GENERALITES I – DEFINITION DE LA CORRESPONDANCE MILITAIRE : - Ensemble des documents divers intéressant exclusivement le service de l’Etat, émis ou reçus par une autorité civile ou militaire relevant du Ministère des Forces Armées (sens le plus large). Plus simplement : ensemble des documents émis ou reçus par un militaire et ce dans le cadre du service. La correspondance militaire est constituée par deux grands types d’écrits soumis à des règles strictes de présentation, de rédaction et de protection du secret. 1) les documents : Ecrits à caractère permanent en vue d’assurer une réglementation d’ordre général (instructions, règlements, circulaires .......). Ils sont le plus souvent imprimés, tenus à jour par voie de correction et peuvent faire l’objet de plusieurs rééditions. 2) les pièces de correspondance : Documents à caractère occasionnel et particulier (lettre, note, compte rendu, rapport...) II – CATEGORIES DE CLASSEMENT : Les documents et les pièces de correspondance sont classés en trois grandes catégories : 1) Les documents d’usage général : Utilisés à tous les échelons de la hiérarchie, ils comprennent : - la lettre ; - la lettre d’envoi ; - la note ; - la note-express ; - le message ; - le bordereau d’envoi ; - le transmis ; - le bulletin de correspondance. 2) Les documents d’information destinés aux autorités supérieures : Ils comprennent : - le compte rendu ; - le rapport ; - la fiche ; - le procès-verbal ; - les états et situations. 3) Les documents d’information destinés aux autorités subordonnées : Ils comprennent : - la décision ; - la note de service ; - l’instruction et la circulaire ; - la directive ; Correspondance militaire DAGO7 1 - la notification individuelle. III - CLASSIFICATION : Les documents et pièces de correspondance sont classés selon les degrés de protection ciaprès : - TRES SECRET ; - SECRET DEFENSE; - CONFIDENTIEL DEFENSE; - DIFFUSION RESTREINTE ; - NON CLASSIFIE. Ces degrés de protection (sauf non classifié) sont apposés sur les documents au moyen d’un cachet de couleur rouge. - TRES SECRET : Pièce ou document dont la sécurité est capitale et dont la divulgation causerait à la Nation des dommages exceptionnellement graves (plan de mobilisation, d’opérations, chiffre...). Les exemplaires d’un tel document peuvent recevoir une numérotation spéciale correspondant à des destinataires déterminés. - SECRET DEFENSE : Document dont la divulgation mettrait en danger la sécurité nationale ou causerait des dommages sérieux aux intérêts et prestige du pays. - CONFIDENTIEL DEFENSE : Document dont il y a lieu d’éviter la divulgation en raison des préjudices qu’il causerait aux activités du commandement, ou à des individus, et des embarras d’ordre administratif qu’il pourrait occasionner. - DIFFUSION RESTREINTE : Document dont la circulation est limitée au personnel des Forces Armées ou lié à elle. - NON CLASSIFIE : Tout document présentant un caractère courant. IV - DETAIL DES DOCUMENTS : 1) Documents d’usage général : La lettre : - C’est le mode de correspondance le plus couramment utilisé entre autorités militaires. - Elle peut servir à formuler : o une demande ; o transmettre un avis ; o notifier une décision ; o donner une réponse. - Elle ne doit traiter que d’une seule affaire (celle citée en objet). - Rédigée sous forme personnelle, elle contient une seule fois l’expression « j’ai l’honneur de ». La lettre d’envoi : - Document destiné à présenter sous forme synthétique un autre document plus volumineux (rapport, étude...) qui lui est joint. La note : - Correspondance plus simple que la lettre, la note est utilisée entre les différents organismes de l’administration centrale ou d’un commandement. - Elle est adressée seulement à des organismes subordonnés ou d’un rang homologue à celui du signataire. - Elle est destinée aux organismes intéressés, et non à leur chef ou directeur. La note est rédigée sous forme impersonnelle et sans formule de politesse. La note- express : Correspondance militaire DAGO7 2 - Est utilisée quand l’urgence de la question n’exige pas l’emploi d’un message. Elle remplace les messages entre organismes implantés en un même lieu, ou tient lieu de « mini note de service ». - Elle est rédigée sous forme impersonnelle. Le message : - Destiné à acheminer les prescriptions et les comptes rendus urgents, le message utilise les moyens de transmissions rapides. - Il est normalement réservé au traitement des questions dont l’urgence ne permettrait pas de recevoir une réponse en temps opportun par la voie du courrier normal. - Il est rédigé sous la forme impersonnelle, en majuscules et exclue toute formule protocolaire ou de politesse. Le bordereau d’envoi : - Il permet de garder une trace de l’envoi d’un ou plusieurs documents et de communiquer les modalités d’application d’une décision qui ne nécessitent pas la rédaction d’une note particulière ou d’une lettre. - Il ne comporte pas de commentaires, si ce n’est des prescriptions techniques sur les modalités de traitement de l’affaire dans sa forme uniquement Le transmis : - Il se situe entre le bordereau d’envoi et la lettre d’envoi. - Il doit être employé de préférence au bordereau d’envoi lorsque l’expéditeur veut apporter des précisions concernant le traitement de l’affaire sur le fond. Il n’est à utiliser que pour l’envoi d’un seul dossier ou d’une pièce importante. Le bulletin de correspondance : - Utilisé de subordonné à supérieur, il est relatif à une demande de renseignement brève et simple. - Il est rédigé sous forme de tableau (question posée colonne de gauche, la colonne de droite étant réservée à la réponse du supérieur) et de manière impersonnelle. Le message NOTEX (NTX) : - Message à caractère personnel échangé entre officiers explicitement nommés. (Notex du commandant……. au lieutenant-colonel…….) 2) Documents d’information destinés aux autorités supérieures Le compte rendu : - C’est la relation sommaire d’un fait ou d’une situation que l’autorité militaire doit connaître sans délais. - Rédigé généralement sous forme personnelle, il aboutit parfois à la rédaction d’un rapport. Le rapport : - Il a pour objet la relation détaillée d’un fait ou d’une situation présentant un caractère suffisamment important pour provoquer l’envoi d’instructions ou l’approbation de mesures proposées. - Il est rédigé sous une forme impersonnelle. - Dans sa présentation le rapport comprend : o un court exposé d’introduction ; o un développement ; o une conclusion énonçant les propositions du rédacteur. La fiche : - Document interne à un état-major, elle a pour rôle d’informer une autorité, et / ou de l’aider à une prise de décision ou de mesures d’exécution. - Il y a 3 types de fiche : o d’analyse ; o de synthèse ; o de présentation. - Elle normalement rédigée sous forme impersonnelle. Correspondance militaire DAGO7 3 Le procès-verbal : - C’est le constat d’activité d’une commission, d’une réunion, etc. rédigé par un des membres appelé « rapporteur », ou la narration par une autorité de ce qu’elle a fait ou constaté dans l’exercice de ses fonctions. - Rédigé sous forme impersonnelle, il doit enregistrer fidèlement les différentes opinions et être extrêmement précis quant aux faits relatés. - Le PV est signé personnellement par son rédacteur. Les états et situations : - Ce sont des pièces à but statistique. 3) Documents d’information destinés aux autorités subordonnées La décision : - C’est l’expression écrite de la volonté d’une autorité dans un domaine précis relatif à l’organisation, à l’administration ou au personnel. - Elle est souvent présentée dans la même forme générale que la note et est donc rédigée sous forme impersonnelle. La note de service : - Elle permet à une autorité de donner, sur une question déterminée, ses instructions à une ou plusieurs autorités subordonnées. - Document interne à une unité ou un service, elle est rédigée sous forme impersonnelle, ne traite que d’un seul sujet, et sa présentation générale est celle de la note. L’instruction et la circulaire : - Ce sont des documents qui contiennent des prescriptions en vue d’une action déterminée. Elles fixent le but à atteindre, exposent la pensée générale ou les intentions d’un chef, et donnent aux subordonnés les indications qui leur sont nécessaires pour agir conformément à ces intentions. Elles fournissent notamment les prescriptions relatives à l’application des lois, ordonnances, décrets, arrêtés, règlements. - L’instruction est à caractère général et permanent, alors que la circulaire traite d’un sujet plus limité, ciblé et précis, et à caractère généralement temporaire. Elles ont une présentation identique à celle de la note. La directive : - Elle est utilisée par les échelons élevés du commandement pour exprimer aux subordonnés les buts à atteindre et les idées fondamentales devant guider leur action. - Sa présentation générale est celle de la note. La notification individuelle : - C’est un document transmis par voie hiérarchique à un individu pour l’informer d’une décision qui l’intéresse à titre personnel. Correspondance militaire DAGO7 4 REDACTION ET PRESENTATION DES DOCUMENTS I – PRINCIPES : La rédaction d’un document répond à un but précis : - expression d’une demande ; - exécution d’une décision ; - satisfaction d’une demande. Elle vise l’obtention d’un résultat concret et doit donc être efficace. L’efficacité en la matière s’obtient par : - le choix approprié du type de document support de la communication (lettre, note...) ; - la détermination des degrés d’urgence et des destinataires, de manière à assurer la diffusion à tous les organismes concernés et en temps voulu ; - la rédaction claire et précise du texte. La rédaction est une affaire personnelle. Cependant, le style de correspondance militaire obéit à certaines règles. Il est, de même, impératif de choisir un plan logique pour développer son argumentation ou son exposé des faits et des idées. II - STRUCTURE GENERALE D’UN DOCUMENT : 1) L’en-tête comprend : - L’attache, désignation et adresse de l’organisme d’origine et de l’expéditeur. Elle se place dans l’angle supérieur gauche. - Le numéro d’enregistrement inscrit en haut à droite ; - Le numéro de classement en dessous du numéro d’enregistrement. - Le lieu d’origine et la date de signature s’inscrivent en dessous du numéro de classement. - La suscription ou le titre de la correspondance. 2) Le corps : Placé entre l’en-tête et le final, il comprend : - l’objet : o Résume très succinctement la question traitée (le même libellé doit être maintenu lorsqu’il y a échange de correspondances sur le même sujet). - la ou les références : o Permettent d’établir la filiation générale du document et à le rattacher à d’autres textes auxquels il se rapporte. - l’indication des annexes : o Les annexes contiennent ce que le rédacteur n’a pas voulu inclure dans le corps du document mais elles font partie de ce dernier. - l’indication des pièces jointes : o Ce sont des textes distincts du document principal, mais liés à celui ci. - le texte : o Afin d’aider le destinataire à suivre sans effort le déroulement du raisonnement, il y a lieu : de consacrer un paragraphe à chacune des parties du texte et d’utiliser, à l’intérieur de chaque paragraphe, des alinéas pour souligner les différentes idées du développement si le besoin s’en fait sentir. d’inscrire les noms des mois en toutes lettres, d’éviter au maximum le recours aux initiales, aux abréviations et aux appellations étrangères. Si l’abréviation est indispensable, elle doit être suivie de sa signification en toutes lettres entre parenthèses. éventuellement de numéroter chaque feuille du document. Correspondance militaire DAGO7 5 3) Le final Dernière partie d’un document, il comprend : - l’attache de signature : o Grade, nom, fonction de l’autorité émettrice du document sauf si cela figure déjà dans la suscription (cas de la lettre par exemple). - la signature : o Apposition de son nom de famille au bas et à droite d’un écrit et placée sous l’attache de signature, elle est manuscrite pour rendre son imitation plus difficile. Le timbre humide s’applique sur la signature. o La signature communique à l’écrit sa force probante. En conséquence, toutes les pièces de correspondance officielle, sauf la fiche, doivent être revêtues d’une signature. o Pour être valable, cette signature doit être celle de l’auteur de l’écrit, quand il agit en qualité de simple particulier, ou celle de l’autorité régulièrement habilitée à cet effet, c’est-à-dire agissant dans la limite de ses attributions et dans la limite de son ressort au moment où l’écrit est signé. o Une signature n’est régulière qu’autant qu’elle s’applique à l’écrit en entier. La signature doit donc être placée à la fin du texte principal et, au moins à 40 mm du bord inférieur de la feuille. L’emploi de la griffe est interdit. - les destinataires sont : o Soit énumérés individuellement sous forme complète (Monsieur le général de division Chef d’Etat-major Général des Armées) ou sous forme abrégée (CEMGA). S’ils sont trop nombreux, ils sont énumérés « in fine ». o Soit indiqués collectivement, selon un plan de diffusion préétabli au sein de l’organisme. III - LE STYLE : La correspondance militaire ne peut admettre l’ambiguïté (tout comme un ordre). En effet, toute ambiguïté pourrait induire des erreurs d’interprétation. A ce titre, le style doit traduire avec concision, clarté et précision la volonté du chef, qui, par sa signature, est responsable. - concision : (brièveté) o Eviter les descriptions en recourant à l’emploi de tableaux, schémas, graphiques et faire des phrases courtes. (sujet, verbe, complément) clarté : (limpidité et compréhension) o Elle s’obtient par la construction d’un plan logique, la simplicité des mots et une présentation soignée. précision : (exactitude) o sens exact des mots (dictionnaire) Quelques conseils - Employer le mot juste. - Préférer la clarté et la simplicité à l’originalité et aux effets de style. - Rester toujours objectif et courtois. - Marquer correctement la ponctuation. - Respecter l’orthographe et les accents. Correspondance militaire DAGO7 6 IV - LE PLAN : Il n’y a pas de plan type mais voici un modèle général adaptable à de nombreux cas, sachant que certains documents peuvent ne comporter que la 1re et la 2e parties. 1re PARTIE CONSTAT (exposé de la situation nature du problème) OU OBJET (de la demande, du compte rendu) OU BUT (de la discussion, de la réunion) 2e PARTIE DEVELOPPEMENT (données du problème, avantages, inconvénients) OU DISCUSSION (solutions envisageables, thèse-antithèse......) OU MODALITES (de déroulement, d’exécution) 3e PARTIE PROPOSITIONS ou PRESCRIPTIONS OU DECISION OU CONCLUSION Dans tous les cas : - le texte est aéré et disposé en harmonie avec le plan, - les paragraphes et alinéas sont numérotés ou mis en évidence, - les développements techniques ou les analyses détaillées sont traités en annexes (tableaux, énumérations, listes, etc.) V - EXPRESSIONS D’USAGE COURANT : 1) Expressions utilisées pour faire connaître un fait ou une idée, adresser une demande ou une proposition : LE SUPERIEUR Fait connaître Porte à la connaissance Informe (1) Fait observer Fait remarquer Attire l’attention Prescrit Demande de bien vouloir (2) L’EGAL Fait connaître Porte à la connaissance Informe (1) Fait observer Fait remarquer Attire l’attention Demande de bien vouloir Propose (4) Suggère, émet un avis (5) LE SUBORDONNE Rend compte Expose Soumet (à l’appréciation) Appelle l’attention Demande de bien vouloir Sollicite (3) Propose (4) Suggère, émet un avis (5) (1) L’expression « me tenir informé » est maladroite et doit être évitée. Préférer selon les cas « me tenir au courant », « me rendre compte », etc. (2) La formule très impérative « vouloir bien » doit être réservée aux correspondances signées personnellement par une haute autorité. (Ex : la lettre) (3) Verbe à réserver pour les demandes à caractère personnel constituant une faveur. A éviter dans la correspondance administrative pour répondre à une demande. (Ex : vous avez sollicité l’attribution d’un véhicule…) (4) Si cette proposition est de son ressort. (5) Si l’objet de la proposition dépasse ses responsabilités propres. Correspondance militaire DAGO7 7 2) Expressions utilisées pour adresser un document : LE SUPERIEUR L’EGAL LE SUBORDONNE Adresse Adresse Adresse Envoie Envoie Fait parvenir Retourne ou renvoie Retourne ou renvoie Adresse en retour Transmet Transmet Transmet 3) Expressions utilisées pour indiquer l’urgence LE SUPERIEUR L’EGAL Dans les meilleurs délais LE SUBORDONNE Dès que possible Dès que possible Dès que possible Le plus tôt possible Le plus tôt possible Le plus tôt qu’il (vous)... L’expression « terme de rigueur » est impérativement à proscrire Cependant, il est toujours préférable de préciser les dates auxquelles sont demandées les réponses ou entrent en application les décisions. VI - FORMULES USUELLES DE TRANSMISSION : Formules « Pour avis » « Pour éléments de réponse » « A titre d’information » « Pour attributions » « A titre de compte rendu » « En retour » « Pour émargement » « Pour mise à jour » « En communication » « En communication successive à » « Pour exécution » « Pour décision » « Pour suite à donner » Explications. Indique au destinataire qu’il doit se prononcer par un avis motivé sur l’affaire qui lui est soumise. Indique que les renseignements relatifs à l’affaire traitée doivent être transmis en retour. Indique au destinataire qu’il n’a pas à agir directement mais doit être informé de la substance du document qui lui est adressé. Précise au destinataire que l’affaire est de sa compétence. Permet de mettre au courant l’autorité supérieure. Indique le renvoi d’un document à l’expéditeur. S’emploie de supérieur à subordonné ou d’égal à égal. Indique que l’échelon subalterne destinataire doit apposer sa signature, accusant ainsi connaissance des dispositions du document. Indique que le document doit être renseigné en fonction de la situation du moment. Indique que le document doit être retourné à l’expéditeur. Implique la transmission du premier destinataire au deuxième et ainsi de suite. Le document est retourné par le dernier destinataire à l’autorité qui l’a mis en communication. Indique au destinataire qu’il doit intervenir et l’oblige à rendre compte à l’expéditeur. Demande au supérieur de statuer sur l’affaire qui lui est soumise. Le destinataire doit donner suite à l’affaire sans être tenu de rendre compte. Correspondance militaire DAGO7 8 LE COMPTE RENDU I - GENERALITES : 1) Objet : - Le compte rendu constitue la relation sommaire d’un fait ou d’une situation. Il aboutit parfois à la rédaction d’un rapport - Il s’emploie le plus souvent pour signaler à l’autorité supérieure soit l’exécution d’un service, soit un fait de peu d’importance, soit un événement grave que l’autorité militaire doit connaître sans délai en attendant la venue d’un rapport circonstancié. - En principe, le compte rendu est écrit. Cependant, il est bien souvent précédé par un CR verbal, téléphoné, télégraphié ou télécopié. Il en est toujours ainsi dans les cas graves : perte ou détérioration importante de matériel accident de personne, décès, sinistre, vol. Dans ces cas, un compte rendu écrit doit suivre le plus tôt possible. - Dans les activités courantes, il n’est en principe pas demandé de compte rendu d’exécution. Cependant, il peut être établi sans ordre lorsque l’échelon qui a exécuté croit devoir justifier de certains détails d’exécution. - Il doit être nécessairement établi lorsque l’ordre n’a pu être exécuté. - Il existe également une autre forme de compte rendu que l’on qualifie souvent de « procèsverbal », il s’agit d’un compte rendu analytique qui relate les débats d’une commission ou d’une réunion. - Cette sorte de compte rendu n’est soumise à aucune forme particulière. Il comporte un titre : COMPTE RENDU de la réunion du ...... Il indique le nombre et la qualité des participants ainsi que les conditions de déroulement de la réunion ainsi que le résumé fidèle des débats. 2) Présentation : Le compte rendu s’établit généralement sur papier blanc et uni (A 4) et il est présenté sous la même forme générale que la lettre. Cependant certains comptes rendus, propres à des faits ou des situations déterminés, se présentent sous la forme d’un imprimé à compléter. Ce peut être le cas pour les comptes rendus : o de punition ; o d’accident ou d’incendie ; o de passation de marchés. II - REDACTION DU COMPTE RENDU 1) Généralités. - Le compte-rendu est établi « à chaud », peu après le déroulement des faits, bien souvent rédigé sous la forme personnelle, il commence généralement par la formule « j’ai l’honneur de vous rendre compte de… ». - Ne pas rendre compte « que… » ni « de ce que… » mais « de quelque chose » : « des faits suivants… » ou « des circonstances dans lesquelles… ». - Comme dans tout document de la correspondance militaire, les qualités d’un compte rendu sont la précision, la concision et la clarté, mais aussi et surtout l’objectivité. - Les faits doivent être relatés simplement, tels qu’ils se sont produits, en évitant d’en exagérer ou d’en diminuer l’importance. o En particulier, il ne doit pas être fait de supposition ni de proposition, encore moins d’interprétation personnelle. Correspondance militaire DAGO7 9 2) Contexture du compte-rendu. Le compte rendu comporte trois parties : - une introduction ou « constat » : o Elle indique brièvement la nature du fait ou de l' événement. Il faut qu’à la lecture du constat, le destinataire sache immédiatement et sans ambiguïté de quoi il retourne, - un développement : o Généralement d’un seul tenant, qui relate les détails du fait ou de l' événement. C’est la partie la plus longue mais elle doit être relativement brève ; elle se termine par l’énoncé des mesures immédiatement prises après le déroulement des faits. - une conclusion : o Elle énonce les mesures prises ultérieurement, à défaut les mesures immédiates. 3) Rédaction du compte-rendu. Pour être complet et utilisable, le compte rendu doit répondre aux questions : - QUOI ? : o le fait ou événement justifiant l’établissement du compte rendu. - OU et QUAND ? : o les circonstances de temps et de lieu. - QUI, A QUI et AVEC QUI ? : o les personnes impliquées. - POURQUOI et COMMENT ? : o les causes et les conditions dans lesquelles s’est passé le fait ou l’événement. GRILLE DE REDACTION DU COMPTE RENDU OBJET INTRODUCTION DEVELOPPEMENT CONTENU Quoi ? Qui ? Quand ? (jour) Ou ? Je me situe : - Ma fonction - Ma mission Je situe les faits : sans entrer dans le détail - Heure - Lieu exact - Autres circonstances J’expose en détaillant : - Les causes - pourquoi ? - Les faits - comment ? à qui ? - avec qui ? - Les conséquences CONCLUSION - Les mesures prises immédiatement Les mesures prises ultérieurement (ou sinon les mesures prises immédiates) NOTA : Utiliser cette grille avec souplesse ; ne répondre qu’aux questions dont les éléments sont cernés, et les réponses connues avec certitude. Correspondance militaire DAGO7 10 20mm o Thiès, le 19 octobre 2004 BATAILLON DES BLINDES 1er ESCADRON BLINDE 3e PELOTON COMPTE RENDU 85 mm de l’adjudant Adama DIOUF de la, du, des (section, unité élémentaire, service du Bataillon) à Monsieur le lieutenant chef du 3e peloton 45 mm 70 mm 45mm Objet : détérioration de matériel 20 mm J’ai l’honneur de vous rendre compte de (substantif)----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------quoi—qui—quand—ou-------------------------------------------------------------------------------CONSTAT------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------DEVELOPPEMENT : ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------fonction--mission—situation--(lieu précis et heure)------------------------------------------------------------------------------------------------------------------FAITS PRECIS ET COMPLETS-(qui, à qui, avec qui, pourquoi, comment)-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------CONSEQUENCES---------------------------------------------------------------------------------------MESURES IMMEDIATES—(dans l’ordre)----------------------------------------------------------------------------------------------------------CONCLUSION : ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------MESURES ULTERIEURES (dans l’ordre ; s’il n’y en pas, les remplacer par les mesures immédiates)----------------------------------------------------------------------------------SIGNATURE 40 mm minimum Correspondance militaire DAGO7 11 PROBLEMATIQUE EXEMPLE DE COMPTE RENDU L’adjudant-chef Alioune Diouf est chef de la première section de la deuxième compagnie de fusiliers voltigeurs, stationnée à OUROSSOGUI, du deuxième Bataillon d’Infanterie de SaintLouis. Par note de service n°1340 / BAT 2 / CFV 2 du 15 novembre 200X, il est désigné pour effectuer une livraison de matériels à réparer sur la portion centrale à Saint-Louis, avec le véhicule 1008 n°224-402, le 20 novembre 200X, avec deux hommes de troupe et le conducteur. Le jour dit, il effectue sa mission. Le lendemain, la mission terminée, il quitte Saint-Louis à 07h00 pour rejoindre sa compagnie. Vers 14h00, à l’entrée d’OUROSSOGUI, le conducteur Modou DIOUF (matricule 6 82 00 397), alors qu’il roulait à vitesse normale, est surpris à la sortie du virage après le pont, par un bœuf qui traversait la route en venant de la gauche. Essayant d’éviter l’animal en donnant un coup de volant à droite, il perd le contrôle du véhicule et percute un obstacle qui se trouvait sur le bas-côté de la chaussée. L’avant du véhicule est endommagé, mais il peut encore rouler, et les deux hommes de troupe qui se trouvaient à l’arrière du véhicule sont légèrement contusionnés. Après constat de gendarmerie, l’adjudant-chef Diouf rentre au camp, conduit les blessés à l’infirmerie où ils reçoivent les soins nécessaires, ramène la camionnette au chef de garage pour évaluation plus approfondie et réparation des dégâts ; puis il se rend dans le bureau de son commandant d’unité pour lui rendre compte. Ce dernier lui demande alors de rédiger un compte rendu. Correspondance militaire DAGO7 12 EXEMPLE DE COMPTE-RENDU. 2e BATAILLON D’INFANTERIE 2e COMPAGNIE DE FUSILIERS VOLTIGEURS 1re SECTION Ourossogui, le 21 novembre 200X COMPTE RENDU de l’adjudant-chef Alioune DIOUF chef de la 1re section à Monsieur le capitaine, commandant la 2e compagnie de fusiliers voltigeurs OBJET : Accident de la circulation. Référence : NDS n° 1340 / BAT 2 / CFV 2 du 15 novembre 200X J’ai l’honneur de vous rendre compte des circonstances dans lesquelles un véhicule de la compagnie (qui) a été impliqué dans un accident de la circulation (quoi), le mercredi 20 novembre 200X (quand), à l’entrée d’Ourossogui. (Où) Désigné comme chef de bord (ma fonction) de la camionnette 1008 n°224-402 par note de service citée en référence, j’ai effectué le 19 novembre 200X une liaison de transport de matériels à Saint-Louis (ma mission). Le lendemain, ma mission terminée, j’ai quitté la ville à 07h00 pour rejoindre la compagnie (autres circonstances). A l’entrée d’Ourossogui vers 14 heures, à la sortie du virage après le pont (lieu exact, heure), le conducteur Modou DIOUF (Mle 6 82 00 397) (qui), roulant à vitesse normale et surpris par un bœuf qui traversait la route venant de la gauche, donna pour l’éviter un brusque coup de volant vers la droite et perdit ainsi le contrôle du véhicule. Ce dernier percuta alors durement un tas de cailloux laissé sur le bas-côté droit de la chaussée par des cantonniers (les causes et les faits). Le choc a entraîné les dommages suivants : (les conséquences) - de légères contusions pour les soldats XXX (Mle……) et YYY (Mle……), manutentionnaires qui se trouvaient dans la caisse, le premier au genou droit et le second au poignet gauche. (À qui) - Un enfoncement du pare-chocs avant et de la calandre du véhicule, ainsi que le bris du phare droit et une légère déformation du capot moteur. Immédiatement alertée par mes soins, la brigade de gendarmerie d’Ourossogui a pu établir le constat d’accident. (Mesures immédiates) De retour au camp, j’ai confié les deux blessés à l’infirmerie où ils ont reçu les soins nécessaires avant de regagner la compagnie, et remis le véhicule au chef de garage pour une expertise plus approfondie et réparation des dégâts. (Mesures ultérieures) Signature Correspondance militaire DAGO7 13 LE RAPPORT I – GENERALITES : Objet : Le rapport a pour objet la relation d’un fait ou d’une situation présentant un caractère suffisamment important pour provoquer l’envoi d’instructions ou l’approbation des mesures proposées. Dans le premier cas, le rapport s’établit le plus tôt possible après que le fait ou l’événement relaté s' est produit ou a été porté à la connaissance du rapporteur. Il est, en outre, généralement précédé d’un compte rendu. Dans le second cas, le rapport s’établit à tout moment, et bien qu’il s’adresse toujours à un supérieur hiérarchique, l’initiative de ce document peut émaner soit du rapporteur, soit du commandement. Le rapport constitue généralement la pièce essentielle d’un dossier et, comme tel, ne doit traiter que d’une seule affaire. Il est destiné à passer par la voie hiérarchique et son destinataire n’est pas indiqué. Les avis des autorités concernées sont joints au cours des transmissions successives. Présentation : La présentation générale du rapport est semblable à celle de la lettre. Toutefois, le rapport comporte un titre écrit en lettres majuscules soulignées, placé dans l’axe de la feuille de papier, suivi sur une deuxième ligne de l’indication des grades, prénom NOM (en lettres majuscules) et emploi du signataire et, sur une troisième ligne de son objet. Le rapport est signé par son rédacteur. II - REDACTION DU RAPPORT : 1) Généralités. Le rapport est toujours rédigé sous la forme impersonnelle. Il est, en effet, un acte de fonction dans lequel la personnalité du signataire et celle du destinataire sont très effacées. 2) Contexture du rapport. - Traditionnellement un rapport se compose toujours de trois parties, inégales en importance, qu’on désigne d’ordinaire sous les noms d’exposé, de développement et de conclusion. Chacune de ces trois parties a un caractère bien défini, une utilité qui lui est propre. - L’exposé : o Aussi court que possible, il fait connaître le fait, l’événement, l’affaire provoquant le rapport. Il répond aux questions : qui ? quoi ? où ? quand ? et peut comprendre une annonce de plan. o Il faut qu’à la lecture de l’exposé, le destinataire sache immédiatement et sans ambiguïté possible de quoi il retourne. - Le développement : o Partie la plus longue, il peut comprendre plusieurs paragraphes. Il contient toutes les explications, toutes les justifications, toute l’argumentation relative au sujet traité. o C’est lui qui constitue le fond du rapport; c’est lui qui doit éclairer, convaincre ou persuader le destinataire. o Dans un rapport, les sous-titres remplacent les transitions. - La conclusion : o Après un bref rappel des faits, elle énonce en termes clairs, nets et fermes les propositions du rédacteur, telles que logiquement elles découlent du développement. o Ces propositions (sauf lorsqu’il s’agit de sanctions) doivent toujours être formulées au conditionnel, puisqu’il est sous-entendu « si l’autorité supérieure le décide ». Correspondance militaire DAGO7 14 3) Rédaction du rapport. Le rapport est une démonstration. Tout comme le compte-rendu, un rapport relatant un fait grave ou un événement important doit toujours indiquer : - QUOI ? : o le fait ou événement justifiant l’établissement du compte rendu. OU et QUAND ? : o les circonstances de temps et de lieu. QUI, A QUI et AVEC QUI ? : o les personnes impliquées ou intéressées par le fait ou l’événement. POURQUOI et COMMENT ? : o les causes et les conditions dans lesquelles s’est passé le fait ou l’événement. L’auteur du rapport doit, en outre, y distinguer ce qu’il a vu par lui-même et les renseignements dont il n’a pu vérifier personnellement l’exactitude; dans ce cas, il mentionne la source. Les faits doivent être relatés simplement, tels qu’ils se sont produits, en évitant d’en exagérer ou d’en diminuer l’importance. La difficulté du rapport réside dans le fait que la rédaction du développement n’obéit pas à des règles précises, comme le compte rendu. Il convient donc de faire preuve de logique et de s’adapter en fonction de chaque affaire traitée. Correspondance militaire DAGO7 15 CONTEXTURE DU RAPPORT. 20 mm 3e BATAILLON D’INFANTERIE 1re COMPAGNIE DE FUSILIERS VOLTIGEURS 3e SECTION Kaolack, le 09 mars 200X RAPPORT du lieutenant François GOMIS chef de la 3e section 85 mm 45 mm 70 mm Objet : Référence (s) : Annexe (s) : Pièce (s) jointe (s) : 20 mm L’EXPOSE--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------qui ? quoi ? où, quand ? ------------------------------------------------------------------------------annonce du plan-----------------------------------------------------------------------------------------------LE DEVELOPPEMENT---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------enquête sur les faits----------------------------------------------------------------------------------------explications----------------------------------------------------------------------------------------------justifications-----------------------------------------------------------------------------------------------argumentation--------------------------------------------------------------------------------------------------LA CONCLUSION-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------rappel succinct des faits-------------------------------------------------------------------------------demande de sanction------------------------------------------------------------------------------------------propositions----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- SIGNATURE 40 mm minimum Correspondance militaire DAGO7 16 PROBLEMATIQUE EXEMPLE DE RAPPORT Nous sommes le jeudi 8 mars 200X vers 17h30. Dans son bureau le capitaine Ousmane SALL, commandant la 1re compagnie du 3e Bataillon d’Infanterie stationné à Kaolack, consulte les dossiers des derniers incorporés. On frappe : le lieutenant François GOMIS, chef de la 3e section, fait son entrée. “ Alors GOMIS, comment s’est déroulée votre séance de tir lance grenade cet après-midi ? ” “ Justement, mon capitaine, je venais vous en rendre compte. Le soldat Lamine DIOP nous a posé pas mal de problèmes. ” “ Je vous écoute ” “ Après avoir effectué un tir courbe à 200 m sur des cibles représentant un groupe ennemi, les tireurs devaient engager une carcasse à tir tendu. Les instructions et les rappels de sécurité avaient été donnés avant le tir par le sergent-chef Oumar DIEYE et ce pour éviter les habituels accidents dus au recul de l’arme. Les gars passaient par groupe de quatre et les résultats étaient satisfaisants pour un premier tir. Vint le tour du groupe où se trouvait DIOP. En regardant la position plus ou moins fantaisiste qu’il prenait, j’en déduis qu’il n’avait pas écouté les instructions données avant le début du tir. Sourd à mes remarques, il termina le tir sur le dos, devant les sourires de ses camarades et non sans avoir reçu une bonne secousse dans l’épaule. Un peu plus tard, le tir terminé et la section rassemblée, son chef de groupe le sergent Abdou LO me rendit compte de sa disparition. Comme l’un de ses camarades, le soldat Ibrahima SECK, se rappelait l’avoir vu marcher sur la route qui borde le champ de tir, j’ai pris mon véhicule et suis parti à sa recherche. Trois kilomètres plus loin je le trouvai effectivement sur le bord de la route. ” “ Hé ! DIOP où allez-vous comme cela ? ” “ Cela ne se voit pas ? Je rentre ! me répondit-il. ” “ Et où donc ? ” “ Au quartier, j’en ai marre de tous vos tirs et de toutes vos conneries, Vous ne pouvez donc pas me foutre la paix ? ” “ Tout en essayant de le calmer j' ai constaté que DIOP n’avait plus son arme. Comme il me répondait ne plus savoir où il l’avait déposé, je réussis à le faire monter dans le véhicule et rejoignis la section. Je donnai des ordres pour entreprendre le ratissage de la zone et ce n’est qu’au bout d’une demi-heure que l’arme fut retrouvée dans un buisson. A proximité du champ de tir. DIOP m’avoua l’avoir jeté de rage et être parti à pied dans l’intention de rentrer au quartier. ” “ Dites donc ce n’est pas la première fois qu’on entend parler de ce gaillard ? ” “ En effet, mon capitaine, le premier incident le mettant en cause est survenu dès son arrivée du Bat 12. C’était début février, le 4 exactement. Comme d’habitude, le lever était à six heures. Après la toilette et le petit déjeuner, les hommes devaient accomplir les travaux d’intérêt général. Ce jour là DIOP désigné par mon adjoint, devait nettoyer les sanitaires. Un quart d’heure avant le rassemblement le caporal de semaine constate que le travail n’avait pas été fait. DIOP demeurant introuvable un de ses camarades a été désigné pour le remplacer. A l’heure du rassemblement DIOP était de retour. Aux questions qui lui furent posées par Oumar DIEYE, il répondit évasivement évoquant des prétextes farfelus. Il fut sermonné sévèrement par mon adjoint pour son refus de participer aux tâches collectives mais, compte tenu de son affectation récente, le 1° février l’affaire en resta là. Un deuxième incident se produisit la semaine suivante le 10 février exactement. C’était au cours d’une sortie de jour consacrée au déplacement du groupe de combat. Son chef de groupe le sergent Abdou LO m’avait d’ailleurs fait un compte rendu à ce sujet, je vous l’ai donné. ” Correspondance militaire DAGO7 17 “….. Le matin le sergent-chef DIEYE nous avait présenté la manière de se déplacer au combat. L’après-midi nous devions passer à la pratique. Nous devions nous déplacer le long d’une route et ne pas nous faire repérer des voitures qui pouvaient passer. Une fois l’exercice commencé je vis DIOP s’approcher de moi et me déclarer qu’il ne voulait plus porter les piles de rechange du TR PP 11 et qu’il fallait trouver un autre porteur. Je lui fit remarquer que tout le monde était bien chargé et je lui donnai l’ordre de reprendre la progression. Dix minutes plus tard je constatai que DIOP ne portait plus le carton contenant les piles. Interrogé, il me déclara s’en être débarrassé l’avoir laissé un peu plus loin sur le bord de la route. Je n’eus que le temps de revenir sur mes pas sur 300 m et récupérer le carton avant le passage d’une voiture. ” “ Cette fois je ne pouvais pas laisser passer cela et j’ai demandé une sanction ” “ Oui, je lui ai infligé 7 jours d’arrêts.” “ C' est exact, mon capitaine, toutefois cette punition ne l’a pas davantage fait réfléchir car il s’est à nouveau manifesté le 2 mars lors du tournoi de foot compagnie. Ma section jouait contre celle de l’adjudant Mamadou KONE. La partie était d’ailleurs assez mal engagée car nous étions menés d’un but. DIOP qui jouait multipliait les actions personnelles. Son jeu personnel faisait perdre ainsi pas mal d’occasions d’égaliser et je voyais mal comment remonter notre handicap. En cours de partie, DIOP fut stoppé virilement, certes, mais régulièrement par un arrière adverse. Irrité d’avoir été arrêté aussi adroitement, il se releva et roua de coups son adversaire. Il s’en prit ensuite au sergent Alioune CISSE qui arbitrait le match ainsi qu’aux joueurs qui essayaient de le calmer (adversaires et partenaires). L’agression ayant eu pour conséquence une blessure sérieuse au genou de son camarade, il a été puni de quinze jours d’arrêts. “ Oui, cela aussi je m’en souviens bien. Bien, il faut agir, je vais prendre l’avis du médecin car ses camarades ne supportent plus son comportement qui n’est pas celui d’un soldat, sa non-intégration et l’isolement dont il va être de plus en plus l’objet m’inquiète. Mais auparavant vous allez me rédiger un rapport sur le comportement de DIOP en faisant bien ressortir ses différents traits de caractère. ” Correspondance militaire DAGO7 18 EXEMPLE DE RAPPORT 3e BATAILLON D’INFANTERIE 1re COMPAGNIE DE FUSILIERS VOLTIGEURS 3e SECTION Kaolack, le 09 mars 200X RAPPORT du lieutenant François GOMIS chef de la 3e section Objet : Comportement du soldat Lamine DIOP Pièce jointe : Demande de punition EXPOSE Quand ? quoi ? Où ? qui ? Annonce du plan DEVELOPPEMEN T 1re partie Les fautes comportement 2e partie de Inadaptation à la condition militaire CONCLUSION - Rappel des faits - Demande de punition - Propositions Depuis son arrivée à la 1re compagnie, le 1er février, le soldat lamine DIOP n’a cessé de se faire remarquer par des fautes graves de comportement et par sa mauvaise manière de servir au sein de la 3e section. Agressif et irrationnel, il refuse de coopérer et ne manifeste aucun intérêt pour les activités militaires. Très individualiste, le soldat Lamine DIOP ne cherche pas à participer à la vie collective. Le 4 février, il a refusé de prendre part aux travaux d’intérêt général. Ce comportement se retrouve également lors des activités sportives pendant lesquelles il se signale par une absence totale d’esprit d’équipe, et un comportement agressif qui peuvent présenter des dangers pour ses camarades. Ainsi, le 2 mars, lors d’une partie de football, DIOP, irrité par un adversaire qui l’avait stoppé en toute régularité, s’est mis à le frapper, le blessant sérieusement au genou, puis s’en est pris à l’arbitre et aux autres joueurs qui tentaient de le ramener à la raison. De plus, le soldat Lamine DIOP ne se sent pas davantage concerné par les activités militaires et le sens des responsabilités. Le 10 février, lors d’un exercice de combat en secteur civil, il a volontairement abandonné du matériel militaire que son chef de groupe lui avait confié. Le 8 mars, au cours d’une séance de tir pendant laquelle il s’est de nouveau fait remarquer par son attitude fantaisiste et irrationnelle, il a quitté la séance à l’insu de son chef de groupe pour rentrer au quartier, et ce après avoir abandonné son arme dans un buisson. Faisant preuve de mauvaise volonté persistante, doté d’un caractère volontiers rebelle et agressif, agissant souvent de manière irrationnelle, il ne fait aucun effort pour s’adapter à la vie en collectivité et s’intéresser à l’instruction. Totalisant déjà 22 jours d’arrêts pour avoir brutalisé un camarade et abandonné volontairement du matériel militaire, Lamine DIOP ne semble pas vouloir améliorer son comportement, puisqu’il vient de récidiver et fait à nouveau l’objet d’une demande de punition pour manquement aux règles de sécurité. Son maintien au sein de l’unité étant nuisible pour tous, et une amélioration de son comportement peu envisageable, la mutation du soldat Lamine DIOP est hautement souhaitable. SIGNATURE Correspondance militaire DAGO7 19 I – GENERALITES : LA FICHE 1) Définition et rôle : - La fiche est un document interne à un Etat-major. Destinée à une autorité, elle l’informe sur un sujet ou lui fournit des éléments d’appréciation suffisants pour lui permettre, s’il y a lieu, de prendre une décision sur l’affaire qui lui est soumise. - La fiche est également utilisée pour la correspondance de bureau à bureau au sein d’un même organisme. - La fiche a pour rôle : o soit d’informer l’autorité supérieure de manière objective sur l’essentiel d’un problème ; o soit de lui permettre de décider, c’est à dire d’exercer un choix, en étudiant et présentant les différentes solutions envisageables ainsi que leurs avantages et inconvénients, et en lui proposant la solution qui paraît la meilleure ; ou encore de lui permettre d’ordonner des mesures d’exécution. - La fiche est un document rédigé dans un style simple et direct mais non télégraphique, les transitions sont inutiles. 2) Types de fiche : - La fiche est un document fait « sur mesure » selon des règles propres à chaque état-major. Cependant l’usage a fixé les principaux types de fiche. La fiche d’analyse (informer le chef) : - Jointe à un document mis en lecture de l’autorité, cette fiche donne toutes les explications nécessaires à sa compréhension et à son éventuelle exploitation. - Elle ne répète ni ne résume les paragraphes du texte joint ; cependant elle peut y faire référence par des renvois appropriés. - Elle fait apparaître les implications que peut avoir le contenu du texte sur l’organisme ou son environnement, et éventuellement les questions qu’il soulève. - Elle vise à présenter à l’autorité un problème particulier dont les divers aspects doivent être soumis à son appréciation. - Il s’agira de résumer une affaire, de donner un avis ou de proposer des dispositions pratiques de procédure à adopter. La fiche de synthèse (entraîner la décision) : - Destinée à faire un point d’ensemble sur un dossier ou une affaire, cette fiche doit permettre au chef d’exercer un choix en vue de décider ou d’ordonner des mesures d’exécution, et ce en toute connaissance de cause. - Sa rédaction fait donc suite à l’étude complète et approfondie d’un problème. Le rédacteur s’engager sur le fond. La fiche de présentation : - Elle est établie pour des questions longues à traiter et pour lesquelles il y a lieu de prévoir un suivi chronologique ou de recueillir l’avis de plusieurs autorités ou bureaux avant la présentation à l’autorité de décision. - Elle est accompagnée du document présenté à la signature, des pièces éventuelles auxquelles il est fait référence dans la fiche, et des autorités ou bureaux concernés par l’affaire. 3) Qualités : - Objectivité : o Une grande honnêteté intellectuelle est nécessaire, aucun aspect du problème ne doit être volontairement escamoté. - Brièveté : o Proscrire les longs développements, éventuellement utiliser des annexes. - Clarté et précision : o L’autorité destinataire doit pouvoir immédiatement comprendre l’essentiel du problème posé. Correspondance militaire DAGO7 20 4) Présentation : - Généralement la fiche est enregistrée et datée. Elle peut éventuellement comporter une conclusion ou des propositions. La présentation générale de la fiche est semblable à celle de la note de service compte tenu des particularités suivantes : o le titre est suivi des mots « à l’attention de » ; o le final peut comporter dans la marge gauche du document l’indication suivante : « Copie à : ». - La fiche n’est pas signée par son rédacteur. II - ETABLISSEMENT D’UNE FICHE : 1) Acte 1 - analyse : - Compréhension du sujet - De quoi s’agit-il ? : o Ordre, action à accomplir, cadre, espace, temps, etc... o Reformuler le problème : on me demande... o Déterminer un cadre d’étude : catalogue de critères pour étudier le problème. - L’étude analytique : o Sélectionner les faits et les idées, les classer suivant leur importance. 2) Acte 2 - synthèse : - Dégager les idées, élaborer les idées principales, rédiger l’idée maîtresse. - Elaborer le plan : 1. L’idée maîtresse et les idées principales sont l’ossature du plan. - Introduction : présentation du problème et énoncé de la thèse soutenue. - Argumentation : présentation et développement des arguments et des solutions possibles. - Conclusion : résumé de l’argumentation avec retour à la thèse ou choix d’une solution. Correspondance militaire DAGO7 21 CONTEXTURE D’UNE FICHE. N° 111/EMG/DTE MINISTERE DES FORCES ARMEES ETAT-MAJOR GENERAL DES ARMEES DIVISION TECHNIQUE EMPLOI Clt : B/489 Dakar, le 11 mai 200X Rédacteur : Capitaine Amadou FADIGA Poste 1450 FICHE à l’attention de Monsieur le général de division Chef d’Etat-major Général des Armées OBJET : Référence (s) : Annexe(s) : Pièce (s) jointe (s) : L’Ecole d’Application de l’Infanterie--------(INTRODUCTION)----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Visant à ------------(DEVELOPPEMENT en une ou plusieurs parties)------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------En outre, -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------En conséquence, ----------------(CONCLUSION)----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Correspondance militaire DAGO7 22 PROBLEMATIQUE EXEMPLE DE FICHE Vous êtes le capitaine Amadou FADIGA, rédacteur à l’Etat-major Général des Armées (DTE). Votre chef de division, occupé par une mission opérationnelle, vous demande d’établir une fiche proposant au CEMGA un programme relatif à la mission préparatoire au voyage d’étude de l’école militaire d’administration de Koulikoro. Il vous donne les éléments suivants reçus par fax n° 048/CEMA/S.CEM OPS/ du 09/03/01 : L’école comprend 30 élèves, ils seront tous du voyage. Le directeur des études, le lieutenantcolonel Jean-Jacques HIRAUT, les encadrera. Ce voyage d’études se déroulera du 6 mai (arrivée à LS SENGHOR à 17 h 50) au 15 mai 2001(décollage vers Bamako à 07 h 20). Le lieutenant-colonel HIRAUT effectuera une mission préparatoire du 05 avril au 08 avril pour arrêter le calendrier du voyage d’étude. Une proposition de programme concernant la mission préparatoire a été élaborée par la DTE et la mission de coopération française au Mali par le canal de l’Ambassade de France à Dakar. Le chef de division vous demande de tenir compte du programme joint. Correspondance militaire DAGO7 23 EXEMPLE DE FICHE N° 111/EMG/DTE Clt : B/489 Dakar, le 11 mars 2001 MINISTERE DES FORCES ARMEES ETAT- MAJOR GENERAL DES ARMEES DIVISION TECHNIQUE EMPLOI ==== Rédacteur: Capitaine Amadou FADIGA Tél : 1411 FICHE à l’attention de monsieur le général de division Chef d’Etat-major Général des Armées OBJET : Voyage d’études de l’Ecole Militaire d’Administration du Mali Référence : Fax n° 048/EMGA/S.CEM/OPS du 09.03.2001 Annexe : Proposition de programme. Introduction : L’Ecole Militaire d’Administration du Mali, composée de 30 élèves, doit effectuer un voyage d’études au Sénégal, du 06 au 15 mai 2001. Développement Visant à arrêter le programme et les modalités pratiques de cette visite, le commissaire lieutenant-colonel HIRAUT, directeur des études de l’école, effectuera une mission préparatoire du 03 au 08 avril 2001 (cf. fax cité en référence) auprès des FAS et des FFCV. De quoi s’agit-il ? Qui ? Quand ? Où ? Mission préparatoire Proposition de programme Conclusion : Demande accord CEMGA S’agissant de la mission préparatoire, l’EMGA/DTE et la Mission de Coopération Militaire et de Défense française au Mali, par le canal de l’Ambassade de France à Dakar, proposent le programme figurant en annexe. Si ce programme reçoit l’agrément du général de division Chef d’Etat-major Général des Armées, contact serait pris avec le COMFOR pour arrêter les activités relevant de la compétence des Forces Françaises du CapVert. Correspondance militaire DAGO7 24 Proposition de programme pour la mission du commissaire lieutenant-colonel HIRAUT Date Mardi 03.04.2001 Mercredi 04.04.2001 Jeudi 05.04.2001 Vendredi 06.04.2001 Samedi 07.04.2001 Dimanche 08.04.2001 Activité Observations Accueil par MCMD de DAKAR avec représentant des FAS et appui du Arrivée à l’aéroport de DAKAR. transit Dial-Diop. Horaire précisé ultérieurement. A la charge de l’ambassade de Journée touristique et visites privées. France. Matin : Présentation à l’EMGA puis 11h00 : Réunion de travail (chef DTE) réunion de travail avec la DTE. Après-midi : Réunion de travail avec le 15h00 : Entretien avec DIRINT Directeur de l’Intendance. Journée de travail avec les FFCV. Journée de travail avec FFCV et MCMD. Journée : visite touristique. Soir : départ de l’aéroport de DAKAR. A la charge des FFCV. A la charge des FFCV et de la MCMD. Même modalités qu’à l’arrivée. Horaire à préciser Correspondance militaire DAGO7 25 Avis du colonel Adjoint Opérations au Sous-chef d’Etat-major Général des Armées : Avis du général de brigade Sous-chef d’Etat-major Général des Armées : Décision du général de corps d’amée Chef d’Etat-major Général des Armées : Correspondance militaire DAGO7 26 LA NOTE DE SERVICE I – GENERALITES : 1) Objet : La note de service a pour objet de permettre à une autorité de donner, sur une question déterminée, ses instructions à une ou plusieurs autorités subordonnées. C’est un document interne à un organisme : état-major, bataillon, unité élémentaire, et direction de service. 2) Présentation : La note de service s’établit sur papier blanc uni de format normal (A4). Sa présentation générale comporte : - L’en-tête qui comprend : o en haut à gauche : l’attache en trois lignes maximum, écrites en majuscules et soulignées ; o en haut à droite : le numéro d’enregistrement, le classement, le lieu et la date de signature de la note ; o le titre écrit en lettres capitales et souligné. - Le corps qui comprend : (liste exhaustive) o l’objet, o la ou les références, o l’indication de ou des annexes, o l’indication de ou des pièces jointes. (une note de service comporte rarement des pièces jointes, attention à l’erreur trop fréquente : Pièces jointes : x annexes, les annexes ne sont pas des pièces jointes). o Puis le texte rédigé selon les principes simples définis au paragraphe II - Le final qui comporte : o au bas et à droite du dernier feuillet du document principal (avant les annexes), l’attache de signature (grade, prénom, NOM en lettres capitales et fonction du signataire), suivi immédiatement au-dessous de la signature ; o au bas et à gauche du même feuillet, la mention DESTINATAIRES : et immédiatement au-dessous l’énumération de ces destinataires (très important) ; o si les destinataires sont nombreux, ils sont marqués « in fine ». II – REDACTION : - La note de service est rédigée sous la forme impersonnelle et ne traite que d’un seul objet. Ses principales qualités sont la précision et la clarté; en outre elle ne doit rien laisser dans l’ombre et donc être la plus exhaustive possible. Elle est structurée en deux parties : o une introduction (ou chapeau) qui détaille l’objet de la note de service et annonce son but et l’effet à atteindre. o un développement qui ne doit pas excéder 3 à 4 pages maximum (au-delà, il doit être traité sous forme d’annexes) o Ce développement donne le détail exhaustif de l’activité concernée, il est organisé en paragraphes numérotés dans lesquels rien ne doit être omis. Correspondance militaire DAGO7 27 EXEMPLE DE NOTE DE SERVICE. MINISTERE DES FORCES ARMEES ETAT-MAJOR GENERAL DES ARMEES N°025/EMG/SCEMGA Clt : B/489 Dakar le 22 mai 2000 NOTE DE SERVICE OBJET : Respect des formes et règles de correspondance militaire. Annexes : Trois (3) annexes. Les différents documents élaborés récemment au niveau de l’Etat-major Général des Armées ont suscité de la part du général Chef d’Etat-major Général des Armées des observations qui ont trait au manque de respect des formes et des règles fondamentales de la correspondance militaire. Ainsi pour mettre un terme aux errements constatés, les principes et règles essentiels de la correspondance militaire sont rappelés en annexes à l’attention de tous les rédacteurs de l’Etat-major Général des Armées. Il leur est également demandé d’appliquer scrupuleusement les dispositions de l’instruction n° 0077/EMG/DEG du 06 octobre 1980, relative à la gestion et la classification des documents. Les destinataires de la présente note devront veiller chacun en ce qui le concerne, à l’observation des règles de rédaction, de gestion et de diffusion des documents. Il ne sera plus toléré de manquement à l’exécution des instructions du commandement en la matière. DESTINATAIRES - SCEM/OPS – LOG – ADM TTES DIV/EMGA COPIE A : - CEMGA (ATCR) Pour le général Babacar GAYE Chef d’Etat-major Général des Armées Et par délégation Le colonel Talla NIANG Sous-chef d’Etat-major Général des Armées Correspondance militaire DAGO7 28 ANNEXE 1 FORMES A RESPECTER Conformément à l’instruction particulière n° 355/CEMAG/CAB du 11 mai 2000. I. Choix des caractères et mise en page. Les éléments suivants du logiciel « Microsoft Word » seront appliqués : - Caractère : Arial ; - Taille : 12 ou 13 ; - Interligne : simple ; - Justification : gauche – droite. II. Mise en page. - Marge haute : 1,5 cm ; Marge basse : 1,5 cm ; Marge de gauche : 1,5 cm ; Marge de droite : 1,5 cm. III. Numéro de classement et pose du cachet. Les rédacteurs veilleront particulièrement à donner un numéro de classement à leurs documents avant présentation à la signature. Pour les documents à copies multiples, le cachet rouge ne sera apposé qu’après signature par le CEMGA de l’exemplaire original. IV. La souscription Selon les documents sur la correspondance militaire, la souscription est la partie de la lettre qui indique les gardes, les noms et emplois de l’expéditeur et du destinataire. Cette rubrique étant traitée avec légèreté, les éléments suivants seront donc à prendre en considération. L’appellation du grade (général, colonel, capitaine…) prend la minuscule. Les fonctions également avec des minuscules sauf s’il s’agit de caractériser une fonction unique d’un rang élevé dans la hiérarchie. V. exemples : Le général Papa Khalilou FALL, Chef d’Etat-major Général des Armées à Monsieur le colonel, Commandant la Zone Militaire n° 5 Ziguinchor Le général Abdel Kader GUEYE Sous-chef d’Etat-major Général des Armées à Monsieur le lieutenant-colonel, Commandant le Bataillon d’Artillerie Ouakam On écrira, par contre : les commandants de zones, les chefs de corps, les chefs d’état-major d’armée etc… Correspondance militaire DAGO7 29 ANNEXE II FORMAT DES LETTRES ET NOTES DE SERVICE (Instruction particulière n° 355/CEMGA/CAB du 11 mai 2000) MINISTERE DES FORCES ARMEES ETAT-MAJOR GENERAL DES ARMEES N°_____/CEMGA/CAB Clt / (n° de classement obligatoire) Dakar, le . Le (grade et Nom expéditeur), Fonction à Monsieur le (grade destinataire) Fonction Localité OBJET : Référence(s) : Annexe(s) : Pièce(s) jointe(s) : ………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… …… ………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… …… ………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… …… ………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… …… Copies (éventuellement) Signature et cachet. Correspondance militaire DAGO7 30 ANNEXE III RAPPEL DE QUELQUES DOCUMENTS USITES DANS LES ARMEES (Extrait de la note de service) … La lettre. Dans une lettre, il y a des destinataires (implicitement pour action) et des copies qui peuvent être adressées « pour information » ou « à titre de compte-rendu ». La signature suit immédiatement le texte si la lettre est signée de l’autorité désignée dans la souscription. Dans le cas contraire, elle est précédée d’une attache du signataire. (Voir première page de cette note). La lettre destinée à une autorité administrative a la même forme que celle destinée à une autorité militaire. … Correspondance militaire DAGO7 31 EXEMPLES DE BORDEREAUX D’ENVOI ETAT-MAJOR GENERAL DES ARMEES REPUBLIQUE DU SENEGAL _______________ Dakar, le 29 octobre 2004 OFFICIER CHARGE DES PLANS ET ETUDES ________________ BP 4042. DAKAR. SENEGAL Tel : 823.56.97 ____________________ BORDEREAU D’ENVOI N° 04. 036/ EMG/ CPE Clt : EMAT COLLECTIF Objet : PV de remise de matériels au profit du bataillon du train Pièces jointes : - PV 16/ SEN 008 - PV 17/ SEN 008 - PV 18/ SEN 008 DESTINATAIRES NOMBRE OBSERVATION TRANSMIS Pour action : - EMAT - Bataillon du train 3 ex (1 ex par PV) 3 ex (1 ex par PV) « Pour attributions » Pour information : Le lieutenant-colonel Sylvain CLAUTIAUX officier de liaison chargé des plans et études près l’Etat-major Général des Armées. Correspondance militaire DAGO7 32 ETAT-MAJOR GENERAL DES ARMEES _______________ OFFICIER CHARGE DES PLANS ET ETUDES ________________ BP 4042. DAKAR. SENEGAL Tel : 823.56.97 ___________________ N° 04.019/ EMGA/ CPE Clt : Projet SEN 008 REPUBLIQUE DU SENEGAL Dakar, le 23 août 2004 BORDEREAU D’ENVOI à Monsieur le chef de corps du bataillon du train Correspondance militaire DAGO7 33 Objet : Procès-verbaux de remise de matériels. DESIGNATION DES PIECES NOMBRE OBSERVATION TRANSMIS PV de remise de matériel n° 14/ SEN 008 PV de remise de matériel n° 15/ SEN 008 01 En retour « Pour attributions » 01 Le lieutenant-colonel Sylvain CLAUTIAUX officier de liaison chargé des plans et études près l’Etat-major Général des Armées Correspondance militaire DAGO7 34
