Manuel Qualité RNC - Registre National du Cancer

Registre National du Cancer
Manuel Qualité
Version 1.4 du 03-07-2014
Registre National du Cancer Luxembourg
1a-b, rue Thomas EDISON
L - 1445 STRASSEN – LUXEMBOURG

Manuel Qualité RNC
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Version validée 1.4 du 03/07/2014
Sommaire
A. Introduction ............................................................................................................................................. 3
B. Contrôles Qualité au niveau des Registres Hospitaliers du Cancer .................................... 4
1. Contrôles Qualité au moment de la saisie dans le logiciel MoviBase / RHC ................ 4
1.1. Exhaustivité des cas .................................................................................................................. 4
1.2. Exhaustivité par cas (complétude des données) ........................................................... 4
1.3. Exactitude des données ........................................................................................................... 5
2. Contrôles Qualité sur la base de données des RHC ............................................................... 6
C. Contrôles Qualité au niveau du Registre National du Cancer ............................................... 7
1. Contrôles Qualité au moment de l’intégration de nouvelles données ........................... 7
1.1. Identito-vigilance ....................................................................................................................... 7
1.2. Exactitude des données ........................................................................................................... 7
2. Contrôles Qualité réguliers et avant toute utilisation des données du RNC ............... 7
2.1. Exhaustivité des cas .................................................................................................................. 7
2.2. Exhaustivité par cas (complétude des données) ........................................................... 8
2.3. Exactitude des données ........................................................................................................... 9
3. Contrôles Qualité annuels ............................................................................................................... 9
4. Contrôles complémentaires suite à des analyses de données ....................................... 10
5. Retour de l’information ................................................................................................................. 10
Historique du document ............................................................................................................................ 11
Références ....................................................................................................................................................... 11
Acronymes ...................................................................................................................................................... 12

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A. Introduction
Le Ministère de la Santé est le commanditaire du Registre National du Cancer (RNC) dont
il a confié le développement et la gestion au Luxembourg Institute of Health
(anciennement Centre de Recherche Public de la Santé), Centre d’Etudes en Santé (L.I.H.
/ CES). Celui-ci a notamment pour mission de garantir la qualité des données collectées
pour le RNC.
La codification des données se fait selon les règles internationales (Classification
Internationale de Maladies pour l’Oncologie, 3ème édition (CIM-O-3), TNM 7ème édition)
pour que les résultats obtenus soient comparables avec les résultats internationaux. Les
règles d’enregistrement et de validation suivent les recommandations internationales du
Centre International de Recherche sur le Cancer (CIRC) et du Réseau Européen des
Registres des Cancers (ENCR).
Les définitions et les règles de codification des données sont décrites dans un document
technique, le dictionnaire des variables (Codebook), rédigé par le L.I.H., et mis à la
disposition des cinq établissements hospitaliers participant à la filière oncologie ainsi
qu’au Centre national de radiothérapie François Baclesse (CFB) et de leurs Data Managers
Cancer (DMC). Les DMC, spécifiquement formés et encadrés par l’institution responsable
du RNC depuis 2012, sont en charge, sous l’autorité de la direction de leur institution, de
recenser au sein de l’établissement tous les nouveaux cas de cancer, de collecter et coder
les données nationales nécessaires dans le Registre Hospitalier du Cancer (RHC) de
l’établissement, puis de transférer les données pseudonymisées vers le RNC, selon le code
book du RNC et les protocoles et procédures établis par le RNC.
Le Manuel Qualité décrit les différents processus de validation de la qualité des données.
Ces processus de vérification des données se déroulent en plusieurs phases, au niveau des
Registres Hospitaliers du Cancer (RHC) et au niveau du RNC lui-même.
Le Manuel Qualité est intégré au règlement interne de RNC en tant qu’annexe. Il est
consultable sur le site internet du RNC : www.rnc.lu.
Le Manuel Qualité est complété par une série de Procédures Opératoires Standardisées
(POS).
NB : Le présent Manuel Qualité sera mis à jour régulièrement afin d’assurer une
amélioration constante de la qualité des données du RNC.

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B. Contrôles Qualité au niveau des Registres Hospitaliers du Cancer
1. Contrôles Qualité au moment de la saisie dans le logiciel MoviBase / RHC
Dans les établissements hospitaliers et au Centre national de radiothérapie François
Baclesse (CFB), les données sont saisies par les Data Managers Cancers (DMC) dans le
logiciel MoviBase / RHC.
1.1. Exhaustivité des cas
Tous les nouveaux cas de cancer diagnostiqués et/ou traités dans les établissements où
officient les DMC doivent être enregistrés dans le RHC lorsqu’ils remplissent les critères
d’inclusion, définis dans le codebook RHC.
Pour chaque patient, une fiche PATIENT et une ou plusieurs fiches TUMEUR doivent être
renseignées.
Chaque fiche tumeur doit être saisie de la manière la plus complète et la plus précise
possible en exploitant toutes les données disponibles.
Certaines variables doivent nécessairement être renseignées pour que le cas puisse être
enregistré dans le RHC :
 la date de naissance (Fiche PATIENT),
 le sexe (Fiche PATIENT),
 la topographie (Fiche TUMEUR)
 la morphologie (Fiche TUMEUR),
 la base du diagnostic (Fiche TUMEUR,
 la date d’incidence (Fiche TUMEUR).
Les DMC doivent identifier les sources et le circuit des informations disponibles dans leur
établissement. Toutes les informations du dossier patient doivent être consultées
(compte-rendu anatomopathologique, compte-rendu d’imagerie médicale, compte-rendu
opératoire, fiche de Réunion de Concertation Pluridisciplinaire (RCP)…).
Chaque 6 mois, une extraction du fichier médico-administratif comprenant les données
d’hospitalisation des cas dont au moins un des codes CIM-10 du diagnostic de sortie
correspond à un cancer, doit être faite et transmise au DMC pour qu’il puisse vérifier
l’exhaustivité du RHC.
1.2. Exhaustivité par cas (complétude des données)
Tous les 6 mois, les DMC doivent assurer le suivi des patients dont la date de dernier
contact est supérieure à 3 mois en contactant le médecin en charge du suivi du patient, en
consultant au besoin le dossier ou en prenant directement contact avec le patient (par
téléphone ou email) si le médecin n’a pas d’information à fournir sur le patient. Les DMC
doivent alors statuer sur base des informations fournies par les médecins, dans le dossier
ou par le patient, sur:
 le statut vital du patient,
 la survenue d’une récidive,
 la survenue d’une métastase,
 la survenue d’une nouvelle tumeur,

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 la survenue d’une transformation pour les suivis des hémopathies
malignes.
La date de dernier contact est également mise à jour.
1.3. Exactitude des données
Un certain nombre de contrôles au moment de la saisie des données ont été intégrés dans
le logiciel MoviBase / RHC, afin de diminuer les risques d’erreur à la saisie. Ils sont
exécutés automatiquement à la saisie des cas par les DMC dans le logiciel.
Format des variables :
Pour la plupart des variables, les modalités de réponse apparaissent sous forme de listes
déroulantes. Ces listes peuvent également être filtrées en fonction de la réponse à d’autres
variables.
Les variables numériques sont bornées. Lorsque la donnée est inconnue ou non
applicable, un code « INC » ou « NA » apparaît par clic droit sur la souris, pour éviter
d’utiliser un code chiffré pour ces cas.
Contrôles d’édition :
Une série de tests sur les valeurs et formats de chacune des variables (Ex : taille de la
tumeur > 0), ainsi que des tests sur la cohérence entre les valeurs de plusieurs variables
mesurées sur le même patient et/ou sur sa ou ses tumeurs (Ex : nombre de ganglions
examinés ≥ nombre de ganglions positifs), sont définis et intégrés dans le logiciel
MoviBase / RHC.
La notion de champ conditionnel a également été intégrée : le champ ne s’ouvre qu’en
fonction de la valeur enregistrée pour une ou plusieurs autres variables précédemment
renseignées.
Alerteurs :
Lorsqu’une erreur est détectée, un message d’alerte apparaît sous la forme d’un « pop-
up ».
Les erreurs et avertissements apparus à la saisie sont stockés dans le logiciel et
permettent ainsi d’en réaliser un suivi tous les ans.
Type de rejet :
Certaines erreurs sont bloquantes, ce qui signifie qu’un cas présentant cette erreur ne
peut être enregistré tant que cette erreur n’a pas été corrigée (Ex : cancer de la prostate
chez une femme).
En revanche, certains tests conduisent à des avertissements (Ex : cancer du sein chez un
homme), car les valeurs observées sont peu probables mais pas impossibles. Dans ce cas,
le cas peut être enregistré dans le RHC, mais il est identifié par un « flag » afin de pouvoir
le repérer.
La liste des contrôles effectués ainsi que leur caractère bloquant / non bloquant sont
présentés dans le codebook des variables. Ces tests sont basés principalement sur ceux
du CIRC, mais des contrôles complémentaires sont également ajoutés.