Gestion de projet et démarche de partenariat

Gestion de projet et
démarche de
partenariat
Animateur : Timothée JOHNSON, Juriste d’entreprise
JK PARTNERS CONSULTING
Quel est le but visé par cette formation ?
L’élan, l’empressement et la dynamique d’un
nouveau projet nous incitent tout naturellement à
foncer. Bien que votre enthousiasme et votre
imagination soient essentiels à la réalisation des
objectifs de votre projet, ils ne suffisent pas à eux
seuls.
La réussite d'un projet est aussi fonction d’une
gestion efficace. Il faut que le projet soit bien conçu,
bien construit, bien finaliser, bien formaliser.
Mais la réussite d’un projet est surtout fonction
de la mise en place d’une bonne démarche de
partenariat, qu’il soit financier ou non financier.
Le but de cette formation sera par
conséquent : comment formaliser un projet
pour réussir sa démarche de partenariat ?
D’abord quelques définitions
Qu’est-ce qu’un projet?
Selon le Project Management Institute (PMI), un
projet est toute activité réalisée une seule fois,
doté d’un début et d'une fin déterminée et qui
vise à répondre à des objectifs précis. Il peut
nécessiter la participation d’une seule ou de
milliers de personnes. Il peut être entrepris par
une seule organisation ou par un groupe
d’organismes intéressés. Il peut s’agir de quelque
chose d’aussi simple que l’organisation d’un
événement d'une journée ou d’aussi complexe
que la construction d’un barrage sur une rivière.
D’abord quelques définitions
Qu’est-ce que la gestion de projet?
La gestion de projet est l’utilisation d’outils et de
techniques dans le cadre des activités d'un projet,
en vue de satisfaire les exigences et les attentes
des parties prenantes à l’égard d’un projet.
Le gestionnaire de projet, parfois appelé
coordonnateur ou chef de projet, en administre
les détails, au jour le jour. Il s’agit là d'un défi
constant qui demande une compréhension du
contexte plus général du projet et la capacité de
concilier des exigences contradictoires telles que :
les ressources disponibles et les attentes;
les priorités différentes des parties prenantes;
les besoins définis et à la portée du projet;
la qualité et la quantité.
D’abord quelques définitions
Qu’est-ce que la démarche de partenariat ?
La démarche de partenariat est l’utilisation de
techniques dans le cadre des activités d'un projet,
en vue de trouver des moyens financiers ou non
destinés à la réalisation d’un projet.
Le partenariat peut être institutionnel ou privé et il
peut s’agir d’un simple concours, d’une aide ou
d’une subvention.
Revenons à la question du jour
Comment formaliser un
projet pour réussir sa
démarche de partenariat ?
Comment formaliser un projet pour réussir sa démarche
de partenariat ?
1. Des objectifs précis – Les projets les plus réussis ont des objectifs définis
clairement dès le départ.
2. Un plan de projet bien établi – Un plan conçu avec minutie est utile pour deux
raisons. D’abord, il permet à chaque participant de comprendre et de contribuer au
projet. Il précise les responsabilités de chacun et évalue combien d’argent, de
personnes, de matériel et de temps sont nécessaires à l’achèvement du projet. Ensuite,
il sert d’outil de suivi et vous permet d’adopter des mesures correctives tôt dans le
processus si les choses tournent mal.
3. La communication, encore la communication – Votre projet repose sur la
collaboration entre toutes les personnes qui y prennent part. Une communication réelle
et continue doit s’établir entre les parties, si elles veulent œuvrer ensemble à la
réussite du projet.
4. Une envergure maîtrisée – Tout au long du projet, vous ferez face à plusieurs
situations qui ne contribuent pas toutes à vos objectifs. Il importe que vous portiez
attention à vos priorités, avec une perte minimale de temps et de concentration.
5. Le soutien de tous –D’ordinaire, les projets sont le fait de plusieurs personnes. Il
importe que celles-ci s’impliquent pour toute la durée du projet de façon à ce que
l’équipe atteigne ses objectifs.
Comment formaliser un projet pour réussir sa démarche
de partenariat ?
1ère méthode: Préparer le projet
Objectif :
Se mettre d'accord sur les caractéristiques du projet:
- en décrivant ces caractéristiques dans la fiche des objectifs et la
note de clarification.
- en préparant l'organisation des réunions : l'ordre du jour, le compterendu de réunion et une méthode pour organiser ces réunions.
- en préparant la communication interne avec la liste des participants
au projet.
- en tenant compte des motivations de l'équipe du projet à travers
l'analyse de l'environnement humain.
Explication :
Cette phase vous permet de mieux définir votre idée du projet que
vous avez envie de mener. Elle permet que tout le monde se mette
d'accord sur les caractéristiques du projet et prenne un temps de
réflexion pour préparer au mieux le projet. Les outils proposés vous
donnent des pistes de réflexion mais aussi vous permettent de mettre
par écrit des choses dites à l'oral qui vous semblent évidentes sur le
coup. Le fait de les mettre sur papier vous permettra de vous les
remémorer plus facilement plus tard.
Préparer le projet
Définir du projet
Cette première étape est primordiale pour motiver l'association et ses membres autour
du projet et des objectifs de celui-ci.
Actions
- Organiser une réunion de lancement. pour lancer et définir le projet ensemble en
invitant tous les membres de l'association pressentis pour composer l'équipe du projet9
ainsi que les responsables de l'association.
- Exprimer clairement les objectifs du projet associatif. pour permettre à l'équipe
du projet d'exprimer ses objectifs.
- Classer ces objectifs . pour repérer les objectifs fondamentaux et secondaires, ainsi
que leurs relations.
- Reporter ce classement sur la fiche des objectifs. pour se mettre d'accord sur
des objectifs explicites et compréhensibles.
- Réaliser la note de clarification. pour disposer d'un document qui résume tous les
aspects du projet.
- Communiquer à tous les membres de l'association la note de clarification.
pour assurer une bonne cohésion de l'association autour de la définition du projet.
Résultats
La définition du projet doit aboutir à deux résultats: la réalisation de la fiche des
objectifs et de la note de clarification
Préparer le projet
La fiche des objectifs
Explication : La fiche des objectifs est un document construit
qui liste des objectifs du projet, leurs relations et leur ordre
d'importance. Cette fiche des objectifs est à construire lors de
la réunion lancement entre les initiateurs du projet et ceux
susceptibles d'y participer.
Intérêts :
- Lister des objectifs explicites, compréhensibles et
hiérarchisés.
- Permettre à toute l'équipe du projet pressentie de
s'exprimer sur les objectifs du projet.
- Mettre d'accord et motiver l'équipe du projet autour
d'objectifs communs.
- Avoir un document de référence auquel se rapporter en cas
de désaccord au cours du projet.
Préparer le projet
La note de clarification
Explication : La note de clarification est un document qui
précise les
caractéristiques du projet. Elle reprend les objectifs de la
fiche des objectifs et contient une première liste des
contraintes et des risques. Elle est diffusée dans votre
association à toutes les personnes concernées par le projet.
Intérêts :
- Définir le projet sous ses principaux aspects.
- Disposer d'un document de référence décrivant les
caractéristiques
initiales du projet.
- Disposer des renseignements nécessaires pour construire
les plaquettes de présentation du projet pour les partenaires
potentiels
Préparer le projet – Un exemple de note de clarification
I - Intitulé du projet
Quel est le titre de votre projet ?
II - Contexte
Décrivez rapidement l'association et l'origine du projet.
III - Définition du projet et objectifs
1 - Objectifs généraux du projet
Reporter les objectifs généraux identifiés d'après la fiche des objectifs.
2 - Objectifs secondaires
Reporter les catégories identifiées et les objectifs secondaires correspondants d'après la fiche des objectifs.
3 - Résultats prévus du projet
Quels seront les résultats concrets de votre projet ?
Exemple : Le projet d'une association pour la défense du droit de l'enfant a
pour objectif : sensibiliser le public à la maltraitance infantile et pour résultat
concret : l'organisation d'une pièce de théâtre sur ce thème.
4 - Début et fin du projet
Quelles sont les dates de début et de fin du projet ?
5 - Première évaluation des dépenses à engager.
Combien l'association doit-elle dépenser environ pour atteindre les objectifs
du projet ?
Conseil : Inspirez-vous de l'expérience de l'association dans le même type
de projet pour faire cette première évaluation.
Remarque : Pas la peine de rentrer tout de suite dans les détails. Des
informations complèteront cette première évaluation tout au long du projet
et permettront la réalisation d'un budget prévisionnel.
IV - Acteurs du projet
1 - Responsable du projet
2 - Equipe pressentie pour la réalisation du projet
Quels sont les noms et fonctions (pour le projet) des membres de
l'association pressentis pour réaliser le projet ?
3 - Partenaires
Quels sont les partenaires pressentis pour le projet ?
V - Risques
A quels risques principaux est exposé le projet?
VI - Contraintes à respecter
1 - Contraintes de délais
Quelle est la date-butoir pour réaliser votre projet ? Quelles sont les dates
intermédiaires importantes ?
2 - Contraintes de coûts
Quel est le maximum que vous puissiez dépenser pour votre projet ? Quel
est le maximum que vous puissiez collecter pour votre projet ?
3 - Contraintes de performances
Quel niveau de qualité minimal le projet doit-il atteindre ?
Préparer le projet
Préparer la communication interne
Vous avez défini toutes les caractéristiques de votre projet. Il s'agit maintenant dans
cette 2è étape de la préparation du projet de gérer efficacement toutes les informations
qui vont circuler au sein de l'équipe du projet.
Intérêts :
- Tenir compte des idées de toute l'équipe.
- Ne négliger aucune bonne idée.
- Prévenir ou résoudre les problèmes éventuels.
- Garder l'équipe motivée.
- Faire vivre le projet de la manière la plus agréable possible.
Actions
- Identifier les moyens de communication existants pour connaître les moyens de
communication existants au sein de votre association.
- Définir la manière de communiquer au sein de l'équipe pour exploiter au mieux
les moyens de communication disponibles.
- Créer des modèles de documents pour créer l'identité visuelle de votre projet.
Cela contribue à motiver l'équipe et permet d'homogénéiser la forme de vos
documents.
- Prévoir le classement des documents pour savoir où se trouvent les informations
importantes.
- Préparer les réunions pour les rendre agréables et efficaces.
- Animer les réunions pour faire vivre le projet ensemble en vérifiant régulièrement
son avancement.
Préparer le projet
Constituer l'équipe du projet
Les premières réunions ont déjà rassemblé un certain nombre de personnes qui
constituent l'équipe du projet. Vous avez défini comment communiquer entre vous.
Il s'agit maintenant de lister les membres de cette équipe et de définir les rôles
principaux dans le projet en fonction des envies et des compétences de chacun.
Intérêts :
- Mieux connaître l'équipe du projet et son énorme influence sur le projet.
- Faciliter la communication en interne.
Actions
- Définir précisément les participants du projet pour connaître les personnes
prêtes à s'investir dans le projet.
- S'inquiéter des motivations et des compétences de chacun. Pour préparer
l'affectation des tâches afin de satisfaire le maximum de monde.
- Identifier les rôles de chacun pour répartir une première fois les responsabilités
principales.
- Reporter ces infos dans la liste des participants au projet pour disposer d'une
liste qui décrit l'équipe.
Comment formaliser un projet pour réussir sa démarche
de partenariat ?
2ème méthode: structurer le projet
Votre projet est défini sous tous ses aspects (objectifs, contraintes et
risques). Vous savez ce que vous voulez faire, il s'agit maintenant de
savoir comment vous allez y arriver ? combien cela va coûter ? et qui
va le faire ?
Objectifs :
- Structurer et prévoir la réalisation de votre projet associatif par
l'élaboration de la liste des tâches, du planning prévisionnel et d'un
budget prévisionnel
- en réfléchissant aux risques qui peuvent mettre en danger le projet
grâce à l'analyse préliminaire des risques.
Intérêts :
- Organiser et donc gagner du temps précieux lors de la réalisation.
- Préparer au maximum la réalisation du projet pour en appréhender
les points forts et les points faibles.
- Responsabiliser chaque membre de l'équipe sur des tâches précises.
- Se préparer aux problèmes qui risquent d'arriver pour mieux les
gérer au moment voulu.
Structurer le projet
Caractériser et planifier les tâches
Vous avez clairement défini les objectifs et la manière de communiquer au sein de
l'équipe du projet. C'est le moment de planifier le déroulement du projet avant de se
lancer à corps perdu dans la réalisation.
Intérêts :
- Ne pas oublier d'actions à mener.
- Déléguer les tâches de réalisation.
- Gagner du temps lors de la réalisation.
Actions:
- Découper le projet en tâches. pour obtenir une liste complète des actions
élémentaires à mener pour réaliser le projet.
- Classer les tâches en catégories pour faire apparaître l'organisation du projet.
- Affecter des durées aux tâches pour évaluer le temps de réalisation de l'ensemble
des tâches.
- Définir les liens entre les tâches pour optimiser le temps de réalisation du projet.
- Affecter des responsables à chaque tâche pour être sûr que chaque tâche soit
prise en charge.
- Dessiner le planning prévisionnel. pour visualiser le déroulement du projet dans le
temps.
Résultats:
Cette étape doit aboutir à la réalisation de la liste des tâches et du planning
prévisionnel
Structurer le projet
Liste des tâches
1- Inventorier les tâches
Avec tous les membres du projet, ou au moins le noyau dur de
l'équipe, commencez par un brainstorming3 ou chacun liste les
actions nécessaires pour la réalisation du projet.
2- Eliminer les tâches qui vous semblent inutiles ou
redondantes
3- Classer les tâches par catégories.
Exemple : Catégories : logistique, trésorerie, communication
externe, gestion de projet, etc.
4- Indiquez la date butoir à laquelle doit être réalisée la tâche.
Le projet à des contraintes de temps qui se répercutent sur chaque
tâche.
5- Enfin, prévoyez le résultat de la tâche une fois achevée.
Structurer le projet
Le planning prévisionnel
Explication : Le planning prévisionnel permet de prévoir et
de visualiser le déroulement du projet dans le temps ainsi
que d'affecter à chaque tâche un responsable.
Intérêts :
- Ordonner chronologiquement les différentes tâches
composant le projet.
- Visualiser l'interdépendance des tâches.
- Déléguer la réalisation des tâches entre tous les membres
de l'équipe du projet.
- Disposer d'un document de référence temporel pour utiliser
le planning de suivi.
- Optimiser le temps de réalisation du projet.
Structurer le projet
Etablir le budget prévisionnel
Vous avez établi la liste des tâches. Il s'agit maintenant d'évaluer les dépenses
nécessaires pour la réalisation de ces tâches pour en déduire la somme à collecter.
Objectif :
Prévoir les dépenses et recettes du projet par la mise en forme d'un budget
prévisionnel.
Intérêts :
- Affiner l'évaluation budgétaire de la note de clarification.
- Vérifier que le projet est faisable avec un budget raisonnable.
- Disposer d'un document de base pour les démarchages sponsoring et subventions.
Actions
- Evaluer le coût du projet pour déterminer précisément la quantité d'argent
nécessaire à la réalisation.
- Evaluer les recettes engendrées par le projet pour estimer dans quelle
proportion ces recettes couvrent les dépenses.
- En déduire les demandes à faire aux potentiels partenaires pour préparer la
recherche de financement.
- Equilibrer le budget pour confirmer la viabilité du projet.
- Visualiser ces informations sous forme de tableau pour avoir une vision
d'ensemble du budget prévisionnel et disposer d'un document de référence.
Structurer le projet
Le budget prévisionnel
I - Evaluation des dépenses
II - Evaluation des recettes
Comment formaliser un projet pour réussir sa démarche
de partenariat ?
Analyser les risques
Vous avez structuré le déroulement du projet avec le planning prévisionnel, vous avez
évalué combien le projet va coûter avec le budget prévisionnel. Il s'agit maintenant de
mesurer les risques qui pèsent sur le bon déroulement du projet.
Objectif :
Analyser les risques qui empêcheront le bon déroulement du projet par une analyse
préliminaire des risques visualisée dans un tableau.
Intérêt :
Anticiper les dérapages pour optimiser la rapidité et la qualité des solutions à apporter.
Actions:
- Inventorier les situations potentiellement dangereuses pour prendre
conscience de l'ensemble des risques17 auxquels est exposé le projet.
- Enoncer les effets sur le projet pour en évaluer la gravité.
- En déduire des actions correctives pour éviter au maximum ces risques.
Résultats:
Cette étape doit aboutir à l’analyse préliminaire des risques
Analyser les risques
1- Lister les risques
Méthode : Réunissez-vous, faites un brainstorming avec le
maximum de participants au projet et lister tous ce qui pourrait
provoquer un effet néfaste sur le déroulement du projet : les risques.
2- Classer les risques
Méthode : Ne retenez que les risques qui vous semblent pertinents et
éliminez les doublons.
3- Mesurez les effets sur le projet.
Méthode : Dans ce même tableau, notez l'impact qu'aurait le risque
sur le projet s'il se réalisait.
4- Enfin, déduisez et écrivez pour chaque risque la solution qui
vous semble appropriée pour éviter ce risque.
Méthode : Qu'est ce que vous allez faire pour éviter ce risque ?