le recrutement. Trucs et astuces

François Tardif, M.Sc.
Coordonnateur de l’Équipe de Recherche Michel‐Sarrazin en Oncologie psychosociale et Soins palliatifs ‐ ERMOS
CHU de Québec
Maison Michel‐Sarrazin
http://www.recherchesoinspalliatifs.ca/
Plan de la rencontre
y Méthodes de recrutement
y Critères d’inclusion et d’exclusion et consentement
y Trucs et astuces!
y Caractéristiques des lieux de recrutement
y Exemples de recrutement dans des études:
y Recherches cliniques (psychothérapie)
y Participatives à l’intérieur d’un milieu
y Pharmaceutiques
y Conclusion
Le recrutement de participants
y La partie la plus difficile dans la réalisation d’une étude!
y Financement post‐phase pilote
y Plusieurs projets avec un fort impact potentiel sur les soins n’ont pas réussi à cause d’une déficience au niveau du recrutement
y Les patients VEULENT participer
y Sentiment de lègue
y Sentiment d’altruisme
Le recrutement de participants
y Revue de la littérature:
y Nombreuses et importantes
y Plusieurs stratégies diversifiées selon:
y
y
y
y
Le lieu de recrutement (domicile, communautaire, hospitalier)
La population étudiée (milieu de vie, ethnicité, etc.)
La caractéristique des sujets à l’étude (type de cancer, type de symptômes)
Type d’étude (RTC, quantitatif, qualitatif, académique, pharmaceutique)
Méthodes de recrutement
y Méthodes « physiques »:
y Dépliants
y Peu coûteux
y Facilement distribuable y Facile à produire
y Affiches (idem) y
Pochette avec cartes d’affaire
y Note: TOUJOURS le numéro d’éthique!
y Ne pas oublier vos coordonnées!
y
Méthodes de recrutement
y Méthodes « physiques »:
y Envoi de lettre d’invitation
y
Si vous avez accès à une liste de participants potentiels: demande au comité d’éthique pour envoi directement aux personnes. Taux de réponse entre 25 et 60%.
y Utilisation des moniteurs dans les institutions
y
De plus en plus présents dans les salles d’attente Méthodes de recrutement
y Méthode de recrutement par communication (médias):
y Utilisation de listes d’envoi courriel –
Université Laval, associations, les fondations
y Télévision (si le projet est d’actualité possibilité de passer au téléjournal avec un reportage)
y Utilisation de notre site web
http://www.recherchesoinspalliatifs.ca/fra/recrutement/recrutement.html
Méthodes de recrutement
y Méthode de recrutement par communication
y Journaux – média écrit
y
y
Annonce (300 à 400 $ par annonce; prix OSBL)
Toujours la possibilité d’entrevues et de reportages
y Radio y
y
Annonce très coûteuse (2000 $ pour 20 annonces de 30 secondes).
Faire des entrevues! Beaucoup plus facile! Si population gériatrique Radio Galilé!
Méthodes de recrutement
y Rencontrer les équipes impliquées dans la pratique
y Rencontrer les gestionnaires et dirigeants (decision‐
makers) pour approbation préalable
y
Implication dès la rédaction du projet
y Lors des rencontres avec les équipes cliniques:
y
y
y
y
Bien communiquer la méthode et le design de l’étude
S’assurer que l’équipe traitante comprenne les buts de l’étude
Renforcement des bénéfices potentiels lors de la participation à l’étude (cliniciens ET pour les participants ).
Impliquer tous les niveaux de soins!
Fletcher B, Gheorghe A, Moore D, Wilson S, Damery S. Improving the recruitment activity of clinicians in randomised controlled trials: a systematic review. BMJ Open. 2012 Jan 6;2(1):e000496.
Méthodes de recrutement
y Autres techniques:
y Recrutement directement dans les salles d’attentes
y « Time consuming »
y Peu donner d’excellents résultats y En général, le patient a la tête ailleurs
y Effet « boomerang » possible
y Certaines réserves par les comités d’éthique
Critères d’inclusion et d’exclusion
y Chaque critère réduit le bassin de participants potentiels
y Bonne définition de la problématique et des objectifs = bons critères
y Utilisation de critères devrait être très réfléchie et discutée avec l’aide de groupes d’experts dans le domaine.
y Possibilité d’une étude de faisabilité pour tester les critères et de regarder le niveau du recrutement
Exemple d’ajustement négatif
y Étude pharmaceutique:
y Haldol Vs. Olanzapine pour la nausée chez une population de cancer avancé;
y Étude pancanadienne financée par les IRSC
y 4 sites de recrutement (Qc, Edmonton, Calgary, Kelowna);
y Version originale : 8 critères d’inclusion, 6 d’exclusion
y Version finale révisée par le CER et par santé Canada: 10 critères d’inclusion et 10 d’exclusion;
y 1650 patients de « screener »;
0 patient de recruter en 18 mois.
Formulaire de consentement
y Habituellement, rendu à cette étape, le patient acceptera de participer à l’étude
y La longueur du formulaire peut le désintéresser! y Pas trop de questionnaires au temps 0 (Baseline)
y Si possible : éviter l’utilisation d’un formulaire de consentement! Intégrer l’étude dans la pratique clinique!
1. Riden HE, Grooms KN, et al. Lessons learned obtaining informed consent in research with vulnerable populations in community health center settings. BMC Res Notes. 2012 Nov 7;5(1):624. Implication du Comité d’éthique de la recherche (CER)
y Soumettre toutes les procédures de recrutement au début de l’étude = moins de temps perdu et plus de temps de recrutement y Bien expliquer les raisons d’utilisation de chaque procédure pour ne pas avoir de réponses négatives de la part du CER
y Si nouvelle procédure: Amendement au projet
Trucs et astuces
16
Stratégies facilitantes y Besoin d’un champion dans le milieu et dans chaque y
y
y
y
centre (étude multicentrique)
Effectuer un suivi rigoureux et constant (hebdomadairement)
Être rejoignable facilement et rapidement (téléphone, courriel, pagette)
Publicités nombreuses, visibles et variées (utilisation des endroits‐clés : machine à café, ascenceur, etc..)
Utilisation de plusieurs stratégies de recrutement différentes (pas tous les œufs dans le même panier)
Stratégies facilitantes : projet pharmaceutique
y Toujours avoir une phase ouverte!
y Formulaire de consentement court y Implication ESSENTIELLE d’une bonne équipe de référence! y Suivi CONSTANT auprès des agents de recrutement
Trucs et Astuces!
y Effectuer une revue de littérature sur les méthodes de recrutement déjà existantes
y Débourser les frais de stationnement des participants
y Débourser les frais de pause café
y Focaliser sur un endroit où il y a déjà une « culture » de recherche d’implanter
Trucs et Astuces autres!
y Implication des décideurs! (processus « up and down »)
y Impliquer la « base » car elle est souvent délaissée dans la prise de décision (« bottom‐up »)
y Intégrer ces personnes le plus rapidement dans le processus, même au niveau du DESIGN de l’étude = augmentation de la participation
Trucs et Astuces autres!
y Faire et consulter un screening log!
y Amélioration en cours d’étude des stratégies de recrutement
y Si implantation au niveau clinique, mettre l’emphase sur: y l’utilité au niveau clinique, y les retombées pour la clinique
y la pérennité (l’après projet)
Faire circuler une feuille et prendre en note les courriels des personnes présentes
Trucs et Astuces autres!
y Taux de recrutement augmente si les patients sont référés à vous par des professionnels
y Si des cliniciens d’impliqués dans le recrutement:
y Produire une carte plastifiée miniature comprenant:
y
y
y
Critères d’inclusion et d’exclusion, Objectif de l’étude,
Coordonnées de la personne à contacter
Caractéristiques des lieux de recrutement
y Milieu hospitalier (inconvénients):
y Beaucoup de demandes de projets de recherche = priorisation des projets
y Manque de temps (essoufflement) par le personnel
y Parfois, opposition aux changements de pratique
y Cibler la clientèle : implantation à un nombre restreint (unité) de patients
y Difficulté d’établir une participation active du milieu clinique dans le recrutement
y Lourdeur du CER!
Caractéristiques des lieux de recrutement
y Milieu hospitalier (avantages):
y Bassin de participants potentiels très important
y Accès relativement facile pour la clientèle (consultation régulière et proximité)
y CER est expérimenté et rigoureux
y Interdisciplinarité des équipes pour le recrutement
y Permet de mettre en place plusieurs stratégies de recrutement
y Archives médicales complètes et faciles d’accès
Caractéristiques des lieux de recrutement
y Milieu communautaire/osbl :
Avantages:
y Manque flagrant de ressources financières
y Participation en générale excellente par les agents de recrutement et des participants Inconvénients:
y Un peu de résistance du milieu (hermétique)
y Manque de ressources humaines
y Grand roulement de personnel y Peu d’expérience en recherche
y Bassin de population + petit
Caractéristiques des lieux de recrutement
y Milieu universitaire:
y Lorsqu’il y a des patients d’impliqués : le projet est « refilé » aux comités d’éthiques des établissements de santé
y Difficulté d’aller chercher de la clientèle et de l’attirer
y Facilitation du recrutement par l’utilisation des secrétariats des facultés pour l’envoi de courriel
Caractéristiques des lieux de recrutement
y Rurale Vs urbaine:
y Manque important de ressources en région = rurale + enclin à participer
y Bassin de participants potentiels est supérieur en milieu urbain
y Expérience de recherche en général + grande en milieu urbain
y Déplacement pour vous + important en milieu rural
Étude de psychothérapie
y Centre de recrutement: la totalité de la région de Québec
y Lieu des rencontre : HDQ
y Population : Patients atteints de cancer
y Critères très inclusifs
y Étude : Très lourde (12 rencontres)
y Période de recrutement : février 2009 ‐ hiver 2012
y Méthodes de recrutement : TOUTES!!!!
Recrutement
N : 199
50
45
43
40
40
38
Nb de participants
35
30
30
26
25
22
20
15
10
5
0
Printemps 2009
Automne 2009
Printemps 2010
Automne 2010
Cohortes
Printemps 2011
Automne 2011
Organes Digestifs
Types de cancer
2%
5%
Organes respiratoires et intrathoraciques
Os et Carthilage articulaire
0%
2%
10%
11%
7%
0%
3%
3%
13%
Mélanome et tumeurs malignes de la peau
Tissu mésothélial et tissus mous
Sein
Organes génitaux féminins
9%
35%
Organes génitaux masculins
Tumeurs malignes des voies urinaires
Œil, encéphale et autres parties du système nerveux
Thyroïde et glandes endocrines
Sièges mal définis
Tumeurs primitives Recrutement par Centre
Printemps 2009 à automne 2011
Hôtel‐Dieu de Québec
N:199
3%
5%
Hôpital du Saint‐Sacrement
1% 2%
7%
Hôpital de l'Enfant‐Jésus
42%
IUCPQ
12%
Hôtel‐Dieu de Lévis
28%
CHUL
Hôpital St‐François‐d'Assise
Autres : CHUM, Clinique privée, CHRTR, Clinique Berger, Christ‐Roy, Charles‐Lemoyne
Méthodes de recrutement utilisées
y Placements publicitaires dans les journaux
y Journal de Québec et Le Soleil
y Articles (entrevues) publiés dans les journaux
y Entrevues à la télévision et à la radio y Dépliants/Affiches et cartes d’affaire
y Présentation du projet à un tiers
y Chef d’équipe, médecins, IPO, techniciens, etc.
y Des dizaines de présentations au total et récurrentes
y Petit truc: demander les courriels pour contact ultérieur!
Méthodes de recrutement utilisées (suite)
y Liste de diffusion par courriel (Ulaval)
y Internet y Articles de journaux publiés sur Internet, www.servicevie.com
y Clinique externe au centre
y Une à deux fois par mois
y Courrier news
y Envoi fait aux médecins/organismes/CSSS pour rapporter l’évolution du recrutement
y Envoi du Courrier news et/ou document d’information par courriel aux participants qui le désirent Méthodes de recrutement utilisées (suite)
y Aller directement dans les salles d’attente (pendant 1 an)
y Poster des dépliants et des affiches dans les Cliniques médicales / OSBL / CLSC – Secteurs Québec‐Nord, Vieille‐
Capitale et Grand Littoral
y Communiqués de presse
y Répertoire des médias de la Capitale‐Nationale et de Chaudière‐Appalaches, liste de diffusion courriel.
y Envoi du dossier de presse de l’étude (entrevues et articles) aux participants intéressés (grandement apprécié)
Selon vous, quel fut le moyen de recrutement #1 de cette étude?
Où ont‐ils entendu parler de l’étude?
Journal
Radio
10%
Collègue/amis
14%
Parents
1%
2%
55%
Oncologue
Infirmière Pivot
4%
2%
2%
Travailleur social
9%
Associations
Affiches
1%
Autre
Exemple d’une étude dans le communautaire
y But: Comprendre comment se construit et évolue une pratique inspirée d’un modèle infirmier particulier y Méthodes: y Entrevues semi‐structurées
y Observations terrain
y Recrutement: 31 entrevues en 6 mois
Exemple d’une étude dans le communautaire
y Ce qui a accroché : y Résistance de la part du milieu
y Stratégies facilitantes :
y Gagner la confiance du milieu
y L’appui de la direction
y La qualité (énergie, politesse, sourires) et la quantité (disponible, double du temps) de la présence terrain de l’agent de recrutement
y Être une personne du milieu
y Préparation (lecture préparatoire)
Exemple d’une étude dans un milieu distant
y Projet d’implantation d’un outil de détection dans une unité y Lieu : 2 centres hospitaliers à Kelowna
y Grand bassin de population
y Recrutement : 12 patients
y Peu de suivi à distance
y En personne : seulement au début
y Téléphonique, courriel : manquement
Exemple d’une étude multicentrique
y Implantation d’un outil de détection de délirium dans 7 centres au Québec
y Étude observationnelle = pas de formulaire de consentement
y 5 centres à Mtl, 1 à Québec, 1 à Ottawa
y Entre mai 2001 et janvier 2004 : 2515 dossiers de patients hospitalisés
Exemple d’une étude multicentrique
y Début : qualité de données faible
y Suivi faible
y Mi‐parcours : embauche d’une personne spécifiquement sur le projet
y Formation sur l’importance
y Suivi + serré et rigoureux
y Rencontre physique à chaque mois
y Résultante : diminution des données manquantes
Exemple d’un sondage postal
y Objectif: Description de la satisfaction au travail et le bien‐être des infirmières qui prodigue des soins palliatifs dans leur pratique
y Lieu: ensemble du Québec
y Possibilité de compléter les questionnaires sur le web ou papier.
y Recrutement: Envois de 3500 formulaires Dillman, D., Smyth, J. D., Christian L. M. (2009). Implementation procedures. In Internet, mail and mixed‐mode surveys. The tailored design method. (3nd eds., pp.234‐271), Canada, John Wiley & Sons, Inc.
Exemple d’un sondage postal
y Stratégies:
y Lettre d’introduction
y Envoi du questionnaire
y Carte postale
y 2ième envoi du questionnaire
y Rappel téléphonique
y Taux de réponse de 25% y Raisons: lourdeur des questionnaires (environ 200 questions)
y Étonnamment: 57% de réponse en format papier! Dillman, D., Smyth, J. D., Christian L. M. (2009). Implementation procedures. In Internet, mail and mixed‐mode surveys. The tailored design method. (3nd eds., pp.234‐271), Canada, John Wiley & Sons, Inc.
Exemple d’études pharmaceutiques
Titre: Essai ouvert multicentrique sur l'innocuité de Fentanyl Aérosol Sublingual (Fentanyl Aérosol SL) dans le traitement des percées de douleur aiguë reliées au cancer
Date de l’étude : 2008‐2009 Promoteur : INSYS
Nombre de patients « screener » : ND
Recrutement : 1 patient
Causes probables pour la diff. recrutement :
• Protocole complexe
• Ajustement de dosage (seuil de douleur pour déterminer la douleur) Exemple d’études pharmaceutiques
Titre : Étude avec répartition aléatoire, à double insu, et contrôlée par placebo portant sur une dose fixe de méthylnaltrexone (relistor)
Date de l’étude : 2008‐2010
Promoteur : Wyeth (Pfizzer)
Nombre de patients « screener » : + de 150
Recrutement : 2 patients
Causes probables pour la diff. recrutement :
• Agenda électronique
• Beaucoup de patients trop malades et pas intéressés à compléter les questionnaires (lourds et complexes)
Exemple d’études pharmaceutiques
Titre : Étude multicentrique parallèle, à double insu, à répartition aléatoire avec placebo pour évaluer l’efficacité et la sécurité de la tétrodotoxine (Tectin) administrée en injections sous‐cutanées pour le soulagement des douleurs modérées à sévères reliées au cancer
Date de l’étude : 2008‐2012
Promoteur : Wex pharmaceutical
Nombre de patients « screener » : ND
Recrutement : 11 patients
Causes probables pour la diff. recrutement :
• État général des gens
• Disponibilité (protocole demande beaucoup de temps)
• Symptôme relativement bien contrôlé (manque de référence)
Exemple d’études pharmaceutiques
Titre: Étude de faisabilité pour le traitement du delirium hyperactif chez les patients atteints de cancer avancé par l’haloperidol à dose différentielle. Et Étude de faisabilité pour le traitement du delirium hypoactif : Metylphenidate, Risperidone ou Placebo.
Date de l’étude: 2007‐2008 (10 mois) Design d’étude : Projet pilote
Site : HDQ, Unité des soins palliatifs.
Exemple d’études pharmaceutiques
Nombre de patients « screener » : 416
Recrutement: 15, 8 lost to follow‐up (retour à domicile/changement d’unité), 3 ont développé un delirium, aucun n’a complété l’intervention au complet Causes probables pour la diff. recrutement: • Recrutement prédelirium problématique
• Patient apte à consentir dans l’étude moins malade = moins de risque pour développer un delirium
• Collaboration clinique (nos premières armes)
Exemple d’études pharmaceutiques
Titre : Enquête canadienne sur l’expérience de la douleur des patients atteints de cancer
Date de l’étude : février à mai 2012
Promoteur: Nycomed/Takeda
Site : HDQ
Nombre de patients « screener » : 24 patients
Recrutement: 14 patients
Causes probables pour la diff. Recrutement :
• Seulement un sondage (Aucune intervention)
• Difficulté dans la divulgation de l’information sur l’enquête auprès des intervenants
• Les gens en général détestent les sondages!
Conclusion
y Diversification des méthodes de recrutement!
y Utilisation d’un champion local
y Implication des décideurs est essentielle (up and down!)
y Implication des acteurs et de la base (bottom‐up!)
y Assurer un suivi HEBDOMADAIRE!
Discussion et commentaires
François Tardif, M.Sc.
Coordonnateur de l'Équipe de Recherche Michel‐Sarrazin en Oncologie psychosociale et Soins palliatifs (ERMOS)
Centre de recherche du CHU de Québec
[email protected]
(418)525‐4444 poste 16163