stucture de direction du conseil d*administration de iabc/montréal

CONSEIL D’ADMINISTRATION 2017-2018
Leslie Quinton
Président
Vacant
VP Gestion
Vacant
Directeur
Adhésion
Vacant
VP Contenu et médias
sociaux
Vacant
Directeur Promotion et
médias sociaux
Tristan Audet
Directeur Projets
spéciaux
Marc-André Cloutier
Directeur Contenu
vidéo
Sylvie Letendre
VP Marketing
Vacant
Directeur Marketing
Vacant
VP événements
Vacant
Co-directeur
Événements
Vacant
Co-directeurs Relations
avec les étudiants
Dominique Huet
Webmestre
Vacant
VP exécutif et finance
Maria Constantinescu
Présidente sortant

RÔLES ET RESPONSABILITÉS DES MEMBRES DU CA
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Président
- De concert avec le vice-président exécutif et l’ancien président, établir les priorités stratégiques de
l’IABC/Montréal pour l’année à venir.
- Superviser les activités du conseil en vue de réaliser le mandat et les objectifs de la section
conformément aux règlements administratifs.
- Former un conseil cohésif qui répondra aux besoins des membres de la section, voire qui dépassera
leurs attentes.
- Organiser et présider les réunions du conseil de la section.
- Accueillir les nouveaux membres du conseil; organiser et tenir la séance d’orientation annuelle du
conseil; en collaboration avec le vice-président exécutif et l’ancien président, élaborer une nouvelle
stratégie pour le conseil ou revoir et peaufiner la stratégie actuelle.
- De concert avec le vice-président exécutif, superviser, motiver et soutenir les activités des membres
du conseil, et les aider à respecter leur plan stratégique annuel.
- Représenter la section et entretenir des relations au sein de l’association à l’échelle locale, régionale
et internationale; relayer toute information pertinente aux membres du conseil; au besoin, nommer des
délégués aux réunions régionales.
- Tenir informés les membres par l’entremise d’un ou de plusieurs canaux, comme le site Web et les
médias sociaux.
- Agir comme principal porte-parole médiatique de la section et la représenter lors d’événements
publics, communautaires, éducatifs et professionnels.
- Est un des trois signataires au nom de la section.
- S’assurer que chaque membre du conseil a un plan de succession détaillé pour ses projets.
- Former son successeur.
Vice-président exécutif (relève automatique du président)
- Agir au nom du président en son absence.
- Présider les réunions du conseil en l’absence du président.
- Assister le président dans la planification stratégique et l’accueil des nouveaux membres du conseil.
- Soutenir le président et superviser les projets spéciaux au besoin; travailler en étroite collaboration
avec les vice-présidents en vue de réaliser la stratégie annuelle de la section.
- Superviser la gestion financière de la section; fournir des conseils contractuels au besoin; agir comme
personne-ressource pour toute question administrative interne ou externe.
- Préparer les rapports financiers trimestriels, y compris les états comptables, et les présenter au
conseil.
- De concert avec le président et l’ancien président, préparer les prévisions budgétaires annuelles.
- Préparer un rapport annuel résumant le budget, les revenus et les investissements, et le présenter
aux membres de la section;
- Promouvoir des approches novatrices; diriger la mise en œuvre de la planification stratégique;
favoriser le dialogue; recueillir les commentaires sur des questions pertinentes pour le conseil.
- Recruter les directeurs qui mettront en œuvre les initiatives spéciales ou, au besoin, soutiendront des
initiatives spécifiques.
- Mener jusqu’à deux initiatives spéciales par année de mandat; siéger au Comité des candidatures du
conseil; revoir et mettre à jour les responsabilités du conseil avant le 31 mars de chaque année.
- Exercer le pouvoir de signature au nom de la section.
- Choisir et former son successeur.
Président sortant
- Conseiller le président sur la stratégie à adopter et mener une initiative spéciale par année de mandat.
- Participer activement aux réunions du conseil portant sur l’orientation (en juin), l’évaluation de mi-
année (en décembre) et la fin de l’exercice (en mai).
- Préparer et soumettre les candidatures pour les Prix de gestion des sections de l’IABC et mener la
campagne de recrutement annuelle pour le conseil.

RÔLES ET RESPONSABILITÉS DES MEMBRES DU CA
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- Présider les réunions du conseil si le président et le vice-président exécutif sont absents.
- Au besoin, représenter la section aux événements locaux, régionaux et internationaux.
Vice-président gestion
- Créer et faire approuver par la CA ses stratégies afin de recruter et conserver les membres.
- Présenter au conseil et à la section des rapports concernant le recrutement et la fidélisation des
membres.
- En collaboration avec le vice-président du marketing, superviser l’élaboration de la trousse de gestion
pour les commandites et les partenariats (formulaire d’inscription des commanditaires, gabarits de
contrat, ententes officielles, etc.).
- Agir comme secrétaire général et responsable officiel de la tenue de dossiers; mettre en œuvre un
processus de consignation et de suivi des projets afin de structurer le travail des sous-comités
(mandats, échéanciers et livrables).
- Revoir et mettre à jour les règlements administratifs, le guide des politiques et tous les autres
documents officiels de la section; signaler les conflits d’intérêts potentiels; de concert avec le président
et les membres du conseil appropriés, établir des règles quant aux allocations et aux indemnités.
- Préparer les lignes directrices et la documentation se rapportant au fonctionnement de la section.
- Participer à l’élaboration de deux projets de communication chaque année.
- Exercer le pouvoir de signature au nom de la section.
- Documenter et faire les recommandations nécessaires concernant son rôle à la fin de son mandat
- Inventorier les éléments afin d’alimenter un possible Prix de gestion des sections de l’IABC à la fin de
chaque année et les remettre à l’ancien président
- Former son successeur.
Vice-président événements
- Offrir aux membres de la section des occasions pertinentes de perfectionnement professionnel en
organisant de six à huit événements par année de mandat.
- Élaborer un programme équilibré de sujets et de conférenciers tenant compte des besoins et
commentaires des membres, des tendances de l’industrie et des ressources et intérêts des
commanditaires, le cas échéant.
- Chercher des sujets de conférence et des conférenciers potentiels, et conclure des ententes avec ces
derniers.
- Mettre sur pied le calendrier des activités et collaborer avec le directeur du perfectionnement
professionnel et l’équipe responsable de la logistique.
- De concert avec l’équipe du marketing et des communications, développer le matériel promotionnel en
lien avec les activités.
- Évaluer la rentabilité des activités à partir des indicateurs établis et tenir des dossiers à ce sujet.
- En collaboration avec l’équipe des finances, établir le budget consacré aux activités.
- Travailler avec les responsables des lieux pouvant accueillir les événements pour négocier les
contrats, réserver l’espace, définir les exigences liées à la nourriture et aux boissons, préparer le
matériel audiovisuel, etc.
- De concert avec les responsables des projets de communications avec les membres et de médias
sociaux, s’assurer que la promotion de chaque événement se fait adéquatement et à l’avance.
- Collaborer avec les responsables des projets de commandites pour intégrer aux événements les
engagements envers les commanditaires et bien les remplir.
- Explorer les occasions de partenariat avec des associations similaires pour certains événements de
perfectionnement professionnel, au besoin.
- Collaborer avec les responsables des projets de communications avec les membres pour s’assurer
que chaque événement est efficacement présenté : recours au canal le plus approprié et mise en
relief des pratiques exemplaires et des connaissances acquises.
- S’assurer qu’un photographe est présent pour immortaliser certains événements (les photos seront
utilisées dans plusieurs communications de la section).

RÔLES ET RESPONSABILITÉS DES MEMBRES DU CA
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- Recruter les directeurs des événements et les bénévoles, au besoin, et les superviser pendant la
planification, la conception et la prestation des événements.
- Si le dosier passe à d’autres mains lors du prochain mandat, organiser un événement de
perfectionnement professionnel en septembre de l’année suivante pour faciliter le transfert du dossier.
- Documenter et faire les recommandations nécessaires concernant son rôle à la fin de son mandat
- Inventorier les éléments afin d’alimenter un possible Prix de gestion des sections de l’IABC à la fin de
chaque année et les remettre à l’ancien président
- Former son successeur.
Vice-président marketing
- Mener des recherches démographiques pour définir les marchés cibles.
- Concevoir une stratégie de marketing afin d’accroître le rayonnement de l’IABC auprès de différents
groupes cibles.
- Concevoir des campagnes en vue d’atteindre les objectifs de croissance de la section.
- De concert avec le webmestre, le concepteur Web et les gestionnaires de la cybercommunauté,
réaliser les promotions marketing en ligne et assurer l’intégrité virtuelle.
- Superviser les initiatives de marketing des causes sociales.
- Définir une stratégie de fidélisation et de croissance à court et à long terme pour la section.
- Élaborer et mettre en œuvre une stratégie visant à attirer les entreprises.
- Chercher à conclure des ententes et des alliances avec des partenaires stratégiques.
- Solliciter des commandites en espèces et en nature auprès des entreprises et des fournisseurs pour
les projets et les événements de la section.
- Trouver des occasions de financement au profit de la section.
- Documenter et faire les recommandations nécessaires concernant son rôle à la fin de son mandat
- Inventorier les éléments afin d’alimenter un possible Prix de gestion des sections de l’IABC à la fin de
chaque année et les remettre à l’ancien président
- Former son successeur.
VP contenu et médias sociaux
- Créer un échéancier annuel de rédaction et de publication en y incluant les dates de soumission et de
publication pour les différents outils de communication de la section.
- Élaborer une stratégie visant à améliorer le format du bulletin électronique de la section afin qu’il
réponde plus efficacement aux besoins des membres, et soutenir la transition vers un format plus
moderne et traçable.
- Superviser l’élaboration de la stratégie numérique de la section (site Web et médias sociaux) ainsi que
la production du contenu pour les différentes plateformes.
- Au besoin, revoir et mettre à jour la politique de la section en matière de médias sociaux.
- Définir des objectifs permettant d’augmenter la participation des membres sur les différentes
plateformes numériques.
- En collaboration avec le Webmestre et le Directeur des Médias sociaux, utiliser le contenu créé par
les responsables des autres projets et le siège social de l’IABC pour préparer du contenu adapté
faisant la promotion des événements, des initiatives et des nouvelles de la section et de l’IABC.
- Recruter et superviser les directeurs des médias sociaux et les bénévoles qui seront affectés à
chaque plateforme numérique.
- Discuter avec le siège social de l’IABC pour déterminer les éléments de la nouvelle stratégie
numérique pouvant être utilisés par la section (p. ex. contenu ou gabarit).
- Superviser la gestion du futur blogue et encourager les membres à y participer.
- Discuter avec les vice-présidents des projets pour cerner leurs besoins, puis leur proposer des façons
créatives d’utiliser le site Web afin d’atteindre leurs objectifs.
- Documenter et faire les recommandations nécessaires concernant son rôle à la fin de son mandat
- Inventorier les éléments afin d’alimenter un possible Prix de gestion des sections de l’IABC à la fin de
chaque année et les remettre à l’ancien président

RÔLES ET RESPONSABILITÉS DES MEMBRES DU CA
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- Former son successeur.
POSTES DE DIRECTEUR (sans droit de vote)
Directeur adhésion
Sous la supervision du vice-président gestion:
- Mettre en œuvre la stratégie avec le soutien des membres du CA, incluant :
 La promotion des offres et des bénéfices d’être membre de IABC et d’IABC/Montréal
 Un appel direct auprès des membres en règle, potentiel ou qui n’ont pas renouvelé leur adhésion
 Organiser des activités d’accueil pour les nouveaux membres de la section et des activités de
reconnaissance pour les membres actuels.
 Développer et administrer un sondage auprès des membres à tous els 3 ans (2015, 2018, 2021),
des questions éclaires et des approches ponctuelles afin de confirmer les intérêts des membres et
développer les ressources du Chapitre
- S’assurer que les demandes de renseignements des membres sont traitées rapidement.
- S’assurer que les lettres de bienvenue sont à jour et rapidement envoyées aux nouveaux membres et
à ceux qui renouvellent leur statut.
- Faire un suivi auprès des anciens membres pour déterminer et consigner les raisons de leur départ.
- Présenter des rapports trimestriels au vice-président gestion et recommander les actions à
entreprendre au besoin.
- Assurer le lien avec IABC HQ sur ses dossiers
- Documenter et faire les recommandations nécessaires concernant son rôle à la fin de son mandat
- Inventorier les éléments afin d’alimenter un possible Prix de gestion des sections de l’IABC à la fin de
chaque année et les remettre à l’ancien président
- Former son successeur.
Co-directeurs événements (2 postes)
Sous la supervision du vice-président événements:
- En collaboration avec une équipe de bénévoles, gérer la logistique des activités sociales et de
perfectionnement professionnel.
- Rechercher des emplacements et des fournisseurs de services de restauration, et négocier les
contrats nécessaires.
- Tenir à jour les listes de vérification des activités et former le personnel de soutien.
- Veiller au respect des budgets et évaluer la rentabilité des activités de concert avec l’équipe des
finances.
- Assurer une présence pendant les activités pour vérifier que tout se déroule comme prévu.
- Former son successeur.
Co-directeurs des relations avec les étudiants (2 postes - francophone et anglophone)
Sous la supervision du vice-président événements:
- Élaborer et mettre en œuvre une stratégie de relations académiques selon les marchés visés afin de
bâtir des relations durables avec les établissements.
- Positionner la section comme partenaire stratégique pouvant ajouter de la valeur à l’expérience des
étudiants en leur donnant accès à l’industrie de la communication.
- Superviser le recrutement des étudiants et des jeunes professionnels.
- En collaboration avec le directeur du mentorat et de l’encadrement des bénévoles, concevoir et mettre
en œuvre, tout au long de l’année, des initiatives visant à recruter des étudiants et à leur trouver des
occasions de bénévolat ou de mentorat.
- De concert avec le vice-président du marketing et le vice-président des communications avec les
membres, élaborer et mettre en œuvre un plan de recrutement étudiant ainsi que des initiatives visant
à accroître la visibilité de l’IABC auprès de ce public cible.