20 Charte d’accès et d’usage du Système d’Information du Centre Eugène Marquis Annexe I du règlement intérieur du Centre Eugène Marquis de Rennes TABLE DES MATIERES 1 2 3 4 5 6 7 8 Objet du document .................................................................................................. 21 Champ d’application ................................................................................................. 21 Les fondamentaux de la sécurité des SI ...................................................................... 22 3.1 Principes ........................................................................................................... 22 3.2 Une mission sécurité ........................................................................................... 22 3.3 Un enjeu technique et organisationnel .................................................................. 22 3.4 Une gestion des risques ...................................................................................... 22 Règles de sécurité .................................................................................................... 23 4.1 Identification des personnels ............................................................................... 23 4.1.1 Arrivée d’un utilisateur .................................................................................. 23 4.1.2 Départ ou suspension d’activité d’un utilisateur ................................................ 23 4.1.3 Moyens d’authentification .............................................................................. 24 4.2 Bon usage de l’information .................................................................................. 25 4.2.1 Confidentialité de l’information et obligation de discrétion ................................. 25 4.2.2 Protection de l’information ............................................................................. 25 4.3 Bon usage des outils de communication ................................................................ 26 4.3.1 Usage du téléphone, des GSM et du fax .......................................................... 26 4.3.1 Usage des outils de visioconférence et de téléconsultation ................................. 26 4.3.2 Usage d’Internet .......................................................................................... 27 4.3.3 Usage de l’Intranet ....................................................................................... 27 4.3.1 Usage de la messagerie ................................................................................ 28 4.3.1 Autres moyens sécurisés de transferts de données ........................................... 29 4.4 Bon usage des ressources informatiques ............................................................... 29 4.4.1 Utilisation responsable des équipements informatiques ..................................... 29 4.4.1 Usage des périphériques de stockage ............................................................. 30 4.4.2 Usage des consommables ............................................................................. 30 4.5 Usage de terminaux personnels ........................................................................... 31 Informatique et Libertés ........................................................................................... 32 Surveillance du Système d’Information ....................................................................... 32 6.1 Traçabilité ......................................................................................................... 32 6.1 Contrôle ............................................................................................................ 33 6.2 Alertes .............................................................................................................. 33 Responsabilités et sanctions ...................................................................................... 33 Mise à jour de cette charte ........................................................................................ 34 Centre Eugène Marquis 21 1 Objet du document La présente Charte a pour objet de décrire les règles d'accès et d’utilisation des ressources informatiques, des applications et des services Internet du Centre Eugène Marquis et rappelle à ses utilisateurs les droits et les responsabilités qui leur incombent dans l’utilisation du Système d’Information. Elle pose des règles permettant d’assurer la sécurité et la performance du Système d’Information de l’établissement, de préserver la confidentialité des données dans le respect de la réglementation en vigueur et des droits et libertés reconnus aux utilisateurs, conformément à la politique de sécurité du Système d’Information définie par l’établissement. Cette Charte a été validée par la Direction Générale de l’établissement. Préalablement à sa mise en œuvre, elle a été notifiée au Comité Social et Economique et à la Commission Médicale d’Etablissement. Elle constitue une annexe au Règlement Intérieur de l’établissement. Les membres du personnel et les personnels extérieurs sont invités à en prendre connaissance et à l’accepter formellement à leur prise de fonction. La Charte est disponible sur l’Intranet. Les obligations de sécurité supplémentaires des fournisseurs et prestataires de service sont décrites dans une Charte additionnelle et spécialisée disponible auprès de la Direction des Systèmes d’Information. 2 Champ d’application La présente Charte concerne les ressources informatiques, les applications, les services Internet et téléphoniques du Centre Eugène Marquis, ainsi que tout autre moyen de connexion à distance permettant d’accéder, via le réseau informatique, aux services de communication ou de traitement électronique interne ou externe. Il s’agit principalement des ressources suivantes : Ordinateurs et terminaux fixes et portables ; Copieurs, imprimantes simples ou multifonctions, scanners ; Tablettes et Smartphones ; Téléphones d’entreprise ; Applications hébergées au CEM ; Services métiers hébergés sur internet. Cette Charte s’applique à l’ensemble du personnel du Centre Eugène Marquis, tous statuts confondus. Elle concerne également les personnels permanents ou temporaires (stagiaires, internes, doctorants, prestataires, fournisseurs, sous-traitants, …) utilisant les moyens informatiques de l’établissement et les personnes qui ont la possibilité d’accéder au Système d’Information à distance. Dans la présente Charte, sont désignés sous les termes suivants : Ressources informatiques : les moyens informatiques, ainsi que ceux auxquels il est possible d’accéder à distance, directement ou en cascade à partir du réseau administré par l’entité ; Outils de communication : la mise à disposition par des serveurs locaux ou distants de moyens d’échanges et d’informations diverses (Portail VPN, web, messagerie, visioconférence, téléphonie, etc.) ; Utilisateurs : les personnes ayant accès ou utilisant les ressources informatiques et les outils de communication de l’établissement. Centre Eugène Marquis 22 3 Les fondamentaux de la sécurité des SI 3.1 Principes Le Centre Eugène Marquis héberge des données et des informations médicales et administratives sur les patients (dossier médical, dossier de soins, dossier images et autres dossiers médicotechniques, …), et sur les personnels (paie, gestion du temps, évaluations, accès à Internet et à la messagerie, …). L’information se présente sous de multiples formes : stockée sous forme numérique sur des supports informatiques, imprimée ou écrite sur papier, imprimée sur des films (images), transmise par des réseaux informatiques privés ou internet, par la poste, oralement et/ou par téléphone... La sécurité de l’information est caractérisée comme étant la préservation de : - Sa disponibilité : l’information doit être accessible à l’utilisateur, quand celui-ci en a besoin ; Son intégrité : l’information doit être exacte, exhaustive et conservée intacte pendant sa durée de vie ; Sa confidentialité : l’information ne doit être accessible qu’aux personnes autorisées à y accéder ; Sa traçabilité : les systèmes doivent comporter des moyens de preuve sur les accès et opérations effectuées sur l’information. 3.2 Une mission sécurité La Direction des Systèmes d’Information (DSI ci-après) fournit un Système d’Information qui s’appuie sur une infrastructure informatique. Il doit assurer la mise en sécurité de l’ensemble c’est-à-dire protéger ces ressources contre des pannes, des erreurs ou des malveillances. Il doit aussi protéger les intérêts économiques de l’établissement en s’assurant que ces moyens sont bien au service de la production de soins. Il doit donc définir et empêcher les abus. 3.3 Un enjeu technique et organisationnel Les enjeux majeurs de la sécurité sont la qualité et la continuité des soins, le respect du cadre juridique sur l’usage des données personnelles de santé. Pour cela, la Direction des Systèmes d’Information déploie un ensemble de dispositifs techniques mais aussi organisationnels. En effet, au-delà des outils, la bonne utilisation des moyens informatiques est essentielle pour garantir un bon niveau de sécurité. La sécurité peut être assimilée à une chaîne dont la solidité dépend du maillon le plus faible. Certains comportements humains, par ignorance des risques, peuvent fragiliser le Système d’Information. 3.4 Une gestion des risques L’information médicale, qu’elle soit numérique ou non, est un composant sensible qui intervient dans tous les processus de prise en charge des patients. Une information manquante, altérée ou indisponible peut constituer une perte de chance pour le patient (exemples : erreur dans l’identification d’un patient (homonymie par exemple), perte de données suite à une erreur Centre Eugène Marquis 23 d’utilisation d’une application informatique, …). La sécurité repose sur une gestion des risques avec des analyses des risques potentiels, des suivis d’incidents, des dispositifs d’alertes. La communication vers les utilisateurs est un volet important de cette gestion. La présente Charte d’accès et d’usage du Système d’Information s’inscrit dans ce plan de communication. 4 Règles de sécurité 4.1 Identification des personnels Il est indispensable pour garantir la sécurité du Système d’Information, que la Direction des Ressources Humaines et la Direction des Systèmes d’Information, par son intermédiaire, connaissent de façon exacte, et à tout moment, la population qui travaille dans l’établissement et/ou est susceptible d’avoir accès à l’information, et le rôle de chaque professionnel. 4.1.1 Arrivée d’un utilisateur L’accès au Système d’Information de l’établissement, et aux informations médicales à caractère personnel qu’il contient, est soumis à autorisation. Tout professionnel arrivant au Centre Eugène Marquis est reçu par la Direction des Ressources Humaines qui lui fournit la présente Charte et recueille son acceptation formelle sur la fiche de renseignements administratifs. Une fois la Charte acceptée, une demande de création de compte est envoyée à la DSI avec le profil métier du nouvel arrivant. Chaque profil dispose de droits d’accès et de droits d’usage propre à sa fonction. Le détail des droits d’accès aux différentes fonctions des applications médicales, pour chacun des profils du CEM, est disponible sur l’intranet du CEM à côté du règlement intérieur. Ce droit d’accès est strictement personnel et concédé à l’utilisateur pour des activités exclusivement professionnelles. Il ne peut être cédé, même temporairement à un tiers. Il est donc interdit de permettre ou de favoriser l’accès au Système d’Information à toute personne dont la présence ne serait pas dûment répertoriée par la Direction des Ressources Humaines, par exemple les personnels conventionnés, stagiaires, thésards, vacataires, intérimaires, prestataires ou tout autre type d’intervenant, extérieur au Centre Eugène Marquis. L’obtention d’un droit d’accès au Système d’Information de l’établissement de santé entraîne pour l’utilisateur les droits et les responsabilités précisées dans la suite de ce document. 4.1.2 Départ ou suspension d’activité d’un utilisateur Tout droit prend fin lors de la cession, même provisoire, de l’activité professionnelle de l’utilisateur, ou en cas de non-respect des dispositions de la présente Charte par l’utilisateur. La Direction des Ressources Humaines prévient au plus vite la Direction des Systèmes d’Information du départ définitif d’un professionnel ou de son absence longue durée pour pouvoir supprimer ou adapter les droits d’accès aux informations de l’établissement. Au départ d’un utilisateur, la DSI procède à la désactivation immédiate du compte Windows ce qui provoque la perte de l’accès à son répertoire personnel, à sa messagerie professionnelle et sécurisée. Un message d’absence définitive sera installé invitant à correspondre avec une autre adresse de messagerie de substitution. Ces trois éléments seront détruits définitivement 3 mois calendaires après le départ de l’utilisateur. Centre Eugène Marquis 24 Pendant cette période, tout sous-répertoire ou dossier de messagerie portant une mention « privé », « personnel » ou « confidentiel » pourra être restitué par la DSI à l’utilisateur, si l’utilisateur est parti de manière non standard (maladie, accident, faute grave) et n’a pu récupérer ses données personnelles. L’accès aux données professionnelles (exclusivement) sera temporairement accordé au N+1 pendant la période de conservation. En cas de remplacement par un autre utilisateur ce dernier n’aura pas accès à la boite mail du partant si celle-ci est nominative, seul le responsable de l’ancien utilisateur pourra faire la liaison. 4.1.3 Moyens d’authentification Chaque utilisateur dispose d’un compte nominatif lui permettant d’accéder aux applications du Système d’information de l’établissement. Ce compte est personnel. Il est strictement interdit d’usurper une identité en utilisant ou en tentant d’utiliser le compte d’un autre utilisateur ou en agissant de façon anonyme dans le Système d’Information. L’accès aux données de santé à caractère personnel des patients par des professionnels habilités se fait avec une carte CPS ou un moyen d’authentification de type identifiant/mot de passe. L’accès au Système d’Information depuis l’extérieur de l’établissement se fait avec une carte CPS ou via un mécanisme d’authentification forte de type login/mot de passe/SMS de contrôle. Le mot de passe choisi doit être robuste (8 caractères minimum, mélange de chiffres, lettres minuscules et majuscules et caractères spéciaux), de préférence simple à mémoriser, mais surtout complexe à deviner. Le mot de passe est strictement confidentiel et doit être renouvelé selon la périodicité définie dans le cadre de la politique de sécurisation du système d’information (a minima chaque année). Il ne doit pas être communiqué à qui que ce soit : ni à des collègues, ni à sa hiérarchie, ni au personnel en charge de la sécurité des systèmes d’information, même pour une situation temporaire. L’utilisateur ne doit jamais enregistrer son mot de passe lorsqu’une application ou un navigateur web lui propose, encore moins sur un ordinateur public. Chaque utilisateur est responsable de son compte et de l’usage qui en est fait. Il ne doit ainsi pas mettre à la disposition de tiers non autorisés un accès aux systèmes et aux réseaux de l’établissement dont il a l’usage. La plupart des systèmes informatiques et des applications de l’établissement assurent une traçabilité complète des accès et des opérations réalisées à partir des comptes sur les applications médicales et médicotechniques, les applications administratives, le réseau, la messagerie, l’Internet, … Il est ainsi possible pour l’établissement de vérifier a posteriori l’identité de l’utilisateur ayant accédé ou tenté d’accéder à une application au moyen du compte utilisé pour cet accès ou cette tentative d’accès. Ces données étant considérées comme des données à caractère personnel dans le cadre du règlement européen sur la protection des données, le professionnel pourra exercer ses droits auprès du service des ressources humaines ou du Délégué à la Protection des Données du Centre. Il est interdit de contourner ou de tenter de contourner les restrictions d’accès aux logiciels. Ceux-ci doivent être utilisés conformément aux principes d’utilisation communiqués lors de formations ou dans les manuels et procédures remis aux utilisateurs. L’utilisateur s’engage enfin à signaler toute tentative de violation de son compte personnel. Centre Eugène Marquis 25 4.2 Bon usage de l’information 4.2.1 Confidentialité de l’information et obligation de discrétion Les personnels de l’établissement sont soumis au secret professionnel et/ou médical. Cette obligation revêt une importance toute particulière lorsqu’il s’agit de données de santé. Les personnels se doivent de faire preuve d’une discrétion absolue dans l’exercice de leur mission. Un comportement exemplaire est exigé dans toute communication, orale ou écrite, téléphonique ou électronique, que ce soit lors d’échanges professionnels ou au cours de discussions relevant de la sphère privée. L’accès par les utilisateurs aux informations et documents conservés sur le Système d’Information doit être limité à ceux qui leur sont propres, ainsi que ceux publics ou partagés. Il est ainsi interdit de prendre connaissance d’informations détenues par d’autres utilisateurs, même si ceux-ci ne les ont pas explicitement protégées. Cette règle s’applique en particulier aux données couvertes par le secret professionnel, ainsi qu’aux conversations privées de type courriers électroniques dont l’utilisateur n’est ni directement destinataire, ni en copie. L’utilisateur doit assurer la confidentialité des données qu’il détient. En particulier, il ne doit pas diffuser à des tiers, au moyen d’une messagerie non sécurisée, des informations nominatives et/ ou confidentielles couvertes par le secret professionnel. Le CEM est opérateur MSSanté et permet à ses professionnels d’échanger des informations médicales en toute sécurité par ce moyen dont les conditions d’utilisation sont détaillées dans une autre annexe de ce document. Il doit veiller à ce que les transferts de données à caractère personnel respectent les règles du règlement européen sur la protection des données (information de la personne et utilisation de solution sécurisée). 4.2.2 Protection de l’information Les fichiers et bases de données ou fichiers comportant des données à caractère personnel concernant les patients ou les professionnels doivent être stockés sur les serveurs du Centre. En dehors du cadre de la prise en charge (diagnostic, thérapeutique, préventif), aucun fichier comportant des informations à caractère personnel ne peut être transmis à un tiers, que ce soit une personne physique ou morale, sans respecter les règles en vigueur dans le cadre du règlement européen sur la protection des données. Le Comité de Revue des Etudes et des accès aux DOnnées (CREDO) est l’instance interne au Centre Eugène Marquis en charge de la vérification de l’application de ces règles. Il doit être sollicité avant tout transfert de données de santé en dehors du cadre du soin et des recherches interventionnelles. En aucun cas, le transfert autorisé ne doit se faire via un support mobile informatique ou par courrier électronique non sécurisé. L’utilisateur ne doit pas transmettre de fichiers sensibles à une personne qui en ferait la demande et qu’il ne connaitrait pas, même s’il s’agit d’une adresse électronique interne à l’établissement. Les bases de données ou fichiers doivent être stockés sur les serveurs du Centre En aucun cas, le transfert autorisé ne doit se faire via un support mobile informatique ou par courrier électronique non sécurisé. Centre Eugène Marquis 26 Les postes de travail permettent d’élaborer des documents bureautiques. Il est important de ne stocker aucune donnée ni aucun document sur les disques durs locaux (bureau, C:\) de ces postes mais seulement sur les serveurs de fichiers du Centre qui sont sécurisés et sauvegardés. Ces espaces de stockage sont à usage professionnel, cependant le stockage de données privées est toléré en dessous de 100 MO. Les utilisateurs qui utilisent un matériel portable (exemples : poste, tablette, smartphone, …) ne doivent pas le mettre en évidence pendant un déplacement, ni exposer son contenu à la vue d’un voisin de train … ; le matériel doit être rangé en lieu sûr. Il faut également veiller à verrouiller systématiquement son poste de travail informatique lorsqu’on quitte son espace de travail même pour une courte absence et à fermer sa session de travail en fin de journée. 4.3 Bon usage des outils de communication Les outils de communication tels que le téléphone, la visioconférence, le fax, Internet, la messagerie ou les plates formes d’échanges sécurisées sont destinés à un usage professionnel. L’usage à titre personnel, dans le cadre des nécessités de la vie privée, est toléré à condition qu’il soit très occasionnel, raisonnable et conforme à la législation en vigueur. Il ne doit en aucun cas être porté à la vue des patients ou de visiteurs et accompagnants. 4.3.1 Usage du téléphone, des GSM et du fax Le téléphone et le fax sont des moyens potentiels d’échanges de données qui présentent des risques puisque l’identité de l’interlocuteur qui répond au téléphone ou de celui qui réceptionne un fax n’est pas garantie. Il ne faut ainsi communiquer aucune information sensible par téléphone ou par fax, notamment des informations nominatives, médicales ou non, ainsi que des informations ayant trait au fonctionnement interne de l’établissement. Exceptionnellement, une communication d’information médicale peut être faite après avoir vérifié l’identité de l’interlocuteur téléphonique. Si un doute subsiste, le numéro de téléphone de l’interlocuteur indiqué doit être vérifié, le cas échéant, dans les annuaires de patients ou professionnels. La communication d’informations médicales (exemples : résultats d’examens, …) aux patients et aux professionnels extérieurs est strictement réglementée. Les utilisateurs concernés doivent se conformer à la réglementation et aux procédures de l’établissement en vigueur. L’usage du téléphone est un usage professionnel, une utilisation exceptionnelle à titre privé est tolérée dans le respect des collègues de bureau. L’utilisation du forfait data pour les téléphones GSM du Centre est autorisé en Europe règlementaire uniquement (détail sur l’intranet à la section Système d’Information/Téléphonie). Il est rappelé que la consommation de data à l’étranger hors zone Europe réglementaire peut être facturée plusieurs milliers d’euros par Giga octet. 4.3.1 Usage des outils de visioconférence et de téléconsultation Centre Eugène Marquis 27 Le Centre Eugène Marquis met à disposition de son personnel des outils de visioconférence et de téléconsultation. Ces outils doivent être utilisés à titre professionnel uniquement. L’organisateur de visioconférence ou de téléconsultation est chargé de vérifier que le public de la réunion est bien celui attendu en visioconférence comme en audioconférence et qu’il n’y a pas d’intrus mal intentionné. 4.3.2 Usage d’Internet L’accès à l’Internet a pour objectif d’aider les personnels à trouver des informations nécessaires à leurs missions quotidiennes ou spécifiques. Internet sert également à accéder à de nombreux services ou applications métiers hébergés sur internet. Cette utilisation est autorisée au personnel qui aura dû être informé des objectifs et du cadre d’utilisation par sa hiérarchie. Il est rappelé aux utilisateurs que, lorsqu’ils « naviguent » sur l’Internet, leur identifiant est enregistré. Il conviendra donc d’être particulièrement vigilant lors de l’utilisation de l’Internet et à ne pas mettre en danger l’image ou les intérêts de l’établissement de santé. Par ailleurs, les données concernant l’utilisateur (exemples : sites consultés, messages échangés, données fournies à travers un formulaire, données collectées à l’insu de l’utilisateur, …) peuvent être enregistrées par des tiers, analysées et utilisées à des fins notamment commerciales. Il est donc recommandé à chaque utilisateur de ne pas fournir son adresse électronique professionnelle, ni aucune coordonnée professionnelle sur l’Internet, si ce n’est strictement nécessaire à la conduite de son activité professionnelle. Il est interdit de participer à des forums, blogs et groupes de discussion à des fins non professionnelles, et de se connecter sur des sites à caractère injurieux, violent, raciste, discriminatoire, pornographique, diffamatoire ou manifestement contraire à l’ordre public. La DSI a bloqué l’accès aux principaux webmails, réseaux sociaux et à une liste de sites jugés dangereux de par leur contenu ou référencés comme site « infecté » (ransomware, phishing, malware, spyware), elle se réserve le droit d’exclure l’accès à tout site pouvant compromettre la sécurité du SI. 4.3.3 Usage de l’Intranet L’intranet de l’établissement est accessible via l’icône ‘Portail’ sur le bureau du poste de travail. Des référents ont la possibilité d'ajouter ou de modifier le contenu de l'intranet en toute autonomie (Ex : gardes et astreintes, annuaire, documents RH, messages du comité social et économique…). Les personnes habilitées à produire du contenu pour l’intranet doivent respecter les règles suivantes : - Les contenus déposés sur l'intranet à l'exception de la section « comité social et économique » doivent être à caractère professionnel dans la sphère d’activité de l’établissement, - Aucun contenu nuisant à l’établissement ou à son image en interne comme en externe ne peut être déposé sur l’intranet, - Aucune communication syndicale ne peut se faire à travers l’Intranet Centre Eugène Marquis 28 4.3.1 Usage de la messagerie Les messageries permettent de faciliter les échanges entre les professionnels de l’établissement et en dehors de l’établissement. Les utilisateurs doivent garder à l’esprit que leurs messages électroniques peuvent être stockés, réutilisés, exploités à des fins auxquelles ils n’auraient pas pensé en les rédigeant, constituer une preuve ou un commencement de preuve par écrit ou valoir offre ou acceptation de manière à former un contrat entre le Centre et son interlocuteur, même en l’absence de contrat signé de façon manuscrite. 4.3.1.1 Usage de la messagerie professionnelle non sécurisée Un usage privé de la messagerie professionnelle est toléré s’il reste exceptionnel. Les messages personnels doivent comporter explicitement la mention « privé » dans l’objet. A défaut, les messages seront réputés relever de la correspondance professionnelle. Les messages marqués « privé » ne doivent pas comporter de signature d’ordre professionnel à l’intérieur du message. L’usage des listes de diffusion doit être strictement professionnel. Il est strictement interdit d’utiliser la messagerie professionnelle pour des messages d’ordre commercial ou publicitaire, du prosélytisme, du harcèlement, des messages insultants ou de dénigrement, des textes ou des images provocants et/ou illicites, ou pour propager des opinions personnelles qui pourraient engager la responsabilité de l’établissement ou de porter atteinte à son image. Les utilisateurs sont tenus par leurs clauses de confidentialité et de loyauté contractuelles dans le contenu des informations qu’ils transmettent par email. Afin de ne pas surcharger les serveurs de messagerie, les utilisateurs doivent veiller à éviter l’envoi de pièces jointes volumineuses, notamment lorsque le message comporte plusieurs destinataires. Seules les pièces jointes professionnelles de type « documents » ou « images » sont autorisées. Il est rappelé que le réseau Internet n’est pas un moyen de transport sécurisé. La messagerie professionnelle ne doit donc pas servir à l’échange d’informations médicales nominatives. En l’absence de dispositif de chiffrement de l’information de bout en bout, les informations médicales doivent être rendues anonymes. Il est strictement interdit d’ouvrir ou de lire des messages électroniques d’un autre utilisateur, sauf si ce dernier a donné son autorisation explicite. Une délégation de lecture des messages est systématiquement donnée au responsable hiérarchique (en particulier afin d'assurer les besoins du service), celui-ci n’ouvrira pas les messages privés mais pourra être alerté par un dépassement des limites raisonnables de ceux-ci (nombre, taille, diffusion, …) qui constituerait de fait une violation de la présente Charte, il n’ouvrira pas les messages ne semblant pas avoir d’intérêt pour le service ou de caractère d’urgence. 4.3.1.2 Usage des messageries sécurisées (MSS/APIcrypt) Le Centre Eugène Marquis dispose d’un outil de sécurisation des échanges de données de santé à caractère personnel par voie électronique. L’outil permet de correspondre avec deux systèmes de messageries sécurisées : La Messagerie Sécurisée de Santé (MSS) et la messagerie sécurisée APIcrypt. Centre Eugène Marquis 29 Le Centre Eugène Marquis a le statut d’opérateur MSS, à ce titre, tout utilisateur doit se conformer aux conditions générales d’utilisation de la MSS décrites en annexe du règlement intérieur du Centre Eugène Marquis. Les lignes directrices de ces CGU sont résumées cidessous. L’outil de messagerie sécurisée est uniquement ouvert à certaines catégories de Professionnels de Santé habilitées à échanger et collecter des données de santé à caractère personnel dans le cadre de ses missions. Deux types de boites aux lettres (BAL) sont à disposition des utilisateurs : La BAL nominative qui est strictement personnelle. L’utilisateur s’engage à ne pas partager sa BAL avec un tiers. Les BAL organisationnelles qui sont attribuées à un secrétariat, un service, un pôle ou même l’établissement entier et sont utilisées par un groupe d’utilisateurs exerçant au sein du même service, pôle ou même établissement (exemple : services de neurologie, de psychiatrie, centre d’imagerie, secrétariat médical, etc.). Il est rappelé que le compte de messagerie sécurisée de santé constitue uniquement un outil d’échange sécurisé de données et ne doit pas être confondu avec le dossier médical de la personne concernée. L’utilisateur doit donc veiller à reporter si nécessaire dans le dossier de la personne concernée toute donnée qu’il jugera utile pour la prise en charge de cette dernière. 4.3.1.3 médecin Cas spécifique de la messagerie sécurisée nominative Suivant les délibérations du bureau de CME du 15/09/2020, les traitements suivants sont appliqués sur les boites sécurisées nominatives des médecins : Les courriers en provenance de laboratoires sous convention de preuve avec le CEM sont automatiquement redirigés vers le eParapheur du médecin Les courriers avec une pièce jointe sont automatiquement redirigés vers la boite de messagerie sécurisée du secrétariat du médecin. Ce secrétariat est en charge de traiter le document en fonction des consignes vues avec le médecin (Ex : transmission au eParapheur du médecin pour visa, transmission directement dans le DPI du patient, mise en attente d’informations complémentaires, transfert d’information complémentaire au médecin …) 4.3.1 Autres moyens sécurisés de transferts de données A défaut de disposer d’une messagerie sécurisée, les professionnels du CEM sont invités à privilégier les systèmes d’échanges via des plateformes sécurisées. Au Centre, il est possible de demander un accès au système Bluefiles. La demande est à faire par le cadre auprès de la DSI. 4.4 Bon usage des ressources informatiques 4.4.1 Utilisation responsable des équipements informatiques Seule la Direction des Systèmes d’Information (ou par son intermédiaire la société avec laquelle elle a contracté) a le droit d’installer de nouveaux logiciels, de connecter de nouveaux PC au Centre Eugène Marquis 30 réseau de l’établissement et plus globalement d’installer de nouveaux matériels informatiques et de téléphonie. L’utilisateur s’engage à ne pas modifier la configuration des ressources (matériels, réseaux, …) mises à sa disposition, sans avoir reçu l’accord préalable et l’aide de la Direction des Systèmes d’Information (ou par son intermédiaire la société avec laquelle elle a contracté). Les logiciels commerciaux acquis par l’établissement ne doivent pas faire l’objet de copies de sauvegarde par l’utilisateur, ces dernières ne pouvant être effectuées que par la Direction des Systèmes d’Information. Dans un but d’économie d’énergie il est demandé au personnel d’utiliser de façon optimale les équipements informatiques. Ainsi, il est d’usage de mettre en veille l’ordinateur lorsqu’il n’est pas utilisé. De la même façon, lorsque cela concerne un poste individuel, de l’éteindre en fin de service et, si c’est un poste collectif, de veiller à ce que le dernier utilisateur s’en charge. Pour pallier aux oublis, le Centre Eugène Marquis a mis en œuvre un système d’extinction automatique des ordinateurs qui le permettent à 22h00 tous les soirs. 4.4.1 Usage des périphériques de stockage L’usage de périphérique de stockage amovible (Clé USB, Disque dur, smartphone…) sur un ordinateur du CEM est autorisé dans les cas suivants : Une clé USB fournie par le CEM dont l’usage est exclusivement professionnel et limité à un utilisateur (pas de fichier privé non professionnel,), le but étant de limiter au maximum le nombre de connexions de la clé à un ordinateur extérieur qui ne suit pas la politique de Sécurité des SI du CEM, Un smartphone d’entreprise, Un disque dur externe fourni par le CEM et dédié à une utilisation qui aura été complétement cadrée par la DSI lors de sa fourniture. L’usage des périphériques de stockage suivants sur un ordinateur du CEM est interdit : Une clé USB personnelle qui sert à vos transferts de données quotidiens non limités à l’aspect professionnel Un smartphone personnel Un disque dur externe personnel 4.4.2 Usage des consommables La fourniture des consommables informatiques (toner, cartouches d’encre…) est assurée par le magasin du Centre Eugène Marquis ou directement par le fournisseur des copieurs et imprimantes. Leur usage est réservé aux systèmes d’impression du Centre Eugène Marquis. L’utilisation de consommables à des fins privées est strictement interdite. Le Centre Eugène Marquis s’est engagé en faveur du développement durable. A ce titre, il est demandé à chacun d’aller dans ce sens en ayant une consommation juste et adaptée aux besoins. Ainsi, le personnel est encouragé à imprimer ses documents uniquement lorsque cela est nécessaire et, si tel est le cas, de préférence en recto/verso et en noir et blanc. Le personnel est invité à faire remonter à sa hiérarchie le besoin d’évolution des pratiques organisationnelles favorisant la diminution de l’utilisation de papier. La Direction des Systèmes d’Information et le Groupe Développement Durable soutiendront ces projets. Centre Eugène Marquis 31 Pour rappel, le Centre est équipé de poubelles bleues destinées à recevoir les déchets papier et de bacs de collecte des cartouches et toners usagés. Il est demandé au personnel de trier ses déchets pour permettre le recyclage de ceux-ci. 4.5 Usage de terminaux personnels Les utilisateurs ne sont pas autorisés à utiliser leurs terminaux personnels au Centre Eugène Marquis à l’exception des situations suivantes, à la condition exclusive de s’engager à activer un mécanisme de verrouillage et d’identification sur leur terminal (code, ligne brisée, identification faciale, identifiant/mot de passe) : Connexion d’un terminal personnel à un réseau WIFI offrant uniquement des facilités d’accès à l’internet pour les personnels travaillant dans les sous-sols, Utilisation de l’application téléphonique Jabber sur smartphone personnel (seulement si souhaité par l’usager) Utilisation d’une application de messagerie sur smartphone pour un accès à la boite professionnelle (non sécurisée) de l’usager En aucun cas, une application permettant de travailler sur des données à caractère personnel (dont les données médicales) des patients et des professionnels ne devra être installée sur un terminal personnel (PC, Mac, tablette ou smartphone) sans une autorisation explicite de la DSI qui aura préalablement installé une infrastructure de sécurité adaptée. Centre Eugène Marquis 32 5 Informatique et Libertés Avant toute création ou modification de fichier comportant des données à caractère personnel (en dehors de l’utilisation des applications métiers déployées par la Direction des Systèmes d’Information), que ces dernières proviennent des patients ou des professionnels, il convient de contacter le DPO du Centre qui étudie alors la pertinence des données recueillies, la finalité du fichier, les durées de conservation prévues, les destinataires des données, le moyen d’information des personnes et les mesures de sécurité à déployer pour protéger les données. Le DPO procède ensuite aux opérations de déclaration et d’information réglementaires selon les procédures prévues dans l’établissement. Il est rappelé que l’absence de déclaration de fichiers comportant des données à caractère personnel est passible de sanctions financières et de peines d’emprisonnement. En cas de non-respect des obligations relatives à la réglementation en vigueur, l'information du DPO est obligatoire, ce dernier peut alors prendre toute mesure temporaire ou définitive de nature à mettre fin au traitement illégal ainsi qu’informer le responsable hiérarchique de l’utilisateur à l’origine du traitement illégal. 6 Surveillance du Système d’Information 6.1 Traçabilité Tout accès en lecture ou en modification à un fichier est tracé nominativement par un système automatisé, un rapport d’accès à un fichier ou un répertoire peut être délivré. Tous les accès Internet et les sites visités sont tracés, enregistrés et conservés par un dispositif de filtrage et de traçabilité. Il est donc possible pour l’établissement de connaître, pour chaque salarié, le détail de son activité sur l’Internet. La Direction des Systèmes d’Information assure une traçabilité sur l’ensemble des accès aux applications et aux ressources informatiques qu’elle met à disposition pour des raisons d’exigence réglementaire de traçabilité, de prévention contre les attaques et de contrôle du bon usage des applications et des ressources. Par conséquent, les applications de l’établissement, ainsi que les réseaux, messagerie et accès Internet intègrent des dispositifs de traçabilité permettant d’enregistrer tout ou partie de : – L’identifiant de l’utilisateur ayant déclenché l’opération ; – L’heure de la connexion ; – Le système auquel il est accédé ; – Le type d’opération réalisée – Les informations ajoutées, modifiées ou supprimées des bases de données en réseau et/ ou des applications du Centre ; – La durée de la connexion (notamment pour l’accès Internet) ; Les données de traçabilité étant considérées comme des données à caractère personnel dans le cadre du règlement européen sur la protection des données, le professionnel pourra exercer ses droits auprès du service des ressources humaines ou du Délégué à la Protection des Données du Centre. Centre Eugène Marquis 33 Le personnel de la Direction des Systèmes d’Information et le Délégué à la Protection des Données respectent la confidentialité des données et des traces auxquelles ils sont amenés à accéder dans l’exercice de leur fonction, mais peuvent être amenés à les utiliser pour mettre en évidence certaines infractions commises par les utilisateurs. 6.1 Contrôle Sur demande ou pour des nécessités de maintenance et de gestion, l’utilisation des ressources matérielles ou logicielles, les échanges via le réseau, ainsi que les rapports des télécommunications peuvent être analysés et contrôlés dans le respect de la législation applicable, de la loi informatique et liberté et du RGPD. La réalisation de contrôles et d’audit fait partie des missions assurées par le Délégué à la Protection des Données. La Direction des Systèmes d’Information assurant une mission de support ou de maintenance sur le parc informatique, peut être amené à prendre la main à distance sur des postes. La Direction des Systèmes d’Information prend le contrôle directement si le poste n’est pas en cours d’utilisation (lors des maintenances nocturnes, par exemple), sinon, prévient et demande l’accord de l’utilisateur avant toute intervention. Cette prise de main se limite à des besoins techniques et ne peut pas servir à une quelconque surveillance des utilisateurs. 6.2 Alertes Tout constat de vol de matériel ou de données, d’usurpation d’identité, de détournement de moyen, de réception de messages interdits, de fonctionnement anormal ou de façon plus générale toute suspicion d’atteinte à la sécurité ou manquement substantiel à cette Charte doit être signalé au Responsable de la Sécurité du Système d’Information et/ou au Délégué à la Protection des Données selon les procédures en vigueur dans l’établissement. La sécurité de l’information met en jeu des moyens techniques, organisationnels et humains. Chaque utilisateur de l’information se doit d’avoir une attitude vigilante et responsable afin que les patients bénéficient d’une prise en charge sécurisée et que leur vie privée ainsi que celle des personnels soient respectées. 7 Responsabilités et sanctions Les utilisateurs ne doivent pas se servir des moyens informatiques pour nuire à l’image de marque de l’établissement, que ce soit en interne ou en externe, à travers des communications d’informations à l’extérieur de l’établissement ou du fait de leurs accès à Internet. Les règles définies dans la présente Charte ont été fixées par la Direction Générale de l’établissement dans le respect des dispositions législatives et réglementaires applicables (CNIL, ...). L’établissement ne pourra être tenu pour responsable des détériorations d’informations ou des infractions commises par un utilisateur qui ne se sera pas conformé aux règles d’accès et d’usage des ressources informatiques et des services Internet décrites dans la Charte. En cas de manquement aux règles de la présente Charte, la personne responsable de ce manquement est passible de sanctions telles que définies dans le règlement intérieur. Outre ces sanctions, la Direction du Centre Eugène Marquis est tenue de signaler toutes infractions pénales commises par son personnel au procureur de la République. Centre Eugène Marquis 34 8 Mise à jour de cette charte La présente charte est réétudiée périodiquement (au moins tous les 3 ans) et mise à jour en cas de besoin. En cas de modification, la nouvelle version sera intégrée au règlement intérieur du Centre accessible sur l’intranet. Toute modification du règlement intérieur sera soumise à la procédure définie par les dispositions du Code du Travail. Rennes le 24/03/2022 Professeur Renaud De CREVOISIER, Directeur Général du Centre Eugène Marquis Centre Eugène Marquis 35 Conditions d’utilisation de la messagerie sécurisée de santé MSSanté Annexe II du règlement intérieur du Centre Eugène Marquis de Rennes I/ Informations générales Le Centre Eugène Marquis est devenu opérateur de messagerie sécurisée de santé MSS afin d’offrir à ses professionnels de santé un outil sécurisé d’échange de données de santé à caractère personnel par voie électronique. Le service MSSanté permet l’émission de messages contenant des informations utiles à la prise en charge sanitaire d’une personne, à destination d’un ou plusieurs titulaires d’un compte de messagerie sécurisée de l’espace de confiance MSSanté ; Cet outil de messagerie est ouvert à certaines catégories de Professionnels de Santé habilitées à échanger et collecter des données de santé à caractère personnel dans le cadre de ses missions et désignées par le terme « utilisateur ». Tout utilisateur doit se conformer aux conditions d’utilisation des comptes de messagerie définies dans le présent document. Il est rappelé que dans le cadre de l’utilisation du service MSSanté, l’utilisateur doit respecter : Les règles de droit commun relatives à l’échange des données de santé à caractère personnel dont les dispositions de l’article L 1110-4 du code de la santé publique qui précisent les conditions d’échange de données de santé entre deux ou plusieurs professionnels ; Le cadre légal qui régit sa profession, en particulier les règles relatives à l’obligation de conserver les données de santé à caractère personnel collectées à l’occasion de l’exercice de sa profession II/ Types de boîtes aux lettres (BAL) disponibles Les boites de messagerie sécurisée du CEM sont toutes rattachées à l’établissement « C.R.L.C.C. Centre Eugène Marquis (FINESS = 350002812) ». II.1/ Les boîtes aux lettres nominatives Les BAL nominatives sont créées sous la responsabilité du Centre Eugène Marquis et attribuées à un utilisateur dûment identifié. La vérification de l’identité de l’utilisateur relève de la responsabilité de la Direction des Ressources humaines par délégation du Directeur Général du Centre Eugène Marquis. Pour la création de la BAL, le numéro d’identification national de l’utilisateur doit être renseigné dès lors que ce dernier en est titulaire (numéro RPPS ou ADELI). À défaut, il est nécessaire de renseigner un identifiant interne attribué à l’utilisateur sous la responsabilité du Centre Eugène Marquis. La BAL nominative est strictement personnelle. L’utilisateur s’engage à ne pas partager sa BAL avec un tiers et à conserver dans des conditions de sécurité les moyens d’accès à celle-ci. Centre Eugène Marquis 36 II.2/ Les boîtes aux lettres organisationnelles Les BAL organisationnelles sont créées sous la responsabilité du Directeur Général du Centre Eugène Marquis. Les BAL organisationnelles sont attribuées à un secrétariat, un service ou un pôle et sont utilisées par un groupe d’utilisateurs exerçant au sein de cette entité (exemple : services de neurologie, de psychiatrie, centre d’imagerie, secrétariat médical, etc.). Plusieurs personnes sont utilisatrices d’une même BAL organisationnelle et émettent des messages au nom de l’établissement de santé. Ces BAL n’identifient donc pas directement un utilisateur personne physique. Le Directeur Général du Centre Eugène Marquis désigne un « responsable » de l’utilisation et de la gestion des habilitations d’accès à la BAL organisationnelle. Ensuite, chaque utilisateur est habilité par ce responsable pour accéder et utiliser ladite BAL. Les modalités de gestion de la BAL permette d’identifier de façon individuelle les personnes physiques qui ont accédé à la BAL organisationnelle. II.3/ Les boîtes aux lettres applicatives Les BAL applicatives sont créées sous la responsabilité du Directeur Général du Centre Eugène Marquis. Une BAL applicative est associée à un logiciel métier ou à une machine (dossier patient informatisé HM, système d’information de laboratoire, serveur de résultats, etc.) et est alimentée directement par ce dernier. Les BAL applicatives sont créées uniquement pour envoyer de façon automatique des messages suivant un paramétrage prédéfini. Ces BAL ne sont pas censées recevoir de messages électroniques (lors de l’envoi automatique d’un e-mail, une note doit informer le destinataire que la BAL émettrice ne peut recevoir de messages). Le Directeur Général du Centre Eugène Marquis désigne un « responsable » de l’utilisation, de la gestion et du paramétrage de la BAL applicative. III Création de BAL et publication dans l’annuaire national MSS Une BAL sécurisée nominative est créée systématiquement à l’arrivée d’un médecin CEM et sur demande validée par le Directeur Général pour les médecins sous convention ou les autres salariés du CEM. Les adresses de BAL nominatives et organisationnelles sont publiées par défaut dans l’annuaire national MSS avec les attributs suivants Adresse MSS visible, Numéro de téléphone non communiqué Refus d’une dématérialisation complète de ses échanges Par cette charte, l’utilisateur d’une BAL nominative ou le responsable d’une BAL organisationnelle est informé que ses données liées à l’usage du système MSSanté sont publiées dans l’annuaire National MSSanté et consultables par les autres utilisateurs (sauf en cas d’inscription en liste rouge). Malgré la politique du Centre Eugène Marquis en faveur de la dématérialisation, la loi n’autorise pas la création d’une BAL avec ce souhait par défaut, il revient donc à l’utilisateur de faire luiCentre Eugène Marquis 37 même une demande d’indication de sa volonté de dématérialiser ces échanges à la DSI qui reportera la demande sur l’annuaire MSS. L’utilisateur peut également s’il le souhaite demander à la DSI son inscription en liste rouge ; la publication de son numéro de téléphone dans l’annuaire MSS ; la suppression de sa boite de messagerie sécurisée nominative (La DSI lui expliquera les conséquence de cette action sur son fonctionnement quotidien). IV/ Principes généraux d’utilisation des BAL MSSanté IV.1/ Mise en œuvre de l’obligation d’information des patients Rôle de l’établissement de santé Le Centre Eugène Marquis informe le patient de l’ensemble de ses droits, de la collecte et des conditions d’utilisation de données de santé à caractère personnel dans le cadre de sa prise en charge. Le patient est informé, via le Livret d’Accueil qui lui est remis à sa première venue au Centre Eugène Marquis, de l’utilisation d’un outil de messagerie sécurisée de santé pour l’échange de ses données de santé à caractère personnel avec d’autres professionnels de santé entrant dans son parcours de soins. Rôle de l’utilisateur L’utilisateur est tenu de compléter l’information d’ores et déjà apportée par l’établissement de santé dès lors que des données de santé à caractère personnel nécessitent d’être échangées avec des professionnels de santé qui n’appartiennent pas à l’équipe de soins prenant en charge le patient. Cet échange est réalisé sauf opposition du patient (article L. 1110-4 du Code de la santé publique). En cas d’opposition du patient à l’utilisation du service MSSanté pour échanger des données de santé le concernant, l’utilisateur devra recourir à un moyen d’échange alternatif (courrier papier par exemple). IV.2/ Contenu des messages échangés Il est rappelé que le compte de messagerie sécurisée de santé constitue uniquement un outil d’échange sécurisé de données et ne doit pas être confondu avec le dossier médical de la personne concernée. L’utilisateur doit donc veiller à reporter si nécessaire dans le dossier de la personne concernée toute donnée qu’il jugera utile pour la prise en charge de cette dernière. L’utilisateur utilise les BAL MSSanté à des fins de prise en charge de patients et dans le respect des obligations professionnelles auxquelles il est soumis. Il appartient à l’utilisateur d’apprécier lui-même la sensibilité, l’importance et la pertinence des messages échangés. Il est rappelé que les données de santé à caractère personnel sont couvertes par le secret professionnel dans les conditions prévues à l’article L 1110-4 du Code de la santé publique, dont la violation est réprimée par l’article 226-13 du Code pénal. Centre Eugène Marquis 38 L’utilisateur s’engage à ne pas créer de règle de redirection automatique de ses e-mails sécurisés MSSanté vers une boîte aux lettres non sécurisée. L’utilisateur s’interdit de transmettre par messagerie sécurisée ou par tout autre moyen des courriels contenant des virus ou plus généralement tout programme visant notamment à détruire ou limiter la fonctionnalité de tout logiciel, ordinateur ou réseau de télécommunication ; L’utilisateur s’engage à ne pas procéder à l’envoi de messages non sollicités à un ou plusieurs destinataires, considéré comme du spam. L’utilisateur n’utilise pas les BAL MSS pour une correspondance non médicale entre PS. IV.3/ Moyens d’authentification Afin d’assurer la confidentialité des données de santé, l’accès à une BAL MSSanté nécessite l’utilisation d’un des moyens d’authentification définis ci-dessous. Connecté sur le réseau du Centre, l’utilisateur se connecte avec un identifiant/mot de passe à sa session Windows. Cette authentification permet l’ouverture sans nouvelle phase d’identification du client de messagerie Outlook qui permet l’accès à sa boite de messagerie professionnelle standard ainsi qu’à sa BAL nominative ou organisationnelle. Connecté sur un autre réseau à l’extérieur du Centre, soit L’utilisateur utilise un ordinateur du Centre avec son client VPN ou se connecte au portail VPN, l’un comme l’autre en mode authentification forte avec un identifiant, mot de passe plus soit une carte CPS, soit un code à usage unique reçu par SMS (OTP). Une fois l’ordinateur connecté au réseau du Centre, l’utilisateur accède à sa BAL via Outlook. L’utilisateur utilise un ordinateur du Centre et se connecte directement à Outlook ou utilise le webmail du Centre sur un autre ordinateur, ou synchronise son compte sur un smartphone ou une tablette ; dans ces cas il n’aura pas accès à sa BAL nominative Les BAL applicatives n’ont pas de comptes de messagerie Exchange et sont donc gérées exclusivement par les seuls membres de la DSI qui ont chacun un compte d’administration nominatif sur la base d’un identifiant/mot de passe. L’accès de l’extérieur à l’outil d’administration du proxy se fait via le portail VPN SSL en mode authentification forte OTP. Chaque session Windows est verrouillée au bout d’une demi-heure de non utilisation. Les sessions d’accès externe via le portail VPN SSL sont détruites au bout d’une heure de non utilisation. Le mot de passe Windows doit être renouvelé chaque année pour les utilisateurs non membre de la DSI et tous les 6 mois pour les administrateurs de la DSI. IV.4/ Convention de preuve La loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 admet la preuve écrite sous forme électronique au même titre que l’écrit sur support papier « sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans les conditions de nature à en garantir l’intégrité » (article 1316-1 du Code civil). L’infrastructure mise en place au sein du Centre et le Centre Eugène Marquis 39 respect des règles de conduite définies au sein de l’espace de confiance MSSanté garantissent l’identification de la personne dont émanent les messages ainsi que leur intégrité. De même, le système mis en place assure à chaque message échangé un fort niveau d’imputabilité. Les utilisateurs et exploitants sont informés par cette charte de la génération de traces de leurs actions par le service MSSanté. Afin de prévenir d’éventuelles contestations sur la valeur probante des messages (ou « écrits électroniques ») échangés entre les utilisateurs au moyen de la messagerie sécurisée de santé au regard des exigences fixées par la loi 2000-230, Le Centre Eugène Marquis s’est engagé, en son nom et au nom de ses utilisateurs, à ne pas contester leur force probante sur le fondement de leur nature électronique. Le Centre Eugène Marquis s’accorde dès lors pour reconnaître la même valeur probante aux écrits électroniques transmis via la MSSanté qu’aux écrits sur support papier. L’acceptation de ces CGU par l’utilisateur a pour conséquence la conclusion d’une convention de preuve au sens de l’article 1316-2 du Code civil. V/ Responsabilité de l’établissement et de l’utilisateur Le Centre Eugène Marquis est responsable de la définition des conditions d’utilisation de la MSSanté et de leur respect par ses personnels. Le Centre porte à la connaissance des utilisateurs les Conditions d’utilisation de la messagerie sécurisée de santé par leur inclusion dans le Règlement Intérieur du Centre. Le Règlement Intérieur du Centre est accepté explicitement par chaque professionnel du Centre à son arrivée. L’utilisateur est responsable de l’utilisation de la BAL MSSanté dont il est titulaire conformément à son usage, dans le respect des lois et règlements en vigueur et de la présente charte. VI/ Protection des données à caractère personnel des utilisateurs Des données (adresse e-mail, horodatage des échanges, taille des e-mails) sont collectées et transmises à l’ANS afin de lui permettre, en tant que gestionnaire de l’espace de confiance MSSanté, d’établir des indicateurs anonymes. Le traitement est mis en œuvre en application de l’article 5, 5° de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978. Les données sont conservées 3 mois, puis anonymisées. Conformément à la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978 modifiée et au Règlement européen n°2016/679/UE du 27 avril 2016, l’utilisateur bénéficie d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition, de limitation, et du droit de définir des directives sur le sort de ses données après sa mort. L’utilisateur peut, sous réserve de la production d’un justificatif d’identité valide, exercer ses droits sur demande écrite au GIP ASIP Santé (Délégué à la protection des données), 9 rue Georges Pitard, 75015 PARIS ou par messagerie électronique, à l'adresse suivante : [email protected]. L’utilisateur dispose également d’un droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL. Centre Eugène Marquis 40 Charte de signalement de évènements indésirables Annexe III du règlement intérieur du Centre Eugène Marquis de Rennes La sécurité des activités doit être la préoccupation première et permanente d'un établissement de santé. Le développement d'un établissement sûr, inspirant confiance à ses patients, se fonde notamment sur l'expérience tirée, jour après jour, des événements indésirables pouvant affecter la sécurité des patients. L’objectif du Centre Eugène Marquis est d'améliorer la connaissance de ces événements indésirables, même lorsqu’ils ont pu être rattrapés ou évités de justesse. Cette connaissance permet en effet d’entretenir notre vigilance collective sur les risques liés aux soins et d'apporter les mesures correctives nécessaires. Dans ce cadre, chaque professionnel est invité à communiquer toute information sur les événements qui touchent, ou auraient pu toucher, la sécurité des patients. Un manquement à cette règle peut compromettre l'ensemble de la démarche de prévention conduite par l’établissement. Dans ce but, il est du devoir et de la responsabilité de chacun de communiquer, spontanément et sans délai, toute information sur les évènements indésirables dont il a pu être acteur ou témoin. Bien entendu, en cas d’évènement indésirable, la priorité restera la protection des personnes, avant de réaliser le signalement, qui sera fait secondairement dans le système qualité, si besoin avec l’aide du cadre. La Direction s’engage à ce que les données recueillies lors de l’analyse des incidents restent confidentielles. L’identité des patients, des déclarants et de l’institution ne peut être communiquée à des tiers sauf dans le cadre des procédures légales (plainte de patients ou inspections menées par les autorités compétentes). Le déclarant ne pourra faire l’objet d’aucune sanction disciplinaire du simple fait d’un signalement effectué spontanément et sans délai. Toutefois, en cas de faux signalement volontaire, le déclarant s’expose à une sanction disciplinaire. Il en est de même en cas de manquement aux textes réglementaires auxquels les professionnels sont tenus ou de non-respect des règles de sécurité de l’établissement. Chaque professionnel, quels que soient sa place et son rôle dans l’établissement, doit s’impliquer dans cette dynamique qui contribue à la recherche permanente du plus haut niveau de sécurité de nos pratiques, dans l’intérêt des patients, des visiteurs ou des professionnels du Centre Eugène Marquis. RI_Mars2022 Centre Eugène Marquis
