MANUEL PROCEDURES EMSG

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I- Objectifs du Crédit Alimentaire
Le présent projet a des objectifs suivants :
1- Permettre aux populations de bien s’alimenter même si elles n’ont pas tous
les moyens pour se rendre au marché ou en boutiques pour se ravitailler ;
2- Faire de la distribution ou vendre autrement à travers le système de crédit en
écoulant beaucoup de marchandises, vu les difficultés économiques
actuelles qu’ont les populations à pouvoir se ravitailler et payer au comptant ;
3- Réduire la faim dans nos milieux ;
4- Permettre aux femmes ménagères, revendeuses de pouvoir mener à bien
leurs activités en achetant à crédit et en bénéficiant des conditions de
paiement par échéances ;
5- Employer les jeunes en participant au programme local de réduction de
chômage…
II- Les Conditions d’Adhésion
 Faire une Adhésion de 1000f donnant droit à un carnet de tontine
 Disposer du tiers de la somme de la commande que l’on désire à faire
 Payer un frais de dossier..
PROCEDURES DES OPERATIONS
A
EMS-GROUP

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I- PROCEDURES COMMERCIALES
Etape N°1 : L’Agent commercial prospecteur ou toute autre personne montant
le dossier sur terrain tout comme en Agence, doit au préalable expliquer le sens
de nos services aux clients en présence.
Etape N°2 Le dossier est dûment monté, les parties nécessaires soigneusement
remplies datées et signées par l’agent Commercial et le requérant ou le
demandeur.
Etape N°3 : Un fois arrivés au bureau après terrain, les dossiers sont
immédiatement déposés au bureau du Contrôleur- Crédit Manager.
Etape N°4 : Les dossiers sont instruits en bonne et due forme et soigneusement
remplis et contrôlés par le Contrôleur- Crédit Manager (surtout les signatures des
parties). Ce dernier devra s’assurer que toutes les pièces afférentes et dignes
d’un dossier crédit alimentaire en vigueur à EMS GROUP sont afférées au dossier
avant le passage de la prochaine étape (fiche caution et adhésion signées
dûment)
Etape N°5 : Les dossiers instruits et quittant chez le contrôleur – Crédit Manager
doivent impérativement être déposés au bureau du Directeur Général pour
vérification, signature, et visa en dernier ressort; signifiant par là qu’en aucun cas,
pas de dossiers à débloquer s’il n’a été autorisé au final par le Directeur Général.
NB : les dossiers doivent se faire accompagner d’un état fichier client avec des
mentions suivantes : Nom et Prénoms, date de montage de dossiers, montant de
crédit demandé, caution, adhésion... Et Faire descendre le total.
A- Procédure de montage et d’instruction des dossiers.

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Etape N°6 : Le Directeur Général après instruction et validation des dossiers à son
niveau, retourne les dossiers au Service vente à crédit et de contrôle pour saisie
dans le SIG.
Etape N°7 : Les copies de notre base produits sont impérativement remises à
chaque AC qui devra les porter avec sur le terrain tous les jours. Ces copies sont à
montrer aux clients pour consultation avant le montage des dossiers.
SCHEMA DU PROCESSUS DES OPERATIONS
Equipe des AC/ PERSONNEL INTERNE
MONTAGE
Crédit Manager / Contrôleur
CONTRROLE / INSTRUCTION 1er degré
Directeur Général
VERIFICATION HIERARCHIQUE/ VISA/
INSTRUCTION DE 2eme degré
COMPTABLE
Procède au remboursement des crédits en se
servant de l’état présenté. Et après retourne la
copie au DG pour vérification
ETATS DES CREDITS ECHUS

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Etape N°1 : les collectes des membres sont impérativement déposées sur les
différents comptes créés pour eux sous leurs noms. Et ce, tous les jours. Ces saisies
journalières sont faites par le service comptable.
Etape N°2 : A l’échéance, il est du devoir du service en charge du crédit d’établir
un fichier signé renfermant tous les crédits échus avec mention en tableau : Nom
et prénoms, montant du crédit, montant cotisé, montant à rembourser. Ce fichier
devra être renvoyé au service comptable pour passation des écritures, et
remboursements adéquats des crédits.
NB : Cette procédure est à respecter scrupuleusement. Le Crédit Manager/
Contrôleur devra faire le suivi du portefeuille et établir à chaque échéance d’un
quelconque membre cette fiche et l’adresser à la comptabilité en vue du
remboursement. A chaque fois qu’il ait eu remboursement, cette fiche établie doit
être d’office annexée au brouillard pour être vérifiée par le Directeur Général en fin
de journée.
Etape N°1 : Un accueil chaleureux doit être réservé aux clients de passage en
agence par chaque membre du personnel de contact par un « bienvenue ! Ou
soyez les bienvenus ! »
Etape N°2 : Le client demandant les informations, les explications lui doivent être
fournies amicalement et de façon courtoise.
B- Procédure de Remboursement des crédits
C- Procédure de gestion des opérations en agence et annexes
Pour les clients de passage en Agence

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Etape N°3 : Lui laisser le temps de consulter la base des produits présents et/ou lui
laisser le temps de parcourir les rayons pour faire son ou ses choix.
Etape N°4 : Après avoir effectué ses achats, le dossier va être ensuite monté par le
Crédit Manager/ Contrôleur qui s’assure des conditions d’activités du client afin de
limiter les risques d’impayés.
Etape N°5 : Le dossier étant soigneusement monté, les conditions d’affectation
d’un agent commercial remplies, le client enlève son colis et quitte les lieux.
Etape N°6 : en fin de journée, en Agences annexes, un état des ventes de la
journée est établi. La caisse manuelle arrêtée Et les tous les dossiers de crédit montés
à la veille sont transmis à la direction générale le lendemain dès 8h.
Etape N°1 : Pour tout client empêché ou incapable lui-même de se déplacer vers
l’Agence, la procédure A d’instruction et de montage des dossiers est maintenue.
Etape N°2 : L’enlèvement des colis à leurs destinations est facturé par le service
livraison EMS GROUP : C’est-à-dire les frais de déplacement sont à leur charge. Ces
frais sont variables et tiennent compte de la distance.
Etape N°3 : Une fiche sous la forme d’un bon de livraison établie en double
exemplaire par le service crédit, est signée par le client. 1 exemplaire lui est laissé, et
l’autre exemplaire est ramené en Agence, constaté par le service comptable et
visé par le Directeur Général au moment cette fiche est annexée au brouillard de fin
de journée.
Etape N°4 : Le client paie les frais de déplacement ou transport de marchandises
et un reçu en double exemplaire lui est donné pour être signé : 1 partie (à déchirer)
lui est remise et l’autre partie ramenée en Agence et les versements sont faits
immédiatement à la caisse.
D- Pour les clients éloignés ou incapables de se
déplacer vers l’agence