Jean RICHARD Formateur bureautique e-mail : jr17@infonie Contact rapide : 06.66.62.52.74 DOCUMENT PRINCIPAL DOCUMENT TYPE Le document principal ou document type est le document qui sera envoyé en publipostage. Il contiendra des endroits qui « récupéreront » les données en provenance d’une source de données. Ces endroits sont appelés champs. Ce document principal peut prendre n’importe quelle forme (lettre type, publicité, catalogue, étiquettes, …) et n’importe quel nombre de pages. Pour créer un document type, il est plus rapide de créer d’abord un document et de le personnaliser avec les données du premier enregistrement de la source de données. Ensuite chaque élément de la personnalisation sera transformé en rubrique ou champ. On prendra pour exemple, dans les thèmes qui suivent, l’envoi d’un courrier à des membres d’une association : Liste des membres (source de données) : Haut du courrier type : Ce courrier correspond au premier enregistrement de la source de données DOCG - JRi - 01/01/98 - Rév 01/01/00 1. PRÉPARER LE DOCUMENT TYPE Taper le texte et en faire la mise page 2. PRÉPARER LE PUBLIPOSTAGE La fenêtre de travail affichant le document tapé utiliser l’assistant de publipostage dans le menu Outils : Les manipulations sont les mêmes sous Word 6 Cliquer sur le bouton Créer Des options s’affichent : choisir Lettres types… Cliquer sur Fenêtre active pour confirmer que le document type sera celui qui en cours Page 2/6 DOCG - JRi - 01/01/98 - Rév 01/01/00 Choisir Ouvrir la source de données pour ouvrir la fenêtre de choix de la source Word vérifie si le document en mémoire (document principal) possède des champs pour recevoir les données qu’il a détectées dans la source choisie. Comme le document ne comporte pas de champs destinés à recevoir les informations Word propose de modifier le document principal. Cliquer sur le bouton : Page 3/6 DOCG - JRi - 01/01/98 - Rév 01/01/00 3. MISE EN PLACE DES CHAMPS Dans les deux versions de Word on procédera de la même façon Sélectionner le mot Madame puis cliquer sur le bouton Insérer un champ de fusion et valider Titre Le mot Madame est alors remplacé par le champ Un champ apparaît en grisé si l’on choisit Toujours dans : Menu Outils / Options… / Affichage / Champ avec trame Liste des rubriques de la source de données Continuer par : Sélectionner Sophie DUBOIS .............Cliquer Se positionner à la ligne en dessous......Cliquer Sélectionner 12 avenue … .................Cliquer Se positionner à la ligne en dessous......Cliquer Sélectionner 14000............................Cliquer sur sur sur sur sur Prénom_NOM Profession Adresse_1 Adresse_2 Code_postal Page 4/6 DOCG - JRi - 01/01/98 - Rév 01/01/00 Sélectionner CAEN .............................Cliquer sur VILLE Le bloc destinataire apparaît comme suit : Veillez à ce qu’il y ait un espace entre les champs d’une ligne Faire une simulation du publipostage àl’aide du bouton L’écran affiche le courrier personnalisé On remarque une ligne grise avant la dernière ligne du destinataire. Cette ligne indique qu’un des champs de la source de données est vide. L‘aperçu montre d’ailleurs que le destinataire ne contient que 4 lignes pour 5 lignes de champs Page 5/6 DOCG - JRi - 01/01/98 - Rév 01/01/00 Pour éviter cet inconvénient penser à mettre un blanc dans la rubrique qui ne contient rien 4. MANIPULATIONS 4.1. Vérifier les enregistrements dans le publipostage Faire défiler les autres enregistrements à l’aide des boutons de défilement Premier Dernier Précédent Suivant Atteindre l’enregistrement n° … 4.2. Revenir dans l’aide au publipostage Par l’icône on revient dans les boîtes de dialogue pour en modifier certains éléments 4.3. Modifier la source Par l’icône on peut modifier l’enregistrement affiché En cliquant sur l’icône on arrive directement sur la grille de saisie En changeant les contenus on intervient dans la source qui se met à jour en fonction des modifications En fermant le document principal, Word gère les enregistrements de fichiers par des fenêtres de dialogue afin de ne pas perdre les modifications Page 6/6