Assistante appels d`offres 04/2016 – à ce jour

Assistante polyvalente
Nathalie JAQUIN
1 allée des quatre vingts
Appartement 104
93700 DRANCY
06-72-02-26-33
01-48-48-22-14
[e-mail]
Expériences
Pierre LE GOFF (Groupe Bunzl) – Villeneuve la Garenne – Commerce de gros
Assistante appels d’offres 04/2016 – à ce jour
 Recherche et téléchargement des annonces d’appels d’offres.
 Préparation des documents administratifs, techniques et financiers des appels d’offres. Saisie des offres et des
échantillons sur le logiciel Movex.
 Préparation et envoi des révisions tarifaires et avenants au marché.
 Suivi et mise à jour des documents administratifs et fiscaux.
 Tenue du fichier appels d’offres.
 Archivage des dossiers.
 Lien avec les interlocuteurs en interne et externe.
INSTITUT CATHOLIQUE DE PARIS – Paris 06 – Enseignement supérieur privé
Assistante Administrative à la Faculté du Droit Canonique 01/2016 - 03/2016
 Secrétariat du Doyen de la Faculté du Droit Canonique.
 Organisation du voyage des étudiants à Rome.
 Tenue de la bibliothèque de la Faculté du Droit Canonique.
 Mise à jour des fichiers des étudiants.
 Envoi des dossiers d’inscription et des plaquettes d’informations sur les cours.
 Relation avec les fournisseurs pour la création de goodies publicitaires
INSTITUT CATHOLIQUE DE PARIS – Paris 06 – Enseignement supérieur privé
Assistante de direction services généraux 10/2015 - 12/2015
 Attribution et suivi des tickets de travail aux appariteurs et techniciens sur le site intranet.
 Réservation des prestations traiteurs pour les divers événements.
 Commande des fournitures, du matériel numérique pour l’ensemble de l’ICP.
SUD EUROPEENNE DE NETTOYAGE – Romainville – Entreprise de propreté
Assistante de direction du personnel 07/2015 - 10/2015
 Vérification, validation et règlement des factures fournisseurs.
 Enregistrement des recettes et vérification des factures réglées.
 Tenue des livres de dépenses et recettes.
 Gestion complète du personnel (de l’entrée à la sortie du salarié) :
 DUE (Déclaration Unique d’Embauche).
 Rédaction du contrat de travail.
 Création du salarié sur le logiciel paie (Sage One Paie).
 Suivi du registre du personnel.
 Déclaration mensuelle du travail.
 Saisie des variables (acomptes, saisies, transports) sur logiciel de paie et impression mensuelle des états de paies,
charges).
 Déclaration des accidents de travail (net.entreprises).
 Saisie et déclaration des attestations de paiements des indemnités journalières (net.entreprises).
 Divers courriers salariés, suivi des états de congés.
 Commande et gestion du stock de l’économat, des cartes et chèques essence.
 Suivi du parc automobiles (assurances, contrôles techniques, démarches en préfecture, suivi des dossiers crédit-
bail).
L’ART MURAL – Aulnay sous-bois – BTP
Assistante de direction 09/2014 – 02/2015
 Vérification, validation et règlement des factures fournisseurs.
 Enregistrement et vérification des factures réglées.
 Déclaration des accidents de travail
 Divers courriers salariés, suivi des états de congés.
 Saisie et suivi des devis et factures.
 Relance des clients pour les factures et devis.
 Gestion et préparation des contrats de sous-traitance.

LA NORMANDIE A PARIS (Groupe France Frais) – Les Pavillons s/s bois – Commerce de gros
Assistante de direction & Responsable des services généraux 10/2001 – 07/2014
 Interface entre la Direction et les différents services.
 Gestion de l’agenda, filtrage téléphonique et prise de messages pour la Direction Générale.
 Préparation des documents objectifs cadres et d’intégration des nouveaux arrivants.
 Préparation des documents de réunion, saisie des comptes rendus Délégation Unique et CHSCT
 Réception et tri du courrier.
 Réservation de voyage et hôtel pour les déplacements.
 Création et mise à jour de l’organigramme.
 Edition des statistiques, le suivi du chiffre d’affaires mensuel et trimestriel, tenue de tableaux de bord.
 Interface entre la Direction et les différents cadres (5 professionnels).
 Rédaction du contrat de travail et des courriers salariés.
 Responsable des services généraux (2 personnes : l’Hôtesse d’accueil et le Chargé maintenance et sécurité).
 Contrôle et validation du budget. Suivi et négociation des contrats des prestataires de service.
 Commande et gestion du stock de l’économat, des cartes et chèques essence.
 Suivi du parc automobiles (assurances, contrôles techniques, démarches en préfecture, suivi dossiers crédit-bail).
 Organisation de réunions, séminaires, formations, opérations promotionnelles.
 Création et tenue à jour des fichiers clients, réalisation de publipostage
 Liaison entre les clients et les agences de publicité (réalisation d’encarts publicitaires, CD-Rom et articles de presse)
 Commande et gestion des plaquettes et articles publicitaires
 Tenue et mise à jour du fichier fiches techniques.
 Mise en page des documents de procédure qualité.
 Préparation des documents en cas d’alerte sanitaire.
 Recherche et téléchargement des annonces d’appels d’offres.
 Montage administratif et financier des appels d’offres.
 Préparation et envoi des révisions tarifaires et avenants au marché.
 Suivi et mise à jour des documents administratifs et fiscaux.
 Tenue du fichier appels d’offres.
RCS (intégrateur CISCO) – Pantin - Informatique
Assistante commerciale et technique 10/2000 – 07/2001
 Montage administratif et financier des appels d’offres.
 Saisie et suivi des devis et factures.
 Relance des clients pour les factures et devis
SAFT-URA (Groupe LEGRAND) – Romainville – Eclairage de sécurité & alarme incendie
Assistante de direction commerciale & marketing 08/1995 – 10/2000
 Gestion des agendas, filtrage téléphonique, prise de messages pour la Direction Commerciale et Chefs des ventes.
 Réalisation et saisie de divers courriers et documents.
 Préparation des documents de réunion.
 Réservation de voyage et hôtel pour les déplacements.
 Interface entre la Direction et les commerciaux France (26 professionnels).
 Saisie et envoi des accords cadres annuels.
 Liaison entre les clients et les agences de publicité (réalisation d’encarts publicitaires, CD-Rom et articles de presse)
 Commande et gestion des plaquettes et articles publicitaires
 Création et tenue à jour des fichiers clients, réalisation de publipostage
IPSOS – Bagnolet – Institut de sondages
Assistante Chefs de projets 08/1992 – 07/1995
 Montage administratif et financier des appels d’offres.
 Création des questionnaires pour les enquêtes.
 Saisie des résultats des sondages.
 Recherche et réservation de salle de réunion pour les enquêtes publicitaires
Jean-Louis DAVID – Salon de coiffure
Hôtesse d’accueil 05/1985 – 12/1990
 Accueil des client(e)s et prise de rendez-vous
 Encaissement et remise en banque de la recette journalière
 Gestion du stock et commande des produits
Formation
Contrat de qualification de secrétariat 02/1991 – 04/1992
En alternance à l’école PIGIER – PARIS et le Cabinet Chantal ALEXANDRE (Conseil en gestion d’entreprises)
Informatique
Word – Excel – Powerpoint – Outlook - Sage one paie - AS400 – Tolède – OBI – Movex - Intranet – Skype – Viber
Divers
Permis B – Véhicule personnel