Rappel concernant les modalités de versement de l`aide.

Guide des bénéficiaires de financement
ADEC IAE
RHONE ALPES
Opérateur
CRARQ - Comité Rhône Alpes des Régies de Quartier
R HÔ NE - A L P E S

PROCEDURE POUR ETRE OPERATEUR D’UNE ACTION DE
FORMATION FINANCEE DANS LE CADRE DE L’ADEC IAE
Introduction :
Le portage d’actions collectives se fait généralement par la CRESS RA. Néanmoins,
de manière exceptionnelle, d’autres structures peuvent être opératrices.
Le choix final est fait par les membres du CTRA après analyse des critères suivants :
- structure fédératrice d’un collectif de SIAE (en capacité de mobiliser les
destinataires ultimes)
- capacité de la structure à effectuer le suivi demandé dans le cadre de l’ADEC
- que l’opérateur ne soit pas une SIAE
I. Pour la constitution du dossier et le passage en CTRA :
L’opérateur pressenti est chargé de remplir au nom et pour le compte des
destinataires ultimes la synthèse du dossier de candidature ainsi que le dossier final.
Il doit récolter les informations sur l’ensemble des SIAE participant à l’action de
formation :
- nombre de bénéficiaires
- type d’actions de formation
- contenu détaillé de la formation
- budget détaillé par action de formation
- etc. (cf dossier de candidature)
Il doit récolter toutes les pièces administratives de toutes les structures (cf dossier de
candidature)
Il est l’interlocuteur unique de la CRESS RA.
II. Suite au passage en CTRA :
En cas d’avis favorable, l’opérateur signera une convention bilatérale avec la CRESS
RA.
Il devient alors le responsable du bon déroulement de l’action et s’engage à
respecter tous les points figurant dans la convention.
Il travaille avec l’organisme de formation choisi sur la mise en place de l’action
(planning, travail avec les SIAE pour mise à disposition des salariés, etc.).
IL devra supporter intégralement l’ensemble des dépenses liées à l’action.
La CRESS lui versera une ou plusieurs acomptes (en fonction du coût total
prévisionnel de l’action) ainsi qu’un solde après Contrôle de Service Fait. Il est

indispensable que l’opérateur prenne conscience du fait qu’il devra avancer les
dépenses.
Tout paiement d’acompte ou de solde doit faire l’objet d’un bilan ainsi que d’un
Contrôle de Service Fait (vérification de la réalisation des actions et de l’engagement
effectif des dépenses).
III. Rappel concernant les modalités de suivi de l’aide obtenue
Une convention bilatérale est signée entre la CRESS RA et l’opérateur de l’action.
Lors de la signature de cette convention, un « pack convention » est remis à
l’opérateur comprenant :
- un tableau récapitulatif du plan d’action
- un tableau récapitulatif des dépenses
- un tableau récapitulatif des ressources
- un tableau d’indicateurs de réalisation
- un exemple de fiche de temps
Ces documents devront être renseignés au moment du bilan intermédiaire et du bilan
final.
Chaque bilan fera l’objet d’une vérification de service fait, procédure obligatoire
avant versement de toute acompte ou solde.
Dans la convention, est rappelée l’obligation pour les destinataires ultimes de tenir
une comptabilité séparée de leur opération ou d’utiliser une codification comptable
adéquate.
Un système extra-comptable par enliassement des pièces justificatives peut être
retenu si elles sont accompagnées d’une liste récapitulative des pièces comprenant
les références permettant un rattachement aux postes de dépenses prévus dans
l’acte conventionnel et aux postes comptables, d’un tableau de synthèse par poste de
dépenses, et le cas échéant, d’une note explicative des clés de répartition utilisées.
Lors des bilans (intermédiaire et final), le Contrôle de Service Fait est réalisé à partir
des pièces et informations suivantes :
Un bilan qualitatif, quantitatif et financier complet comprenant les éléments
suivants :
- Effectif accueilli (prévisionnel et réalisé)
- Tableau des dépenses (prévisionnel et réalisé)
- Tableau des ressources (prévisionnel et réalisé)
- Descriptif de l’opération cofinancée

- Récapitulatif des données pédagogiques et physiques (actions de formation)
- Indicateurs de réalisation (prévisionnel et réalisé)
- Certificats de cofinancements nationaux
- Preuves du paiement des contreparties
- Liste des pièces justificatives des dépenses
Aussi, il est primordial que vous soyez en capacité à produire ces éléments en temps
réel durant la période de la convention.
Dès la signature de la convention, la CRESS RA procèdera à la saisie des informations
prévisionnelles correspondant à celles figurant dans le dossier de candidature et en
annexe de la convention.
Dans le cadre d’une formation cofinancée par l’ADEC, les informations
précisées ci-dessus devront concerner la globalité de l’action et non la
partie uniquement financée par l’ADEC (effectif, dépenses, ressources,
etc.)
Rappel concernant les modalités de versement de l’aide.
Comme mentionné dans votre convention, la CRESS RA procèdera au paiement de
l’aide de l’Etat, dans la limite du montant fixé à l’article 3, comme suit :
 Versement d’acomptes d’un montant proportionnel aux dépenses réalisées et
acquittées, sur présentation d’un bilan intermédiaire d’exécution, quantitatif et
financier ; le total des acomptes ne peut dépasser 80 % du montant total de l’aide
de l’Etat fixé à l’article 3,
 Versement du solde, sur présentation d’un bilan final d’exécution, qualitatif,
quantitatif et financier.
IV. Justification du temps affecté à l’ADEC
Dans le cas où certaines personnes sont amenées à travailler sur l’action de
formation financée par l’ADEC (ingénierie pédagogique uniquement), un certain
nombre de documents vont être nécessaires pour pouvoir « refacturer » le temps
passé :
Afin de justifier le temps de travail réellement affecté au projet de formation, les
personnes concernées devront réaliser des fiches de temps mensuel dont un
exemple vous est fournit. Ces fiches devront être conservées et une copie devra être
fournie à la CRESS RA.

V. Justification des frais de déplacement
Pour que l’ADEC puisse prendre en charge les frais de déplacement, ces derniers
doivent être justifiés par le biais de notes de frais.
Les informations décrites à l’intérieur de ces notes de frais doivent être précises (lieu
de départ, lieu d’arrivée) et correspondre à la formation financée.
A noter toutefois que l’intervention financière sur des dépenses de fonctionnement
(coûts pédagogiques et coûts annexes de déplacement / hébergement) ne pourra
pas être supérieure, pour chaque formation, à 50 euros / heure / stagiaire
(exceptionnellement 70 euros dans le cas de formations à forte technicité).
VI. Préparation du Contrôle de Service Fait (CSF)
Les contrôles de service fait ont pour objet de vérifier :
- la réalité physique et financière des dépenses et des ressources déclarées par les
destinataires ultimes au titre des opérations cofinancées :
La structure bénéficiaire devra remettre à la CRESS RA copie de toutes les pièces
comptables justifiant l’engagement de la dépense (factures, fiches de temps,
notes de frais, etc.) et de l’apport d’autres financeurs à la formation (certificats de
paiement)
Rappel : toute dépense doit être effectivement réalisée et acquittée.
La CRESS RA vous a remis un tableur Excel de suivi des dépenses afin de vous aider
à remplir cette obligation tout en respectant les modalités de la convention
(comptabilité séparée ou traitement par enliassement de pièces)
- la conformité de ces réalisations au regard des annexes techniques et financières
des actes conventionnels passés par l’organisme mandaté avec eux :
Votre structure doit être en capacité à justifier de la participation des stagiaires à la
formation (feuilles de présence) et de toute autre réalisation d’actions prévue dans
le dossier de candidature et la convention (Ex : travail d’ingénierie pédagogique ou
de projet, etc.)
L’action et les dépenses réalisées devront correspondre à celles prévues dans le
dossier de candidature et la convention.
Un avenant peut être signé en cas de besoin.
- la conformité entre les données financières et les données relatives à la réalisation
physique de l’opération :