Correspondance-militaire-DAGO

Correspondance militaire DAGO7
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I – DEFINITION DE LA CORRESPONDANCE MILITAIRE :
- Ensemble des documents divers intéressant exclusivement le service de l’Etat, émis ou
reçus par une autorité civile ou militaire relevant du Ministère des Forces Armées (sens le plus
large). Plus simplement : ensemble des documents émis ou reçus par un militaire et ce dans le
cadre du service.
La correspondance militaire est constituée par deux grands types d’écrits soumis à des
règles strictes de présentation, de rédaction et de protection du secret.
1) les documents :
Ecrits à caractère permanent en vue d’assurer une réglementation d’ordre général (instructions,
règlements, circulaires .......).
Ils sont le plus souvent imprimés, tenus à jour par voie de correction et peuvent faire l’objet de
plusieurs rééditions.
2) les pièces de correspondance :
Documents à caractère occasionnel et particulier (lettre, note, compte rendu, rapport...)
II – CATEGORIES DE CLASSEMENT :
Les documents et les pièces de correspondance sont classés en trois grandes catégories :
1) Les documents d’usage général :
Utilisés à tous les échelons de la hiérarchie, ils comprennent :
- la lettre ;
- la lettre d’envoi ;
- la note ;
- la note-express ;
- le message ;
- le bordereau d’envoi ;
- le transmis ;
- le bulletin de correspondance.
2) Les documents d’information destinés aux autorités supérieures :
Ils comprennent :
- le compte rendu ;
- le rapport ;
- la fiche ;
- le procès-verbal ;
- les états et situations.
3) Les documents d’information destinés aux autorités subordonnées :
Ils comprennent :
- la décision ;
- la note de service ;
- l’instruction et la circulaire ;
- la directive ;
GENERALITES

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- la notification individuelle.
III - CLASSIFICATION :
Les documents et pièces de correspondance sont classés selon les degrés de protection ci-
après :
- TRES SECRET ;
- SECRET DEFENSE;
- CONFIDENTIEL DEFENSE;
- DIFFUSION RESTREINTE ;
- NON CLASSIFIE.
Ces degrés de protection (sauf non classifié) sont apposés sur les documents au moyen
d’un cachet de couleur rouge.
- TRES SECRET :
Pièce ou document dont la sécurité est capitale et dont la divulgation causerait à la Nation
des dommages exceptionnellement graves (plan de mobilisation, d’opérations, chiffre...).
Les exemplaires d’un tel document peuvent recevoir une numérotation spéciale correspondant
à des destinataires déterminés.
- SECRET DEFENSE :
Document dont la divulgation mettrait en danger la sécurité nationale ou causerait des
dommages sérieux aux intérêts et prestige du pays.
- CONFIDENTIEL DEFENSE :
Document dont il y a lieu d’éviter la divulgation en raison des préjudices qu’il causerait aux
activités du commandement, ou à des individus, et des embarras d’ordre administratif qu’il
pourrait occasionner.
- DIFFUSION RESTREINTE :
Document dont la circulation est limitée au personnel des Forces Armées ou lié à elle.
- NON CLASSIFIE :
Tout document présentant un caractère courant.
IV - DETAIL DES DOCUMENTS :
1) Documents d’usage général :
La lettre :
- C’est le mode de correspondance le plus couramment utilisé entre autorités militaires.
- Elle peut servir à formuler :
o une demande ;
o transmettre un avis ;
o notifier une décision ;
o donner une réponse.
- Elle ne doit traiter que d’une seule affaire (celle citée en objet).
- Rédigée sous forme personnelle, elle contient une seule fois l’expression « j’ai l’honneur
de ».
La lettre d’envoi :
- Document destiné à présenter sous forme synthétique un autre document plus volumineux
(rapport, étude...) qui lui est joint.
La note :
- Correspondance plus simple que la lettre, la note est utilisée entre les différents organismes
de l’administration centrale ou d’un commandement.
- Elle est adressée seulement à des organismes subordonnés ou d’un rang homologue à celui
du signataire.
- Elle est destinée aux organismes intéressés, et non à leur chef ou directeur. La note est
rédigée sous forme impersonnelle et sans formule de politesse.
La note- express :

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- Est utilisée quand l’urgence de la question n’exige pas l’emploi d’un message.
- Elle remplace les messages entre organismes implantés en un même lieu, ou tient lieu de
« mini note de service ».
- Elle est rédigée sous forme impersonnelle.
Le message :
- Destiné à acheminer les prescriptions et les comptes rendus urgents, le message utilise les
moyens de transmissions rapides.
- Il est normalement réservé au traitement des questions dont l’urgence ne permettrait pas de
recevoir une réponse en temps opportun par la voie du courrier normal.
- Il est rédigé sous la forme impersonnelle, en majuscules et exclue toute formule
protocolaire ou de politesse.
Le bordereau d’envoi :
- Il permet de garder une trace de l’envoi d’un ou plusieurs documents et de communiquer les
modalités d’application d’une décision qui ne nécessitent pas la rédaction d’une note
particulière ou d’une lettre.
- Il ne comporte pas de commentaires, si ce n’est des prescriptions techniques sur les
modalités de traitement de l’affaire dans sa forme uniquement
Le transmis :
- Il se situe entre le bordereau d’envoi et la lettre d’envoi.
- Il doit être employé de préférence au bordereau d’envoi lorsque l’expéditeur veut apporter
des précisions concernant le traitement de l’affaire sur le fond. Il n’est à utiliser que pour
l’envoi d’un seul dossier ou d’une pièce importante.
Le bulletin de correspondance :
- Utilisé de subordonné à supérieur, il est relatif à une demande de renseignement brève et
simple.
- Il est rédigé sous forme de tableau (question posée colonne de gauche, la colonne de droite
étant réservée à la réponse du supérieur) et de manière impersonnelle.
Le message NOTEX (NTX) :
- Message à caractère personnel échangé entre officiers explicitement nommés.
(Notex du commandant……. au lieutenant-colonel…….)
2) Documents d’information destinés aux autorités supérieures
Le compte rendu :
- C’est la relation sommaire d’un fait ou d’une situation que l’autorité militaire doit connaître
sans délais.
- Rédigé généralement sous forme personnelle, il aboutit parfois à la rédaction d’un rapport.
Le rapport :
- Il a pour objet la relation détaillée d’un fait ou d’une situation présentant un caractère
suffisamment important pour provoquer l’envoi d’instructions ou l’approbation de mesures
proposées.
- Il est rédigé sous une forme impersonnelle.
- Dans sa présentation le rapport comprend :
o un court exposé d’introduction ;
o un développement ;
o une conclusion énonçant les propositions du rédacteur.
La fiche :
- Document interne à un état-major, elle a pour rôle d’informer une autorité, et / ou de l’aider à
une prise de décision ou de mesures d’exécution.
- Il y a 3 types de fiche :
o d’analyse ;
o de synthèse ;
o de présentation.
- Elle normalement rédigée sous forme impersonnelle.

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Le procès-verbal :
- C’est le constat d’activité d’une commission, d’une réunion, etc. rédigé par un des membres
appelé « rapporteur », ou la narration par une autorité de ce qu’elle a fait ou constaté dans
l’exercice de ses fonctions.
- Rédigé sous forme impersonnelle, il doit enregistrer fidèlement les différentes opinions et
être extrêmement précis quant aux faits relatés.
- Le PV est signé personnellement par son rédacteur.
Les états et situations :
- Ce sont des pièces à but statistique.
3) Documents d’information destinés aux autorités subordonnées
La décision :
- C’est l’expression écrite de la volonté d’une autorité dans un domaine précis relatif à
l’organisation, à l’administration ou au personnel.
- Elle est souvent présentée dans la même forme générale que la note et est donc rédigée
sous forme impersonnelle.
La note de service :
- Elle permet à une autorité de donner, sur une question déterminée, ses instructions à une
ou plusieurs autorités subordonnées.
- Document interne à une unité ou un service, elle est rédigée sous forme impersonnelle, ne
traite que d’un seul sujet, et sa présentation générale est celle de la note.
L’instruction et la circulaire :
- Ce sont des documents qui contiennent des prescriptions en vue d’une action déterminée.
Elles fixent le but à atteindre, exposent la pensée générale ou les intentions d’un chef, et
donnent aux subordonnés les indications qui leur sont nécessaires pour agir conformément
à ces intentions. Elles fournissent notamment les prescriptions relatives à l’application des
lois, ordonnances, décrets, arrêtés, règlements.
- L’instruction est à caractère général et permanent, alors que la circulaire traite d’un sujet
plus limité, ciblé et précis, et à caractère généralement temporaire. Elles ont une
présentation identique à celle de la note.
La directive :
- Elle est utilisée par les échelons élevés du commandement pour exprimer aux subordonnés
les buts à atteindre et les idées fondamentales devant guider leur action.
- Sa présentation générale est celle de la note.
La notification individuelle :
- C’est un document transmis par voie hiérarchique à un individu pour l’informer d’une
décision qui l’intéresse à titre personnel.

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I – PRINCIPES :
La rédaction d’un document répond à un but précis :
- expression d’une demande ;
- exécution d’une décision ;
- satisfaction d’une demande.
Elle vise l’obtention d’un résultat concret et doit donc être efficace.
L’efficacité en la matière s’obtient par :
- le choix approprié du type de document support de la communication (lettre, note...) ;
- la détermination des degrés d’urgence et des destinataires, de manière à assurer la diffusion
à tous les organismes concernés et en temps voulu ;
- la rédaction claire et précise du texte.
La rédaction est une affaire personnelle. Cependant, le style de correspondance militaire
obéit à certaines règles. Il est, de même, impératif de choisir un plan logique pour développer
son argumentation ou son exposé des faits et des idées.
II - STRUCTURE GENERALE D’UN DOCUMENT :
1) L’en-tête comprend :
- L’attache, désignation et adresse de l’organisme d’origine et de l’expéditeur. Elle se place
dans l’angle supérieur gauche.
- Le numéro d’enregistrement inscrit en haut à droite ;
- Le numéro de classement en dessous du numéro d’enregistrement.
- Le lieu d’origine et la date de signature s’inscrivent en dessous du numéro de classement.
- La suscription ou le titre de la correspondance.
2) Le corps :
Placé entre l’en-tête et le final, il comprend :
- l’objet :
o Résume très succinctement la question traitée (le même libellé doit être maintenu
lorsqu’il y a échange de correspondances sur le même sujet).
- la ou les références :
o Permettent d’établir la filiation générale du document et à le rattacher à d’autres
textes auxquels il se rapporte.
- l’indication des annexes :
o Les annexes contiennent ce que le rédacteur n’a pas voulu inclure dans le corps
du document mais elles font partie de ce dernier.
- l’indication des pièces jointes :
o Ce sont des textes distincts du document principal, mais liés à celui ci.
- le texte :
o Afin d’aider le destinataire à suivre sans effort le déroulement du raisonnement, il
y a lieu :
 de consacrer un paragraphe à chacune des parties du texte et d’utiliser, à
l’intérieur de chaque paragraphe, des alinéas pour souligner les différentes
idées du développement si le besoin s’en fait sentir.
 d’inscrire les noms des mois en toutes lettres,
 d’éviter au maximum le recours aux initiales, aux abréviations et aux
appellations étrangères. Si l’abréviation est indispensable, elle doit être
suivie de sa signification en toutes lettres entre parenthèses.
 éventuellement de numéroter chaque feuille du document.
REDACTION ET PRESENTATION DES DOCUMENTS