SEMINAIRE Intervenant 2006 - 7 Olivier Dupouët Management de Projet ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 1 Préparation du projet ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet www.voirin-consultants.com 2 La préparation du projet Le lancement du projet La structuration technique du projet / WBS L’organisation humaine du projet / OBS Le cycle de vie du projet La planification Le plan d’assurance qualité Préparer la phase opérationnelle ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 3 Lancement du projet Définir le projet Valider le projet Nommer le chef de projet Donner un nom au projet Lancer officiellement le projet ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 4 Définir l'objet du projet DE QUOI S'AGIT-IL VRAIMENT ? Formaliser l'objectif sans induire de solutions Positionner le projet dans son contexte Identifier les contraintes (délais, coûts, orientations, …) Les éléments d’entrée - Les résultats attendus) & NB : Cette définition peut être le résultat d’une phase « d’avant-projet ». ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 5 Valider le projet Réalité du client Réalité de l'objectif, validé par le client Réelle adhésion et engagement de tous ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 6 Nommer le chef de projet Nommer le chef de projet et lui confier l’autorité nécessaire pour mener à bien sa mission, En tant que chef de projet, accepter le projet après avoir au besoin renégocié pour assurer l’adéquation Moyens / Objectifs. En acceptant le projet, le chef de projet prend la responsabilité de son succès !!! ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 7 Donner un nom au projet Donner une « réalité » au projet Trouver un nom évocateur, rassembleur, motivant, dynamique, …, Ce nom permettra de renforcer l’esprit de groupe de la future équipe projet. ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 8 Lancer officiellement le projet Informer et communiquer auprès de toutes les fonctions concernées, Montrer l’implication de la direction dans le projet, La réunion de lancement : Rappeler le contexte, Présenter les objectifs, les enjeux, « Introniser » le chef de projet, Evoquer les rôles de chacun Présenter le planning général ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 9 Structuration technique du projet Élaborer l’organigramme technique (WBS) Principes de décomposition Identifier les inter-relations entre les composants Exemple de WBS ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 10 Élaborer l’organigramme technique (WBS) Décomposer la fourniture attendue : l’organigramme technique (ou WBS Work Break Down Structure). Décomposition de l'objet du projet en modules, Décomposition des modules en sous-ensembles, Décompositions des sous-ensembles ... ) “Diviser chacune des difficultés que j’examinerai en autant de parcelles qu’il se pourrait et qu’il serait requis pour mieux les résoudre” (Descartes / Discours de la Méthodes). ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 11 Principes de décomposition Minimiser les interrelations entre les composants (les interfaces devront être définies et validées au plus vite, chaque équipe intervenant sur un composant étant libre alors de travailler sur son composant en respectant les spécifications d'interface (encombrement, puissance, échanges d'information, ... ). Trouver le "juste niveau" de décomposition ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 12 Identifier les inter-relations entre les composants Il ne s'agit pas à ce stade de spécifier ces interrelations mais simplement d'identifier leur existence, Les inter-relations devront faire l'objet d'une attention particulière. Les interfaces organisationnelles et techniques assurant leur maîtrise devront être définies. La mise en évidence des inter-relation peut se faire par exemple au travers d'une matrice "composants / composants". ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 13 Exemple de WBS WBS pour le développement d’une voiture Véhicule Chassis Carosserie Boîte vitesse Transmis. Différentiel ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet Moteurs ... Embrayage 14 L’organisation humaine du projet Les domaines concernés par le projet Identifier les acteurs (OBS) L'OBS = Organigramme(s) du projet Missions des fonctions apparaissant sur l'OBS Établir les matrices de responsabilités Éléments complémentaires Définir les autres ressources ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 15 Les domaines concernés par le projet Identifier l'ensemble des domaines concernés par le projet : Marketing et Commercial Technique Financier et Juridique Organisation et Management, ... Décomposition arborescente si nécessaire Technique & Électronique & Automatisme & Mécanique ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 16 Identifier les acteurs (OBS) OBS : Organisational Breakdown Structure Identifier les principaux groupes d’acteurs Décomposer ces groupes en sous-groupes Réitérer cette décomposition jusqu’à avoir une vision claire de l’organisation des acteurs Disposer de toutes informations utiles concernant ces acteurs (contacts, téléphone, fax, e-mail, ... ). ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 17 L'OBS = Organigramme(s) du projet OBS = Organigramme(s) du projet Chef de Projet Resp. Techn. Resp. Mktg Sous-traitant 1 Mécanique Automatisme Électronique ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 18 Missions des fonctions apparaissant sur l'OBS Définir les missions des acteurs apparaissant sur l'OBS. Exemple : Achats ) Agréer et négocier les contrats avec les fournisseurs à partir de la phase d'industrialisation Juridique ) Assurer le respect des clauses légales et réglementaires, ) Valider les aspects juridiques des contrats, ) Traiter juridiquement les éventuels contentieux. ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 19 Établir les matrices de responsabilités Intéressante si plusieurs groupes distincts interviennent sur un même projet Permet de s’assurer que la structure en place permet de couvrir l’ensemble des compétences nécessaires Permet de clarifier les responsabilités Différentes matrices sont envisageables OBS / WBS OBS / Responsabilités à assurer OBS / ... . ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 20 Éléments complémentaires Organigramme positionnant les acteurs dans leur société / service d'appartenance Coordonnées des acteurs (téléphone, fax, email) Calendrier des disponibilités / Capacités ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 21 Définir les autres ressources Identifier les autres ressources nécessaires (équipements particuliers, ... ) Préciser les principales caractéristiques Connaître les disponibilités / capacités Référencer tout élément utile concernant leur réservation / utilisation ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 22 Le cycle de vie du projet Allotissement du projet Déterminer les grandes phases / les jalons Décomposition itérative jusqu'aux tâches élémentaires Adopter une démarche pragmatique Les différents types de cycle de vie Exemple : projet de développement d'un nouveau produit ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 23 Allotissement du projet Si nécessaire décomposer le projet en différents lots. Chaque lot est un "sousprojet". Séquencement dans le temps. Par exemple bâtiment 1 / bâtiment 2 / bâtiment 3 Séquencement technique (selon WBS) ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 24 Déterminer les grandes phases / les jalons Activités à mener Éléments tangibles résultants Décisions à prendre Validations à mener ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 25 Décomposition itérative jusqu'aux tâches élémentaires Décomposition de la phase en sous phases Décomposition sous-phase ... Décomposition ... en tâches élémentaires (unités permettant le suivi) ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 26 Adopter une démarche pragmatique Les éléments relatifs aux phases / activités “court-terme” sont détaillés, les éléments relatifs aux phases suivantes sont analysés plus macroscopiquement. ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 27 Les différents types de cycle de vie Cycle de vie linéaire Bâtiments, Construction, Lancement nouveau produit, Cycle de vie en spirale, ... Projet de recherche sur des sujets mal maîtrisés Cycle de vie "en V" Projet informatique ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 28 Exemple : cycle de vie en "V" Recette Opportunité / Faisabilité Conception d'ensemble Intégration Conception détaillée Tests unitaires Réalisation ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 29 Exemple : Projet de développement d’un nouveau produit Études préliminaires Faisabilité Conception Développement Production ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 30 Exemple : projet de développement d'un nouveau produit Études préliminaires Études de faisabilité Conception préliminaire Développement Production / Exploitation ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 31 Études préliminaires Émergence des idées Justification du projet Premier cahier des charges Première estimation des moyens nécessaires ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 32 Études de faisabilité Le "quoi" est précisé (Spécification fonctionnelle du Besoin) Les Contraintes sont explicitées Justifications convaincantes Orientations Affinage de l'enveloppe ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 33 Conception préliminaire Précise ce que l'on va faire, comment on va le faire, Définition et validation des choix techniques ou procédés délicats Précision du plan de développement ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 34 Développement Conception détaillée Mise au point / réalisation / validation Industrialisation ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 35 Production / Exploitation Production Assistance Garantie Évolution ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 36 La Planification Définitions Données de base Estimer les charges Affecter les ressources aux tâches Modéliser la planification (PERT / GANTT) Choix d’un mode de jalonnement Simuler / Ajuster Formaliser le plan de développement ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 37 Définitions (1) Charge Quantité de travail (unité d’œuvre) nécessitée par une tâche Capacité Quantité de travail (unité d’œuvre) pouvant être fournie par une ressource par unité de temps. Jalons Repères prédéterminés permettant d’organiser le pilotage et de suivre l’avancement du projet. ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 38 Définitions (2) Délai Un délai est une date demandée, déterminant l’échéance d’une action Durée Une durée est une quantité de temps nécessaire à un acteur pour réaliser un travail déterminé. Elle correspond en pratique au quotient durée = charge / capacité ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 39 Définitions (3) Marge libre Période de temps pendant laquelle une tâche peut glisser sans retarder le début au plus tôt de l'activité suivante Marge totale Période de temps pendant laquelle une tâche peut glisser avant de retarder la date de fin de projet Chemin critique Chemin le plus long pour réaliser le projet dans le temps le plus court (Suite des tâches ayant une marge nulle) ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 40 Données de base (1/2) Le projet est défini La WBS est défini le cycle de vie est défini L'ensemble des phases sont définies Les activités des phases "proche" sont détaillées Les phases lointaines ne sont vues que de manière macroscopique (surtout si leur organisation dépend des résultats des phases à venir) ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 41 Données de base (2/2) Les ressources sont identifiées Nature des ressources disponibles Éventuellement capacités et disponibilités des ressources si elles constituent une contrainte du projet Les contraintes sont connues Exigences en matière de délais Disponibilités des ressources si celles-ci sont limitées (notion de "calendrier") Contraintes budgétaires ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 42 Estimer les charges Estimation de chaque tâche du cycle de vie Calcul à partir d’éléments caractéristiques du projet (Nombres de fonctions, complexité ... ) Calcul par comparaison avec projet antérieur et application éventuelle de facteurs relatifs à La taille L’expertise acquise par l’entreprise dans le domaine Le risque ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 43 Affecter les ressources aux tâches Associer à chaque tâche un responsable unique, De manière complémentaire désigner les ressources qui interviendront sur la tâche S'assurer que la (les) personne(s) pressentie(s) sont adaptées (compétences, capacités, coûts, disponibilités) Dimensionner les équipes de manière adaptée ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 44 Modéliser la planification (réseau PERT) Une représentation “réseau” des activités à mener La construction d’un PERT (Program Evaluation Review Technic). Définir les activités Modéliser les contraintes Estimer les charges Exploitation d’un PERT Recherche du chemin critique Détermination date “au plus tôt”, date “au plus tard”, marge libre, marge totale, durée du projet, ... ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 45 Le diagramme PERT Exemple 1 Projet SYSTEME 01/06/94 01/06/94 0s 6 Réal. informatique 28/06/94 28/06/94 0s 2 Spécification fonctionnelle 01/06/94 28/06/94 4s 3 Réal. Mécanique 28/06/94 28/06/94 0s 7 Études informatiques 29/06/94 20/07/94 3s 4 Études mécaniques 29/06/94 20/07/94 3s 8 Codage 21/07/94 31/08/94 2s 5 Maquette/Proto 21/07/94 31/08/94 2s 9 Intégration méca/info 18/08/94 31/08/94 2s 10 Livraison client 01/09/94 01/09/94 0s ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 46 Modéliser la planification (diagramme GANTT) Une vision synoptique du planning du projet Variantes au diagramme de Gantt Mise en évidence du chemin critique Mise en évidence des marges Mise en évidence des liaisons ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 47 Le diagramme GANTT (exemple) Act Nom activité Durée 1 Pro jet SYSTÈM E 0s 2 Sp écif. fo n ctio n n elle 4s 3 4 Réal. mécan iq u e Etu d es mécan iq u es 0s 3s 5 M aq u ette/Pro to 2s 6 Réal. in fo rmatiq u e 0s 7 Etu d es in fo rmatiq u es 3s 8 Co d ag e 4s 9 In tég ratio n méca/in fo 2s 10 Liv rais o n clien t 0s 23 24 25 26 27 ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 28 29 30 31 32 33 34 35 48 36 Choix d'un mode de jalonnement Jalonnement au plus tôt (généralement utilisé) : On planifie le démarrage des tâches au plus tôt en fonction de la date de début du projet et des contraintes entre les tâches. Jalonnement au plus tard : On planifie le démarrage des tâches au plus tard en fonction de la date de fin du projet et des contraintes entre les tâches. Jalonnement manuel : On planifie manuellement la date de démarrage d'une tâche (par choix ou pour satisfaire à une contrainte). ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 49 Visualiser les résultats de cette première ébauche Visualiser les sur ou sous-charges (fonction des disponibilités et des capacités des ressources) Respect des délais (s'assurer que des marges existent qui permettront de faire face aux aléas) Coût prévisionnel / Trésorerie prévisionnelle du projet. ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 50 Adapter la première ébauche en fonction des constatations Problèmes de délai Affecter des ressources supplémentaires pour raccourcir la durée des tâches, Paralléliser des activités, Découper le projet en lots et définir des priorités, ... Problèmes de disponibilité des ressources Lisser les charges Chercher des ressources complémentaires, ... Problèmes de trésorerie Adapter l'ordonnancement Négocier les conditions de paiement (client / fournisseur) ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 51 Processus itératif de simulation Visualiser les résultats de cette nouvelle ébauche Adapter la nouvelle ébauche en fonction des constatations Boucler jusqu'à arriver à une planification satisfaisante (attention la résolution d'un problème peut en générer un autre !) ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 52 Valider les résultats de la planification Faire valider les résultats de la planification pour la partie qui les concernent par les fonctions impliquées : Maîtrise d'ouvrage Responsable des ressources Comité de pilotage ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 53 Formaliser le plan de développement (planning du projet) Dissocier le plan de développement du plan qualité du projet Élaborer le plan de développement. Par exemple : Diagramme de Gantt Description des activités apparaissant sur le diagramme ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 54 Le Plan d’Assurance Qualité Projet Définition et objet du plan qualité Rôles et responsabilités associés au plan qualité Établir le plan qualité Exemple de plan qualité Mettre à disposition les outils facilitant l’application du plan qualité ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 55 Définition et objet du plan qualité Définition Document énonçant les modes opératoires, les ressources et la séquence des activités liées à la qualité, se rapportant à un produit, service, contrat ou projet particulier (ISO 8402 Qualité / Vocabulaire). Objet Définir ou référencer toutes les règles à appliquer dans le cadre du projet permettant d'en assurer la maîtrise. ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 56 Rôles et responsabilités associés au plan qualité Le chef de projet établit le plan qualité et s’assure de son application Le comité de pilotage valide le plan qualité Les acteurs du projet appliquent les dispositions d’Assurance Qualité définies. ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 57 Établir le plan qualité du projet Faire simple et efficace S'assurer que toutes dispositions nécessaires à la maîtrise du projet sont définies, S'appuyer sur les procédures standards de l'entreprise ou celles du client, Adapter ou compléter ces dispositions en fonctions des spécificités du projet, Utiliser une trame standard de plan qualité, ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 58 Établir le plan qualité du projet (suite) Ne pas inclure dans le plan qualité les éléments soumis à mise à jour régulière (Planning) Faire vivre le plan qualité du projet si nécessaire ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 59 Exemple de sommaire de plan qualité But, domaine d'application et responsabilités (concerne le plan qualité et non pas le projet) Terminologie Organisation décrire l'OBS et les rôles et responsabilités associées décrire les interfaces organisationnelles entre les différents acteurs ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 60 Exemple de sommaire de plan qualité (suite) Démarche Décrire les principales phases du cycle de vie Préciser les activités de contrôle et de validation Méthodes, outils et règles Définir les méthodes, outils et règles à appliquer dans tous les domaines utiles (achats, gestion des configurations, maîtrise des documents, ... ) ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 61 Exemple de sommaire de plan qualité (suite) Documentations Documents d'entrée : Les documents disponibles au démarrage du projet (éléments contractuels, documents applicables, documents de référence, ... ). Documents de sortie : Les documents élaborés dans le cadre du projet qui seront utiles une fois le projet terminée (plans, notices techniques, ... ) Documents intermédiaires : Les documents élaborés dans le cadre du projet pour les besoins des phases suivantes. ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 62 Exemple de sommaire de plan qualité (suite) Principes de pilotage du projet Décrire les principes de pilotage du projet : modalités de suivi des collaborateurs, organisation des comités, reporting, ... . Dispositions relatives au suivi de l'application du plan qualité (audits, ... ). ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 63 Mettre à disposition les outils facilitant l’application du plan qualité Outils « métiers » : Liste des instruments, Guide d’entretien, Grille de recensement des besoins. Outils de pilotage : Suivi financier, Suivi d’avancement, Suivi des achats, Communication / Pilotage, … . ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 64 Préparer la phase « opérationnelle » du projet Exploiter le travail de préparation réalisé à toute fin utile Préciser le contenu des actions à mener Structurer les supports de classement et d’enregistrement des suivis Exemple de classement ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 65 Exploiter le travail de préparation réalisé à toute fin utile Calendrier des interventions, Planning d'activité des différentes ressources Réservation des moyens, Commandes auprès de fournisseurs, Trésorerie prévisionnelle du projet ... ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 66 Préciser le contenu des actions à mener Établir (Pour les activités « proches ») les fiches de tâche Responsable de la tâche (1 seul responsable) Objet de la tâche Positionnement dans le processus global (contraintes amonts / contraintes avals) Éléments tangibles attendus Délais Budget, moyens et ressources alloués ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 67 Structurer les supports de classement et d'enregistrement des suivis Les phases opérationnelles vont générer la production de nombreux documents, Il est primordial de gérer efficacement tous les documents concernant notamment : Le pilotage du projet Les éléments tangibles élaborés Le dossier « contentieux » &« La preuve est la rançon du droit ». & S’assurer que les documents conservés apporteront tout élément utile en cas de contentieux ultérieur ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 68 Exemple de structuration du classement des documents Documents contractuels « client » Documents contractuels initiaux Avenants au contrat. Factures Validation / Recette Rapports de contrôle CR revues PV de validations et de recette client ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 69 Exemple de structuration du classement des documents Achats Commandes / documents de sous-traitance BL Factures ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 70 Exemple de structuration du classement des documents Management du processus Plan qualité Plan de développement Suivi activité des collaborateurs Suivi mise en oeuvre des moyens Incidents / Problèmes rencontrés Demandes de modifications Reporting Suivi d’avancement Suivi financier ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 71 Exemple de structuration du classement des documents Management produit Éléments tangibles, Éléments de configuration ... . Notes Courriers / e-mails / notes échangés Notes de travail, CR de réunions, … , ENSEIRB SEMINAIRE – Gestion de Projet 72
![Fiche projet n 2 [ PDF - 370 Ko ]](http://s1.studylibfr.com/store/data/008469253_1-179f3cc09c20e1657d654cc261bce6c5-300x300.png)