conduite et gestion de projet notion de projet

CONDUITE ET GESTION DE PROJET
NOTION DE PROJET
Projet = ensemble d’actions à réaliser pour atteindre un objectif défini dans le cadre d’une mission
précise qui comporte un début et une fin.
5 éléments sur lesquels doit s’appuyer le projet :
 Enoncé du but à atteindre
 Orientations à prendre pour l’atteindre
 Indicateurs de mesure de progrès
 Valeur cible de l’objectif
 Echéance à respecter
Qu’est-ce qu’un projet ?
 Unicité et singularité ( opportunité de réanimation, possibilité innovation)
 Temporalité et irréversibilité
 Ouverture à l’incertitude
 Transversalité et combinaison de compétences
 Idéologie progressiste (projet dans l’avenir)
Projet = dimensions (technique, méthodologique, managériale, stratégique, politique et symbolique)
Acteurs : chef projet, équipe projet, client, DG, sponsors, autres groupes
Différents acteurs=différentes puissances=différents déplacements
 Client final ( exprime besoin, accepte ou refuse travail, utilisateur final)
 Acteurs internes (DG, groupe projet, autres membres, chef de projet)
 Acteurs externes (effectuant une partie du travail ; min d’infos à fournir)
Matrice des responsabilités : définie par chef de projet, attention si 2 décideurs prennent des
décisions différentes
MOA : décide des actions correctives fortes et MOE : réalise le produit
Chef de projet : des compétences et 1 profil
Rôles du chef de projet : rôle stratégique et tactique, nécessité de gérer les contraintes
 Fixe les objectifs
 Fixe les moyens
 Apprécie les risques
 Anime, coordonne
 Responsabilité vis-à-vis de la DG
Assistant de projet, rôle opérationnel ; en lien avec le SI
 Apporte infos à la direction de projet
 Travail étroit avec syst de gestion et d’info
Dynamique de l’état projet : objectif, moyens, délais
 Une dynamique introduit du mouvement dans un dispositif organisationnel stable
(entreprise)
FONDER LE PROJET
4 phases d’un projet
 DEFINITION du projet
o Stratégie, organisation, analyse (cahier des charges,…) = phase d’avant projet, phase
d’expression, de liberté, liberté d’innovation
 DESIGN du projet et processus
o Planification des activités, analyse des ressources = scénarios, prévisions,
planification du parcours , démarrage =« kick off »
 REALISATION du projet
o Décisions et résolutions des problèmes (contrôle, animation)

 BILAN
o Evaluation, capitalisation (retour d’expérience)
Projet = agencement de différents jalons (= miles stones )
Objectifs du projet : importance de l’adéquation entre la faisabilité du projet et la capabilité de
l’entreprise de le faire.
 S pécifique : obj fixé
 M esurable : vérification possible
 A tteignable : faisabilité
 R aisonnable : capacité de l’entreprise
 T emps : délais
Construire l’équipe projet
Gérer les risques de l’équipe projet (chef de projet et entreprise)
Accepter les risques du projet (liés au client, au contrat, au projet)
Risque : différents facteurs (risque, facteur de risque, probabilité, impact, criticité=probabilité x
criticité, risque projet ou risque produit)
Différentes contraintes (budget, moyens, délais, critères de réussite, possibilité de choix, pressions
hiérarchiques, organisation, multidisciplinarité, aléas, inconnu technique)
Légitimité prend en compte : (compétence, confiance, droit
Gestion des risque (lister pb, évaluer criticité, identifier responsable de suivi, dvlpper la transparence
PARETO : principe des 80/20
Importance des risque en fct proba et gravité : risque faibles ou inacceptables , choix= audace,
prudence ou refus
3 Formes d’organisation : nécessité communication entre chef de projet et chefs de département des
ressources
 Orga matricielle (verticale=métiers, horizontale=projet)
 Orga fonctionnelle
 Orga par structure dédiée
Cycle de vie du projet et jalons (ensemble des phases = cycle de vie)
 Jalonnement des différentes tâches et validation des différents points de contrôle
 Différentes phases :
o Exploration : analyse besoin, identification enjeux et risques
o Préparation : étude faisabilité, élaboration solutions, négocier et choisir solutions
o Réalisation : développer , installer, assurer la formation, exploiter, maintenance
o Bilan : retour d’expérience, bilan
GESTION DE PROJET
Objectifs :
 Délais
 Coût
 Qualité
Objectifs peuvent être antagonistes, importance de la cohérence des 3 objectifs
Conduite de projet : approche systémique très importante
 Cahier des charges : définition de la demande
 Existence d’entrants et de sortants
 Actions à entreprendre avec des ressources identifiées
 Prévoir travaux et charges
 Agir face aux perturbations
 Corréler ressources et délais ; nécessité estimation de ces délais
 Paramètres qualité, coût, délai
Vision globale de la gestion de projet (besoin, ressources, réalisation, suivi/indicateurs)
 Nvx besoin sur le marché

 Opportunité
 Responsabilité du projet
 Faisabilité
 Choix préliminaires
 Développement
 Démarrage, suivi, utilisation
5 questions : quoi, qui, quand, comment combien ?????
Roue de deming : PDCA
Entreprise actuelle  entreprise souhaitée
 Plan : projection sur futur, vision long terme, fixer obj prioritaires, plans de déploiement
 Do : mobiliser et organiser les ressources nécessaires
 Check : analyse de l’écart entre le prévu et le réalisé
 Act : actions correctives immédiates pour réduire cet écart
Point de départ (existant, état de l’indicateur choisi)  but (futur, état de l’indicateur souhaité)
Jalons = qualité, coût, délai
Pilotage par indicateurs :
 Indicateurs choisis
 Système de mesure à mettre en place
 Tableau de bord
 Mises à jour
 Contrôle fiabilité
Planification opérationnelle
Stratégie : dialogue chef de projet et DG ; DG peut décider de quelques jalons stratégiques pour
lesquels elle souhaite être consultée (rendez-vous décisionnels)
PMP = Plan de Management du Projet (check lists)
PQP = Plan Qualité de Projet
Existence de méthodes et de référentiels
Squelette du projet = principales phases, expliciter les tâches et les dépendances qui les unissent
 Plan d’action  organisation
 But : atteindre obj dans les délais et avec les moyens
 Méthode : déterminer les tâches clés
Séquencement des tâches : interdépendance entre les tâches. Degrés de détail des tâches dépend de
l’interlocuteur (responsables=visibilité d’ensemble et opérationnels=vue détaillée)
Découpage d’un projet : adapté à la vision =découpage selon organisation (en métier, selon
responsabilités, dans le temps)
 Détermination de sous-ensemble  résultat bien déterminé attendu
 Contraintes d’enchaînement entre les sous-ensembles
2 critères de découpage :
 Temporel : dans le temps, succession d’étapes et de phases
 Structurel : répartir responsabilités, réduire délais, dvlppement incrémental
Tâches doivent ê organisées et regroupées
Organigramme des tâches : vision logique du projet = diagramme de processus du projet
Organigramme : outil de validation par les acteurs du projet

Fiche de tâche (début, fin, ressources associées, contraintes)
(≠ GANT= vision temporelle du projet)
PERT  notion de chemin critique et de marge
Pour réduire durée projet, chef de projet fait attention aux tâches se trouvant sur le chemin critique
2 types de marges :
 Marge totale = ce que peut consommer une tâche sans affecter la fin du projet
 Marge libre = ce que peut consommer une tâche sans impacter la tâche suivante
Reporting = suivi du projet (informer tout le monde dans 1 approche globale et collaborative pour
annoncer l’avancement du projet) = consolidation de données par le partage
Importance de bien estimer les durées, les échéances : notion GIGO (Garbage In Garbage Out ) si on
conçoit un mauvais planning dans un outil informatique, il en ressortira de mauvaise qualité
Charge et Durée :
 Charge = quantité de travail nécessaire indépendamment du nb de personnes qui vont
travailler (= jour/personne, mois/personne, heures/personne)
 Durée dépend du nb de personnes
 Charge = capacité x durée
 Ex : si charge = 24h de travail « homme » et que l’on met 3 personnes, alors la durée sera de
8h
≠ méthodes d’évaluation :
 Les non méthodes :
o Méthode de parkinson
o Méthode du marché
 Méthode DELPHI
 Méthode de répartition proportionnelle
 Approche par unité d’œuvre
Cash flow (plan de trésorerie) : dépenses d’un projet non linéaires
GANTT = planning collaboratif : vision partagée du projet , vision temporelle et déroulement
calendaire des tâches
 3 infos : date de début, date de fin et durée de la tâche
 Inconvénient majeur : pas de vision logique (s’obtient avec PERT), pas de relations
d’antériorité
 Avantages : simplicité, accessibilité
 Planification au plus tôt
 Planification au plus tard (aucune marge)
PERT = Program Evaluation and Review Technique « méthode à chemin critique »
 2 formalisme : graphe des potentiels-tâches et graphe des potentiels-évènements
 Notion de tâches antérieures , si pas de tâche antérieur alors c’est une tâche de début
 Détermination du chemin critique :
o Calcul du début et de la fin au plus tôt
o Calcul du début et de la fin au plus tard
o Calcul de la marge totale et détermination du chemin critique
Notion d’ingénierie concourante = gain de temps sur tout le cycle de vie , efficacité, optimisation : on
travaille avec tous les acteurs dès le début du projet
Prise en compte des contraintes
 Contraintes de liens entre les tâches (= contraintes fonctionnelles)
 Contraintes temporelles =dates (attention au planning)
 Contraintes liées à la disponibilité des ressources
 Contraintes d’exclusion
Utilisation des marges
 Attention à na pas trop injecter de marges « tampons » n’importe où mais seulement de
manière judicieuse pour optimiser la gestion du projet

 Appréhender les marges dans une vision globale du projet
 Favoriser une marge collective
 Optimisation des marges
o Par le lissage (charges réparties plus régulièrement)
o Par nivellement (ajuste durée pour que ressources affectées environ égales aux
ressources disponibles)
Projet et outils informatiques
La Communication = 50 % de la réussite d’un projet est lié à la communication !!!!
Informatique = outil de soutien mais ne doit pas virtualiser les relations et entraver la communication
directe
SI de projet : faciliter le transfert d’infos
Infos doivent arriver au bon moment et au bon destinataire pour faciliter prise de décision
Logiciels de gestion de projet pour (planification, pilotage et communication)
Messagerie = outil mais ne doit pas se substituer au contact humain et à l’esprit d’équipe
Autres outils : groupware et gestion collaborative
La vie des projets
Qualité chef de projet : (communication, adaptabilité, anticipation, diplomatie, décision,
disponibilité)
Initialisation : réunion de lancement
Le droit à l’erreur (ne pas punir celui qui fait une erreur mais celui qui la dissimule)
Animation de l’équipe
Travail en plateau (grand espace où se rencontrent les différents métiers du projet
Célébrer les jalons importants du projet
Faire le point
Valeur acquise
Rendre compte à un comité de pilotage : concision du compte rendu
Formaliser les progrès
Relations avec le client
Maitriser la qualité et les délais
 Prévention par l’amont : un outil de qualité
 Dépenses prévues et budget à planifier vite
Maitriser les coûts
 Cout prévisionnel
 Ecarts et tendances
 Affectation des provisions
Logistique
Gestion des fournisseurs
Temps des projets : chrono compétition, on cherche à réduire au max le temps
 Tourbillon innovateur : on garde sous tension les équipes, stimulation
 Concurrence par l’offre
 Temps = variable stratégique
 Chef de projet = arbitre du temps
Durée des projets
 Démarrage du projet = point de non retour
 Time to market = temps de disponibilité sur le marché
 Importance financière
Irréversibilité du déroulement des projets