Utiliser le Dossier Médical Personnel en EHPAD

Utiliser le Dossier Médical Personnel
en EHPAD
PLUS ON EN SAIT
MIEUX ON SE PORTE
Mai 2013

Sur le site dmp.gouv.fr – espace Structure de
soins, rubriques « en savoir plus » et « le DMP en
pratique », retrouvez les informations nécessaires
pour vous familiariser avec le DMP.
En appelant DMP Info Service 24h/24 7j/7
au 0810 33 11 33 (prix d’un appel local).
A l’occasion de réunions d’information
organisées dans votre région : contactez l’ARS
ou la maîtrise d’ouvrage régionale (GCS e-santé)
esante.gouv.fr/paroles-aux-regions
ou la Fédération.
q ALIMENTATION
S’informer
sur le DMP Préparer votre établissement
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Définir votre projet DMP
Avant de démarrer, il convient de répondre
à quelques questions pour permettre la mise à
disposition du dossier de liaison d’urgence (DLU)
dans le DMP des résidents :
1 Les résidents disposent-ils d’un DMP ?
Si non :
• qui sera en charge de la phase d’information
et de création du DMP des résidents ?
• quel sera le poste informatique utilisé pour créer
le DMP ?
Si oui (DMP créé hors EHPAD) :
• au sein de l’EHPAD, quels professionnels de santé
ont besoin de consulter les documents existants ?
• quel sera le poste utilisé pour consulter le DMP ?
2 Qui sera en charge d’enregistrer le DLU et
ses mises à jour dans le DMP des résidents ?
Et sur quel poste ?
3 Si l’EHPAD dispose d’un « logiciel métier »
(utilisé généralement pour le suivi administratif,
médical, paramédical et social) est-il
« DMP-compatible » ?
La compatibilité avec le DMP se vérifie sur
http://www.dmp.gouv.fr/DMP-Compatibilite
Si nécessaire, demander à l’éditeur le délai de mise
en compatibilité.
Retour d’expérience :
Dans les EHPAD de petite taille, c’est souvent
le médecin coordonnateur qui informe les résidents, crée
et alimente leur DMP avec le DLU, en utilisant le poste
de la salle de soins ou le bureau.
Dans les EHPAD de taille plus importante, le médecin
coordonnateur est aidé d’un cadre de santé pour
informer les résidents, créer leur DMP et l’alimenter.
Si l’EHPAD dispose d’un bureau d’accueil, le personnel
d’accueil crée le DMP des résidents.
Les animateurs contribuent également à l’information
des résidents.
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Utiliser le Dossier Médical Personnel en EHPAD – mai 2013
Utiliser le DMP, mode d’emploi

Seuls les professionnels de santé peuvent
alimenter et consulter le DMP des résidents.
Commander les outils CPS
La carte de professionnel de santé
est nécessaire pour accéder au DMP.
A ce jour, les médecins, sages-femmes, dentistes
et pharmaciens inscrits à l’Ordre, et tous les
professionnels de santé libéraux disposent déjà
d’une carte CPS.
Pour les autres professionnels salariés de l’EHPAD
qui ont besoin d’accéder au DMP des résidents,
le directeur doit commander gratuitement les
cartes en suivant la procédure suivante :
1 Compléter et signer les documents disponibles
sur http://esante.gouv.fr/services/espace-cps/
telechargement#Contrats_et_formulaires_
associ_s.
• Le contrat de demande de produits de
certification.
• Les conditions générales d’utilisation (CGU) des
produits de certification de l’ASIP Santé.
• La demande d’attribution de la carte de
représentant légal (CDE).
• La demande d’attribution de carte de personnel
de structure, s’il a besoin d’équiper du
personnel administratif en carte de personnel
d’établissement (CPE) pour créer les DMP.
Puis les renvoyer scannés à etablissement@
asipsante.fr
2 Si les professionnels de santé de l’EHPAD non
médecins ont besoin d’une carte CPS, remplir
le formulaire de commande CPS et leur faire
signer le protocole d’usage, disponible auprès de
[e-mail] (ex. formulaire CPS
Auxiliaires Médicaux Réglementés pour le cadre de
santé).
Une fois signés, transmis et validés par la Délégation
Territoriale de l’ARS, les documents sont envoyés à
l’ASIP Santé.
L’ASIP Santé émet les cartes de la famille
CPS demandées et les envoie à l’adresse de
correspondance mentionnée sur le formulaire. Les
codes (code utilisateur et code de déblocage) sont
envoyés 24 heures après la carte.
Important : Les médecins vérifient que leur
situation d’exercice dans l’EHPAD est bien
enregistrée par l’Ordre des médecins.
Si l’EHPAD utilise un logiciel métier « DMP-
compatible » homologué en authentification
indirecte, il doit se doter de certificats serveurs
applicatifs émis par l’ASIP Santé. Il est ainsi
dispensé d’utiliser les cartes de la famille CPS
pour créer et alimenter le DMP. Les cartes CPS
restent indispensables pour consulter le DMP.
Retrouvez la procédure d’obtention des
certificats serveurs applicatifs sur :
http://esante.gouv.fr/services/espace-cps/
structures-de-soins-non-liberales#7
Pour toute question complémentaire
sur le service CPS, contactez : CPS Info Service
24h/24 et 7j/7 : 0825 85 2000 (0,15 € TTC/mn)
Adapter les postes de travail
Pour utiliser le DMP, vous avez besoin :
• d’un ou plusieurs ordinateurs
« DMP-compatibles » ;
• de lecteurs de cartes à puce ;
• de moyens d’authentification décrits
précédemment ;
• d’un accès internet avec un antivirus qui autorise
l’accès au DMP.
Si l’EHPAD dispose d’un logiciel métier « DMP-
compatible », il demande à son éditeur l’installation
de la version « DMP-compatible » sur le(s) poste(s)
et doit prévoir les lecteurs de cartes.
Dans le cas contraire, l’EHPAD peut utiliser
le portail web DMP mis à disposition
gratuitement par l’ASIP Santé. Il devra s’assurer
de la compatibilité du système d’exploitation
et du navigateur internet avec le DMP, et
commander et installer des lecteurs de cartes.
Pour plus d’information, et accéder à l’outil de
diagnostic du poste : http://www.dmp.gouv.
fr/professionnel-de-sante:utiliser-le-dmp/
acceder-aux-dmp-de-vos-patients
CPS
Seuls les pro
f
essionnels de santé peuvent
alimenter et consulter le DMP des résidents.
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Utiliser le DMP, mode d’emploi

Retour d’expérience :
Pour mieux sensibiliser les résidents, un courrier
d’information peut être envoyé aux familles, aidants
et tuteurs.
Le conseil de la Vie Sociale est également un bon relais
de communication auprès des résidents, des familles
et des professionnels de l’établissement sur la mise
en place du DMP dans l’EHPAD.
q ALIMENTATION Alimenter
et partager
Les DLU tenus sous un format papier
doivent être numérisés. Pour les DLU
renseignés dans un outil informatique,
le paramétrage du DLU doit être vérifié (s’assurer
qu’il contient bien les éléments que l’on souhaite
ensuite transmettre au DMP).
• Si le logiciel est « DMP-compatible » :
c’est automatique, suivre les indications
fournies par l’éditeur.
• Si l’EHPAD utilise le web DMP : il faut générer
le DLU, le transformer en pdf, puis l’ajouter
au DMP du résident en l’enregistrant dans
la rubrique « Synthèse », avec le titre « Dossier
de liaison d’urgence ».
Le médecin coordonnateur de I’EHPAD veille
à la mise à jour régulière du DLU par le médecin
traitant. Il s’assure que le DLU est à jour dans
le DMP.
Si le résident dispose déjà d’un DMP (créé par
une autre entité), l’EHPAD propose au résident
d’alimenter son DMP avec les nouveaux
documents produits et utiles à son parcours
de soins.
Important : l’EHPAD doit conserver dans son
système d’information les INS des résidents dont
il a créé les DMP, car il en aura besoin pour
alimenter ou consulter leur DMP.
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DLU
Informer
et créer
Commander les documents d’information
Vous pouvez commander gratuitement
les différents supports de communication
du DMP, en particulier la brochure d’information
patient, l’affiche DMP à mettre dans l’EHPAD, en
salle de soins, dans la salle de restauration, etc. :
• sur l’espace de commande en ligne « e-doc »
http://www.dmp.gouv.fr/e-doc.ps ;
• auprès de la maîtrise d’ouvrage régionale de
votre région.
Créer un DMP
La création nécéssite :
• d’informer préalablement le résident sur
le DMP et sur ses droits grâce à la brochure
d’information patient. Il est important de
lui expliquer également qu’avec le DMP, tous
les professionnels de santé qui le prennent en
charge vont pouvoir notamment partager son
DLU hors de l’EHPAD.
• de recueillir son consentement dématérialisé,
au moment de la création informatique du DMP.
• d’insérer la carte Vitale du résident
dans un lecteur de carte pour que
le logiciel puisse automatiquement calculer et
récupérer l’Identifiant National de Santé (INS)
du résident.
Si le résident souhaite accéder à son DMP,
l’EHPAD imprime les identifiants de connexion et
les lui remet.
Pour plus d’information sur le DMP et
les majeurs protégés (sous tutelle, curatelle…)
rendez-vous sur http://www.dmp.gouv.fr/
documentation/note-juridique-mineurs
VITALE
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Utiliser le DMP, mode d’emploi

Consulter Inscrire le DMP
dans la durée
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Poursuivre le travail d’information
et de formation
• informer au fil de l’eau tout nouveau résident,
collaborateur ou partenaire,
• optimiser si nécessaire les procédures de
création/alimentation/consultation du DMP,
• diffuser les informations sur le DMP, par
exemple dans le livret d’accueil du résident,
dans le dossier remis aux familles en amont
ou lors de réunions d’information,
• organiser des formations régulières avec
le personnel de l’EHPAD.
Témoigner
Tout témoignage donnera l’élan à d’autres pour
déployer et utiliser le DMP.
Les retours d’expérience sont ainsi importants.
N’hésitez pas à faire part de votre retour auprès
de l’ARS, de votre maîtrise d’ouvrage régionale
(GCS e-santé), de votre Fédération ou auprès de
l’ASIP Santé.
Pensez également à vous abonner à la newsletter
DMP de votre maîtrise d’ouvrage, et à « DMP
Actu » publiée par l’ASIP Santé et disponible sur
http://www.dmp.gouv.fr/pat/newsletter
Si votre EHPAD est situé dans un bassin
de santé où plusieurs acteurs de santé
utilisent le DMP, les résidents disposent peut-être
d’un DMP qui contient des documents utiles
à la coordination des soins (ex. la synthèse
médicale déposée par le médecin traitant,
les comptes-rendus d’hospitalisation ou
de consultation suite à une prise en charge
en urgence, des résultats d’examens…).
Tout professionnel de santé, authentifié
avec sa CPS et autorisé par le résident,
peut alors consulter son DMP.
Pour garantir une bonne utilisation
du DMP, l’EHPAD doit :
• former les professionnels au DMP ;
• informer la Commission de Coordination
Gériatrique ;
• informer ses correspondants habituels,
en particulier les professionnels qui exercent
dans les SAMU-Centre 15, qui assurent la
permanence des soins, ou qui pratiquent dans
les services de gériatrie.
L’information porte principalement sur :
• la présence du DLU dans le DMP
des résidents de l’EHPAD ;
• la capacité à lire les comptes-rendus déposés
dans le DMP par ses correspondants.
CR
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