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Comment établir des priorités dans un contexte de surcharge de travail ACCUEIL Présentation * Animatrice * Participants Fonctionnement * Théories * Questions * Échanges * Exercices Bon atelier à tous Introduction Contexte faire plus avec moins Gestion du temps et des priorités deviennent absolument nécessaire Questions aux participants !? Exercice 1 : Faire le vide pour être capable de mieux s’organiser et prioriser But = Libérer votre cerveau…!!! Explications *Analogie avec l’ordinateur *Limite à enregistrer de l’information *Au-delà de la limite = on va oublier • Comment ? Vider votre mémoire afin de permettre au cerveau de rester productif et efficace à son maximum. ***Résumé : Faire de la place pour ne pas penser sans cesse à tout ce qu’il y a à faire. Inscrivez ici tout ce que vous avez en tête en ce moment. TOUT ! Ne vous jugez pas et soyez honnête envers vous même. Il n’y a pas de bonnes ou mauvaises réponses. Vous pouvez utiliser le verso en cas de besoin…je suis sérieuse ;-) !!! Différentes causes: manque de temps Débuter par ce qui nous plait vs ce qu’on aime moins Débuter par ce qui est facile vs complexe Débuter par les tâches qui prennent peu de temps vs les plus longues Débuter par ce que nous savons vs la nouveauté Vouloir faire à la perfection Vouloir plaire Technologies pratique mais….savoir s’en servir Interruptions fréquentes Évaluation non réaliste du temps Être à la dernière minute Entreprendre trop de choses à la fois En connaissez vous d’autres !?? Mode d’emploi Devant multiples tâches…nous ignorons quoi faire… 1ere étape : Énumérer l’ensemble des tâches à accomplir 2e étape : Classer en catégories selon le degré de priorité 3e étape : Planifier 4e étape : ACTION Suppléments DU SUCCÈS !!! *Planifier et prévoir tout ce qui peut l’être *Faire une chose à la fois et la terminer *Apprendre à délèguer (selon dispo et compétences) *Apprendre à dire non *Faire de l’ordre **Faire de l’ordre C’est prouvé : les gens à qui il reste du temps vivent dans l’ordre ! Contrairement à ce qu’on peut croire…on gagne du temps car on ne cherche rien. Psychologiquement très positif car moins d’irritants et de distractions = plus facile de se concentrer. Bien-être augmenté +++ dans un environnement qui respire, qui est organisé. Temps de commutation Les statistiques démontrent qu`il est possible de gagner 25% de temps supplémentaire et augmenter votre productivité en agissant sur ce point !!! Mais qu’est-ce que c’est !? Les interruptions qui vous empêche de finaliser une tâche !!! Il faut donc être en mode multitâches le moins souvent possible. Le fait de faire plusieurs tâches à la fois cause aussi : plus d’erreurs, de fatigue, attention moins soutenue… GAGNER BEAUCOUP DE TEMPS FACILEMENT Arriver plus tôt une fois semaine…car dans le calme on arrive à faire deux fois plus Travail = travail uniquement, reste concentré Cellulaire fermé (uniquement aux pauses) En arrivant…faire le plan de la journée ! Garder du temps pour les imprévus Un bon agenda devrait être rempli à seulement 60% !!! Déterminer l’urgence (truc 24 heures) Loi de Pareto (80-20) Exercice 2: questionnaire ! Faire le point sur votre façon de faire actuelle ! Il n’y a pas de bonne ou mauvaise réponse… LA meilleure façon de se situer et de se repositionner Questionnaire 1. 2. 3. 4. 5. Utilisez-vous des outils de gestion de temps actuellement !? Ex. planning Perdez-vous du temps à chercher votre matériel ? Identifiez vos comportements qui vous font le plus perdre de temps. Exemple : consulter courriels trop souvent, cellulaire, commencer tout à la fois… Avez-vous une bonne gestion de votre stress face aux tâches à faire !? Êtes-vous capable de recul pour mieux planifier et passer à l’action !? Inspiration *Avoir le courage d’entreprendre quelque chose est l’un des principaux facteur de succès. - James A.Worsham, motivateur *Recherchez le succès, pas la perfection. -David Burns, psychiatre américain *Ma philosophie, c’est que chacun est responsable de sa propre vie. Agissez tout de suite de votre mieux, c’est le meilleur moyen de préparer l’instant d’après. -Oprah Winfrey Mot de la fin ! Tout le monde a le potentiel sans exception ! 3 principaux déterminants : 1. Avoir les outils 2.Y croire 3.Passer à l’action * Importance de se bâtir une stratégie personnelle ;-) Références L’art des listes. Simplifier, organiser et enrichir sa vie. S’organiser pour être plus efficace. Cahier de travaux pratiques pour apprendre à se simplifier la vie. www.lejournaldubloggeur.fr www.organizen.fr www.gauthier-girard.com
