JANVIER 2017 LETTRE D’INFO Edito Les plus beaux projets ne se réalisent jamais seuls. En 2016, Télésanté Lorraine a franchi de nouveaux paliers d’un déploiement efficace de la e-santé en région, en accompagnant ses adhérents avec écoute et plaisir. Vous êtes aujourd’hui plus de 49 000 professionnels à bénéficier d’un ou de plusieurs services sante-lorraine. En 2017, nous poursuivrons sur la même voie en prenant de nouveaux engagements pour transformer le rapprochement engagé avec GCS e-santé Alsace et Champagne-Ardenne, en une réalité opérationnelle Grand Est. Au-delà du partage des expériences et des savoirs faire et avec le soutien de l’Agence régionale de santé Grand Est, nous souhaitons désormais avancer ensemble pour gagner en efficience et en cohérence tout en renforçant nos liens de proximité avec les membres. Bien entendu, transformer l’addition de trois en un seul acteur efficace, innovant et fédérateur, est un processus qui prendra du temps et exigera quelques efforts. C’est pourtant l’objectif que nous nous fixons, et que nous souhaitons atteindre collectivement dans le respect des équilibres et des valeurs qui nous animent. Au nom de toute l’équipe de Télésanté Lorraine, je vous souhaite une année 2017 pleine de promesses, de bonheur, de succès et de collaboration ! Didier Mathia, directeur de Télésanté Lorraine 01 TÉLÉMÉDECINE EN EHPAD : DES APPELS AU SAMU... EN IMAGES ! Constatant que les appels au centre 15 provenant des EHPAD* posaient problème aux régulateurs dans près de deux tiers des cas en raison de l’imprécision et de l’insuffisance d’informations, Télésanté Lorraine, en association avec le SAMU54, le SAMU88 et l’Agence Régionale de Santé Grand Est, a mis en place une expérimentation innovante : un dispositif de télémédecine en EHPAD, permettant d’optimiser les prises de décision lors des appels au SAMU, et par conséquent les prises en charge des résidents en situation d’urgence. Du fait de l’imprécision de l’information ou d’une méconnaissance des signes de gravité, le résident est souvent transporté vers un service d’accueil des urgences pour un examen clinique qui ne justifie pas toujours le recours à une prise en charge par les urgences. D’autant plus que le transfert peut se révéler très déstabilisant pour une personne âgée, souvent polypathologique. A l’inverse, l’imprécision des transmissions au centre 15 peut retarder l’intervention du SAMU, si les signes de gravité ne sont pas immédiatement reconnus par le professionnel de l’EHPAD. Grâce à la version mobile du service de télémédecine Odys, déployée dans 17 EHPAD vosgiens et meurthe-et-mosellans, il est maintenant possible de transmettre des séquences vidéo au SAMU, ou d’entrer en visioconférence, lors de l’appel téléphonique. Ce dispositif simple permet donc, via une application sur tablette mise à disposition des EHPAD, d’associer l’image et le son afin d’améliorer l’évaluation par le médecin régulateur à distance, et faciliter les interactions avec le résident. Les EHPAD peuvent également transmettre des informations médicales avancées, comme un électrocardiogramme, les traitements et antécédents du résident, ou encore l’état de dépendance du résident. Sur la base de ces éléments fiables et précis, une prise de décision rapide peut être engagée pour le résident, dans des délais raccourcis. Plutôt que de passer plusieurs minutes à poser des questions au téléphone, le médecin régulateur jauge la criticité de la situation en quelques secondes, avec la vidéo. Cette expérimentation démontre que la télémédecine au service des personnes âgées optimise la chaîne d’informations en faveur d’une aide rapide à la décision qui apporte une expertise médicale optimisée, quelle que soit la distance. A terme, ce dispositif d’aide à la régulation en urgence devrait permettre de réduire de 50% le nombre d’hospitalisations des patients transportés aux urgences, et d’apporter un service complémentaire d’aide à la décision pour les médecins régulateurs, notamment pour les pathologies traumatologiques, la somnolence, l’inconscience et les crises convulsives. Avec le recul, ce service de télémédecine est considéré comme un dispositif simple, pratique et peu coûteux, laissant envisager un déploiement dans d’autres EHPAD courant 2017, en réponse à la préoccupation d’un parcours coordonné et innovant des patients âgés. 02 * Etablissements d’Hébergement pour Personnes Âgées Dépendantes 02 N° 19 NOUVEAU SERVICE DE TÉLÉRADIOLOGIE : IMPLICATION ET INNOVATION Le service de téléradiologie actuel T-Lor a été imaginé en 2008 par un groupe de médecins radiologues et neurologues sous l’impulsion du Professeur Picard, puis mis en service en 2009. Depuis, les usages se sont multipliés et T-Lor est devenu incontournable dans la prise en charge des patients. Le service a largement convaincu les professionnels de l’imagerie, pour divers usages : permanence des soins, continuité des soins, réunions de concertation pluridisciplinaire, télé-expertises neurologiques… Plus de 70 000 actes de téléradiologie ont été réalisés via T-Lor, avec désormais une moyenne autour de 2 000 actes par mois. Au fil du temps, les acteurs du terrain ont ressenti que, pour accroître les usages et les consolider, il fallait revoir l’ergonomie de ce service pour le rendre plus convivial. Même si T-Lor est apprécié, le concept de téléradiologie mérite d’évoluer en Lorraine, et de s’adapter aux nouveaux besoins de l’imagerie. Depuis 2014, un Club Utilisateurs T-Lor, composé d’une vingtaine d’utilisateurs volontaires, se réunit et met avant des demandes d’évolution visant à améliorer l’ergonomie et les fonctionnalités du logiciel. Avec l’appui de ce Club et des équipes médicales des établissements adhérents, Télésanté Lorraine a souhaité aller plus loin, et faire naître un nouveau service de téléradiologie innovant qui répondrait aux besoins de tous. C’est ainsi que courant 2016, ce Club a été réactivé pour imaginer une nouvelle version du service de téléradiologie. D’octobre à décembre, Télésanté Lorraine a programmé plusieurs sessions extraordinaires du Club sur des thématiques diverses. Au cours de ces réunions de travail, l’ensemble de la chaîne des utilisateurs a été consultée (soit près d’une quarantaine de professionnels), afin que ce nouveau service soit l’expression des besoins du terrain. Tous ont contribué à la rédaction d’une demande d’information envoyée aux éditeurs de solution de téléradiologie, permettant d’obtenir une vision des solutions existantes sur le marché. La demande d’information et les retours qui ont été fait rendront possible la rédaction du cahier des charges de renouvellement. A l’issue de ces sessions, il en ressort que l’actuel T-Lor doit évoluer pour répondre plus efficacement aux exigences fonctionnelles, ergonomiques et organisationnelles d’un service plus souple, intégré aux systèmes d’information hospitaliers, et surtout s’appuyant sur le partage et l’archivage d’imagerie médicale Médiale. Il a notamment été demandé que le nouveau service soit disponible en mobilité, ou encore d’imaginer un service qui permette à Télésanté Lorraine de gérer personnellement des workflows, afin d’adapter ces processus d’utilisation métier selon les cas d’usages, et selon les établissements. Chaque structure utilisatrice du service de téléradiologie pourrait alors bénéficier d’un workflow personnalisé. Il a aussi été demandé la conception d’une fonction «Place de Marché», qui permettra de gérer l’adéquation entre les besoins en téléradiologie émanant des centres demandeurs et l’offre de compétences radiologiques disponible. 03 MÉDIALE : PREMIERS EXAMENS D’IMAGERIE ARCHIVÉS Depuis novembre 2016, le Centre Hospitalier de Remiremont est le 1er établissement à archiver ses examens et comptes-rendus d’imagerie dans Médiale, en toute sécurité. D’ici quelques semaines, le partage sera également activé, permettant à l’ensemble des praticiens de la structure d’accéder à ces dossiers archivés, et de prendre ainsi des décisions médicales plus suivies dans le temps. On estime à 48 000 le nombre d’examens réalisés chaque année dans cet hôpital, et qui pourront désormais être archivés dans Médiale en temps réel, et partagés avec les professionnels de santé de la région, qu’ils travaillent en établissement de santé ou qu’ils soient libéraux. Ces premiers usages tendent à asseoir la position de Médiale pour l’année 2017 dans le paysage sanitaire lorrain, faisant de ce service le véritable socle de l’imagerie médicale en région, au service des plateaux techniques d’imagerie, des médecins de ville, des cliniciens et in fine des patients. Le Centre Hospitalier de l’Ouest Vosgien est le second site engagé dans la démarche et archivera également, d’ici quelques semaines, sa production annuelle de 38 000 examens d’imagerie. Les études sont également en cours pour intégrer les Centres Hospitaliers Emile Durkheim, Saint-Dié et Gérardmer, afin de couvrir intégralement le territoire vosgien. 04 HÔPITAL EN TENSION : UN DISPOSITIF GRAND EST VOIT LE JOUR ! La tension hospitalière est une situation exceptionnelle, conséquence d’une inadéquation entre les moyens disponibles (structure, lits d’hospitalisation, personnels..), le flux de patients présents aux urgences et les besoins immédiats d’hospitalisations non programmées. Cette situation critique est le plus souvent la résultante de facteurs associés, comme l’affluence de patients liée à une épidémie ou à une saisonnalité, l’insuffisance de personnel ou encore la carence de lits d’aval entraînant un déficit du flux sortant dans les différents secteurs. Pour parvenir à une organisation régionale harmonisée des tensions hospitalières, l’ARS Grand Est a souhaité créer un groupe de travail « Hôpital en Tension » (HET) en 2016, constitué de l’ARS, des Réseaux des Urgences et des Observatoires Régionaux des Urgences des ex-territoires régionaux, des GCS e-santé des 3 ex-régions, de médecins urgentistes et de Directeurs et présidents de CME d’établissements de santé. Le groupe de travail s’est appuyé sur les dispositifs HET existants notamment sur l’outil de Champagne Ardenne et sur les recommandations de la FEDORU pour déterminer un dispositif Grand Est hôpital en tension pour l’hiver 2016-2017 qui est en place depuis le 19 décembre 2016. A l’issue de cette première campagne et grâce aux retours d’expérience prévus avec les professionnels, les recommandations et outils auront vocation à évoluer au plus près des besoins des différents acteurs. Pour rappel, HET est un dispositif d’organisation propre à chaque établissement, distinct du plan blanc, proposant des mesures d’adaptation de l’établissement de santé lors d’une situation ponctuelle de tension. Pour pouvoir mettre en place ces mesures rapidement, la cellule de veille de l’ARS a besoin d’être alertée à temps, en cas de tension hospitalière. Pour cela, et avec le concours des GCS e-santé, l’outil HET prévoit un système d’alertes. Une alerte peut se déclencher, soit lors d’un dépassement de seuil d’un ou de plusieurs indicateurs, soit par un signalement de la part d’un établissement. Chaque partie prenante du projet apporte son expertise complémentaire aux autres. Télésanté Lorraine, membre du comité ORU, apporte son expertise technique et son expérience dans la gestion des données et des flux pour une meilleure qualité du dispositif. Le dispositif « hôpital en tension » évite ainsi à l’établissement de compromettre ses missions, tout en faisant face à une situation critique de régulation de l’activité non programmée. L’’identification précoce d’une situation de tension permet ainsi au directeur d’établissement de déclencher le plan HET et de mettre en œuvre un panel de mesures exceptionnelles permettant de maintenir la continuité des soins, sans fragiliser la sécurité des patients et des personnels : ouverture d’un secteur, ajout de lits dans les unités, rappel de personnel…. L’outil permet l’historisation et le suivi des actions, tant celles réalisées par l’établissement en tension que celles réalisées par l’ARS (tension solidaire, communication à la population…) TEMOIGNAGE DU DR BRUNO MAIRE Praticien Hospitalier CH Verdun / CHRU de Nancy Président du réseau Lorraine Urgences et Président du Collège Lorrain de Médecine d’Urgence « Les intérêts de la mise en place de ce dispositif sont multiples. Tout d’abord il permet aux établissements de santé qui ne disposaient pas d’un plan HET abouti de bénéficier de l’expérience d’autres établissements mais aussi d’accéder à des référentiels régionaux voire nationaux comme ceux de la FEDORU. Ensuite, ce dispositif permet une visualisation quasi temps réel d’indicateurs partagés utilisant des seuils communs issus de l’historique de chaque établissement. Enfin, il permet une information précoce et précise des différents intervenants avec son corollaire en termes d’actions correctives à périmètres volontiers élargis dont un des exemples est la déclaration d’une tension solidaire (action relevant de l’ARS et consistant à demander et à suivre l’aide apportée à un établissement en tension par des établissements de proximité ou d’aval). Fort de cette réalisation ambitieuse, il nous reste maintenant à affiner ce dispositif pour améliorer sa performance. » 05 ROR : TROIS LETTRES POUR UN SEUL DÉPLOIEMENT Depuis le jeudi 8 septembre 2016, les Répertoires Opérationnels des Ressources d’Alsace, de Champagne-Ardenne et de Lorraine ne font plus qu’un seul et unique ROR pour la région Grand Est. Le ROR devient le premier service e-santé Grand Est, donnant accès à une description formalisée, fiable et actualisée de l’offre de santé et de services en région. La fusion des ROR nécessitait d’amorcer une gestion de projet unique, pour un service unique. En effet, les trois ex-régions ayant eu des directives différentes jusqu’à la fusion effective des ARS en juin 2016, ne disposaient pas de méthodologie de déploiement équivalente sur leur territoire, et se retrouvaient de fait, face à des états d’avancement assez disparates. Par conséquent, il devenait nécessaire d’homogénéiser les démarches de déploiement d’un service devenu unique. C’est ainsi que fut lancée une phase de finalisation de déploiement Grand Est du ROR, sous l’impulsion de la DGOS, en suivant une méthodologie unifiée s’appuyant sur l’expérience des trois régions. Depuis mi 2016, c’est à un chef de projet inter-régions que revient la tâche de gérer une équipe de déploiement répartie sur les trois régions, pour finaliser le déploiement du ROR Grand Est. Tous les services de MCO, Psychiatrie et SSR ont, de fait, renseigné leurs offres de soins dans le ROR pour la fin d’année 2016. .../... .../... En Lorraine, les équipes du Centre de services se sont rapprochées fin 2016 de sept structures psychiatriques, pour les former à la saisie de leurs offres de soins. Les temps de saisie étaient parfois fastidieux, puisque certaines structures juridiques rassemblent des dizaines de sites géographiques. Sans oublier que de nombreux établissements MCO devaient également renseigner leurs offres de soins psychiatriques, jusqu’à présent non concernés par ce volet. Pour les SSR, la Lorraine s’est rapprochée d’une vingtaine de structures qui n’avaient pas encore complété et validé leur offre de soins reprise de la solution d’orientation iMad. 06 ZOOM SUR UN MÉTIER Cédric DUPONT Responsable du Système d’Information du GHEMM (Groupe Hospitalier de l’Est de la Meurthe-et-Moselle) Centres Hospitaliers de Lunéville, de St Nicolas de Port, 3H Santé et EHPAD de Gerbéviller Quel est votre rôle au sein du GHEMM ? Au quotidien, je suis en charge de la politique du système d’information (SI) des établissements et du suivi du Schéma Directeur (SDSI), dans le but d’apporter les outils adaptés aux différents corps de métier tout en garantissant les performances. Je suis également chargé de coordonner les équipes intervenant sur le SI. Les établissements du GHEMM ont fait le choix de se lancer dans l’automatisation de leurs fichiers de peuplement, pour la création des comptes sante-lorraine : en quoi cela consiste-t-il ? C’est l’annuaire régional qui permet d’administrer les habilitations sur les services régionaux sante-lorraine. Jusqu’à présent, afin que Télésanté Lorraine sache quels droits d’accès délivrer aux salariés, il nous fallait remplir un fichier de peuplement, sous forme de tableau Excel. A réception de ce document, Télésanté Lorraine se chargeait alors d’implémenter ces créations ou ces modifications de comptes dans l’annuaire. Ces étapes demandaient du temps, et une mise à jour régulière et manuelle des droits. En 2015, Télésanté Lorraine m’a convié à participer à un groupe de travail sur l’automatisation des fichiers de peuplement. Au fil des réunions, la démarche m’est apparue comme très avantageuse ; l’objectif est d’automatiser l’intégration des données des acteurs de santé dans l’annuaire régional, mais aussi la création et les mises à jour des comptes, en supprimant au maximum les actions manuelles au niveau des peuplements. Au sein du GHEMM, et avec l’appui de Stéphane Krebs, responsable de la cellule technique, nous avons commencé le projet d’automatisation par le CH de Lunéville durant l’été 2016, puis 3H Santé à l’automne. Prochaine étape, le CH de Saint-Nicolas de Port. Concrètement, la création des comptes utilisateurs émane du logiciel de ressources humaines de nos établissements, qui alimente une base centrale d’utilisateurs. La mise en place d’un module de règles permet d’appliquer des règles génériques pour donner accès à tel ou tel service, dès qu’un nouveau salarié est renseigné dans le logiciel RH. Par exemple, notre matrice d’habilitation identifie tous les médecins de l’hôpital comme des profils ayant droit à une messagerie sécurisée sante-lorraine. La démarche inverse est également effective : lorsqu’un salarié quitte le GHEMM et est donc retiré de notre logiciel RH, son compte sante-lorraine est alors automatiquement supprimé. Pourriez-vous nous rappeler l’avantage principal à l’automatisation des fichiers de peuplement ? Le gain de temps est vraiment important, surtout côté Télésanté Lorraine. Alors que le traitement d’un fichier de peuplement nécessitait parfois une semaine, l’automatisation de ce processus permet une génération des comptes en continu. Ainsi, le fichier fourni est traité dès sa réception. Aucune action d’une tierce personne n’est nécessaire. Pour nous, les comptes sont créés beaucoup plus rapidement, sans action de notre part. Quelles pistes suggéreriez-vous pour optimiser ce processus d’automatisation ? Aujourd’hui, l’automatisation des fichiers de peuplement permet la création et la modification des comptes, mais l’initialisation des mots de passe reste encore manuelle. Il serait aussi opportun de recevoir régulièrement des rapports d’intégration, permettant de tracer les intégrations : y a-t-il eu des rejets lors de la création de comptes, des doublons ? Quels comptes ont bien été intégrés ? Date de publication : Janvier 2017 Directeur de publication : Didier Mathia Rédacteur : Ségolène Humbert Participation : Olivier Croissant, Abdoulaye Diallo, Cédric Dupont, Bruno Maire, Thierry Maloni, Didier Mathia, Pascale Perrot, Christophe Pompey, Arnaud Vezain www.sante-lorraine.fr