Assistante polyvalente Nathalie JAQUIN 1 allée des quatre vingts Appartement 104 93700 DRANCY 06-72-02-26-33 01-48-48-22-14 [email protected] Expériences Pierre LE GOFF (Groupe Bunzl) – Villeneuve la Garenne – Commerce de gros Assistante appels d’offres 04/2016 – à ce jour Recherche et téléchargement des annonces d’appels d’offres. Préparation des documents administratifs, techniques et financiers des appels d’offres. Saisie des offres et des échantillons sur le logiciel Movex. Préparation et envoi des révisions tarifaires et avenants au marché. Suivi et mise à jour des documents administratifs et fiscaux. Tenue du fichier appels d’offres. Archivage des dossiers. Lien avec les interlocuteurs en interne et externe. INSTITUT CATHOLIQUE DE PARIS – Paris 06 – Enseignement supérieur privé Assistante Administrative à la Faculté du Droit Canonique Secrétariat du Doyen de la Faculté du Droit Canonique. Organisation du voyage des étudiants à Rome. Tenue de la bibliothèque de la Faculté du Droit Canonique. Mise à jour des fichiers des étudiants. Envoi des dossiers d’inscription et des plaquettes d’informations sur les cours. Relation avec les fournisseurs pour la création de goodies publicitaires INSTITUT CATHOLIQUE DE PARIS – Paris 06 – Enseignement supérieur privé Assistante de direction services généraux Attribution et suivi des tickets de travail aux appariteurs et techniciens sur le site intranet. Réservation des prestations traiteurs pour les divers événements. Commande des fournitures, du matériel numérique pour l’ensemble de l’ICP. 01/2016 - 03/2016 10/2015 - 12/2015 SUD EUROPEENNE DE NETTOYAGE – Romainville – Entreprise de propreté Assistante de direction du personnel 07/2015 - 10/2015 Vérification, validation et règlement des factures fournisseurs. Enregistrement des recettes et vérification des factures réglées. Tenue des livres de dépenses et recettes. Gestion complète du personnel (de l’entrée à la sortie du salarié) : DUE (Déclaration Unique d’Embauche). Rédaction du contrat de travail. Création du salarié sur le logiciel paie (Sage One Paie). Suivi du registre du personnel. Déclaration mensuelle du travail. Saisie des variables (acomptes, saisies, transports) sur logiciel de paie et impression mensuelle des états de paies, charges). Déclaration des accidents de travail (net.entreprises). Saisie et déclaration des attestations de paiements des indemnités journalières (net.entreprises). Divers courriers salariés, suivi des états de congés. Commande et gestion du stock de l’économat, des cartes et chèques essence. Suivi du parc automobiles (assurances, contrôles techniques, démarches en préfecture, suivi des dossiers créditbail). L’ART MURAL – Aulnay sous-bois – BTP Assistante de direction Vérification, validation et règlement des factures fournisseurs. Enregistrement et vérification des factures réglées. Déclaration des accidents de travail Divers courriers salariés, suivi des états de congés. Saisie et suivi des devis et factures. Relance des clients pour les factures et devis. Gestion et préparation des contrats de sous-traitance. 09/2014 – 02/2015 LA NORMANDIE A PARIS (Groupe France Frais) – Les Pavillons s/s bois – Commerce de gros Assistante de direction & Responsable des services généraux 10/2001 – 07/2014 Interface entre la Direction et les différents services. Gestion de l’agenda, filtrage téléphonique et prise de messages pour la Direction Générale. Préparation des documents objectifs cadres et d’intégration des nouveaux arrivants. Préparation des documents de réunion, saisie des comptes rendus Délégation Unique et CHSCT Réception et tri du courrier. Réservation de voyage et hôtel pour les déplacements. Création et mise à jour de l’organigramme. Edition des statistiques, le suivi du chiffre d’affaires mensuel et trimestriel, tenue de tableaux de bord. Interface entre la Direction et les différents cadres (5 professionnels). Rédaction du contrat de travail et des courriers salariés. Responsable des services généraux (2 personnes : l’Hôtesse d’accueil et le Chargé maintenance et sécurité). Contrôle et validation du budget. Suivi et négociation des contrats des prestataires de service. Commande et gestion du stock de l’économat, des cartes et chèques essence. Suivi du parc automobiles (assurances, contrôles techniques, démarches en préfecture, suivi dossiers crédit-bail). Organisation de réunions, séminaires, formations, opérations promotionnelles. Création et tenue à jour des fichiers clients, réalisation de publipostage Liaison entre les clients et les agences de publicité (réalisation d’encarts publicitaires, CD-Rom et articles de presse) Commande et gestion des plaquettes et articles publicitaires Tenue et mise à jour du fichier fiches techniques. Mise en page des documents de procédure qualité. Préparation des documents en cas d’alerte sanitaire. Recherche et téléchargement des annonces d’appels d’offres. Montage administratif et financier des appels d’offres. Préparation et envoi des révisions tarifaires et avenants au marché. Suivi et mise à jour des documents administratifs et fiscaux. Tenue du fichier appels d’offres. RCS (intégrateur CISCO) – Pantin - Informatique Assistante commerciale et technique Montage administratif et financier des appels d’offres. Saisie et suivi des devis et factures. Relance des clients pour les factures et devis 10/2000 – 07/2001 SAFT-URA (Groupe LEGRAND) – Romainville – Eclairage de sécurité & alarme incendie Assistante de direction commerciale & marketing 08/1995 – 10/2000 Gestion des agendas, filtrage téléphonique, prise de messages pour la Direction Commerciale et Chefs des ventes. Réalisation et saisie de divers courriers et documents. Préparation des documents de réunion. Réservation de voyage et hôtel pour les déplacements. Interface entre la Direction et les commerciaux France (26 professionnels). Saisie et envoi des accords cadres annuels. Liaison entre les clients et les agences de publicité (réalisation d’encarts publicitaires, CD-Rom et articles de presse) Commande et gestion des plaquettes et articles publicitaires Création et tenue à jour des fichiers clients, réalisation de publipostage IPSOS – Bagnolet – Institut de sondages Assistante Chefs de projets Montage administratif et financier des appels d’offres. Création des questionnaires pour les enquêtes. Saisie des résultats des sondages. Recherche et réservation de salle de réunion pour les enquêtes publicitaires Jean-Louis DAVID – Salon de coiffure Hôtesse d’accueil Accueil des client(e)s et prise de rendez-vous Encaissement et remise en banque de la recette journalière Gestion du stock et commande des produits Formation Informatique Divers 08/1992 – 07/1995 05/1985 – 12/1990 Contrat de qualification de secrétariat 02/1991 – 04/1992 En alternance à l’école PIGIER – PARIS et le Cabinet Chantal ALEXANDRE (Conseil en gestion d’entreprises) Word – Excel – Powerpoint – Outlook - Sage one paie - AS400 – Tolède – OBI – Movex - Intranet – Skype – Viber Permis B – Véhicule personnel