Fiche de poste Rectorat de la Guyane Secrétaire particulière du Recteur Identification du poste Domaine fonctionnel : Emploi type : Fonction : Corps : Localisation du poste : Cabinet du Recteur Secrétaire particulière Secrétaire particulière du recteur de Guyane SAENES (catégorie B) Rectorat de Guyane Route de Baduel BP 6011 97306 Cayenne Votre environnement professionnel La secrétaire particulière du recteur exerce au sein du Cabinet du Recteur sous la responsabilité du Directeur de Cabinet. Le Cabinet est composé du Directeur de Cabinet, du Chef de Cabinet en charge des relations avec la société civile, d’une cellule communication, et d’une cellule d’aide au pilotage et à la prospective. Vos activités principales 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Assurer le suivi de l’agenda du recteur en lien avec le Directeur de Cabinet Assurer le suivi des déplacements du recteur hors du département Assurer la prise de rendez-vous auprès des ministères Assurer le secrétariat de Monsieur le recteur Assurer l’accueil des personnes ayant sollicité une audience auprès du Recteur et les introduire. Assurer le traitement du courrier papier comme du courrier électronique (dispatching, archivage) Gérer le budget de la chancellerie Assurer la préparation des réceptions chancellerie Gérer le service du chauffeur et de la gouvernante du recteur Les compétences et qualités requises 1. Connaître l’environnement institutionnel et l’organisation structurelle du Rectorat 2. Maîtriser l’outil informatique et les logiciels de bureautique (Word Excel Power Point Publisher Access) et internet 3. Faire preuve de rigueur, de perspicacité et de réactivité 4. Faire preuve de discrétion 5. Avoir le sens des relations humaines