Direction des finances et de l`administration générale Service de

Direction des finances et de l’administration
générale
Service de coordination des achats
Procédure de labellisation des fournisseurs dans le domaine des
consommables informatiques
(famille 60.03 du référentiel de prestations homogènes inter EPST)
Information à l’attention des fournisseurs
Résumé - Ce qu’il faut faire pour être labellisé :
-
-
télécharger le questionnaire d’auto-évaluation à l’URL indiquée dans la
publicité
le remplir de manière exacte et sincère
l’imprimer, le dater, le signer et le renvoyer, en lui joignant l’ attestation
d’acceptation des conditions de labellisation signée et les pièces listées
en fin de document, à l’adresse suivante :
INRA
DIFAG- Service de coordination des achats
37380 NOUZILLY
Envoyer également le questionnaire au format Excel par voie électronique à
l’adresse suivante :
[email protected] avec comme objet : « labellisation fournitures de bureau »
Cette procédure entre dans le cadre de la politique d’achat de l’établissement, dont les
objectifs sont de rationaliser les achats, d’améliorer leur efficacité économique et de
renforcer leur sécurité juridique.
 Pourquoi une labellisation des fournisseurs ?
L’INRA souhaite apporter à ses acheteurs une meilleure information sur toutes les
dimensions de l’achat qui conditionnent l’atteinte des objectifs qu’il s’est fixé dans le
cadre de sa politique d’achat.
La labellisation des fournisseurs est destinée à identifier les fournisseurs les mieux aptes
à assurer les approvisionnements de l’INRA dans les meilleures conditions d’efficacité, de
service et de sécurité.
 Labellisation et réglementation des marchés publics
La labellisation ne confère pas aux fournisseurs labellisés l’exclusivité des
achats de l’institut (elle n’est pas assimilable à un référencement tel que pratiqué par
les acheteurs privés). Elle constitue, à l’intention des acheteurs de l’établissement, une
identification des fournisseurs qui présentent les meilleures garanties par rapport aux
objectifs que s’est fixé l’institut. Les acheteurs conservent la liberté de choix du
fournisseur s’ils la jugent indispensable à leur activité, dans le respect de la
réglementation des marchés publics et des règles internes à l’institut.
La labellisation ne soustrait pas les achats de l’INRA aux règles de publicité et
de mise en concurrence. Elle constitue cependant une procédure assurant une
publicité adaptée des achats de l’institut.
Les règles suivantes sont appliquées :
-
les fournisseurs labellisés peuvent être remis en concurrence par les
acheteurs dans le cadre de marchés à procédure adaptée. Dans ce cas là, le seul
critère de choix de l’offre est le prix, les fournisseurs labellisés étant censés
remplir les autres conditions de satisfaction des besoins,
-
les acheteurs de l’INRA recourant à un fournisseur labellisé peuvent s’affranchir de
mise en concurrence pour leurs achats courants dès lorsque le prix n’est pas
un critère essentiel du choix du fournisseur,
-
en cas d’existence d’un marché formalisé pour les besoins entrant dans le
domaine de labellisation, la labellisation des fournisseurs est suspendue
pour les acheteurs dépendant de la PRM responsable du marché.
 Qu’apporte la labellisation aux fournisseurs labellisés ?
Les acheteurs sont informés de l’existence de fournisseurs labellisés dans la famille
homogène dans laquelle ils assurent leurs achats lors de l’utilisation de l’INTRANET
ACHAT à l’aide duquel ils rédigent leurs commandes :
-
les fournisseurs labellisés sont proposés par défaut lors du choix du
fournisseur,
-
lors d’une recherche d’articles dans les catalogues électroniques, les articles de
fournisseurs labellisés sont mis en évidence,
-
lors de la recherche des fournisseurs couvrant un domaine d’achat donné, les
fournisseurs labellisés sont signalés,
-
les fournisseurs labellisés disposent de la possibilité de diffuser de
l’information technique et commerciale en direction des acheteurs de
l’INRA via le portail fournisseurs de l’institut. A ce titre, ils reçoivent un login et
un mot de passe,
-
les fournisseurs labellisés sont informés par messagerie électronique des
publicités publiées par l’INRA sur son portail achat dans le domaine d’achat
couvert par la labellisation.
 Comment se passe la procédure de labellisation ?
Commission de labellisation
La procédure est préparée par le service de coordination des achats de l’institut.
L’ensemble de la procédure est contrôlée par une « commission de labellisation »
interne qui est garante de la transparence et de la régularité de la procédure. Elle
comprend entre autres membres un membre extérieur à l’INRA et un agent comptable.
Cette commission :
-
valide les critères de labellisation proposés par le service de coordination de
l’INRA et la pondération de ces critères,
définit les conditions de labellisation (profil type),
assure et valide le choix des fournisseurs labellisés
décide des suspensions ou résiliations de la labellisation.
Conduite d’une procédure de labellisation
Une procédure de labellisation concerne un domaine d’achat précis délimité par une ou
plusieurs familles du référentiel de prestations homogènes inter EPST. La procédure est
initiée par une publicité.
Toutefois, dès qu’elle a été engagée dans un domaine d’achat, la labellisation est un
processus continu. Tout fournisseur a la possibilité de demander sa labellisation à tout
moment en suivant le processus de labellisation. L’intervalle minimum entre 2 demandes
de labellisation pour un fournisseur ayant échoué à une procédure est de 6 mois.
Publicité
Une publicité est publiée sur le portail achat de l’INRA. Les fournisseurs habituels de
l’INRA sont informés par apposition d’une information sur un ou plusieurs bons de
commande transmis pendant la procédure, ou par tout autre moyen à l’initiative des
acheteurs. La durée de publication de la publicité est indiquée dans l’annonce.
Retrait du dossier
Le dossier peut être retiré sur le portail fournisseurs de l’INRA à l’adresse indiquée sur la
publicité.
Evaluation des fournisseurs
La labellisation est basée sur un questionnaire d’autoévaluation des fournisseurs, dans
lequel le fournisseur se positionne par rapport à un certain nombre de critères.
Ces critères sont regroupés en 8 « axes » correspondant chacun à une préoccupation
achat de l’INRA :
-
la politique commerciale,
le management de la qualité,
la qualité de service,
la maîtrise des coûts indirects,
la sécurité des approvisionnements,
la protection de l’environnement et le développement durable
l’hygiène et la sécurité,
des préoccupations diverses spécifiques au domaine d’achat concerné.
Le fournisseur est évalué sur chacun de ces axes par les réponses qu’il apporte
aux questions posées. Les différents critères contribuant à chaque axe sont pondérés
en fonction de l’importance que leur accorde l’INRA, qui peut être différente suivant le
domaine d’achat concerné. La réponse aux questions posées fait l’objet d’une note, en
général entre 0 et 5. La note pondérée obtenue sur chaque axe permet d’obtenir
un « profil » situant le fournisseur. Ce profil est comparé à un profil type, définit
par la commission de labellisation. Si le profil du fournisseur est supérieur, pour tous ses
axes, au profil type, le fournisseur est labellisé. Les fournisseurs ne sont donc pas
comparés entre eux pour déterminer les fournisseurs labellisés.
Le fournisseur a accès à son profil au cours du renseignement du questionnaire. Il peut
ainsi se situer dans l’absolu par rapport à une base 100 correspondant à la note
maximale pondérée qui peut être obtenue pour chaque axe. Les réponses aux
questions doivent être exactes et sincères. Elles pourront être vérifiées par
demandes de pièces justificatives si elles s’y prêtent, ou par le processus d’évaluation en
continu mis en place pour assurer le suivi des fournisseurs labellisés.
Suivi de la labellisation
Les fournisseurs labellisés font l’objet d’une évaluation en continu par
signalement d’anomalies par les acheteurs. Les anomalies sont caractérisées par rapport
aux réponses apportées par le fournisseur lors de sa labellisation (non respect
d’engagements) ou les dysfonctionnements constatés. En cas d’anomalies graves ou
répétées, la commission de labellisation pourra être amenée à suspendre la
labellisation pour une période probatoire au cours de laquelle le fournisseur pourra
corriger les dysfonctionnements constatés, voire la résilier si la situation le justifie.
Publication des résultats
La liste des fournisseurs labellisés sera publiée sur le portail fournisseurs de l’INRA au
plus tard deux mois après la date de clôture de la procédure ou de dépôt d’une offre en
cas de demande de labellisation hors procédure coordonnée. Aucune autre information ne
sera apportée.
Durée de la labellisation
La labellisation est conférée pour une durée maximale de 3 ans à dater de la notification
au fournisseur.
 Comment participer à la procédure de labellisation
Retrait du questionnaire d’autoévaluation
Il peut être retiré sur le portail fournisseur de l’INRA, à l’URL indiquée dans la publicité.
Renseignement du questionnaire
Le questionnaire est un formulaire au format EXCEL. Des précisions éventuelles sur les
questions posées peuvent être obtenues en sélectionnant la cellule comportant le texte
de la question. La réponse aux questions se fait en sélectionnant une réponse dans une
liste déroulante. La réponse à toutes les questions est obligatoire.
Le profil se construit au fur et à mesure du renseignement du questionnaire. Chaque axe
est indépendant des autres.
La mise à disposition du profil est un gage de transparence de la procédure.
Cette possibilité ne doit pas être utilisé pour construire un profil « idéal » éloigné de la
réalité. La réponse aux questions doit être exacte et sincère. Le responsable du
renseignement du questionnaire doit en attester sur l’honneur. Certaines justifications
pourront être demandées. Si les résultats de l’évaluation en continu sont très éloignés de
la perception du fournisseur donnée aux acheteurs par son profil, la commission de
labellisation pourra décider d’annuler définitivement la labellisation en 1 er examen. La
suppression de la labellisation met automatiquement le fournisseur en alerte
défavorable dans l’INTRANET ACHAT de l’INRA pour une durée de 6 mois.
Envoi de la réponse
Le fichier renseigné doit être renvoyé à l’INRA avant la date de clôture de la procédure,
sous 2 formes :
-
imprimée, complétée des renseignements demandés, la 1 ère page paraphée et la
2ème signée. Ce document constituera un engagement contractuel du
fournisseur envers l’INRA s’il est labellisé,
sous forme informatique par messagerie électronique, avec comme objet du
message « Labellisation fournitures de bureau » à l’adresse suivant :
[email protected].
La réponse doit être accompagnée :
-
d’une attestation sur l’honneur de situation légale en matière de respect des
obligations sociales, fiscales et de non emploi de travailleurs illégaux.
-
de l’attestation d’acceptation des conditions de labellisation jointe en annexe,
-
d’une plaquette de présentation de la société ou de l’URL de son site INTERNET,
-
d’une liste de références de clients publics ou privés.
La demande de labellisation ne sera pas examinée si une de ces pièces est absente.
Pour toutes informations complémentaires concernant ce sujet, rédigez un message
électronique à l’adresse suivante : [email protected], avec pour objet « demande
d’informations labellisation ».
Annexe
Attestation d’acceptation des conditions de labellisation
En demandant ma labellisation en tant que fournisseur de l’INRA, j’atteste avoir pris
connaissance des conditions de labellisation définies dans le document intitulé :
Procédure de labellisation des fournisseurs dans le domaine des
fournitures de bureau
(familles 11.01 et 11.02 du référentiel de prestations homogènes inter EPST)
Information à l’attention des fournisseurs
et de m’y soumettre sans condition.
Je renonce à tout recours contre l’INRA ayant trait à cette procédure et à son résultat.
Fait à : ………………………………………. le ………………………………………………
Nom : ……………………………………….
Prénom : ………………………………….
Représentant la société : ………………………………………………………………………..
en qualité de ……………………………………………………………………………………………
Signature