achats - indico in2p3

Démat
Réflexe
achats
www.cnrs.fr
AEL, c’est parti !
La lettre des achats du CNRS
Numéro 4 - mai 2012
édito
Achat public : une circulaire pour acheter « pro » !
La circulaire du 10 février 2012 a pour objectif la professionnalisation des achats
des établissements publics de l’Etat. Elle conforte cet axe de professionnalisation
de la fonction achats que le CNRS suit depuis plusieurs années déjà.
Nous sommes sur la bonne voie et ce, grâce aux « pros » de l’achat déjà présents
au sein de nos structures nationales et régionales mais aussi par nos collaborations
actives avec le Service des Achats de l’État ; le SAE étant le pilote de ce programme
de professionnalisation des achats des établissements publics de l’État.
Plan d’action
Notre priorité est maintenant de formaliser notre plan d’action Achats 2012-2014.
Nous sommes déjà à l’ouvrage et dans un prochain numéro, nous ferons un focus
détaillé sur ce plan d’action.
Professionalisation
Réflexe Achats s’inscrit pleinement dans cette logique de professionnalisation de
l’achat. Vous découvrirez des « pros » de l’achat en région, en labo ; des bonnes
pratiques sources d’économie et d’efficacité. Je vous invite également à découvrir
le nouveau site Opérachat du SAE.
Avant-première
Enfin, dans ce numéro, découvrez en « avant-première » nos nouveaux projets,
qui seront bientôt vos futurs outils : AEL, les deux prochains marchés Missions et
Fournitures de bureau.
AEL , c’est le nom du futur « Portail d’Achat en Ligne » qui
permettra d’accéder directement aux tarifs CNRS des catalogues
de nos fournisseurs, notamment pour les achats récurrents.
AEL est un nouveau service adapté aux achats
récurrents, il complète l’offre déjà existante et
notamment la carte d’achat plus adaptée à des
achats ponctuels et de faible enjeu.
Un triple objectif
 Dématérialiser les flux des commandes ;
 Simplifier la chaîne de traitement des approvisionnements ;
 Sécuriser et optimiser les achats dans le respect de la politique d’achat du CNRS.
Un double avantage sur les outils
déjà en service (carte d’achat)
 Une saisie du « panier » totalement intégrée
à l’outil de gestion du laboratoire ;
 Des commandes multi-lignes, multi-taux de
TVA.
les fournisseurs titulaires de marchés nationaux
sont en cours et les premiers tests sur les catalogues en ligne vont démarrer dans les prochaines
semaines.
Dans les prochains numéros nous vous donnerons plus d’informations notamment sur les
premiers essais avec les laboratoires pilotes
(délégations Centre Poitou-Charentes et Languedoc-Roussillon).
La mise en service est prévue pour le premier
semestre 2013. Mais les premières étapes
sont déjà bien engagées. En effet, le partenaire
« place de marché » est déjà retenu ; il s’agit de
la société Perfect Commerce. Des ateliers avec
Vincent Goujon
Les tags de ce n°
AEL
achat public
bureau
code
Ebsco
fourniture
Incoterm
marché
mission
Opérachat
ordonnance
publicité
PUMA
sécurité
seuil
Ulisse
Réflexe achats – n°4 – Mai 2012
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Douane
Les Incoterm’s…
Qu’est-ce que c’est ?
Vous commandez un matériel onéreux,
de faible encombrement, à un fournisseur
étranger. Votre matériel arrive, dédouané
par UPS, ou FeDex, par exemple, qui vous
réclame le paiement comptant d’une
somme intégrant les droits de douane et
la TVA… Un cauchemar ?
Si vous aviez, en revanche, formulé votre
commande en choisissant l’Incoterm ad hoc,
l’UPS Ulisse aurait sur votre demande, collecté pour vous ce matériel, l’aurait acheminé jusqu’à votre laboratoire, en vous faisant
l’avance du règlement des droits et taxes, et
vous faisant profiter de son savoir-faire et de
ses tarifs compétitifs.
Lorsqu’un laboratoire passe une commande auprès d’un fournisseur étranger, il doit déterminer
à quel moment sera réalisé lors de la livraison, le
transfert des risques et des coûts. Déterminer ce
point de transfert est important car il conditionne
le moment de basculement des charges, et des
risques, liés au transport, au dédouanement, à
l’assurance du matériel, du vendeur vers l’acheteur. Par défaut, et en l’absence d’exigence de
votre part, le fournisseur choisira l’Incoterm qui
lui est le plus favorable.
Codification Internationale du Contrat de Vente
(INternational COmmercial TERMs), l’Incoterm est reconnu dans tous les échanges Internationaux. Il
fait foi, en cas de litige, aussi bien auprès des
services douaniers de tous les pays, que des tribunaux. Concrètement, l’Incoterm précise « qui
Vous avez commandé un matériel volumineux,
les frais de transport mentionnés dans la cotation du fournisseur vous paraissent excessifs ?
Contactez Ulisse qui vous indiquera les conditions qu’elle peut vous consentir, et faites ensuite le bon choix, le meilleur économiquement
parlant.
En savoir plus sur les
Incoterms (site Ulisse) :
http://bit.ly/ulisse-incoterm
L’Incoterm est un instrument de gestion trop
souvent ignoré par les laboratoires, qui peut générer un avantage financier important. N’hésitez
pas à contacter l’UPS Ulisse pour plus d’informations.
i Les liens url
À lire aussi, « Un problème de
douane ? », Réflexe Achats n°3,
décembre 2011.
Sur Wikipedia :
http://fr.wikipedia.org/wiki/Incoterms
Contact UPS Ulisse :
[email protected]
de Réflexe Achats
sont cliquables !
http://ulisse.in2p3.fr/
fait quoi », « qui paie quoi », et plus généralement
« qui est responsable de quoi » lors de l’acheminement de la commande vers le laboratoire.
Comment le choix d’un Incoterm permet
d’éviter les mauvaises surprises…
Vous commandez, dans l’UE, un produit à un
tarif défiant toute concurrence… vous réglez
votre dépense avec votre carte Achat, et, surprise, lors de l’arrivée, vous êtes confrontés à
un dédouanement, non prévu, car votre fournisseur est simplement le revendeur d’un fournisseur extérieur à l’UE. La matérialisation du lieu
géographique d’application de l’Incoterm vous
aurait évité cette mauvaise surprise.
Autres exemples
Vous commandez un matériel en conditions DAP
[Delivery At Place, c’est-à-dire Rendu à destination]. Votre
fournisseur expédie votre matériel, organise son
acheminement jusqu’à votre laboratoire, mais
ne prend pas en charge le dédouanement, qui
sera traité au meilleur coût par Ulisse [éludation
de la TVA et des Droits de Douane], la relivraison étant
déjà incluse dans les frais engagés auprès de
votre fournisseur.
Réflexe achats – n°4 – Mai 2012
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Douane
Réflexe achats – n°4 – Mai 2012
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Actualités
Marchés
2012, nouveaux seuils pour
les marchés formalisés
La Commission
européenne a publié en décembre
dernier, le règlement relatif aux
nouveaux seuils
de passation des
marchés publics,
applicables depuis
le 1er janvier
2012.
Seuils des procédures
formalisées
Fournitures et services :
130 000 HT ;
Travaux : 5 000 000 HT.
Seuil à partir duquel
l’acheteur public a
obligation de mise en
concurrence avec avis
de publication (procédure
adaptée)
Il est relevé à 15 000 HT pour
les achats sous Code.
Il reste inchangé pour les
achats CNRS sous ordonnance
(20 000 HT).
Pour en savoir plus,
i Les liens url
de Réflexe Achats
consultez le guide
sont cliquables !
l’Achat dans les unités
(site de la Bibliothèque pratique)
http://tinyurl.com/guideAchat
Ordonnance
Réglementation à laquelle sont soumis les achats des unités. Référentiel: l’ordonnance du 6 juin 2005 et
ses deux décrets du 30 décembre
2005 et 25 avril 2007.
Le saviez-vous ?
Les contrats publics
Les premières dispositions relatives aux
contrats publics relèvent de l’ordonnance
de 1256 de Saint Louis visant à administrer
et à encadrer les contrats d’exploitation du
domaine royal.
Code des
marchés publics
En droit français, le code des marchés publics est le code regroupant
les procédures que les administrations françaises et les collectivités
locales doivent respecter lorsqu’ils
passent une commande de biens ou
de services.
La Cour des comptes
Dans une ordonnance de 1256, Saint Louis
prescrit aux mayeurs et prud’hommes
(maires) de Haute-Normandie d’établir,
chaque année, des comptes à lui adresser.
Cette commission deviendra la Chambre des
comptes, puissant organe de la monarchie,
puis notre actuelle Cour des comptes.
Les procédures d’appels d’offres
publics doivent se conformer au
code des marchés publics.
La question du mois
Accès des entreprises
étrangères aux marchés CNRS…
Quels que soient leur montant ou leur objet, les
marchés publics sont soumis aux grands principes
directeurs de la commande publique : liberté d’accès,
égalité de traitement des candidats et transparence
des procédures.
Puma
PUblicité
Marchés
Adaptés
Au nom du principe d’égalité, est interdite C’est pourquoi, lorsque l’intérêt d’une procédure
tout discrimination fondée sur la nationalité au niveau européen se justifie et pour maximiou le lieu d’implantation de l’entreprise.
ser votre mise en concurrence, il vous est forteL’outil Puma, mis à votre disposition, est donc ment recommandé de compléter le support Puma
bien évidemment ouvert à tous les fournisseurs par un autre support de publicité plus adapté à
quelle que soit leur nationalité. Le CNRS pro- l’objet du marché voire de contacter directement
meut le référencement sur cet outil auprès des toutes les entreprises susceptibles de répondre,
différents fournisseurs du monde du laboratoire. si le secteur économique ciblé est restreint.
Il est gratuit, ouvert à tous et ne nécessite pas de Il convient néanmoins de rappeler le principe
formalisme particulier. L’outil n’est cependant selon lequel « tous les contrats conclus par
accessible qu’en langue française.
une personne morale de droit public doivent
être rédigés en langue française, sauf pour
ceux conclus avec un ou plusieurs cocontractants étrangers, pour lesquels outre la
Petit rappel réglemen
rédaction en français, une ou plusieurs versions en langue étrangère peuvent égalePUMA, c’est combien déjà ?
ment faire foi » (article 5 de la loi n°94-665
du 4 août 1994, dite Toubon).
✔ Les seuils des marchés changeant tous les
taire
deux ans, rappelons que 2012 n’a pas failli à la
règle. Depuis janvier 2012, tout achat de fournitures ou de services d’un montant compris entre
20 000 et 130 000 HT doit obligatoirement faire
l’objet d’une mise en concurrence adaptée assortie d’un avis de publicité puis d’attribution sur
PUMA. Rappelons aussi que le visa du délégué
régional avant la parution de l’avis de publicité
est obligatoire dès que le marché risque de dépasser 90 000 HT.
Par principe les frais de traduction incombent aux candidats, car rien ne s’oppose à ce que ces derniers signent directement le contrat en français.
Contact
[email protected]
Réflexe achats – n°4 – Mai 2012
Réflexe achats – n°4 – Mai 2012
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Actualités
Actualités
Prochainement…
Le point Ebsco
Un marché national de fournitures
de bureau : c’est pour 2012 !
Après avoir signé en 2011 une convention avec l’UGAP pour répondre notamment à ses besoins d’approvisionnement en papier
de reprographie éco-responsable, le CNRS poursuit un des axes
stratégiques de sa politique achat pour générer des économies :
la massification. C’est ainsi que la DDAI vient de publier un appel
d’offres national visant à répondre aux besoins en fournitures de
bureau de l’ensemble de l’Établissement. Le nom du titulaire de
ce marché d’environ 3 millions d’euros annuels sera connu dans
quelques mois !
Du nouveau du côté des missions ?
Le marché national en vigueur portant sur la réservation des transports et des nuitées d’hôtel arrivant à son terme à la fin du mois de
mai, un nouvel appel d’offres national a été lancé en début d’année
2012. Structurée en deux lots distincts, l’un portant sur le transport,
l’autre sur les nuitées d’hôtel en France métropolitaine, la consultation va conduire à la signature de deux nouveaux marchés nationaux
dans les toutes prochaines semaines.
Synthèse de l’enquête de février 2012 dont
l’objectif était d’avoir une vue globale du retard
pris par Ebsco dans le traitement des demandes
de devis.
Sécurité
dans les unités
Un marché national de
« générateurs d’hydrogène » a été conclu à
l’initiative de la CNPS
(Coordination nationale
de prévention et de sécurité), l’objectif étant
le remplacement des
bouteilles d’hydrogène
par des générateurs
chaque fois que
possible.
Pour tout complément
d’information, contactez
votre IRPS en délégation.
CIRCULAIRE
La circulaire du 10 février 2012 relative
à la professionnalisation des achats des
établissements publics de l’État définit
un ensemble d’actions concrètes qui permettront d’obtenir rapidement des résultats
en matière d’achats, tant sur le plan économique que sur ceux du développement
durable et de l’insertion dans l’emploi des
personnes qui en sont éloignées.
de l’État qui réalisent plus de 10 M d’achat.
Les points forts sont principalement de développer une politique d’achat, de respecter
des objectifs d’économies, de développement durable et social en termes d’achats.
Pour atteindre ces objectifs, chaque établissement public devra notamment construire
un plan d’action achats.
Lire la Circulaire sur
le site de Légifrance.gouv.fr :
http://tinyurl.com/77n72tf
Les instructions de cette circulaire
concernent tous les établissements publics
 Peu de réponses des unités (45 retours , pour
13 délégations sur 19).
 Peu de devis en attente signalés (8, qui
s’ajoutaient à 12 autres dossiers suivis par la DDAI).
 En conclusion, le peu de réponses ne permet
pas de conclure à une dégradation généralisée du
service. À noter aussi, l’outil de suivi Ebsco.net (à
ce jour 476 abonnés), n’indique pas de forte progression du nombre de réclamations en 2012.
La DDAI est cependant consciente de la gêne occasionnée auprès de certains laboratoires et reste
vigilante sur ce dossier.
Positif
www.operachat.fr est le
premier site exclusivement
consacré aux achats des
opérateurs de l’État
et de ses établissements
publics. Ce site web piloté par
le Service d’achat de l’État
vous aider à transformer et
professionnaliser la gestion
des achats ; mettre en œuvre
les préconisations identifiées
par Aïda ; partager les meilleures pratiques ; participer
au réseau des opérateurs et
établissements publics.
http://www.operachat.fr
20%
Mitigé
22%
Négatif
Sans commentaire
5%
53%
Enjeux
Avec près de 700 M€ d’achats en 2010, dont 40% d’achats
scientifiques, le CNRS se situe dans les tout premiers rangs
des opérateurs publics en France, ce qui le place au cœur
des défis de la modernisation de la gestion publique. Assurer
un approvisionnement en quantité et en qualité des unités, garantir la
sécurité juridique des achats et améliorer la performance économique
de la commande publique sont les principaux enjeux qui se présentent
aujourd’hui au CNRS.
Réflexe Achats
CNRS - Direction déléguée
aux Achats et à l’Innovation.
1 Place Aristide Briand,
92190 Meudon
Directeur de la publication :
Vincent Goujon ;
Coordination éditoriale :
Thierry Eliard
Maquette : Pascal Ruetsch
Images : © CNRS
Ont participé à ce numéro :
Masha Albertini, Jean-Marc Boivent, Philippe
Brion, Loubna Dahmani, Thierry Eliard, Bruno
Moal, Guy Moraly.
Contact : [email protected]
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