Fiche de poste Rectorat de la Guyane Secrétaire particulière du

Fiche de poste
Rectorat de la Guyane
Secrétaire particulière du Recteur
Identification du poste
Domaine fonctionnel : Cabinet du Recteur
Emploi type : Secrétaire particulière
Fonction : Secrétaire particulière du recteur de Guyane
Corps : SAENES (catégorie B)
Localisation du poste : Rectorat de Guyane Route de Baduel BP 6011 97306 Cayenne
Votre environnement professionnel
La secrétaire particulière du recteur exerce au sein du Cabinet du Recteur sous la responsabilité du
Directeur de Cabinet.
Le Cabinet est composé du Directeur de Cabinet, du Chef de Cabinet en charge des relations avec la société
civile, d’une cellule communication, et d’une cellule d’aide au pilotage et à la prospective.
Vos activités principales
1. Assurer le suivi de l’agenda du recteur en lien avec le Directeur de Cabinet
2. Assurer le suivi des déplacements du recteur hors du département
3. Assurer la prise de rendez-vous auprès des ministères
4. Assurer le secrétariat de Monsieur le recteur
5. Assurer l’accueil des personnes ayant sollicité une audience auprès du Recteur et les introduire.
6. Assurer le traitement du courrier papier comme du courrier électronique (dispatching, archivage)
7. Gérer le budget de la chancellerie
8. Assurer la préparation des réceptions chancellerie
9. Gérer le service du chauffeur et de la gouvernante du recteur
Les compétences et qualités requises
1. Connaître l’environnement institutionnel et l’organisation structurelle du Rectorat
2. Maîtriser l’outil informatique et les logiciels de bureautique (Word Excel Power Point Publisher
Access) et internet
3. Faire preuve de rigueur, de perspicacité et de réactivité
4. Faire preuve de discrétion
5. Avoir le sens des relations humaines