Module 14 : Établissement de votre cabinet de médecin ou clinique

Module 14 :
Mise sur pied
d’une clinique ou
d’un cabinet médical

Gestion financière MD tient à souligner la contribution importante de l’auteur de ce document de même que les eorts
de l’équipe de Gestion financière MD.
Gestion financière MD et l’auteur invitent toutefois les lecteurs à évaluer de manière critique le contenu du document
et des ressources citées afin d’être en mesure d’adapter leurs décisions en fonction de leurs aspirations personnelles
etprofessionnelles. Nous vous recommandons de consulter des conseillers professionnels pour vous assurer que
tousvos besoins particuliers sont comblés. Les renseignements donnés et les opinions exprimées dans leprésent
document le sont à titre d’indication générale, à des fins éducatives seulement. Même si tout a été fait pourfournir
desrenseignements précis et courants, Gestion financière MD ne fait aucune représentation, garantieni condition
(exprimée ou implicite), concernant l’exactitude ou la fiabilité de l’information contenue dans leprésent document.
Tom Faloon, MD, CCMF, FCMF
Professeur adjoint, médecine familiale, Université d’Ottawa
Médecin-conférencier, Gestion financière MD
Programme d’études en gestion médicale, AMC
Octobre 2012
© Gestion financière MD inc., 2012.Tous droits réservés. Il est interdit de reproduire ou de transmettre le présent
document sous quelque forme que ce soit ou par quelque moyen que ce soit, ou de le stocker dans une base de
données ou un système de recherche documentaire sans le consentement préalable écrit du détenteur du droit
d’auteur, sauf à des fins personnelles et non commerciales conformes aux dispositions de la Loi sur le droit d’auteur.
Veuillez demander l’autorisation à :
Directrice du programme, Éducation en gestion médicale
Gestion financière MD
1870, promenade Alta Vista
Ottawa (Ontario) K1G 6R7
1-800 361 9151

3
INTRODUCTION
Les médecins en formation nous disent souvent qu’ils préféreraient confier la
conception de leur cabinet ou clinique, son aménagement et son administration à
d’autres parce qu’ils considèrent que ces tâches sont fastidieuses. Pourtant,
l’aménagement du lieu de travail est une étape importante dans la carrière d’un
médecin qui, vraisemblablement, y passera pendant sa vie active plus de temps
qu’à la maison. Un milieu de travail bien pensé et confortable accroît l’ecacité du
médecin dans la prestation des soins, réduit le stress vécu par ses employés et lui,
rehausse la satisfaction professionnelle et augmente les revenus.
Les besoins de chaque médecin en ce domaine varient grandement d’une spéci-
alité à l’autre. Le cabinet d’un médecin de famille communautaire, d’un pédiatre ou
d’un interniste exigera une organisation beaucoup plus serrée que celui d’un
anesthésiste qui passe la plus grande partie de son temps dans un hôpital univer-
sitaire. Toutefois, peu importe votre spécialité, que vous travailliez seul, en groupe
ou que vous soyez travailleur autonome ou employé, il importe de vous assurer
que votre « deuxième chez-soi » est confortable, tant sur le plan personnel que
professionnel, et qu’il est géré avec ecacité. Que vous vous joigniez à un cabinet
déjà établi ou que vous décidiez d’accepter un poste de salarié dans un établisse-
ment de santé où un bureau vous est fourni, négociez afin d’obtenir des locaux qui
répondent à tous vos critères personnels et professionnels.
Le présent module aidera le médecin qui désire ouvrir son propre cabinet en lui
fournissant des listes de questions à poser et d’enjeux à régler.
VOTRE CABINET: LE LIEU PHYSIQUE OÙ VOUS TRAVAILLEZ
La plupart des nouveaux médecins préfèrent se joindre à un groupe de médecins
travaillant dans une clinique existante plutôt que d’ouvrir un tout nouveau cabinet
qu’ils devront bâtir et aménager de toutes pièces. Avant d’intégrer un cabinet
existant, vous devez cependant l’évaluer en vous eorçant de répondre aux
mêmes questions que celles que vous vous poseriez si vous étiez en train de
négocier l’achat de votre résidence personnelle : confort, fonctionnalité, person-
nalité, accessibilité et apparence extérieure.
Pour évaluer si les locaux où vous travaillerez satisfont bien à vos besoins person-
nels et professionnels, étudiez les exemples auxquels vous êtes actuellement
exposé. Essayez d’évaluer chaque cabinet ou clinique où vous travaillerez d’ici la
fin de votre résidence. Dressez le portrait de votre « cabinet idéal », en prenant des
notes et en esquissant des schémas (à l’échelle) de l’aménagement des salles
d’examen, des salles de classement des dossiers médicaux et des bureaux person-
nels des médecins. Notez les locaux que vous trouvez les plus confortables et où
vous jugez que vous pourriez travailler plus ecacement. Évaluez les caractéris-
tiques ergonomiques de ces locaux et leur sécurité pour les médecins, les em-
ployés et les patients. Demandez aux médecins et aux employés ce qu’ils ap-
précient et ce qu’ils aimeraient améliorer ou changer. Surtout, notez tout ce que
vous souhaitez éviter. Demandez-vous aussi si l’aménagement retenu permettra
dans l’avenir d’installer du nouvel équipement et un système de dossiers médicaux
électroniques.
Lorsque vous évaluez l’aménagement d’une clinique, il est préférable de le faire
zone par zone :
Points clés à l’étude
ÑÉvaluation des besoins
pouraménager une clinique
ou un cabinet médical de
façon optimale
ÑZones d’accueil du public
etsalle d’attente
ÑRéception et locaux
administratifs
ÑSalles d’examen et
d’exécution des
actes médicaux
ÑAires réservées aux
médecins et aux employés
ÑChoix du matériel de
bureau, des fournitures
et des fournisseurs
ÑPlanification des
technologies de
communication
ÑUtilisation de l’informatique
en milieu médical

4
Ñzones d’accès à la clinique par le public : stationnement, rampes d’accès pour
les fauteuils roulants, ascenseurs, corridors, toilettes, services de diagnostic et
services de santé connexes offerts sur place;
Ñservices pharmaceutiques et de préparation des médicaments;
Ñzones accessibles aux patients, comme la salle d’attente et les
toilettes publiques;
Ñréception, locaux administratifs et aires communes;
Ñsalles d’examen et salles réservées aux actes médicaux;
Ñaires réservées aux médecins et aux employés.
Utilisez la liste de questions suivante afin de procéder à une évaluation de base de
chacune des zones de la clinique ou du cabinet.
Liste de contrôle – Zone d’accès par le public
ÑL’immeuble où se trouve votre clinique est-il facilement accessible en
automobile et par le réseau de transport en commun?
ÑY a-t-il suffisamment de places de stationnement sur place ou à proximité
pour les patients, les employés et les médecins?
ÑLes patients aux prises avec des difficultés physiques peuvent-ils facilement
descendre de la voiture devant la porte principale?
ÑLes personnes se déplaçant en fauteuil roulant peuvent-elles accéder
facilement à l’immeuble, aux ascenseurs, aux corridors publics, aux toilettes
età vos locaux?
ÑLes ascenseurs, les locaux et toutes les zones publiques sont-ils suffisamment
spacieux pour permettre la circulation d’une civière en cas d’urgence?
ÑL’immeuble est-il propre et bien entretenu?
ÑQuels sont les services de santé complémentaires offerts sur place? La
présence à proximité d’une pharmacie, d’un laboratoire pour les analyses
sanguines et d’une clinique d’électrocardiographie ainsi que de services de
radiologie, d’échographie et de physiothérapie permet aux patients de trouver
tous les services sous un même toit et peut accélérer l’obtention des résultats
des tests diagnostiques.
ÑY a-t-il un café-restaurant sur place? La possibilité de s’éloigner quelques
instants pour prendre une pause bien méritée peut être précieuse pour vous
etpour vos employés.
La salle d’attente
Combien de fois au cours de votre formation avez-vous pénétré dans une clinique
ou un cabinet de médecin par la salle d’attente? La plupart des médecins dispo-
sent d’une entrée réservée et n’ont souvent aucune idée de l’état de la salle
d’attente. Comme les patients attendent souvent pendant de longues périodes
avant de rencontrer le médecin, tous les eorts déployés afin de rendre leur séjour
plus confortable sera à l’avantage de tous.
Liste de contrôle – Salle d’attente
ÑCombien de patients et d’accompagnateurs la salle d’attente peut-
elleaccueillir?
ÑLa porte d’entrée s’ouvre-t-elle sans risquer de blesser les personnes qui sont
en train de suspendre leurs manteaux ou d’enlever leurs chaussures?
ÑLe vestiaire est-il suffisamment grand?
ÑDu désinfectant pour les mains et des masques (le cas échéant) sont-ils mis à
la disposition des patients à leur arrivée?
ÑLa salle d’attente compte-t-elle un nombre suffisant de fauteuils confortables
assez espacés pour que l’espace personnel de chaque patient soit respecté et
que personne n’ait à attendre debout?

5
ÑUn espace a-t-il été réservé aux patients qui se déplacent en fauteuil roulant
ou qui doivent s’aider d’un ambulateur (marchette)?
ÑUne voie libre de toute entrave a-t-elle été aménagée de l’entrée jusqu’à
laréception?
ÑLa salle d’attente est-elle peinte et décorée dans des teintes apaisantes? (Ce
facteur est particulièrement important si les médecins sont régulièrement en
retard sur leur horaire.)
ÑLa salle d’attente est-elle pourvue d’une chaîne stéréo pour faire jouer de la
musique et créer un « voile sonore » afin que les conversations des employés
ne soient pas entendues dans la salle d’attente?
ÑY aurait-il lieu d’installer un téléviseur dans la salle d’attente, tout en réservant
le choix de la chaîne et le contrôle du volume à vos employés?
ÑLa réception est-elle placée à l’écart de telle sorte que la confidentialité des
conversations puisse être assurée lorsqu’un patient s’inscrit?
ÑVos employés peuvent-ils fermer la fenêtre du guichet de la réception
afin d’assurer le caractère privé de leurs conversations, des conversations
téléphoniques et de leur travail?
ÑDes revues récentes sont-elles mises à la disposition des patients?
ÑDevriez-vous aménager une zone de jeux pour les enfants?
ÑDes toilettes sont-elles mises à la disposition des patients?
Réception et locaux administratifs
L’analyse des nombreuses tâches exécutées dans un cabinet, du premier appel
d’un patient jusqu’à ce que l’évaluation de son cas, les investigations et le traite-
ment aient été eectués, révèle que la majorité d’entre elles est accomplie par les
employés polyvalents du cabinet. Dans un cabinet bien géré, les médecins peuvent
consacrer tout leur temps aux services cliniques et déléguer la plupart, voire la
totalité, des autres tâches à leurs employés. Une réception et des locaux adminis-
tratifs ecaces et ergonomiques présentent de nombreux avantages pour le
personnel administratif et porteront leurs fruits pour le médecin.
Pourtant, pendant leur résidence, la plupart des médecins ne sont que très peu
exposés aux activités qui se déroulent à l’extérieur des salles d’examen. Si vous
voulez vraiment savoir comment mettre sur pied et administrer un cabinet, ne
demandez pas aux médecins, adressez-vous plutôt aux employés. Imaginez toutes
les connaissances que vous pourriez acquérir si une journée donnée, vous agissiez
comme réceptionniste de la clinique où vous recevez votre formation. Vous auriez
une bien meilleure compréhension du degré de concentration dont ces employés
doivent faire preuve pour répondre au téléphone, accueillir et inscrire les patients,
préparer les salles d’examen, poser certains actes médicaux, mettre à jour et
préparer les dossiers médicaux, classer les dossiers et les documents, rappeler les
patients, prendre les rendez-vous pour les tests diagnostiques et les consultations
de spécialistes et toutes les autres tâches que les médecins confient constamment
à leur personnel.
La protection des renseignements personnels est une préoccupation constante,
car il incombe à chaque clinique et cabinet médical de satisfaire aux exigences en
la matière. Les employés de l’accueil doivent être en mesure de faire des appels
téléphoniques, de s’entretenir avec les médecins ou avec d’autres employés et de
manière générale, d’accomplir leur travail, sans que leurs propos soient entendus
et sans être constamment épiés par les personnes présentes dans la salle
d’attente. Une fenêtre de style guichet en verre partiellement givré constitue un
écran ecace.