Réalisation d`une première base de données (Tutoriel

Première base Access - tutoriel - Pascal Rigolet Septembre 2014 1
Réalisation d’une première base de données
(Tutoriel - version 4.2 ; 19 septembre 2014)
- Guettez les nouvelles versions de ce tutoriel sur le site web de l’enseignement
- En cours de réalisation, veuillez donc excuser les imperfections de ce tutoriel
- Ce tutoriel n’est pas un cours académique, il vise à rendre les étudiants rapidement opérationnels
- Entrainez-vous à reconstituer la base des notes avec ce tutoriel
Préambule 2
1- Démarche suivie et règles essentielles 3
2- Les différentes étapes de la réalisation de la base ‘notes_étudiants’ 4
3 - Etablissement du Modèle Conceptuel des Données (MCD) 5
4- Du Modèle Conceptuel de Données au Modèle Logique de Données (MLD) 10
5 - Création de la base de données avec Access 13
6 - Vers une autre version de la base de données 26
7 - Règle du 80/20 27
7 - Résumé des étapes de la construction d’une base de données relationnelle 28
9 - Exportation (vers un fichier Excel, …) 29
10 - Les quatre métiers qui se cachent derrière une base de données 29

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Préambule
Toutes les secondes le volume d'informations mondiales ne cesse d'augmenter, contribuant ainsi au
fameux Big Data. Mais sans analyse et sans base de données le Big Data n’a aucun sens!
Nous pouvons définir une base de données comme une collection structurée d'informations non
nécessairement du même type mais généralement relatives à une thématique ou une discipline
donnée. La base de donnée crée est usuellement disposée sur un même support, généralement
informatisé (numérique).
Nous effectuerons notre apprentissage sur un exemple très simple, la gestion des notes d'étudiants
(tout le monde sait ce qu’est un fichier de notes).
Nous verrons dans ce tutorial plusieurs notions sans qu’on puisse pour autant parler de cours
magistral sur les bases de données. L'idée maîtresse est que vous soyez rapidement opérationnels
sans perdre trop de temps à assimiler des concepts trop théoriques. Vous verrez que la logique et le
bon sens sont essentiels dans ce travail. Ce tutorial est ainsi assez axé sur la pratique permettant de
développer, concevoir et réaliser une base de données assez rapidement sur ACCESS tout en mettant
en scène les principaux concepts associés à la notion de base de données. Les étudiants très curieux
pourront trouver sur le web une foule de cours théoriques portant sur les bases de données qui
contribueront à étoffer leurs connaissances, bien que cela ne soit pas nécessaire.
Nous verrons ainsi à travers ce premier exemple les notions de : bases de données relationnelles et
de Système de Gestion de Base de Données Relationnelles (SGBDR), de modèle conceptuel des
données, de modèle logique des données, d'entités, d'attributs, de relations (encore appelées
liaisons ou associations) et de cardinalités. Mais aussi bien d'autres choses encore, sans que vous
vous en rendiez vraiment compte. Il sera l'occasion de faire vos premières armes sur ACCESS, un
logiciel très utilisé, vous offrant ainsi une compétence recherchée.
Je vous souhaite un plaisant apprentissage à la lecture de ce document.
Pascal RIGOLET
Enseignant à Paris-Saclay

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1- Démarche suivie et règles essentielles
Il va s'agir de modéliser puis de construire une base de données pour gérer les notes obtenues à
l'examen par un ensemble d'étudiants. Tout commence donc par établir ce que l'on veut y trouver et
le contexte de cette création. Nous avons vu les limites de la manipulation d'un fichier Excel
constituant une première approche de cette base. Excel n'est pas franchement l'outil adapté pour la
gestion et la conception d’une base de données, rendant difficile et peu pratique la manipulation des
données.
La modélisation est une étape fondamentale de la conception d’une base de données dans la mesure
où, d’une part, on y détermine son contenu et, d’autre part, on y définit la nature des relations entre
les principales entités qui la constituent. Une situation à modéliser peut conduire à plusieurs
schémas différents, chaque modèle présentant des avantages et des inconvénients.
Il existe une méthode pour réaliser (construire) une base de données : la méthode MERISE
Sans le savoir, ou même l’évoquer, on va appliquer les principes de cette méthode et faire preuve de
bon sens.
MERISE :
 Vocabulaire de spécialiste
 Faite pour organiser le travail des informaticiens (dès les années 60-70) et rendre le traitement
de l’information structurée plus performant
 Modèle conceptuel des données  vision pratique de la base de données
Une réalisation par étape
Il s'agit de modéliser puis de construire une base de données (avec ACCESS) pour gérer les notes
obtenues à l'examen par un ensemble d'étudiants. Tout commence donc par établir ce que l'on veut
y trouver et le contexte de cette création. Nous avons vu les limites de la manipulation d'un fichier
Excel constituant une première approche de cette base. Excel n'est pas franchement l'outil adapté
pour la gestion et la conception d’une base de données, rendant la manipulation des données assez
lourde.
Nous passerons outre les détails d’une éventuelle version Excel pour nous pencher exclusivement sur
la façon de réaliser une base Access fonctionnelle
Le but est d’essayer de réaliser (avec ACCESS) une base de données un peu plus sérieuse que celle
proposée dans le fichier EXCEL pour la gestion des notes obtenues par les étudiants.
La réalisation, nous allons le voir, va se dérouler en plusieurs étapes en commençant par un brain
storming permettant de jeter les premières idées et le brouillon du modèle retenu pour la base de
données.
Dans les grandes lignes, il s’agit tout d’abord de donner un titre au projet, d’éclater l’information que
l’on rassemblera ensuite en catégories (entités) qui vont composer cette base de données, d’essayer
d’établir un mini scénario débouchant sur une phrase contextuelle (une histoire), de construire le
modèle conceptuel des données (MCD) puis le modèle logique des données (MLD) et enfin de
réaliser pratiquement la base de données avec ACCESS en se référant au MLD. IL sera alors possible
de donner un contenu à cette base de données et de réaliser des requêtes sur ce contenu (interroger
la base).

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Règles essentielles :
La modélisation est une étape fondamentale de la conception d’une base de données dans la
mesure où, d’une part, on y détermine son contenu et, d’autre part, on y définit la nature des
relations entre les concepts principaux. Une situation à modéliser peut conduire à plusieurs schémas
différents, chaque modèle présentant des avantages et des inconvénients. Cette modélisation
s’organise progressivement avec une feuille de papier et un crayon. Nous allons aborder les notions
de Modèle Conceptuel des Données (MCD) et de Modèle Logique des Données (MLD)
Contrairement au regroupement effectué dans le fichier EXCEL que nous avons créé, il faut :
- Eclater l’information ;
- Rassembler ce qui peut l’être en catégories (entités, familles, rubriques) ;
- Avancer par étapes (chacune doit être opérationnelle) ;
- Ranger dans une rubrique annexe tout ce que l’on ne peut pas ranger dans une entité précise ;
- Etre patient.
L’essentiel est conçu avec une feuille de papier et un crayon ! C’est la première étape du travail.
La phase papier/crayon doit être suffisamment claire et exacte pour passer à la pratique
immédiatement. Ceci implique de procéder à une étape de «brain storming» puis d’établir et de
suivre un cahier des charges. Finalement le schéma des relations doit conduire à la réalisation
d’une première version de la base ACCESS faisant passer le Modèle Conceptuel des Données
(MDC) à un Modèle Logique de Données (MLD)
2 - Les différentes étapes de la réalisation de la base ‘notes_étudiants’
- Création du Modèle Conceptuel des Données (MCD)
- Transformation du MCD en Modèle Logique des Données (MLD)
- Réalisation pratique de la base ACCESS
- Entrée des données
- Validation du modèle

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3 - Etablissement du Modèle Conceptuel des Données (MCD)
On s’occupe d’abord du contenant (préparant l’entrée du contenu).
Il faut donc structurer ce contenant.
Brain Storming
Il est très simple et évident dans cet exemple. Ce n’est pas toujours le cas
Rassembler les données en catégories et répertorier les entités qui vont composer la base
Sans trop compliquer la procédure, quelques catégories d’informations (entités) nous viennent à l’esprit :
Commençons donc par éclater et catégoriser l’information pour faire apparaitre les différentes
entités et leurs attributs (ceci va permettre de repérer les futures tables et de définir les futurs
champs des enregistrements)
On repère ainsi assez facilement ainsi que 3 entités (catégories ; tables) peuvent être créées
regroupant une information cohérente. Il reste un problème : où ranger les notes ?
En nous intéressant à l’information la plus facile à définir, trois entités peuvent être rapidement
identifiées. Nous les représenterons par des rectangles et les identifierons de façon explicite à l’aide
d’un identificateur unique que nous mettrons dans un cadre au-dessus du rectangle de l’entité (ici :
Etudiants, Matières et Enseignants). Une quatrième entité, nommée « Autres», contiendra les
informations dont le traitement ou la catégorisation n’est pas évidente; c’est le cas des notes elles-
mêmes. Chacune des entités est définie par des attributs (propriétés caractérisant les entités) dont
les noms sont indiqués les uns en dessous des autres dans les rectangles des entités (ex : noms ;
prénom ; date_naissance pour l’entité Etudiants).