTAL HT TVA 20% TOTAL TTC Acompte 50% ce jour, soit A joindre obligatoirement au bon de commande (chèque ou copie du virement) pour que la commande soit valide. Solde dû au plus tard le 31 janvier 2017 € € € € PAIEMENT vPar chèque libellé à l’ordre de JFHOD-Live! by GL events vPar virement bancaire (en précisant JFHOD et le nom de votre société) Banque : Rhône-Alpes - Compte N°: 10468 02353 10563500222 clé 04 IBAN : FR76 1046 8023 5310 5635 0022 204 BIC : RALPFR2G Les frais bancaires à la charge du commanditaire Frais de banque pour tout virement bancaire étranger : 30 € Je soussigné(e) déclare avoir pris connaissance des règlements du congrès et des conditions générales de ventes et en accepter sans réserve ni restriction toutes les clauses. Date, nom, signature et cachet : 39 Conditions générales de ventes Introduction 1. ORGANISATION Société Nationale Française de Gastro-Entérologie (SNFGE) 79, boulevard du Montparnasse - 75006 Paris. Commissariat général : Live! by GL events 59, quai Rambaud - CS 80059 - 69002 Lyon - France Tél. : +33 (0)4 78 176 176 / Fax : +33 (0)4 78 176 257 [email protected] En charge de la commercialisation de la manifestation au nom et/ou pour le compte de la SNFGE. On entend par candidat partenaire, toute entité ayant soumis sa candidature à l’Organisation pour participer au Congrès. On entend par adhérent, tout partenaire dont l’admission a été validée par l’Organisation. 2. LIEU ET DATE Palais des Congrès de Paris. Le congrès se tiendra du jeudi 23 mars au dimanche 26 mars 2017. 3. ADMISSION Le bon de commande doit être adressé à : JFHOD 2017 c/o Live! by GL events 59, quai Rambaud - CS 80059 - 69002 Lyon - France par courrier, fax ou mail. Seules les demandes entièrement remplies et dûment signées, pourront être prises en considération. Les paiements sont à libeller à l’ordre de : JFHOD – Live! by GL events Règlement REGLEMENT GENERAL DES MANIFESTATIONS COMMERCIALES plein droit acquises à l’organisateur. Constituent des cas de force majeure justifiant, à tout moment, l’annulation ou le report de la manifestation, toutes situations nouvelles, sanitaires, climatiques, économiques, politiques ou sociales, à l’échelon local, national, ou international, non raisonnablement prévisibles au moment de la communication de la manifestation auprès des exposants, indépendantes de la volonté de l’organisateur, qui rendent impossible l’exécution de la manifestation ou qui emportent des risques de troubles ou désordres susceptibles d’affecter gravement l’organisation et le bon déroulement de la manifestation ou la sécurité des biens et des personnes. CONDITIONS D’ADMISSIONS - CONTRÔLE ET ACCEPTATION DES ADHESIONS - Article 2 L’organisateur se réserve le droit d’apprécier la qualification des candidats partenaires. En outre, les adhésions sont reçues sous réserve d’examen. L’organisateur statue à toute époque sur les refus ou les admissions, conformément au chapitre 2 du Règlement Général des Manifestations Commerciales sans avoir à justifier les motifs de ses décisions. Le candidat partenaire se verra valider ou refuser sa demande d’admission par retour écrit de la part de l’Organisation. Le candidat partenaire refusé ne pourra arguer que son adhésion a été sollicitée par l’organisateur. Il ne pourra non plus invoquer la correspondance échangée entre lui et l’organisateur ou l’encaissement du montant de l’adhésion ou encore la publication de son nom sur une liste quelconque comme preuve de son admission. Le rejet de l’admission ne pourra donner lieu au paiement d’aucune indemnité autre que le remboursement des sommes versées à l’organisateur à l’exclusion des frais de dossier qui resteront acquis à l’organisateur. Ne peuvent être admises à la Manifestation que les entreprises et associations régulièrement constituées, ayant au moins un an d’existence et dont les activités ont un rapport étroit avec la nomenclature de la dite Manifestation (sauf sur dérogation de l’Organisation). Le droit résultant de l’admission est personnel et incessible. L’admission n’emporte aucun droit d’admissibilité pour une autre manifestation organisée par l’organisateur. Remarques préliminaires : CLASSIFICATION - Article 3 Le règlement général des manifestations commerciales de la Fédération des Foires Salons Congrès Evénements de France (F.S.C.E.F) est applicable aux exposants sous réserve des dispositions complémentaires prévues dans le présent règlement. En outre, le cahier des charges Sécurité édité par le propriétaire ou la locataire principal des lieux, ainsi que le Guide de l’exposant viennent compléter l’ensemble des dispositions applicables à l’adhérent. Pour tous les points non traités dans ces conditions générales de ventes, veuillez vous référer au règlement général des manifestations commerciales disponible sur : http://www.unimev.fr/files/unimev.fr/public/ressources/files/u nimev_rgmc_version_francaise.pdf L’organisateur détermine les emplacements des stands. Il pourra, à tout moment, s’il le juge nécessaire pour une cause quelconque notamment l’affluence des adhésions, modifier l’importance ou la situation dans les groupes des stands. Aucune réserve ne sera admise de la part des adhérents. Si la modification porte sur la superficie concédée, il y aura lieu seulement à une réduction proportionnelle du prix du stand. Si, par suite d’un événement fortuit ou indépendant de sa volonté, l’organisateur était empêché de livrer l’emplacement concédé à un exposant, ce dernier n’aurait droit à aucune autre indemnité qu’au remboursement du prix de sa participation sous déduction des frais de dossier. Cependant, aucun remboursement ne serait dû si l’adhérent avait été mis par l’organisateur en possession d’un autre emplacement. DATE ET DUREE - Article 1 L’organisateur se réserve à tout moment le droit de modifier la date d’ouverture ou la durée de la manifestation, comme de décider sa prolongation, son ajournement ou sa fermeture anticipée, sans que les adhérents puissent réclamer aucune indemnité. Si la manifestation n’avait pas lieu, pour cas de force majeure ou cause indépendante de l’organisateur, y compris les conséquences d’incendie ou d’explosion, provenant des locaux du Palais des Congrès ou de quel que origine que ce soit, les sommes versées par les adhérents de OBLIGATIONS DE L’ADHERENT - Article 4 Toute adhésion, formalisée par la réception de formulaire de réservation de l’organisateur signé, une fois admise, engage définitivement et irrévocablement son souscripteur qui est désormais redevable du montant total de la facture- Art. 0302 du règlement général des manifestations commerciales. Le fait designer une adhésion entraîne l’obligation d’occuper 40 le stand ou l’emplacement attribué au moins 24 heures avant l’ouverture de la manifestation, de le laisser installé jusqu’à la clôture de la manifestation. Aucune demande de retrait d’adhésion, pour quelque motif que ce soit, ne pourra être examinée. L’acompte versé restera, en tout état de cause, définitivement acquis à l’organisateur. La souscription de l’adhésion comporte soumission aux dispositions du présent règlement et des règlements spéciaux notamment du Règlement de sécurité insérés dans la brochure guide de l’exposant ainsi qu’aux mesures d’ordre et de police qui seraient prescrites tant par les autorités que par l’Administration. Toute infraction au présent règlement ou aux règlements spéciaux pourra entraîner l’exclusion immédiate, temporaire ou définitive de l’adhérent, sans aucune indemnité ni remboursement des sommes versées et sans préjudice des poursuites qui pourraient être exercées contre lui. PAIEMENT - Article 5 Un acompte de 50 % du montant total du décompte d’inscription doit être obligatoirement joint au bulletin de réservation. Le solde devra être réglé à réception de la facture et en tout état de cause au plus tard le 31 janvier 2016. A défaut de règlement aux échéances indiquées, l’organisateur pourra considérer sans autre formalité l’adhésion comme annulée. Dans ce cas, les conséquences financières défi nies à l’article 6 seront applicables. Il n’est pas accordé d’escompte pour paiement anticipé. Toute somme non payée à l’échéance prévue donne lieu, sans mise en demeure préalable, au paiement d’intérêts de pénalités de retard au taux BCE majoré de 10 points. La TVA sera appliquée au taux en vigueur à la date de l’encaissement dans le respect des articles 44 et 196 (Directive 2008/08/CE du 12/02/08) et des Art 259-1ou 259-2 et 283-1 du Code Général des Impôts. Toutefois, les exposants étrangers peuvent ensuite demander eux-mêmes directement par l’intermédiaire d’organismes agréés, le remboursement de la TVA dans les limites de la réglementation en vigueur. L’organisateur ne pourra en aucun cas être sollicité pour assurer ces démarches. DEFAUT D’OCCUPATION – ANNULATION - Article 6 Toute annulation du contrat ou réduction de la surface occupée par l’adhérent ouvrira au profit de l’organisateur une indemnité de résiliation égale à l’intégralité du montant de la commande confirmée. Ainsi, le solde du montant de la facture reste en toute circonstance dû par l’adhérent. Les stands ou emplacements qui n’auront pas été occupés à 12 heures la veille de l’ouverture de la manifestation pourront être attribués à un autre exposant, sans que l’adhérent non installé puisse réclamer quelque dommage que ce soit ou le remboursement des sommes versées par lui. Toute demande d’annulation doit être faite par écrit au siège social de Live! by GL events et adressée par lettre recommandée avec accusé de réception. Le contrat de participation est définitif et irrévocable. Toute annulation du contrat ou réduction de la surface occupée par l’adhérent ouvrira au profit de l’organisateur une indemnité de résiliation égale à : - Pour toute commande confirmée et réceptionnée au plus tard le 1erdécembre de l’année précédant la date du congrès : 50% de la commande si l’annulation ou la réduction de surface intervient dans les 45 jours calendaires suivant la date de signature du formulaire de réservation de l’organisateur. Après ce délai, l’intégralité du montant de la commande est due. - Pour toute commande confirmée et réceptionnée après le 1er décembre de l’année précédant la date du congrès : l’intégralité du montant de la commande confirmée est due. Le non règlement de l’un des versements à l’une des échéances stipulées, emporte déchéance du droit à exposer; l’acompte versé demeurant irrévocablement acquis à l’organisateur. INTERDICTION DE CESSION OU DE SOUS-LOCATION Article 7 La cession de tout ou partie de stand ou d’emplacement est interdite. Le non-respect de cette obligation pourra entraîner la fermeture immédiate du stand sans préjudice des dommages et intérêts qui pourraient être réclamés à l’organisateur. Toutefois, avec l’accord de l’organisateur, plusieurs adhérents d’une profession analogue ou complémentaire, pourront occuper un même stand en commun. Pour cela, il faudra que la demande en soit faite par un titulaire principal. « La demande de participation » que celui-ci présente, devra énumérer exactement chacun des partenaires candidats à ce stand collectif, étant précisé que les renseignements demandés dans ce formulaire devront être fournis également pour chaque candidat. En outre, des frais de dossier seront facturés à chaque adhérent. L’organisateur se réserve d’agréer ou de refuser chacun de ces candidats. Le rejet de candidature de l’un ou de plusieurs d’entre eux ne saurait permettre aux autres d’annuler la réservation de leur stand collectif. Le titulaire principal de ce stand sera, envers l’organisateur, responsable personnellement et solidairement avec le ou les adhérents secondaires, du paiement des sommes diverses dues à quelque titre que ce soit à l’organisateur ou à tout prestataire de services ou de matériel présenté par celui-ci. Il en sera de même pour le respect de toutes les obligations incombant aux adhérents. DÉCLARATION DES ARTICLES PRESENTÉS - Article 8 Les adhérents doivent obligatoirement déclarer la liste complète des produits qu’ils désirent présenter. Ces produits devront être conformes à la nomenclature de la Manifestation. S’ils sont agents industriels ou commerciaux, ils seront dans l’obligation de mentionner également les noms et adresses des maisons dont ils se proposent d’exposer les produits. L’organisateur se réserve formellement le droit de faire enlever d’office tout produit n’étant pas indiqué sur le bulletin d’adhésion ou de procéder à l’expulsion de l’adhérent n’ayant pas été agréé dans les conditions précitées, sans préjudice de l’application, à l’égard du contractant des sanctions prévues par l’article 4 du règlement de la manifestation. L’adhérent ne peut faire de la publicité sous quelque forme que ce soit pour des firmes non-exposantes ou pour les produits de ces firmes qu’à la condition d’y avoir été expressément autorisé. A cet effet, il devra produire, à l’occasion de l’envoi à l’organisateur de la réservation d’espace, l’attestation spécifique qui lui aura été adressée. MODIFICATION AU STAND, DÉGATS - Article 9 Au moment de la prise de possession du stand qui lui aura été attribué, l’adhérent sera dans l’obligation de faire constater les dégradations qui pourraient exister dans le ou les locaux mis à sa disposition. Cette réclamation devra être faite au Commissariat Général de la manifestation. Si le jour même de la prise de possession, passé ce délai, toute réparation à effectuer lui sera facturée. Dans les stands, il est défendu d’entailler ou de détériorer de quelque manière que ce soit, les cloisons, planchers ou plafonds et tout matériel fourni par l’organisateur. L’utilisation des parois, poteaux ou planchers des stands comme supports de poids ou d’efforts mécaniques est formellement interdite ; toute infraction entraînerait la responsabilité pleine et entière de l’exposant en cas de détérioration, de gêne pour les voisins ou accident, cela sans préjudice des sanctions prévues à l’Article 4. De manière générale, l’adhérent est responsable des dommages causés par leur installation aux matériels, bâtiments, ou au sol occupés par eux et doivent supporter les travaux de réfection. COMMISSION D’ARCHITECTURE - Article 10 Cette commission est chargée, dans le cadre du plan général d’esthétique et de décoration de la manifestation, décidée et imposée par l’organisateur, d’examiner tout projet de constructions ou installations personnelles qui pourraient être envisagées par les exposants (hangars, tentes, motifs 41 publicitaires ou décoratifs, enseignes lumineuses, etc.). Les calicots sont strictement interdits dans tous les cas. LA VENTE A EMPORTER EST FORMELLEMENT INTERDITE -Article 16 ENSEIGNES, AFFICHES - Article 11 Toute infraction aux présentes prescriptions entraînera la fermeture immédiate du stand et l’expulsion du contrevenant, sans qu’il puisse revendiquer le remboursement de tout ou partie des sommes versées pour sa participation, ni aucune autre indemnité. Il est interdit de placer des panneaux réclame ou des enseignes à l’extérieur des stands en d’autres points que ceux réservés à cet usage. En cas d’infraction, l’organisateur de la manifestation fera enlever, aux frais, risques et périls de l’adhérent et sans aucune mise en demeure préalable, les éléments apposés au mépris du présent règlement. TRAVAUX SPECIAUX - Article 12 Les responsables des stands dont les installations nécessiteraient des travaux spéciaux (suppression de cloisons, calage de planchers, etc.) devront le déclarer en observation sur leur bulletin d’adhésion en indiquant, autant que possible, leur importance. L’organisateur ne supportera les frais d’enlèvement de cloisons, ainsi que ceux de calage de planchers, à l’exclusion des autres travaux qu’à condition qu’il en soit averti UN MOIS avant la date d’ouverture de la manifestation. Au-delà de cette date, ces diverses modifications seront facturées aux exposants. MESURES DE SECURITE - Article 13 En ce qui concerne l’installation des stands, les matériaux pouvant être utilisés et d’une manière générale les mesures de sécurités à observer, les adhérents et leurs installations sont tenus de se conformer aux dispositions des articles R 123-1 à R 123-55 du code de la construction et de l’habitat, de l’arrêté du 25 juin 1980 et de l’arrêté du 18 novembre 1987, relatifs à la protection contre l’incendie et la panique dans les établissements recevant du public, le Règlement général de sécurité de l’établissement recevant la manifestation, ainsi que toutes autres dispositions légales ou réglementaires en vigueur au moment de la tenue de la manifestation. L’autorisation d’ouverture pourra être refusée pour les stands qui ne répondront pas aux prescriptions réglementaires de sécurité. Il est interdit de faire figurer dans les échantillons tous produits dont la fabrication, la mise en vente ou l’exposition sont prohibées. La distribution de ballons-réclame est absolument interdite dans l’enceinte de la manifestation. L’organisateur décline toute responsabilité en cas de décision de fermeture d’un stand, ordonnée par la Commission de sécurité pour inobservation des règlements en vigueur. PRODUITS INTERDITS - Article 14 Les matières explosives et en général tous les produits dangereux ou nuisibles ne sont pas admis. Le fonctionnement des appareils, l’installation ou la distribution d’objets susceptibles d’apporter une gêne ou un danger pour les autres exposants, l’organisateur ou pour les visiteurs sont interdits. PUBLICITE - Article 15 La distribution de prospectus ne peut être faite qu’à l’intérieur des stands. La réclame à haute voix ou à l’aide micro est absolument interdite, sauf si dérogation de l’organisation. La publicité des prix et la distribution d’objets publicitaires sont soumis à la réglementation générale des arrêtés ministériels. Il est interdit de faire une publicité quelconque en faveur de produits autres que ceux désignés sur le bulletin de participation. Toute publicité, soit au moyen de mimes, clowns et autres genres d’attractions, soit par utilisation d’appareils sonores, est formellement interdite. Préalablement à l’ouverture de la manifestation, les adhérents souhaitant diffuser sur leur stand ou emplacement des œuvres musicales par quelque moyen que ce soit (bande magnétiques, disques, radios, vidéogrammes, films, musiciens, chanteurs, etc.) devront obtenir auprès de la SACEM, l’autorisation écrite légale que l’organisateur pourra leur réclamer. TENUE DES STANDS - Article 17 Seules les réceptions ponctuelles sont autorisées sur les stands à condition qu’il n’y ait pas débordement sur les stands voisins ou allées. Les stands doivent être tenus dans un état constant de propreté impeccable. Ils doivent rester garnis pendant la durée de la manifestation. Il est interdit de laisser les marchandises exposées recouvertes pendant les heures d’ouverture. Nul ne peut être autorisé à se tenir hors des stands pour vendre ou faire de la réclame pour un objet exposé ou non. Nul ne peut effectuer une publicité publique de quelque nature qu’elle soit, à l’intérieur de la manifestation. ASSURANCE - Article 18 Tout exposant est tenu de souscrire à ses frais auprès de l’assureur de son choix une assurance Responsabilité Civile couvrant : 1. Les marchandises exposées, les agencements et les installations des stands et tout matériel dont il est le gardien incluant renonciation à tout recours de sa part ou de ses assureurs contre l’organisateur et ses assureurs. 2. La responsabilité Civile de l’Exposant à l’égard des tiers. 3. Le risque locatif. Les organisateurs de stands collectifs ont l’obligation de faire souscrire à chacun de leurs exposants une assurance couvrant les mêmes risques que ci-dessus. Tout adhérent, par le seul fait de sa participation, abandonne tout recours contre l’organisateur en cas de perte, vol ou dommage quelconque au matériel défi ni ci-dessus. Il appartient à l’adhérent de souscrire toute assurance qu’il jugera nécessaire afin de couvrir toute éventuelle indisponibilité l’empêchant de participer à la manifestation. Pendant la période de transport, l’exposant qui désire être assuré pour son matériel doit souscrire l’Assurance auprès de la Société de son choix. L’adhérent s’engage à produire, sous peine de non-confirmation de son admission, auprès de l’organisateur une attestation d’assurance couvrant les risques définis ci-dessus et incluant la renonciation à recours de sa part ou de ses assureurs contre l’organisateur ou ses assureurs. MACHINES EN DEMONSTRATION - Article 19 Toutes les machines en démonstration doivent être pourvues d’un dispositif de sécurité, notamment pour celles dont les organes mobiles peuvent être laissés sans surveillance d’un préposé de l’exposant, même si la barrière prévue par les règlements de sécurité a été établie. HEURES D’OUVERTURE ET DE FERMETURE - Article 20 Les stands doivent rester ouverts tous les jours pendant les heures d’ouverture de l’exposition. MISE A DISPOSITION DES EMPLACEMENTS - Article 21 Les stands seront mis à la disposition des adhérents UN jour avant l’ouverture de la manifestation. DOCUMENT CONTRACTUEL - Article 22 Seuls les documents rédigés en français, notamment en ce qui concerne le présent règlement font foi. Les traductions en langues étrangères ne sont qu’indicatives. 42 LIBERATION DES EMPLACEMENTS - Article 23 En cas de contestation quant à l’interprétation ou l’exécution du présent accord, de conventions expresses entre parties, les Tribunaux de Lyon ou Paris sont seuls compétents, même en cas de pluralité de défenseurs. Les traites et acceptations de règlement n’entraînent ni novation, ni dérogations à cette clause attributive de juridiction. La loi applicable aux présentes relations entre les parties est la loi française. par les visiteurs pourra être interdite par l’organisateur. La prise de vue de certains objets dans les stands peut être interdite à la demande et à la diligence des adhérents. L’organisateur décline toute responsabilité quant à d’éventuelles réclamations ou plaintes de quiconque relatives aux prises de vues même autorisées. L’adhérent autorise l’organisateur à utiliser toutes prises de vues représentant son stand, en ce compris toutes représentations de ses marques, logos, et produits effectuées au cours de la manifestation pour sa propre promotion exclusivement et ce, quel qu’en soit le support (site web compris). Cette autorisation est valable pour une durée de 5 ans ne concernent que les utilisations dites de communication internes, brochures promotionnelles et dossier de presse de l’organisateur. L’adhérent renonce de ce chef à toute rémunération comme à tout droit d’utilisation de la communication de l’organisateur. Les éventuels commentaires ou légendes accompagnant la reproduction ou la représentation de prises de vues ne devront pas porter atteinte à sa réputation et/ ou à son image. PHOTOGRAPHIES - FILMS - BANDES SONS - Article 25 TRES IMPORTANT - Article 26 Les photographies, films vidéos, bandes sons réalisées par des professionnels dans l’enceinte de la manifestation pourront être admis sur l’autorisation écrite de l’organisateur. Une épreuve ou une copie des supports devra être remise à l’organisateur dans les 15 jours suivant la fermeture de la manifestation. Cette autorisation pourra être retirée à tout moment. La réalisation de films, bandes sons, photographies 1. Le déménagement est autorisé à compter de fermeture de la manifestation à partir de 15 heures 30. Tous les emplacements devront être remis en état aux frais de l’adhérent et libéré avant la fin du démontage de l’exposition. La responsabilité de l’exposant reste engagée pour tous accidents ou réclamations pouvant résulter de la non-exécution ou de l’exécution tardive de ces prescriptions. L’organisateur pourra faire procéder à l’enlèvement du matériel restant en place après le délai fixé, ainsi qu’à la remise en état de l’emplacement concédé, les frais engagés par ces opérations revenant dans tous les cas à l’adhérent. ATTRIBUTION DE JURIDICTION - Article 24 2. Jusqu’à déménagement complet des stands, il est fait obligation à tous adhérents de prévoir un responsable sur son stand afin d’éviter pertes et vols. 43 Réservations hôtelières pour les groupes C’accommodation est l’agence officielle de gestion hôtelière pour le congrès JFHOD 2017. Afin de satisfaire aux mieux vos demandes, des tarifs ont été négociés dans une large sélection d’hôtels, de différentes catégories. Pour vos réservations, contactez : c’accommodation – Justine COLAUX - [email protected] Tel France : +33 (0)1 70 36 04 43 - Tel Belgique : +32 (0)2 776 06 53 Hôtels Nombre de chambres Type de chambres Tarifs Single Double Petitdejeuner Taxe de séjour Métro/Bus/Tram proches hôtel Distance du Palais des Congrès Métro 1/RER C - Porte Maillot Métro 1/RER C - Porte Maillot 2 minutes à pied 8 minutes à pied Hôtels 4 étoiles **** Méridien Etoile 350 Classique 240 € 260 € Inclus 2,48 € AC Marriot 40 Deluxe 229 € 244 € Inclus 2,48 € 370 Queen 225 € 245 € Inclus 2,48 € Métro 1/RER C - Porte Maillot Sur place 20 Supérieure 220 € 240 € Inclus 2,48 € Métro 1 - George V 13 minutes en métro 6 Deluxe - 240 € Inclus 2,48 € Métro 1 - Porte Maillot Garden Elysées 15 Classique 199 € 219 € Inclus Incluse Métro 6 - Boissière Mövenpick Paris Neuilly 45 Standard 169 € 189 € Inclus 2,48 € Métro 1 - Les Sablons 22/03 : 219 € 23/03 : 199 € 24,25 et 26/03 : 179 € Supplément de 15 € Inclus 2,48 € Métro 1 – Esplanade de La Défense Hyatt Regency Paris Etoile* Warwick Champs-Elysées Jardins de la Villa Melia 40 5 minutes à pied 15 minutes en métro 15 minutes en métro 12 minutes en métro Hôtels 3 étoiles *** Fertel Maillot 10 Standard 166 € 181 € Inclus 1,65 € Métro 1/RER C - Porte Maillot 5 minutes à pied Fertel Etoile 15 Standard 166 € 181 € Inclus 1,65 € Métro 1 - Argentine 10 minutes à pied Hotel Cécilia 12 Standard 205 € 225 € Inclus 1,65 € Métros 1, 2 et 6/RER A - Charles de Gaulle Etoile 10 minutes en métro Villa des Ternes 6 Classique 195 € 209 € Inclus 1,65 € Métro 1/RER C - Porte Maillot 5 minutes à pied Floride Etoile 20 Club 149 € 159 € Inclus 1,65 € Metro 6 - Boissière 15 minutes en métro Best Western Star Champs Elysées 30 Standard 145 € 155 € Inclus Incluse Metro 1 - Argentine 15 minutes en métro ou à pied Neuilly Park 15 Classique 139 € 149 € Inclus 1,65 € Métro 1 - Les Sablons 10 minutes en métro ou à pied Timhotel Berthier 30 Standard 99 € 109 € Inclus 1,65 € RER C - Porte de Clichy 20 minutes en RER Elysée Etoile 7 Standard 150 € - Inclus 1€ Métro 1 - Charles de Gaulle Etoile 15 minutes en métro ou à pied Marmotel 8 Standard 112 € 121 € Inclus incluse Métro 1 - Argentine 10 minutes à pied Hôtels 2 étoiles ** * L’hôtel Hyatt Regency Paris Etoile étant actuellement en rénovation, nous ne pouvons garantir que les chambres attribuées seront des chambres rénovées. 44
