Les logiciels de gestion de projet - Diuf
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Université de Fribourg, Suisse Département d'informatique Bachelor en gestion d'entreprise Les logiciels de gestion de projet Travail de séminaire David Chenaux Montmelley 244 1646 Echarlens Dr. Stefan Hüeseman Avril 2012 Résumé Ce travail a pour objectif de fournir à l'association d'étudiants Börsenspiel des Schweizer Universitäten [BSU 2011], ainsi qu'à toute autre association ou petite entreprise, une base afin de faciliter le choix d'un futur outil de gestion de projet. Dans cette idée, nous avons aiguillé le lecteur, par l'évaluation de quelques logiciels, sur un choix pertinent de logiciel. Mots-clés PMS, project management system, logiciel de gestion de projet, BSU, SAAS Table des matières 1 Introduction..............................................................................................................6 1.1 Historique et développement..................................................................................6 1.2 Description du problème..........................................................................................6 1.3 Objectifs et outputs du travail.................................................................................7 1.4 A qui s'adresse ce travail ?........................................................................................7 2 Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de projet ?.............................................8 3 Fonctionnalités et solutions existantes..........................................................9 3.1 Quelles sont les fonctionnalités d'un PMS ?.........................................................9 3.2 Quelles sont les systèmes qui existent aujourd'hui ?..........................................9 4 Comment bien choisir son PMS ?.....................................................................10 4.1 Les attentes...............................................................................................................10 4.2 Connaître ses acquis................................................................................................10 4.3 Cibler ses besoins.....................................................................................................11 4.4 Connaître les compétences de ses utilisateurs..................................................11 4.5 Listage des points essentiels.................................................................................12 5 Évaluation de quelques logiciels.....................................................................13 5.1 Launchpad, le service communautaire de Canonical........................................13 5.1.1 Présentation................................................................................................................ 13 5.1.2 Fonctionnalités proposées........................................................................................ 13 5.1.3 Test................................................................................................................................ 13 5.2 TRAC............................................................................................................................16 5.2.1 Présentation................................................................................................................ 16 5.2.2 Fonctionnalités proposées........................................................................................ 16 5.2.3 Test................................................................................................................................ 16 5.3 Hitask..........................................................................................................................19 5.3.1 Présentation................................................................................................................ 19 5.3.2 Fonctionnalités proposées........................................................................................ 19 5.3.3 Test................................................................................................................................ 19 5.4 Microsoft Project 2010............................................................................................21 5.4.1 Présentation................................................................................................................ 21 5.4.2 Fonctionnalités proposées........................................................................................ 21 5.4.3 Test................................................................................................................................ 21 6 Conclusion...............................................................................................................24 7 Références..............................................................................................................25 7.1 Bibliographie.............................................................................................................25 7.2 Webographie.............................................................................................................25 7.2.1 Sites officiels des logiciels évalués..........................................................................25 7.2.2 Articles.......................................................................................................................... 25 Table des figures [Illustration 1] :Description d'un bug, copie d'écran réalisée par David C. [Illustration 2] : Vue d'ensemble d'un projet Launchpad, copie d'écran réalisée par David C. [Illustration 3] : Un jalon dans une feuille de route, copie d'écran réalisée par David C. [Illustration 4] : Interface de Hitask, disponible : http://hitask.com/ [Illustration 5]: Comparaison des deux versions, disponible : http://www.microsoft.com/france/project/project-2010/presentation.aspx [Illustration 6] : Diagramme de Gantt avec le nouveau ruban office, disponible : http://www.microsoft.com/france/project/project-2010/informations-produits .aspx 1 - Introduction 6 1 Introduction 1.1 Historique et développement La gestion de projet est une discipline qui puise ses racines déjà aux XIX e siècle, bien que sa forme moderne ne se soit développée qu'à partir des années 60. L'ère de l'informatique a apporté un renouveau à la gestion d'entreprise en permettant d'automatiser toute une série de tâches que l'on exécutait déjà auparavant à la main. Au début, les gestionnaires de projets se sont contentés de programmes génériques tels que des tableurs et ont simplement transposé les documents papiers en fichiers informatiques plus ou moins élaborés. Dans les années 80, des logiciels de gestion de projet spécifiques ont vu le jour, tels que MS Project, afin de regrouper dans un seul et même programme toutes les fonctionnalités nécessaires. Il n'existait à ce moment-là pas encore de notion de mise en réseau de l'information (ou cloud computing). De plus ces programmes étaient souvent lourds et peu ergonomiques et seul le gestionnaire de projets avait accès à l'information tant l'apprentissage était difficile. L'arrivée massive d''internet et du web change radicalement la situation : les systèmes des entreprises sont maintenant, pour la quasi-totalité, reliés à un réseau (que ce soit de l'intranet ou de l'internet). L'information peut de ce fait circuler rapidement à l'intérieur de l'entreprise et même à l'extérieur de celle-ci et il est devenu nécessaire d'avoir des logiciels de gestion de projet qui soient capables de gérer ce nouvel élément. Il faut maintenant qu'en plus des fonctionnalités de base, le programme soit capable de gérer de multiples utilisateurs, le chiffrement des données sensibles, etc. Le web 2.0 apporte une nouvelle facette à ce monde totalement interconnecté : l'arrivée des SAAS (Software As A Service ou logiciels-services). Ce sont des outils qui se situent sur un serveur à distance et ne stockent donc aucun fichier de façon permanente sur l'ordinateur utilisé : c'est ce qu'on appelle généralement le cloud computing. Le web 2.0 se démarque aussi par une certaine démarche graphique et ergonomique qui aujourd'hui est entrain d'influencer toutes les interfaces de nos systèmes informatiques. [Mazier 2011] [Microsoft 2007] 1.2 Description du problème Chaque projet entrepris soulève des questions organisationnelles qu'il vaut mieux définir aux prémices de celui-ci sous peine de subir des pertes économiques et temporelles importantes. 1 - Introduction 7 Afin de simplifier ces questions nous pouvons utiliser l'outil informatique à travers les logiciels de gestion de projets dans le but de nous donner une ligne directrice durant toute la durée de notre entreprise. Avant d'opter pour un logiciel de gestion de projet, il convient donc de se poser certaines questions essentielles car le choix effectué nous imposera certaines contraintes. Ces questions seront les lignes directrices de ce travail. Ainsi la partie théorique répondra aux questions : ➢ Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de projet ? ➢ Quels sont les systèmes qui existent aujourd'hui ? ➢ Quelles fonctionnalités sont indispensables ? Comment bien choisir son PMS ? Quant à la partie pratique elle devra éclairer les points suivants : ➢ Quels PMS répondent aux besoins d'une petite association ? ➢ Quel serait donc le PMS idéal ? 1.3 Objectifs et outputs du travail Le but de cette étude est de constituer un document permettant d'établir rapidement des critères de sélection efficaces afin de faire face à la multitude de solutions disponibles sur la toile. Basée sur les critères développés précédemment, une évaluation sera ensuite menée, avec pour cadre les besoins d'une association d'étudiants composée d'une dizaine de membres ou une entreprise de taille similaire. 1.4 A qui s'adresse ce travail ? La cible de ce travail pourrait être toute association (notamment la BSU) ou petite entreprise ayant beaucoup d'affinité avec les domaines du web et qui désire améliorer la gestion de ses ressources et de son temps à travers un logiciel de gestion de projet. Les projets considérés seront plutôt de l'ordre du développement d'un site internet ou tout autre projet spécifiquement informatique. Ce travail leur permettrait de se faire une idée des différentes solutions présentées à travers l'évaluation, mais aussi de faire leurs propres recherches à partir des critères développés en première partie. 2 - Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de projet ? 8 2 Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de projet ? Le terme logiciel de gestion de projet, ou project management software, recouvre une gamme hétérogène de programmes ayant pour objectif de faciliter la gestion d'un projet. Un tel software a pour but d'automatiser certaines tâches et de centraliser l'information en un seul et même endroit. Ce sont de fabuleux outils de gestion du temps et des ressources, mais ils sont aussi dotés de fonctionnalités poussées telles que le reporting et la sauvegarde de version. Avant d'aller plus loin, il est nécessaire de faire la distinction entre un logiciel de gestion de projet et un logiciel de gestion de portefeuille de projets : le premier auquel nous nous intéressons se situe dans le domaine opérationnel, c'est-à-dire qu'il s'attache à exécuter un projet de la meilleure manière possible. Le second, lui, se situe dans le domaine décisionnel et vise donc à choisir le meilleur projet. Ces deux notions sont parfois bien distinguées au sein des logiciels, mais ce n'est pas toujours le cas : cela dépend de l'esprit des concepteurs qui préfèrent tantôt séparer ce genre de fonctionnalités en logiciels distincts, tantôt les rassembler. [Choné 2010] Quant à la notion de PGI (Progiciel de gestion intégré) ou ERP (Enterprise Resource Planning) elle est très proche de la notion de PMS. La gestion de projet est en réalité un module d'un ERP qui lui en comprend plusieurs (exemple d'autres modules :gestion d'affaire, comptabilité, ressources humaine, etc). Ainsi, les PMS sont en quelque sorte des ERP qui ne comportent qu'une fonction de gestion de projet en mettant de côté les autres. [Deixonne 2011] 3 - Fonctionnalités et solutions existantes 9 3 Fonctionnalités et solutions existantes 3.1 Quelles sont les fonctionnalités d'un PMS ? Les fonctionnalités d'un logiciel de gestion de projet peuvent être variées et étendues, tout dépend de l'idée du concepteur. Cela peut être par exemple très spécifique à un type de projet ou à un domaine en particulier. Néanmoins il existe des fonctionnalités de bases qui se retrouveront dans à peu près tout logiciel de gestion de projet. Voici une petite liste non-exhaustive du genre de fonctionnalités que fournissent les PMS : [Portny/Sage 2011] ➢ Gestion du temps, planification du projet ➢ Gestion des utilisateurs, gestion du multi-compte ➢ Outils de traductions ➢ Mailing-liste ➢ Système de traçage de bugs ➢ Hébergement de code en ligne 3.2 Quelles sont les systèmes qui existent aujourd'hui ? L'offre des logiciels est, de nos jours, devenue abondante et hétéroclite. Il existe des logiciels pour tous types de besoins, de philosophies ou de connaissances. Ceux-ci peuvent être distribués comme des logiciels payants, gratuits ou même libres et peuvent prendre la forme de site web comme de logiciels standards. Parmi ces offres, il existe par exemple : ➢ MS Project, logiciel standard, propriétaire et payant ➢ codeBeamer, logiciel multiplate-forme, propriétaire et payant ➢ Launchpad.net, SAAS, libre et gratuit ➢ TRAC, webapp, libre et gratuit ➢ Genius Project, logiciel, propriétaire et payant ➢ 5pm, SAAS, propriétaire et payant ➢ Clocking IT, SAAS, propriétaire et gratuit [Apai 2009] [Dreyßig 2011] [Spencer 2010] 4 - Comment bien choisir son PMS ? 10 4 Comment bien choisir son PMS ? 4.1 Les attentes Les attentes des différentes parties prenantes par rapport à un logiciel de gestion de projet sont sensiblement différentes. Ainsi, suivant la formation de la personne et sa familiarisation avec ce type de logiciel, le choix sera orienté différemment. Pour le chef de projet, l'idéal serait de disposer d'un système capable de travailler en temps réel afin de pouvoir contrôler l'avancement des tâches de la manière la plus efficace possible. La sécurité et la stabilité du logiciel est également au cœur de ses préoccupations. Par contre, le chef de projet étant souvent un expert, il sera moins sensible à l’accessibilité ou la facilité d'utilisation qu'un néophyte. Pour les utilisateurs, l'interface doit être immédiatement compréhensible ou user friendly. Le système devrait être idéalement transparent et dynamique. Par contre, ils ne se soucient pas du fonctionnement global du logiciel. 4.2 Connaître ses acquis Avant de commencer toute recherche, il est indispensable de connaître les acquis de notre entreprise/association. Nous devons définir nos limites matérielles, mais aussi logicielles pour ne pas se retrouver avec un logiciel incompatible dans notre environnement. ✔ Les postes nécessitant le logiciel sont-ils raccordé à un réseau ? ✔ Sommes-nous en possession d'un serveur ou d'un hébergement mutualisé ? ✔ Si nous avons un serveur à disposition, sous quel système est-il installé ? (Linux, Windows, BSD, etc.) ✔ Quelles technologies sont disponibles ? (SQL, Python, PHP, ASP, etc.) Il peut aussi être intéressant de savoir si un PMS est édité par une compagnie avec laquelle nous travaillons déjà et qui pourrait s'intégrer dans l'environnement logiciel actuel facilement. Peut-être avons-nous aussi des utilisateurs déjà familiarisés avec un programme (cf. section 4.5) et il pourrait être intéressant de l'utiliser. 4 - Comment bien choisir son PMS ? 11 4.3 Cibler ses besoins Maintenant que nos acquis sont définis, il convient de connaître nos besoins. Ceux-ci vont peut-être induire des investissements afin de d'améliorer la situation informatique de notre projet, mais il est judicieux de trouver un équilibre entre nos besoins et les technologies requises pour en place le PMS. Il est important de choisir des outils adaptés à la taille de notre projet. Un outil sur-dimensionné pourra rapidement devenir une « usine à gaz », difficile à administrer et à entretenir. Cela fera perdre du temps et de l'énergie au détriment de notre projet. Nous aurons donc plutôt intérêt à nous tourner vers des solutions plus réduites même si elles ne couvriront pas la totalité de nos besoins. Un autre choix va rapidement se profiler : celui du gratuit et du payant. Il est certainement avantageux d'utiliser des logiciels gratuits pour des petites structures, mais si la fonctionnalité indispensable n'est disponible que dans un logiciel payant, il peut être intéressant de songer à sortir le porte-feuille. En effet, si on décide de se passer de notre fonctionnalité clé, des coûts ultérieur seront peut-être à prévoir et dépasseront parfois le coût de la licence du logiciel payant ! De surcroît, le client qui paie son logiciel se verra accordé un droit au support en cas de soucis, ce qui peut dans certain cas être un gain de temps non négligeable. Si vous optez pour le choix de la gratuité, faites le pour un logiciel libre [GNU 2012]. Le support pourra vous être offert via la communauté, ce qui est souvent plus agréable que de se retrouver face à une hotline. De plus, le risque de voir le développement du programme s’arrêter est moindre que dans un Freeware classique : puisque le code est disponible, chacun a la possibilité de prendre un projet abandonné. 4.4 Connaître les compétences de ses utilisateurs Connaître les compétences de ses utilisateurs en matière de PMS peut être un point non négligeable, voire central. En effet, il est plus judicieux de privilégier un PMS qui pourrait déjà être connu d'une partie ou de tous les utilisateurs afin d'éviter la phase de familiarisation qui peut être particulièrement longue suivant le niveau de vos coéquipiers. De plus si les utilisateurs se composent d'un groupe hétérogène, les initiés pourront aider les néophytes, ce qui peut éviter les coûts de formation. Même si personne n'a été familiarisé avec un PMS, connaître le niveau informatique de nos utilisateurs est important car le monde des PMS est souvent côtoyé par des développeurs qui 4 - Comment bien choisir son PMS ? 12 ont tendance à privilégier les fonctionnalités à l'ergonomie : certains systèmes sont donc très difficiles d'accès et austères au premier abord pour un utilisateur lambda. 4.5 Listage des points essentiels ✔ Connaître les attentes de chacun ✔ Être informé sur notre environnement informatique ✔ Savoir exactement ce dont nous avons besoin ✔ Être conscient du niveau informatique des utilisateurs 5 - Évaluation de quelques logiciels 13 5 Évaluation de quelques logiciels Cette deuxième pan du document présente la partie pratique de ce travail. Elle se concentre sur le test de quelques logiciels sélectionnés afin de répondre à la question suivante : Quels PMS répondent aux besoins d'une petite association telle que la BSU ? 5.1 Launchpad, le service communautaire de Canonical 5.1.1 Présentation Launchpad est un service en ligne lancé par la société Canonical en 2004. Entièrement gratuit, son objectif principal est de fournir une plate-forme qui offre la possibilité aux développeurs de logiciel, et plus particulièrement de logiciels libres, de travailler avec un PMS simplement sans avoir à déployer des moyens informatiques spécifiques. À l'origine, Canonical a développé son site pour les projets touchant exclusivement à son système d'exploitation Ubuntu, mais a petit à petit ouvert sa base de donnée à d'autres projets. 5.1.2 Fonctionnalités proposées ✔ Traçage de bugs ✔ Hébergement de Code avec Bazaar ✔ Création de paquet Ubuntu et hébergement ✔ Gestion des traductions ✔ Mailing-listes ✔ Gestionnaire de questions et réponses 5.1.3 Test Prérequis et installation Afin de pouvoir tirer parti des ressources de la plate-forme Launchpad, il est nécessaire d'avoir un accès à internet, ainsi qu'une adresse e-mail pour se créer un compte. Launchpad étant un SAAS, aucune installation n'est nécessaire du côté client, et tout est accessible dès l'activation de notre compte. 5 - Évaluation de quelques logiciels 14 Fonctionnalités Les fonctionnalités de Launchpad sont principalement axées pour le développement de logiciel et il serait mal avisé de l'utiliser pour un autre type de projet. On y sent toujours une très grande influence d’Ubuntu et on constate rapidement que cela reste toujours le premier objectif de cette plate-forme : encourager le développement des logiciels pour ce système d'exploitation. Le site nous propose la possibilité d'héberger le code en ligne directement à travers leur service ou de le faire à travers d'autres services disponibles sur la toiles ; l'interopérabilité est donc plus que satisfaisante ! On regrettera par contre l’impossibilité de stocker des fichiers autres que du code et des paquets Ubuntu. Le système de report de bug (cf. Illustration 1) est tout ce qu'il y a de plus traditionnel et permet de lier un problème à une personne spécifique. L'influence du système de Canonical est toujours présente puisqu'il est possible de remonter le bug à leur distribution Linux si celle-ci est concernée. La possibilité de gérer la confidentialité est disponible grâce aux 4 niveaux de partage disponibles. Illustration 1: Description d'un bug Interface et ergonomie L'interface de Launchpad (cf. Illustration 2) est dans l'ensemble plutôt dépouillée et il est parfois difficile de s'y retrouver. Il peut être nécessaire de passer par plusieurs pages pour 5 - Évaluation de quelques logiciels 15 accéder à l'information recherchée. De plus, le site n'a pas été traduit et toute l'interface est donc en anglais. Néanmoins, les différentes fonctionnalités sont bien séparées et rapidement repérable, ce qui fait que Launchpad se prend relativement vite en main pour un utilisateur intermédiaire. En plus la communauté qui gravite autour du service est grande et il est aisé de trouver de l'aide, mais toujours anglophone ! Illustration 2: Vue d'ensemble d'un projet Launchpad Conclusion Launchpad est un SAAS bien fourni même si la prise en main peut être calamiteuse pour certain. L'aspect le plus dérangeant restera l'omniprésence du système Ubuntu et le SAAS ne sera de ce fait pas très adapté à un projet interne qui n'est pas destiné à être diffusé. Il faut le rappeler le service reste quand même totalement gratuit et est malgré tout une référence dans son domaine. 5 - Évaluation de quelques logiciels 16 5.2 TRAC 5.2.1 Présentation TRAC est une application web libre développée par Edgewall Software depuis plus de 7ans. Son utilisation est orientée vers des projets de développement de programmes. Contrairement aux SAAS, TRAC est un logiciel à déployer sois-même, ce qui permet d'avoir le contrôle total de nos informations. TRAC est utilisé par de nombreux projets d'envergure tel que le très célèbre CMS Wordpress, mais a aussi été utilisé par le bureau d'enregistrement de nom de domaine Gandi.net ainsi que l'UBS ! [TRAC 2012] 5.2.2 Fonctionnalités proposées ✔ Un wiki ✔ Une gestion de feuilles de route ✔ Un historique ✔ Un système de ticketing ✔ Un explorateur subversion 5.2.3 Test Prérequis et installation L'installation d'un logiciel comme TRAC n'est pas aussi aisée que l'utilisation d'un SAAS, c'est pourquoi il est conseillé d'essayer la démonstration disponible sur le site internet avant de se lancer. Afin de pouvoir installer TRAC, il est nécessaire d'avoir un serveur sur lequel on installera au préalable une base de donnée (MySQL, SQLite ou PostgreSQL) ainsi que le langage Python et d'autre librairies que nous n'allons pas détailler ici. Si vous désirez pouvoir accéder au portail partout, le serveur devra être bien évidemment relié à internet, sinon un intranet sera suffisant. L'installation en elle-même nécessite d'être plus ou moins à l'aise avec la ligne de commande. Néanmoins, le guide d'installation est complet et en suivant les instructions à la lettre, il est possible d'y arriver sans trop de problème. La configuration de TRAC peut être très pointue, et comme le projet a pour objectif de ne pas enfermer les utilisateurs dans une façon de penser, il est possible de pousser la 5 - Évaluation de quelques logiciels 17 personnalisation très loin ! Puisqu'il s'agit d'un logiciel libre, l'ensemble du programme peut être modifié. Il existe également des extensions installable par la suite. Fonctionnalités Trac nous met à disposition un système de wiki qui nous permet d'écrire toute une documentation relative à notre projet de manière très simple. Il est possible de gérer les droits d'édition pour autoriser tout le monde à y participer ou seulement certaines personnes sélectionnées. Le formatage se fait à l'aide d'un code de balise que l'on retrouve régulièrement dans les systèmes de Wiki et il y a également la possibilité d'utiliser des boutons comme dans une interface de logiciel de traitement de texte. La gestion d'une feuille de route nous permet d'établir un planning pour notre projet afin de fixer des dates d'échéances pour les jalons (ou milestones) comme le montre l'Illustration 1. On peut ainsi par cette feuille de route attribuer des tickets à chaque étape de notre projet. Illustration 3: Un jalon dans une feuille de route À propos des tickets, c'est cette fonctionnalité qui permet de faire des rapports de bugs, mais aussi des propositions d'amélioration ou tout autre commentaire sur une partie de notre projet. Les tickets ont tous un numéro unique et sont, comme mentionné plus haut, reliés à un jalon. Ils se retrouvent également dans l'onglet « Activités », agencés de manière chronologique. Chaque ticket peut-être assigné à une personne et 5 niveaux d'importance sont disponibles. Enfin, un explorateur de source est disponible, afin d'héberger son code en ligne. Il inclut des fonctionnalités avancées telles qu'un historique des versions, ainsi que l'attribution des 5 - Évaluation de quelques logiciels 18 modifications à chaque participant. Interface et ergonomie L'interface de TRAC est de base très sobre et simpliste tout comme Launchpad. Par contre, l'organisation et l'ergonomie de TRAC semble plus intuitive et il faudra peu de temps à un utilisateur novice pour s'y familiariser. Il est à noter que TRAC peut être totalement modifier, ce qui induit que tout développeur ou graphiste pourra créer sa propre interface et ainsi, par exemple, le fondre dans un site web déjà existant. Conclusion TRAC est sûrement le système de gestion de projet le plus complet que nous ayons pu tester. Il peut être utilisé pour toute sorte de projet et est complètement modifiable puisque celui-ci est open-source ! Il est donc possible de coder soit-même toute fonctionnalité qui semblerait manquante et même d'en faire profiter toute la communauté. Il en va de même pour son interface, comme nous l'avons précisé précédemment. Le problème réside par contre dans la difficulté d'installation de celui-ci et l'exotisme de son langage de développement. En effet Python n'est pas encore uniformément répandu sur la toile et il faudra vérifier que notre infrastructure est compatible. 5 - Évaluation de quelques logiciels 19 5.3 Hitask 5.3.1 Présentation À mi-chemin entre un gestionnaire de tâche, un agenda et un logiciel de gestion de projet, Hitask peut tout autant servir pour organiser son quotidien que pour organiser une équipe autour d'un projet. Ce service en ligne se décompose en 2 offres payantes et une gratuite : Business, Premium et Free. Il s'articule principalement autour de son site web, mais aussi de son application iOS. La présentation qui suit concerne l'offre gratuite. 5.3.2 Fonctionnalités proposées ✔ Gestion de To-do lists ✔ Gestion du temps ✔ Partage de fichiers simplifié ✔ Création de tâche par e-mail ✔ Application Iphone/Ipad 5.3.3 Test Prérequis et installation Hitask étant un SAAS, l'installation est très simple puisqu'il suffit de s'inscrire à l'aide de son adresse e-mail. Nous avons décidé ici de nous inscrire uniquement à l'offre gratuite pour la suite de ce test. Fonctionnalités Le service s'articule principalement autour d'un outil : les tâches. Celle-ci peuvent être utilisées de plusieurs manières. La première est la plus simple, c'est la manière chronologique avec un agenda. La deuxième façon est de regrouper les tâches en différents projets. Finalement la dernière est une méthode qui assigne des couleurs à certains groupes de tâches. Le site permet également de créer des événements, des notes, ainsi que de charger un fichier dans l'interface. Dans sa version gratuite, Hitask est limité au niveau des fonctionnalités de partage. En effet 5 - Évaluation de quelques logiciels 20 les fonctionnalités de travail en groupe sont réduites à l'offre Business et indisponible en Premium et Free. Il sera donc impossible de partager un projet avec d'autres utilisateurs. De plus, dans sa version gratuite, il est impossible de créer plus de 10 projets par compte et seuls 50Mb d'espace disque sont proposés. Interface et ergonomie Le site se présente de façon moderne et interactive : l'ensemble est agréable à l’œil et on y navigue très facilement. L'interface a été sans doute crée avec des technologies du web 2.0. Les débutants s'y retrouveront très rapidement, mais malheureusement seuls l'anglais et l'espagnol sont supportés actuellement. Illustration 4: Interface de Hitask Conclusion Hitask est un outil de gestion très basique en fonctionnalité et sera idéal pour des personnes nécessitant un outil déployable montre en main et très facilement. Il ne semble pas judicieux de centrer un gros projet autour de ce service car on se rendra compte qu'il est rapidement très limité, même en version payante ! 5 - Évaluation de quelques logiciels 21 5.4 Microsoft Project 2010 5.4.1 Présentation Microsoft Project est le logiciel de gestion de projet incontournable qui existe depuis 1984 ! L'outil est utilisé par plus de 20 millions d'utilisateurs à travers le monde [Flower 2010] mais garde une réputation de logiciel extrêmement compliqué à utiliser. Microsoft s'est de ce fait atteler à le rendre plus ergonomique dans cette version 2010 pour se débarrasser de cette vieille rumeur persistante. Microsoft Project, contrairement aux autres logiciels testés jusqu'à maintenant, n'est pas une webapp ni un SAAS, mais un logiciel natif pour le système d'exploitation Windows comme l'est la suite office par exemple. Sa licence est onéreuse autant dans sa version Standard que Professionnelle, il vous coûtera entre 700 CHF et 1300 CHF la licence suivant la version choisie. 5.4.2 Fonctionnalités proposées ✔ Planification d'équipe ✔ Gestionnaire de ressources ✔ Gestion des coûts ✔ Gestion chronologique avec diagrammes de Gant ✔ Gestion des tâches 5.4.3 Test Prérequis et installation MS Project 2010 étant un logiciel développé par Microsoft ne fonctionnera comme beaucoup de leurs programmes que sous un environnement Windows (de XP à 7 pour la version 2010) [MS Project]. Il n'existe actuellement aucune version supportant Mac OS ni de distribution Linux. L'installation se fait au moyen d'un fichier exécutable et ne requiert pas de connaissances particulières. Fonctionnalités MS Project est un logiciel conçu pour supporter des projets de très grande taille et fourni des 5 - Évaluation de quelques logiciels 22 outils très pointu afin de les réaliser. Tout le logiciel tourne autour de 4 volets qui sont : le diagramme de gant, l'utilisation des tâches, le planificateur d'équipe, le tableau des ressources. Cela correspond à différentes formes de vues de notre projet qui sont encore complétées par une vue en calendrier et en réseau des tâches. La planification de notre projet devient très poussée grâce à MS Project : en effet l'utilitaire gère la chronologie des tâches ainsi que les jalons. Le logiciel est même capable de faire une planification automatisée suivant les critères que nous donnons à chaque tâche. Le chef de projet pourra gérer l'avancement de chacune des tâches via plusieurs critères comme le pourcentage de travail effectué ou le nombre d'heures accomplies par rapport au nombre d'heure total assigné. La gestion des ressources permet de créer des équipes de travail, mais aussi des ressources matérielles et des coûts. Chacune d'elle peut ensuite être assignée à une tâche et le logiciel sera même capable d'identifier celle pouvant être sur-utilisées ! La gestion des coûts directement liée aux ressources et permet à chacune d'elle de quantifier des coûts horaires, d'utilisation ou même le coût des heures supplémentaires. Il existe deux versions du système : Standard et Professional. Dans la seconde version, il est possible de lier le programme avec le logiciel Microsoft Project Server qui permet notamment Illustration 5: Comparaison des deux versions 5 - Évaluation de quelques logiciels 23 d'utiliser la plate-forme collaborative SharePoint Server 2010 mais aussi d'organiser son travail autour d'un data warehouse. Il introduit également la possibilité de faire de la gestion de portefeuille de projet. Interface et ergonomie La dernière version 2010 de Project introduit le ruban Office afin de s'aligner sur le reste de la gamme. Les utilisateurs déjà habitués aux dernières versions d’Office ne seront que peu dépaysés ; pour ceux qui aurait une suite bureautique avec des menus standards l'adaptation sera plus rude. L'ensemble s'intègre parfaitement dans l'environnement Windows 7 puisqu'il reprend l'ergonomie de celui-ci. On se retrouve donc avec un programme agréable à prendre en main qui ne posera pas de problème même aux plus néophytes : les difficultés seront plutôt liée à la maîtrise du logiciel ! Illustration 6: Diagramme de Gantt avec le nouveau ruban office Conclusion Microsoft Project 2010 est un excellent outil de travail pour le chef de projet qui doit gérer une situation nécessitant de nombreux intervenants et de longues ressources. Il ne sera par contre que peu adapté à de petits projets du fait que son apprentissage est toujours lourd malgré les efforts faits dans cette dernière édition du logiciel. Sans la liaison avec Project Server, le logiciel souffre du manque d'outils collaboratifs pour la réalisation du travail et ne sera réellement utile qu'au chef de projet. En effet il n'existe aucune possibilité de mise à disposition de fichiers, ni de partage de code source par exemple puisque le logiciel en lui-même n'est clairement pas destiné à ce type d'utilisation. 6 - Conclusion 24 6 Conclusion En définitive quel serait donc notre PMS idéal ? Comme nous l'avons vu dans la première partie de notre travail chaque projet nécessite de se poser des questions essentielles afin de partir sur la bonne voie avec un logiciel de gestion de projet. Comme chaque projet est différent, il peut exister des besoins spécifiques et un PMS semblera indispensable pour un tel et totalement inadapté pour un autre. De plus les préférences des chefs de projets peuvent jouer un grand rôle et à moindre mesure celles des utilisateurs également. Parmi les logiciels testés nous retiendrons principalement TRAC ainsi que MS Project qui sont les deux offres les plus complètes. Néanmoins, dans le cas d'une petite association comme la BSU, notre choix se porterait sur le logiciel TRAC. En effet malgré son installation fastidieuse, l'association est très axée sur les technologies web et ses membres jouissent d'une expérience et de connaissances largement suffisantes pour y faire face. De plus les structures actuelles permettrais sans trop d'adaptations l'adoption du logiciel. La licence libre de la suite est un point supplémentaire car elle sera d'autant plus adaptable aux structures existantes ! MS Project, quant à lui, est tout de même plus porté sur une entreprise de dimension déjà moyenne voire grande et alourdirait plus le développement de l'association qu'il ne l'aiderait. Ce que je retiendrai de ce travail À titre personnel, ce travail m'a apporté des connaissances intéressantes dans la gestion de projets et je pense que je pourrai en profiter dans mon avenir académique et professionnel. Par rapport au contenu du travail en lui-même, il a été difficile de trouver des informations pertinentes sur le sujet car il me semble qu'il soit encore peu exploré ailleurs que sur internet (il n'existe que très peu d'ouvrages couvrant ce sujet). Le choix des différents logiciel a aussi été un casse-tête car l'offre est vraiment abondante et il m'était impossible de tous les tester pour en faire une sélection ! De plus durant mon travail un des SAAS que j'avais sélectionné a été fermé ce qui renforce mon idée qu'il est plus prudent d'auto-héberger nos services. Ajouté à ceci, il est souvent difficile de se faire une idée de la fiabilité des entreprises proposant des services. J'espère également que ce travail puisse être utile à l'association d'étudiants BSU dont je fais activement partie. 7 - Références 25 7 Références 7.1 Bibliographie [Deixonne 2011] Deixonne, Jean-Luc : Piloter un projet ERP : Transformer et dynamiser l'entreprise durablement par un système d'information intégré et orienté métier, 3e édition, Dunot, Paris, 2011. [Mazier 2011] Mazier, Didier : Gestion de projets : les meilleurs outils : des solutions pour tous les projets web, marketing, communication, Éditions ENI, St Herblain, 2011. [Portny/Sage 2011] Portny, Stanley E ; Sage, Sandrine : La gestion de projet pour les nuls, First Edition. Paris, 2011. 7.2 Webographie 7.2.1 Sites officiels des logiciels évalués [Launchpad] http://www.launchpad.net, accédé le 27 septembre 2012 [TRAC] http://trac.edgewall.org, accédé le 27 septembre 2012 [Hitask] http://hitask.com/, accédé le 27 septembre 2012 [MS Project] http://www.microsoft.com/france/project, accédé le 27 septembre 2012 7.2.2 Articles [Apai 2009] Apai, Walter : 14 Applications for Project Management and Collaboration, disponible : http://www.webdesignerdepot.com/2009/02/14-applications-for-project-management-a nd-collaboration/, accédé le 27 septembre 2012 [Dreyßig 2011] Dreyßig, Alexandre : Die besten Projekt-Management-Tools, disponible : http://www.computerwoche.de/software/office-collaboration/1912659/index.html, accédé le 27 septembre 2012 [Spencer 2010] Spencer, Laura : 10 Free Project Management Applications, disponible : http://freelancefolder.com/10-free-project-management-applications/, accédé le 27 septembre 2012 [Choné 2010] Choné, Renaud : Gestion de Programme : quelles différences avec la gestion de Projet ou de Portefeuille ?, disponible : 7 - Références 26 http://www.timeperformance.com/blog/16-gestion-de-projet/126-differences-entre-pro gramme-et-portefeuille-de-projets-ou-gros-projet, accédé le 27 septembre 2012 [Microsoft 2007] Bref historique de la gestion de projet, disponible : http://office.microsoft.com/fr-fr/project-help/bref-historique-de-la-gestion-de-projet-H A001135342.aspx, accédé le 27 septembre 2012 [TRAC 2012] Who uses Trac ? , disponible : http://trac.edgewall.org/wiki/TracUsers, accédé le 27 septembre 2012 [GNU 2012] Qu'est-ce que le logiciel libre ?, disponible : http://www.gnu.org/philosophy/free-sw.fr.html, accédé le 27 septembre 2012 [Fowler 2010] Flower, Gordon : Microsoft repense Project 2010 pour les professionnels et le grand public, disponible : http://www.developpez.com/actu/15843/Microsoft-repense-Project-2010-pour-les-prof essionnels-et-le-grand-public/, accédé le 27 septembre 2012 [BSU 2011] L'association BSU, disponible : http://www-bsu.unifr.ch/index.php? page=association, accédé le 3 octobre 2012
