Modification de la Charte du

Modification de la Charte d’Achat de l’Université de Provence
de janvier 2004 suite au décret du 10 janvier 2004
Références : décret n° 2006-975 du 1er août 2006
Circulaire du 3 août 2006
Ordonnance 2005-649 du 6 juin 2005
Comme suite à la parution du nouveau code des marchés décret n° 2006-975 du 1er août 2006,
la Charte Achat de l’Université de Provence votée en janvier 2004 nécessite une mise à jour.
Les modifications doivent tenir compte des nouvelles dispositions, notamment en matière de
seuil mais aussi des difficultés qui ont été signalées par les services en matière d’organisation
de l’achat dans l’établissement.
Le préalable à ces modifications est un réexamen des délégations de signature pour les
ordonnateurs secondaires au sein de l’établissement.
NB : La nomenclature retenue en 2004 est inchangée.
I- Délégation de signature
Il convient de distinguer la délégation de signature des bons de commande (engagement
comptable) de la délégation de signature des procédures d’achat (engagement juridique).
- Signature du bon de commande
Actuellement la délégation de signature des bons de commande du Président aux
ordonnateurs secondaires est limitée à 8000 € HT. Il est proposé une délégation jusqu’à 89999
€ HT.
- Signature des procédures d’achat
En matière de procédures d’achat la signature et la passation des marchés relèvent dès le 1er
euro du Président. Il est proposé de déléguer la signature des marchés aux ordonnateurs
secondaires jusqu’à 89 999 € HT.
En effet, afin de fluidifier les opérations d’achat à l’Université de Provence et dans le respect
de l’article 5 du nouveau code des marchés paru le 01/08/2006 qui précise au II « le Pouvoir
Adjudicateur détermine le niveau auquel les besoins sont évalués », le Président de
l’Université de Provence entend par la présente proposer le fractionnement institutionnel de
son pouvoir adjudicateur en fonction d’une cartographie d’appréciation des seuils et des
besoins dans la limite de 89 999 € HT (cf la délégation de signature). Ces seuils s’apprécient
par rapport au total des achats sur un même code au titre d’une année donnée. Dans la mesure
où chaque service est tenu de fixer des prévisions budgétaires, il sera plus à même de
connaître les besoins par type d’achat à son niveau quand le besoin n’est pas déterminé au
niveau de l’établissement.
La cartographie d’appréciation des seuils reprend l’organigramme institutionnel de
l’Université de Provence, à savoir de 3 niveaux :
- niveau 1 établissement
- niveau 2 UFR, Services Communs, SACD, Instituts
- niveau 3 laboratoires et départements
* Durant la période transitoire, le seuil des marchés de l’IUFM s’apprécie à son seul
niveau.
La mise en place du niveau 3 d’appréciation des seuils (laboratoires ou départements)
nécessite des modalités particulières d’organisation.
En effet, l’article 712-2 du Code de l’Education repris par l’article 10 du décret portant
règlement financier des EPSCP du 14 janvier 1994 stipule : « Le Président peut déléguer la
signature aux Vice-Présidents des 3 conseils, au Secrétaire Général, et, pour les affaires qui
concernent les unités de formation et de recherche, les instituts, les écoles et les services
communs, à leurs directeurs respectifs. »
L’article 10 – 2 du décret du 14 janvier 1994 précise : « Les ordonnateurs secondaires peuvent
déléguer leur signature aux agents publics de la composante ou du service commun dont ils
sont responsables. »
Il résulte, des dispositions conjuguées de ces 2 articles, qu’un directeur de laboratoire ou de
département aura pleine compétence pour procéder aux engagements (signature des bons de
commande) des dépenses relevant du budget de son unité, notamment la mise en place et
l’organisation des procédures d’achat définies dans la présente charte. En revanche, il devra
faire co-signer les pièces de cette procédure juridique par le directeur d’UFR de rattachement
de son unité. Cette procédure placée sous la seule responsabilité juridique du directeur de
laboratoire ou département sera obligatoirement référencée sur le bon de commande (marché
à procédure adaptée MAPA du ../../….).
NIVEAU 1 (pour la nomenclature produit de A à F): signature des marchés par le Président
via la Cellule des Marchés à partir de 90 000 € HT. Les marchés passés par le niveau 1 sont :
les marchés définis par le code des marchés publics, à savoir la procédure adaptée (MAPA),
l’appel d’offres, la procédure négociée, le dialogue compétitif, le concours, le système
d’acquisition dynamique (SAD), l’accord-cadre et le cas échéant, les achats passés sous le
régime juridique de l’ordonnance 2005-649 du 6 juin 2005, en cours de modification,
concernant les achats de recherche supérieurs à 90 000 € HT (1).
NIVEAU 2 (pour la nomenclature produit de A à F): le directeur des UFR, des Services
Communs, des SACD, des Instituts rédige, publie, analyse les offres, choisit le titulaire et
signe les marchés (MAPA) dans la limite de 89 999 € HT selon les modalités et les supports
proposés en annexes à la présente Charte sans passer par la Cellule des Marchés de
l’Université SOUS RESERVE QUE L’ACHAT NE CONCERNE PAS UN MARCHE DISPONIBLE AU
NIVEAU 1. Les marchés (MAPA) passés par le niveau 2 sont les MAPA uniquement jusqu’à
89 999 € HT.
NIVEAU 3 (pour la nomenclature produit de A à F : il est ouvert pour la recherche, la
possibilité d’apprécier les seuils soit en fonction de l’ordonnance recherche en vigueur, soit en
fonction du code des marchés publics. Le directeur du laboratoire de recherche rédige, publie,
analyse les offres, choisit le titulaire. Le marché (MAPA) sera co-signé par le directeur
d’UFR et du laboratoire ou département jusqu'à 89 999 € HT selon les modalités et les
supports proposés en annexes à la présente Charte sans passer par la Cellule des Marchés de
l’Université. Les marchés (MAPA) passés par le niveau 3 sont les MAPA uniquement jusqu’à
89 999 € HT.
II- Définitions
1 - MAPA (marché à procédure adaptée)
Lorsque le montant estimé pour les achats annuels par code nomenclature est inférieur aux
seuils mentionnés au II de l’article 26 du code des marchés publics, les marchés de
fournitures, de services ou de travaux peuvent être passés selon une procédure adaptée dont
les formalités d écrites en annexes 1 et 2 sont simplifiées par rapport aux marchés sur appel
d’offres.
A l’Université de Provence, il est proposé pour les UFR, les Services Communs, les SACD,
les Instituts, les laboratoires et les départements de passer un MAPA dès que sur un code de
nomenclature, les achats cumulés de l’année atteignent 4000 € HT et ne dépassent pas les
89 999 € HT (délégation de signature des marchés). L’outil JEFYCO permet de contrôler les
seuils comme suit : ouvrir le module « situation / dépenses» puis ouvrir le module « situation
détaillée», ensuite renseigner la composante et le code de nomenclature de votre choix (code
nom), puis cliquer sur PDF.
Les pièces afférentes à cette procédure, à savoir la publicité, la mise en concurrence, les
documents de consultation, le document support de choix devront être conservés par le
Directeur en charge de la consultation (à savoir niveau 2 et 3) pour valoir justification en cas
de contrôle du juge pénal ou du juge des comptes ou de l’ordonnateur pendant 5 ans et ne sont
pas à joindre au mandat.
2- Unité Fonctionnelle (achat ponctuel)
Il s’agit de satisfaire un besoin concourant à la réalisation d’un même projet. Cette notion, qui
doit s’apprécier au cas par cas en fonction des prestations attendues, suppose une pluralité de
services ou de fournitures concourant à un même objet. Dans cette hypothèse, l’ensemble des
prestations nécessaires à l’élaboration d’un projet, et faisant partie d’un ensemble cohérent,
sont prises en compte de manière globale. Si le montant total de cette évaluation est supérieur
aux seuils de procédures formalisées, l’acheteur devra s’y conformer. Dans le cas contraire, il
pourra recourir aux procédures adaptées.
III- Obligations minimales à observer pour la passation des procédures adaptées
Les présentes dispositions constituent des obligations minimales à observer dans les
procédures adaptées que les services acheteurs mettront en œuvre sous le contrôle du
représentant du Pouvoir Adjudicateur, Président de l’Université (cf annexes 1 et 2 - tableau de
synthèse des procédures).
1/ pour les achats cumulés annuels (fournitures, services et travaux) par code nomenclature ou
unité fonctionnelle (concerne le niveau 1, le niveau 2, le niveau 3) :
-
de 1 à 3 999 € HT peuvent être réalisés sans publicité ni mise en concurrence
préalables
2/ pour les achats cumulés annuels (fournitures, services et travaux) par code nomenclature
passés en MAPA (concerne le niveau 1, le niveau 2, le niveau 3) :
:
- entre 4 000 € HT et 89 999 € HT.
. publicité au BOAMP prix forfaitaire de 5O € (en attendant de pouvoir publier sur le site
web de la Cellule des Marchés)
. mise en concurrence obligatoire par la remise d'un dossier aux entreprises (un cahier des
clauses particulières et règlement de consultation valant acte d'engagement) disponible sur
le site web de la Cellule des Marchés.
. délai de publicité fixé à 3 jours minimum à partir de la date d’envoi de la publicité pour
la remise des candidatures et des offres. Il appartient à la personne publique de fixer des
délais raisonnables qui soient compatibles avec l’objet, l’importance et la complexité du
marché.
3/ pour les achats annuels (fournitures, services) par code nomenclature passés en MAPA
(concerne le niveau 1 uniquement) :
-
entre 90 000 € HT et 134 999 € HT
. publicité au BOAMP ou JAL
. mise en concurrence obligatoire par la remise d'un dossier aux entreprises (un cahier des
clauses particulières, un cahier des clauses techniques, un acte d’engagement et un
règlement de consultation).
. délai de publicité est fixé à 10 jours minimum à partir de la date d’envoi de la publicité.
Il appartient à la personne publique de fixer des délais raisonnables qui soient compatibles
avec l’objet, l’importance et la complexité du marché.
4/ pour les achats annuels (travaux) par code nomenclature passés en MAPA (concerne le
niveau 1 uniquement) :
-
entre 90 000 € HT et 209 999 € HT
. publicité au BOAMP ou JAL
. mise en concurrence obligatoire par la remise d'un dossier aux entreprises (un cahier des
clauses particulières, un cahier des clauses techniques, un acte d’engagement et un
règlement de consultation).
. délai de publicité est fixé à 10 jours minimum à partir de la date d’envoi de la publicité.
Il appartient à la personne publique de fixer des délais raisonnables qui soient compatibles
avec l’objet, l’importance et la complexité du marché.
5/ pour les achats annuels par code nomenclature passés en appel d’offres, ou procédures
négociées, ou dialogue compétitif, ou concours, ou système d’acquisition dynamique ou
accords-cadres à partir (concerne le niveau 1 uniquement) :
-
de 135 000 € HT pour les fournitures et services, à partir
de 210 000 € HT et 5 270 000 € HT pour les travaux
de 210 000 € HT pour l’ordonnance du 6 juin 2005
. des délais de publicité différents en fonction de la procédure.
IV- Sélection du titulaire pour les MAPA
Pour les achats annuels par code nomenclature d’un MAPA, la proposition de choix du
titulaire est effectuée chaque fois que cela est possible de manière collégiale, sur la base d’un
rapport d’analyse des offres écrit (annexe 4) faisant apparaître les critères d’attribution définis
dans le cahier des charges, par une commission composée au niveau du service. La
consistance et la forme du rapport d’analyse sont d’autant plus élaborées que le montant du
marché est élevé.
V- Signature du marché
Les marchés sont signés par le directeur d’UFR ou du Service Commun, ou du SACD, ou de
l’Institut quand ils sont passés au niveau 2 et niveau 3 (pour le niveau 3, il s’agit de la
signature du directeur de l’UFR et du directeur de laboratoire). Au niveau 1 c’est le Pouvoir
Adjudicateur qui signe.
Le service des marchés publics met à la disposition des acheteurs sur les pages web qui lui
sont dédiées des modèles de documents pouvant être utilisés dans la procédure adaptée.
Annexe 1 : tableau de synthèse des procédures pour les fournitures et services (NAS)
Annexe 2 : tableau de synthèse des procédures pour les travaux (NAS)
Annexe 3 : tableau récapitulatif des NAB
Annexe 4 : guide et modèle de rapport d’analyse des offres
Un modèle de cahier des charges pour les fournitures, services et travaux sera mis à
disposition sur le site web de la Cellule des Marchés.
La présente charte fait l’objet d’une délibération du Conseil d’Administration ainsi que d’une
diffusion par voie de formation aux différents acheteurs.
(1) Ordonnance 2005-649 du 06 juin 2005 :
Conformément à l’article 30 de la loi de programme pour la Recherche (LPR) du 18 avril
2006 est applicable aux établissements publics d’administration (EPA), l’Ordonnance 2005649 du 6 juin 2005 relative aux marchés passés par certaines personnes publiques ou privées
non soumises au code des marchés publics et notamment, son décret d’application n° 20051742 du 30 décembre 2005, en cours de modification, autorisant les EPA de recherche pour
les achats de Fournitures, Services et Travaux « destinés à la conduite de leurs activités de
recherche » à déterminer les conditions dans lesquelles les établissements fixent « les
modalités de passation des marchés pour leurs achats scientifiques ».