REMERCIEMENT Au terme de notre stage, nous présentons nos remerciements et gratitude à ceux qui nous ont aidés d’une façon ou d’une autre au déroulement de notre stage. De ce fait, nos remerciements s’adressent au secrétaire général au ministère du budget Monsieur Pierrot Nke Sana Moko, et à la directrice de la direction administrative et financière Madame Ngolomingi Konyi kalombo Jeanne Odette, qui nous ont acceptés volontiers parmi eux, en nous réservant un accueil chaleureux dans cette direction. Nous adressons nos vifs remerciements à Monsieur David katembala , Monsieur Almasi Prince de la division préparation suivi budget , Madame Ruth Lagace, Madame THERESE, Monsieur Herve , Monsieur Joel du secrétariat de direction , à Monsieur Arnol Binene, Madame Esther Jacqueline, du bureau BEL , à Monsieur Patrick Ngoie , madame Ruth, du bureau BOCA , Monsieur Fabien Nzila , Monsieur Emmanuel danakpali, et Monsieur Jacque Mutshipayi, Monsieur Pierre , Monsieur Daniel Nguwa et toute l’équipe du personnel de la direction administrative et financière du ministère du budget pour leur encadrement à l’égard notre formation. Nous leur adressons ces mots des gratitudes car en dépit de la charge énorme qu’ils ont de leur travail, ils ont pu quand même disposer quelques heures et minutes de leur temps pour nous encadrer et faire de nous le bénéficiaire de leurs conseils et connaissances en matière finances public. En fin, nous adressons nos vifs remerciements à notre Alma mater, notre chère Université, Université de Kinshasa en général et en particulier la faculté des sciences économiques et de gestion pour la formation et encadrement meilleurs pour notre formation académique. Pour ceux qui n’ont pas retrouvés les noms sur ces lignes ne nous vous prions de ne pas nous tenir rigueur. Nous vous remercions pour vos encouragements, conseils et encadrements. 1 INTRODUCTION La science et la pratique d’une profession font office coût que coût sur l’écart observé entre la théorie et la réalité sur terrain qui sont deux (2) mondes aux contours très distinctes que le système de formation académique, professionnelle s’emploie dans la conciliation des travaux dits pratiques destinés à cette fin. Etant donné que ce stage nous a été révélateur des faits souvent décrits de loin avec inexactitude, il a été pour nous comme plus qu’un devoir d’exprimer notre gratitude envers tous ceux qui, d’une manière ou d’une autre a rendu possible l’exercice de ce stage en vue de répondre aux exigences scientifiques et de l’apprentissage de la profession sur le lieu même de son exercice. C’est dans ce même ordre d’idée qu’il nous a été demandé en qualité de finaliste de deuxième licence en gestion financière, d’effectuer un stage dans des entreprises ou des institutions publiques d’où notre choix a été porté sur la Direction Administrative et Financière DAF en sigle du ministère du budget. Sur ce, ce présent rapport est subdivisé en deux chapitres hormis l’introduction et la conclusion que sont : Chapitre premier qui s’intitule l’aperçu général de la Direction Administrative et Financière du ministère du budget dont nous allons parler de sa création, ses missions, son organisation, ses compétences et conclure par sa structure. Chapitre deuxième qui décrira donc tout le déroulement de notre stage dès le début à la fin. 2 CHAPITRE I : PRESENTATION DE LA DIRECTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE DU MINISTERE DU BUDGET C’est présent chapitre procède à la présentation de la direction administrative et financière du ministère du budget, de ses missions, de ses attributions et de son organisation. I. SITUATION GEOGRAPHIQUE La Direction Générale des Recettes de Kinshasa a son siège social à Kinshasa sur le boulevard du 30 juin, immeuble Ubangi, place ex royal, commune de la Gombe, non loin de la DGDA II. CREATION DE LA DIRECTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE (DAF) La direction Administrative et financière est créée par le décret n°15/043 du 28 décembre 2015 portant fixation du cadre organique des structure standards à compétences horizontales, communes à toutes les administrations centrales des ministères, institution, et services publics. Ainsi l’organisation et le fonctionnement de la DAF en tant que l’une de ces structures, sont clairement définis par ledit décret. III. MISSION DE LA DIRECTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE La principale mission assigner à la DAF est de renforcer les fonctions financière et budgétaire du ministère du budget conforment à la loi n° 11/011 du 13 juillet 2011 relative aux finances publiques. Cette loi marque une évolution du système de gestion axée sur la logique des résultats au moyen du budget programmes avec la responsabilité de performance au cœur de l’action de l’Etat 3 IV. ATTRIBUTION DE LA DIRECTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE Conforment au cadre organique du secrétariat général au budget, les attributions de la DAF se présentent comme suit : Gérer les ressources financières et matérielles ainsi que la logistique du ministère du budget Elaborer, en collaboration avec les autres services du ministère du budget, les prévisions budgétaires Assurer l’engagement comptable, la liquidation et l’ordonnancement des dépenses dans de l’exécution du budget du ministère du budget. Assurer la gestion des biens meubles et immeubles du ministère du budget Veiller au respect et au suivi de la mise en œuvre des procédures administratives relative à la gestion financière et budgétaire ainsi qu’à la gestion logistique ; matière des finances, du budget et de la logistique Participer à la passation des marches publique Collaborer avec les services compétents du ministère des finances, du budget, du plan, ainsi que des travaux publics et infrastructures en matière de gestion des ressources financières, budgétaire et logistique Tenir la comptabilité administrative Produire les rapports périodiques d’exécution du budget ainsi que le rapport général d’activités. V. ORGANISATION ET FOCTIONNEMENT DE LA DIRECTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE V.1 FONCTIONNEMENT DE LA DAF Le décret n°15/043 du 28 décembre 2015 portant fixation du cadre organique des structures standards à compétences horizontales communes à toute les administrations centrales des ministères, institutions et services publics, pour ce qui concerne la DAF, sa structure est composée de : Le secrétariat de direction La division préparation et suivi budget programme La division Exécution budget programme La division logistique et intendance 4 Le directeur de la DAF a pour rôle de diriger, planifier, superviser, coordonner et contrôler les activités de la direction et en rend compte. Au-delà de quatre services, la direction administrative et financière contient aussi 2 bureaux de rattacher au directeur à savoir : le bureau pool saisie et informatique ainsi que le bureau personnel. ORGANIGRAMME DE LA DIRECTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE 5 CHAPITRE II : DEROULEMENT DE STAGE Notre stage au sein de la D.A.F s’est déroulé sous deux étapes, à savoir, la première consiste essentiellement à nous apprendre les notions des bases sur la loi de finance publique et la deuxième a apporté sur la rotation des bureaux que regorgent la direction administrative et financière du ministère de budget. II.1. NOTION DU BUDGET ET DE LA LOI DE FINANCE PUBLIQUE (LOFIP) Le budget de l’état est un document qui contient des prévisions des dépenses et des recettes du pouvoir centrale consolidé avec celle de provinces. Le processus de l’élaboration du budget est fondé sur une base juridique n°11/011 du 13 juillet 2011 relative au finances publique. La loi de finance publique (LOFIP) peut se définir comme l’acte législatif par lequel le parlement vote le budget de l’Etat. Elle autorise au gouvernement à percevoir l’impôt et à engager des dépenses publiques pendant une période déterminée, généralement une année. La base juridique n° 11/011 du 13 juillet 2011 relative aux finances publique fixe les modalités pratique relative à l’élaboration du budget et les compétences en matière budgétaire. Elle induit six (6) innovation majeure : 1. L’organisation en un seul texte de loi des finances des budget centrale, de budget des provinces, et des entités territoriales décentralise (ETD) ; 2. La budgétisation fondée sur une logique de résultat au moyen du budget programmes ; 3. L’approche budgétaire pluriannuel 4. La prise en compte des principes constitutionnel de la libre administration de province et de la décentralisation. C’est la distinction des finances à trois niveaux ; 5. La redéfinition des budget annexe et l’instauration de compte spéciaux 6. L’unité des caisse et trésorerie. C’est la centralisation des fonds public du pouvoir centrale sur le compte général du trésor ouvert chez le caissier de l’état, obligation à chaque provinces et entités territoriales de ne disposer 6 qu’un seul et unique compte ouvert à leur nom à la banque centrale du Congo. Le tableau ci-dessous donne les comptes avant la loi de finances publique et avec la loi de finances public Tableau de compte avant la LOFIP et avec la LOFIP AVANT LA LOFIP AVEC LA LOFIP La loi budgétaire Loi de finance Gestionnaire de crédit Ordonnateur Le principe de sincérité budgétaire La fongibilité budgétaire A. LE CONTENU ET SPECIFICITE DE LA LOI DE FINANCES PUBLIC (LOFIP) La loi de finances public contient 235 articles, regroupé en 5 parties : Disposition générale Disposition relative aux lois de finances Disposition relative aux Edits budgétaire et décision budgétaire Rapport entre le pouvoir centrale, provinces et les entités territoriale décentralisé 5 Disposition transitoire et finales 1 2 3 4 B. LES PRINCIPES BUDGETAIRE Pour permettre une bonne gestion de finances publique à un meilleur contrôle, la loi de finances public a six (6) principes à respecter : 1 Principe de l’annualité : le budget est vote pour une année 2 Principes de l’unité : les prévisions budgétaires doivent être dans un seul document 3 Principe d’universalité budgétaire : l’ensemble des recettes assure l’exécution de l’ensemble des dépenses 7 4 Principe de spécialité : le détailles de crédit doivent être conforme à la nomenclature budgétaire de dépense en vigueur. 5 Principe de légalité de recette et de dépenses : il faut qu’il y ait une loi en avance pour chaque recettes et dépense. 6 Le principe de sincérité : les prévisions des recettes et des dépenses doivent refléter la réalité. II.2. ROTATION DANS LES BUREAUX DE LA DIRECTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE Cette direction est dirigée par un Directeur, assisté par un secrétaire de Direction et deux bureaux attache bureau personnel, pool saisie, et intendance. Elle est subdivisée en trois (3) Divisions qui sont : Division préparation suivi budget programme, division exécution budget programme, et division logistique et maintenance. II.2.1. Aperçu du secrétariat de la direction Le secrétariat de la direction est dirigé par un chef de bureau (secrétaires de direction) assisté par 5 collaborateurs dont le niveau est ATA2, et AGA1. Il est chargé de : Réceptionner, enregistrer, rédiger, collationner, expédier et classer le courrier et les dossiers Traiter le courrier, les textes et tous les documents de la Direction ; Élaborer les projets de rapport d’activités et dresser les comptes rendus des réunions ; Gérer le fichier des ressources humaines de la Direction ; Effectuer les travaux de traitement et de reproduction des textes et documents qui lui sont soumis par le Directeur ; Gérer la documentation de la Direction ; Exécuter toute autre tâche administrative lui confiée par le Directeur ; Assurer le suivi de l’agenda des rendez-vous du Directeur et organiser les audiences Le secrétariat de la direction fait plusieurs activités pour répondre à ces attributions nous pouvons citer : Rédige les rapports d’activités du Secrétariat Supervise et anime toutes les activités du Bureau et en rend compte Rédige, analyse le courrier et dépouille les signataires ; 8 Tient l’agenda du Directeur et organise les audiences Expédie le courrier ; Saisit des textes et autres documents de la Direction Assure le classement et la conservation du courrier. ... La gestion des courriers se tient dans un registre de courrier entrant et sortant, il tenu en respectant la consigne universelle de traitement des correspondances ; Il est très important pour un courrier envoyer de réclamer une accuser de réception pour garder la trace. Le secrétariat nécessite la disponibilité, la confiance du chef, la discrétion. II.2.2. Aperçu sur le bureau du personnel Le bureau du personnel est un bureau attache au secrétariat, il est composé d’un chef de bureau (CB) et 4 agents. Ce bureau a pour mission de s’occuper de la vie professionnelle des agents de la direction administrative financière. Il a pour tâche d’intermédiaire entre l’agent et le directeur en suivant et en appliquant la disposition relative au règlement de la direction. Il gère aussi les documentations administratives, les liste de présence et fait aussi la gestion des carriers des agent de la DAF. II.2.3. Aperçu sur le bureau de l’intendance C’est l’un des bureaux attachés au directeur de la DAF, il est chargé des finances de la direction, il paie les primes d’assiduité en fonction des présences mensuel des agents au service, gère le frais d’entretien du bâtiment ubangi et le frais de fonctionnement de la DAF. Pour faire la gestion de dépense chaque service présente ses états de besoin et présente une facture préformât qui permet de justifier la dépense. Le bureau intendance débloque l’argent aux maintenanciers pour achat, et le bureau transmet la facture au comptable comme preuve justificative afin de prévenir le contrôle. Pour mieux remplir ces attribution le bureau tient le document suivant : Le livre de caisse pour le décaissement de l’argent La fiche des stocks pour le suivi de consommation des matériels dans la direction La fiche de besoin pour définir les besoins de la direction 9 II.2.3. Aperçu sur bureau pool saisi et informatique Ce bureau s’occupe de tout ce qui est maintenance des matériel informatique, la gestion des logiciels de bureautique, et de la saisie des documents de la direction. Il est aussi chargé de la conception des logiciels qui permettent l’automatisation des activités au sein de la direction. II.2.4. Aperçu sur la division préparation et suivi budget programme La division préparation et suivi budget programme est l’un des divisions de la direction administrative et financière du ministère de budget et dirige par un chef de division qui est chargé de Superviser, coordonner et contrôler toutes les activités de la Division et en rend compte. Elle est composée de deux (2) bureau dont le bureau de préparation budget programme et le bureau suivi budget programme ; son attribution principale est de Contribuer, en collaboration avec les autres Services du Ministère du Budget, à la préparation et au suivi du budget-programme. II.2.4.1. Aperçu sur Le bureau préparation Est l’un des bureaux de la division préparation et suivi budget programme, il est dirigé par un chef de bureau qui Supervise et anime toutes les activités du Bureau et en rend compte, ce dernier est secondé par ses collaborateurs. Il a pour attribution principale de préparer les dossiers ayant trait à l’élaboration, des prévisions du budget sectoriel du ministère du budget en collaboration avec les autres Services du Ministère. Il est composé des agents dont un chef de bureau, un secrétaire de bureau, et des 8 agent du bureau. Les agents du bureau font suivant pour répondre à l’attribution du bureau : Centralise, analyse et traite les dossiers ayant trait à : L’élaboration, en collaboration avec tous les autres services du Ministère du Budget, des prévisions budgétaires ; Au respect et au suivi des procédures et décisions en matière d’élaboration des prévisions budgétaires ; L’appui-conseil à tous les services du Ministère du Budget en matière d’élaboration des prévisions budgétaires ; 10 L’identification et au suivi des comptes d’affectation spéciale et des projets et programmes financés par les partenaires au développement Collecte et exploite les données relatives a : L’élaboration, en collaboration avec tous les autres services du Ministère du Budget, des prévisions budgétaires ; Au respect et au suivi des procédures et décisions en matière d’élaboration des prévisions budgétaires ; L’appui-conseil à tous les services du Ministère du Budget en matière d’élaboration des prévisions budgétaires ; l’identification et au suivi des comptes d’affectation spéciale et des projets et programmes financés par les partenaires au développement Elabore le rapport, Assure la réception, l’enregistrement et la saisie du courriers Assure aussi le classement et la conservation du courrier II.2.4.1. Procédure de prédation du budget A. Instrument des prédations du budget Pour préparer les budgets, il est nécessaire d’avoir les instruments d’élaboration qui sont : 1. La loi relative au finance publique 2. Le circulaire contenant les instructions relatives à l’élaboration des finances publiques de l’exercice N+1 3. La nomenclature de recette et de dépenses 4. Les fiches de préparation des recettes et des dépenses 5. Arrêté portant fixation de taux de droit, taxe, et redevance à percevoir à l’initiative des services et ministère aux leur actes générateurs de recettes 6. Le barème de rémunération 7. Le dossier des dettes 8. La fiche d’identification des projets d’investissement 9. Le mercurial des prix du ministère de l’économie 11 B. Procédure de préparation du budget Le budget de l’états S’élabore sur base des prévisions de ressources et des charges, pour ce qui des ressources ou recettes publique, les intervenant dans le processus de l’évaluation sont tenu au respect du principes de sincérité qui exige de tabler sur les informations fiables. Les ressources sont classées en deux : Le ressources interne qui comprend la recette fiscale, la recette non fiscale, et les recettes provenant des dons et leg, le remboursement de prêt et avance, les produit des emprunts intérieure. La ressource extérieure comprend les don et emprunt sur le projet ainsi que les appuis budgétaires. Les charges ou dépense budgétaire sont classer comme suit : Dettes publiques en capital Frais financier Les dépenses du personnel Bien et matériel Les dépenses des prestations Les outil préparation du budget dans l’élaboration administrative sont 3 : 1. Le cadre budgétaire à moyen terme (CBMT) 2. Cadre de dépenses à moyen terme (CDMT) 3. La lettre d’orientation budgétaire (LOB) La préparation du budget se fait à deux niveaux : Au niveau national : la préparions du budget se fait en suivant se phase : Phase administrative : Phase d’élaboration, Phase d’adoption La conférence budgétaire Dépôt aux parlements Adoption et vote du parlement Promulgation Au niveau sectoriel ou du ministère du budget : 12 La DAF initie et sommée une lettre de previsions au secretaire générale avec d’autre services du ministère qui signe et envoi dans les unités budgétaire, ce dernier assure la réception, centralise de fichier et vérifie les données mathématique, la conformité de fichier, analyse est traité par fonction et par nature économique. II.2.4.2. Aperçu sur Le bureau suivi Le bureau suivi est l’un de bureau de la division préparions et suivi budget programme ; elle est composée d’un chef de bureau qui coordonne les activités du bureau et des 11 agents qui supervise, centralise, traite les données, collecte les informations et assure la réception et suivi des courriers. Le bureau a pour attribution principale de préparer les dossiers ayant trait au suivi et exécution budgétaire du ministère. Pour réaliser cette attribution le bureau suivi fait des activités suites : La gestion des crédits alloué au ministère L’analyse du niveau d’exécution du budget programme Le suivi des comptes d’affectation spéciale et des projet et programme financer par les paritaire au developpement L’élaboration des plans d’engagement trimestriel Production des rapports périodique d’exécution du budget Élaboration de rapport générale d’activités. Le bureau suivi du budget prépare les dossiers de suivi à travers la gestion des crédit, analyse de suivi de compte spéciaux, élabore le plan d’engagement. Pour faire le suivi le bureau utilise l’outil qu’il conçue par elle-même qui est le bulletin d’information d’exécution du budget du ministère. Cet outil contient tout le rebrique des dépenses (crédit) accordés par LOFIP de l’exercices qui sont : les charges communes, dépenses optionnel, financement des reformes, fonctionnement du ministre, intervention économique, investissement. Le bulletin d’information est fait pour toute les rubrique de dépenses par nature des charges, permet de suivre l’évolution directe de crédit dans la direction. 13 Le travail du bureau suivi intervient à trois niveaux : avant l’engagement, pendant l’engagement et après l’engagement. Pour permettre chaque agent de travailler le bureau suivi a une organisation interne qui est composer d’un chef de bureau, une cellule informatique, cellule suivi, cellule de contrôle, cellule de règlementation, et cellule de gestion des courriers. II.2.5. Aperçu sur la division exécution budget programme C’est l’une division de la DAF, elle a pour attribution principale de contribuer à l’exécution budget programme du ministère du budget par l’engagement, la liquidation et comptabilité administrative de toute le dépense du ministère du budget. Elle est composée de deux bureau qui sont : le bureau engagement et liquidation budget programme, et le bureau ordonnancement et comptabilité administrative II.2.5.1. Aperçu sur le bureau engagement et liquidation du budget programme Le bureau engagement et liquidation est l’un de bureau de la division exécution budget programme ; il composer de 18 agents dont 1 chef de bureau, 1 ATA1, 10ATA2, 4 AGA1, et 2 AGA2. Il pour attribution principal de préparer les dossiers ayant trait en particulier à l’élaboration du plan d’engagement budgétaire, a la préparation et aux suivie du plan de la trésorerie du ministère du budget, à la liquidation de toute les dépenses du ministère du budget et aux respects des procédures et des décisions administratives en matière d’engagement et liquidation. A) procédure d’engagement L ’engagement est l’acte par lequel le pouvoir centrale crée ou constate à son rencontre une obligation de la quelle résultera une charge. L’engagement d’une dépense publique est effectué par un gestionnaire de crédit dans l’exercices de ses attributions, assister par un sou gestionnaire qui est un fonctionnaire du ministère du budget. Le gestionnaire de crédit instruit le sou gestionnaire de préparer le dossier et l’établissement d’un bon engagement (BDE) qui est un document unique d’engagement de dépense et reste près imprimé avec des numéros de série et ne 14 peuvent à aucun cas être édité par l’ordinateur. Le gestionnaire de crédit signe le bon d’engagement présente par le sous gestionnaire. b) procédure de liquidation La liquidation a pour objet de vérifier la réalité de la dette et d’arrêter le montant exacte de la dépense ; elle réunit deux opération distincte et complémentaire. D’une part la vérification de la réalité de la dette et d’autre part la détermination du montant de la dépense c) Document utiliser dans le bureau engagement et liquidation (BEL) Les documents utiliser dans le bureau BEL sont : Vadémécum Bon d’engament La nomenclature Manuel de réviser des procédures et des circuits de la dépense publique (LOFIP) d) circuit de la dépense du budget Le circuit de la dépense du budget moyen à 4 étapes subdiviser en deux phase qui sont la phase administrative qui comprend l’étape suivante : l’engagement, liquidation, et l’ordonnancement. La phase comptable comprend seulement l’étape des paiements comptable de la dépense. La séparation des opérations entre la phase administrative et la phase comptable a pour fondement : Sur le plan administratif : assurer la clarté et la précision des dépenses Sur le juridique : déterminer à partir de quel moment l’Etat est juridiquement engagé Sur le plan administratif : établir la séparation de pouvoir à l’intérieur des opérations en confiant leur diverse étape à des autorité distincte intervenant chacun d’une manière indépendante. Il y a six (6) intervenant qui exécuter directement les 4 étapes dans le budget de moyen : Le gestionnaire de crédit Direction de contrôle budgétaire 15 Le ministère du budget (cabinet délègue) Direction du trésor et d’ordonnancement Le ministère de finance Banque centrale Dans le budget programme les intervenant sont : Gestionnaire de crédit La DAF par la division exécution du budget programme dans son bureau engagement et liquidation pour la liquidation provisoire ; Le ministre du budget (cabinet) pour validation de l’engagement et liquidation ; DAF par la division budget programme dans le bureau ordonnancement et comptabilité administrative pour l’ordonnancement de la dépense ; Ministère du budget pour validation Banque centrale du Congo pour le décaissement II.2.5.1. Aperçu sur le administrative (BOCA) bureau ordonnancement et comptabilité Le bureau BOCA est l’un de bureau de la division d’exécution du budget programme , il composé de 20 agents dont 1 chef de bureau, 2 ATA1 , 9 ATA2, 8 AGA1 ; le bureau a pour attribution de Préparer les dossiers ayant trait en particulier à l’émission des titres de paiement, à l’établissement des statistiques des dépenses ordonnancées, à la préparation des situations consolidées par la tenue de la comptabilité administrative du Ministère du Budget et au respect des procédures et des décisions administratives en matière d’ordonnancement. Pour réaliser cette attribution le bureau BOCA fait l’enregistrement des opérations comptable effectuer au ministère du budget suivant un document appelé la nomenclature. La nomenclature est un répertoire de charge et des ressources de l’état repartie selon une classification ; elle est composée en 5 classifications : Classification fonctionnelle : lie aux missions de l’Etat La classification administrative lié aux structures politico-administrative de l’Etat, les institutions, et ministère de l’état Classification programmatique : lie aux programmes de l’Etat Classification Par nature économique : lié aux dépenses de l’etat La classions géographique : lié à la localisation des institutions 16 Pour le bureau BOCA, utilise la classification par nature économique pour faire la comptabilité administrative. La classification par nature économique est subdivisée en 5 digits (cases) qui contient un code significatif, nous avons : a) Le titre avec un code 1 digit : le titres sont la dépense répertorie par l’etat, il y a 9 titres dans la nomenclature qui sont : 1. Dettes publiques en capital 2. Frais financier 3. Dépenses du personnel 4. Bien et matériel 5. Dépense de prestation 6. Transfère et intervention 7. Equipement 8. Construction, réfection, réalisation, addition des ouvrage et édifice 9. Pres et avance. b) Compte par nature économique avec 2 digits c) Articles avec 1 digit d) Litera 1 digit La comptabilité au bureau BOCA, est comptabilité des dépenses effectuer dans le ministère du budget, elle se réfère à la nomenclature comme plan comptable, avant tout enregistrement de la dépense il est obligatoire d’avoir, un bon de commande, et une pièce justificative de la dépense (la facture …) II.2.6. Aperçu sur la division logistique et intendance La division logistique et intendance s’occupe des bien meuble et immeuble du ministère du budget, elle gère aussi les techniciens et les policiers, les maintenanciers ainsi que le bâtiment de l’immeuble Ubangi. Elle est dirigée par un chef de division qui supervise tout le dossier de la division, signe l’entrée et sortie de courrier et certifie les factures de la SNEL et REGIDESO. La division est composée de trois bureau et un secrétariat de division. 17 II.2.6.1. Aperçu sur le secrétariat de la division C’est la porte d’entrée et de sortie de courrier de la division, il a pour rôle de rédiger et saisir le rapport de la division, d’annoncer les visiteurs chez le chef de division, et enregistrer les courriers. II.2.6.1. Aperçu sur le bureau surveillance et sécurité C’est un bureau debout par rapport aux activités, il est composé de 7 collaborateurs. Il a pour attributions : - De faire le monitoring de remplissage des extincteurs Tenir la fiche d’identification des extincteurs D’enregistrer le mouvement des visiteurs De faire le rapport de supervisons De tenir les fiches de prestation et registrer le veuille des policiers Le monitoring se fait après une observation du temps que l’extincteur était rempli et quand il va s’expirer. La durée pour l’extincteur est donnée par le service habilite donc la société spécialiser. La fiche d’identification d’extincteur permet de répertorier et d’avoir une idée sur chaque extincteur, elle contient le nom du service, ou l’extincteur est placée, le code, la date de remplissage, la date d’expiration, et l’observation. Le registre de mouvement des visiteurs permet d’identifier toute personne étrangère qui vienne au bâtiment Ubangi, Les policiers affecter au ministre du budget sont tenue à remplir une fiche de prestation pour savoir le motif, lieu d’affection et cette dernière donne les activités à mener au ministère. Ils remplissent aussi la liste de présence, Lorsqu’un policier est affecté au ministère, il se présente avec un bulletin de service pour que l’oriente au bureau surveillance et ce dernier informe la division ou le policier est affecté. II.2.6.1. Aperçu sur logistique et intendance C’est un bureau de la division maintenance et intendance de la DAF, il pour attribution : d’acheter et de gérer les petit matériel et fourniture des bureau du ministère. 18 Procédure d’achat des petit matériel et fourniture du bureau commence par la conception d’etat de besoin de chaque service, puis la sélection des fournisseurs puis la passation de commande. Le principe exige que les fournisseurs qui offre le meilleur produit et bon prix est celle qu’on va sélectionner. Le fournisseur livre les produits avec deux documents : la facture, et un bon de livraison ; Lorsqu’il y a des produits qui ne correspond pas à la commande, on établit un procès-verbal de constat de non-conformité et le fournisseur fait une réduction et produit sont entreposer dans dépôt. La gestion de stock commence par réception des fournitures est le classement dans le dépôt, et se fait en suivant l’indicateur soit d’ordre alphabétique, cela permet à retrouver le produit facilement ; soit encore la fréquence d’utilisation, les produits utiliser fréquemment sont placer en premier position. Pour mieux gérer les stocks, le bureau utilise une fiche de stock, et l’inventaire des stocks se fait à la fin des chaque trimestres. II.2.6.1. Aperçu sur le bureau maintenance et intendance Le bureau a pour attribution de contribuer à la gestion du patrimoine, l’intendance et de la logistique du ministère du budget Donc le bureau gère le bien meuble et immeuble ainsi que les équipements du ministère et aussi le corp métier (chauffeur, plombier, maintenancier, technicien…). Le bureau prépare les dossiers ayant trait à la réalisation de travaux de l’intendance, maintenance et gestion des corp métier du ministère Pour réaliser cette attribution les agents du bureau utilise le document ci-après : Une fiche d’inventaire Fiche des matériels roulant Fiche des bien immeuble Fiche des mobiliers Le bureau est composé de 23 membres et gère 184 corps de métiers avec 24 maintenanciers 19 La gestion de corps des métiers se fait à travers le document qui sont : Fiche individuelle de suivi Fiché technique de suivi d’entretiens La fiche d’exécution de travaux de maintenanciers 20 CONCLUSION ET SUGGESTION La période de stage a été pour nous une occasion propice de s’imprégner des réalités du monde professionnel afin d’avoir une idée claire et fixe sur le travail. Ce stage nous a permis de mettre en pratiques toutes les théories apprises durant toute la formation académique, avoir une maitrise nécessaire sur les finances publiques, combler nos lacunes dans certaines notions de finances public et comprendre les phases d’exécution du budget. Certes, à travers ce stage nous avons pu comprendre que la DAF est une structure standard à compétences horizontales, commune a toutes les administrations publiques, nous avons appris à gérer un secrétariat ; maitriser les processus d’élaboration du budget non seul de toute la république mais aussi cellui de du ministère du budget. Nous avons compris comment préparer le budget et faire le suivi, comment s’effectue le processus d’exécution du budget qui se fait en 4 tapes repartie en deux phase administrative et comptable, et aussi nous comment gérer la maintenance et la logistique au sein d’une organisation. suggérons à la Direction Administrative et Financière de bien vouloir renforcer le mesure de sécurité en installant un ascenseur et aussi les caméras de surveillance à l’immeuble Ubangi étant donne que c’est sous sa gestion d ’automatiser le circuit d’information en installant un réseaux informatique intranet pour permettre la communication et le traitement des diffèrent dossier des divisions et utiliser une adresse mail propre à la direction pour la réception de vos courrier ainsi pour permettre la meilleur traçabilités de vos courrier. 21
