2014 07 28 Note données médicales_data protection_FR

Données médicales des enfants accueillis dans les crèches et jardins
d'enfants interinstitutionnels gérés par l'OIB: informations concernant la
protection des données
Des antennes médicales composées de pédiatres et d'infirmières sont implantées dans chacune
des crèches et JE gérés par l'OIB. La mission de ces équipes est de déterminer l'admissibilité
des enfants au point de vue médical et d'assurer une prise en charge médicale adéquate tout au
long de leur séjour, dans le cadre de la médecine préventive.
Vous trouverez ci-dessous des informations concernant le traitement des données personnelles
et médicales recueillies dans le cadre de la constitution du dossier de votre (vos) enfant(s).
a. Responsable du traitement :
 Mme Linda ROWAN, Chef de l'Unité OIB.CPE.1.
b. Base juridique du traitement :
 Décision de la Commission du 6 novembre 2002 portant création de l'Office pour les
infrastructures et la logistique à Bruxelles (2003/523/CE):
"Article 3 – Tâches
L'Office est notamment chargé pour le site de Bruxelles :
[…]
f) de fournir aux institutions des services relatifs à certains équipements sociaux tels
que crèches ou garderies postscolaires".
c. Finalités du traitement auquel les données sont destinées :
 Permettre à des professionnels de la santé de :
o déterminer si les conditions d'accueil éventuellement nécessitées par la
situation médicale des enfants permettent leur admission dans les crèches du
CPE;
o recueillir toutes les données nécessaires à un accueil adéquat au CPE;
o appliquer la médecine préventive.
d. Origine des données :
 lorsqu'une place pour l'enfant est disponible, un rendez-vous entre les parents et la
pédiatre est organisé;
 les parents remettent au pédiatre les documents complétés et signés au sujet des
vaccinations et des mesures à prendre en cas d'urgence (annexe VII du Règlement des
crèches) et au sujet du traitement des données médicales (annexe VIII du Règlement
des crèches);
 le pédiatre complète de façon manuscrite une fiche médicale reprenant tous les
renseignements nécessaires.
e. Destinataires des données :
 Les données recueillies sont en principe uniquement utilisées par les membres de
l'antenne médicale de la crèche. Toutefois, certaines données (allergies, régime
alimentaire, courbes de croissance,…) peuvent être communiquées par le personnel
médical aux membres du personnel des crèches et du Jardin d'Enfants afin d'assurer la
prise en charge optimale de l'enfant.
f. Caractère obligatoire des données :
 Toutes les informations à caractère médical demandées lors de l'établissement de la
fiche médicale doivent obligatoirement être fournies car elles sont indispensables à la
prise en charge adéquate de l'enfant au point de vue médical.
g. Droit d'accès aux données :
 Les données reprises dans le dossier médical peuvent être consultées sur demande par
les parents, moyennant la prise d'un rendez-vous auprès de l'antenne médicale. La
consultation a lieu dans les locaux de l'antenne médicale et en présence d'une personne
désignée par le pédiatre en charge du site d'accueil concerné.
 Les parents peuvent obtenir la communication d'une copie des données de ce dossier
dans un délai de 3 mois à partir de la demande.
 Ils peuvent obtenir la rectification sans délai des données inexactes ou incomplètes.
 Les dossiers peuvent contenir des annotations personnelles des pédiatres. Ces
annotations ne peuvent pas être consultées directement au titre de l'article 20 point 1 c)
du règlement 45/2001 visant à la protection de la personne concernée ou des droits et
libertés d'autrui. Si les parents désirent malgré tout consulter ces annotations
personnelles, cela ne pourra se faire que par l'intermédiaire d'un médecin désigné par
leurs soins.
 Les personnes dont les données personnelles ont été communiquées par les parents
sont également autorisées à consulter les points qui les concernent. Il appartient aux
parents qui les citent de les informer de ce droit.
h. Délai de conservation des données :
 Pendant 30 ans après la dernière consultation ou visite médicale de l'enfant. Les
documents sont uniquement conservés sous forme numérique. Le dossier papier est
détruit.
i. Saisie du Contrôleur européen de la protection des données :
 Toute personne dont des données personnelles sont détenues dans le cadre de la
présente procédure a le droit de saisir à tout moment le contrôleur européen de la
protection des données à l'adresse suivante :
Mr Peter Johan HUSTINX, Contrôleur Européen de la Protection des Données
Rue Wiertz 60, B-1047 Bruxelles