Section III- LES SYSTEMES ET DOCUMENTS OBLIGATOIRES Les documents nécessaires à la pratique comptable ne correspondent pas seulement à une nécessité technique. Ils sont rendus obligatoires par le SYSCOA. Cependant, leur forme et leur contenu sont fonction du modèle ou système comptable applicable aux entreprises, selon leur taille. I/- Le journal et les comptes Dans le SYSCOA chaque opération doit être enregistrée doublement : - d’une part dans les comptes en vue de classement méthodique ; - d’autre part dans un journal afin de classer les opérations par ordre chronologique. a°)- Le journal : Le journal appelé livre-journal dans le SYSCOA est un livre comptable sur lequel les mouvements affectant le patrimoine de l’entreprise sont enregistrés opération par opération et au jour le jour. Il s’agit d’un registre à feuillets cousus et reliés, ce qui exclut les feuillets mobiles. Il est tenu sans altération ni blanc d’aucune sorte, ce qui interdit de gommer ou de raturer. Toute correction d’erreur s’effectue dans le livre-journal exclusivement par inscription en négatif. Le livre-journal est quotté (les pages doivent être numérotées) et paraphée (chaque page doit être signée au tribunal du commerce). Les formalités de la quote et du paraphe sont accomplies conformément aux dispositions prises par les Etats membres. Toutes ces prescriptions visent à assurer l’irréversibilité des enregistrements de manière à ce que la comptabilité puisse servir de preuve des opérations ainsi enregistrées. Un assouplissement des règles de forme permet à l’entreprise d’utiliser des journaux auxiliaires ou d’utiliser l’ordinateur pour tenir sa comptabilité. Dans le cas des journaux auxiliaires il n’est pas nécessaire de coter et parapher les journaux dans lesquels sont enregistrées les opérations au jour le jour. Il est procédé ensuite à une récapitulation des journaux auxiliaires dans le livre-journal dans un délai qui ne peut excéder un mois. Cependant les journaux auxiliaires sont conservés pour permettre la vérification des opérations. Dans le cas d’une comptabilité informatique, lorsque la comptabilité est tenue sur l’informatique, l’entreprise est dispensée de tenir des livres cotés et paraphés. Ceux-ci sont remplacés par des documents informatiques ou listing. Ces documents informatiques doivent être identifiés (avec un titre), numérotés et datés de manière à garantir contre toute modification ultérieure de l’ordre et du contenu des enregistrements. b°/- Les comptes : les écritures au livre-journal doivent être reportées sur les comptes. L’ensemble des comptes est désigné sous la dénomination du "grand-livre". Dans le grand-livre les comptes sont tenus sur les feuillets mobiles (ou fiches mobiles). Comme pour le livre-journal, le grand livre peut être détaillé en grands livres auxiliaires qui seront centralisés dans un délai inférieur à un mois. Ainsi il peut exister un grand livre auxiliaire clients et un grand livre auxiliaire fournisseurs. II/- L’inventaire et les états financiers a°/- Etats financiers : Les comptes annuels sont constitués des principaux documents de synthèse ou états financiers : - le bilan ; - le compte de résultat ; - le TAFIRE, tableau financier des ressources et emplois ; - l’état annexé. Ces différents états financiers rendus délégatoires par le SYSCOA seront examinés plus en détail dans le dernier chapitre du cours. Une disposition du règlement relatif au droit comptable dans l’UEMOA précise que si l’entreprise est soumise au système normal, elle doit établir, en plus des quatre états précédents, un état supplémentaires. III/- Le livre d’inventaire et la balance générale b.1- Le livre d’inventaire : tout commerçant doit relever au moins une fois l’ ? ? et la valeur des éléments de patrimoine : - les biens qu’il possède (objet, créances, espèces, …) qui constituent les éléments d’actif ; - les dettes qui représentent les éléments du passif. Ce relevé s’appelle l’inventaire. Il est recopié sur le livre d’inventaire. Le livre d’inventaire est soumis aux mêmes formalismes (quote et paraphe) que le livre. Le bilan et le compte de résultat de chaque exercice sont transcrits dans le livre d’inventaire. b.2/- La balance générale : La balance générale des comptes est un document récapitulatif faisant apparaître à la clôture de l’exercice pour chaque compte, le solde débiteur ou créditeur à l’ouverture, le cumul depuis l’ouverture des mouvements débit et crédit, le solde à la date de clôture. Ces documents sont établis selon le système adopté par l’entreprise : système normal, système allégé ou système minimal de trésorerie. Le règlement relatif au droit comptable précise à propos des différents systèmes : « les états financiers sont obligatoires en tout ou partie en fonction de la taille des entreprises appréciée selon leur chiffre d’affaires et leur effectif. Toute entreprise est, sauf exception liée à sa taille, soumise au système normal de présentation des états financiers et de tenue des comptes . Si le chiffre d’affaire et l’effectif d’une entreprise n’atteignent pas les seuils fixés par les textes d’application des règlements, l’entreprise est autorisée à utiliser le système allégé. Lorsqu’une entreprise adopte le système normal, elle doit établir un état complémentaire obligatoire. Les très petites entreprises ne pouvant pas mettre en œuvre les deux systèmes précédents peuvent utiliser « un système minimal de trésorerie. » Les différents documents et états financiers de même que le pièces justificatives doivent être conservés au moins pendant 10 ans dans l’entreprise. IV/- Les procédures et systèmes de tenue des comptes A/- Le système classique C’est le système de base de la comptabilité, il repose sur une procédure d’enregistrement des opérations suivant une séquence qui conduit du livre-journal au grand-livre. Deux enregistrement sont alors nécessaires : - un premier enregistrement dans le journal sur la base d’une pièce justificative ; - un second enregistrement qui consiste à reporter l’article du journal sur les comptes concernées. Le système classique présente l’inconvénient majeur d’être rigide dans son application car il ne permet pas une répartition efficace du travail comptable. Par ailleurs, il constitue une source d’erreurs dans le terme des comptes. Exemple : soit la facture suivante : Etablissement Facture n°109 Doit Client Diop Règlement : 31-10-98 P.U. Marchandises TVA 20% Net à payer Qté P.T. 1000 200 1200 Les étapes dans le système classique sont ainsi qu’il suit : 1- Livre-journal Livre-Journal 411 Client 1 200 701 Vente de marchandises 443 Etat TVA facturé 1 000 200 2- Grand-livre Un clients 443 Etat TVA facturé 1 200 701 vente de marchandises 200 1 000 1- Enregistrement chronologique 2- Enregistrement méthodique. B/- Le système de comptabilité informatisée De plus en plus dans les entreprises sénégalaises, la comptabilité est tenue à l’aide d’un logiciel informatique. Les logiciels permettent de créer des bases de données comptables constituées de lignes d’écritures comptables élémentaires. Une fois les pièces comptables saisies par l’opérateur, les logiciels comptables permettent de faire deux types de tris : - un tri chronologique donnant le livre-journal ; - un tri analytique sur la base des numéros de comptes permettant d’établir le grand-livre et divers autres documents comptables. a/- Les opérations quotidienne Elle sont : - La saisie des données comptables à partir des 3 éléments suivants : - le document de base comportant quelques indications d’imputation ; - une pièce comptable qui indique les imputations à faire ; - un bordereau de saisie. Dès leur saisie, les écritures comptables sont enregistrées dans la mémoire permanente de l’ordinateur ; mais elles ne sont encore que provisoires. - Edition des brouillards et correction des erreurs : dans cette phase de la procédure, les écritures provisoires sont affichées à l’écran ou imprimées. On peut alors corriger les erreurs éventuelles. - Il est possible de sélectionner à partir de la base de données comptables les informations concernant un compte particulier ; l’ordinateur analyse alors les données concernées et les affiche à l’écran. b/- Opérations périodiques * La clôture périodique : une comptabilité ne pouvant se faire sur la base d’une information provisoire. La réglementation exige qu’après vérification et correction des erreurs. Les écritures provisoires soient traduites en écritures définitives, on dira alors que les écritures sont validées et on procède ainsi à une clôture périodique. * L’édition du journal : le journal est obtenu par un tri effectué par l’ordinateur en fonction des dates. Une fois l’analyse faite, il suffit d’imprimer le document. * L’édition des autres documents : une seconde analyse peut se faire sur simple demande et l’ordinateur trie les documents par numéros de comptes. Alors il devient possible d’éditer la balance comptes, le bilan et le compte de résultat. c/- La division des journaux Les journaux divisionnaires ou auxiliaires : Le livre-journal est divisé en une multitude de journaux spécialisés dans la saisie d’un type particulier d’opérations. Exemple : Jl Caisse recettes, Jl Caisse dépenses, Jl banque-recettes, Jl Banque dépenses, Jl des achats, Jl des ventes, Jl des opérations diverses. On n’impose pas une seule façon de diviser le livre-journal. Chaque entreprise fait ses choix de journaux en fonction de ses besoins mais dans tous les cas on prévoit le journal des opérations diverses dans lequel on enregistre toute opération ne pouvant pas intéresser un journal spécifique. Le système des journaux divisionnaires est réalisable même sans l’apport de l’informatique. Dans tous les cas il présente un certain nombre d’avantages dont : - une plus grande facilité dans la saisie des écritures, la saisie ne concernant que des opérations de même nature ; - une grande performance dans l’usage des assistants logiciels (c’est une programmation de la saisie des opérations courantes) car l’automaticité dans la poursuite de la saisie augmente l’efficacité du travail (Exemple si l’utilisateur choisit le compte client et la valeur hors taxe pour l’enregistrement d’une vente. L’assistant lui choisit le numéro de tous les autres comptes, calcule la TVA et le montant TTC) ; - une grande facilité de contrôle : le total des pièces comptables est rapproché au total vente affiché par l’ordinateur ; - une grande division du travail peut être réalisée ; - les qualités techniques de l’ordinateur permettent une consultation de la base de données dans des conditions exceptionnellement rapides. Les virements internes Dans un système de journaux divisionnaires, le compte 58 virement interne permet d’éviter le double enregistrement d’une opération dans deux journaux distincts. Les virements internes sont automatiquement réglés par les logiciels. La récapitulation périodique des journaux divisionnaires Les logiciels permettent une édition périodique du livre journal par un report automatique des totaux des journaux divisionnaires dans un journal ordinaire. Les comptes utilisés Pour les clients et les fournisseurs, on distingue généralement les comptes individuels des comptes collectifs. Pour les autres comptes, on utilise ce qu’on appelle les comptes généraux. Il faut toujours définir le type correspondant, au compte que l’on crée dans le logiciel. Les documents décrivant les procédures et l’organisation comptable Le règlement relatif au droit comptable dans l’UEMOA indique dans son chapitre II portant sur l’organisation comptable que : « pour maintenir la continuité dans le temps de l’accès à l’information, toute entreprise établit une documentation décrivant les procédures et l’organisation comptable. Cette documentation est conservée aussi longtemps qu’est exigée la présentation des états financiers successifs auxquels elle se rapporte ». Cette documentation indique notamment : - le plan des comptes de l’entreprise ; - les documents comptables utilisés par l’entreprise (livres obligatoires et livres auxiliaires) ; - procédure de traitement (type de système comptable, méthode de préimputation). En cas d’utilisation de moyens informatiques, le document donnera le maximum d’information sur le matériel utilisé, les programmes et les procédures de traitement.
