Indicateurs liés au recueil des Indicateurs Pour l`Amélioration de la
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Protocole d’évaluation – Liés au recueil IPAQSS – Août 2015 « Pour l’amélioration de la qualité, la gestion des risques et l’évaluation en santé en Loire Atlantique et Vendée » Protocole d’évaluation ____________ ____ Indicateurs liés au recueil des Indicateurs Pour l’Amélioration de la Qualité et de la Sécurité des Soins ________________ Août 2015 2 Protocole d’évaluation – Liés au recueil IPAQSS – Août 2015 SOMMAIRE Table des matières 1. Contexte ................................................................................................................... 1 2. Objectifs ................................................................................................................... 1 3. Type d’étude ............................................................................................................ 1 4. Champ d’application ............................................................................................... 2 5. Population ................................................................................................................ 2 6. Echantillonnage ....................................................................................................... 2 7. Variables recueillies .........................................................................................2 8. Recueil de données et déroulement de l’enquête ............................................2 9. Analyse statistique ............................................................................................3 10. Description du score de préparation à la sortie du patient ................................3 Table des annexes Table des outils disponibles Protocole d’évaluation – Liés au recueil IPAQSS – Août 2015 1) Contexte Les Indicateurs Pour l’Amélioration de la Qualité et de la Sécurité des Soins (IPAQSS) occupent une place prépondérante au sein des établissements depuis 2009, puisqu’ils constituent des outils d’aide à la décision d’actions d’amélioration. C'est pourquoi les établissements de Soins de Suite et de Réadaptation adhérents au Réseau QualiSanté ont eu la volonté d'étendre ce recueil à de nouveaux indicateurs en lien avec la thématique Dossier patient, en saisissant l'opportunité de l’effectuer en même temps que le recueil IPAQSS biennal. C’est la raison pour laquelle le Réseau QualiSanté a ouvert un groupe de travail qui a développé trois indicateurs et construit l’outil de recueil qui permet également d’obtenir une analyse directe des résultats. Cet outil Excel® regroupe des données issues de la plateforme Qualhas ainsi que des données recueillies via des grilles d'audit. Il permet de définir les trois indicateurs suivants : - Iatrogénie médicamenteuse. Cet indicateur, initialement orienté vers la personne âgée, a été généralisé à l'ensemble des individus ayant une prescription inappropriée (soit en surdosage soit en sous-dosage). La polymédication pouvant favoriser l'apparition de nouveaux symptômes ou pouvant être à l'origine de compétition médicamenteuse, l'indicateur reflète la notion d'évaluation rapport bénéfice/risque spécifique à chaque patient. - Score de préparation à la sortie du patient. Cette thématique constitue une étape essentielle du processus de prise en charge du patient hospitalisé. En effet, la sortie du patient représente une période critique devant être préparée dès l'admission voire même avant, en fonction du projet de soins, afin de garantir la continuité et la coordination des soins quel que soit le mode de sortie (transfert, mutation, retour au domicile, décès, etc.). En 2004, la HAS a développé un outil d'évaluation sous la forme d'un Audit Clinique Ciblé appliqué à la préparation de la sortie du patient hospitalisé. - Taux de patients ayant un projet thérapeutique formalisé. Le patient est devenu avec la loi du 4 mars 2002 le principal acteur dans sa prise en charge. Il est donc essentiel que ce dernier (ou par défaut, son entourage) participe et donne un accord sur les actes, examens (etc.) réalisés au cours de son séjour. Ce protocole décrit la conduite de mise en place du recueil de ces trois indicateurs. 2) Objectifs Identifier les points d’amélioration dans la qualité de la prise en charge des patients hospitalisés en SSR et plus précisément sur les points suivants : - la iatrogénie médicamenteuse l’organisation de la sortie du patient le projet thérapeutique du patient 3) Type d’étude Enquête rétrospective réalisée sur la même période de recueil des indicateurs IPAQSS, définie par la HAS. 4) Champ d’application Ensemble de l’établissement, pôle, service, unité ayant une activité de SSR. 1 Protocole d’évaluation – Liés au recueil IPAQSS – Août 2015 5) Population Patients ayant effectué un séjour d’hospitalisation en SSR et respectant les critères d’inclusion et d’exclusion définis par la HAS. Ces derniers sont retrouvés sur chaque fiche descriptive des indicateurs du thème dossier patient (DPA SSR). 6) Echantillonnage Un échantillon aléatoire de 80 dossiers au minimum et de 100 au maximum (l’outil de recueil offre la possibilité de calculer les indicateurs sur les dossiers supplémentaires) est demanndé. 7) Variables recueillies L’outil Excel permet de recueillir : - des données IPAQSS, tirées de la plateforme Qualhas (voir l’Annexe 1 expliquant le mode opératoire d’extraction des données Qualhas) et - des données recueillies lors d’un audit clinique ciblé réalisé lors de la consultation des dossiers tirés au sort par la plateforme LOTAS. A partir de ces nombreuses données, les indicateurs obtenus sont : 1- Iatrogénie médicamenteuse (5 items) 2- Score de préparation à la sortie du patient (10 items) 3- Taux de patients ayant un projet thérapeutique formalisé (3 items) L’Annexe 2 décrit les items répartis au sein de ces trois indicateurs et retrouvés dans l’outil Excel©. 8) Recueil de données et déroulement de l’enquête L’établissement a la possibilité de réaliser le recueil IPAQSS en moins d’une semaine lorsqu’il fait un appel à volontariat ou au contraire plusieurs semaines lorsque c’est une ou deux personnes (dont le Responsable Qualité) qui effectue le recueil. Dans le premier cas, il sera nécessaire de prévoir : - une demi-journée de recueil - une salle composée de plusieurs ordinateurs - au minimum 5 binômes de professionnels (un professionnel qui cherche les informations dans les dossiers patients et l’autre professionnel qui saisit sur la plateforme Qualhas et remplit la grille d’audit) - un temps à distance de la journée de recueil pour compléter l’outil de recueil Excel© du Réseau QualiSanté (par une seule personne) à partir des grilles d’audit et des données extraites de Qualhas. Une proposition de rétro-planning est présentée à la page suivante, comprenant le détail de chaque étape du projet. 2 Protocole d’évaluation – Liés au recueil IPAQSS – Août 2015 Mois M-2 M-1 M0 Etapes du projet 1 2 3 4 5 6 1. Appel à volontariat (M-2) Envoi d’un mail aux personnes susceptibles de bien vouloir recueillir les indicateurs IPAQSS Une communication claire et efficace permet l’obtention d’un bon taux de participation. Rétro-planning 2. Confirmation aux volontaires de leur participation au recueil et réservation de la salle (M-1) Réservation de la salle (avec un accès internet), des ordinateurs Création des comptes « agents de saisie » Qualhas (pour chaque binôme qui saisira les données) Confirmation du lieu, des horaires et du nombre de professionnels participants 3. Préparation des éléments nécessaires au recueil (M0) En fonction du nombre de participants Reprographie du guide de remplissage des indicateurs (disponible sur le site de la HAS) Reprographie du guide de remplissage des indicateurs (Outil n°1) Reprographie des grilles d’audit (Outil n°2) pour recueillir les données supplémentaires à IPAQSS (une grille par dossier) 4. Mise en œuvre du recueil (M0) Réalisation du recueil des indicateurs liés au recueil IPAQSS en même temps que les indicateurs IPAQSS grâce à la grille d’audit. 5. Saisie des données sur le fichier Excel© du Réseau QualiSanté et analyse des résultats (M0) A partir des données complétées à partir de la grille d’audit et des données obtenues via la plateforme Qualhas, le remplissage du fichier de recueil et d’analyse des indicateurs liés au recueil IPAQSS (Outil n°3) 6. Communication sur les résultats (M+2) Une fois les résultats analysés, il est nécessaire de les communiquer aux instances, aux professionnels et aux usagers (en plus du site Scope Santé). 9) Analyse statistique Le fichier Excel© permet d’obtenir les résultats de façon instantanée au sein des trois onglets de résultats (un onglet par indicateur). 10) Description du score de préparation à la sortie du patient Pour calculer le score de préparation à la sortie du patient, pour chaque dossier, il a été pris en compte la somme des différents indicateurs (somme des "1") divisée par la somme de chaque dénominateur (somme des "0" + somme des "1"). Pour chaque dossier, il a donc été calculé un score individualisé moyen. Le score global est la moyenne de ces scores individualisés de l'ensemble des dossiers évalués. Le score moyen de chaque établissement est la moyenne des scores individualisés de son nombre total de dossiers (généralement 80). . 3 Protocole d’évaluation – Liés au recueil IPAQSS – Août 2015 Table des annexes Annexe 1 – Mode opératoire d’extraction des données Qualhas Annexe 2 – Description des items composant chacun des trois indicateurs Table des outils disponibles Outil n°1 : Guide de remplissage des indicateurs liés au recueil IPAQSS Outil n°2 : Grille d’audit des indicateurs liés au recueil IPAQSS Outil n°3 : Fichier de recueil et d’analyse des indicateurs liés au recueil IPAQSS Outil n°4 : Exemple de fiches de résultats pour les trois indicateurs liés au recueil IPAQSS Protocole d’évaluation – Liés au recueil IPAQSS – Août 2015 Annexe 1 – Mode opératoire d’extraction des données Qualhas Les étapes décrites ci-après, enrichies de plusieurs impressions écran, vous permettent de compléter une partie de l’onglet bleu « Grille de recueil » de l’outil d’évaluation sur dossier « Indicateurs liés au recueil IPAQSS » développé sous Excel, par le Réseau QualiSanté. Etape 1 : Connectez-vous à la plateforme Qualhas, plateforme de recueil des indicateurs IPAQSS à l’adresse suivante : https://pasrel.atih.sante.fr/cas/login?service=https%3A%2F%2Fqualhas.atih.sante.fr%2Fcas%2Flogin _cas.do (ou cliquer ici) Etape 2 : Une fois que vous êtes connecté, cliquez sur la campagne SSR de votre choix, exemple : Etape 3 : La page qui s’affiche n’est autre que votre page de recueil des données entrées pour calculer vos indicateurs IPAQSS. La plateforme offre la possibilité de récupérer sous Excel les données entrées (les cases que vous avez cochées sont recodées en valeurs numériques). C’est ce fichier dont vous avez besoin pour compléter l’outil du Réseau QualiSanté. Pour cela, cliquer sur « Récupérer sous Excel ». Etape 4 : Enregistrer sous ce fichier (en le renommant si vous le souhaitez). Etape 5 : Après l’avoir ouvert, la vue d’ensemble que vous visualisez est la suivante : Protocole d’évaluation – Liés au recueil IPAQSS – Août 2015 Etape 6 : Une à une, sélectionnez les valeurs des colonnes qui vous intéressent. Dans le cadre de l’agrémentation des données dans le fichier Excel du Réseau QualiSanté, les colonnes à sélectionner sont : DPA7, DPA 9, TDP 1, TDP 2, TDP 10, TDP 11, TDP 12, TDP 16, DEC 1 et DEC 2. COPIER l’ensemble de la colonne sélectionnée du fichier « export saisie Qualhas » et COLLER(L) dans la colonne du tableau Excel QualiSanté. Fichier Qualhas Fichier QualiSanté Fichier QualiSanté Etape 7 : Renouvelez l’opération autant de fois qu’il y a de colonnes « indicateurs IPAQSS » à compléter. Protocole d’évaluation – Liés au recueil IPAQSS – Août 2015 Annexe 2 – Description des items composant chacun des trois indicateurs La grille de recueil est composée de dix-huit items répartis selon les trois thématiques suivantes : Iatrogénie médicamenteuse - Âge du patient (IPAQSS DPA 7) Trace écrite d’un traitement de sortie (IPAQSS TDP 16) Nombre de lignes de prescription sur l’ordonnance de sortie Trace écrite d’une ordonnance à l’entrée en SSR Nombre de lignes de prescription retrouvé sur l’ordonnance d’entrée en SSR. Préparation de la sortie du patient1 - Prévision de la date de sortie Information sur la date de sortie prévisionnelle de sortie délivrée au patient/entourage Préparation des démarches sociales liées au projet de soins Désignation du médecin traitant (IPAQSS TDP 1) Communication des coordonnées complètes du médecin traitant (IPAQSS TDP 2) Contact avec les intervenants extérieurs plus de 24 h avant la sortie du patient Délivrance d'informations et/ou de documents sur les modalités de suivi et de surveillance ultérieures au patient/entourage - Date de fin de séjour SSR (IPAQSS DPA 9) - Signature du courrier ou du compte-rendu d'hospitalisation (IPAQSS DEC 2) - Délai d'envoi du courrier de fin d'hospitalisation (Indicateur IPAQSS DEC) Patients ayant un projet thérapeutique - Trace d'un projet thérapeutique (IPAQSS TDP 10) - Trace de l'élaboration du projet thérapeutique en équipe pluridisciplinaire ou en concertation avec des professionnels prenant en charge le patient (IPAQSS TDP 11) - Trace d'une participation ou accord du patient à son projet thérapeutique (IPAQSS TDP 12) La faisabilité et la pertinence du recueil de ces indicateurs ont été testées par les établissements membres du groupe de travail, ce qui a permis de valider l’outil pour une utilisation en routine.
