PROCEDURES DES OPERATIONS A EMS-GROUP I- Objectifs du Crédit Alimentaire Le présent projet a des objectifs suivants : 1- Permettre aux populations de bien s’alimenter même si elles n’ont pas tous les moyens pour se rendre au marché ou en boutiques pour se ravitailler ; 2- Faire de la distribution ou vendre autrement à travers le système de crédit en écoulant beaucoup de marchandises, vu les difficultés économiques actuelles qu’ont les populations à pouvoir se ravitailler et payer au comptant ; 3- Réduire la faim dans nos milieux ; 4- Permettre aux femmes ménagères, revendeuses de pouvoir mener à bien leurs activités en achetant à crédit et en bénéficiant des conditions de paiement par échéances ; 5- Employer les jeunes en participant au programme local de réduction de chômage… II- Les Conditions d’Adhésion Faire une Adhésion de 1000f donnant droit à un carnet de tontine Disposer du tiers de la somme de la commande que l’on désire à faire Payer un frais de dossier.. 1 I- PROCEDURES COMMERCIALES A- Procédure de montage et d’instruction des dossiers. Etape N°1 : L’Agent commercial prospecteur ou toute autre personne montant le dossier sur terrain tout comme en Agence, doit au préalable expliquer le sens de nos services aux clients en présence. Etape N°2 Le dossier est dûment monté, les parties nécessaires soigneusement remplies datées et signées par l’agent Commercial et le requérant ou le demandeur. Etape N°3 : Un fois arrivés au bureau après terrain, les dossiers sont immédiatement déposés au bureau du Contrôleur- Crédit Manager. Etape N°4 : Les dossiers sont instruits en bonne et due forme et soigneusement remplis et contrôlés par le Contrôleur- Crédit Manager (surtout les signatures des parties). Ce dernier devra s’assurer que toutes les pièces afférentes et dignes d’un dossier crédit alimentaire en vigueur à EMS GROUP sont afférées au dossier avant le passage de la prochaine étape (fiche caution et adhésion signées dûment) Etape N°5 : Les dossiers instruits et quittant chez le contrôleur – Crédit Manager doivent impérativement être déposés au bureau du Directeur Général pour vérification, signature, et visa en dernier ressort; signifiant par là qu’en aucun cas, pas de dossiers à débloquer s’il n’a été autorisé au final par le Directeur Général. NB : les dossiers doivent se faire accompagner d’un état fichier client avec des mentions suivantes : Nom et Prénoms, date de montage de dossiers, montant de crédit demandé, caution, adhésion... Et Faire descendre le total. 2 Etape N°6 : Le Directeur Général après instruction et validation des dossiers à son niveau, retourne les dossiers au Service vente à crédit et de contrôle pour saisie dans le SIG. Etape N°7 : Les copies de notre base produits sont impérativement remises à chaque AC qui devra les porter avec sur le terrain tous les jours. Ces copies sont à montrer aux clients pour consultation avant le montage des dossiers. SCHEMA DU PROCESSUS DES OPERATIONS Equipe des AC/ PERSONNEL INTERNE MONTAGE Crédit Manager / Contrôleur CONTRROLE / INSTRUCTION 1er degré ETATS DES CREDITS ECHUS Directeur Général VERIFICATION HIERARCHIQUE/ VISA/ INSTRUCTION DE 2eme degré COMPTABLE Procède au remboursement des crédits en se servant de l’état présenté. Et après retourne la copie au DG pour vérification 3 B- Procédure de Remboursement des crédits Etape N°1 : les collectes des membres sont impérativement déposées sur les différents comptes créés pour eux sous leurs noms. Et ce, tous les jours. Ces saisies journalières sont faites par le service comptable. Etape N°2 : A l’échéance, il est du devoir du service en charge du crédit d’établir un fichier signé renfermant tous les crédits échus avec mention en tableau : Nom et prénoms, montant du crédit, montant cotisé, montant à rembourser. Ce fichier devra être renvoyé au service comptable pour passation des écritures, et remboursements adéquats des crédits. NB : Cette procédure est à respecter scrupuleusement. Le Crédit Manager/ Contrôleur devra faire le suivi du portefeuille et établir à chaque échéance d’un quelconque membre cette fiche et l’adresser à la comptabilité en vue du remboursement. A chaque fois qu’il ait eu remboursement, cette fiche établie doit être d’office annexée au brouillard pour être vérifiée par le Directeur Général en fin de journée. C- Procédure de gestion des opérations en agence et annexes Pour les clients de passage en Agence Etape N°1 : Un accueil chaleureux doit être réservé aux clients de passage en agence par chaque membre du personnel de contact par un « bienvenue ! Ou soyez les bienvenus ! » Etape N°2 : Le client demandant les informations, les explications lui doivent être fournies amicalement et de façon courtoise. 4 Etape N°3 : Lui laisser le temps de consulter la base des produits présents et/ou lui laisser le temps de parcourir les rayons pour faire son ou ses choix. Etape N°4 : Après avoir effectué ses achats, le dossier va être ensuite monté par le Crédit Manager/ Contrôleur qui s’assure des conditions d’activités du client afin de limiter les risques d’impayés. Etape N°5 : Le dossier étant soigneusement monté, les conditions d’affectation d’un agent commercial remplies, le client enlève son colis et quitte les lieux. Etape N°6 : en fin de journée, en Agences annexes, un état des ventes de la journée est établi. La caisse manuelle arrêtée Et les tous les dossiers de crédit montés à la veille sont transmis à la direction générale le lendemain dès 8h. D- Pour les clients éloignés ou incapables de se déplacer vers l’agence Etape N°1 : Pour tout client empêché ou incapable lui-même de se déplacer vers l’Agence, la procédure A d’instruction et de montage des dossiers est maintenue. Etape N°2 : L’enlèvement des colis à leurs destinations est facturé par le service livraison EMS GROUP : C’est-à-dire les frais de déplacement sont à leur charge. Ces frais sont variables et tiennent compte de la distance. Etape N°3 : Une fiche sous la forme d’un bon de livraison établie en double exemplaire par le service crédit, est signée par le client. 1 exemplaire lui est laissé, et l’autre exemplaire est ramené en Agence, constaté par le service comptable et visé par le Directeur Général au moment cette fiche est annexée au brouillard de fin de journée. Etape N°4 : Le client paie les frais de déplacement ou transport de marchandises et un reçu en double exemplaire lui est donné pour être signé : 1 partie (à déchirer) lui est remise et l’autre partie ramenée en Agence et les versements sont faits immédiatement à la caisse. 5 E- PROCESSUS DE GESTION ET CONTROLE DES STOCKS L'organisation du service des approvisionnements Le service des approvisionnements recouvre deux fonctions distinctes : - L'achat - Le stockage La fonction achat a pour objet d'acquisition des meilleurs produits aux meilleures conditions du fournisseur. Le stockage quant à lui porte sur le contrôle qualitatif et quantitatif des commandes, la manutention et la sécurité, la distribution des produits aux clients et le suivi d'une comptabilité matière. La fonction achats et stockage génèrent des frais qu'il est possible de prévoir à partir des données des années antérieures. La recherche de la rentabilité en matière d'approvisionnement consiste à trouver un équilibre d'emploi optimal entre la vitesse de consommation par les clients et stockage. D'un point de vue économique on peut penser que, plus l'entreprise passe des commandes au cours d'une période, plus le stock moyen est faible. Quelque soit le nombre de commandes que passe l'entreprise, elle supporte un coût de commande et un coût de stockage. Elle a donc l'intérêt à ce que les sommes des coûts soient minimales. 6 La tenue obligatoire de fiches de stocks à la réception Identification de l'article L'expérience montre que souvent, des erreurs se produisent au moment de désigner les articles rentrant dans le stock surtout lorsque les mouvements de stock sont importants et que plusieurs personnes travaillent dessus. Une procédure d'identification standard claire par article est donc le meilleur moyen de réduire les risques d'erreurs et les confusions entre des articles similaires. C'est un bon moyen de réduire les risques d'erreurs et les confusions entre les articles similaires. A cet effet, à la réception, le Responsable contrôle et Crédit Manager est tenu de créer par produits ou articles une fiche de stock et de les renseigner automatiquement et au fur et à mesure que les opérations se déroulent. Contrôle fin de journée A la fin de chaque journée, le Contrôleur devra renseigner chaque fiche de stock par produits établis et faire ainsi le point de la journée par rapport à chaque Entrée /Sortie et se prémunir pour déclencher une commande au besoin. Contrôle en fin de semaine En fin de semaine de préférence tous les vendredis, un mini rapport condensé reprenant les situations ou mouvements de sorties / entrées et stocks finaux pour chaque gamme de produits ou articles est à présenter au Directeur Général pour suivi et approbation. Le rapport doit se faire accompagner par toutes les fiches de stocks. Ces fiches sont à viser par le Directeur Général. Contrôle fin du Mois. 7 En fin de chaque Mois, le Contrôleur devra procéder à un inventaire, des produits ou articles et sortir un rapport d’inventaire dans lequel il devra signaler les anomalies, les besoins prévisionnels afin d’éviter toute éventuelle rupture des produits. Procédure d'entrée et de sortie Le Contrôleur/ Crédit Manager est responsable de la bonne gestion physique et administrative des stocks, il doit respecter les procédures et suivre les instructions du Directeur Général qui joue d’office le rôle de chef Approvisionnement et Achats. Entrées de stock Lorsque les biens sont livrés par un fournisseur ou son représentant, un bon de réception doit être établie par le Contrôleur / Crédit Manager et signé par lui, et par le fournisseur (ou par son représentant) une fois que toutes les conditions énumérées dans la liste de réception sont remplies. Une vérification minimale doit être faite par le Contrôleur / Crédit Manager avant de décharger le fournisseur des ses responsabilités. Le Contrôleur / Crédit Manager doit : 1- Examiner la livraison : documents, quantité et qualité : Si le fournisseur n'a pas le document ou s'il y a des différences entre les documents et la livraison, le Contrôleur / Crédit Manager doit informer immédiatement le Directeur Général jouant encore le rôle de responsable des achats pour clarifier la situation et résoudre le problème ; Si les packs sont ouverts ou endommagés, une vérification plus complexe doit être effectuée. Les articles endommagés ne doivent pas être acceptés ; ils doivent être renvoyés et remplacés par le fournisseur. 8 2- S'assure que les porteurs s'occupent de décharger et de ranger les articles pour minimiser les risques d'endommagement ; 3- Mentionner, le cas échéant, les observations ou les remarques propres du responsable des achats qui est le Directeur Général avant de signer la fiche de réception. Une fois que cette fiche est signée par le Contrôleur / Crédit Manager, le fournisseur est déchargé de ses responsabilités et c'est le Contrôleur / Crédit Manager qui devient le responsable des marchandises ; 4- Garder l'original de la fiche de réception et la transmettre au Directeur Général qui le remettra au service Comptable pour l'archivage ; 5- Mettre à jour (ou créer) les fiches de stocks ; 6- Ranger les articles. Traitement sur les fiches de stock : 1- Il est obligatoire de disposer de fiches de stocks par articles ou produits. 2- Ces fiches de stocks sont classées dans un classeur 3- Le titre de la fiche doit être rempli clairement et en entier en incluant le code l'identification de l'article et toutes les autres références demandées ; 4- - Tout mouvement (entrée ou sortie) du stock doit être systématiquement et immédiatement enregistré 5- - Les mouvements doivent être indiqués en poids, volume ou unité en fonction de la présentation. Sortie de stock pour vente client. Afin d'autoriser la sortie d'un article stocké dans la société, un document officiel appelé le bon de sortie de stock doit être présenté à la Direction. A cet effet, comme décrit plus haut, le Contrôleur/ Crédit Manager, après avoir 9 reçu et instruit chaque demandes sous forme de dossiers de crédit, doit immédiatement annexer au dossier tous les articles demandés par le client et les présenter au Directeur Général qui seul à pouvoir d’autoriser une sortie quelconque d’articles en signant un bon de sortie. Le Directeur Général peut déléguer le pouvoir de signature au service comptable, mais garde la responsabilité. NB : Il est à spécifier qu’afin de connaitre la destination de chaque article, il interdit formellement de sortir un quelconque produit sans dossier dûment dans le respect des procédures de montage et d’instruction de dossier en vigueur dans la société. Lorsqu’il reçoit le ou les dossier(s) en provenance de la Direction, Le Contrôleur/ Crédit Manager procède comme suit : 1- Si le client lui –même est présent dans l’agence : - l’aider à faire ses achats, les emballages, se rappeler pour lui faire signer les documents nécessaires avant qu’il ne quitte l’agence. 2- Le client à distance et demandant d’apporter les colis : - dans ce cas précis, le Contrôleur/Crédit Manager prépare un bon d’expédition ou bon de Livraison qui retrace : date de livraison, Noms et Prénoms, les articles livrés et le montant, la signature obligatoire et le numéro de téléphone du client. Le présenter en double exemplaire, déchirer une partie à remettre au client et l’autre partie à ramener pour preuve au Service comptable. Tous ces BL sont à annexer au rapport brouillard qui est présenté au Directeur Général chaque soir. 10 Inventaire L'inventaire de stock mensuel est un comptage physique de tous les articles qui s'effectue le dernier jour de travail de chaque mois. Cet inventaire est effectué par le Contrôleur/Crédit Manager en présence de la Comptable. Un témoin extérieur peut être commis pour assister au personnel interne sus cités. Ceci implique que lors de l'inventaire il ne s'agit simplement de compter les articles mais aussi de comparer les informations avec ce qui est écrit sur les différentes fiches de stocks. Le comptage physique du stock doit prendre en compte tous les articles stockés dans le magasin d’EMS-GROUP. Un comptage aléatoire du stock peut aussi être effectué de manière ad hoc sur un échantillon d'article en stock avec l'autorisation du Directeur Général. Si des écarts existent entre les fiches d'inventaires et le comptage physique, les raisons de ces différences doivent être signalées dans la colonne des remarques. Ce rapport doit être imprimé et signé par toutes les parties présentes au moment du comptage et par le DG pour être signé et en suite classé. La version électronique du rapport de stock mensuel rapproché au rapport signé est à présenté chaque mois à la Direction Générale. 11 L'organisation de magasin / Boutique L'organisation des magasins comporte obligatoirement : Un bordereau des entrées (un gros cahier) qui renseigne toutes les entées de stocks dans la société. Le tracer et y mettre des informations comme : nom du fournisseur, les produits, les quantités, les prix et adresses. Lors de chaque livraison, le responsable l'enregistre sur le bordereau des entrées qui comporte la date de la commande, la provenance du produit et la quantité livrée. Un autre bordereau des sorties (un gros cahier aussi) qui renseigne tous les produits sorties. Lors de chaque vente ou sortie, ce cahier doit être impérativement renseigné par le responsable en présence en mentionnant : Nom et prénom du client destinataire des produits, la listes des produits sorties, l’adresse du client telle que mentionnée sur le dossier crédit. Des fiches de magasin ou fiche individuelle de tous les produits stockés dans le magasin (une fiche par article). Ces fiches sont à tenir régulièrement et au jour le jour en suivant les mouvements des stocks. Le Responsable doit signaler tout écart constaté entre les soldes du SIG et les fiches. Un suivi sérieux est exigé. 12 Les bons de livraison remis par le fournisseur ou les livreurs, les fiches de réception et tout autre document d'entrée, sont régulièrement contrôlés par le DG ou son représentant à l'appui du bordereau mensuel des entrées(le cahier des entrées). La comptabilité de stock La comptabilité de stock en cours doit décrire en quantité et en valeur tous les mouvements articles en stock. Elle s'établi à partir d'un certain nombre de documents réglementaires fournis selon une périodicité variable. La comptabilité de stock est tenue par le responsable des services économiques, qui enregistre les mouvements des articles stockés dans l'établissement en quantité et en valeur sur les registres suivants : Le journal des stocks ; Le grand livre des stocks. Ces documents sont conçus pour être servi simultanément par écriture unique en faisant usage de la duplication ou par autre support de caractère informatique A EMS-GROUP pour faciliter l'exécution de cette tâche il faut : scinder le journal de stock en deux registre, l'un pour les entrées l'autre pour les sorties. Le journal de stock est aménagé pour permettre le suivi des crédits. La balance des comptes de stock 13 Une balance des comptes de stock doit être produite chaque fin du mois et transmise au DG afin de suivre avec la comptabilité les opérations relatives à la variation de stock. Cette balance des comptes de stock indique par compte à ouvrir à la balance des comptes du grand livre : o La valeur de stock au 1ER janvier de l'exercice ; o La valeur de stock au 31décembre de l'exercice. Il est conseillé de d'établir régulièrement, pour les besoin internes, une balance des comptes de stocks qui présente au moins par comptes divisionnaires, les entrées et les sorties réalisées au cours d'une période. Les principaux éléments de la balance des comptes de stock sont les suivants : La valeur du stock initial ; La valeur des entrées de la période ; Le total de deux valeurs précédentes ; La valeur des sorties de la période ; La valeur du stock au dernier jour de la période (valeur du stock au dernier de la période +valeur des entrées -valeur des sorties). 14 II- PROCEDURES ADMINISTRATIVES 2.1. ORGANISATION ET PROCEDURES DE GESTION DU SECRETARIAT 2.1.1-ORGANISATION DU SECRETARIAT Le secrétariat est la porte d’entrée de la société ANEDAK SARL. C’est au secrétariat que devront transiter tous les dossiers de la société. Il servira également de standard téléphonique et pourra recevoir et faire des appels téléphoniques. Aussi s’avère-t- il nécessaire qu’il soit bien structuré. L’Organisation du secrétariat portera sur l’enregistrement du courrier et son traitement d’une part, le comportement et la psychologie au téléphone d’autre part. 1.1.1. L’enregistrement du courrier Le secrétariat devra ouvrir les registres ci-après : - un registre courrier arrivée - un registre courrier départ 15 - un chrono courrier. a) Courrier arrivée Le courrier est inscrit dans un registre à six colonnes. Date d’arrivée : c’est la date de réception du courrier. Numéro d’ordre : c’est le numéro d’enregistrement à l’arrivée. Date et numéro de la correspondance : c’est la date indiquée sur le document et le numéro donné au document par l’expéditeur. Expéditeur : nom et adresse de l’expéditeur. Objet : ceci concerne le motif de la lettre ou du document. Il doit être précis et concis pour éviter toute ambiguïté. Date et numéro de la réponse : il doit être mentionné ici la date et le numéro du courrier fait en réponse. Cette mention doit impérativement être faite aussitôt qu’une réponse est donnée au courrier. (Voir modèle ci-après) Spécimen COURRIER ARRIVEE 16 Date N° arrivée d’ordre Date et n° de la correspondance Expéditeur Objet Date et n° de la réponse b) Courrier départ Ici aussi, il est question de la nécessité des renseignements ci-après : Numéro : c’est le numéro chronologique de départ des courriers émanant de la Direction. Nombre de pièces : c’est le numéro de documents qui composent le courrier envoyé. Date de départ : c’est la date à laquelle le courrier a été expédié. Destinataire : en plus du nom et prénom ou la raison sociale selon qu’il s’agit d’une personne physique ou d’une société, il convient de mentionner aussi l’adresse. Objet : ici on respecte le même principe que dans le courrier arrivée à la seule différence qu’il sera indiqué en plus des autres éléments les références du courrier expédié. 17 Numéro archives : c’est le numéro de rangement archives donné au classeur où est rangé le double du courrier. Ceci facilite les recherches éventuelles. Observations : pour toutes mentions utiles concernant le courrier. (Voir modèle ci-après) Spécimen COURRIER DEPART N° Nombres Date de de pièces départ N° Destinataire Objet Observation archives c) Chrono courrier Il s’agit d’un cahier qui enregistre au jour le jour tout document émanent de l’entreprise. A cet effet, il faut distinguer un chrono pour le courrier envoyé. On y inscrit les renseignements suivants : 18 date du courrier numéro du courrier destinataire objet observation. Toutes ces informations seront les mêmes que celles inscrits dans le registre du courrier départ. Ce cahier dans lequel les numéros sont inscrits chronologiquement doit servir de repère au secrétaire, chaque fois qu’il doit donner un numéro à un courrier. (Voir modèle ci-après) Spécimen CHRONO COURRIER N° Date Courrier Expéditeur 1.1.2. Appels téléphoniques 19 Objet Observation Il sera ouvert au secrétariat, un cahier des appels téléphoniques destiné à enregistrer les appels téléphoniques en l’absence de la Directrice Générale et des autres responsables. Ce cahier doit être présenté aux intéressés dès leur arrivée pour leur permettre de prendre connaissance de ceux qui ont appelé et les messages reçus. Ce cahier comprend trois colonnes : 1ère colonne : Dans cette colonne, on inscrira le nom de la personne qui a appelé, son adresse et son numéro de téléphone. 2ème colonne : Ici, on inscrira le message laissé ou l’objet de l’appel. Il doit être impérativement inscrit dans cette colonne, l’heure à laquelle l’appel a été fait. 3ème colonne : Cette colonne servira à recueillir l’émargement des intéressés, après que ces derniers auront pris connaissance de l’appel ou du message. (Voir modèle ci-après : 20 Spécimen ENREGISTREMENT DES APPELS TELEPHONIQUES Nom Messages et heures et n° de téléphone d’appel Signature du destinataire 1.1.3. Le comportement et la psychologie au téléphone Le mot d’ordre au téléphone est d’être surtout et toujours aimable, chaleureux, efficace. A cet effet, nous insisterons sur deux choses : - La voix L’attitude physique La voix Le timbre de la voix est personnel. Néanmoins, sa hauteur et son rythme peuvent être modulés en maîtrisant la respiration. Afin d’éviter des blocages, il est conseillé d’inspirer par le nez et d’expirer par la bouche quand vous parlez au téléphone. La voix doit être accueillante. Pour cela : souriez, votre sourire s’entend, il rend votre voix plus agréable. 21 Les formules et les questions Certaines formules habituellement utilisées sont à éviter au téléphone. * Allô ! Il est à remplacer par une présentation. Exemple : Société EMS GROUP, bonjour ! * Ne quittez pas, ne raccrochez pas ! Ces formules qui sont excessivement désagréables à entendre, n’apportent aucun élément d’information à l’interlocuteur. Ils sont à remplacer par : - Veuillez patienter - Un instant, je vous prie - Un instant, s’il vous plaît - Je vous mets en communication avec … * C’est de la part de qui s’il vous plaît ? D’un ton un peu inquisiteur, cette formule risque de bloquer l’interlocuteur. On peut la remplacer par : - Vous êtes Monsieur (Madame) ? 22 - Qui dois-je annoncer ? * Les locutions du futur proche Eviter de dire : - je vais voir s’il est là je vais prendre vos coordonnées. Les remplacer par : - j’essaye de le joindre je prends vos coordonnées. * je vous le passe On peut dire - je vous passe le poste de Mr N.B : Il est extrêmement important que le DG laisse entièrement la réception des appels téléphoniques au secrétaire qui lui passe après les communications. 23 2. PROCEDURES DE GESTION DU SECRETARIAT 2.1. OBJECTIFS : Faciliter le fonctionnement de la direction en assurant tous les travaux de secrétariat. 2.2. PROCEDURES : Gestion Courrier Arrivée Responsable ou Service en Charge 1. Secrétaire Tâches à exécuter/Supports reçoit le courrier à destination de EMS GROUP; ouvre le courrier et en prend connaissance ; appose le tampon courrier arrivée dans un coin du courrier ; inscrit à l’endroit indiqué la date d’arrivée du courrier et le numéro d’ordre enregistre le courrier dans le cahier courrier arrivée ; la classe par ordre d’arrivée dans le parapheur courrier arrivée ou dans le dossier courrier arrivée ; porte le parapheur/dossier à la Direction. 2. Directeur Général reçoit le parapheur/dossier courrier arrivée ; lit les courriers et y inscrit ses instructions ; remet le parapheur/dossier à la Secrétaire pour le nécessaire à faire 3. Secrétaire reçoit de nouveau le parapheur/dossier ; ventile les courriers selon les instructions du DG. 24 2.3. PROCEDURE : Gestion Courrier Départ Responsable ou Service en Charge Tâches à exécuter/Supports 1. Direction Informe la Secrétaire du contenu et la destination du courrier. 2. Secrétariat rédige le courrier et le saisie et l’imprime en au moins trois exemplaires ; relit le texte saisie et le met dans le parapheur/dossier ; porte le texte à la Direction pour avis et/ou signature ; 3. Direction 4. Secrétariat reçoit le courrier et le lit ; signe le courrier en cas d’accord sur les termes et le contenu ; remet le parapheur/dossier à la Secrétaire. prend le parapheur / dossier affecte un numéro d’ordre chronologique au courrier ; prépare l’enveloppe au nom du destinataire ; met l’original dans l’enveloppe et l’enregistre dans le cahier courrier départ ; fait remettre le courrier au destinataire contre décharge du cahier départ ; classe chronologiquement un exemplaire dans son classeur courrier départ et l’autre dans celui de la Directrice. NB : Disposer d’un classeur pour les courriers à destination interne et d’un autre pour ceux à destination externe. 25 2.4. PROCEDURE : Visite à la Directrice Générale OBJECTIFS Permettre à la Direction de recevoir les visites suivant son programme Eviter les attentes inutiles aux visiteurs. REGLES : Toutes les visites à la Direction doivent être gérées par le Secrétariat. Le Secrétariat est tenu d’annoncer les visites à la Directrice Générale selon leur ordre d’arrivée sauf instruction de la Direction. Responsable ou Service en Charge 1. Visiteur Tâches à exécuter/Supports se présente à la Générale Secrétaire pour voir la Directrice accueille le visiteur et l’installe dans la salle d’attente ou tout lieu retenu consulte le programme la Directrice Générale faire remplir la fiche d’audience (y mentionner les coordonnées, l’objet de la visite) introduit le visiteur au Directeur Général ou lui donne un rendez-vous selon les instructions reçues Les visiteurs doivent être introduits à la Directrice Générale par ordre d’arrivée sauf instruction contraire NB : Lorsque le programme de la journée ne permet pas à la Direction de recevoir le visiteur, la Secrétaire lui donne un autre rendez-vous suivant l’agenda de la Directrice. 2. Secrétaire Reçois le visiteur 3. Directrice Générale Elle peut toutefois être assistée par le ou les responsable (s) des départements lorsque c’est nécessaire techniquement. 26 IV- GESTION DU PERSONNEL 4.1 La gestion du personnel : Embauche : Service du personnel Recense les besoins en personnel de concert avec les Responsables des départements Notifie le résultat à la Direction Générale ; Direction Générale Reçoit le dossier des besoins en personnel ; Etudie le dossier ; Donne son avis ; Renvoie le dossier au Chef du personnel ; Service du personnel Reçoit le dossier de la Direction générale ; Prépare la description du poste et le profil du candidat au poste ; Lance l’appel à candidatures avec précision des termes de référence ; Collecte les demandes des candidats ; Fait une proposition de commission de recrutement à la Direction Générale Direction Générale Reçoit la proposition de commission de recrutement ; Donne son avis sur la commission ; Renvoie le dossier au CP ; Service du personnel Reçoit le dossier de la Direction ; Prépare la note de service de mise en place de la commission de recrutement ; Envoie la note de service à la Direction pour signature ; Direction générale Reçoit la proposition de note de service ; Donne son avis ; Signe la note service ; 27 Renvoie la note de service au CP ; Service du personnel Reçoit la note de service ; Informe les membres de la commission ; Rend compte à la Direction Programme la réunion de la commission ; La Commission Reçoit les demande des candidats ; Procède au dépouillement ; Présélectionne les candidats sur étude de dossier ; Retient les postulants qui répondent au profil recherché Prépare le procès-verbal de présélection ; Fixe la date du test ; Remet la liste des présélectionnés au CP Service du personnel Reçoit la liste des candidats ; Prépare la convocation des candidats ; Envoie les convocations aux candidats ; Prépare le test ; La Commission Procède au test ; Etablit le procès-verbal de délibération ; Transmet le résultat à la Direction ; La Direction Générale Reçoit le dossier ; Donne son avis ; Renvoie le dossier au CP ; Service du personnel(DAF) Reçoit le dossier ; Prépare la lettre d’engagement, le contrat de travail et la fiche de poste; Envoie lettre d’engagement à la Direction Générale pour 28 signature ; Direction Générale Reçoit lettre d’engagement, le signe, les renvoie au CP ; Service du personnel Reçoit la lettre d’engagement signée ; Envoie la lettre d’engagement au candidat retenu ; Candidat Reçoit la lettre d’engagement ; Prend fonction ; Signe le contrat de travail ; Démission du personnel : Agent Adresse la lettre de démission au DAF ; Service du personnel Reçois la demande Vérifie la situation du démissionnaire Transmet à la DG Direction générale Reçoit la lettre de démission ; Donne son avis ; Envoie la lettre de démission au CP ; Service du personnel Reçoit la lettre de démission ; Photocopie la lettre ; Met la photocopie dans le dossier de l’agent ; Envoie l’originale à la Direction Financière et Comptable pour disposition financière à prendre ; Suit la période de préavis de l’agent ; Prend les dispositions pour le remplacement de l’agent démissionnaire ; 29 Direction Administrative et Financière Reçoit la lettre de démission ; Donne son avis Envoie le dossier au Chef Comptable ; Comptable Reçoit la lettre de démission ; Calcule les droits de l’agent ; Envoie le dossier au Directeur Administratif et Financier; Direction Administrative et Financière Reçoit le dossier ; Donne son avis ; Renvoie le dossier à la Direction Générale ; Direction Générale Reçoit le dossier ; Donne son avis ; Renvoie le dossier à la Direction Administrative et Financière pour la liquidation ; Direction Administrative et Financière Reçoit le dossier ; Prépare le chèque et le bon de paiement ; Envoie le chèque et le bon de paiement à la Direction Générale ; Direction Générale Reçoit et signe le chèque et le bon de paiement Renvoie à la Direction Administrative et Financière Direction Administrative et Financière Reçoit le chèque et le bon de paiement ; Remet le chèque à l’agent concerné contre décharge Envoie la copie au CP pour classement dans le dossier de l’agent Transmet l’orignal au Contrôle interne Contrôle interne Vérifie et transmet au chef comptable comptable Reçoit et passe les écritures nécessaires 30 Sanction du personnel : Service du personnel Constate la faute ; Informe la Direction ; Prépare la demande d’explication ; Envoie la demande à l’agent ; Agent Reçoit la demande d’explication ; Prépare la réponse à la demande ; Envoie la réponse à la Direction Générale ; Direction Générale Reçoit la réponse de l’agent ; Donne son avis sur le dossier ; Envoie le dossier au CP ; Service du personnel Reçoit le dossier ; Analyse la réponse ; Propose une sanction en fonction de la gravité de la faute ; Envoie la proposition à la Direction Générale Direction Générale Reçoit la proposition de sanction ; Signe le document ; Revoie le dossier au CP Service du personnel Reçoit le dossier ; Prépare le courrier ; Envoie le courrier à l’agent concerné Met la photocopie dans le dossier de l’intéressé ; 31 Gestion des dossiers du personnel : Ouvre un dossier pour chaque agent qui et comprend : Chef du personnel Pièces d’état civil ; Diplômes Photo d’identité ; Spécimen de signature ; Copie du contrat de travail ; Fiche de poste Copie de la décision d’engagement ; Copie de toutes les notes de service concernant l’agent (congé annuel, avancement, avertissement, mise à pied) ; Adresse complète ; Personne à prévenir en cas de besoin ; Autres diplômes ; Toutes les correspondances concernant l’agent ; Attribue un numéro matricule à chaque agent ; Met à jour régulièrement le dossier de chaque agent ; Absence : Agent Prépare la demande (congé, permission) ; Soumet la demande à l’avis de son supérieur hiérarchique ; Service du personnel Reçoit la demande de l’agent ; Donne son avis sur la demande ; Transmet à la DG Direction Générale Reçoit la demande ; Donne son avis ; Envoie la demande au CP ; Service du personnel Reçoit la demande ; Prépare l’autorisation d’absence ; Envoie l’autorisation d’absence à la Direction Générale pour signature ; 32 Direction Générale Reçoit l’autorisation d’absence ; Signe l’autorisation d’absence ; Renvoie l’autorisation d’absence au CP ; Service du personnel Reçoit l’autorisation ; Fait la photocopie de l’autorisation ; Remet l’original à l’agent ; Met la copie dans le dossier de l’agent ; Met à jour le calendrier des départs en congé ; La paye : Service du personnel Collecte les informations relatives à l’établissement du salaire ; Transmet au service comptable comptable Il reçoit vérifie par rapport aux états antérieurs (contrats), relève les écarts pour en faire un rapport, prépare le salaire ; Tire les états de salaire ; Envoie les états à la Direction Administrative et Financière; Direction Administrative et Financière Reçoit les états ; Fait les vérifications nécessaires ; Procède au virement bancaire ou émission de chèque; Envoie les états à la Direction Générale pour la signature ; Direction Générale Reçoit les états, Fait les vérifications nécessaires ; Signe les chèques et ordre de virement ; Renvoie les états à la Direction Administrative et Financière; Direction Administrative et Financière Reçoit les états ; Fait le dépouillement ; Remet les ordres de virement au coursier pour le dépôt dans 33 les banques ; Remet le livre de paye à la comptabilité pour enregistrement ; Mission : Le responsable Elabore les termes de référence de la mission (72 heures avant la mission) ; Précise l’objet, la durée et le budget de la mission ; Envoie les termes de référence de la mission au DAF pour vérification ; Direction Générale Reçoit le dossier ; Donne son avis sur le dossier ; Envoie le dossier au CP ; Chef du personnel Reçoit le dossier ; Prépare l’ordre de mission qui doit comporter : Le N° de l’ordre de mission ; Le nom et prénoms de l’intéressé ; La date de départ et retour de la mission ; L’objet de la mission ; Envoie l’ordre de mission à la Direction Générale pour signature ; Direction Générale Reçoit l’ordre de mission ; Signe l’ordre de mission ; Renvoie l’ordre de mission au CP ; Chef du personnel Reçoit l’ordre de mission ; Joint le budget de la mission à l’ordre de mission ; Envoie le dossier à la Direction Financière et Comptable ; Prépare le moyen de déplacement à mettre à la disposition de celui qui va en mission 34 Direction Administrative et Financière Reçoit le dossier ; Donne son avis ; Prépare le chèque et le bon de payement ; Envoie le chèque à la DG Direction Générale Reçoit et signe le chèque et le bon de payement Renvoie à la Direction Administrative et Financière Direction Administrative et Financière Reçoit le chèque et le bon de payement r ; Contrôle interne Reçoit, vérifie et transmet au Chef comptable Chef comptable Reçoit, vérifie et procède aux écritures nécessaires Transmet le chèque au bénéficiaire contre décharge et les pièces au Contrôle interne Evaluation du personnel : Service du personnel Définit les critères d’évaluation du personnel ; Discute des critères avec le personnel pour avoir la même compréhension de la manière de noter ; Prépare les fiches de notation du personnel ; Met la disposition de chaque supérieur hiérarchique les fiches de notation ; Supérieur hiérarchique Observe l’attitude de son collaborateur ; Note son collaborateur sur la base des critères définis ; Envoie la note au Service du personnel; Service du personnel Collecte les fiches de notation ; Fait la synthèse des fiches de notation ; Envoie la synthèse au Service du personnel; Transmet à la DG 35 Direction Générale Reçoit la synthèse des fiches de notation ; Donne son avis sur les notes ; Renvoie le dossier au Service du personnel pour communication au personnel ; Service du personnel Reçoit le dossier ; Fait la proposition d’avancement du personnel ; Prépare la note de service ; Envoie le dossier à la Direction Générale pour signature ; Direction Générale Reçoit le dossier ; Signe la note de service ; Renvoie le dossier au CP Service du personnel Reçoit le dossier ; Fait la photocopie de la note de service Envoie l’originale de note de service à la l’agent; Classe la copie dans le dossier de l’agent ; Formation du personnel : Service du Elabore le besoin en renforcement de capacité du personnel personnel sur la base de la notation ; Envoie le besoin à la Direction Générale pour approbation ; Direction Générale Reçoit le besoin ; Donne son avis sur le besoin ; Renvoie le dossier au Service du personnel; Service du personnel Reçoit le dossier ; Fait la programmation de la formation ; Prépare les termes de référence pour le recrutement du cabinet ; 36 Lance l’appel d’offre pour le recrutement du cabinet devant assurer la formation ; Reçoit les offres des cabinets ; Fait le dépouillement des offres ; Sélectionne le cabinet ; Prépare le PV de dépouillement ; Envoie le résultat et la lettre de notification à la Direction Générale ; Direction Générale Reçoit le dossier ; Donne son avis sur le dossier ; Signe la lettre de notification ; Renvoie le dossier au CP ; Service du personnel Reçoit le dossier ; Notifie le choix au cabinet retenu ; Prépare la formation de concert avec le cabinet ; Organise la formation ; Prépare le rapport de la formation ; 37 III- PROCEDURES FINANCIERES En termes de Gestion financière d’EMS GROUP, toute la liquidité sera concentrée sur un compte bancaire dédié. A cet effet, au lendemain, juste après l’ouverture de la journée, toute la liquidité doit partir en banque. Les procédures et conditions de retraits et dépôts étant à la charge directe de la DAF, celle-ci devra s’assurer que le plafond de liquidité à garder à la caisse pour des dépenses courantes et déterminé par la Direction Générale est respecté. 3.1 : Gestion de la caisse de menues dépenses : Montant maximum dans la caisse 50 000 FCFA ; au dessus de ce montant, le surplus est à faire partir à la banque. Montant minimum dans la caisse 20 000 FCFA. A partir de ce montant il faut réalimenter la caisse. Alimentation de la caisse : Caisse / Comptable Prépare le brouillard ; Informe la DAF de la réalimentation de la caisse ; Envoie le brouillard au secrétaire ; Secrétariat Réceptionne le brouillard de caisse ; Enregistre le courrier dans le registre courrier arrivée ; Introduit le parafeur au DAF Reçoit le brouillard ; Vérifie les pièces justificatives qui accompagnent le brouillard ; Approuve ou non les dépenses par un Visa ; Contrôle la caisse ; Transmet à la Directrice Générale ; Reçoit le brouillard ; Vérifie le brouillard ; Donne son approbation Envoie le brouillard au DAF ; Reçois le brouillard Fait des vérifications et marque son accord Prépare le chèque pour le réapprovisionnement de la caisse ; Prépare le bon de paiement ; Mets son visa sur le bon de paiement Enregistre le chèque dans le cahier des chèques Fait la photocopie du chèque à joindre au dossier ; Envoie le chèque au comptable et le reste du dossier au contrôle interne DAF Direction Générale DAF 38 Envoie le chèque et cahier au DG pour signature ; Contrôle interne Reçois les pièces et procède aux contrôles Retourne au comptable Comptable Reçoit le document du contrôle ; Impute le document ; Enregistre les pièces dans les journaux de caisse ; Matérialise la pièce saisie par le cachet « saisi » Dispose chronologiquement des pièces comptables dans le classeur ; Edite le brouillard des saisies ; Envoie le brouillard et le classeur au DAF ; DAF Vérifie les écritures comptable ; Propose les corrections éventuelles et signe ; Corrige les écritures ; Reçoit le chèque ; Fait le retrait des fonds à la banque pour alimenter la caisse ; Enregistre l’alimentation de caisse dans le brouillard de caisse Valide le brouillard ; Comptable 3.2 Décaissement pour paiement d’une facture : Secrétaire Reçoit la facture fournisseur ; Enregistre la facture dans le registre courrier arrivée ; Donne un numéro à la facture ; Introduit la facture au DAF ; DAF Reçois la facture Vérifie l’authenticité, le montant horizontalement et verticalement, l’échéance s’il y a lieu, 39 Appose son visa si toutes les conditions sont réunies NB : Toute anomalie devra être relevée et notifiée au fournisseur et au DG Direction Générale Reçoit la facture fournisseur ; Vérifie la facture ; Envoie la facture au DAF DAF Reçoit la facture ; Vérifie la conformité de la facture qui doit être accompagné du bon de commande, du bordereau de livraison s’il s’agit d’un bien ; au cas où c’est un service il faut faire certifier la facture par le bénéficiaire du service ; Fait les vérifications nécessaires ; Remet la facture au fournisseur qui se présente à la caisse pour se faire payer ; Comptable Reçoit la facture ; Vérifie la facture ; Remet l’argent au fournisseur ; Fait décharger la facture par le fournisseur ; Enregistre la facture dans le brouillard de caisse ; 40 sortie de fond par bon de caisse : Comptable Réceptionne la demande de fond ; Prépare le bon de caisse ; Envoie le bon de caisse au DAF DAF Reçoit le bon de caisse ; Vise le bon de caisse ; Envoie le bon de caisse à la Direction Générale pour signature Direction Générale Réceptionne le bon de caisse ; Signe le bon de caisse ; Renvoie le bon de caisse au DAF Comptable Reçoit le bon de caisse ; Fait payer le bon de caisse en remettant l’argent au bénéficiaire porteur. Reçoit la facture relative au bon de caisse dans les 48 heures ; 2.2. PROCEDURES DES ACHATS 2.2.1 Les achats locaux de biens /services : Responsable/Service Tâche à accomplir DAF Reçoive la demande d’achat du service utilisateur ; Vérifie si les biens sont disponibles en stock. Si non déclenche la procédure d’achat Pour un achat d’un montant inférieur ou égal à 50 000 F CFA, on pourra en cas d’urgence procéder à un achat direct Pour tout achat supérieur ou égal à 101 000 FCFA, 41 consulter au moins trois fournisseurs ou prestataires; Recevoir l’offre des fournisseurs ou prestataires ; Procéder au dépouillement des offres par un Comité ad hoc composé du DAF, Contrôleur et du service Comptable Un procès-verbal dument signé par tous est établi à l’issu des travaux, indiquant le choix à tel ou tel fournisseur. NB : Au cas où l’offre le moins disant n’est pas retenu, préciser les motifs. Transmet le dossier au DG pour son visa ou non. Direction Générale Reçoit le dossier; Analyse le procès-verbal et la note; Donne son avis ou non ; Renvoie au service approvisionnement DAF Préparent le bon de commande en trois exemplaire ; Passe et suit la commande en remettant au fournisseur un bon de commande ; classe un dans son dossier et transmet le dernier au service Comptable. Fais tout le suivi nécessaire Fournisseurs/prestataires Envoie exécute la livraison de la commande accompagnée d’un bon de livraison et la facture DAF Réceptionnent la commande, signent conjointement le BL et le PV Comptabilité Contrôle interne Secrétaire Reçoit la facture fournisseur ; Enregistre la facture dans le registre courrier arrivée ; Donne un numéro à la facture Introduit la facture au DAF; DAF Reçois la facture vérifie 42 Transmet au DG Direction Générale Reçoit la facture ; Vérifie la facture ; Envoi la facture à la DAF DAF Reçoit la facture ; Vérifie la facture ; Procède au contrôler de la concordance facture /montant du chèque ; Programme le paiement de la facture en fonction de la disponibilité Prépare le chèque ; Prépare le bon de paiement Transmet au DG Direction Générale Reçois et signe le chèque et le bon de paiement Retourne au DAF DAF Reçois et signe le chèque et le bon de paiement Remet au fournisseur contre décharge (mention obligatoire : nom et prénoms ou raison sociale, adresse téléphonique et cachet s’il s’agit d’une entreprise) Contrôle interne Reçois les pièces, vérifie Transmet au comptable en cas d’exactitude 43 2.2.2- Procédures : Les achats à l’étranger : Responsable/service Tâche à accomplir Direction Commerciale Reçoit les besoins des magasins ; Centralise les besoins Consulte au moins trois fournisseurs ; Reçoit l’offre des fournisseurs ; Procéder au dépouillement des offres par un Comité ad hoc composé du DAF, Responsable Approvisionnement ou Logistique et Chef comptable et le Responsable des Finances, Un procès-verbal dument signé par tous est établi à l’issu des travaux, indiquant le choix à tel ou tel fournisseur Sélectionne à qualité égale le fournisseur le moins disant ; Prépare le procès-verbal de dépouillement ; Envoie le dossier à Direction pour avis Direction Générale Reçoit le dossier ; Etudie le dossier ; Donne son avis ; Renvoie le dossier à la Direction Commerciale Direction Commerciale Reçoit le dossier de la Direction Générale ; Prépare le bon de commande ; Envoie la facture pro forma en deux exemplaires à la DAF 44 DAF Reçois les deux exemplaires, les vérifie Transmet une copie au chef comptable et l’autre aux Finances Suit toutes les étapes de passation de la commande, avec son entière implication. Vérifie le cours de la devise ; Contacte les banques ; Choisit la banque ; Envoie le document complet à la DG pour approbation et signature Direction Générale Reçois et valide le dossier complet Retourne au DAF DAF Reçois l’approbation de la DG et exécute Ouvre la lettre de crédit ou fait le transfert ; Reçoit les documents de la banque ; Réceptionne l’avis de débit de la banque Via la Direction Générale Vérifie la conformité du taux utilisé Transmet le dossier original au Contrôle interne et classe copie dans le dossier Contrôle interne Reçois, vérifie Transmet au comptable si aucune anomalie n’est relevée comptable Reçoit le document; Impute l’avis de débit ; Enregistre la pièce dans le journal banque crédit ; Matérialise la pièce saisie par le cachet « saisi » Dispose chronologiquement des pièces comptables dans le classeur ; 45 Edite le brouillard des saisies ; Envoie le brouillard et le classeur au DAF ; 46 47 48 49
