FORMULAIRE STAND / PARTENARIAT / SPONSORING / PUBLICITE

FORMULAIRESTAND/PARTENARIAT/SPONSORING/PUBLICITE
Société : _______________________________________________________________________________________ Responsable du dossier : __________________________________________________________________________ Adresse de facturation : ___________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________ Téléphone : ______________________ Fax : ______________________ Port : ______________________________ Email (indispensable) : ____________________________________________________________________________ RESERVATION D’ESPACE STAND (durant le congrès) Espace stand (durant tout le congrès) 2 600 € COMMUNICATION PUBLICITAIRE (pleine page du programme final) Intérieur brochure : 1 pleine page A4 format portrait Couverture Publicité possible sur le site internet : http://www.meetingoutremer.com Merci de faire votre demande d’informations par email à l’adresse : [email protected] SYMPOSIUM 1 000 € 1 000 €
Symposium ‐ 1 heure 10 000 € FRAIS D’INSCRIPTION Non membre de la SFR Inscription gratuite pour les membres de la SFR à jour de leur cotisation 2014 Dîner de clôture le 6 mai 2014 150 € TTC 53 € TTC
PAIEMENT 50% à l’envoi de ce contrat. Le solde au plus tard le 31 mars 2014. Chèque. Les chèques sont à libeller à l’ordre de : à compléter (chèques France uniquement) Virement bancaire (nos coordonnées bancaires sont sur les factures et pro forma) Formulaire à retourner à : JNR MARTINIQUE Pr JEAN‐BAPTISTE CHU de Fort‐de‐France BP 632 ‐ 97261 Fort‐de‐France Cedex Tél : 05 96 55 23 51 ‐ 06 96 23 20 88 Ou par Email (scan) à : [email protected] Date : ___ /___/___ Lu et approuvé, signature : I/ESPACESSTANDS:règlementetorganisation
Le tarif correspondant à la réservation d’un espace stand inclut la présence sur l’espace stand durant le congrès de représentants de la marque concernée. Merci de préciser le nom et le prénom des 2 représentants concernés, ainsi que le nom de la marque concernée : Nom du laboratoire pharmaceutique : ______________________________________________________________ 1ère personne Exposante _________________________________________________________________________ 2ème personne Exposante ________________________________________________________________________ Détailsetrenseignementssurlesespacesstands:
Dimensions : 1.50 m x 1.50 m. Seront fournis une table et deux chaises ‐ prises électriques 220v / 50HZ. Aucun câble électrique ne sera fourni par l’hôtel. Possibilité de connexion Internet Wi‐Fi sur place à voir directement avec l’hôtel. EquipementetMatériel:
Les sociétés exposantes sont entièrement responsables de l’envoi, de la livraison à l’hôtel et de la gestion de tout leur matériel sur place, durant le séjour. CARIB CONGRES pourra sur demande vous transmettre les coordonnées d’un transitaire traitant :  la gestion de Fret entre Paris et la Martinique,  le dédouanement sur place,  la livraison à l’hôtel,  la récupération à la fin du congrès et le renvoi du matériel sur Paris. Pour tout envoi, le matériel est à faire livrer à l’adresse suivante : A définir ultérieurement. INSTALLATION:
Stands : Les exposants pourront s’installer sur le lieu d’exposition à compter du 4/05/14, dans la soirée. DATESD’EXPOSITION:
Stands : Les dates d’exposition sont fixées du 5/05/14 au 7/05/14. DEMONTAGE:
7/05/2014, dans la soirée. ATTENTION : l’espace d’exposition étant limité, il est défini un nombre maximum d’espaces stands disponibles. Ils seront réservés à la demande du premier arrivé, premier servi. EQUIPEMENTS:
Hormis l’équipement précisé ci‐dessus, l’espace congrès ne fournira aucun équipement ou prestation supplémen‐
taire. En cas de besoins particuliers, merci de nous contacter ou nous en faire la demande dès que possible. ADMISSION,BADGES,RESTAURATION:
L’espace d’exposition est accessible à tous les congressistes. Tous les exposants devront porter obligatoirement un badge qui leur sera fourni par l’organisation. Les exposants pourront se restaurer lors des pauses café. La réservation du stand comprend la participation de 2 exposants nommés sur ce document, au cocktail inaugural à la soirée de clôture le mardi 6 mai 2014. RESPONSABILITE:
L’espace stand loué ainsi que le matériel présent relèvent de la seule responsabilité de la société qui a loué l’espace. La société CARIB CONGRES ainsi que l’espace Congrès ne peuvent en aucun cas être tenus pour responsables de dégradation matérielle, perte, vol éventuel ou accident corporel, occasionnés sur l’espace stand. AUTRESREGLESARESPECTERPARLESSOCIETESEXPOSANTES:
Toutes les démonstrations, interviews ou autres activités, y compris la distribution de matériels publicitaires de quelconque nature, devront se faire dans l’espace réservé à l’exposant. Aucune inscription aux murs et au sol sauf autorisation expresse de la Direction de l’espace Congrès. Tout instrument de musique, radio, ou équipement vidéo, ou tout appareil produisant une nuisance sonore, devra être utilisé de manière à NE PAS DERANGER AUTRUI. Les exposants devront se conformer à la législation française (sécurité, santé) ainsi qu’au règlement de l’hôtel. II/COMMUNICATIONPUBLICITAIRE
La société qui souhaite insérer une communication publicitaire dans le programme final du congrès pourra le faire. Dans ce cas, merci de remplir ce document. La société devra se charger de réaliser elle‐même cette publicité, puis de nous la remettre au format défini pour ce programme final (il est prévu à ce jour un format dit portrait ou vertical ; dans tous les cas, merci de nous contacter avant de réaliser ces travaux). Le fichier informatique final contenant cette publicité devra nous être transmis par email au format JPG. La demande pour une communication publicitaire dans le programme final, devra nous être transmise au plus tard le 30 mars 2014. III/PRESTATIONSASPONSORISER
Certaines prestations liées à l’organisation et au déroulement du congrès peuvent faire l’objet d’un partenariat ou sponsoring par des sociétés extérieures. Toute société souhaitant sponsoriser un des évènements mentionnés en première page de ce document, pourra le faire. Dans ce cas, merci de remplir ce document. En contrepartie du financement alloué pour l’évènement choisi, la société aura la possibilité de communiquer par différents moyens : 
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possibilité de présenter une banderole sur l’évènement, possibilité de présenter le menu avec logo et nom de la marque ou société, possibilité d’autres décorations ou autres moyens de communiquer… (à définir). DERNIERESCONSIGNES
Une fois le document complété et le règlement joint, merci de nous retourner l’ensemble par courrier. Merci de noter que toutes les réservations liées au séjour, à l’hébergement, enregistrement, et toute question relative à l’organisation logistique doivent être traitées avec la société CARIB CONGRES, dont les coordonnées figurent ci‐
dessous : Contact : CARIB CONGRES Tél. : 01 55 70 23 00 ‐ fax 01 55 70 23 01 [email protected]