université de nice sophia antipolis

UNIVERSITÉ DE NICE SOPHIA ANTIPOLIS
Institut d'Administration des Entreprises de Nice
24 Avenue des Diables Bleus - 06357 Nice Cedex 4
Tél : 04.92.00.11.01 - Fax : 04.92.00.11.43
MÉMOIRE DE FIN D’ETUDES
POUR VALIDATION DU MASTER 1 FIMAS
SESSION 2009-2010
MEDITERRANEUM
EDITIONS
Denis HUKIC
Société Mediterraneum Editions
8 Avenue Jean Moulin
BP 2 – Drap
06348 La Trinité Cedex
Enseignant tuteur :
M. Olivero
REMERCIEMENTS
La mission qui m’a été confiée par la société "Mediterraneum Editions", dans le
cadre de mon stage en entreprise intégré au cursus pédagogique de l’IAE de Nice que
j’ai effectué lors de ma première année de Master (FIMAS), m’a permis de mettre en
pratique de nombreuses connaissances acquises lors de cette même année d’études
ainsi que des années précédentes.
Le personnel de Mediterraneum Editions a mis à ma disposition tous les éléments
me permettant d’effectuer un stage particulièrement intéressant dans de très bonnes
conditions. Dès mon arrivée, tous les salariés m’ont accueilli chaleureusement.
Tous les intervenants de Mediterraneum Editions ont contribué à m’immerger
rapidement dans l’univers de l’entreprise en me montrant leur façon de travailler, de se
comporter etc.…
J’ai pris conscience de l’importance de la mission qui m’a été confiée, et de la
responsabilité qu’on m’a accordée, lorsque j’ai tenu le poste ‘comptabilité’ pendant
l’absence de la directrice financière pratiquement seul pendant presque 3 semaines.
Je remercie ainsi vivement pour leur confiance, implication et accompagnement :
-
Rosalie COLOMBO, directrice financière et également ma tutrice d’entreprise,
qui a tout mis en place pour que ce soit pour moi un stage à la fois instructif,
intéressant et convivial. Je la remercie également pour sa gentillesse et sa bonne
humeur qui m’ont permis de très vite me sentir à l’aise au sein de l’entreprise.
-
Petra HALL, gérante de la société
-
Sabine WEBER, directrice commerciale
-
Jean-robert MAINGUET, directeur ressources humaines
-
Petra BENZING, commerciale
-
Silke SEEHARS, rédactrice Allemande
-
Hannah MARSCHALL, rédactrice Anglaise
-
Alia, rédactrice Allemande
-
Tous les autres stagiaires (Laura, Sonja, Tristan, « Little Hannah », Tom,
Chris, Lisa, Caroline, Isabelle et Kasia).
En effet, toutes ces personnes, à tous les niveaux, m’ont permis, de part leur
sympathie et générosité, d’effectuer l’un de mes meilleurs stages de toute ma scolarité.
Je tiens également à remercier mon tuteur de stage, M. Olivero, Professeur de
l’IAE de Nice. Je remercie également l’IAE de Nice et M. Spindler pour m’avoir permis
de réaliser un tel stage lors de mon cursus scolaire.
SOMMAIRE
INTRODUCTION……………………………………1
I
Présentation de l’entreprise………………….2
A/ Généralités………………………………………………………2
B/ Clientèle………………………………………………………….3
C/ Le contenu………………………………………………………4
D/ La distribution………………………………………………….5
E/ Autres produits………………………………………………...5
II
Mes missions………………………………….7
A Mes Tâches comptables……………………………………..7
1) Les écritures comptables…………………………………………….7
2) Les factures clients…………………………………………………..10
3) Autres tâches comptables…………………………………………...13
B/ Mes autres tâches…………………………………………..15
1) Les abonnements…………………………………………………...15
2) Mes autres missions………………………………………………..16
CONCLUSION……………………………...……..18
ANNEXES ……………………………….………………………………………20-30
INTRODUCTION
Après de nombreux jours de recherches, j’ai finalement obtenu plusieurs
réponses positives lors de ma recherche de stage. J’ai finalement, après plusieurs
jours de réflexion, choisi d’effectuer mon stage chez MEDITERRANEUM EDITIONS,
et ce, pour diverses raisons.
Tout d’abord, contrairement aux autres propositions de stage, il s’agissait ici
d’effectuer un stage dans le service comptable d’une entreprise non bancaire. Cela
me convenait plus que d’effectuer mon stage dans une banque car j’ai déjà eu une
expérience professionnelle dans ce milieu ; je voulais ainsi « voir autre chose ».
En outre, ayant un cursus scolaire non linéaire, il s’agissait là de ma première année
(MASTER 1 FIMAS) où j’étudiais véritablement la comptabilité et je n’avais aucune
expérience dans ce domaine. J’ai ainsi préféré appliquer mes nouvelles
connaissances ainsi que les bases (que je n’ai jamais réellement pu aborder) lors de
ce stage afin de rattraper mon « retard » à ce niveau et pour ainsi être prêt pour la
2ème année.
L’ambiance : en effet, dès mon entretien avec le DRH, M. Mainguet et Mme
Colombo (la directrice financière), j’ai eu le sentiment que je ne m’ennuierais pas ici.
En effet, lors de l’entretien, j’ai vu que la directrice financière était à l’extrême
opposé des stéréotypes que j’avais des comptables et du milieu financier en général.
Cela m’a tout de suite beaucoup plu car l’ambiance était l’un des mauvais points que
j’avais remarqué lors de mon stage bancaire il y a quelques années maintenant.
Ainsi, une fois mon stage validé, s’est posé la question de la problématique.
Comme il s’agit la d’une PME et que j’effectue un stage qu’on pourrait quasiment
nommer ‘de découverte’ de la comptabilité en entreprise, j’ai choisi :
« Comment gérer la comptabilité dans les TPS/PME ? »
Avec comme sous-problématique :
« Quel est effectivement le rôle du comptable dans une TPE/PME ? »
Afin de répondre à cette problématique, je vais, dans un premier temps situer
le cadre en présentant rapidement l’entreprise, puis, je présenterai l’ensemble des
missions et des tâches que j’ai effectuées lors de mon stage.
En effet, pour voir le rôle du comptable, quoi de mieux que de se mettre dans "sa
peau "(ce que j’ai fais, notamment lors des trois dernières semaines pendant
lesquelles la directrice financière était partie en vacances, mais je reviendrais sur ce
point un peu plus tard).
Aussi, afin de décrire l’ensemble de mes missions durant ce mémoire, je ne
rentrerai pas dans le détail technique de mes taches comptable. En effet, ce n’est
pas le but ici d’expliquer les particularités comptables, mais plutôt d’avoir une vision
d’ensemble des tâches que j’ai réalisé durant mon stage.
Enfin pour finir, pour des raisons évidentes, aucun chiffre, compte, nom de
client ou de fournisseur n’apparaitra dans ce mémoire.
1
I
Présentation de l’entreprise
A/ Généralités
« Mediterraneum Editions SARL » est une société de presse qui se situe à Drap :
qui est composée de 8 salariés et de stagiaires (ceux cités dans les remerciements),
2
et qui conçoit, édite et distribue deux mensuels : (Deux exemplaires sont joints à la
fin de se mémoire)
-Le Riviera Cote D’Azur Zeitung, en langue Allemande.
-Le Riviera Times, en langue Anglaise.
Il s’agit là de la seule presse écrite en langue allemande et anglaise sur la
Côte d’Azur, la Riviera italienne et la Principauté de Monaco (les différents lieux de
distribution des journaux). Ces mensuels existent depuis 1992.
B/ Clientèle
Il s’agit là donc de mensuels qui coûtent 3 € pour le Riviera Côte d’Azur Zeitung et
2.50 € pour le Riviera Times, et qui ont déjà une clientèle régulière de 5 000 abonnés
qui résidents sur la Côte d’Azur, la Riviera italienne et la Principauté de Monaco.
En outre, certains résident en Allemagne, Autriche, Suisse, Angleterre, Etats-Unis,
Irlande et dans de nombreux autres pays.
Nationalités des lecteurs du Riviera Cote D’Azur Zeitung (Journal Allemand) :
3
Nationalités des lecteurs du Riviera Times (Journal Anglais) :
Les deux points importants concernant cette clientèle :
- clients d’un certain âge et à fort pouvoir d’achat :
Ainsi, ces deux caractéristiques sont utilisées par les commerciaux afin de vendre au
mieux des emplacements publicitaires auprès de différentes sociétés.
En effet, les abonnements ne concernant que 5 à 10 % du CA de l’entreprise, le
revenu principal de l’entreprise reste la vente d’espaces publicitaires. Ils sont facturés
à différents clients qui, en faisant de la publicité dans ces deux journaux réussissent
à atteindre cette clientèle singulière.
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C/ Le contenu
Les rubriques des journaux traitent d’actualités locales et régionales,
d’économie, Culture, Art, immobilier, Gastronomie méditerranéenne, événements
régionaux, ainsi que de pages spéciales concernant la ville de Monaco, le « Monaco
Zeitung » pour le journal Allemand, et le « Monaco Times » pour le journal Anglais.
D/ La distribution
En outre des abonnées, l’on peut trouver ces journaux dans différents
kiosques (payants), hôtels, Banques, Clubs de Golf, Aéroports, écoles, Location de
véhicules, Offices de Tourisme… (gratuit) :
Au début je ne comprenais pas l’utilité de distribuer des journaux gratuitement auprès
de différents Hôtels, Ecoles, Office de tourisme… Cependant, j’ai compris plus tard
qu’en faisant cela, l’on touchait une plus grande clientèle et donc d’autres
annonceurs pourraient être intéressés de communiquer dans les journaux afin de
toucher ces nouveaux lecteurs.
E/ Autres produits
Il existe également un guide spécial qui est réalisé une fois tous les 2 ans : le
Riviera A-Z. Il est quadrilingue (anglais, allemand, italien et russe) et est tiré à 20.000
exemplaires. Sur 260 pages se trouvent des informations et adresses utiles afin de
faciliter la vie des résidents et visiteurs étrangers dans la région.
5
Aussi, l’on peut retrouver sur les deux sites internet (un pour chaque journal) qui sont
mis à jour quotidiennement, toute l’actualité de la région en ligne :
www.rivieratimes.com
www.rczeitung.com
www.riviera a-z
Concernant la comptabilité, cette présentation permet de voir les deux
principales sources de revenus que j’ai traitées : les abonnements et surtout les
clients qui font de la publicité (les annonceurs) sur ces deux médias, sur le A-Z ou
même sur les deux sites internet.
En outre, l’édition et la distribution des journaux ont été externalisées pour des
raisons de financement. Cependant, en plus de la comptabilité, tout ce qui concerne
les abonnements (de l’enregistrement dans le logiciel à l’envoie physique du journal
en passant par l’encaissement) est du ressort de Mme Colombo, et donc, était de la
mienne également.
Cette double casquette m’a permis de ne pas faire uniquement de la comptabilité
‘pure et dure’ durant mon stage, mais également d’autres tâches qui n’ont rien à voir
avec les chiffres mais qui m’ont permis de voir et d’apprendre d’autres choses et
surtout qui m’ont permis de voir tout le processus de A à Z d’une tâche et non
seulement la partie financière.
Par exemple : Lorsque j’effectuais des remises de chèques ou passais des
cartes bleues d’abonnées, tout de suite après l’on rentrait le client dans le logiciel
des abonnements et à la fin du mois, on mettait physiquement un journal dans une
enveloppe qui lui était adressé. Cette vision globale où l’on s’occupe du processus
en entier et non seulement d’une tâche précise, me plaît beaucoup car cela me
permet de voir la finalité de mes différentes actions. Cela évite évite de travailler
dans l’abstrait.
Aussi, un autre exemple, j’ai facturé les différentes publicités dans les
journaux mais sans réellement voir de quoi il s’agissait. Les clients n’étaient pour moi
que des codes du type : « 411NomDuClient». Puis, lorsque l’on s’occupait des
abonnements, je voyais dans le journal les différentes publicités des différents
clients, ce qui permettait de mettre des images, des noms de sociétés etc.… aux
différents clients, et pas seulement des codes comptables.
C’est pour cela que je pense que je n’aurais pas pu effectuer mon stage dans un
cabinet comptable où l’on ne fait que de la comptabilité tout le temps et où le travail
est divisé.
6
II
Mes missions
Comme je l’ai dit plus tôt, mes missions durant ce stage ont largement
dépassé les limites de la comptabilité. En effet, en plus des abonnements, j’ai
également était réparateur d’imprimante, de fax, chauffeur, traducteur, facteur…
J’ai vécu cela comme une véritable opportunité de pouvoir faire tant de chose et de
ne pas se cloisonner à uniquement la comptabilité. C’est une des raisons qui font
que je considère ce stage comme l’un des meilleurs que j’ai eu la chance d’effectuer,
car en outre de l’ambiance excellente, j’ai fait de nombreuse chose à l’instar d’un vrai
salarié de la société.
A Mes Tâches comptables
1) Les écritures comptables
Durant ma scolarité, je n’ai jamais réellement étudié la comptabilité. Cette
année fut la première durant la quelle j’ai effectivement eu un grand nombre de cours
sur ce sujet (car j’ai pris toutes les options financière les deux semestres) et ce stage
clôture parfaitement cette année en m’offrant la partie pratique juste après la partie
théorique et en comblant tous les manques, toutes les bases qu’il me manquait en
comptabilité.
Ainsi, au tout début de ce stage, je savais certes, ce qu’était et comment travailler sur
un bilan, un compte de résultat etc.… mais je n’avais jamais passé la moindre
écriture et je ne connaissais pas vraiment les différentes comptes.
Ainsi, tout au début du stage, j’ai commencé en effectuant des écritures
comptables.
En effet, après une petite période d’observations et d’apprentissage, j’ai
commencé à passer des écritures comptables. Au début, je notais chacune dans
mon cahier afin de pouvoir répéter l’opération la prochaine fois même si je ne l’avais
pas comprise la première fois.
Cependant, petit à petit, avec l’habitude et les explications de Mme Colombo, j’ai
commencé à comprendre comment cela fonctionnait et qu’en faite, ce n’était pas du
tout si compliqué que ce que je m’imaginais. Ainsi, je rentrais par la suite des
écritures que je n’avais jamais vues.
Par exemple : au début, j’ai appris que lorsqu’un abonné réglais sa facture, l’on
devait débiter la banque et créditer le compte de l’abonnée. Ensuite, lorsqu’un client
a payé pour sa publicité, j’ai instinctivement débité la banque et crédité le compte du
client.
Le logiciel de comptabilité que j’ai utilisé pour passer les écritures comptables
s’appelle EBP Comptabilité (Voir annexe 1).
7
Il s’agit d’un logiciel vraiment intuitif que j’ai appris très vite à manier de manière
efficace. Je l’ai utilisé pour diverses tâches. En outre, comme l’on pouvait toujours
corriger/supprimer une écriture, Mme Colombo m’a plus facilement laissé l’utiliser et
m’a rapidement laissé faire tout seul car elle pouvait toujours, en cas d’erreur,
facilement et rapidement les corriger.
La première Icône encadrée en Annexe (en dessous d’affichage) me servait à passer
des écritures comptables dans les différents comptes :
 comptes en 1 : comptes de capitaux, leur solde est normalement créditeur
 comptes en 2 : comptes d'immobilisation, leur solde est normalement débiteur
 comptes en 3 : comptes de stocks, leur solde est normalement débiteur
Je n’ai pas passé d’écritures dans ces comptes, simplement car il n’y a pas de stock
et très peu d’immobilisations dans la société.
 comptes en 4 : comptes de tiers, leur solde est débiteur ou créditeur
J’ai beaucoup utilisé ce compte. En effet, j’y ai passé les écritures concernant :
-Les clients/abonnées qui réglaient leurs factures/abonnements (411’nomduclient’)
-Les fournisseurs que l’on réglait (401’nomdufournisseur’) : Que ce soit l’imprimeur,
EDF, ou les pigistes (Freelancers qui écrivent des articles pour les différents
journaux et qui nous envoient leurs factures)
 comptes en 5 : comptes financier, leur solde est normalement débiteur
Mediterraneum Editions disposant de quatre banques (dont la principale reste
la BPCA), j’ai beaucoup utilisé ces comptes afin de passer les écritures, notamment
lors du rapprochement bancaire.
En effet, même si l’on passe les écritures au fur et à mesure que l’on reçoit les
factures, les paiements etc.… Il restera toujours des écritures que l’on n’aura pas
passées (les prélèvements, les écritures non attendues…).
Ainsi, l’on doit régulièrement effectuer un ‘rapprochement bancaire’, c'est-à-dire
passer toutes les écritures qui manquent par rapport à notre compte en banque.
La première fois que Mme Colombo m’a montré cela, j’étais un peu perdu, mais dès
la 2ème fois, j’ai essayé de le faire moi-même et j’ai réalisé que ce n’était pas si
compliqué que cela. Tout ce qui est au crédit sur notre compte en banque doit
apparaitre en débit dans la comptabilité et vis et versa.
Pour réaliser ce pointage minutieux et assez long, l’on peut soit pointer
directement sur l’écran (avec la 2ème icône encadrée sur l’annexe afin de voir le
compte de la banque sur l’écran et de pointer à la souris), soit, d’éditer le compte de
la banque au niveau de la comptabilité (3ème icône, celle qui représente un livre), et
celui de la banque sur le site internet de la BPCA et de pointer ensuite avec un
feutre.
Le seul point délicat lors de cette opération, c’est, en outre d’être concentré et
minutieux, de faire attention aux écritures comptables que l’on a passé mais qui ne
sont toujours pas arrivés sur le compte en banque.
8
En effet, lorsque l’on fait des chèques ou même des virements, l’on rentre les
écritures au niveau comptable le jour même, cependant, elles ne seront visibles sur
le vrai compte en banque uniquement quelques jours plus tard (surtout pour les
chèques, qui le seront lorsqu’ils seront encaissés). Ainsi, si l’on paye un fournisseur
par chèque le 30 du mois, lors de l’écriture comptable, il ne sera vraisemblablement
pas encore passé sur le compte en banque et donc l’on trouvera un écart entre le
solde « comptable » et le « vrai »solde.
C’est pour cela, que l’on tient à jour une page Excel chaque mois ou l’on inscrit
toutes ces écritures dites « en rapprochement » avec le montant, le numéro du
chèque.
A la fin du rapprochement, pour se vérifier, il faut que le solde du compte en
banque en ligne +/- toutes ces écritures en rapprochement, corresponde au solde
comptable de la banque dans nos comptes.
Il fallait faire ainsi cela avec la BPCA (512500000), la banque Allemande
(Kreissparkasse Starnberg 5123000000) et la banque Italienne (5122000000). La
quatrième, la KBL étant un peu spécifique, l’on ne le faisait pas car il n’y avait pas
vraiment d’écritures dessus.
 comptes en 6 : comptes de charges, leur solde est débiteur
J’ai utilisé ce compte essentiellement pour les factures fournisseurs. Pour cela
j’utilisais le journal « ACCEUROS » (achat), et je débitais ainsi les comptes en 6…, je
débitais également la TVA (lorsqu’il y en avait) et créditais le compte du fournisseur.
Par exemple : lorsque l’on recevait la facture de fournitures de cartouches que
l’on avait commandé, je débitais le compte 6064 (fournitures), 44566 (TVA) et enfin
je créditais le 401’Nomdufournisseur’.
Ensuite, j’allais inscrire cette facture dans le « cash flow ». C'est-à-dire un
fichier Excel ou l’on inscrivait les différentes factures que l’on devait régler nousmêmes (qui n’était donc pas des prélèvements automatique). Ainsi, pour régler les
factures fournisseurs, on n’allait pas dans la comptabilité, mais bien ici, et lorsque on
effectuait le virement ou le chèque, l’on supprimait la ligne correspondante sur Excel.
J’aimais beaucoup, lorsque je recevais une nouvelle facture, essayais de voir
dans quel compte elle pourrait aller uniquement en se basant aux descriptifs des
comptes et à la logique. En effet, j’ai ainsi réussi à trouver les bons comptes pour
certaines factures sans regarder les mois précédents ou demander à Madame
Colombo.
Aussi, j’ai beaucoup aimé rentrer ces factures, car en tant qu’étudiant résidant
dans le foyer familial, je n’y été jamais confronté. Au début, je ne savais même pas
comment lire une facture. Puis, au fil du temps, j’ai appris à voir rapidement les
informations clés d’une facture (somme à payer évidemment, somme Hors taxes
aussi, date de facture et surtout date d’échéance et type de règlement). Depuis, je
me suis surpris à regarder régulièrement même les factures que l’on reçoit à la
maison afin de comparer en quelques sorte, de voir comment ça se passe chez moi
également.
Je comptabilisais également les frais des différents salariés en charge.

comptes en 7 : comptes de produits, leur solde est créditeur
9
Ces comptes était surtout utilisés dans le journal (VEEUROS) (vente) afin d’y
comptabiliser les différentes factures envoyées aux clients. Les comptes que
j’utilisais commençaient tous par 706….. Ensuite, cela dépendait si c’était de la
publicité faite dans le journal Allemand ou Anglais et si il y avait de la TVA ou pas.
-
706110 : Publicité dans le journal Allemand avec de la TVA
706140 : Publicité dans le journal Anglais avec de la TVA
706210 : Publicité dans le journal Allemand sans TVA
706240 : Publicité dans le journal Anglais sans la TVA
706170 : Publicité sur le site internet Allemand avec la TVA
706180 : Publicité sur le site internet Anglais avec la TVA
En effet, comme de nombreux clients résident en Allemagne, ceux qui ont un code
de TVA intra-communautaire (du type DEXXXXXXX) sont exonérés d’impôt. Il faut
ainsi les facturer hors taxe.
Ceci me ramène à un point qui est que durant mon stage, j’ai souvent reconnu,
entendu des mots que j’avais déjà entendu en cours mais qui n’avait pas de réel
signification pour moi. C’est le cas de ce code de TVA intracommunautaire que j’ai
entendu lors du cours de la TVA cette année en option, mais maintenant je sais à
quoi il ressemble, comment il est formé, qui y a droit, etc.… Ces compléments
d’informations pratiques perpétuelles m’ont permis tout au long de mon stage de
réconforter mes acquis théoriques.
Pour en revenir à la comptabilisation des factures, je créditais ainsi le compte
(706…), créditais la TVA (445802) et débitais le compte du client (411’nomduclient’).
Pour en finir avec les écritures comptables, après 4 mois, je trouve que ce
n’est pas un travail très difficile car il est assez répétitif et donc l’apprentissage et les
habitudes s’acquièrent rapidement, même si l’on part de zéro comme ce fut mon cas.
En effet, la plus grande difficulté résidait à ne pas oublier de mettre ou de ne pas
mettre la TVA concernant les règlements. Mais cela était spécifique à Mediterrenaum
Editions car, s’agissant d’une entreprise tournée vers l’international, elle avait donc
des clients étrangers et donc, certains étaient non imposables à la TVA.
2) Les factures clients
Le deuxième logiciel que j’ai le plus utilisé était EBP Gestion commercial (voir
annexe 2). Il servait notamment à créer/gérer/relancer les factures des clients.
En effet, pour créer une facture, en comptabilité nous avons besoin de « l’offre
de publicité » (voir annexe 3). Ce document contient toutes les informations utiles
(nom du client, adresse, type de publicité, périodicité, format, prix…) que les
commerciaux ont fait signer aux différents clients pour donner leurs accords. Ainsi,
dès que l’on reçoit ce document, il faut faire le nombre de copies qui équivaut au
10
nombre de mois durant lesquels le client veut faire de la publicité. En effet, pour
qu’une publicité soit efficace et touche efficacement la clientèle ciblée, il ne suffit pas
de faire une petite publicité durant un mois seulement et espérer voir sa clientèle
grossir rapidement. Cela est encore plus vrai pour les petites annonces (Annexe 4). Il
faut ‘annoncer’ régulièrement et plusieurs mois d’affilé pour espérer avoir des retours
satisfaisants.
Ainsi, si par exemple je reçois l’offre de pub (annexe 4), je ferais 10 copies
(correspondant aux 10 mois, 10 éditions du journal Allemand) que je rangerais dans
un classeur spécifique qui est entrecoupé d’intercalaire symbolisant un mois chacun.
J’en rangerais ainsi une au mois de Mai, une pour juin… jusqu'à Février 2011.
Ainsi, lorsque vient le moment de faire et d’envoyer les factures aux clients du
mois (en général au début du mois), l’on saisit toutes les offres de publicité qui se
trouvent après l’intercalaire du mois correspondant (facile à trouver donc) et l’on
utilise le logiciel EBP Gestion commercial.
A l’instar de EBP Comptabilité, il y existe tout les comptes des clients
(411’nomduclient’), et ainsi on clique sur ‘factures’ (annexe 2), l’on rentre le compte
du client, et l’on clique sur ‘créer une nouvelle facture’.
Ensuite, l’on doit écrire à quoi elle correspond (« Votre publicité dans le
Riviera Côte D’azur Zeitung » ou dans « le Riviera Times ») dans la langue du client
(cela peut être en Français, Anglais, Allemand (annexe 5), ou même Italien).
C’était l’occasion d’utiliser mes vieilles connaissances linguistiques…
Puis, l’on inscrit la date où l’offre de publicité a été signée par le client (pour éviter les
litiges), le format de la publicité (1/12, 1/6, ½ de page…), à quelle édition elle va
paraitre, et enfin le numéro du bon de commande si le client en exige un.
Apres cela, on passe à la partie chiffrée, où l’on rentre le montant HT, où l’on
indique s’il y a ou pas de la TVA et à combien (19.6, 5.5, 2.1%), les différentes
remises, la date d’échéance et le mode de règlement.
Dans l’exemple (annexe 5), l’on voit qu’il s’agit d’un client allemand qui a payé un
emplacement publicitaire d’une demi page pour l’édition de Juin du journal Allemand
pour un montant de 1487.92€ net HT, et comme il est soumis a la TVA (soit il habite
en France soit il n’a pas de code de TVA intracommunautaire) ça lui revient :
1779.55€. Il devrait le régler par virement bancaire « Uberweisung » avant le
10/07/2010 sur la banque allemande de la société (Kreissparkasse Starnberg).
On édite ainsi 2 copies de la facture, l’une sera envoyée par courrier au client,
et l’autre sera agrafée à l’offre de publicité (annexe 3) et sera archivée dans le
classeur des factures de juillet.
Toute cette opération peut durer relativement longtemps à cause du nombre
assez conséquent de clients et à cause de certains clients dont la création de la
facture peut s’avérer quelques peu compliquée surtout s’ ils font de la publicité sur
différents médias en même temps et que les remises ne portent que sur certaines
d’entre elles.
En effet, il me fallait en moyenne une journée pour réaliser cette tâche et envoyer les
lettres aux clients le jour même.
11
Une fois ceci fait, l’on devait attendre les différents règlements (que ce soit
des chèques, des virements sur n’importe quelle banque, par Paypal…). Si les
clients traine un peu, on peut leur envoyer une lettre de relance (par courrier ou par
mail) en cliquant sur « opération » (annexe 2) puis sur « relance client ». Il suffisait
d’indiquer de quel client il s’agissait et de quel niveau de relance l’on devait lui
envoyer :
R1 : Premier rappel (soft)
R2 : deuxième rappel (plus soutenu)
R3 : Menace de mettre son dossier en mise en recouvrement.
En effet, l’une des choses qui m’a le plus étonnée durant ce stage, c’était de
voir, a quel point les clients avaient du retard pour payer leurs factures.
Ainsi, comme me l’a répété plusieurs fois Mme Colombo, le plus important c’est la
liquidité. Même si on a envoyé pour X milliers d’euros de factures, si seulement la
moitié règle dans les délais, l’on aura des soucis pour régler nos propres charges
(fournisseurs, salaires, impôts…).
Il fallait ainsi perdre beaucoup de temps à relancer, appeler etc.… les différents
clients afin qu’ils honorent leurs contrats.
C’est exactement ce que j’ai fait la 1ère semaine où j’étais tout seul à la
comptabilité. Comme on avait envoyé les factures le 2 ou le 3, vers le 10, j’ai rappelé
tous les clients qui n’avaient pas réglés afin de voir pourquoi il ne l’avait toujours pas
fait. Certains disaient qu’ils avaient oublié, d’autres qu’ils n’ont pas reçu la facture,
d’autres encore ne répondaient jamais… dans tous les cas il fallait les relancer tant
qu’ils ne payaient pas. Et si vraiment, surtout pour les clients qui ont des factures non
réglées d’il y a 3-4 mois, l’on pouvait les menacer de suspendre leurs publicités à
venir tant qu’ils n’avaient pas payé les anciennes.
J’ai tenu ainsi un document Excel avec tous les noms des clients, les numéros de
factures qu’ils n’ont pas payé, les mois et les montants. Et j’inscrivais ainsi a coté :
« envoyé R1 par courrier le 14 », « appelé le 18 : ne répond pas », « rappelé le 19 :
m’a dit que réglera a la fin du mois » etc…
En outre, il fallait que je crée des listes entre les clients allemands et les
clients français qui n’avaient pas réglé, afin que les clients allemands soient appelés
par quelqu’un qui parle allemand, tandis que moi je m’occupais des français et
anglais.
Tout cela prenait beaucoup de temps mais je dois avouer que j’ai bien aimé
faire cela, car ça nous permettait d’avoir un contact client (et pas seulement passé
ses écritures tout seul dans son coin), ça m’a également permis de placer des voix,
des noms pour les clients et pas seulement des comptes comptables.
Aussi, l’excitation et l’autosatisfaction est plus grande lorsque je vais voir le
compte en banque en ligne le lendemain d’une journée de relance et que je vois que
certains clients que j’ai appelé la veille ont régler des vieilles factures qu’ils n’auraient
peut être pas fait sans cette relance.
Cependant, au bout d’un moment, l’on a plus le temps de faire autre chose à
cause des relances et de la gestion de la liquidité (si ce client me paye demain, je
12
ferais un transfert de tant de cette banque à celle la afin de régler un acompte a ce
fournisseur…).
Pour en finir avec les relances clients, lorsqu’un client réglait, il fallait passer
d’abord l’écriture dans l’EBP comptable afin de la lettrer avec la facture
correspondante dans le compte du client ; ensuite, il fallait passer le règlement dans
l’EBP gestion commerciale correspondant à la bonne facture afin que cette dernière
ne soit plus relance lors des lettres R1, R2…, et enfin, je supprimais la ligne qui
correspondait a cette facture dans mon tableau Excel de relances de tout les clients.
Ce travail assez lourd était toutefois absolument nécessaire afin de voir clairement
qui a payé et qui n’a pas payé et d’éviter d’appeler un client pour lui dire de régler
une facture qu’il a déjà effectivement payée.
3) Autres tâches comptables
Avec les écritures comptables, les factures clients et surtout la gestion après
avoir envoyé les factures (les relances, la liquidité) étaient les missions les plus
importantes et longues que j’ai faites durant mon stage.
Cependant, j’ai également réalisé d’autres tâches en rapport avec la comptabilité :
Je passais les cartes bleues des petites annonces et des abonnés. En effet, la
plupart des clients qui avaient des petites annonces dans les journaux réglaient par
carte bleues car les montants n’étaient pas très élevés et comme cela ils n’avaient
pas à envoyer un chèque chaque mois, c’est nous qui le faisions automatiquement.
Ainsi, environ trois ou quatre fois par mois, je prenais toutes les petites annonces et
les abonnements qui payaient en carte bleu et j’allais les passer à la machine. Il me
suffisait de marquer le montant, de taper les coordonnées bancaires de la carte et de
validé. Ensuite, j’agrafais le ticket sur l’offre de publicité ou sur l’abonnement et
j’effectuais le virement du total vers notre compte en banque.
Si certaines cartes ne passaient pas, j’appelais ou envoyais un mail (si c’était un
allemand) au client afin de voir si les chiffres étaient exacts ou s’il avait une autre
carte bleue.
La seule difficulté durant cette tâche était de rajouter la TVA sois même si le
client y était soumis car bizarrement, dans les offres de publicité des petites
annonces, on y indiquait la somme global TTC (pour tout les mois) mais pour chaque
mois on marquait le HT… ce qui m’avait conduit en erreur au début notamment.
Une fois tout cela fini, j’allais comptabiliser tous ses paiements au niveau de la
comptabilité.
J’ai également réalisé les remises de chèques. En effet, presque chaque jour
l’on recevait des chèques, et donc, je faisais la remise. J’en avais déjà fait lors de
mon précédent stage en banque, donc je n’ai eu aucun problème sur ce point là. La
seule différence était qu’ici il fallait faire une photocopie des chèques et de la remise
pour ensuite la comptabiliser.
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Tous les jours, Mme Colombo tenait à jour un ‘suivi’ des différents règlements
et paiements qui allaient arriver dans les jours à venir (annexe 6). Ainsi, lorsque
j’étais tout seul, je faisais la même chose : Lorsque j’envoyais un chèque, avant
même qu’il ne soit encaissé, je le prévoyais en débit, dès qu’un client me disait qu’il
allait payer tel jour, je l’inscrivais également (somme, date, nom) en crédit cette fois
ci, et tout en haut je marquais le solde du compte en banque de la BPCA (on le
faisait que pour la BPCA car c’est la compte le plus important) du jour. Ainsi, l’on
pouvait voir comment ce solde allait évoluer les jours suivants grâce à tous ces
débits et crédits que l’on anticipait.
Cela permettait de toujours savoir ce qui allait se passer les jours suivants et de ne
jamais se retrouver bloqué ou surpris.
Une fois par mois, l’on réalisait un tableau général qui comprenait toutes les
recettes et dépenses de la société afin d’avoir une sorte de bilan (Le vrai bilan et
compte de résultat sont réalisés par un expert comptable externe à la société et dont
je n’ai pas vraiment eu l’occasion de voir). Vous le trouverez en annexe 7. Ce tableau
était très intéressant à faire (car on allait chercher tous les chiffres dans les comptes
6 et 7 et on les faisait correspondre avec chaque intitulé), mais aussi à comprendre.
En effet, une fois fini, l’on voyait comment était le résultat, à quoi cela était le plus dû,
quelle était la dépense la plus forte, quelle dépense pouvait-on diminuer, si l’on
embauche une commerciale supplémentaire, comment cela influencera t il ce
résultat… etc.…
Un diagnostic et des questions qui me faisaient penser au cours ‘diagnostic bancaire’
que j’ai eu la chance d’avoir cette année et où l’on retrouvait les mêmes
problématiques et le même raisonnement, mais cette fois ci, il était beaucoup plus
concret.
Dans la même optique que le suivi bancaire (annexe 6), l’on essayait ici de
prévoir les recettes et dépenses du mois prochains et de les comparer par rapport à
ceux de l’année précédente.
J’aime beaucoup cette mentalité de tout prévoir de tout anticiper, cette
mentalité comptable qui ne laisse rien à l’imprévu ; car elle correspond à ma
personnalité et donc j’ai réalisé cela, non pas par obligation mais par volonté et
curiosité.
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B/ Mes autres taches
1) Les abonnements
La personne qui s’occupait des abonnements/distribution étant parti, ce poste est
devenu la charge de la comptable et donc de la mienne également.
Lorsque l’on reçoit les feuilles d’inscriptions (annexe 8 et 9), on doit tout d’abord
faire le tri entre ceux qui payent par cartes bleues, par chèque ou par prélèvement
bancaire. Ensuite, on effectue d’abord le paiement (remise de chèque, passer la
carte bleue, effectuer le prélèvement) avant d’entrer l’abonné dans le logiciel des
abonnements qui s’appelle ALICE (annexe 10).
Il suffit de rechercher le client s’il a déjà été abonné une fois ou alors de le créer
(nom, prénom, adresse, téléphone…) puis de cliquer sur « passer une commande »,
de choisir le type de paiement, de choisir le journal (Anglais ou Allemand), de choisir
la durée (1,2 ou 3ans), le type (normal ou VIP ; les VIP ont droit en outre du journal,
d’une newsletter, du riviera AZ, et de nombreuses invitations pour les événements du
mois) et enfin on valide et on inscrit le numéro de la commande sur la feuille
d’abonnée afin de pouvoir le retrouver dans l’avenir.
En faisant cela, le logiciel l’enregistre dans une base de données que l’on doit
imprimer à chaque fin de mois afin de l’éditer sur des étiquettes : le routage.
En effet, même si cette phase d’enregistrement des abonnées ne dure pas très
longtemps, mais quand on y ajoute
les « justificatifs » c'est-à-dire, tous les journaux qu’on envoie gratuitement aux
clients qui font de la publicité ce mois ci comme ça ils pourront bien voir que leur
publicité est bien dans le journal avec le format qui était convenu etc… ;
les différentes réclamations, en effet si l’on se trompe et que par exemple l’on
coche le journal anglais et non l’allemand (ce qui peut arriver lorsqu’on rentre une
cinquantaine d’abonnés à la suite), l’on doit corriger l’erreur, envoyer un mail au
client pour s’excuser, voir lui prolonger son abonnement pour le dédommager
les coups de fils des abonnées qui ne reçoivent pas le journal malgré le fait qu’ils
sont enregistrés dans le logiciel (la plupart du temps c’est parce-que le facteur ne
trouve pas l’adresse)
les relances que l’on effectue a tous les abonnées chaque mois. En effet, à
l’instar des clients pour les publicités, l’on peut relancer les abonnées grâce au
logiciel ALICE, il faut donc envoyer par courrier la lettre de relance ainsi que le
formulaire de réinscription multiplié par le nombre de réabonné (200 en moyenne).
Et surtout, surtout, le routage : qui consiste donc à imprimer toutes les étiquettes
de tous les abonnés qui ont payé pour ce mois et de les coller sur des grandes
enveloppes, dans lesquelles on insérera ensuite le bon journal ainsi que diverses
offres.
Cela commence à prendre beaucoup de temps, surtout que l’on sait que pour le
routage, l’impression des étiquettes et le collage sur les enveloppes prend 1 jour en
entier, et pareil pour la mise sous pli avec le journal. Quand on ajoute à cela la
distribution (même si la distribution pure et dure est externalisé concernant les hôtels,
offices de tourismes…), il reste tout de même à mettre toutes ces lettres dans des
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cartons que l’on emmène par la suite à la poste à l’aéroport de Nice par le biais d’un
camion que l’on loue chaque mois.
Sans oublier que c’est également la comptabilité qui s’occupe de prévoir le
nombre d’impression qu’il faut faire chaque mois (donc calculé les abonnées + les
différents hôtels…. + les réserves…etc.…) ;
Au final, je dirais que l’on perd facilement une semaine par mois pour traiter tout
ce qui concerne les abonnements. Personnellement, j’ai apprécié cela car ainsi je
diversifiais mes activités et je ne faisais pas que de la comptabilité pure et dure ; je
voyais d’autres choses ; cependant, je dois l’avouer, le dernier mois de mon stage, je
me serais bien passé du routage. Concernant la comptable qui fait ca depuis des
années et dont la trésorerie prend déjà beaucoup de temps, ca ne m’étonne pas
qu’elle reste souvent après 18h pour finir tout le travail.
2) Mes autres missions
Même si je sais que tous les postes sont importants dans une société, je dirais
que le poste de comptabilité est l’un des postes des plus essentiels chez
Mediterraneum Editions. Car en effet, en plus de gérer la comptabilité (et dieu sait
qu’il y a déjà pas mal de boulot), la comptable s’occupe normalement donc des
abonnées mais également de toutes les grandes décisions qui engagent la société
ainsi que de ‘la gestion courante’ de l’entreprise je dirais.
En effet, c’est seulement quelques temps avant qu’elle ne parte en vacance
(pendant le 3ème mois) qu’on a réussi, à 2 !!! d’arriver à un point où l’on était à jour
concernant toutes nos tâches…, point qui évidemment a été perdu bien avant son
retour…
Ainsi, j’ai pu durant mon stage, et plus particulièrement lorsque j’étais seul
vraiment ressentir cela. En effet, lorsque l’imprimante ou le fax ne marchait plus, ou
alors si l’ordinateur ne voulait plus s’allumer, c’était à moi, même si je ne m’y connais
pas du tout d’aller essayer de voir ce qui clochait, d’appeler l’infogérance
informatique et de voir avec lui pour régler le problème. Toutes ces nombreuses
activités annexes m’ont permis de faire ressortir mon coté ‘débrouillard’ et cela était
une bonne chose pour moi.
Aussi, je m’occupais des fournitures. Il fallait régulièrement que je fasse un état
des lieux des cartouches d’encres, fournitures bureautique (stylo, feuilles…),
enveloppes normales, enveloppes pour le routage, mais aussi papier toilette,
savon… pour anticiper la pénurie en commandant ces produits, en les réceptionnant,
en les rangeant…
.
Je chargeais et déchargeais les cartons remplis d’enveloppes pendant le routage.
Certains voient d’un mauvais œil l’accomplissement de ses taches, mais pas pour
moi, bien au contraire, ca me permettait de m’aérer la tête de temps en temps et de
faire autre chose que tout le temps être devant un ordinateur.
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J’étais également responsable du courrier. Tous les matins, j’allais le chercher
à la poste, j’effectuais le tri entre ce qui nous intéressait (la comptabilité) et le reste
(publicité, invitations…), ensuite je rangeais tous ces papiers à leur place.
Puis, en fin d’après midi, je devais affranchir les lettres/colis que l’on devait envoyer
et les amener donc au bureau de poste de Drap.
J’ai aussi souvent aidé d’autres départements pour tout types de missions (ca
allait de mettre sous pli des enveloppes adresses aux abonnées VIP avec des
invitations à rentrer dans le logiciel des commerciaux de nouveaux clients/adresses).
J’étais chargé de prendre note lors des réunions commerciales tous les lundis
matins. En effet, lors de ces événements, presque tout le monde se réunissait afin de
voir les chiffres de ventes de la semaine dernière et ce que chacun avait à faire cette
semaine (stagiaire compris). Ainsi je devais résumer lors d’un compte rendu que je
remettais ensuite aux commerciaux et qui l’archivaient afin que l’on voit les
différentes progressions.
Tous les vendredis après-midi, Mme Colombo faisait ce qu’on appelle les
‘Weekly sales’ et les ‘forward sales’, c'est-à-dire qu’elle inscrivait le nombre de
nouveaux contrats signé dans la semaine, les montants, et l’inscrivait pour chaque
commerciaux (ce qui servait par la suite à calculer les primes pour les commerciaux).
De cela découlait le Chiffre D’affaire réalisé, l’on voyait le restant (par rapport à un
CA théorique idéal fixé au début de l’année pour chaque mois) et envoyait le tout aux
actionnaires et partenaires.
Ainsi, pendant qu’elle était en vacance, je fus responsable de faire cela également.
Comme je l’ai déjà dit, j’ai aimé le fait que je devais effectuer non seulement
des tâches comptables mais aussi autres choses. Cela m’a permis d’avoir une vision
globale et de ne jamais m’ennuyer au travail. En effet, les journaux passaient
toujours trop vite pour moi, surtout lorsque j’étais seul vers la fin.
Vous trouverez en annexe 11 le planning que m’avait laissé Mme Colombo
pour que je sache d’une part chaque jour quel courrier je devais envoyer à la poste
et l’ensemble des tâches globales que je devais faire et que j’ai effectivement faites.
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CONCLUSION
J’ai énormément apprécié le déroulement de ce stage et ce pour plusieurs raisons.
Le premier, comme je l’ai déjà dit plus tôt, c’est que j’ai, je pense, réussi à
rattraper ‘mon retard’ concernant les bases de la comptabilité que je n’ai jamais eu
l’occasion d’approcher durant ma scolarité. En outre, j’ai retrouvé plusieurs choses
que j’avais déjà vues en cours cette année même, preuve que j’ai largement
dépassé les bases de la comptabilité durant mon stage.
Aussi, c’est la première fois de ma vie que je me sens si proche du statut ‘véritable
salarié de l’entreprise’. En effet, notamment durant les vacances de la comptable, j’ai
ressenti toutes les responsabilités que j’avais vis-à-vis de l’entreprise. En outre l’on
m’a traité comme un vrai salarié et non comme un stagiaire, chose qui j’ai beaucoup
appréciée.
Ainsi, en plus des connaissances comptables, j’ai appris à me débrouiller, à faire
plusieurs choses en même temps (même si je suis un homme…), à penser à tout, de
manière global.
Je me sens maintenant prêt pour mon Master 2 Ingénierie financière, beaucoup plus
qu’il y a quatre mois, que ce soit au point de vue connaissance pure ou confiance en
soit.
Le second point est l’ambiance. Mme Colombo m’a vraiment très bien
accueilli, formé et m’a fait sentir à l’aise rapidement. J’ai rarement eu un responsable
de stage aussi compatissant et sympa vis-à-vis de moi.
Les autres salariés l’étaient aussi, seulement, je n’ai pas forcément passé beaucoup
de temps en leur compagnie.
Le fait qu’il y ait toujours eu d’autres stagiaires (rédactionnel, marketing…) de
mon âge a aussi favorisé à améliorer l’ambiance. En effet, on allait toujours manger
ensemble et on a fini par très bien se connaitre au fil du temps. On se voit même
régulièrement en dehors de la société, preuve que le contact est bien passé.
Mais moi, ce qui m’a surtout vraiment plu ce sont les langues. En effet, la comptable
et moi-même étions les deux seuls Français. Tous les autres (salariés ou stagiaires)
étaient soient Anglais, soit Allemand. Ainsi, pour discuter entre nous, nous parlions
un mélange d’anglais et d’allemand et un peu de français également.
Ayant étudié l’anglais et l’allemand, j’ai pu m’exercer à les parler quotidiennement, et
même si au début, j’avais due mal à comprendre et à me faire comprendre, vers la
fin, je parlais presque de manière fluide avec les autres stagiaires.
Ainsi, en outre d’améliorer mes langues, le faite de parler une langue étrangère
rendait les discussions toujours plus sympathique et paraissait moins professionnel,
plus amical.
Je regrette presque que le stage soit fini, même si c’est les vacances pour moi
maintenant pendant un mois. Cependant j’ai gardé de très bon contact et j’espère
que je pourrai tous les revoir bientôt.
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Concernant ma problématique posée au début du mémoire, après avoir passé
4 mois dans la peau du comptable dans cette société, je pense pouvoir apporter un
début de réponse :
Le comptable dans les petites entreprises doit, de par sa situation particulière,
en outre gérer les affaires comptables courantes, mais aussi prendre part aux
décisions importantes et stratégiques de la société. En effet, à chaque fois qu’il fallait
prendre une décision plus ou moins importante, la gérante consultait Mme Colombo.
En effet de part son poste spécifique, le comptable a accès a certaines
informations importantes qui le rendent à même de pouvoir prendre des décisions
importantes.
Ce fut en effet le cas pour l’embauche hypothétique d’une nouvelle
commerciale dans la société.
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ANNEXES
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