stucture de direction du conseil d*administration de iabc/montréal
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CONSEIL D’ADMINISTRATION 2017-2018 Leslie Quinton Président Vacant VP exécutif et finance Vacant VP Gestion Vacant Directeur Adhésion Vacant VP Contenu et médias sociaux Vacant Directeur Promotion et médias sociaux Tristan Audet Directeur Projets spéciaux Marc-André Cloutier Directeur Contenu vidéo Maria Constantinescu Présidente sortant Sylvie Letendre VP Marketing Vacant Directeur Marketing Vacant VP événements Vacant Co-directeur Événements Vacant Co-directeurs Relations avec les étudiants Dominique Huet Webmestre RÔLES ET RESPONSABILITÉS DES MEMBRES DU CA Président De concert avec le vice-président exécutif et l’ancien président, établir les priorités stratégiques de l’IABC/Montréal pour l’année à venir. Superviser les activités du conseil en vue de réaliser le mandat et les objectifs de la section conformément aux règlements administratifs. Former un conseil cohésif qui répondra aux besoins des membres de la section, voire qui dépassera leurs attentes. Organiser et présider les réunions du conseil de la section. Accueillir les nouveaux membres du conseil; organiser et tenir la séance d’orientation annuelle du conseil; en collaboration avec le vice-président exécutif et l’ancien président, élaborer une nouvelle stratégie pour le conseil ou revoir et peaufiner la stratégie actuelle. De concert avec le vice-président exécutif, superviser, motiver et soutenir les activités des membres du conseil, et les aider à respecter leur plan stratégique annuel. Représenter la section et entretenir des relations au sein de l’association à l’échelle locale, régionale et internationale; relayer toute information pertinente aux membres du conseil; au besoin, nommer des délégués aux réunions régionales. Tenir informés les membres par l’entremise d’un ou de plusieurs canaux, comme le site Web et les médias sociaux. Agir comme principal porte-parole médiatique de la section et la représenter lors d’événements publics, communautaires, éducatifs et professionnels. Est un des trois signataires au nom de la section. S’assurer que chaque membre du conseil a un plan de succession détaillé pour ses projets. Former son successeur. Vice-président exécutif (relève automatique du président) Agir au nom du président en son absence. Présider les réunions du conseil en l’absence du président. Assister le président dans la planification stratégique et l’accueil des nouveaux membres du conseil. Soutenir le président et superviser les projets spéciaux au besoin; travailler en étroite collaboration avec les vice-présidents en vue de réaliser la stratégie annuelle de la section. Superviser la gestion financière de la section; fournir des conseils contractuels au besoin; agir comme personne-ressource pour toute question administrative interne ou externe. Préparer les rapports financiers trimestriels, y compris les états comptables, et les présenter au conseil. De concert avec le président et l’ancien président, préparer les prévisions budgétaires annuelles. Préparer un rapport annuel résumant le budget, les revenus et les investissements, et le présenter aux membres de la section; Promouvoir des approches novatrices; diriger la mise en œuvre de la planification stratégique; favoriser le dialogue; recueillir les commentaires sur des questions pertinentes pour le conseil. Recruter les directeurs qui mettront en œuvre les initiatives spéciales ou, au besoin, soutiendront des initiatives spécifiques. Mener jusqu’à deux initiatives spéciales par année de mandat; siéger au Comité des candidatures du conseil; revoir et mettre à jour les responsabilités du conseil avant le 31 mars de chaque année. Exercer le pouvoir de signature au nom de la section. Choisir et former son successeur. Président sortant Conseiller le président sur la stratégie à adopter et mener une initiative spéciale par année de mandat. Participer activement aux réunions du conseil portant sur l’orientation (en juin), l’évaluation de miannée (en décembre) et la fin de l’exercice (en mai). Préparer et soumettre les candidatures pour les Prix de gestion des sections de l’IABC et mener la campagne de recrutement annuelle pour le conseil. 2 RÔLES ET RESPONSABILITÉS DES MEMBRES DU CA - Présider les réunions du conseil si le président et le vice-président exécutif sont absents. Au besoin, représenter la section aux événements locaux, régionaux et internationaux. Vice-président gestion Créer et faire approuver par la CA ses stratégies afin de recruter et conserver les membres. Présenter au conseil et à la section des rapports concernant le recrutement et la fidélisation des membres. En collaboration avec le vice-président du marketing, superviser l’élaboration de la trousse de gestion pour les commandites et les partenariats (formulaire d’inscription des commanditaires, gabarits de contrat, ententes officielles, etc.). Agir comme secrétaire général et responsable officiel de la tenue de dossiers; mettre en œuvre un processus de consignation et de suivi des projets afin de structurer le travail des sous-comités (mandats, échéanciers et livrables). Revoir et mettre à jour les règlements administratifs, le guide des politiques et tous les autres documents officiels de la section; signaler les conflits d’intérêts potentiels; de concert avec le président et les membres du conseil appropriés, établir des règles quant aux allocations et aux indemnités. Préparer les lignes directrices et la documentation se rapportant au fonctionnement de la section. Participer à l’élaboration de deux projets de communication chaque année. Exercer le pouvoir de signature au nom de la section. Documenter et faire les recommandations nécessaires concernant son rôle à la fin de son mandat Inventorier les éléments afin d’alimenter un possible Prix de gestion des sections de l’IABC à la fin de chaque année et les remettre à l’ancien président Former son successeur. Vice-président événements Offrir aux membres de la section des occasions pertinentes de perfectionnement professionnel en organisant de six à huit événements par année de mandat. Élaborer un programme équilibré de sujets et de conférenciers tenant compte des besoins et commentaires des membres, des tendances de l’industrie et des ressources et intérêts des commanditaires, le cas échéant. Chercher des sujets de conférence et des conférenciers potentiels, et conclure des ententes avec ces derniers. Mettre sur pied le calendrier des activités et collaborer avec le directeur du perfectionnement professionnel et l’équipe responsable de la logistique. De concert avec l’équipe du marketing et des communications, développer le matériel promotionnel en lien avec les activités. Évaluer la rentabilité des activités à partir des indicateurs établis et tenir des dossiers à ce sujet. En collaboration avec l’équipe des finances, établir le budget consacré aux activités. Travailler avec les responsables des lieux pouvant accueillir les événements pour négocier les contrats, réserver l’espace, définir les exigences liées à la nourriture et aux boissons, préparer le matériel audiovisuel, etc. De concert avec les responsables des projets de communications avec les membres et de médias sociaux, s’assurer que la promotion de chaque événement se fait adéquatement et à l’avance. Collaborer avec les responsables des projets de commandites pour intégrer aux événements les engagements envers les commanditaires et bien les remplir. Explorer les occasions de partenariat avec des associations similaires pour certains événements de perfectionnement professionnel, au besoin. Collaborer avec les responsables des projets de communications avec les membres pour s’assurer que chaque événement est efficacement présenté : recours au canal le plus approprié et mise en relief des pratiques exemplaires et des connaissances acquises. S’assurer qu’un photographe est présent pour immortaliser certains événements (les photos seront utilisées dans plusieurs communications de la section). 3 RÔLES ET RESPONSABILITÉS DES MEMBRES DU CA - Recruter les directeurs des événements et les bénévoles, au besoin, et les superviser pendant la planification, la conception et la prestation des événements. Si le dosier passe à d’autres mains lors du prochain mandat, organiser un événement de perfectionnement professionnel en septembre de l’année suivante pour faciliter le transfert du dossier. Documenter et faire les recommandations nécessaires concernant son rôle à la fin de son mandat Inventorier les éléments afin d’alimenter un possible Prix de gestion des sections de l’IABC à la fin de chaque année et les remettre à l’ancien président Former son successeur. Vice-président marketing Mener des recherches démographiques pour définir les marchés cibles. Concevoir une stratégie de marketing afin d’accroître le rayonnement de l’IABC auprès de différents groupes cibles. Concevoir des campagnes en vue d’atteindre les objectifs de croissance de la section. De concert avec le webmestre, le concepteur Web et les gestionnaires de la cybercommunauté, réaliser les promotions marketing en ligne et assurer l’intégrité virtuelle. Superviser les initiatives de marketing des causes sociales. Définir une stratégie de fidélisation et de croissance à court et à long terme pour la section. Élaborer et mettre en œuvre une stratégie visant à attirer les entreprises. Chercher à conclure des ententes et des alliances avec des partenaires stratégiques. Solliciter des commandites en espèces et en nature auprès des entreprises et des fournisseurs pour les projets et les événements de la section. Trouver des occasions de financement au profit de la section. Documenter et faire les recommandations nécessaires concernant son rôle à la fin de son mandat Inventorier les éléments afin d’alimenter un possible Prix de gestion des sections de l’IABC à la fin de chaque année et les remettre à l’ancien président Former son successeur. VP contenu et médias sociaux Créer un échéancier annuel de rédaction et de publication en y incluant les dates de soumission et de publication pour les différents outils de communication de la section. Élaborer une stratégie visant à améliorer le format du bulletin électronique de la section afin qu’il réponde plus efficacement aux besoins des membres, et soutenir la transition vers un format plus moderne et traçable. Superviser l’élaboration de la stratégie numérique de la section (site Web et médias sociaux) ainsi que la production du contenu pour les différentes plateformes. Au besoin, revoir et mettre à jour la politique de la section en matière de médias sociaux. Définir des objectifs permettant d’augmenter la participation des membres sur les différentes plateformes numériques. En collaboration avec le Webmestre et le Directeur des Médias sociaux, utiliser le contenu créé par les responsables des autres projets et le siège social de l’IABC pour préparer du contenu adapté faisant la promotion des événements, des initiatives et des nouvelles de la section et de l’IABC. Recruter et superviser les directeurs des médias sociaux et les bénévoles qui seront affectés à chaque plateforme numérique. Discuter avec le siège social de l’IABC pour déterminer les éléments de la nouvelle stratégie numérique pouvant être utilisés par la section (p. ex. contenu ou gabarit). Superviser la gestion du futur blogue et encourager les membres à y participer. Discuter avec les vice-présidents des projets pour cerner leurs besoins, puis leur proposer des façons créatives d’utiliser le site Web afin d’atteindre leurs objectifs. Documenter et faire les recommandations nécessaires concernant son rôle à la fin de son mandat Inventorier les éléments afin d’alimenter un possible Prix de gestion des sections de l’IABC à la fin de chaque année et les remettre à l’ancien président 4 RÔLES ET RESPONSABILITÉS DES MEMBRES DU CA - Former son successeur. POSTES DE DIRECTEUR (sans droit de vote) Directeur adhésion Sous la supervision du vice-président gestion: Mettre en œuvre la stratégie avec le soutien des membres du CA, incluant : La promotion des offres et des bénéfices d’être membre de IABC et d’IABC/Montréal Un appel direct auprès des membres en règle, potentiel ou qui n’ont pas renouvelé leur adhésion Organiser des activités d’accueil pour les nouveaux membres de la section et des activités de reconnaissance pour les membres actuels. Développer et administrer un sondage auprès des membres à tous els 3 ans (2015, 2018, 2021), des questions éclaires et des approches ponctuelles afin de confirmer les intérêts des membres et développer les ressources du Chapitre S’assurer que les demandes de renseignements des membres sont traitées rapidement. S’assurer que les lettres de bienvenue sont à jour et rapidement envoyées aux nouveaux membres et à ceux qui renouvellent leur statut. Faire un suivi auprès des anciens membres pour déterminer et consigner les raisons de leur départ. Présenter des rapports trimestriels au vice-président gestion et recommander les actions à entreprendre au besoin. Assurer le lien avec IABC HQ sur ses dossiers Documenter et faire les recommandations nécessaires concernant son rôle à la fin de son mandat Inventorier les éléments afin d’alimenter un possible Prix de gestion des sections de l’IABC à la fin de chaque année et les remettre à l’ancien président Former son successeur. Co-directeurs événements (2 postes) Sous la supervision du vice-président événements: En collaboration avec une équipe de bénévoles, gérer la logistique des activités sociales et de perfectionnement professionnel. Rechercher des emplacements et des fournisseurs de services de restauration, et négocier les contrats nécessaires. Tenir à jour les listes de vérification des activités et former le personnel de soutien. Veiller au respect des budgets et évaluer la rentabilité des activités de concert avec l’équipe des finances. Assurer une présence pendant les activités pour vérifier que tout se déroule comme prévu. Former son successeur. Co-directeurs des relations avec les étudiants (2 postes - francophone et anglophone) Sous la supervision du vice-président événements: Élaborer et mettre en œuvre une stratégie de relations académiques selon les marchés visés afin de bâtir des relations durables avec les établissements. Positionner la section comme partenaire stratégique pouvant ajouter de la valeur à l’expérience des étudiants en leur donnant accès à l’industrie de la communication. Superviser le recrutement des étudiants et des jeunes professionnels. En collaboration avec le directeur du mentorat et de l’encadrement des bénévoles, concevoir et mettre en œuvre, tout au long de l’année, des initiatives visant à recruter des étudiants et à leur trouver des occasions de bénévolat ou de mentorat. De concert avec le vice-président du marketing et le vice-président des communications avec les membres, élaborer et mettre en œuvre un plan de recrutement étudiant ainsi que des initiatives visant à accroître la visibilité de l’IABC auprès de ce public cible. 5 RÔLES ET RESPONSABILITÉS DES MEMBRES DU CA - Chaque année, rédiger au moins deux articles destinés au bulletin électronique ou au blogue afin d’accroître l’intérêt et l’appui des membres envers le programme de relations académiques. Promouvoir les activités courantes et leurs retombées sur les médias sociaux. Présenter des rapports trimestriels au vice-président de l’adhésion et recommander les actions à entreprendre au besoin. Au besoin, collaborer avec le siège social de l’IABC. Former son successeur. Directeur marketing Sous la supervision du vice-président marketing : Travailler avec le conseil de la section pour s’assurer que les activités de commandite, de publicité, de marketing et de partenariat sont gérées de façon cohérente. Gérer et analyser les listes de membres (y compris celles sur Eventbrite), puis produire des rapports sous une forme pouvant être facilement utilisée par le conseil. De concert avec le vice-président du marketing et le vice-président de la gestion, superviser les initiatives, les communications et les contrats concernant les commandites et les partenariats actuels afin d’établir et de maintenir des relations de marketing et de commandite. S’assurer que les clients ayant signé un contrat avec l’IABC/Montréal font l’objet de la publicité, de la commandite ou du marketing auquel ils ont droit. Générer des revenus en vendant des publicités et des commandites qui paraîtront dans les différentes communications de la section. Tenir à jour et élargir la base de données du marketing par courriel. Préparer des campagnes de marketing électronique avec MailChimp. Superviser le service d’affichage d’offres d’emploi de la section et collaborer avec les responsables des projets d’adhésion et de communications pour le promouvoir. Former son successeur. Directeur promotion et médias sociaux Sous la supervision du vice-président contenu numérique: Élaborer une stratégie annuelle de contenu numérique afin de tirer profit des plateformes sociales de la section pour communiquer avec les membres, leur faire part des nouvelles et promouvoir les événements. Gérer les plateformes sociales (LinkedIn, Facebook, Twitter, YouTube et Instagram) et explorer de nouvelles plateformes au besoin. Publier l’information, les publicités et les demandes de la section sur toutes les plateformes sociales. Surveiller régulièrement les médias sociaux de la section pour s’assurer que les membres reçoivent rapidement une réponse à leur question et que tout problème est relayé au conseil; gérer les mentions « J’aime », les retransmissions de gazouillis, etc. Concevoir une stratégie de médias sociaux (p. ex. gazouillis en direct) pour les événements importants. Former son successeur. Directeur contenu vidéo Sous la supervision du vice-président contenu numérique: En collaboration avec les directeurs du marketing et des communications, veiller à la transmission des communications nécessaires. Coordonner la diffusion du contenu destiné aux médias numériques afin qu’il soit bien intégré aux divers canaux. Contribuer aux campagnes de marketing des causes sociales. Maintenir et mettre à jour le site Web. S’assurer que les serveurs, le matériel et les logiciels fonctionnent bien. Créer et réviser les pages Web. 6 RÔLES ET RESPONSABILITÉS DES MEMBRES DU CA - Examiner les statistiques Web et les analyses qui en découlent. Concevoir la mise en page du contenu Web. Réparer les liens brisés et corriger les images ne s’affichant pas correctement. Agir comme personne-ressource de la section pour toute question liée au site Web. Concevoir un plan d’optimisation du site Web et superviser sa mise en œuvre. Revoir le site Web pour s’assurer que tous les documents pertinents sont faciles à trouver et que toutes les mises à jour sont faites. Former son successeur. 7
