Département de gestion de l`éducation et de la formation Synthèse

Département de gestion de l’éducation et de la formation
Synthèse de la recherche
RECHERCHER L'EFFICACITÉ DE LA FONCTION FORMATION :
QUELLE IMPORTANCE ACCORDER AU DÉVELOPPEMENT DES
ACTEURS?
Par
Josée-Anne Bergeron
Daniel Boutin
Martine Gailloux
Nathalie Pronovost
Dans le cadre du séminaire international
Maîtrise en gestion de la formation
Sous la supervision des professeurs
Normand. M. Bengle et Jean-François Roussel
Octobre 2006
Tous droits réservés.
TABLE DES MATIÈRES
1.
INTRODUCTION............................................................................................................... 3
2.
DESCRIPTION DE LA PROBLÉMATIQUE.................................................................... 3
3.
PRINCIPALES DÉFINITIONS.......................................................................................... 4
4.
SCHÉMA INTÉGRATEUR ............................................................................................... 5
4.1
Efficacité du processus ........................................................................................................ 7
4.2
Fonctions ............................................................................................................................. 7
4.3
Compétences........................................................................................................................ 8
4.4
Conditions de développement ........................................................................................... 10
5.
MEILLEURES PRATIQUES ........................................................................................... 11
6.
CONCLUSION ................................................................................................................. 14
RÉFÉRENCES BIBLIOGRAPHIQUES ...................................................................................... 16
Rechercher l'efficacité de la fonction formation : Quelle importance accorder au développement des acteurs?
2
1.
INTRODUCTION
Les entreprises subissent des pressions importantes et doivent s'adapter rapidement aux
changements constants. Cette réalité se répercute sur l’ensemble de l’organisation qui cherche
sans cesse à optimiser ses processus d’affaires. C’est le cas, notamment, de la fonction formation.
Le défi pour les responsables de celle-ci est de répondre adéquatement aux exigences de
l’organisation et de démontrer la valeur ajoutée de leur service dans l’atteinte des orientations
stratégiques.
L’efficacité du processus de formation est intimement liée à la compétence des acteurs en
place. Chacun a un rôle important à jouer et ce, à tous les niveaux du processus. Ils doivent
devenir des partenaires stratégiques. Il est impératif pour ceux-ci de développer des compétences
leurs permettant de combiner un ensemble de savoirs pour être en mesure de répondre avec brio
aux demandes des organisations.
2.
DESCRIPTION DE LA PROBLÉMATIQUE
Notre client est une société sans but lucratif, dans le domaine de la santé qui agit comme
fournisseur de produits sanguins en Amérique du Nord. Il s’agit d’une entreprise réglementée
soumise à la surveillance de plusieurs organismes gouvernementaux. La fonction formation
comprend plusieurs acteurs qui proviennent des opérations, certains occupent même une double
tâche d’expert technique et de formateur.
Dans un contexte en plein changement, l’entreprise fait maintenant face à une diminution
de la demande de son produit et doit maintenir le coût de fabrication de celui-ci à un niveau
acceptable pour les clients tout en respectant les exigences de la réglementation. Dans cet esprit,
l’organisation s’est imposée des objectifs de performance qui l’ont conduite à revoir l’ensemble
de ses processus, y compris celui de la formation.
Rechercher l'efficacité de la fonction formation : Quelle importance accorder au développement des acteurs?
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Conscient de la difficulté de son service à atteindre l’efficacité recherchée, notre client
désirait identifier les meilleures pratiques en formation dans un milieu normé, afin d’optimiser
son processus.
L’analyse de la situation a révélé des lacunes au niveau des compétences des ressources
en place. Notamment, leurs faiblesses à exercer un rôle conseil auprès des gestionnaires. Cette
faiblesse ne leur permet pas d’assurer le rôle stratégique nécessaire à l’objectif d’efficience de
l’organisation. De plus, on retrouve une disparité dans la compétence des formateurs et peu de
moyens sont mis en place pour les développer. Cette situation crée une problématique lors du
choix du formateur et provoque des écarts de qualité. Du côté du processus, nous avons constaté
un manque de rigueur. L’analyse des besoins, l’évaluation et le suivi post formation des activités
sont peu présents et le choix de stratégies est restreint.
En regard de ces lacunes, nous avons orienté notre recherche sur l’identification et le
développement des compétences des acteurs de la fonction formation. Nous considérons que cet
angle est celui qui aura le plus d’impact sur l’optimisation du processus de formation. Cette
prémisse de départ s’appuie sur les recherches d’ASTD et de Meignant (2003) concernant les
nouvelles tendances en formation et les défis d’efficacité, nous croyons que cet angle est celui qui
aura le plus d’impact à court terme.
3.
PRINCIPALES DÉFINITIONS
Afin de bien comprendre notre modèle et par le fait même d’en préciser les limites, nous
vous présentons quatre définitions qui clarifient les principaux aspects de notre modèle :
Efficacité du processus de formation : Ensemble d’éléments en interaction et organisés
pour permettre l’acquisition de savoir produisant ainsi les effets escomptés chez les différents
clients en terme de qualité, de quantité et de délai.
Rechercher l'efficacité de la fonction formation : Quelle importance accorder au développement des acteurs?
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Fonction formation : Système qui gère les différentes étapes des activités reliées à
l’apprentissage au sein d’une organisation. Cette définition est fortement inspirée de la
description de la fonction formation de Soyer (2000).
Fonctions : Zone de responsabilités qui regroupe différentes actions qui peuvent être
assumées par plus d’une personne.
Compétence : Combinatoire de savoirs, appliquée dans une situation professionnelle
conformément à un standard pré-établi et requis par la tâche.
4.
SCHÉMA INTÉGRATEUR
Dans le but d’illustrer les résultats de notre recherche, nous avons produit un schéma
intégrateur qui permet de préciser les principales composantes à considérer dans le
développement d’acteurs de formation compétents.
Rechercher l'efficacité de la fonction formation : Quelle importance accorder au développement des acteurs?
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Figure 1. L’optimisation de l'efficacité de la fonction formation et le développement des
compétences des acteurs.
Environnement
Communication
Gérer
la diversité
Partenariat
Management
Stratégique
Formation
Analyse
organisationnelle
Efficacité du
processus
de formation
Réalisation
Mesure
et contrôle
Développer son
potentiel
Orienté
résultat
Analyse et résolution
de problèmes
Individu
Dubois et Rothwell (2004) soulignent que « L’identification des compétences des
employés performants augmente la productivité globale. Même une petite amélioration peut
accroître significativement la productivité globale. » Cette affirmation a inspiré la forme
circulaire du modèle. Celle-ci témoigne du caractère dynamique de l’ensemble des composantes
agissant en synergie pour rendre le processus efficace. Il faut donc voir le modèle comme la
palette de couleur d’un artiste, à partir de laquelle il est possible de faire diverses combinaisons.
Chacune ayant un impact positif sur la fonction formation.
Rechercher l'efficacité de la fonction formation : Quelle importance accorder au développement des acteurs?
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4.1
Efficacité du processus
Les organisations préoccupées par l’efficacité du processus de formation doivent mettre
en place des indicateurs de mesure permettant d’en faire le suivi. Les auteurs consultés font
ressortir quatre critères à prendre en considération: la cohérence qui assure le lien avec les
objectifs de l’entreprise, la pertinence qui valide que le processus tient compte du contexte
organisationnel, la conformité aux procédures établies et l’efficacité qui indique si le processus
produit les résultats attendus.
4.2
Fonctions
Le maintien d’un processus de formation efficace requiert que l’organisation définisse
clairement les responsabilités des acteurs. Celles-ci sont regroupées sous quatre grandes fonctions
qui travaillent en synergie à l’atteinte des objectifs organisationnels.
Le management stratégique anticipe, structure et organise la Fonction formation en
assurant le lien avec les buts de l’entreprise et la cohérence avec les autres services (systèmes).
Cette fonction est responsable du lien avec la direction de l’organisation et de la vigie interne et
externe afin d’assurer la qualité du processus.
L’analyse organisationnelle pour sa part, procède à l’analyse du besoin en vue de mettre
en place la solution adéquate. Elle s’assure de l’arrimage entre le besoin, la solution choisie et la
réalité de l’environnement. Elle occupe le rôle de programmation des activités.
La réalisation est la fonction responsable de la conception, de la diffusion ainsi que des
tâches administratives reliées à la gestion de la formation.
Et finalement, la mesure et contrôle agit tant au niveau des activités de formation qu’au
sein de la fonction formation elle-même. Elle rassemble et transmet les informations afin de
mesurer les écarts, d’évaluer et de contrôler la qualité de la formation et l’atteinte des résultats.
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Elle communique les constats de ses analyses afin que les intervenants concernés puissent
apporter les actions qui optimiseront le processus.
4.3
Compétences
Dans le but d’assumer adéquatement les diverses responsabilités qui lui sont attribuées,
un acteur de la formation doit savoir combiner trois types de compétences. Les compétences
techniques reliées au champ d’activité de l’organisation, les compétences métiers liées
spécifiquement au domaine de la formation et finalement, les compétences relationnelles. Cellesci incluent les aspects affaires et relationnelles.
Les compétences techniques et métiers sont requises à divers niveaux dans les quatre
fonctions. Pour leur part, les compétences relationnelles sont moins proche de la tâche et
soutiennent les compétences techniques et métiers. Notre modèle s’attarde principalement aux
compétences
relationnelles car nous considérions que les compétences techniques et
professionnelles étaient mieux connues et déjà utilisées dans les profils de compétences.
D’ailleurs, Le Boterf (2002) souligne qu'aujourd'hui, « le professionnel ne peut plus définir son
identité en se référant uniquement au savoir-faire métier, il doit savoir combiner un ensemble de
compétences pour être en mesure de faire face à une multitude de situations distinctes »
Le regroupement des compétences par fonction permet l’établissement d’un standard qui
permettra aux acteurs de la fonction formation de tendre vers une amélioration de leur
performance et leur donnera un objectif clair à atteindre. Il s’agit pour l’organisation d’identifier
les compétences qui auront une plus value pour une fonction donnée tel que présenté à la figure 2
suivante:
Rechercher l'efficacité de la fonction formation : Quelle importance accorder au développement des acteurs?
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Figure 2. Les compétences spécifiques et communes selon les quatre fonctions de la fonction
formation
Compétences spécifiques
Management stratégique
Réalisation
Prendre des décisions stratégiques
Démontrer un pouvoir d’influence
Développer le potentiel humain
Inspirer confiance
Coaching
Développer des réseaux
Pensée stratégique
Analyser des besoins
Inspirer confiance
Analyser les écarts de performance
Faire preuve de synthèse
Analyse organisationnelle
Mesure et contrôle
Compétences communes
Communication
Gérer la diversité
Capacité de travailler en partenariat
Analyse de la situation et résolution de problème
Orienté résultat
Développer son potentiel
Rechercher l'efficacité de la fonction formation : Quelle importance accorder au développement des acteurs?
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4.4
Conditions de développement
Toutes ces compétences ne seront observables que dans la mesure où elles sont
reconnues, comme le mentionne Ardouin (2005), et qu’elles baignent dans des conditions qui
sont propices à leur application et à leur développement.
Il importe donc de préciser qu’une fois les compétences identifiées, nous devons en
favoriser le développement. Leur développement dépend à la fois de l’individu, de l’organisation
et des activités de formation. De plus les facteurs d’environnement externe peuvent avoir des
impacts sur les conditions de développement mis en place dans l’organisation.
Pour l’individu la motivation personnelle, le sentiment d’utilité perçue et la capacité de
réussir sont les trois conditions essentielles. Lorsque celles-ci sont réunies chez un individu, les
chances qu'il développe ses compétences seront meilleures que pour celui qui n'a aucune ou
qu'une partie de ces conditions.
Certaines conditions pour leur part, sont reliées à l’environnement. Comme le dit Le
Boterf (2002) « Pour agir efficacement le professionnel ne peut seulement savoir et vouloir agir.
Il doit pouvoir agir ».
Avoir l’encouragement et le soutien de la direction, favoriser une
organisation du travail apprenante et pouvoir mettre en application ses apprentissages sont d’une
importance capitale dans le développement des compétences et pour la motivation de l’individu.
Il ne faut pas négliger l’importance de la qualité des formations. Elle peut à elle seule
anéantir bien des efforts. L’apprentissage dépasse la salle de classe. Le partage d’expérience, le
travail d’équipe et les projets multidisciplinaires représentent des possibilités d’apprendre et
améliorent le transfert. Tannebaum (1979) explique que bien que la formation ait toujours sa
place, elle n'est plus la source principale de développement dans les entreprises : 70% des
individus apprennent lorsqu’ils se voient confier un projet qui comporte des défis.
Rechercher l'efficacité de la fonction formation : Quelle importance accorder au développement des acteurs?
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La présence ou l'absence de certaines conditions aura respectivement un impact positif ou
négatif sur l’application et le développement des compétences. Il faut retenir qu’en tenant compte
de ces trois dimensions (individu, environnement et formation) la fonction formation améliore ses
chances de développer les compétences de ses acteurs et d’optimiser l’efficacité de son
processus.
5.
MEILLEURES PRATIQUES
Nous avons validé les principaux éléments de notre schéma auprès d’entreprises normées
et oeuvrant dans des domaines comportant une notion de sécurité importante. Nous avons
constaté que les organisations qui considèrent efficace leur service de formation couvrent à
travers les diverses responsabilités de leurs acteurs en formation les quatre fonctions du schéma.
De plus, elles s’assurent que les fonctions sont présentes à divers niveaux de l’organisation pour
répondre aux besoins et aux enjeux de celle-ci.
Toutes les entreprises rencontrées affirmaient être préoccupées par le développement des
compétences des acteurs de la fonction formation. Elles ont d’ailleurs répertoriées des
compétences métier reliées au domaine de la formation ainsi que des compétences techniques
requises pour certaines fonctions. Ces dernières sont particulièrement présentes dans un
environnement hautement normé et qualifié. Par ailleurs, on remarque l’émergence d’une
tendance à accorder une importance accrue aux compétences relationnelles. De plus, dans les
entreprises qui ont précisé les compétences requises pour chacune des fonctions (sphère de
responsabilités), il est aisé de savoir quel acteur assume celles-ci et dans quel contexte il le fera.
On retrouve aussi, dans ces organisations des plans de développement. Les acteurs de la fonction
formation sont donc en mesure de connaître les étapes à franchir pour atteindre le niveau de
compétence désiré par le management stratégique. Des situations apprenantes y sont planifiées et
des formations sont clairement déterminées. On place donc ici les conditions favorables du côté
des individus.
Pour exercer la fonction management stratégique, les compétences au niveau de la prise
de décision stratégique, du pouvoir d’influence et de la pensée stratégique sont ressorties comme
Rechercher l'efficacité de la fonction formation : Quelle importance accorder au développement des acteurs?
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essentielles pour jouer un rôle clé auprès de la haute direction. Par conséquent, les acteurs de
cette fonction qui participent aux décisions organisationnelles considèrent leur service comme
efficace. De plus, lorsqu’ils sont en étroite collaboration avec la fonction mesure et contrôle, ils
peuvent dégager rapidement les pistes d’amélioration pour agir sur l’efficacité du processus et
s’ajuster ainsi aux besoins organisationnels.
L’efficacité du processus de formation est une préoccupation grandissante pour la
majorité des entreprises rencontrées. La présence d'outils permettant d'évaluer les quatre critères
d'efficacité aident grandement la fonction mesure et évaluation des entreprises rencontrées. Dans
les milieux régis par des normes externes, cette fonction est faite en collaboration avec d'autres
services, notamment l’assurance qualité, afin de répondre à l’enjeu de rigueur imposée par la
certification. La présence de mesure guide les acteurs de la fonction management stratégique
dans les actions à poser pour agir sur l'efficacité du processus de formation dans l'entreprise. Les
compétences d’analyse d’écart et de synthèse sont ressorties comme essentielles dans cette
fonction.
Dans l’ensemble, les dimensions identifiées dans notre schéma se retrouvent dans les
pratiques rencontrées dans les organisations. Le balisage nous a permis de constater que les
gestionnaires de la formation sont conscients des enjeux auxquels ils doivent faire face. Malgré
cela, il faut préciser que toutes les organisations ne sont pas au même niveau d’évolution. En
effet, bien que toutes soient conscientes de l’importance de favoriser le développement des
acteurs de la formation, certains éléments recensés dans les écrits sont encore peu ou pas mis en
place au sein des organisations. Il faut voir cette situation comme un processus d’évolution de la
fonction formation.
Rechercher l'efficacité de la fonction formation : Quelle importance accorder au développement des acteurs?
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Afin de faire évoluer la fonction et par le fait même atteindre le niveau d’efficacité
Fonctions
recherché, les gestionnaires de la formation devront s’assurer de :
Valider la présence d’acteurs compétents dans les quatre fonctions
Participer stratégiquement aux décisions organisationnelles
Accorder plus d’importance aux résultats communiqués par la fonction mesure et
contrôle
Valider constamment l’efficacité de son processus et pas seulement les résultats
obtenus
Déterminer les compétences techniques, métiers (formation) et relationnelles
Compétences
nécessaires aux fonctions
Développer les compétences métiers des acteurs de la fonction réalisation et leurs
offrir le support d’un spécialiste en formation
Identifier les compétences relationnelles communes et spécifiques à la réalisation
développement
Conditions de
des quatre fonctions dans leur organisation
Libérer les intervenants pour permettre leur développement
Mettre en place des plans de développement et des politiques facilitantes
Soutenir et encourager les acteurs à travailler dans diverses fonctions
Stimuler le travail en équipe et les partages d’expériences
Valider les conditions relatives aux individus sur une base régulière
Favoriser le développement des compétences métiers et relationnelles de façon
continue
Rechercher l'efficacité de la fonction formation : Quelle importance accorder au développement des acteurs?
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6.
CONCLUSION
La compétitivité accrue et l’évolution constante des nouvelles technologies, jumelées aux
soucis environnementaux constants entraînent des changements rapides dans les façons de faire
en entreprise. Cette réalité engendre une demande de plus en plus forte pour des employés plus
performants, versatiles et compétents. Par conséquent, les entreprises ont intérêt à développer les
compétences des acteurs de la formation afin qu’ils puissent continuellement optimiser le
processus de formation. Ceux-ci doivent devenir des joueurs clés dans l’atteinte des objectifs
organisationnels des entreprises d’aujourd’hui et de demain. Ils doivent s’imposer comme
partenaires stratégiques et être proactifs dans leurs interventions. Dans cette optique, les
compétences relationnelles deviennent une plus value pour agir à titre de partenaires d’affaires et
comprendre les enjeux organisationnels.
La recherche de l’efficacité en formation est à son début. Il est clairement spécifié dans
les écrits qu’un environnement qui ne soutien pas les efforts de formation nuit et freine la
performance des individus. Il est d’autant plus important pour celles-ci de diagnostiquer
régulièrement leur environnement de formation. L’évaluation constante des compétences requises
et la mise en place de conditions favorables au développement leurs permettront de s’ajuster
rapidement aux besoins. Il est toutefois essentiel d’orienter nos actions vers le développement des
compétences collectives afin de palier aux mouvements fréquents du personnel en recherche
constante de nouveaux défis. Comme le modèle l’indique si bien, il s’agit d’une synergie
d’éléments que l’entreprise doit savoir mettre en place afin, qu’à l’instar de l’archer, elle puisse
lancer sa flèche en plein cœur de la cible soit l’efficacité du processus de formation.
Ce contexte de mouvance nécessite que les acteurs de la fonction formation soient de plus en plus
créatifs dans l’élaboration et la proposition de situations d’apprentissage. Il importe donc pour les
gestionnaires de formation de mettre l’accent sur la professionnalisation des acteurs de la
fonction. La résultante de la compétence de ces derniers se reflètera directement sur le
développement global de la compétence de l’organisation.
Rechercher l'efficacité de la fonction formation : Quelle importance accorder au développement des acteurs?
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Dans les prochaines années les organisations auront à se poser constamment la question
suivante: quelles sont les compétences qui permettront que les acteurs demeurent compétents?
Rechercher l'efficacité de la fonction formation : Quelle importance accorder au développement des acteurs?
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