Groupe technique immobilier FNOGEC
Gestion de projet immobilier / Guide pour construire ou rénover Sept. 2013 page 1/22
Préambule
1. Phase 1 Etude du projet
2. Phase 2 Avant-projet
3. Phase 3 Préparation de la demande de permis de construire et
dossier de consultation des entreprises
4. Phase 4 Mise en œuvre
5. Phase 5 Achèvement du programme
Préambule
La dynamisation des actifs immobiliers ne se réduit pas à un simple
arbitrage entre conservation et cession d’actifs
Il s’agit plus largement de définir et de mettre en œuvre les actions
susceptibles :
de servir le projet pédagogique particulier de l’établissement
de maîtriser les coûts afférents à l’entretien du patrimoine
d’accroître la valeur d’usage des actifs
de préparer au mieux une cession de tout ou partie des actifs ne
participant plus à la mission de l’établissement.
L’établissement doit ainsi avoir en permanence la certitude que ses actifs
immobiliers sont correctement exploités et, le cas échéant, qu’ils pourront
être cédés ou reconvertis dans les meilleures conditions possibles.
Le pilotage d’un projet immobilier requiert donc des compétences
transversales
Le pilotage de l’immobilier doit permettre de répondre aux enjeux suivants :
fonctionnalité
attractivité
règlementation
gestion
Un projet immobilier concerne de nombreux acteurs internes,
institutionnels et externes
Il est donc primordial d’instaurer un dispositif de concertation…
La mise en œuvre d’une démarche de dynamisation des locaux scolaires
repose sur une réflexion partenariale. Ce principe s’avère notamment
incontournable pour les projets les plus complexes - projet de regroupement
SEPTEMBRE 2013 GESTION DE PROJET IMMOBILIER
Guide pour construire ou rénover
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d’établissements par exemple- dont les enjeux dépassent largement les seuls
intérêts financiers.
…et de prendre en considération le « facteur temps »
La dynamisation des actifs immobiliers ne doit pas être une démarche
ponctuelle mais doit au contraire être préparée et structurée.
Cette orientation est d’autant plus indispensable que les projets
d’établissement reposent sur la mobilisation de ressources financières
importantes.
1. Phase 1 Etude du projet
1.1 - Mise en place d’une équipe projet
L’équipe est dimensionnée en fonction de l’importance du projet à engager.
La pluridisciplinarité de l’équipe projet et sa légitimité, la fluidité de ses modes
de fonctionnement et ses rythmes de travail, sont autant de facteurs de
réussite.
Cette équipe est composée :
du chef d’établissement : pilotage du projet
d’un ou plusieurs représentant de l’OGEC (président, personnes ayant
une expertise)
d’un représentant de la structure propriétaire
de représentants des usagers (personnel, équipe enseignante)
d’un représentant de la tutelle
de représentants de l’institution (DDEC & UDOGEC) : expertise
économique et immobilière
La fiche pratique « Maître d’Ouvrage » décrit les rôles et responsabilités de
l’entité porteuse du projet, qui est représentée par ce groupe de pilotage.
Au plan juridique, le maître d’ouvrage est soit l’OGEC, soit la structure
propriétaire (en fonction de la nature du bail).
Au plan pratique, le chef d’établissement et le président d’OGEC sont
généralement identifiés comme le représentant de l’établissement « au sens
large ».
Les mandats devront être précisés par les assemblées ou conseils
d’administration afin de permettre la réactivité et l’autorité qui convient pour
engager et suivre un projet immobilier.
1.2 - Préparation d’un « Programme »
Le programme correspond à l’expression des besoins.
LISEZ NOTRE
FICHE
PRATIQUE
SUR LE MAITRE
DOUVRAGE
POUR
COMPLETER
VOTRE
INFORMATION
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Conçu et formalisé par l’équipe projet, la description des besoins fonctionnels,
des liaisons souhaitées, des taux d’occupation des locaux maximum, des
équipements et du niveau de confort attendu, des priorités, doit être la plus
précise et détaillée possible.
Les dysfonctionnements fonctionnels ou techniques constatés seront
également décrits.
Il est nécessaire, dès cette étape, de préciser le budget disponible pour la
réalisation de l’opération.
L’expression des besoins s’entend du point de vue des représentants des
usagers de l’établissement scolaire et de celui des gestionnaires et des
propriétaires.
Les contraintes techniques ou règlementaires seront précisées plus tard par
les professionnels.
La fiche pratique « Comment bâtir un programme » propose une trame de
rédaction et des éléments de contenu.
La pyramide des besoins ci-dessous illustre le principe de hiérarchisation des
besoins et peut constituer un éclairage supplémentaire quant à la profondeur
des réflexions à engager pour bâtir un programme :
1.3 - Analyse de la situation juridique
L’analyse de la situation juridique permet de préciser les modalités de
financement et d’engagement des projets immobiliers.
La réalisation de l’investissement immobilier peut se décliner selon trois
modalités juridiques.
Cas n°1 : le propriétaire assume seul l'investissement.
LISEZ NOTRE
FICHE PRATIQUE
« COMMENT
BATIR UN
PROGRAMME ? »
Image /
appartenance
Confort de travail et
efficacité pédagogique
Bien-être
physiologique
Qualité structurelle du patrimoine
Sécurité - Accessibilité
DES BESOINS
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Cas n°2 : participation du locataire aux charges découlant de
l'investissement.
Cas n°3 : le locataire (ou occupant) assume seul soit les travaux
importants de réhabilitation des bâtiments, soit la construction d’un
nouveau bâtiment.
Il importe de choisir la convention qui s’adapte à la configuration du projet.
Chaque contrat comporte des spécificités qu’il convient de regarder de près
avant de s’engager dans la réalisation des travaux (cf. la fiche pratique
« Investissement immobilier : modalités juridiques » déclinant sur le plan
conventionnel ces hypothèses de portage du projet immobilier).
En outre, il faut décrire dans un protocole d’accord, le financement du projet
(apports de congrégation, subvention de collectivités territoriales, prêts de
caisse de solidarité, prêt bancaire, fonds propres). Ces financements peuvent
être accompagnés de conditions d'emploi, ou d'affectations précises en cas de
revente ultérieure, que les successeurs des porteurs du projet doivent
connaître.
Rédigé en fonction de la situation des parties, il sera annexé à la convention
immobilière en cours et conservé expressément dans les procès-verbaux des
conseils et assemblées délibérantes.
1.4 - Cadrage budgétaire et avis institutionnel
Les budgets réservés aux programmes immobiliers doivent toujours être
définis en amont.
Le fait qu’un budget soit par définition limité ne doit pas amener à minimiser
les investigations en matière d’inventaires de besoins et de diagnostics. Les
responsables de l’établissement, comme les responsables institutionnels
doivent appréhender le juste niveau des besoins à court, moyen et long terme
pour mesurer les conditions de viabilité des structures.
Néanmoins, la définition de l’enveloppe financière disponible doit rester un
préalable imposé à l’exercice de conception d’un projet, ceci, afin de ne pas
s’engager vers des voies inaccessibles.
Ce cadrage budgétaire requiert l’analyse croisée des responsables de
l’établissement et des experts institutionnels dans les domaines suivants :
analyse des perspectives en termes d’évolution de l’activité
Les évolutions démographiques, modifications de «part d’audience »,
changements de programmes sont autant d’éléments qui dictent les
besoins à court, moyen et long terme.
analyse de la santé économique et financière de l’OGEC
Un plan de financement ne peut pas se bâtir, uniquement à partir des
marges de manœuvre identifiées à un instant « T ».
L’analyse des budgets à moyen terme doit permettre de mettre en
évidence les marges de manœuvre, ou encore les facteurs de risques qui
conditionneront l’envergure du projet immobilier.
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Les UDOGEC et DDEC doivent disposer d’une expertise financière d’un niveau
suffisant pour permettre d’accompagner les établissements dans cette phase
essentielle de pilotage.
Les CODIEC et les CEAS sont appelés, préalablement à l’engagement des
programmes, à statuer sur la pertinence des choix d’investissement et sur la
faisabilité juridique et économique.
2. Phase 2 Avant-projet
2.1 - Choix des partenaires
2.1.1 Les intervenants
Lexique
Maître d’ouvrage : « personne pour le compte de laquelle est réalisé
l’ouvrage »
Maître d’œuvre : « personne chargée par le maître d’ouvrage de
concevoir et conduire le projet »
Contrôleur technique : Son rôle est de contribuer à la prévention des
différents aléas techniques susceptibles d'être rencontrés dans la
réalisation des ouvrages. Il effectue des vérifications techniques tout au
long de l’opération (conception réalisation réception). Il établit des
Maître
douvrage
Chef d’établissement
OGEC
Maître
d’œuvre
BET
ECO
BET
OPC
Maître
d’œuvre
BET
ECO
BET
OPC
Administrations
SDIS DDPP Hand - ABF
contrôleur
technique
Géotechnicien
omètre
Entreprises
1
1
2
23
34
45
5BET
BET
Entreprises
1
1
2
23
34
45
5BET
BET
D.D.E.C. UDOGEC
Diagnostics
Assureur SPS
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DIFFERENTES
FICHES
PRATIQUES QUI
PRESENTENT LES
ROLES ET
RESPONSABILITES
DE CHACUN DE
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