Effectuer un achat

p.1
Effectuer un achat au CNRS
Réunion - Formation du 21/01/2011
Sommaire
p.2
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
Comment définir son besoin
Evaluation financière de son besoin
Définir la procédure
Quand effectuer une mise en concurrence
Objectifs de l’outil PUMA
Comment accéder à l’outil PUMA
Effectuer une publicité dans l’outil PUMA
Autres possibilités de l’outil PUMA
Réception des offres
Analyse des offres
Forme de la contractualisation
Information des candidats non retenus
Avis d’attribution
Risques encourus par la PRM
Informations utiles
1. Comment définir son besoin
p.3

Connaître son besoin
La bonne définition du besoin conduira à la satisfaction complète du besoin. Elle
doit être claire, précise et complète en fonction de ses exigences pour permettre
une véritable mise en concurrence.

Etudier le marché fournisseur (internet, congrès, test de matériels…)

Rencontrer des fournisseurs pour étudier les différentes solutions techniques

Recueil d’information en interne ou auprès d’autres laboratoires, partenaires…

Prise en compte de son enveloppe financière
Fiches d’aide à la définition des besoins disponibles sur l’intranet achats rubrique
« Les bonnes pratiques d'achat »
!
Les services Hygiène Sécurité et Patrimoine Logistique de la délégation doivent
être sollicités pour certains achats d’équipements ou de prestations de travaux
2. Evaluation financière de son besoin
p.4
Prestation récurrente : achats effectués de manière récurrente ou
habituelle

Achats effectués en N-1 (montant pour un code famille)

Prise en compte des prévisions en N (accueil nouvelle
équipe, nouveau contrat…)

Budget alloué pour l’année à venir
2. Evaluation financière de son besoin
(suite)
p.5
Prestation ponctuelle : survient à un moment donné ou qui répond à une même
finalité
Fonction de l’utilisation, ce qui est nécessaire (utilisation de COUGAR par exemple)
=> pas de sur-qualité ni de sous-qualité
Accessoires
Intégration de prestations complémentaires en options (extensions, des accessoires…)
Seule la PRM (Personne Responsable des Marchés) décide ou non, au moment de la
signature du marché, de les retenir.
Découpage en tranches (raisons techniques, financières)
En cas de mutualisation avec plusieurs unités, l’évaluation doit prendre en compte les
besoins de chaque unité.
3. Définir la procédure

Besoin inférieur à 125 K€
Procédure adaptée

Besoin supérieur à 125 K€
=> contact Délégation Régionale
Procédure formalisée

Recours aux accords-cadres nationaux (RECA) ou aux marchés
nationaux (informatique, abonnements) ou locaux

Procédure dérogatoire
p.6
•
•
•
produit non substituable
commande complémentaire
compatibilité
notion de fournisseur unique
4. Obligations de mise en concurrence et
publicité (au sein du laboratoire)
p.7

Besoin non couvert par un marché local ou un accord-cadre national
ou un marché national

Besoin ponctuel ou régulier compris entre 20 K€ et 125 K€
L’utilisation de l’outil PUMA est recommandée et même pour des
achats inférieurs à 20 K€
5. Objectifs de l’outil PUMA

Respect des principes fondamentaux de l’achat public
p.8
•
•
•
Egalité de traitement des candidats
Transparence des procédures
Accès à la commande publique

Faire connaître son besoin

Elargir la concurrence (large diffusion des avis de publicité)
!
!
L’outil PUMA ne doit pas être utilisé pour effectuer un avis de
régularisation
6. Comment accéder à l’outil PUMA
(PUblicité pour les Marchés à procédure
Adaptées)
Connexion initiale : http://www.dgdr.cnrs.fr/achats/
p.9
6. Comment accéder à l’outil PUMA
(suite)
p.10
Accès restreint,
par mot de passe
Identifiant : achatcnrs
Mot de passe : !@ch@tcnrs!
6. Comment accéder à l’outil PUMA
(suite)
p.11
Nomenclature
et
OUtils
pour les
Besoins
d’Achats
6. Comment accéder à l’outil PUMA
(suite)
1.
p.12
IMPORTANT :
Pour des raisons de sécurité, l'accès au portail se fait par une authentification
basée sur :
* un identifiant fourni par l’administrateur de profil Nouba désigné par le
directeur de votre structure (Ex. : Pour un agent nommé Martin appartenant à
l’unité UMR9999, nommer le login de la façon suivante : UMR9999_MARTIN) ;
* et un mot de passe que vous, utilisateur final, allez déterminer lors de la
création de votre compte d’accès.
7. Effectuer une publicité dans l’outil PUMA
Onglet 1 : Généralités
p.13
La désignation doit être succincte
claire et précise pour un fournisseur
A compléter uniquement si la typologie « récurrent » a
été sélectionnée. L’avis de publicité peut être passé pour
une durée d’approvisionnement de 1, 2 ou 3 ans en
fonction de la prestation.
Le montant global découle de
l’évaluation de l’achat faite au
.
préalable
Lorsque l’on sait que peu de sociétés seront en mesure de
répondre à l’intégralité de l’achat ou de la prestation, il est
préconisé d’avoir recours à l’allotissement, toujours dans un
but d’élargir la concurrence.
Si vous cochez uniquement « dossier de candidature », les
candidats remettront un dossier de candidature. Le dossier
technique sera ensuite adressé aux candidats sélectionnés,
après
Délai laissé aux fournisseurs pour assurer la prestation
ou la analyse
livraison de leur candidature.
Date à laquelle on envisage le début d’exécution. Cette solution est à utiliser lorsque l’on sait que la publicité va
engendrer un grand nombre de réponse ou lorsque le cahier
des charges est confidentiel et que l’on souhaite en limiter la
diffusion.
7. Effectuer une publicité dans l’outil
PUMAVous précisez si le matériel doit être neuf
ou d’occasion/exposition ou indifférent.
La sélection «d’occasion/exposition » ne
Onglet 2 : Besoin
La description technique doit être qualitative ou
quantitative, claire et précise et porter sur ses
exigences fonctionnelles et/ou techniques.
Le descriptif ne doit pas être discriminatoire, la
citationp.14
de marques est à proscrire.
Principe : tous les fournisseurs doivent avoir le
même niveau d’information.
doit pas limiter la concurrence.
Vous pouvez indiquer s’il s’agit d’un marché à bons
de commande, les modalités de versement des
avances, acomptes , les reconductions, les clauses
d’évolution des prix, de pénalités.
Propositions d’autres solutions techniques par les sociétés,
modifications substantielles des spécifications techniques
La variante ne doit pas modifier le cahier des charges.
Des clauses peuvent être intégrées dans la
définition des besoins (références, normes,
Écolabels) ou dans l’exécution de la prestation
(livraison, transport)
7. Effectuer une publicité dans l’outil
PUMA
Onglet 3 : Candidature
p.15
Les documents permettront d’avoir des
renseignements sur les capacités financières,
techniques et professionnelles.
Il est possible de limiter le nombre de candidats auprès
desquels le cahier des charges sera adressé.
Cette rubrique est à utiliser avec
prudence.
7. Effectuer une publicité dans l’outil PUMA
Onglet 4 : Offres
p.16
Il est recommandé que les
sociétés prennent connaissance et
valident nos conditions générales
d’achat.
Délai pendant lequel l’offre est valable (délai pour
l’analyse). En cas de dépassement, il convient de
demander à la société validation du maintien de son
offre.
Prévoir un délai cohérent avec la nature
de la prestation.
7. Effectuer une publicité dans l’outil PUMA
Onglet 4 : offres
p.17
L’analyse au regard de critères pondérés ou hiérarchisés
est différente. Il est recommandé d’analyser les offres dans
leur ensemble et par conséquent de choisir la pondération
Il est possible d’analyser les offres sur ce
critère uniquement si vous n’avez pas imposé
le délai d’exécution dans le descriptif technique.
L’ensemble des critères sélectionnés
servira à analyser les offres conformes au
cahier des charges.
La procédure adaptée offre la possibilité
de négocier. Il est possible de fixer un nombre
maximum de sociétés avec lesquelles vous engagerez les
négociation.
7. Effectuer une publicité dans l’outil PUMA
Onglet 5 : Contacts
p.18
En cas de contact des sociétés, si vous
communiquez des informations que
vous jugez nécessaires de communiquer
à toutes les sociétés, je vous
recommande d’effectuer un avis de
rectification dans l’outil PUMA.
7. Effectuer une publicité dans l’outil PUMA
Onglet 6 : Infos complémentaires
p.19
Vous pouvez indiquer toute autre information
jugée utile au bon déroulement de la procédure :
visite des installations, spécificité du laboratoire,
phase de tests…
A utiliser si vous souhaitez joindre
certains documents nécessaires à la
consultation.
8. Autres possibilités de l’outil PUMA
p.20
La modification est possible tant que la
publicité n’est pas publiée.
Sélectionner la publicité sur laquelle
vous souhaitez intervenir
8. Autres possibilités de l’outil PUMA
p.21
La recherche d’un avis de publicité peut se faire selon plusieurs
critères
9. Réception des offres
p.22

Plusieurs possibilités de réception (fax, mèl, sur l’outil
PUMA…)

Les offres doivent parvenir dans les délais indiqués dans
l’avis de publicité

Seules les offres reçues dans les délais sont acceptées
=> égalité de traitement des candidats
10. Analyse de l’offre
1 – Analyse
p.23

Vérification de la conformité des offres reçues dans les délais

Possibilité de contacter les sociétés si des éléments sont absents ou manquent
de clarté dans l’offre

Etude et comparaison des offres conformes selon les critères de sélection des
offres définis dans l’avis de publicité et de leur pondération

Objective

Traçabilité de l’analyse dans un rapport
10. Analyse de l’offre
(suite)
p.24



!
2 – Négociation
Avec toutes les sociétés dont l’offre est conforme
Ou fonction du nombre fixé dans la PUMA
Entretien avec les sociétés sur place, par téléphone ou
par mèl
Objectifs : Améliorer la qualité de l’offre des sociétés
La négociation doit être conduite de manière équitable (même temps de parole,
informations identiques communiquées).
Les offres sont confidentielles et aucune information ne doit être divulguée lors
des échanges.
10. Analyse de l’offre
(suite)
p.25


Après négociation demande nouvelle offre
Nouvelle analyse sur les mêmes critères de sélection
Méthode : Publicité -> Réception des offres -> Analyse -> Négociation -> Demande de
remise de la dernière offre -> Classement des offres -> Choix de la meilleure offre

Proposition d’une méthode : notation de chaque critère
sur 10 et application du coefficient
(Exemple : si 30 % application du coefficient 3)

Formaliser, valoriser et tracer la négociation dans un
rapport d’analyse des offres
9.
p.26





10. Analyse de l’offre
Choix de
l’offre
(suite)
3 - Sur quoi peut porter la négociation
La qualité technique
La quantité
Le délai de livraison, la garantie, le SAV
Les accessoires
Le prix….
Pour vous aider, le guide de la négociation est disponible
sur l’intranet achats rubrique « Les bonnes pratiques
d'achat » point 4.
10. Analyse de l’offre
(suite)
p.27
4 – Sélection de l’offre

Retenir l’offre la mieux-disante, c’est-à-dire qui prend en
compte tous les critères de sélection fixés dans la PUMA

Transmission de l’analyse effectuée par l’acheteur à la
PRM (Personne Responsable des Marchés) accompagnée
du
formulaire
d’accompagnement
d’une
offre
économiquement la plus avantageuse (FACOA) complétée

Validation du choix par la PRM et engagement financier
11. Forme de la contractualisation
p.28
Apprécier en fonction de l’objet et du risque



Pour les procédures à faible enjeu
•
bon de commande + conditions générales d’achat
Pour les procédures à enjeu moyen
•
bon de commande + conditions générales d’achat + annexe au bon de commande
Pour les procédures à enjeu élevé
•
contrat simple
Les grilles d’évaluation ainsi que les documents sont disponibles sur l’intranet
achats rubrique « base documentaire »
12. Information des candidats non retenus
p.29
 Obligation
=> Transparence des procédures
 Respect du travail fourni
 Traçabilité
 Communiquer les avantages de l’offre retenue
aux sociétés qui en font la demande
!
Ne pas adresser le rapport d’analyse aux fournisseurs évincés ainsi
que des éléments susceptibles de révéler les offres des autres
candidats comme, les secrets commerciaux, les brevets et les
savoir-faire.
13. Avis d’attribution
Principe :
p.30


Création d’un avis pour déclarer le nom du fournisseur
retenu ainsi que le montant
Ou création d’un avis pour déclarer soit la procédure
infructueuse ou soit sans suite
Transparence des procédures
13. Avis d’attribution (suite)
p.31
2 possibilités :
Soit en sélectionnant l’avis de publicité concerné
Soit en indiquant le n° de l’avis
Vous obtenez uniquement les avis de votre unité.
13. Avis d’attribution (suite)
p.32
La modification est possible tant que
l’avis d’attribution n’est pas publié.
L’avis peut être également supprimé.
Sélectionner la publicité sur laquelle vous souhaitez
intervenir
14. Risques encourus par la PRM en cas de
violation des principes de la commande
publiques
p.33


Annulation de la procédure ou du contrat
Pénaux
• Délit de favoritisme
• Corruption et trafic d’influence
• Prise illégale d’intérêt
15. Informations utiles

Accès intranet achats
Identifiant : achatcnrs
Mot de passe : !@ch@tcnrs!
p.34

Guide de l’achat au CNRS
http://www.dgdr.cnrs.fr/intranetachats/guide-outils/guide/pdf/Guide_DU_2010.pdf

Guide de la négociation
http://www.dgdr.cnrs.fr/intranetachats/guide-outils/guide/pdf/Guide-nego.pdf

Fiches d’aide à la définition des besoins
http://www.dgdr.cnrs.fr/intranetachats/guide-outils/guide/bpa.htm

Plateforme des achats durables
http://www.acheteurdurable.com/pages/accueil-0

Grille d’évaluation pour les contrats
http://www.dgdr.cnrs.fr/intranetachats/guide-outils/outils/docs_types.htm
p.35
MERCI DE VOTRE ATTENTION !