Directive de bouclement EPH 2014
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Directive de bouclement 2014 EPH sous forme synthétique avec prise en compte des constats relatifs aux états financiers 2013 Ce document et d'autres liés aux états financiers se trouvent sur http://www.ge.ch/subventions/ Département de l'emploi, des affaires sociales et de la santé (DEAS) Service financier (SFIN) 18.11.2014 - Page 1 Table des matières Rappel ………………………………………………………………………….. 3 Principes ……………………………………………………………………… .. 4-5 Généralités …………………………………………………………………….. 6 Révision des états financiers ………………………………………………… 7-8 Eléments à fournir au SFIN et à la DGAS …………………………………… 9-10 Bilan ……………………………………………………………………………. 11-16 Compte d'exploitation ………………………………………………………… 17-24 Traitement du résultat ………………………………………………………… 25-33 Tableau de financement ………………………………………………………. 34 Tableau de variation du capital ………………………………………………. 35 Annexe …………………………………………………………………………. 36-46 Rapport de performance ……………………………………………………… 47-49 Comptabilité analytique et statistiques ……………………………………… 50 Remarques ………………………………………………………………………... 51 Département de l'emploi, des affaires sociales et de la santé (DEAS) Service financier (SFIN) 18.11.2014 - Page 2 Rappel Les états financiers de l'entité doivent : Fournir une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et des résultats Etre conforme aux recommandations SWISS GAAP RPC Etre comparables d'une année à l'autre Servir à l'établissement des rapports de l'organe de révision Etre utiles à un large éventail d'utilisateurs pour l'information, la prise de décision et l'exercice de la surveillance du département Les dispositions de la loi sur l'intégration des personnes handicapées (LIPH) et de son règlement d'exécution (RLIPH), relatives à la comptabilité financière et analytique sont applicables Département de l'emploi, des affaires sociales et de la santé (DEAS) Service financier (SFIN) 18.11.2014 - Page 3 Principes (1) Mise en œuvre des modifications du cadre légal applicable en matière d'évaluation, de présentation, de révision et de système de contrôle interne relatif à l'établissement des états financiers Application de la directive de l'Etat : « EGE-02-04 : Présentation et révision des états financiers des entités subventionnées et autres entités para-étatiques » En cas de divergence avec un point spécifique (par exemple pour les taux d'amortissement «Curaviva», «CIIS» ou autres), ce sont les principes relevant des RPC qui s'appliquent afin de respecter l'image fidèle. Ces points seront alors justifiés dans l'annexe Prendre en compte les éléments figurant dans les lettres et/ou courriels du département relatifs à l'examen des états financiers des exercices précédents Département de l'emploi, des affaires sociales et de la santé (DEAS) Service financier (SFIN) 18.11.2014 - Page 4 Principes (2) L'hypothèse retenue dans la présente directive est que la révision du Code des obligations (CO) ne serait mise en œuvre en 2014 Traitement comptable des subventions d'investissement et des fonds affectés selon la méthode des produits différés Traitement du résultat selon le contrat de prestations et la présente directive Séparation obligatoire entre le contenu de l'annexe aux états financiers et le rapport de performance Application du plan comptable Curaviva 2008 Département de l'emploi, des affaires sociales et de la santé (DEAS) Service financier (SFIN) 18.11.2014 - Page 5 Généralités Le délai de reddition des états financiers 2014 révisés est fixé au 30 avril 2015 au plus tard La comptabilité doit être tenue en principe d'échéance (comptabilité d'engagement) quelle que soit la taille de l'entité Un numéro de renvoi à l'annexe (pour un commentaire) doit être inscrit en avant-colonne du bilan, du compte d'exploitation, du tableau de financement (tableau des flux de trésorerie) et du tableau de variation des capitaux propres Sauf indication contraire du référentiel comptable applicable, le seuil d'activation d'un actif corporel, ou d'un lot d'actifs à valeur unitaire inférieure de même nature est fixé à 3 000 F Département de l'emploi, des affaires sociales et de la santé (DEAS) Service financier (SFIN) 18.11.2014 - Page 6 Révision des états financiers (1) Les articles 728ss du CO et les normes d'audit suisses (NAS) s'appliquent dans leur intégralité lors de la révisions des états financiers des EPH : Les états financiers des EPH sont soumis au contrôle ordinaire au sens du CO et de la NAS Les travaux de révision doivent faire l'objet de deux rapports écrits selon la forme et le fond définis par l'art. 728b du CO et la NAS 700 Ces deux rapports doivent être communiqués au département L'organe de révision doit attester l'existence d'un système de contrôle interne (SCI) relatif à l'établissement des états financiers au sens de la NAS 890 En cas d'avis obligatoires au sens de l'art. 728c du CO, le document écrit y relatif doit également être communiqué au département Département de l'emploi, des affaires sociales et de la santé (DEAS) Service financier (SFIN) 18.11.2014 - Page 7 Révision des états financiers (2) Une éventuelle situation de surendettement (par analogie à l'art. 725 du CO) ou un cas de dégradation significative de la situation financière de l'entité pouvant mettre en péril sa continuité d'exploitation doit être relevé dans le rapport de l'organe de révision Le rapport détaillé de l'organe de révision, destiné à l'organe suprême de l'entité (Comité d'association, Conseil de fondation, Conseil d'administration, etc.), doit également être transmis au département Le mandat de l'organe de révision ne peut être renouvelé plus de 4 fois Département de l'emploi, des affaires sociales et de la santé (DEAS) Service financier (SFIN) 18.11.2014 - Page 8 Eléments à fournir au SFIN et à la DGAS (1) 1er fascicule : Rapport de l'organe de révision Etats financiers 2014 comprenant : Bilan Compte d'exploitation Tableau de financement (tableau des flux de trésorerie) Tableau de variation du capital (tableau de variation des capitaux propres) Annexe aux états financiers (annexe aux comptes) Rapport de performance (y compris tableau de bord des objectifs, indicateurs, cibles) Le modèle de tableau de bord des objectifs figurant dans le contrat de prestations doit être utilisé. Une colonne « Réalisé » y sera rajoutée Toute information permettant une bonne appréciation de l'atteinte des objectifs contractuels doit figurer dans le rapport de performance communiqué au département Département de l'emploi, des affaires sociales et de la santé (DEAS) Service financier (SFIN) 18.11.2014 - Page 9 Eléments à fournir au SFIN et à la DGAS (2) 2e fascicule : Rapport détaillé de l'organe de révision Rapport d'activité Extrait du procès-verbal (PV) approuvant les états financiers 2014 Les documents des deux fascicules doivent être transmis en 2 exemplaires au département, en format papier par courrier et en format pdf par courriel • Les documents en format papier doivent être envoyés aux adresses suivantes : DEAS – Service financier Rue de l'Hôtel-de-Ville 14 1211 Genève 11 Case postale 3952 1211 Genève 3 • DGAS - Direction générale de l'action sociale Bd Georges-Favon 26 1204 Genève Case postale 5684 1211 Genève 11 Les documents en format pdf sous forme électronique doivent être envoyés aux adresses suivantes : [email protected], [email protected] NB. Les coordonnées pour les envois pourraient être modifiées/précisées. Les nouvelles coordonnées vous seront alors communiquées en temps utiles Département de l'emploi, des affaires sociales et de la santé (DEAS) Service financier (SFIN) 18.11.2014 - Page 10 Bilan (1) Présentation obligatoire des comptes de l'année n en comparaison avec les comptes de l'année n - 1 Utilisation des intitulés de comptes selon le plan comptable du secteur Stocks-marchandises identifiés et valorisés à partir d'un inventaire physique annuel Créanciers à court terme : Les comptes «Pensions», «FDP» et/ou «Dépôt» créditeurs à la clôture doivent figurer globalement dans un compte «Créanciers Résidants» au passif du bilan, séparément des autres créanciers. Le détail est fourni en annexe Le leasing financier est présenté dans les capitaux étrangers avec le détail et un commentaire en annexe Les fonds affectés sont présentés «entre» les capitaux étrangers et les capitaux propres sous l'intitulé «Fonds affectés» [RPC 21] Département de l'emploi, des affaires sociales et de la santé (DEAS) Service financier (SFIN) 18.11.2014 - Page 11 Bilan (2) Les provisions à court terme sont présentées séparément des provisions à long terme. Les provisions doivent donc faire l'objet de reclassement en fonction des informations disponibles à la date de clôture Les provisions sont présentées au bilan séparément du compte de régularisation passif avec indication du détail en annexe Les vacances et les heures supplémentaires non prises doivent figurer dans un compte de provision à court terme. Sauf si, selon la politique de l'entité en la matière, elles seront effectivement payées aux collaborateurs (sortie future de trésorerie) Dans ce cas et pour autant que le montant et l'échéance des paiements sont connus, elles sont présentées dans le compte de régularisation passif Département de l'emploi, des affaires sociales et de la santé (DEAS) Service financier (SFIN) 18.11.2014 - Page 12 Bilan (3) Les postes du bilan présentés en valeurs nettes doivent être détaillés dans l'annexe (valeurs brutes correspondantes ainsi que les dépréciations et les amortissements déduits) Le montant global des comptes de régularisation actif et passif est présenté au bilan avec le détail en annexe. Une explication est fournie pour les cas particuliers (par exemple montants importants, fortes augmentations, etc.) Il s'agit des « charges payées d'avance » et des « produits à recevoir » ainsi que des « produits reçus d'avance » et des « charges à payer » Les immobilisations corporelles ou financières inaliénables ou avec une affectation limitée (par exemple liées à des dons affectés) doivent être présentées séparément dans l'actif immobilisé Département de l'emploi, des affaires sociales et de la santé (DEAS) Service financier (SFIN) 18.11.2014 - Page 13 Bilan (4) Les postes suivants doivent figurer séparément au bilan : Subventions non dépensées à restituer à l'Etat : ce compte de passif permet de comptabiliser une dette envers l'Etat correspondant à la part de la subvention non utilisée, en principe à l'échéance du contrat. C'est un engagement à long terme pour l'entité, sauf sur le dernier exercice du contrat où il est reclassé en dette à court terme Subventions d'investissement : ce compte de passif permet de comptabiliser les subventions d'investissement reçues. Il fera l'objet de diminution progressive par les produits différés pour couvrir les charges d'amortissement liées à l'actif subventionné Fonds affectés : ce compte de passif permet de comptabiliser les dons affectés reçus. Il fera l'objet de diminution progressive par la constatation au compte d'exploitation des produits différés pour couvrir les charges liées à l'objet financé par lesdits dons Département de l'emploi, des affaires sociales et de la santé (DEAS) Service financier (SFIN) 18.11.2014 - Page 14 Bilan (5) Les subventions d’investissement peuvent être présentées séparément au passif du bilan selon l’actif qu’elles financent Les fonds affectés peuvent être présentés séparément au passif du bilan selon leur affectation et/ou selon l’objet qu’ils financent Les dettes financières à court terme (par exemple la partie court terme des dettes hypothécaires) doivent être présentées séparément des autres dettes à court terme (dettes d'exploitation) Département de l'emploi, des affaires sociales et de la santé (DEAS) Service financier (SFIN) 18.11.2014 - Page 15 Bilan (6) Classification des capitaux propres selon leur origine (terminologie RPC ou commune au secteur) : Capital versé ou de dotation Capital lié généré (réserves : générale, statutaire, particulière, etc.) Capital libre généré (réserves libres) Réserves de réévaluation (liées à la réévaluation d'actifs) Résultats cumulés sur la durée du contrat (cumul des résultats après répartition) Résultat de l'exercice (résultat net de l'exercice après les opérations de répartition) Sauf en cas d'attribution à la réserve générale au sens du CO, les « résultats cumulés sur la durée du contrat » ne peuvent pas faire l'objet d'une affectation pendant la durée du contrat de prestations Les résultats cumulés provenant des exercices antérieurs au nouveau contrat de prestations doivent être virés dans un compte de réserve Département de l'emploi, des affaires sociales et de la santé (DEAS) Service financier (SFIN) 18.11.2014 - Page 16 Compte d'exploitation (1) Présentation obligatoire du budget de l'année n et des comptes de l'année n-1 en comparaison avec les comptes de l'année n Utilisation des intitulés de comptes propres au secteur Subventions de fonctionnement (fédérales, cantonales et/ou communales) regroupées sur une ligne avec le détail présenté en annexe Indication des subventions non monétaires, évaluées à leur juste valeur, uniquement dans l'annexe. Ces subventions ne sont donc pas comptabilisées dans le compte d'exploitation Non-séparation des frais administratifs par rapport aux autres charges d'exploitation {en dérogation à la RPC 21} Département de l'emploi, des affaires sociales et de la santé (DEAS) Service financier (SFIN) 18.11.2014 - Page 17 Compte d'exploitation (2) La participation cantonale aux emplois de solidarité ainsi que les autres mesures de l'Office cantonal de l'emploi (OCE) doivent être présentées dans les produits sur une ligne séparée, et non pas en déduction des charges (par exemple des charges de personnel) Comptabilisation des intérêts hypothécaires dans les charges financières avec le détail et un commentaire en annexe Mise en évidence de la différence entre le prix de journée CIIS et le prix de pension et/ou de réservation « genevois » lors du traitement comptable des opérations CIIS. Cette différence doit être rétrocédée à l'Etat de Genève L'exemple ci-après illustre les écritures comptables relatives aux opérations CIIS (avec une simplification de la comptabilisation dans la partie B) Département de l'emploi, des affaires sociales et de la santé (DEAS) Service financier (SFIN) 18.11.2014 - Page 18 Compte d'exploitation (3) Exemple : Prix de journée CIIS Facturé au canton de domicile Facturé aux répondants légaux extra-cantonaux 700 550 150 Ecritures : A.) Au moment de la facturation : 1) Débiteurs CIIS (canton de domicile) à Contribution du canton de domicile (6100) 2) Débiteurs CIIS (répondants légaux extra-cantonaux) à Contribution des répondants extracantonaux (6120) 550 550 150 150 1) Débiteurs CIIS (canton de domicile) 550 Contribution du canton de domicile (6100) 1) 2) Débiteurs CIIS (répondants légaux extra-cantonaux) 150 Contribution répondants légaux extra-cantonaux (6120) 2) 150 550 Département de l'emploi, des affaires sociales et de la santé (DEAS) Service financier (SFIN) 18.11.2014 - Page 19 Compte d'exploitation (4) B.) Au moment du bouclement annuel (voire mensuel/trimestriel) : Indication : Prix de pension «genevois» 145 3) Contribution du canton de domicile (6100) à Créanciers Etat de Genève (CIIS) 4) Contribution des répondants légaux extra-cantonaux (6120) à Créanciers Etat de Genève (CIIS) 550 5 5 Prix de journée CIIS ./. Prix de pension du canton de Genève =Sous-total 1 ./. Part rétrocédée au canton de Genève sur la facturation au canton de domicile (provenant des cantons extracantonaux) ./. Complément de part rétrocédée au canton de Genève (provenant des répondants légaux extra-cantonaux) 700 -145 555 -550 -5 Total Part rétrocédée au canton de Genève Prix de pension restant dans l'institution 3) 550 555 145 Contribution de canton de domicile (6100) 550 1) 550 Créanciers Etat de Genève (CIIS) 3) 4) 550 5 Contribution répondants légaux extra-cantonaux (6120) 4) 5 2) 150 Département de l'emploi, des affaires sociales et de la santé (DEAS) Service financier (SFIN) 18.11.2014 - Page 20 Compte d'exploitation (5) La part à rétrocéder à l'Etat de Genève au titre de la CIIS est la suivante (bouclement annuel) : Total facturé aux cantons de domicile + Total facturé aux résidants extra-cantonaux – Total prix de pension et/ou prix de réservation genevois = Part qui revient au canton de Genève Traitement comptable des subventions d'investissement Les subventions d’investissement doivent être comptabilisées directement au bilan sans transiter par le compte d’exploitation lorsqu’elles sont reçues (opération « Bilan à Bilan » => Liquidités à Subventions d'investissement) L’utilisation ultérieure de ces subventions d’investissement est en revanche constatée par le compte d’exploitation par le biais d'un compte de produits différés sur subventions d'investissement Département de l'emploi, des affaires sociales et de la santé (DEAS) Service financier (SFIN) 18.11.2014 - Page 21 Compte d'exploitation (6) Les produits différés sur subventions d'investissement sont en principe calculés en fonction de la durée d'amortissement du bien subventionné. L'objectif étant de couvrir les amortissements par la subvention dédiée. Toute constatation de produits différés ne respectant pas cette règle doit faire l'objet d'explication en annexe Les dons affectés sont comptabilisés selon le même principe que les subventions d'investissement. À la réception des dons affectés Liquidités (B) à Fonds affectés (B) ou Actifs affectés (B) à Fonds affectés (B) Lors de l'utilisation ultérieure (progressive) des fonds affectés Fonds affectés (B) à Produits différés sur fonds affectés (CE) Les produits différés visent à couvrir les charges liées à l'objet financé Département de l'emploi, des affaires sociales et de la santé (DEAS) Service financier (SFIN) 18.11.2014 - Page 22 Compte d'exploitation (7) Les produits différés constatés sur les subventions d'investissement et sur les fonds affectés peuvent être présentés, soit : sur une ligne séparée dans le compte d'exploitation sous les intitulés « Produits différés sur subventions d'investissement » et « Produits différés sur fonds affectés » dans la rubrique « Autres produits d'exploitation » avec un détail en annexe Si la subvention d'investissement concerne un actif hors exploitation, les produits différés y relatifs seront présentés dans les produits hors exploitation. Une information est alors donnée en annexe Les subventions d'équipement pour les ateliers doivent être traitées de la même manière que les autres subventions d'investissement Département de l'emploi, des affaires sociales et de la santé (DEAS) Service financier (SFIN) 18.11.2014 - Page 23 Compte d'exploitation (8) Présentation par grands types de résultats : Résultat d'exploitation Résultat financier Séparation facultative Résultat hors exploitation Résultat exceptionnel (ou relevant d'un exercice antérieur) Résultat de l'exercice avant répartition ./. Part revenant à l'Etat = Résultat de l'exercice après répartition (part restant dans l'entité) à présenter dans le compte « Résultat de l'exercice » au bilan } Pour chaque type de résultat, indiquer séparément le total des charges et le total des produits Pour le résultat hors exploitation/exceptionnel (ou relevant d'un exercice antérieur), un détail doit être fourni en annexe Département de l'emploi, des affaires sociales et de la santé (DEAS) Service financier (SFIN) 18.11.2014 - Page 24 Traitement du résultat (1) Le traitement du résultat vise à restituer à l'Etat, en principe à l'échéance du contrat, la part de la subvention non utilisée par l'entité, en conformité avec le principe de subsidiarité. Des exemples de répartition du résultat figurent aux pages 32 et 33 de la présente directive Détermination des quotes-parts 1° Entité dont le contrat de prestations prévoit une clé de répartition forfaitaire sur la durée du contrat, sous la forme d'un pourcentage fixe de répartition (par exemple l'entité conserve x% de son résultat annuel) : Quote-part Entité : x% Quote-part Etat : (1-x%) (en pour cent) 2° Entité dont le contrat de prestations prévoit une clé de répartition modulable, sous la forme d'un taux de couverture des revenus. La formule suivante permet de calculer le taux de répartition de l'exercice concerné : Quote-part Entité = (Total des produits(2) – Subventions(3)) / Total des produits(2) }*100 Quote-part Etat = (1 - quote-part Entité)*100 Département de l'emploi, des affaires sociales et de la santé (DEAS) Service financier (SFIN) 18.11.2014 - Page 25 Traitement du résultat (2) En cas de clé de répartition modulable, les quotes-parts peuvent varier d'année en année en fonction des variables suivantes : total des produits, subventions d'exploitation, produits différés des subventions d'investissement constatés sur l'exercice En cas de clé de répartition forfaitaire, les quotes-parts restent en principe constantes sur toute la durée du contrat de prestations Répartition du résultat de l'exercice La répartition du résultat se fait en appliquant au résultat net de l'exercice avant répartition les différentes quotes-parts calculées Exemple : Part du résultat restant dans l'entité = Résultat de l'exercice (1) * (Quote-part Entité) Part du résultat à restituer à l'Etat = Résultat de l'exercice (1) * (Quote-part Etat) Département de l'emploi, des affaires sociales et de la santé (DEAS) Service financier (SFIN) 18.11.2014 - Page 26 Traitement du résultat (3) Les définitions (renvois) aux formules ci-avant sont les suivantes : Résultat de l'exercice(1) = résultat net de l'exercice avant répartition (tenant compte de tous les produits et les charges de l'exercice) Total des produits(2) = intégralité des produits de l'entité ou du domaine subventionné en cas de répartition du résultat sectoriel (produits d'exploitation, financiers, hors exploitation, exceptionnels) Subventions(3) = subventions cantonales d'exploitation (fonctionnement) et les produits différés des subventions cantonales d'investissement Le détail de la répartition du résultat doit être présenté en annexe (calcul des quotes-parts, calcul de la part du résultat revenant à l'Etat, etc.) Le cas échéant, procéder de la même manière pour les subventions des autres départements (par exemple le DIP) avec l'explication ad hoc Département de l'emploi, des affaires sociales et de la santé (DEAS) Service financier (SFIN) 18.11.2014 - Page 27 Traitement du résultat (4) Pendant la durée du contrat, le résultat net de l'exercice est réparti à la fin de chaque exercice comptable entre l'Etat et l'Entité concernée selon les quotes-parts calculées : La part du résultat restituable à l’Etat constitue une dette envers ce dernier et doit par conséquent figurer dans les fonds étrangers de l’entité, dans le compte «subventions non dépensées à restituer à l'Etat» En vertu du principe de l’importance relative, cette dette ne porte pas intérêts L'Etat participe aux résultats négatifs jusqu'à concurrence de la quotepart Etat et du solde disponible du compte « Subventions non dépensées à restituer à l'Etat » La part du résultat revenant à l’entité ainsi que la part non couverte par l’Etat, en cas de résultat négatif, doivent être comptabilisées dans les capitaux propres de l’entité sous l'intitulé « Résultats cumulés sur la durée du contrat » Département de l'emploi, des affaires sociales et de la santé (DEAS) Service financier (SFIN) 18.11.2014 - Page 28 Traitement du résultat (5) À l’échéance du contrat et après analyse des états financiers de l’entité par le département : L’éventuel solde du compte « subventions non dépensées à restituer à l'Etat » est définitivement dû et restitué à l’Etat, pour autant que l’entité réalise un résultat net positif sur la durée du contrat Le montant figurant dans les capitaux propres de l’entité sous l’intitulé « Résultats cumulés sur la durée du contrat » est définitivement acquis/supporté par l’entité et viré dans un compte de réserves Département de l'emploi, des affaires sociales et de la santé (DEAS) Service financier (SFIN) 18.11.2014 - Page 29 Traitement du résultat (6) En résumé, les éventuels bénéfices et pertes réalisés par l'entité sur la durée du contrat sont répartis selon les quotes-parts calculées sur la base de la clé de répartition contractuelle Au terme du contrat de prestations, si les bénéfices cumulés sont supérieurs aux pertes cumulées, une quote-part est restituée à l'Etat, correspondant en principe à la part de la subvention non dépensée Par contre si les pertes cumulées dépassent les bénéfices cumulés sur la durée du contrat, l'entité supporte seule la perte nette constatée au terme du contrat de prestations L’Etat ne supporte donc aucune perte nette, ni pendant la durée du contrat de prestations, ni à l’échéance de celui-ci Département de l'emploi, des affaires sociales et de la santé (DEAS) Service financier (SFIN) 18.11.2014 - Page 30 Traitement du résultat (7) En application de la directive transversale sur le traitement des bénéfices et des pertes des entités subventionnées, toute part de subvention à restituer équivalente ou supérieure à 1 000 000 F doit être reflétée dans les comptes de l'Etat, ceci également pendant la durée du contrat de prestations Dans le cas où l'entité évalue avec un degré de survenance raisonnable qu'elle pourrait se trouver avec une rétrocession cumulée supérieure à 1 000 000 F après la répartition, elle doit alors déterminer soit son résultat annuel définitif, soit une estimation la plus fiable possible de ce résultat Si une rétrocession cumulée égale ou supérieure à 1 000 000 F se confirme, une communication doit être faite au plus tard le 15 janvier au service financier du département afin de permettre sa comptabilisation dans les comptes de l'Etat Département de l'emploi, des affaires sociales et de la santé (DEAS) Service financier (SFIN) 18.11.2014 - Page 31 Traitement du résultat (8) Exemple 1 Part du résultat conservée par l'Entité Dette envers l'Etat -> Montant devant figurer dans le compte de passif « subventions non dépensées à restituer » à la fin de l'exercice comptable 2014 250'000 10'000 650'000 910'000 71% 71% 29% -40'000 -11'429 -28'571 0 -40'000 2015 250'000 10'000 800'000 1'060'000 75% 75% 25% 180'000 44'151 135'849 32'722 107'278 2016 250'000 10'000 700'000 960'000 73% 73% 27% -90'000 -24'375 -65'625 8'347 41'653 2017 250'000 10'000 900'000 1'160'000 78% 78% 22% 60'000 13'448 46'552 21'796 88'204 Total 1'000'000 40'000 3'050'000 4'090'000 110'000 21'796 88'204 Quote-part Entité Quote-part Etat Capitaux propres Entité -> Montant devant figurer dans la rubrique « Résultats cumulés sur la durée du contrat » à la fin de l'exercice comptable Clé de répartition Part du résultat revenant à l'Etat Résultat de l'exercice avant répartition Com ptabilisation de l'opération de répartition du résultat respectivem ent dans les Fonds étrangers et les Capitaux propres de l'entité Total des produits ATTENTION ! Répartition extra-com ptable du résultat de l'exercice Autres produits Calcul des quotes-parts sur la base de la clé de répartition contractuelle (la clé retenus ici est m odulable) Produits différés sur subvention d'investissement Déterm ination du total des produits à prendre en com pte dans le calcul de la clé de répartition m odulable {clé = (total des produits - subventions - produits différés )/ total des produits} Subventions cantonales annuelles Exercice comptable concerné (année) Version 1 Résultat net positif à l'échéance du contrat Département de l'emploi, des affaires sociales et de la santé (DEAS) Service financier (SFIN) 18.11.2014 - Page 32 Traitement du résultat (9) Exemple 2 Part du résultat conservée par l'Entité Dette envers l'Etat -> Montant devant figurer dans le compte de passif « subventions non dépensées à restituer » à la fin de l'exercice comptable 2014 250'000 10'000 650'000 910'000 71% 71% 29% -40'000 -11'429 -28'571 0 -40'000 2015 250'000 10'000 800'000 1'060'000 75% 75% 25% 180'000 44'151 135'849 32'722 107'278 2016 250'000 10'000 700'000 960'000 73% 73% 27% 20'000 5'417 14'583 38'139 121'861 2017 250'000 10'000 900'000 1'160'000 78% 78% 22% -340'000 -76'207 -263'793 0 -180'000 Total 1'000'000 40'000 3'050'000 4'090'000 -180'000 -38'068 -141'932 Quote-part Entité Quote-part Etat Capitaux propres Entité -> Montant devant figurer dans la rubrique « Résultats cumulés sur la durée du contrat » à la fin de l'exercice comptable Clé de répartition Part du résultat revenant à l'Etat Résultat de l'exercice avant répartition Com ptabilisation de l'opération de répartition du résultat respectivem ent dans les Fonds étrangers et les Capitaux propres de l'entité Total des produits ATTENTION ! Répartition extra-com ptable du résultat de l'exercice Autres produits Calcul des quotes-parts sur la base de la clé de répartition contractuelle (la clé retenus ici est m odulable) Produits différés sur subvention d'investissement Déterm ination du total des produits à prendre en com pte dans le calcul de la clé de répartition m odulable {clé = (total des produits - subventions - produits différés )/ total des produits} Subventions cantonales annuelles Exercice comptable concerné (année) Version 2 Résultat net négatif à l'échéance du contrat Département de l'emploi, des affaires sociales et de la santé (DEAS) Service financier (SFIN) 18.11.2014 - Page 33 Tableau de financement Présentation des comptes de l'année n-1 en comparaison des comptes de l'année n Application de la méthode indirecte est recommandée Présentation séparée des éléments suivants : Flux de fonds provenant de l'activité d'exploitation Flux de fonds provenant de l'activité d'investissement Flux de fonds provenant de l'activité de financement Variation des disponibilités Département de l'emploi, des affaires sociales et de la santé (DEAS) Service financier (SFIN) 18.11.2014 - Page 34 Tableau de variation du capital Sur deux tableaux différents : Chiffres des comptes de l'année n Chiffres des comptes de l'année n-1 à fournir obligatoirement Présente les éléments suivants : Moyens provenant du financement propre (y compris réserves) Moyens provenant des fonds affectés Département de l'emploi, des affaires sociales et de la santé (DEAS) Service financier (SFIN) 18.11.2014 - Page 35 Annexe (1) L'art. 663 b du CO (ancien droit) et les RPC énumèrent les indications minimales que l'annexe doit contenir. Certaines d'entre elles sont rappelées ci-après, ainsi que celles demandées par le département [cf. pour mémoire le tableau EXCEL sur notre site sous la rubrique « Informations et supports divers »]. Le cas échéant, indiquer « Néant » ou « Non-applicable » Précision des principes ayant régi l'établissement des comptes annuels (notamment les bases et les principes d'évaluation utilisés) Dépréciation sur débiteurs : elle doit être établie selon les risques avérés et justifiée selon une liste rendue anonyme avec les motifs à présenter en annexe. Les montants forfaitaires ne sont pas admis. Le détail des dépréciations figurent en annexe. Elles sont présentées en déduction du poste « Débiteurs » au bilan Stocks-marchandises : l'existence ou non d'un inventaire physique est à mentionner (et date de celui-ci), si le montant est significatif Liste exhaustive de tous les éléments composant les comptes de régularisation actif et passif (voire explications pour les cas particuliers) en distinguant : Produits à recevoir et Charges payées d'avance Produits reçus d'avance et Charges à payer Département de l'emploi, des affaires sociales et de la santé (DEAS) Service financier (SFIN) 18.11.2014 - Page 36 Annexe (2) Immobilisations corporelles : indication de l'existence ou non d'un inventaire physique Les taux d'amortissement pratiqués doivent se justifier, notamment en regard du référentiel comptable applicable ou des prescriptions de Curaviva. Ils sont mentionnés dans l'annexe avec un commentaire Selon la directive CIIS sur la compensation des coûts et la comptabilité analytique p.3), les taux d'amortissement maxima sont les suivants : Actifs immobilisés (immeubles) Mobilier, machines et véhicules Systèmes informatiques et systèmes de communication 4 % 20 % 33 1/3 % Les seuils d'activation utilisés doivent être indiqués dans l'annexe avec un commentaire. Seules les charges activables au sens de la RPC doivent être activées Les actifs affectés et/ou inaliénables doivent faire l'objet d'explication en annexe avec mention de leur origine, leur but et des modalités d'utilisation y relatives La contrepartie des fonds affectés sous forme de liquidités, d'immobilisations financières ou d'immobilisations corporelles doit faire l'objet d'explication en annexe avec mention des modalités d'utilisation y relatives Département de l'emploi, des affaires sociales et de la santé (DEAS) Service financier (SFIN) 18.11.2014 - Page 37 Annexe (3) Tableau des immobilisations (avec un commentaire éventuel) : Valeurs brutes en début de période Acquisitions Ventes Amortissements ordinaires avec taux utilisés Amortissements extraordinaires avec taux et justification Valeurs nettes en fin de période Valeur d'assurance incendie Seuil d'activation Actifs mis en gage ou cédés Mention éventuelle de la politique de gestion et de placement de la fortune Département de l'emploi, des affaires sociales et de la santé (DEAS) Service financier (SFIN) 18.11.2014 - Page 38 Annexe (4) Présentation du tableau des provisions (solde en début d'année, dissolution, utilisation et constitution en cours d'année et solde en fin d'année) Les provisions pour risques et charges ne doivent pas avoir un caractère de réserve. Leur but doit être mentionné, ainsi que leur justification et leur évolution (n-1 et n). Elles doivent être totalement dissoutes dès lors que le risque associé disparaît La dissolution des provisions doit toucher les mêmes rubriques que celles utilisées lors de leur constitution (par exemple une provision constituée par le biais d'une charge hors exploitation doit être dissoute par la comptabilisation d'un produit hors exploitation et non pas par la comptabilisation d'un produit d'exploitation, ni par la comptabilisation d'un produit financier) Département de l'emploi, des affaires sociales et de la santé (DEAS) Service financier (SFIN) 18.11.2014 - Page 39 Annexe (5) Information concernant le leasing financier à fournir en annexe Détail des comptes créanciers «Pensions», «FDP» et/ou «Dépôt» à présenter dans l'annexe Détail et explications relatives aux postes exceptionnels, extraordinaires et hors exploitation à présenter dans l'annexe Présentation « sectorielle » par exemple si la subvention ne porte que sur une activité parmi d'autres et/ou s'il existe des secteurs d'activités très différenciés Les subventions non monétaires (en nature) sont évaluées à leur juste valeur et présentées de manière exhaustive en annexe (liste + montants) Département de l'emploi, des affaires sociales et de la santé (DEAS) Service financier (SFIN) 18.11.2014 - Page 40 Annexe (6) La liste des subventions d'investissement reçues dans l'année (cantonales/fédérales; par département cantonal; ateliers /constructions) est fournie en annexe avec mention des actifs visés (le détail) Les immobilisations financières sont évaluées à leur coût d'acquisition, déduction faite des pertes de valeur éventuelles. La dépréciation constatée est traitée en conformité avec la recommandation RPC 20 Les titres présentés dans les immobilisations financières peuvent être portés au bilan à leur valeur actuelle. Dans ce cas, les plus ou moins-values doivent être enregistrées dans le compte d’exploitation. Un tableau comparatif des variations de valeurs est présenté en annexe et fait l'objet d'un commentaire Département de l'emploi, des affaires sociales et de la santé (DEAS) Service financier (SFIN) 18.11.2014 - Page 41 Annexe (7) Opérations hors bilan Cautionnement, engagements de leasing opérationnel, engagements conditionnel (par exemple relatifs à la thésaurisation du passé), etc. avec une liste exhaustive et explications Remboursement conditionnel de subventions d'investissement par objet : • Montant de subvention cantonale d'investissement cumulé et date de la mise en service de l'objet subventionné • Durée résiduelle indicative restant à courir avec montant de la «réserve de propriété» (soit le montant qui pourrait devoir être remboursé par exemple en cas de cessation d'activité) pour les subventions cantonales {prendre 50 ans comme hypothèse de calcul pour l'immobilier et 15 ans pour les autres actifs immobilisés} Département de l'emploi, des affaires sociales et de la santé (DEAS) Service financier (SFIN) 18.11.2014 - Page 42 Annexe (8) Fonds affectés : Soit par un tiers externe Soit par l'entité sur une base annuelle à condition que l'affectation en faveur des «résidants» pour un projet ou une intention spécifique soit décidée avant de recevoir les dons qui n'auraient pas été affectés directement; dans ce cas, l'entité doit – dans le respect du principe de proportionnalité – informer sur sa politique en la matière, par exemple sur son site internet et dans son rapport annuel, afin de permettre à tous les donateurs qui le souhaitent de vérifier l'affectation de leurs dons et de solliciter, le cas échéant, une autre affectation Liste des fonds affectés Chaque fonds doit disposer d'un «règlement» avec but, date de création, organe autorisant une dépense, signatures, etc. Justification des réserves particulières Liste exhaustive des sources de subventionnement (exploitation) avec mention des montants et des motifs de subventionnement Département de l'emploi, des affaires sociales et de la santé (DEAS) Service financier (SFIN) 18.11.2014 - Page 43 Annexe (9) Remboursements d'assurances Les remboursements APG sont comptabilisés en déduction de charge de la catégorie de personnel concerné Les montants de remboursement APG sont mentionnés en annexe par catégorie d'assurance (plus tableau) Liste des indemnités complémentaires versées et montants, ainsi que prestations/avantages en nature (ou tout autre cas particulier) au : a) personnel b) directeurs et cadres supérieurs Rémunération de la direction (avec les fonctions concernées et ne pas oublier le taux d'activité) sous forme d'enveloppe globale Rémunération du comité, conseil d'administration, conseil de fondation, commission administrative, etc. sous forme d'enveloppe globale Membre du Conseil exerçant des tâches de direction Département de l'emploi, des affaires sociales et de la santé (DEAS) Service financier (SFIN) 18.11.2014 - Page 44 Annexe (10) Prévoyance (Engagements et toute information utile) : Figure en annexe et non pas dans les comptes {en dérogation à la RPC 16 sur les engagements de prévoyance} Le cas échéant, l'organe de révision apprécie cette situation dans son rapport Entités et transactions en parties liées sont à publier Notamment une description des transactions, leur volume (en principe par un montant) et autres conditions essentielles [cf. RPC 15 : Transactions avec des parties liées] Département de l'emploi, des affaires sociales et de la santé (DEAS) Service financier (SFIN) 18.11.2014 - Page 45 Annexe (11) Evaluation des risques : Mention de l'évaluation avec date de l'approbation par l'organe suprême de l'entité (Comité d'association , Conseil de fondation, etc.) Rapport SAI(ex-ICF) ou Cour des comptes : Mention de l'existence ou non recommandations encore ouvertes d'un rapport avec des Liste de tout élément ou événement à caractère particulier Evénements importants survenus après la date de clôture des comptes Département de l'emploi, des affaires sociales et de la santé (DEAS) Service financier (SFIN) 18.11.2014 - Page 46 Rapport de performance (1) Etabli sous la responsabilité de l'entité Complètement indépendant du rapport d'activité (de gestion) Eléments à inclure obligatoirement dans le rapport de performance : a) Légaux et organisationnels : But et organisation de l'institution (selon statuts et/ou acte constitutif) Nom de l'organe de révision et la date du début du mandat Composition de l'organe suprême de l'entité et la durée du mandat Personnes responsables de la gestion Personnes habilitées à signer et mode de signature Description des prestations fournies Statut fiscal et depuis quand (exonération par exemple) Mention d'une évaluation des risques avec renvoi à l'annexe Département de l'emploi, des affaires sociales et de la santé (DEAS) Service financier (SFIN) 18.11.2014 - Page 47 Rapport de performance (2) b) Eléments d'efficacité et d'efficience selon RPC 21 : Tableau de bord des objectifs, indicateurs et cibles du contrat de prestations doit être fourni selon la même présentation que dans le contrat de prestations avec une dernière colonne «Réalisé 2014» Rajout par l'entité à sa libre appréciation (par exemple, l'importance du bénévolat) c) Eléments relatifs à l'activité Nombre de places (y compris la variation en cours d'année) Nombre de journées (homes/centres de jour) Nombre d'heures d'ateliers Nombre d'entrées et de sorties Département de l'emploi, des affaires sociales et de la santé (DEAS) Service financier (SFIN) 18.11.2014 - Page 48 Rapport de performance (3) d) Eléments relatifs au personnel Nombre d'EPT de la dotation ordinaire soumis aux mécanismes salariaux (y compris postes vacants) Nombre d'équivalant EPT de la sous-traitance Nombre d'EPT (non soumis aux mécanismes salariaux) : stagiaires, apprentis, le cas échéant, emplois de solidarité Selon les catégories : o Nombre d'EPT du personnel socio-éducatif o Nombre d'EPT du personnel socio-hôtelier o Nombre d'EPT du personnel administratif Département de l'emploi, des affaires sociales et de la santé (DEAS) Service financier (SFIN) 18.11.2014 - Page 49 Comptabilité analytique et statistiques Les institutions soumises à autorisation d'exploiter doivent : Tenir une comptabilité analytique conformément : aux normes reprises par le canton dès l'entrée en vigueur de la nouvelle péréquation financière et répartition des charges entre la Confédération et les cantons (RPT) à l'article 34 de la Convention intercantonale relative aux institutions sociales (CIIS) Tenir des statistiques complètes et distinctes pour chaque établissement Les directives CIIS sur la comptabilité analytique applicables sont consultables sur le site Internet de la CIIS, à l'emplacement suivant : http://sodk.ch/fileadmin/user_upload/Fachbereiche/Behindertenpolitik/IVSE/Directives_CC_et__CA_F.pdf Département de l'emploi, des affaires sociales et de la santé (DEAS) Service financier (SFIN) 18.11.2014 - Page 50 Remarques Toute demande relative à la présente directive est adressée au service financier du DEAS (ci-après SFIN) Une information régulière est faite par messagerie et/ou sur le site Internet : http://www.ge.ch/subventions/ entre autres sur l'évolution des RPC et de Curaviva, les avis et constats des organes de révision,… Le service financier du DEAS est à votre disposition et vous remercie pour votre collaboration ! Département de l'emploi, des affaires sociales et de la santé (DEAS) Service financier (SFIN) 18.11.2014 - Page 51
