Une clinique dentaire est une business Une clinique dentaire est une business, point final. Une clinique dentaire rentable avantage à la fois les propriétaires, les employés et les patients. Dans ce cas, pourquoi les dentistes omettent trop souvent nombre de principes d’affaires fondamentaux ? La gestion de cas, le service à la clientèle, la gestion du temps, la gestion financière et la gestion des ressources humaines seront traitées dans une série d’articles subséquente. Le présent article survole ces cinq sujets et pave ainsi la voie aux articles à venir. La gestion de cas La gestion de cas débute par la perception des clients de la valeur de vos services. Par exemple, si un employé ne communique pas la valeur des soins proposés, il vous sera alors plus difficile d’élever le taux d’acceptation de cas. À cette fin, tous les membres de l’équipe doivent adopter un langage commun. Si vous n’y parvenez pas, vos cas seront de moins en moins électifs, et votre pratique en subira les conséquences (incluant une diminution de votre clientèle, de la motivation de votre équipe et de la rentabilité de votre pratique). De nos jours, vous ne pouvez plus vous fier à votre intuition. Il est à présent essentiel d’implanter des outils de mesure afin d’éviter la décroissance de votre pratique. Le service à la clientèle Le service à la clientèle doit tenir compte de toutes les étapes de l’Expérience client. Un scénario à éviter : le client se présente à votre clinique, vous avez du retard, vous lui dites « ouvrez grand », vous le faites payer et il quitte la clinique… déçu. Si ce scénario vous est familier, la « porte arrière » de votre clinique est grande ouverte et votre taux de roulement de clients doit être catastrophique ! Le marketing externe vous permet d’accroître le nombre de clients et le marketing interne vous permet de conserver vos clients. Alors, pourquoi faire du marketing externe, si vous ne faites pas d’abord de marketing interne ? Le marketing interne comprend entre autres un accueil exemplaire, le transfert adéquat des relations d’un membre de l’équipe à l’autre, la beauté des lieux physiques, etc… La gestion du temps L’horaire mensuel et le calendrier annuel représentent les constituants vitaux d’une gestion du temps efficace. L’horaire mensuel précise les plages de traitements alors que le calendrier annuel détermine les heures d’absence (vacances, congés fériés, formation, réunions d’équipe, etc…). Comment améliorer la gestion de votre temps si ces outils ne sont pas prédéterminés et optimisés ? La gestion financière Trop de dentistes connaissent des difficultés reliées à la gestion financière de leur clinique. Ils sont notamment incapables de faire respecter leur politique de paiement des visites, si politique il y a. Par ailleurs, leur dépendance face à l’assurance dentaire nuit considérablement à leur relation client. Par conséquent, il est fort avantageux d’utiliser des sources de financement externes et de cesser à perdre du temps à gérer les comptes clients. En somme, une clinique dentaire n’a pas à jouer le rôle d’une banque ! La gestion des ressources humaines Le succès d’une clinique dentaire dépend avant tout de la qualité de sa main d’oeuvre et de l’attitude de son personnel. Les conditions de travail (horaire, rémunération, avantages sociaux, etc…) doivent donc être définies et ce, dès l’embauche. Les évaluations du personnel doivent être effectuées sur une base régulière afin de déterminer les attentes de l’employeur et de l’employé et de définir comment l’un et l’autre peuvent travailler ensemble de façon harmonieuse. N’oubliez surtout pas de connaître et de respecter les lois en vigueur dans votre secteur d’activités. Devant ce défi d’une importance capitale, certains dentistes utilisent même les services d’un gestionnaire de clinique dentaire. En somme… En tant que consultantes spécialisées dans le domaine dentaire, nous avons remarqué qu’aucune des cliniques visitées ne contrôlaient les composantes ci-dessus. Si vous ne retenez qu’une chose de cet article, c’est qu’une clinique dentaire est avant tout une business, dont les systèmes organisationnels doivent être optimisés. Isabelle Lavallée, B. Sc., Cert. GRH Karine Sirois, B. GRH Consultantes de l’Institut dentaire international