Budget pédagogique
Tout l’argent que j’utilise pour répondre à mes objectifs pédagogiques (activités, matériels,
transports)
On dépense de l’argent public ou l’argent de l’association. On doit donc tracer tout ce qu’on fait et
justifier nos dépenses.
La régie d’avance est la «!caisse!» dans laquelle on a de l’espèce.
On peut utiliser de l’espèce, un chèque, une carte bancaire ou un bon de commande.
Bon de commande!: il est numéroté, il y est écrit un prix, un nom de magasin (ou prestataire) et un
nom de personne qui doit l’utiliser. On s’est mis d’accord au préalable.
On n’achète pas deux choses de deux lignes différentes sur la même facture.
La confiance n’exclut pas le contrôle.
Toujours effectuer une double vérification.
Ne pas mélanger la régie d’avance et la régie de recettes.
Un outil ne sert qu’à une seule chose.
3 outils pour suivre un budget de séjour # :
-un outil permettant de suivre les entrées et sorties d’argent
-un classeur afin de conserver les factures
-un tableau à donner à la comptabilité qui résume les achats et combien il reste dans la caisse
Travail de groupe#:
Situation n°1 ! :
Vous êtes directeur du séjour avec un adjoint, dans la structure il y a un coffre dans le mur, dans le
coffre il y a une caisse en métal, dans cette boite il y à de l’argent en liquide, les seules personnes
qui ont les clefs sont vous et votre adjoint. Vous devez gérer les sorties d’argent, créé un protocole
de flux d’argent!?
Idée du groupe ! :
En cas de demande d’argent, l’animateur demande au directeur ou au directeur adjoint, d’ouvrir le
coffre pour avoir accès à de l’argent en liquide donné par ces derniers.
Pour chaque sortie le tableau ci-dessous doit être rempli par le responsable puis la caisse doit être
rangée dans le coffre, l’argent est transmis à l’animateur dans un porte-monnaie fermé.
Au retour, l’animateur doit rendre le porte monnaie avec la monnaie et le ticket/facture au directeur
ou à l’adjoint. Ce dernier doit vérifier en présence de l’animateur si le compte est bon puis le
tableau doit également être rempli.
DATE QUI DONNE A QUI COMBIEN QUEL ACHAT SIGNATURE
SORTIE
RENDU
Enfin un classeur pour répertorier les tickets et factures!:
-Situé à coter du coffre
-1 intercalaire par semaine
-Une pochette plastique par catégorie de dépenses (alimentaire, pharmacie…)
-1 fois par semaine le directeur rentre informatiquement les dépenses dans un tableau budget
(+ scan) réaliser avant de la transmettre à la comptabilité.
-Tickets agrafer ou coller sur une feuille (même formas)
A transmettre au comptable!:
DATE N°
FACTURE
CODE
SÉJOUR
CODE
COMPTABLE
DÉPENSES
ESPÈCES
DÉPENSES
CHÈQUE
TOTAL
Tableau EXCEL avec formules.
Additionne tous les codes comptables pour aider à remplir le budget réalisé.
Additionne le total.
Situation n°2 ! :
Vous êtes directeur du séjour avec un adjoint, dans la structure il y à un coffre dans le mur,
dans le coffre il y a une caisse en métal, dans cette boite il y a de l’argent en liquide, les
seules personnes qui ont les clefs sont vous et votre adjoint. Vous devez donner un chèque à
un animateur.
On signe le chèque, on remplit le talon du chéquier en précisant à qui on donne le chèque et
où il va être utilisé. On remplit dans la mesure du possible le montant et l’ordre.
DATE QUI
DONNE
À QUI N° CHÈQUE MONTANT ORDRE SIGNATURE
SORTIE
RENDUE
Même procédure que pour l’espèce au retour. Puis on met la facture avec le n° de chèque et le talon
si possible dans le classeur mentionné précédemment.
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