CCAP_Annexes1à4-CAC - CMA Languedoc
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Chambre Régionale de Métiers et de l’Artisanat du Languedoc Roussillon 65 avenue Clément ADER – CS 60006 34173 Castelnau le Lez Cedex MARCHE PUBLIC DE SERVICES APPEL D’OFFRE OUVERT DESIGNATION D’UN COMMISSAIRE AUX COMPTES A LA CHAMBRE REGIONALE DE METIERS ET DE L’ARTISANAT DU LANGUEDOC ROUSSILLON (CRMA) ANNEXES 1 à 4 AU CAHIER DES CLAUSES ADMINISTRATIVES PARTICULIERES (C.C.A.P) Décret n° 2006-975 du 1er août 2006 portant code des marchés publics DATE ET HEURE LIMITES DE DEPOTS DES OFFRES : 15 février 2010 A 16 HEURES Annexes : Annexe 1. Nombre de pièces comptables et nombre de lignes Annexe 2. Bilan (actif et passif) année 2008 Annexe 3. Compte de résultats (charges et produits) année 2008 Annexe 4. Fonctionnement CRMA et règles propres aux CMA - date de création de la CRMA (copie JO) Extraits du Règlement intérieur Autres réglementations financières des Chambres de métiers et de l'artisanat -1- Annexe 1 -2- Nombre de pièces comptables et nombre de lignes : Exercice 2006 : - nombre de pièces comptables : 2 403 - nombre de lignes : 5 648 Exercice 2007 : - nombre de pièces comptables : 2 487 - nombre de lignes : 5 976 Exercice 2008 : - nombre de pièces comptables :1 925 - nombre de lignes : 4 798 -3- Annexe 2 -4- -5- -6- Annexe 3 -7- -8- -9- Annexe 4 : - 10 - Réglementation des Chambres de métiers et de l'artisanat Les chambres de métiers et de l’artisanat sont des établissements publics administratifs de l’Etat, à compétence locale, ayant la particularité d’être dirigés par des élus. Le rôle d’ordonnateur revient au président, et celui de comptable au trésorier, également élus, mais qui ne sont pas des comptables publics, au sens de l’article 16 du chapitre II de la première partie du décret n° 62 – 1587 du 29 décembre 1962 portant règlement général sur la comptabilité publique. La réglementation financière des chambres de métiers et de l’artisanat (normes et recommandations, notamment via les circulaires de la direction chargée de l’artisanat à l’attention des préfets et des chambres) se rapproche donc : - de celle du décret précité (première partie : principes fondamentaux, et troisième partie, A : établissements publics nationaux, placés sous la tutelle financière du ministre des finances, à caractère administratif, dont les opérations financières et comptables sont réalisées par un ordonnateur et un comptable public, sauf disposition contraire prévue par le texte constitutif de l’établissement), - et de l’instruction d’application M 9-1 de la Direction Générale de la Comptabilité Publique. Organisation – fonctionnement financier : Le fonctionnement de la CRMA est régi actuellement par décret. _________________________ Extraits du règlement intérieur L’assemblée générale Article 5 : Attributions L’assemblée générale : adopte lors de sa 1ère session ordinaire les comptes de gestion de l’exercice précédent ; vote le budget prévisionnel et le budget rectificatif ; détermine chaque année, en ce qui la concerne, le niveau du droit fixe (art. 1601 CGI) et des contributions complémentaires éventuelles pour le financement d’actions en commun. Le financement de cette aide est réparti entre les Chambres de Métiers et de l’Artisanat proportionnellement au nombre d’entreprises de leur circonscription assujetties à la Taxe pour frais des Chambres de Métiers (art. 8, décret 02/11/04) ; fixe par délibération, après avis de la commission des finances, en tenant compte des possibilités financières de la Chambre et dans les limites définies par les arrêtés du 5 février 1985 et du 12 juin 2001 le montant des indemnités mensuelles allouées au président et éventuellement aux autres membres du bureau ; détermine le tarif des frais de déplacements, proposé par le Bureau et après avis de la Commission des Finances. Article 6 : Sessions La chambre régionale de métiers et de l’artisanat se réunit deux fois par an en assemblée générale en deux sessions ordinaires, sur convocation du président de la Chambre ou à défaut du préfet (art. 10 décret 30 déc. 1964). Toutefois, sur proposition du bureau ou sur demande d’un tiers des membres, elle est convoquée en assemblée générale extraordinaire par le président ou, en cas de refus de celui-ci par le préfet. Les convocations sont adressées par le président, par tout moyen permettant d’en attester la réception, aux membres en exercice à leur domicile au moins huit jours avant la date de la réunion. Elles indiquent l’ordre du jour de la séance. - 11 - Les assemblées peuvent avoir lieu soit dans la ville du siège de la chambre régionale, soit dans une autre ville de la région. Article 7 : Ordre du jour L'ordre du jour des assemblées générales ordinaires comporte : l'adoption du procès-verbal de la séance précédente ; la communication du président et le compte-rendu d'activité ; l’approbation des comptes à l'assemblée générale de printemps et, éventuellement, le vote du budget rectificatif ; le vote du budget à l'assemblée d'automne ; les rapports des travaux des commissions ; l'émission d'avis à la demande des Pouvoirs Publics. Article 8 : Quorum – Scrutin L’assemblée générale ne peut valablement délibérer que si le quorum des membres présents, constaté en début de séance, dépasse la moitié des membres en exercice. Lorsque le quorum n’est pas atteint, il est procédé dans le mois qui suit à une deuxième assemblée générale, convoquée au moins huit jours avant la date de la réunion et avec le même ordre du jour. Cette assemblée se tient valablement si le nombre des membres présents constaté en début de séance atteint le tiers du nombre des membres en exercice. Les votes par mandats, procurations ou correspondance ne sont pas admis. Les décisions de l’assemblée générale sont prises à la majorité absolue des membres présents. En cas de partage des voix, celle du président est prépondérante. Le vote s’effectue en principe à main levée. Toutefois à la demande de la majorité des membres présents, le vote peut s’effectuer selon une autre forme : scrutin nominal avec appel des membres Vote à bulletin secret. Ce dernier mode est de droit pour l’élection des membres du bureau et lorsque la question concerne une personne déterminée. Le vote électronique peut être substitué à ces différentes formes de vote pourvu, en ce qui concerne le vote à bulletin secret, qu’il en respecte l’anonymat. Le résultat du vote est constaté par le président et le secrétaire. Il est reproduit dans le procès-verbal de séance. En cas de scrutin nominal, le vote de chaque membre est consigné. Article 9 : Séances En début de séance, le secrétaire procède à l’appel nominatif des membres présents. Le président constate que le nombre de membres présents permet de délibérer valablement. Le président ouvre et clôt les débats, les dirige, fait observer le règlement et assure la police des débats. En cas d’empêchement du président, un vice-président dans l'ordre du tableau préside l'assemblée. Toute discussion de caractère confessionnel ou politique, toute attaque personnelle sont rigoureusement interdites. Si celles-ci venaient à se produire ou, de façon générale, en cas de propos inadmissible, le président arrête les débats et une motion de blâme peut être déposée par tout membre présent, son vote ayant lieu au scrutin secret et sans discussion préalable. Le blâme voté entraîne l’expulsion de la séance de celui ou de ceux qui l’ont subi. Sur tout sujet, la question préalable tendant à faire déclarer qu'il n'y a pas lieu de délibérer en l'état peut toujours être posée, par tout membre présent ; elle est mise aux voix par priorité. La question préalable est irrecevable lors du vote du budget, de la taxe pour frais de chambre de métiers et de l’approbation des comptes par l’assemblée générale. L’assemblée délibère sur les questions portées à l'ordre du jour Article 10 : Publicité des séances Participent aux séances à titre officiel avec voix consultative : - 12 - le ministre en charge de l'artisanat, les ministres de l’éducation nationale, du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle ; le préfet de région ou son représentant peut se faire assister de fonctionnaires appartenant aux administrations compétentes. Le secrétaire général siège de droit avec voix consultative. Le président avec l’accord du Bureau peut inviter toute personnalité ou représentants des pouvoirs publics : Président du Conseil Régional, Président du Conseil Economique et Social, Présidents des Chambres Consulaires Régionales… Le président peut également inviter à titre consultatif toute personnalité susceptible d’apporter un concours technique ou administratif, compte tenu de sa compétence particulière sur les problèmes à l’ordre du jour. Le président peut convoquer, à titre d'auditeurs, les agents de la chambre régionale de métiers et de l’artisanat, les secrétaires généraux des chambres de métiers et de l’artisanat de la région. Sauf décision préalable contraire du bureau, les séances sont ouvertes aux ressortissants. Le secrétaire tient un registre spécial sur lequel il inscrit les délibérations de l’assemblée générale par ordre de date. Ce registre est signé par tous les membres présents à la séance ou mention est faite de la cause de leur empêchement. Un compte-rendu de chaque séance de l'assemblée générale est dressé par le secrétaire. Il est adressé aux membres qui peuvent formuler des observations par écrit. Il est soumis à l’approbation de l’assemblée générale qui suit. Un exemplaire de ce compte-rendu est adressé dans la quinzaine au préfet de région. Les éventuelles observations reçues sont également communiquées. Il est précisé qu’il s’agit d’un compte rendu, non d’un procès-verbal. Les délibérations, le compte-rendu des séances de l’assemblée générale, ainsi que le projet de budget, le budget voté et les comptes sont communicables dans les conditions prévues par la Loi n° 78-752 du 17 juillet 1978 portant diverses mesures d’amélioration des relations entre l’administration et le public et diverses dispositions d’ordre administratif, social et fiscal, modifiée par la Loi n°2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations. Les Commissions La chambre régionale de métiers et de l’artisanat comprend quatre commissions obligatoires (art 6 al. 2 décret CRM) : commission des finances chargée de l’examen du projet de budget préparé par le président et le bureau et de la vérification et de l’apurement des comptes dressés par le trésorier. Elle est composée de membres désignés par l’assemblée générale, en son sein, en dehors des membres du bureau. Le président et le trésorier sont entendus par elle. commission du développement économique chargée des questions relatives à l’accompagnement des entreprises dans les différentes phases de développement. Elle est composée de membres désignés par l’assemblée générale en son sein ; commission de la formation professionnelle chargée de l’étude de toutes les questions d’apprentissage, de formation professionnelle…Elle se compose des membres désignés à l’assemblée générale en son sein. commission d’appel d’offre chargée d’examiner et de classer les offres lors de la mise en concurrence des candidats à un appel d’offre de la Chambre. Elle est compétente pour l’étude des questions ressortissant aux marchés passés par la Chambre (voir art 12 concernant sa composition). Le Bureau Article 14 : Attributions Le bureau de la chambre régionale de métiers et de l’artisanat : arrête le projet de budget préparé par le président pour le présenter à la commission des finances ; établit l'ordre du jour des assemblées générales ; - 13 - saisit les commissions et coordonne leurs travaux ; veille à l'exécution des décisions des assemblées générales et, à cet effet, assiste le président autant que de besoin ; prend toutes mesures utiles au fonctionnement de la chambre dans la limite des décisions prises par l'assemblée générale ; autorise le président à agir en justice procède au déclassement des biens mobiliers autres que d’usage courant en vue de leur aliénation onéreuse ou gratuite (vente, donation) ; dans le cadre de l'organisation administrative de la chambre régionale de métiers et de l’artisanat, sur proposition du secrétaire général, directeur des services ou, à défaut de proposition exprimée, après avis, est chargé : d'établir un règlement des services, d'établir le projet de grille des emplois de la chambre de métiers qui est soumis à l'assemblée générale, de créer, le cas échéant, de nouveaux emplois dans la limite des crédits budgétaires adoptés par l'assemblée générale. Ces créations doivent être portées à la grille des emplois de la chambre et ratifiées par la plus proche assemblée, de proposer éventuellement à l'assemblée les suppressions d'emplois permanents dans les conditions fixées par le statut du personnel. Les modifications (création ou suppression) de la grille des emplois doivent être soumises pour approbation au Préfet. désigne les représentants de la Chambre Régionale de Métiers et de l’Artisanat aux différentes instances auprès desquelles la chambre régionale de métiers et de l’artisanat est représentée sous réserve de validation par l’assemblée (solution alternative à l’article 5 du règlement intérieur) ; propose à l’assemblée générale le projet de règlement intérieur et ses modifications éventuelles. Est consulté par le président pour avis sur toutes décisions de révocation d’un agent. Son accord est obligatoire concernant la nomination et la révocation du secrétaire général (article 55 et 60 du statut du personnel des chambres de métiers et de l’artisanat). détermine le tarif des frais de déplacements à soumettre, après avis de la commission des Finances, à l’Assemblée Générale. Le bureau est compétent pour traiter, notamment en situation d’urgence, de tout sujet autre que le fonctionnement courant de la chambre de métiers et de l’artisanat. Ses décisions sont alors soumises à la plus proche assemblée générale aux fins d’approbation. Article 18 : le Président Le président : représente la chambre régionale de métiers et de l’artisanat auprès des pouvoirs publics et en particulier auprès des instances régionales et partout où besoin est ; exerce les fonctions d'ordonnateur des dépenses. Il peut, avec l’agrément du bureau, déléguer ses fonctions d’ordonnateur à un vice-président ; peut déléguer ses pouvoirs dans d’autres fonctions à d’autres membres élus sans pouvoir se départir de la totalité de ses compétences. Les délégations de pouvoir sont écrites, nominatives et conservées par le secrétaire du bureau dans les archives de la chambre. Elles sont affichées dans les locaux de la chambre et publiées au recueil des actes administratifs de la préfecture après transmission à cette dernière ; peut déléguer, en outre, notamment au secrétaire général, la signature des pièces ou correspondances courantes ; prépare le projet de budget, le soumet après qu’il ait été arrêté par le bureau, pour avis, à la commission des finances et le propose, pour adoption, à l'assemblée générale ; certifie avec le trésorier les comptes de gestion ; - 14 - transmet le budget et les comptes au préfet pour approbation ; convoque et préside les réunions de bureau et rend compte de son activité et de celle du bureau à l'assemblée générale ; convoque et préside les assemblées générales et y assure la police des débats ; adresse le compte-rendu des assemblées générales aux membres de la chambre, au préfet de région et au ministre chargé de l’artisanat ; assure l'exécution des décisions de l'assemblée générale et du bureau ; est membre de droit de toutes les commissions, sauf de celle des finances et peut les présider ; convoque les commissions ; représente la chambre en justice et dans tous les actes de la vie civile ; procède au déclassement des biens mobiliers du domaine public de la chambre de métiers dont la valeur ne dépasse pas 1000 € en vue de leur aliénation ; peut confier à des membres de l’assemblée générale des missions de représentation ou d'études particulières dont il détermine l’objet et fixe les limites ainsi que les moyens. Les rapports lui sont adressés. Il doit les soumettre au bureau ; est chargé de l'application du règlement intérieur et du règlement des services ; assure la gestion des affaires courantes de la chambre ; est responsable de la gestion administrative de la chambre; il est seul habilité à donner des directives au secrétaire général, directeur des services, qui est responsable devant lui et devant le bureau ;(annexe 1 du statut du personnel des chambres de métiers et de l’artisanat) nomme aux emplois permanents sur proposition du secrétaire général, directeur des services et chef du personnel, et conformément aux dispositions du statut du personnel des chambres de métiers et de l’artisanat dont il assure l'application ; signe la correspondance, extraits, pièces officielles, etc. ; est la personne responsable des marchés de la chambre (PRM). En tant que personne responsable du marché, arrête les projets de marchés, décide d’engager les procédures de mise en concurrence et choisit le candidat ; signe les marchés peut conclure des transactions après autorisation, soit par délibération de l’assemblée, soit par décision du bureau en cas d’urgence, et sous réserve des dispositions du statut du personnel. Le projet de transaction est soumis à approbation du préfet au-delà d’un certain seuil fixé par le ministre chargé de l’artisanat. Il est réputé approuvé à défaut de décision contraire dans les 30 jours. En cas d’empêchement du président et, en l’absence de délégation préalable, les fonctions d’ordonnateur sont exercées par un vice-président dans l’ordre du tableau. Article 20 : le Trésorier Le trésorier assure les fonctions de comptable de la chambre régionale de métiers et de l’artisanat. Il certifie avec le président les comptes de gestion. Il procède au paiement des dépenses sur mandat régulièrement ordonnancé par le président. Il présente les comptes à la commission des finances et à l'assemblée générale. Il assiste à l'examen des comptes à la préfecture. Il peut, avec l’agrément du bureau, déléguer ses fonctions au trésorier-adjoint. En cas d’empêchement du trésorier et, en l’absence de délégation préalable, les fonctions de comptable sont exercées par le trésorier-adjoint. En cas d’empêchement du trésorier et du trésorier-adjoint, une assemblée générale extraordinaire, réunie par le président, le premier vice-président, ou à défaut à l’initiative du préfet, désigne leurs remplaçants. Autres réglementations financières des Chambres de métiers et de l'artisanat - 15 - Passation des comptes (circulaire n° 1128 du 15 novembre 1995) : en cas de changement de trésorier ou de président, le préfet doit veiller à ce qu’il soit procédé à une prise en charge régulière des comptes comportant : - la mise à jour et l’arrêté de la comptabilité à la date du transfert des pouvoirs ; - la vérification de la concordance des soldes comptables avec les disponibilités réelles (caisse, trésorerie générale, chèques postaux,…). Cette vérification sera effectuée en présence du président et du trésorier sortants et du représentant de l’administration préfectorale habituellement chargé de la tutelle financière de la chambre de métiers ; - la rédaction d’un procès-verbal de prise en charge qui doit être signé par les anciens et nouveaux présidents et trésoriers ainsi que par le représentant du préfet. Un exemplaire doit être remis à chacun des signataires ; celui destiné à l’administration préfectorale sera conservé dans les archives du service de la préfecture chargé de la tutelle de la chambre de métiers. En aucun cas, ce procès-verbal ne pourra valoir quitus ni de la gestion du président ni de celle du trésorier sortants ; le quitus ne peut en effet découler que de l’approbation des comptes qui seront présentés au préfet en fin d’exercice par le nouveau président dans la forme prescrite. Le régime et les règles de responsabilité des trésoriers des chambres de métiers et de l’artisanat (circulaire n° 639 du 25/06/1996) Le code de l’artisanat, en son article 6, stipule que les chambres de métiers et de l’artisanat sont des établissements publics. Il résulte de cette qualité que les chambres de métiers et de l’artisanat sont gestionnaires de deniers publics. Ceci implique que leurs opérations budgétaires et comptables doivent être exécutées dans des conditions inspirées de celles des organismes soumis aux règles de la comptabilité publique telles qu’elles sont définies par le décret n° 62 – 1587 du 29 décembre 1962 portant règlement général sur la comptabilité publique : caractère limitatif des autorisations de dépenses budgétaires ; séparation de l’ordonnateur et du comptable ; compétence exclusive du trésorier en matière de tenue de la comptabilité et de gestion de la trésorerie. Par ailleurs, s’il ne les reprend pas toutes dans leur ensemble, le décret n° 64 – 1362 du 30 décembre 1964 relatif aux chambres de métiers et de l’artisanat reprend expressément la règle de séparation de l’ordonnateur et du comptable. Néanmoins, les trésoriers des chambres de métiers et de l’artisanat ne sont pas nommés par le ministre chargé de l’économie et des finances (du budget) ou avec son agrément, conformément à l’article 16 du décret n° 62 – 1587 du 29 décembre 1962 susvisé. Aucun texte législatif ou réglementaire ne les soumet à la responsabilité personnelle et pécuniaire des comptables publics, telle qu’elle est prévue par l’article 60 de la loi de finances pour 1963 (n° 63 – 156 du 23 février 1963). Bien que les comptes et la gestion des chambres soient soumis au contrôle de la Cour des Comptes, les trésoriers des chambres de métiers et de l’artisanat ne sont pas tenus de produire leurs comptes à celle-ci. En conséquence, ceux-ci n’ont pas la qualité de comptables publics. Conséquences attachées à cette situation 1. Une responsabilité limitée : A la différence des comptables publics qui sont personnellement et pécuniairement responsables des opérations dont ils sont chargés et de l’exercice régulier des contrôles qui leur sont confiés (article 19 du décret n° 62 – 1587 du 29 décembre 1962 précité), indépendamment de toute procédure judiciaire, civile ou pénale, les trésoriers des chambres de métiers et de l’artisanat ne devraient être responsables que dans la mesure où la preuve de leur responsabilité est rapportée dans le cadre d’une instance civile ou pénale. Par ailleurs, il apparaît que la qualité d’agent public puisse être reconnue au trésorier des chambres de métiers et de l’artisanat, tant en raison de sa qualité d’élu qu’au motif des fonctions particulières qu’il assume dans le cadre de l’exécution du service public géré par la chambre. Or le Conseil d’Etat a posé en principe général du droit que lorsqu’un agent public a été poursuivi par un tiers pour faute de service, la collectivité publique doit, dans la mesure - 16 - où une faute personnelle détachable de l’exercice de ses fonctions n’est pas imputable à cet agent, le couvrir des condamnations civiles prononcées contre lui. Il en résulte que, sauf faute personnelle détachable de l’exercice de ses fonctions, le trésorier devrait être d’office garanti par la chambre dont il relève des condamnations civiles prononcées contre lui. 2. L’hypothèque légale : Les trésoriers des chambres de métiers et de l’artisanat, n’ayant pas la qualité de comptables de deniers publics, ne sont pas soumis à l’hypothèque légale. En effet, l’hypothèque légale de l’Etat, des départements, des communes et des établissements publics sur les biens des « receveurs et administrateurs comptables », prévue à l’article 2121 – 3° du code civil, ne vise que les fonctionnaires chargés de la gestion de deniers publics dont ils sont comptables envers la personne morale, conformément aux règles de la comptabilité publique. 3. L’attribution d’une indemnité de responsabilité financière L’attribution aux trésoriers des chambres de métiers et de l’artisanat d’une « indemnité de responsabilité financière » paraît exclue dès lors qu’ils n’encourent pas les mêmes responsabilités personnelles et pécuniaires que les comptables publics. Principes budgétaires (budgets prévisionnels et réalisés) Les principes du droit budgétaire : Le principe d’annualité (ou spécialisation des exercices) : Les budgets doivent retracer les charges et produits rattachables à un exercice annuel ; les programmes immobiliers doivent ainsi être découpés en tranches annuelles. L’année budgétaire coïncide avec l’exercice comptable (1er janvier – 31 décembre). La comptabilisation des opérations des établissements publics administratifs est effectuée selon le principe des droits constatés : tous les droits acquis et tous les services faits au cours d’un exercice doivent être rattachés à cet exercice. L’exercice de rattachement d’une recette est déterminé par la date à laquelle le droit est acquis, celui d’une dépense par la date du service fait. En ce qui concerne les subventions, la référence est la date de notification ou de signature des conventions (en cas de convention pluriannuelle, il s’agit de la date prévue par le calendrier fixé ou l’avenant annuel). Les reports de crédits constituent des aménagements au principe d’annualité. Les règles relatives aux reports de crédits diffèrent selon les catégories de dépenses : -dépenses d’équipement : les reports peuvent être mis en place par l’ordonnateur. Les crédits de l’année N – 1 peuvent être intégralement reportés sur l’année N, même s’ils n’ont pas été engagés. Les reports doivent alors être inscrits dans le prochain budget rectificatif ; -crédits d’informatique : les crédits de l’année N – 1 peuvent donner lieu à report, mais seulement s’ils ont été engagés mais non mandatés. Les reports doivent alors être inscrits dans le prochain budget rectificatif ; -crédits de fonctionnement par nature : ils peuvent donner lieu à report s’ils ont été engagés mais non mandatés, dans la limite du dixième de la dotation inscrite dans le budget de l'exercice précédent. Les reports doivent alors être inscrits dans le prochain budget rectificatif. -crédits de personnel : ils ne peuvent en aucun cas faire l’objet de reports. Le principe d’unité Les opérations sont décrites sur un seul budget ; celui-ci comporte néanmoins une distinction entre compte de résultat (retraçant les charges et produits de fonctionnement) et tableau financier (décrivant les opérations patrimoniales ou d’équipement). Le principe d’universalité L’article 23 du décret n° 62 – 1587 du 29 décembre 1962 traite du principe d’universalité des budgets des établissements publics nationaux. Il est également applicable aux chambres et prescrit qu’« il est fait recette du montant intégral des produits, sans contraction entre les recettes et les dépenses (sauf TVA déductible, escomptes et rabais, pénalités infligées aux titulaires de marchés, régularisations au titre de l’exercice supportant un trop-payé), et sans affectation des recettes aux dépenses (sauf subventions, dons et legs) ». - 17 - Le principe de spécialité Posé par l’article 18 du décret n° 53-1227 du 10 décembre 1953 relatif à la réglementation comptable applicable aux établissements publics nationaux à caractère administratif, il implique que les crédits ouverts par le budget d’un exercice à chaque chapitre de dépenses ne peuvent être affectés à d’autres chapitres de dépenses. Le chapitre correspond à l’unité de prévision budgétaire sur lequel se prononcent les EPA nationaux, alors que les conseils d’administration des EPIC se prononcent sur la totalité des charges : tableau comparaison EPA-EPIC de la DGCP). Il semble que les assemblées générales des chambres se prononcent (votent) comme les EPIC sur la totalité des budgets. La spécialisation indique alors seulement que les charges et produits sont classés dans les comptes selon leur nature. Le cadre budgétaire : la présentation du budget Ce cadre est fixé selon des procédures définies par une loi et un décret : - loi n° 98 – 261 du 6 avril 1998 portant réforme de la réglementation comptable et adaptation du régime de la publicité foncière (article 1er) : « …Toute personne physique ou morale soumise à l’obligation légale d’établir des documents comptables doit respecter les règlements du Comité de la réglementation comptable (CRC). Les personnes morales de droit public soumises aux règles de la comptabilité publique sont exclues du champ d’application du présent titre. ». Il en résulte que le réseau des chambres de métiers et de l’artisanat n’étant pas doté de comptables publics, est soumis à la procédure des règlements du CRC, publiés au JORF après homologation par arrêtés conjoints du ministre chargé de l’économie, du ministre de la justice et du ministre chargé du budget. - Décret n° 64 – 1362 du 30 décembre 1964 modifié relatif aux chambres de métiers et de l’artisanat (article 10, modifié par le décret n° 73 – 358 du 26 mars 1973, le décret n° 76 – 274 du 26 mars 1976 et le décret n° 2004 – 1164 du 2 novembre 2004) : Le budget et les comptes des chambres de métiers et de l’artisanat sont établis dans les formes prescrites par le ministre chargé de l’artisanat et le ministre chargé du budget. Ils doivent faire apparaître dans des sections distinctes les dépenses et les recettes ordinaires (compte de résultat) et celles qui, par leur nature, ne sont pas susceptibles de se reproduire tous les ans (tableau de financement). - Décret n° 2004 – 1165 du 2 novembre 2004 relatif aux chambres régionales de métiers et de l’artisanat : les dispositions concernant la création, l’organisation, le fonctionnement administratif, budgétaire et financier, ainsi que le personnel des chambres de métiers et de l’artisanat s’appliquent aux chambres régionales de métiers et de l’artisanat, sauf dispositions expressément prévues pour ces dernières. La nomenclature budgétaire est établie par référence au plan comptable. Le plan comptable applicable aux chambres de métiers et de l’artisanat constitue l’adaptation à leurs spécificités du plan comptable général (voir le fichier NomenclCM2.xls dont les propositions devront être validées par un règlement du CRC). Un plan comptable spécifique est requis pour les CFA (cf. article 1er du décret n° 2000 – 470 du 31 mai 2000 relatif au financement des CFA, modifiant l’article R.11615 du code du travail). - Circulaire n° 89005 du 13/01/1989 sur la tutelle financière des chambres (point 1.3) : toutes les pièces annexes (au nombre de 5 + 2 tableaux récapitulatifs) des budgets doivent être dûment adressées en même temps que le document principal. En effet ces pièces font partie intégrante du document budgétaire et présentent un caractère obligatoire. Il est extrêmement important que tous ces documents soient rigoureusement et soigneusement complétés. - Le résultat des établissements doit par principe être positif ou nul. L’excédent de fonctionnement est viré dans la capacité d’autofinancement, en variation de ressources du tableau financier (adaptation de la fiche n° 18 de la circulaire n° 3C00-303 du 28 septembre 2000 de la Direction du Budget). Il est donc nécessaire que les chambres veillent à éviter les déficits de fonctionnement qui, importants ou répétés, risquent d’entamer sérieusement le - 18 - niveau de leur fonds de roulement (qui devrait rester équivalent à environ 3 mois de fonctionnement). Le cadre budgétaire : les autorisations budgétaires La nomenclature budgétaire Le chapitre, pouvant comporter de 2 à n caractères et correspondant à un compte divisionnaire par nature de charge, constitue le niveau de l’autorisation votée par les EPA nationaux. Ce n’est pas le cas a priori pour les chambres qui votent l’ensemble du budget, sans procéder à un vote par chapitre. Les opérations des classes 3, 4 et 5 ne sont pas budgétaires à l’exception de celles du compte 481 (charges à répartir sur plusieurs exercices). La nature des crédits (limitatifs, évaluatifs) : les crédits inscrits au budget des établissements, en charges ou en produits, ont un caractère limitatif (M9-1 : l’ordonnateur ne peut valablement engager et ordonnancer une dépense que dans la limite des crédits inscrits au chapitre), sauf exceptions suivantes ayant un caractère évaluatif (M9-1 : l’ordonnateur peut engager, liquider et ordonnancer une dépense sur un compte éventuellement non doté ou insuffisamment doté au budget) : - les charges correspondant à des dotations aux amortissements et aux provisions ; - les charges supplémentaires correspondant à des dépenses obligatoires, notamment en matière de charges sociales, d’impôt, de taxes et de versements assimilés, d’impôt sur les bénéfices, d’astreintes et de dépenses découlant de l’exécution de décisions de justice ; - l’augmentation des charges de personnel (salaires et traitements, charges sociales, taxe sur les salaires) résultant d’une décision de la commission paritaire nationale, non connue lors de l’adoption du budget ; - le supplément de dépenses ou de charges lié à un accroissement du volume d’une activité économique (à l’exception des recrutements de personnels supplémentaires permanents), intégralement couvert par des recettes ou des produits nouveaux de cette activité ; - les variations des stocks (chapitre 603) (M9-1). Parmi les recettes ou les produits, seuls présentent un caractère limitatif les transferts de charges (produits d’exploitation, produits financiers, produits exceptionnels), ainsi que les emprunts et autres dettes financières. Tous les dépassements de crédits constatés entrant dans le cadre de ces exceptions doivent être justifiés dans un document joint au budget réalisé. L’exécution du budget Est décrite ci-après la procédure relative aux budgets réalisés des chambres de métiers et de l’artisanat : - Décret n° 64 – 1362 du 30 décembre 1964 modifié relatif aux chambres de métiers et de l’artisanat (article 10, modifié par le décret n° 73 – 358 du 26 mars 1973, le décret n° 76 – 274 du 26 mars 1976 et le décret n° 2004 – 1164 du 2 novembre 2004) : chaque année, au cours de sa première assemblée générale ordinaire, la chambre de métiers et de l’artisanat adopte le compte de gestion de l’exercice précédent. Dans les six premiers mois de chaque année, le président de la chambre de métiers et de l’artisanat adresse au préfet, pour approbation définitive, le compte de gestion de l’année précédente, accompagné des pièces de comptabilité ainsi que, le cas échéant, le tableau d’amortissement des emprunts contractés par la chambre de métiers et de l’artisanat. - Circulaire n° 89005 du 13/01/89 sur la tutelle financière des chambres de métiers et de l’artisanat : Les comptes de gestion doivent être présentés pour approbation aux préfets (article 2 du décret de 1973 précité) dans les 6 premiers mois de chaque année, accompagnés des pièces de comptabilité (pièces originales de recettes et dépenses répertoriées sur des bordereaux récapitulatifs établis conformément à la nomenclature budgétaire). Les chambres devront en outre présenter leurs livres comptables qui seront, après vérification en présence du trésorier, visés également par les préfets. Les comptes, une fois approuvés, doivent parvenir à la DGCIS au plus tard le 1er octobre suivant la clôture de l’exercice (sauf difficulté particulière à signaler). L’exécution budgétaire par l’ordonnateur et le comptable - 19 - La comptabilité est tenue selon le principe des droits constatés. Sont ainsi imputés : - en recettes budgétaires, le montant des ordres de recettes, émis par l’ordonnateur, concernant l’exercice et pris en charge par l’agent comptable (trésorier), et non pas le montant des encaissements effectivement réalisés ; - en dépenses budgétaires, le montant des mandats (ordres de dépenses), émis par l’ordonnateur et pris en charge par l’agent comptable (trésorier), concernant l’exercice, et non pas le montant des paiements effectués. Le budget s’attache à constater les droits existant au profit ou à l’encontre de l’établissement, afin de déterminer le véritable enrichissement ou appauvrissement au cours de l’exercice, et non pas seulement à justifier les différences de disponibilités constatées en fin d’exercice. La comptabilité de l’ordonnateur Elle est appelée « comptabilité administrative ». La forme de l’ensemble des documents produits dans le cadre de cette comptabilité peut varier selon les logiciels de gestion utilisés par les établissements. La comptabilité (enregistrement) des engagements budgétaires L’engagement est l’acte par lequel un organisme public crée ou constate à son encontre une obligation de laquelle résultera une charge. Il revêt 2 aspects : l’engagement comptable et l’engagement juridique : - l’engagement comptable consiste à affecter une partie des crédits budgétaires à la réalisation de la dépense qui résultera de l’engagement juridique. Il doit toujours précéder l’engagement juridique, et doit permettre de connaître, à tout moment, sur une ligne budgétaire donnée, le montant des crédits disponibles par comparaison entre le montant des crédits ouverts et le montant cumulé des dépenses engagées. L’ordonnateur tient à cet effet un livre d’enregistrement, par subdivision budgétaire, des engagements de dépenses. Cette comptabilité n’est pas soumise à un formalisme particulier. - l’engagement juridique est un acte administratif qui, directement ou indirectement, doit se traduire par une dépense immédiate ou future (marché, commande, …). Le mandat de dépense et le titre de recette Ce sont la signature du mandat de dépense ou du titre de recette par le président de l’établissement (ou ses délégataires) et son visa par le trésorier (ou ses délégataires) qui matérialisent leur responsabilité respective vis-à-vis des contrôles ultérieurs exercés notamment par la commission des finances et la tutelle. Les mandats concernent aussi bien les dépenses à payer que les charges ne donnant pas lieu à paiement ; de même, les titres de recettes concernent aussi bien les recettes à encaisser que les produits ne donnant pas lieu à encaissement. Sur chaque mandat de dépense ou titre de recette, il paraît souhaitable que figurent notamment : - un numéro d’ordre ; - l’exercice de rattachement ; - le service budgétaire (comptabilité analytique) intéressé ; - l’imputation comptable ; - l’objet ; - le tiers débiteur ou créditeur, s’il y a lieu ; - le montant de la dépense ou de la charge, de la recette ou du produit. Chaque établissement peut faire figurer en outre, sur le mandat ou le titre de recette, toute référence ou toute indication supplémentaire qu’il juge utile. C’est notamment le cas lorsque l’établissement a prévu une procédure d’engagement préalable des dépenses ou des charges, des recettes ou des produits pour tout ou partie de ceux-ci. Il importe surtout que la forme retenue permette le contrôle des élus et de l’administration de tutelle sur la régularité de l’émission du mandat ou du titre de recette. Elle doit donc permettre la liaison entre le mandat ou le titre de recette, l’enregistrement comptable et les pièces justificatives de la dépense ou de la charge, de la recette ou du produit. L’objet détaillé de la dépense ou de la charge, de la recette ou du produit, figure normalement sur les pièces justificatives (factures ou décomptes reçus ou émis, complétés, si nécessaire, par toute pièce annexe utile) liées au mandat ou au titre de recette. - 20 - Tous les mandats et titres de recettes émis par un établissement pour un exercice, sont tenus à la disposition, d’une part, des membres de la commission des finances ainsi que de l’assemblée générale au moment de l’examen du budget réalisé, et d’autre part de l’administration de tutelle. Les exceptions à la règle de l’émission préalable d’un mandat de dépenses ou d’un titre de perception Il peut être dérogé à cette règle pour le fonctionnement des régies d’avances et de recettes et pour le paiement des dépenses obligatoires, notamment : - les rémunérations du personnel et les charges sociales ; - le service de la dette ; - les impôts, taxes et versements assimilés ; - l’impôt sur les bénéfices ; - les astreintes ; - les dépenses découlant de l’exécution des décisions de justice ; - les dépenses relatives aux élections des membres des établissements. Ainsi, la règle du mandatement préalable des dépenses ne peut être opposée à des tiers réclamant à l’établissement le paiement de dépenses obligatoires. Il appartient cependant au président ou à ses délégataires de faire en sorte que ce mandatement préalable ait lieu ; en cas d’impossibilité, le mandatement pourra être effectué postérieurement, à titre de régularisation, pour ces dépenses. La comptabilité de l’agent comptable Le comptable (trésorier) tient la comptabilité générale. Le plan comptable particulier de l’établissement est conforme à la nomenclature comptable des chambres de métiers et de l’artisanat, qui s’inspire du plan comptable général. La comptabilité de l’agent comptable doit être tenue selon la méthode dite « en partie double ». Les documents comptables ne doivent comporter de blanc ni d’altération d’aucune sorte (une erreur matérielle ne peut être effacée). L’enregistrement des opérations est effectué au jour le jour, et opération par opération. Toutefois, les opérations de même nature, réalisées dans un même lieu et au cours d’une même journée peuvent être récapitulées sur un document unique. Principaux documents comptables * Le livre-journal Il enregistre, dans l’ordre chronologique, jour par jour et opération par opération, tous les mouvements affectant le patrimoine de l’établissement. * Le journal grand-livre Sur le grand livre sont portées les écritures du livre-journal, ventilées selon le plan des comptes de l’établissement. * La balance mensuelle Lorsque l’établissement utilise des journaux divisionnaires, les opérations inscrites sur ces journaux sont totalisées à la fin de chaque mois et sont reportées sur le livre journal centralisateur qui comporte autant de comptes qu’il en existe à la nomenclature comptable de l’établissement. Pour chaque compte apparaissent : - le bilan d’entrée, - les opérations constatées depuis le début de la gestion, - le total des débits ou des crédits, - les soldes débiteurs et les soldes créditeurs, - la balance établie à la clôture de l’exercice fait de plus ressortir le bilan de sortie de l’exercice. Les commandes Les commandes sont visées par le président, ordonnateur des dépenses. Les commandes se rapportant à des marchés de travaux ou de fournitures, acquisitions immobilières ou mobilières, doivent porter la référence des décisions prises par le bureau dans le cadre du budget voté par l’assemblée générale. Le comptable, agent de la chambre, prépare les mandats de dépenses auxquels sont annexées les pièces justificatives. Ces mandats sont soumis à la signature du président, ordonnateur, puis du trésorier, comptable. Les chèques émis en règlement de ces dépenses sont tirés par le trésorier, comptable des deniers de la chambre, ou par le trésorier-adjoint s’il a reçu délégation pour le faire. Un récapitulatif analytique des - 21 - dépenses engagées est tenu, sous la responsabilité du président, ordonnateur des dépenses, en vue de prévenir tout dépassement de crédit. Les opérations de trésorerie Elles sont constituées par tous les mouvements de numéraire, de valeurs mobilisables, de comptes de dépôts et de comptes courants, et des opérations intéressant les comptes de créances et de dettes. Elles sont décrites par nature pour leur totalité et sans contraction entre elles. Les charges et les produits résultant de l’exécution de ces opérations sont imputés aux comptes budgétaires correspondants. Un poste comptable dispose d’une seule caisse. Quelle que soit leur origine, toutes les disponibilités d’un établissement public sont utilisées pour le règlement de toutes ses dépenses, alors qu’elles peuvent concerner des services ou des budgets différents du même établissement. Seul le comptable et ses mandataires peuvent manier les fonds et mouvementer les comptes de disponibilités des établissements publics. - 22 - - 23 -
