conduite et gestion de projet notion de projet

CONDUITE ET GESTION DE PROJET
NOTION DE PROJET
Projet = ensemble d’actions à réaliser pour atteindre un objectif défini dans le cadre d’une mission
précise qui comporte un début et une fin.
5 éléments sur lesquels doit s’appuyer le projet :
 Enoncé du but à atteindre
 Orientations à prendre pour l’atteindre
 Indicateurs de mesure de progrès
 Valeur cible de l’objectif
 Echéance à respecter
Qu’est-ce qu’un projet ?
 Unicité et singularité ( opportunité de réanimation, possibilité innovation)
 Temporalité et irréversibilité
 Ouverture à l’incertitude
 Transversalité et combinaison de compétences
 Idéologie progressiste (projet dans l’avenir)
Projet = dimensions (technique, méthodologique, managériale, stratégique, politique et symbolique)
Acteurs : chef projet, équipe projet, client, DG, sponsors, autres groupes
Différents acteurs=différentes puissances=différents déplacements
 Client final ( exprime besoin, accepte ou refuse travail, utilisateur final)
 Acteurs internes (DG, groupe projet, autres membres, chef de projet)
 Acteurs externes (effectuant une partie du travail ; min d’infos à fournir)
Matrice des responsabilités : définie par chef de projet, attention si 2 décideurs prennent des
décisions différentes
MOA : décide des actions correctives fortes et MOE : réalise le produit
Chef de projet : des compétences et 1 profil
Rôles du chef de projet : rôle stratégique et tactique, nécessité de gérer les contraintes
 Fixe les objectifs
 Fixe les moyens
 Apprécie les risques
 Anime, coordonne
 Responsabilité vis-à-vis de la DG
Assistant de projet, rôle opérationnel ; en lien avec le SI
 Apporte infos à la direction de projet
 Travail étroit avec syst de gestion et d’info
Dynamique de l’état projet : objectif, moyens, délais
 Une dynamique introduit du mouvement dans un dispositif organisationnel stable
(entreprise)
FONDER LE PROJET
4 phases d’un projet
 DEFINITION du projet
o Stratégie, organisation, analyse (cahier des charges,…) = phase d’avant projet, phase
d’expression, de liberté, liberté d’innovation
 DESIGN du projet et processus
o Planification des activités, analyse des ressources = scénarios, prévisions,
planification du parcours , démarrage =« kick off »
 REALISATION du projet
o Décisions et résolutions des problèmes (contrôle, animation)

BILAN
o Evaluation, capitalisation (retour d’expérience)
Projet = agencement de différents jalons (= miles stones )
Objectifs du projet : importance de l’adéquation entre la faisabilité du projet et la capabilité de
l’entreprise de le faire.
 S pécifique : obj fixé
 M esurable : vérification possible
 A tteignable : faisabilité
 R aisonnable : capacité de l’entreprise
 T emps : délais
Construire l’équipe projet
Gérer les risques de l’équipe projet (chef de projet et entreprise)
Accepter les risques du projet (liés au client, au contrat, au projet)
Risque : différents facteurs (risque, facteur de risque, probabilité, impact, criticité=probabilité x
criticité, risque projet ou risque produit)
Différentes contraintes (budget, moyens, délais, critères de réussite, possibilité de choix, pressions
hiérarchiques, organisation, multidisciplinarité, aléas, inconnu technique)
Légitimité prend en compte : (compétence, confiance, droit
Gestion des risque (lister pb, évaluer criticité, identifier responsable de suivi, dvlpper la transparence
PARETO : principe des 80/20
Importance des risque en fct proba et gravité : risque faibles ou inacceptables , choix= audace,
prudence ou refus
3 Formes d’organisation : nécessité communication entre chef de projet et chefs de département des
ressources
 Orga matricielle (verticale=métiers, horizontale=projet)
 Orga fonctionnelle
 Orga par structure dédiée
Cycle de vie du projet et jalons (ensemble des phases = cycle de vie)
 Jalonnement des différentes tâches et validation des différents points de contrôle
 Différentes phases :
o Exploration : analyse besoin, identification enjeux et risques
o Préparation : étude faisabilité, élaboration solutions, négocier et choisir solutions
o Réalisation : développer , installer, assurer la formation, exploiter, maintenance
o Bilan : retour d’expérience, bilan
GESTION DE PROJET
Objectifs :
 Délais
 Coût
 Qualité
Objectifs peuvent être antagonistes, importance de la cohérence des 3 objectifs
Conduite de projet : approche systémique très importante
 Cahier des charges : définition de la demande
 Existence d’entrants et de sortants
 Actions à entreprendre avec des ressources identifiées
 Prévoir travaux et charges
 Agir face aux perturbations
 Corréler ressources et délais ; nécessité estimation de ces délais
 Paramètres qualité, coût, délai
Vision globale de la gestion de projet (besoin, ressources, réalisation, suivi/indicateurs)
 Nvx besoin sur le marché
 Opportunité
 Responsabilité du projet
 Faisabilité
 Choix préliminaires
 Développement
 Démarrage, suivi, utilisation
5 questions : quoi, qui, quand, comment combien ?????
Roue de deming : PDCA
Entreprise actuelle  entreprise souhaitée
 Plan : projection sur futur, vision long terme, fixer obj prioritaires, plans de déploiement
 Do : mobiliser et organiser les ressources nécessaires
 Check : analyse de l’écart entre le prévu et le réalisé
 Act : actions correctives immédiates pour réduire cet écart
Point de départ (existant, état de l’indicateur choisi)  but (futur, état de l’indicateur souhaité)
Jalons = qualité, coût, délai
Pilotage par indicateurs :
 Indicateurs choisis
 Système de mesure à mettre en place
 Tableau de bord
 Mises à jour
 Contrôle fiabilité
Planification opérationnelle
Stratégie : dialogue chef de projet et DG ; DG peut décider de quelques jalons stratégiques pour
lesquels elle souhaite être consultée (rendez-vous décisionnels)
PMP = Plan de Management du Projet (check lists)
PQP = Plan Qualité de Projet
Existence de méthodes et de référentiels
Squelette du projet = principales phases, expliciter les tâches et les dépendances qui les unissent
 Plan d’action  organisation
 But : atteindre obj dans les délais et avec les moyens
 Méthode : déterminer les tâches clés
Séquencement des tâches : interdépendance entre les tâches. Degrés de détail des tâches dépend de
l’interlocuteur (responsables=visibilité d’ensemble et opérationnels=vue détaillée)
Découpage d’un projet : adapté à la vision =découpage selon organisation (en métier, selon
responsabilités, dans le temps)
 Détermination de sous-ensemble  résultat bien déterminé attendu
 Contraintes d’enchaînement entre les sous-ensembles
2 critères de découpage :
 Temporel : dans le temps, succession d’étapes et de phases
 Structurel : répartir responsabilités, réduire délais, dvlppement incrémental
Tâches doivent ê organisées et regroupées
Organigramme des tâches : vision logique du projet = diagramme de processus du projet
Organigramme : outil de validation par les acteurs du projet
Fiche de tâche (début, fin, ressources associées, contraintes)
(≠ GANT= vision temporelle du projet)
PERT  notion de chemin critique et de marge
Pour réduire durée projet, chef de projet fait attention aux tâches se trouvant sur le chemin critique
2 types de marges :
 Marge totale = ce que peut consommer une tâche sans affecter la fin du projet
 Marge libre = ce que peut consommer une tâche sans impacter la tâche suivante
Reporting = suivi du projet (informer tout le monde dans 1 approche globale et collaborative pour
annoncer l’avancement du projet) = consolidation de données par le partage
Importance de bien estimer les durées, les échéances : notion GIGO (Garbage In Garbage Out ) si on
conçoit un mauvais planning dans un outil informatique, il en ressortira de mauvaise qualité
Charge et Durée :
 Charge = quantité de travail nécessaire indépendamment du nb de personnes qui vont
travailler (= jour/personne, mois/personne, heures/personne)
 Durée dépend du nb de personnes
 Charge = capacité x durée
 Ex : si charge = 24h de travail « homme » et que l’on met 3 personnes, alors la durée sera de
8h
≠ méthodes d’évaluation :
 Les non méthodes :
o Méthode de parkinson
o Méthode du marché
 Méthode DELPHI
 Méthode de répartition proportionnelle
 Approche par unité d’œuvre
Cash flow (plan de trésorerie) : dépenses d’un projet non linéaires
GANTT = planning collaboratif : vision partagée du projet , vision temporelle et déroulement
calendaire des tâches
 3 infos : date de début, date de fin et durée de la tâche
 Inconvénient majeur : pas de vision logique (s’obtient avec PERT), pas de relations
d’antériorité
 Avantages : simplicité, accessibilité
 Planification au plus tôt
 Planification au plus tard (aucune marge)
PERT = Program Evaluation and Review Technique « méthode à chemin critique »
 2 formalisme : graphe des potentiels-tâches et graphe des potentiels-évènements
 Notion de tâches antérieures , si pas de tâche antérieur alors c’est une tâche de début
 Détermination du chemin critique :
o Calcul du début et de la fin au plus tôt
o Calcul du début et de la fin au plus tard
o Calcul de la marge totale et détermination du chemin critique
Notion d’ingénierie concourante = gain de temps sur tout le cycle de vie , efficacité, optimisation : on
travaille avec tous les acteurs dès le début du projet
Prise en compte des contraintes
 Contraintes de liens entre les tâches (= contraintes fonctionnelles)
 Contraintes temporelles =dates (attention au planning)
 Contraintes liées à la disponibilité des ressources
 Contraintes d’exclusion
Utilisation des marges
 Attention à na pas trop injecter de marges « tampons » n’importe où mais seulement de
manière judicieuse pour optimiser la gestion du projet



Appréhender les marges dans une vision globale du projet
Favoriser une marge collective
Optimisation des marges
o Par le lissage (charges réparties plus régulièrement)
o Par nivellement (ajuste durée pour que ressources affectées environ égales aux
ressources disponibles)
Projet et outils informatiques
La Communication = 50 % de la réussite d’un projet est lié à la communication !!!!
Informatique = outil de soutien mais ne doit pas virtualiser les relations et entraver la communication
directe
SI de projet : faciliter le transfert d’infos
Infos doivent arriver au bon moment et au bon destinataire pour faciliter prise de décision
Logiciels de gestion de projet pour (planification, pilotage et communication)
Messagerie = outil mais ne doit pas se substituer au contact humain et à l’esprit d’équipe
Autres outils : groupware et gestion collaborative
La vie des projets
Qualité chef de projet : (communication, adaptabilité, anticipation, diplomatie, décision,
disponibilité)
Initialisation : réunion de lancement
Le droit à l’erreur (ne pas punir celui qui fait une erreur mais celui qui la dissimule)
Animation de l’équipe
Travail en plateau (grand espace où se rencontrent les différents métiers du projet
Célébrer les jalons importants du projet
Faire le point
Valeur acquise
Rendre compte à un comité de pilotage : concision du compte rendu
Formaliser les progrès
Relations avec le client
Maitriser la qualité et les délais
 Prévention par l’amont : un outil de qualité
 Dépenses prévues et budget à planifier vite
Maitriser les coûts
 Cout prévisionnel
 Ecarts et tendances
 Affectation des provisions
Logistique
Gestion des fournisseurs
Temps des projets : chrono compétition, on cherche à réduire au max le temps
 Tourbillon innovateur : on garde sous tension les équipes, stimulation
 Concurrence par l’offre
 Temps = variable stratégique
 Chef de projet = arbitre du temps
Durée des projets
 Démarrage du projet = point de non retour
 Time to market = temps de disponibilité sur le marché
 Importance financière
Irréversibilité du déroulement des projets
 Projets ont une fin
Paradoxe liberté connaissance
 Succès si acquisition de connaissances le long du projet et la baisse de liberté se font
lentement sinon échec ou contestation
Capital intellectuel : nécessité de gestion des connaissances « knowledge management » et Veille
technologique
 Limites de la gestion des connaissances :
o Eclatement géographique
o Difficulté de compréhension des objectifs essentiels
o Stockage de savoirs au détriment des flux de connaissance
o Substitution interface techno au contact humain
Relation « management-projet » = en lien avec stratégie, valeurs, objectifs, projet
 Projet = objectif et ensemble de valeurs
o Obj = trajectoire et chemin à suivre (important à assimiler par l’équipe)
o Valeurs = façon dont la vie sera menée au sein de l’entreprise (culture)
Problèmes et conflits lors du projet
 Plan technique (conflit d’obj , conflit de jugement, de répartition …)
 Plan humain (de valeurs, relationnels , …)
 Conflits peuvent être moteurs de changement et d’évolution (conflit montre l’intérêt des
personnes au projet)  attention à la politique de l’autruche
3 axes du management
 Clarté
 Confiance
 Liberté
Notion d’organisation apprenante
 ≠ baisse des coûts, contrôle de gestion etc … trop réducteur
 Management porteur de projet
 Adapté à la stratégie
 Prend en compte besoins de la société
 Individus = autonomes, initiatives compétences s’améliorent par la formation et
l’information
Impacts sur l’organisation
 Gestion de projet s’adapte à chaque projet qui est unique
 Alliages entre emprunts ext et expérimentations int pour façonner culture d’entreprise
Projet : il faut sortir de la logique « métier » pour aboutir à une logique « projet »  transversalité du
projet
Architecture du management par projet :
direction
générale
comité stratégique
dir
métier
Architecture de la coordination de projet
dir
métier
dir
métier
dir
métier
DG
comité
pilotage
etudes
achats
marketing
fabrication
Projet et « jeux de pouvoirs »
Chef de projet
fonctionnel
Opérationnel acteur
chef de service
technique
Attention à l’organisation matricielle :
 Acteur projet a deux chefs (chef projet et chef de service) possibilité d’infos
contradictoires
 Responsabilités du projet doivent être globales
Référentiel du chef de projet
 DG : obtenir son appui, connaitre aboutissements, obj, planification, ressources
 Client : connaitre attentes qualité-cout-délai, suivi, reporting, compte rendu
 Lui-même : contrôler ses propres actions et son efficacité
 Equipe projet : pilotage, optimiser les efforts
Processus inadapté
 Séparation du besoin et du processus de solution
 Travail séquentiel mauvais
Projet avec problèmes :
 Jeux de pouvoirs
 Pb de responsabilités
 Processus de décisions
Comportements et infos non centrés sur le projet
 Info est une source de pouvoir
 Comportements négatifs = spirale de dégradation des relations
 ê ordonné, profiter d’experts, prise en compte des acquis de l’entreprise = positif
choix et gestion des hommes (carrières, erreur choix ressource, participants imposés …)
contrats et rapports avec fournisseur : contreproductif (pb des contrats, on se focalise dessus au lieu
de faire avancer le projet, pb concurrence , si projet bouge, prix fournisseurs aussi)
optimisation globale du projet est perdue de vue
 pb de l’organisation par fonction et métier du projet
 pb du nb important d’unités distinctes (optimisations parcellaires )
 exigences non hiérarchisées
système de gestion médiocre
 séparation contrôle qualité, couts, délais
 gestion budgétaire annuelle ≠ gestion projets pluriannuels
tutelle du projet non organisée
 décideurs et prescripteurs agissent différemment
 pb pouvoir, pb ressources
 reporting ascendant trop lourd
méta paradigme  nouveau paradigme introduit 4 notions supplémentaires :
 notion d’auto-organisation (autonomie opératoire de l’équipe projet )=planifier, gérer,
estimer  dynamique
 notion de part d’inconnu, instabilité de l’environnement  environnement multiforme et
évolutif
 taille des projets  cohabitation de grands et petits projets
 importance des comportements (inconnu+ instabilité+dispersion des savoirs = nécessité
lubrifiant social )
loi de la variété d’ashby : plus l’environnement est évolutif, plus l’équipe projet doit avoir un degré
de liberté élevé
nécessité de métarègles : métarègle=règle pour décrire les règles

métarègle 1=responsabilités
o commanditaire décide tutelle projet
o tutelle de projet décide chef de projet
o chef de projet réalise projet avec équipe projet
o équipe : intégration des compétences
 métarègle 2=processus de développement
o projet : but = création de valeur
o ≠ phases successives : but= réduire la part d’inconnu
o Etape jalon à la fin de chaque phase : reprojection à terminaison
 Métarègle 3=gestion
o Gestion intégrée
o Proactive
o Reprojections
o Prévisions
 Métarègle 4=méthodologies
o Analyse et compréhension pb avant recherche solutions
o Clarification pensée
o Autocontrôle
o Point à risque soumis à expertise
 Métarègle 5=comportements
o Confiance, transparence, responsabilisation individuelle
Vie des métarègles  recensées dans un référentiel
Courbe du changement culturel
 Effort en fonction du temps
o Effort ↘ et temps ↘ = management directif
o Effort ↗ et temps ↗ = management par animation / réanimation
o Effort↗ et temps ↘ blocage
Spirale négative (mésententes) et positive d’un projet (bonne communication)