Nom - APTDQ
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Cahier des partenaires du 12e congrès de l’Association professionnelle des techniciennes et techniciens en documentation du Québec Gérer l'information à l’ère du numérique 19 et 20 avril 2012 Hôtel Best Western Ville-Marie 594, rue des Érables, Neuville (Québec) G0A 2R0 - Tél. et téléc. : 418 909-0608 – COURRIEL : [email protected] Montréal, le 5 décembre 2011 Madame, Monsieur, Les membres du Comité organisateur du 12 e congrès de l’Association professionnelle des techniciennes et techniciens en documentation du Québec sont fiers d’annoncer la tenue du Congrès 2012 de l’Association qui aura lieu les 19 et 20 avril 2012, à l’Hôtel Best Western Ville-Marie au centre-ville de Montréal, sous le thème : « GÉRER L'INFORMATION À L’ÈRE DU NUMÉRIQUE» L’édition 2012 du congrès de l’APTDQ démontrera que notre profession est en pleine transition; nous devons nous adapter à l’information qui se retrouve de plus en plus sur de multiples supports documentaires et nous devons savoir la gérer. Les conférences proposées lors de ces deux jours donneront des idées d’outils et de techniques qui seront indispensables au bon fonctionnement de nos tâches quotidiennes. En tant que partenaires de l'APTDQ vous êtes d'une importance capitale pour la réussite de notre événement. C'est pourquoi le comité organisateur tient à vous y convier dès maintenant en vous faisant parvenir le cahier qui a été développé à votre attention. Celui -ci présente le guide et les contrats des commanditaires et exposants. Il vous permettra d’en connaître davantage sur l’Association et vous fournira tous les renseignements nécessaires sur les modalités entourant votre participation. Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez au 12 e congrès de l’APTDQ et vous invitons à communiquer avec nous pour tout renseignement complémentaire. Salutations sincères, Pierre-Luc Brosseau Président du Comité organisateur du congrès 2012 Membres du Comité : Danielle Gilbert, Karine Langevin, Lydiane Côté, Johanne Tessier, Jonathan Roussel et avec la collaboration de Véronique Cayouette. 594, rue des Érables, Neuville (Québec) G0A 2R0 – Tél. et téléc. : 418 909-0608 – COURRIEL : [email protected] BREF HISTORIQUE En mai 1989, le congrès de fondation de l’APTDQ avait lieu au Cégep de Trois-Rivières. Cette association regroupe aujourd’hui quelque centaines de techniciennes et de techniciens en documentation œuvrant dans les milieux suivants : bibliothèques, centres de documentation, centres d’archives, services de gestion documentaire, musées, librairies, etc. Pour plus d’informations sur l’Association, vous pouvez consulter notre site Web à l’adresse www.aptdq.org. OBJECTIFS GÉNÉRAUX DE L’ASSOCIATION Offrir un congrès à toutes les diplômées et à tous les diplômés en Techniques de la documentation du Québec; Initier les étudiantes et les étudiants en documentation aux réalités du marché du travail et à la vie d’une association professionnelle; Offrir aux diplômées et aux diplômés des possibilités de perfectionnement et leur faire connaître les perspectives professionnelles du marché du travail; Permettre aux techniciennes et techniciens en documentation d’échanger sur leurs diverses expériences de travail; Poursuivre l’évolution des nouvelles technologies dans le domaine; Réfléchir sur le phénomène du changement et la capacité d’adaptation. ORGANISATION Le Congrès 2012 se déroulera sur une période de deux (2) jours. LIEU Hôtel Best Western Ville-Marie 3407, rue Peel, Montréal (Québec) H3A 1W7 Sans-frais: 1 800 361-7791 Téléphone: 514 288-4141 Télécopieur: 514 288-3021 Site Web: http://www.hotelvillemarie.com/fr Source : site Web 594, rue des Érables, Neuville (Québec) G0A 2R0 – Tél. et téléc. : 418 909-0608 – COURRIEL : [email protected] 3 INFORMATIONS GÉNÉRALES POUR LES COMMANDITAIRES Les noms des commanditaires apparaîtront dans le Programme préliminaire et/ou dans le Programme officiel, selon le type de commandite choisi; Le Programme préliminaire fera l’objet d’une vaste distribution : il sera disponible sur le site Web de l’APTDQ et acheminé électroniquement à tous les membres de l’APTDQ, à plusieurs centaines de diplômées et diplômés en Techniques de la documentation, aux principaux milieux documentaires et aux six collèges offrant le programme de Techniques de la documentation au Québec; Le Programme officiel sera remis à chaque congressiste et disponible sur le site Web de l’APTDQ; Un exemplaire du Programme officiel sera remis à chaque commanditaire. TARIFS, CONTRAT ET MODALITÉS DE PAIEMENT Les tarifs ainsi que le contrat et les modalités de paiement sont disponibles à la fin de ce document; Le forfait offrant un placement publicitaire dans le programme préliminaire et dans le programme officiel permet un rabais sur le coût de la publicité dans le programme officiel. TYPES DE COMMANDITES ET INFORMATIONS TECHNIQUES Les différentes formes de participation offertes sont énumérées au Contrat des partenaires apparaissant aux pages 8 à 11 de ce document. ENCART PUBLICITAIRE Format : voir le Contrat des partenaires disponible à la fin de ce document; Couleur : Programme préliminaire : les encarts insérés dans ce programme seront en couleurs; Programme officiel : les encarts insérés dans ce programme seront en couleurs dans le format électronique et en noir et blanc dans la version imprimée, sauf en ce qui a trait à la quatrième de couverture qui sera en couleurs; Exclusivité : les deuxième, troisième ou quatrième de couverture sont, chacune, disponibles pour un commanditaire unique (pleine page). La réservation sera attribuée selon l’ordre de réception du Contrat des partenaires par le comité organisateur; Matériel requis : encart sous format numérique (PDF, Word ou image en format GIF ou JPG); L’acquisition d’un forfait « Programme préliminaire – Programme officiel » n’est possible que pour un format unique. PAUSE-SANTÉ, CAFÉ-CROISSANT OU APÉRO SOCIAL Affiche : le commanditaire peut nous fournir sa propre affiche qui lui sera retournée, si désiré. Si le commanditaire n’a pas d’affiche, l’Association s’engage à en produire une selon les caractéristiques suivantes : dimension : 8 ½ sur 11 po, en couleurs; Une mention orale de la participation du commanditaire sera effectuée à cette occasion. PUBLICITÉ DANS LES POCHETTES Le commanditaire doit fournir le document imprimé; Quantité : 130 exemplaires. 594, rue des Érables, Neuville (Québec) G0A 2R0 – Tél. et téléc. : 418 909-0608 – COURRIEL : [email protected] 4 INFORMATIONS HORAIRE GÉNÉRALES POUR LES EXPOSANTS DES EXPOSANTS L’exposition se déroulera sur une (1) journée : le jeudi 19 avril, de 8 h à 15 h 15. LIEU Le Salon des exposants se tiendra dans une section du Grand Salon, au niveau Mezzanine de l’Hôtel Best Western Ville-Marie. Cet emplacement assure une grande visibilité aux exposants, puisqu’il se trouve dans un secteur névralgique, au même étage que les conférences plénières et ateliers de formation. Afin de favoriser les échanges avec les congressistes, le petit-déjeuner, les pauses-santé et le dîner seront pris dans le Grande Salon. 594, rue des Érables, Neuville (Québec) G0A 2R0 – Tél. et téléc. : 418 909-0608 – COURRIEL : [email protected] 5 TARIF, CONTRAT ET MODALITÉS DE PAIEMENT Le tarif, le contrat et les modalités de paiement sont disponibles à la fin de ce document. L’INSCRIPTION COMPREND Une (1) table de 6 pi et deux (2) chaises qui seront fournies si l’exposant n’a pas son propre stand; L’accès gratuit à l’Internet (Wi-Fi); Le dîner et les deux pauses-santé du jeudi en compagnie des congressistes; La mention de l’exposant dans le(s) Programme(s), entre autres disponible(s) dans la section Congrès du site Web de l’APTDQ; Un exemplaire de la pochette remise à chacun des congressistes. L’INSCRIPTION EXCLUT L’hébergement. De plus, l’Association ne loue pas d’espace avec stand et ne fournit aucune liste des congressistes. INSTALLATION DES EXPOSANTS Les exposants pourront installer leur stand le mercredi soir dans la soirée (si les salles n’ont pas été réservées pour un autre évènement) ou jeudi matin à partir de 6 h (l’accueil des congressistes débutant à 8 h). HÉBERGEMENT Les exposants peuvent loger à l’Hôtel Best Western Ville-Marie et bénéficier du tarif préférentiel en mentionnant qu’ils prennent part au Congrès de l’APTDQ; Les réservations devront être effectuées avant le 1er mars 2012. SUGGESTIONS DES PARTENAIRES Les suggestions et les demandes soumises aux membres du comité organisateur seront acceptées pour autant qu’elles rejoignent les objectifs de notre Association. PERSONNE-RESSOURCE Pour toute question ou précision en lien avec la participation au Congrès en tant que partenaire, vous êtes invité à joindre la responsable des « Commanditaires et exposants » du Comité organisateur 2012 : Danielle Gilbert Tél. bureau : 514 397-7439 Courriel : [email protected] Cette personne-ressource se fera un plaisir de vous fournir les informations demandées. 594, rue des Érables, Neuville (Québec) G0A 2R0 – Tél. et téléc. : 418 909-0608 – COURRIEL : [email protected] 6 RÈGLEMENTS POUR LES PARTENAIRES 1. Le comité organisateur ne sera pas tenu responsable dans le cas où des circonstances telles qu’une guerre civile, un conflit international, une invasion, une émeute, une grève, une loi martiale, un état de siège, une réquisition des lieux sous quelque forme que ce soit, une catastrophe naturelle, etc. empêcheraient la tenue du congrès. Dans l’intérêt général, les décisions du comité organisateur seront exécutoires et sans appel, et ce, pendant toute la durée du congrès. Toute réclamation devra parvenir au comité organisateur avant le 15 mai 2012. 2. Tout commanditaire doit s’inscrire en utilisant le contrat ci -joint. 3. Les partenaires intéressés à inclure un encart publicitaire dans le Programme préliminaire et/ou le Programme officiel devront remplir le contrat disponible aux pages suivantes et faire parvenir le paiement au comité organisateur avant les dates ci-dessous et à l’adresse postale suivante : Programme préliminaire : avant le 25 décembre 2011; Programme officiel (et autres types de commandites) : avant le 1 er mars 2012. APTDQ – C O NG R È S 2012 594, rue des Érables Neuville (Québec) G0A 2R0 Il est possible de joindre le secrétariat de l’APTDQ : par téléphone: 418 909-0608 (du lundi au jeudi, de 9 h à 12 h) par télécopieur : 418 909-0608 par courriel : [email protected]. Toute demande reçue après les dates d’échéance ci-dessus mentionnées ne sera considérée que dans la mesure où il restera des places disponibles. Les inscriptions n’auront cours de validité qu’après encaissement du chèque ou mandat fait à l’ordre de l’APTDQ – Congrès 2012. Un reçu sera alors remis. Pour les commanditaires, il est très important de joindre au formulaire un mo ntage de bonne dimension (raison sociale, logo, signature, adresse, texte, etc.) de ce qui apparaîtra dans le Programme. Nous avons pris connaissance des règlements mentionnés ci -dessus et nous acceptons de nous y conformer. Signature Date (Prière de retourner avec le contrat) 594, rue des Érables, Neuville (Québec) G0A 2R0 – Tél. et téléc. : 418 909-0608 – COURRIEL : [email protected] 7 CONTRAT DES PARTENAIRES CONGRÈS 2012 (FORMULAIRE ÉLECTRONIQUE) PRIX À PARTIR DU 1ER JANVIER 2012 Je reconnais participer comme commanditaire au congrès « Gérer l'information à l’ère du numérique» de l’APTDQ, qui se tiendra les 19 et 20 avril 2012 à l’Hôtel Best Western Ville-Marie, Montréal. Nom de l’organisme : Nom du représentant : Adresse : Code postal : Tél. : Téléc. : Courriel : Signature du représentant : (Imprimez et signez) Date : PARTICIPATION Forfait Programme préliminaire ET Programme officiel : Format carte professionnelle : Demi-page : Page entière : Deuxième de couverture : Troisième de couverture : Quatrième de couverture : 175,00 280,00 400,00 465,00 465,00 600,00 $ $ $ $ $ $ + + + + + + 8,75 $ TPS + 17,46$ TVQ = 14,00 $ TPS + 27,93$ TVQ = 20,00 $ TPS + 39,90 $ TVQ = 23,25 $ TPS + 46,38$ TVQ = 23,25 $ TPS + 46,38$ TVQ = 30,00 $ TPS + 59,85$ TVQ = 201,21 321,93 459,90 534,63 534,63 689,85 $ $ $ $ $ $ Autres forfaits page suivante 594, rue des Érables, Neuville (Québec) G0A 2R0 – Tél. et téléc. : 418 909-0608 – COURRIEL : [email protected] 8 Encart publicitaire dans le Programme préliminaire : Format carte professionnelle : 70,00 $ + 3,50 $ TPS + 6,98 $ TVQ = Demi-page : 110,00 $ + 5,50 $ TPS + 10,97 $ TVQ = Page entière : 160,00 $ + 8,00 $ TPS + 15,96 $ TVQ = Deuxième de couverture : 190,00 $ + 9,50 $ TPS + 18,95 $ TVQ = Troisième de couverture : 190,00 $ + 9,50 $ TPS + 18,95 $ TVQ = Quatrième de couverture : 245,00 $ + 12,25 $ TPS + 24,44$ TVQ = 80,48 126,47 183,96 218,45 218,45 281,69 $ $ $ $ $ $ Encart publicitaire dans le Programme officiel : Format carte professionnelle : 145,00 Demi-page : 220,00 Page entière : 320,00 Deuxième de couverture : 380,00 Troisième de couverture : 380,00 Quatrième de couverture : 490,00 166,71 252,95 367,92 436,91 436,91 563,38 $ $ $ $ $ $ 270,19 356,42 356,42 459,90 540,38 655,36 661,11 $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ + 7,25 $ TPS + 14,46 $ TVQ = + 11,00 $ TPS + 21,95 $ TVQ = + 16,00 $ TPS + 31,92 $ TVQ = + 19,00 $ TPS + 37,91$ TVQ = + 19,00 $ TPS + 37,91$ TVQ = + 24,50 $ TPS + 48,88$ TVQ = Autres formes de participation : Café du matin, pause-santé ou apéro social : 235,00 $ + 11,75 $ TPS + 23,44 $ TVQ = Publicité dans les pochettes : 310,00 $ + 15,50 $ TPS + 30,92 $ TVQ = Commandite – une conférence ou un atelier : 310,00 $ + 15,50 $ TPS + 30,92 $ TVQ = Commandite – la cocarde des congressistes : 400,00 $ + 20,00 $ TPS + 39,90 $ TVQ = Commandite – un diner: 470,00 $ + 23,50 $ TPS + 46,88 $ TVQ = Commandite – la pochette des congressistes : 570,00 $ + 28,50 $ TPS + 56,86 $ TVQ = Exposant : 575,00 $ + 28,75 $ TPS + 57,36 $ TVQ = Une participation sous forme de don : _______________ RÉSERVÉ À L’ADMINISTRATION Chèque reçu le : Signature du responsable du comité : 594, rue des Érables, Neuville (Québec) G0A 2R0 – Tél. et téléc. : 418 909-0608 – COURRIEL : [email protected] 9
