Rappel concernant les modalités de versement de l`aide.
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Guide des bénéficiaires de financement ADEC IAE RHONE ALPES Opérateur RHÔNE - ALPES CRARQ - Comité Rhône Alpes des Régies de Quartier PROCEDURE POUR ETRE OPERATEUR D’UNE ACTION DE FORMATION FINANCEE DANS LE CADRE DE L’ADEC IAE Introduction : Le portage d’actions collectives se fait généralement par la CRESS RA. Néanmoins, de manière exceptionnelle, d’autres structures peuvent être opératrices. Le choix final est fait par les membres du CTRA après analyse des critères suivants : - structure fédératrice d’un collectif de SIAE (en capacité de mobiliser les destinataires ultimes) - capacité de la structure à effectuer le suivi demandé dans le cadre de l’ADEC - que l’opérateur ne soit pas une SIAE I. Pour la constitution du dossier et le passage en CTRA : L’opérateur pressenti est chargé de remplir au nom et pour le compte des destinataires ultimes la synthèse du dossier de candidature ainsi que le dossier final. Il doit récolter les informations sur l’ensemble des SIAE participant à l’action de formation : - nombre de bénéficiaires - type d’actions de formation - contenu détaillé de la formation - budget détaillé par action de formation - etc. (cf dossier de candidature) Il doit récolter toutes les pièces administratives de toutes les structures (cf dossier de candidature) Il est l’interlocuteur unique de la CRESS RA. II. Suite au passage en CTRA : En cas d’avis favorable, l’opérateur signera une convention bilatérale avec la CRESS RA. Il devient alors le responsable du bon déroulement de l’action et s’engage à respecter tous les points figurant dans la convention. Il travaille avec l’organisme de formation choisi sur la mise en place de l’action (planning, travail avec les SIAE pour mise à disposition des salariés, etc.). IL devra supporter intégralement l’ensemble des dépenses liées à l’action. La CRESS lui versera une ou plusieurs acomptes (en fonction du coût total prévisionnel de l’action) ainsi qu’un solde après Contrôle de Service Fait. Il est indispensable que l’opérateur prenne conscience du fait qu’il devra avancer les dépenses. Tout paiement d’acompte ou de solde doit faire l’objet d’un bilan ainsi que d’un Contrôle de Service Fait (vérification de la réalisation des actions et de l’engagement effectif des dépenses). III. Rappel concernant les modalités de suivi de l’aide obtenue Une convention bilatérale est signée entre la CRESS RA et l’opérateur de l’action. Lors de la signature de cette convention, un « pack convention » est remis à l’opérateur comprenant : - un tableau récapitulatif du plan d’action - un tableau récapitulatif des dépenses - un tableau récapitulatif des ressources - un tableau d’indicateurs de réalisation - un exemple de fiche de temps Ces documents devront être renseignés au moment du bilan intermédiaire et du bilan final. Chaque bilan fera l’objet d’une vérification de service fait, procédure obligatoire avant versement de toute acompte ou solde. Dans la convention, est rappelée l’obligation pour les destinataires ultimes de tenir une comptabilité séparée de leur opération ou d’utiliser une codification comptable adéquate. Un système extra-comptable par enliassement des pièces justificatives peut être retenu si elles sont accompagnées d’une liste récapitulative des pièces comprenant les références permettant un rattachement aux postes de dépenses prévus dans l’acte conventionnel et aux postes comptables, d’un tableau de synthèse par poste de dépenses, et le cas échéant, d’une note explicative des clés de répartition utilisées. Lors des bilans (intermédiaire et final), le Contrôle de Service Fait est réalisé à partir des pièces et informations suivantes : Un bilan qualitatif, quantitatif et financier complet comprenant les éléments suivants : - Effectif accueilli (prévisionnel et réalisé) - Tableau des dépenses (prévisionnel et réalisé) - Tableau des ressources (prévisionnel et réalisé) - Descriptif de l’opération cofinancée - Récapitulatif des données pédagogiques et physiques (actions de formation) - Indicateurs de réalisation (prévisionnel et réalisé) - Certificats de cofinancements nationaux - Preuves du paiement des contreparties - Liste des pièces justificatives des dépenses Aussi, il est primordial que vous soyez en capacité à produire ces éléments en temps réel durant la période de la convention. Dès la signature de la convention, la CRESS RA procèdera à la saisie des informations prévisionnelles correspondant à celles figurant dans le dossier de candidature et en annexe de la convention. Dans le cadre d’une formation cofinancée par l’ADEC, les informations précisées ci-dessus devront concerner la globalité de l’action et non la partie uniquement financée par l’ADEC (effectif, dépenses, ressources, etc.) Rappel concernant les modalités de versement de l’aide. Comme mentionné dans votre convention, la CRESS RA procèdera au paiement de l’aide de l’Etat, dans la limite du montant fixé à l’article 3, comme suit : Versement d’acomptes d’un montant proportionnel aux dépenses réalisées et acquittées, sur présentation d’un bilan intermédiaire d’exécution, quantitatif et financier ; le total des acomptes ne peut dépasser 80 % du montant total de l’aide de l’Etat fixé à l’article 3, Versement du solde, sur présentation d’un bilan final d’exécution, qualitatif, quantitatif et financier. IV. Justification du temps affecté à l’ADEC Dans le cas où certaines personnes sont amenées à travailler sur l’action de formation financée par l’ADEC (ingénierie pédagogique uniquement), un certain nombre de documents vont être nécessaires pour pouvoir « refacturer » le temps passé : Afin de justifier le temps de travail réellement affecté au projet de formation, les personnes concernées devront réaliser des fiches de temps mensuel dont un exemple vous est fournit. Ces fiches devront être conservées et une copie devra être fournie à la CRESS RA. V. Justification des frais de déplacement Pour que l’ADEC puisse prendre en charge les frais de déplacement, ces derniers doivent être justifiés par le biais de notes de frais. Les informations décrites à l’intérieur de ces notes de frais doivent être précises (lieu de départ, lieu d’arrivée) et correspondre à la formation financée. A noter toutefois que l’intervention financière sur des dépenses de fonctionnement (coûts pédagogiques et coûts annexes de déplacement / hébergement) ne pourra pas être supérieure, pour chaque formation, à 50 euros / heure / stagiaire (exceptionnellement 70 euros dans le cas de formations à forte technicité). VI. Préparation du Contrôle de Service Fait (CSF) Les contrôles de service fait ont pour objet de vérifier : - la réalité physique et financière des dépenses et des ressources déclarées par les destinataires ultimes au titre des opérations cofinancées : La structure bénéficiaire devra remettre à la CRESS RA copie de toutes les pièces comptables justifiant l’engagement de la dépense (factures, fiches de temps, notes de frais, etc.) et de l’apport d’autres financeurs à la formation (certificats de paiement) Rappel : toute dépense doit être effectivement réalisée et acquittée. La CRESS RA vous a remis un tableur Excel de suivi des dépenses afin de vous aider à remplir cette obligation tout en respectant les modalités de la convention (comptabilité séparée ou traitement par enliassement de pièces) - la conformité de ces réalisations au regard des annexes techniques et financières des actes conventionnels passés par l’organisme mandaté avec eux : Votre structure doit être en capacité à justifier de la participation des stagiaires à la formation (feuilles de présence) et de toute autre réalisation d’actions prévue dans le dossier de candidature et la convention (Ex : travail d’ingénierie pédagogique ou de projet, etc.) L’action et les dépenses réalisées devront correspondre à celles prévues dans le dossier de candidature et la convention. Un avenant peut être signé en cas de besoin. - la conformité entre les données financières et les données relatives à la réalisation physique de l’opération : Un travail d’analyse sera effectué pour vérifier la cohérence entre le coût de l’action et sa réalisation physique. 1- Bilan intermédiaire, bilan annuel et de fin de projet Il vous est demandé de remplir un bilan (intermédiaire et final) pour bénéficier de tout paiement (acompte et solde). Ces fichiers devront être complétés par le responsable juridique de la structure. Dans le cadre d’actions collectives, ces tableaux seront renseignés par l’opérateur (CRESS RA ou autre structure). Néanmoins, il vous sera demandé de remplir préalablement ces tableaux pour vos structures respectives. Aucun paiement ne pourra être effectué tant que la CRESS RA ne sera pas en possession des documents demandés. Le fichier « Bilan Intermédiaire » devra reprendre les éléments à une date précise en cours d’action. - Page 1 : Page de garde Page 2 : Identification de votre stucture Page 3 : Plan des actions (vous trouverez en annexe 1, une notice d’explication pour remplir cette feuille récapitulative). Page 4 : les dépenses que vous avez réalisées (vous servir de la feuille synthèse du tableur Excel de remontées de dépenses. Page 5 : descriptif : synthèse des actions réalisées depuis le début de votre projet. Nous vous conseillons de réaliser, afin de pouvoir ne pas être pris au dépourvu, des tableaux de suivi de l’activité. Vous réaliserez par la suite un bilan détaillé que vous conserverez et vous nous remettrez le bilan synthétique selon le format qui vous aura été fournit. Ces fichiers devront être envoyé à la CRESS RA en version email et en version papier, tamponné et signé. Bilan Final : Il est similaire au Bilan Intermédiaire mais reprendra les éléments définitifs de l’action et précisera les financements acquis et les éléments quantitatifs. En cas de problème, vous pouvez nous joindre : CRESS RA 74 rue Maurice Flandin 69 003 Lyon soit par email : [email protected], [email protected] [email protected], soit par téléphone au 04 78 09 11 97.
