Solo, libre et heureuse

Portrait
Dr madeleinecabinet
fratocchi du mois
panazol, haute-vienne
cabinet du mois Portrait
Dr Madeleine Fratocchi, Panazol (87)
Solo, libre
et heureuse
Être solo après avoir été assistée par une puis deux assistantes est un choix
(heureux et assumé) de dernière partie de carrière de notre praticien du mois,
le Dr Madeleine Fratocchi.
Par Guylaine Masini - Photos Jean-Michel Pericat
M
adeleine Fratocchi est un chirurgien-dentiste de 60 ans à l’aube de la retraite, elle
se remémore les motivations qui l’ont
conduite à devenir chirurgien-dentiste :
« Comme de nombreux confrères, je suis venue à la dentisterie
un peu au hasard. À l’école ma matière préférée était la biologie et je souhaitais m’orienter vers une profession médicale.
Je me suis donc inscrite en faculté de médecine à ClermontFerrand, puis j’ai choisi dentaire encouragée par mon entourage. Comme je ne souhaitais et n’envisageais exercer qu’une
profession indépendante, cet aspect me plaisait beaucoup,
mais à part ça, je dois reconnaître que je ne connaissais pas
du tout la profession ! ». Dès la validation de sa 5e année
(sa thèse sera faite 3 mois plus tard), notre praticienne du
mois trouve une collaboration dans la Vienne, dans un
village de 1 200 habitants. Elle y restera deux ans pendant lesquels elle travaille beaucoup… et économise le
plus possible. « Je n’ai pas voulu m’associer avec le praticien
titulaire du cabinet à ce moment-là. J’ai préféré la voie de la
création, pour être décisionnaire de tout et ne pas reprendre le
costume de mon prédécesseur. L’indépendance avant tout ! »
Madeleine part créer son cabinet dans la Haute-Vienne,
là où elle avait rencontré son futur mari. Le 21 janvier
1980, elle s’installe donc à Panazol où elle achète un appartement dans un immeuble neuf… 34 ans plus tard,
c’est là où nous la retrouvons.
1980 :
installation
à Panazol (87)
26 independentaire 115 I Février 2014
1995 :
découverte des réseaux
professionnels en ligne
80 000 euros de masse salariale
Après Limoges, qu’elle borde en limite orientale, Panazol
est la plus peuplée des communes de l’unité urbaine de
Limoges, avec plus de 10 000 habitants. Elle possède
une démographie dynamique et son charmant marché
du dimanche matin est l’un des plus fréquentés et des
plus importants de la région. Une ville limousine où il
fait bon vivre. Le cabinet du Dr Fratocchi est installé
dans un quartier paisible sur 140 m2, composé de deux
appartements F3 côte à côte : « J’ai acheté l’un puis l’autre
pour accompagner le développement de mon activité et j’ai
même racheté un bout du couloir à la copropriété pour faire
communiquer les deux ! Deux caves et des places de parking
viennent compléter l’ensemble. » Elle y travaille en solo
pendant près de trois ans, puis avec une assistante à temps
partiel, et enfin à temps complet. « L’équipe du cabinet n’a
pas toujours été la même : j’ai eu un associé, qui est parti, puis
deux collaborateurs, à nouveau une période durant laquelle
j’ai travaillé seule sur deux fauteuils, avec deux assistantes et
une femme de ménage durant une dizaine d’années. Le tout
représentant une masse salariale de 80 000 euros annuels.
J’ai décidé de terminer ma carrière en solo. C’est bien plus
facile de revendre des parts lorsqu’il n’y a pas de contrats de
travail en cours. La personne qui reprend peut alors décider
ou non d’embaucher, mais ne garde pas les recrutements du
praticien précédent. »
2009 :
association
avec le Dr Virginie Rollot
2009 :
Début du travail
en solo…
independentaire 115 I Février 2014 27
Portrait cabinet du mois
Concernée par
l’asepsie et la
traçabilité, Madeleine
Fratocchi a suivi
une formation
très exigeante
en qualité…
que j’ai perdu 15 ans au début de ma carrière… mais le
salut est arrivé par Internet. Cela a représenté une grande
découverte pour moi, vers l’année 1995 environ. Je n’étais
plus seule. Je me suis inscrite sur plusieurs forums de praticiens, et chaque jour j’étais en contact avec des confrères :
c’était fantastique ! Grâce à cela j’ai fait beaucoup de progrès
concernant les soins, la prothèse, la chirurgie, etc. Bref, tous
les domaines de l’omnipratique. Nous nous motivions les
uns les autres, et c’était vraiment enthousiasmant ! ». Pas de
diplômes ou d’attestations de présence, mais du concret
pour cette praticienne pragmatique et déterminée, qui
poussera à nouveau la porte des formations « officielles »
lorsque les Drs Mark Bonner, Jacques Charon, Patrick
Darmon ou encore l’ADF ou la SOP proposeront des
programmes à la hauteur de ses attentes. Après une formation de gestion du temps et de l’argent avec Pierre
Brassard, elle révolutionne son cabinet : en deux ans, son
chiffre d’affaires augmente de 80 %, uniquement en se
concentrant sur l’organisation (notamment en travaillant
sur deux fauteuils avec deux assistantes).
Une organisation millimétrée
La salle de soins du Dr Fratocchi est suffisamment grande (20 m2) pour accueillir un espace soins,
un espace communication avec terminal de paiement par carte et lecteur de carte vitale.
Ne plus être employeur
En 2009, le Dr Fratocchi trouve une consœur avec laquelle elle s’associe directement, sans passer par la « case
collaboration », le Dr Virginie Rollot. Dans le même
temps, elle choisit de se séparer de ses assistantes, l’une
d’entre elle, sa toute première assistante ayant 26 ans
d’ancienneté. Avant d’opter définitivement pour une
organisation en solo, notre praticien du mois s’offre les
services d’une personne en reconversion professionnelle
qui suivait la formation d’assistante dentaire : « Je ne l’ai
pas gardée. J’avais 58 ans, je me trouvais peu trop âgée pour
signer un CDI. Je commençais nettement à me fatiguer et
durant la période où j’avais cette personne en contrat CDD
de professionnalisation, j’ai donc commencé à réfléchir à la
façon de m’organiser pour travailler seule. Il faut ajouter
qu’aucun contrat de travail en vigueur ne me convenait !
C’est pourquoi j’ai décidée de ne plus être employeur. » En
l’espace de 3 mois, elle ne l’était plus : « Je reconnais que
j’étais très soulagée une fois les ruptures conventionnelles
“ Travailler sur deux fauteuils,
avec deux assistantes : exercice
idéal pour le chiffre d’affaires,
mais très exigeant…”
signées. Chacune de mes assistantes a poursuivi des projets
personnels, l’une est partie en retraite anticipée, l’autre a choisi
la reconversion. Quant à moi, je me suis alors sentie légère
comme une libellule ! » La salle de soin du Dr Fratocchi fait
20 m2 avec un coin fauteuil et un coin bureau. Le patient
lorsqu’il descend du fauteuil (ou avant d’y monter) n’a
pas à changer de salle. « Dans mon organisation précédente,
les deux assistantes préparaient la salle de soin et s’occupaient
de recevoir et de prendre congé des patients… Je ne faisais
toute la journée que du travail en bouche. C’était idéal pour
le chiffre d’affaires, mais c’est un exercice très exigeant qui
demande une grande concentration. Je ne voudrais plus le
faire aujourd’hui. Mon chiffre a donc beaucoup baissé, mais
c’est assumé et tout le temps de préparation de la salle, la
conversation avec les patients ou l’administratif représentent
pour moi du repos entre deux soins. »
Une nouvelle aventure commence
Le Dr Fratocchi
reçoit trois jours
par semaine
(les lundi, mardi
et jeudi)
une dizaine
de patients.
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Tous les jours, pendant 8 mois, le Dr Fratocchi réfléchit
de près à son organisation. Elle met tout au point, noir
sur blanc. Tout d’abord elle met en place un télé-secrétariat pour l’ensemble du cabinet (à savoir à l’époque deux
praticiens, aujourd’hui trois) ; l’achat d’un système de
stérilisation efficace, le Clean One, qui diminue considérablement le temps et les contraintes de la stérilisation,
associé à l’utilisation « massive » de matériel jetable. « Mon
associée, le Dr Rollot, a choisi de s’orienter vers l’orthopédie et
l’orthodontie ainsi que vers la pédodontie, que je ne pratique
pas. Très rapidement, au lieu de prendre mes patients, elle
a donc généré une nouvelle clientèle. Nous avons décidé de
rechercher un autre praticien pour l’omnipratique ; c’est
comme ça que le Dr Anda Oniga, notre nouvelle collaboratrice roumaine est arrivée au cabinet en octobre 2012. » Une
nouvelle aventure commence : « Nous avons eu la chance
de rencontrer une consœur motivée, avec du caractère et de
la détermination, résume Madeleine Fratocchi. Elle est
décidée à s’installer à son tour, et à intégrer la SCM. » Cette
collaboratrice qui lui rachètera dans quelques mois ses
parts a été accompagnée par les deux associées pour établir
un calendrier de formation. Se former est une attitude
indispensable pour notre praticien du mois, qui n’a cessé
de suivre des formations, toute sa carrière : « Lorsque je
suis sortie de la fac, nos professeurs ne nous parlaient pas
de formation continue. Je ressentais néanmoins le besoin et
l’envie de me former davantage. N’ayant pas de conseils, ni
de guide, à tout hasard, j’ai dès la première année préparée
un CES (assez décevant) de technologie des matériaux, puis
de prothèse fixe. » Une expérience pour le moins mitigée :
« Nous sommes entre 1978 et 1980. Ces CES m’ont beaucoup
déçue, tranche-t-elle. Professeurs absents sans nous avertir
(alors qu’il me fallait 3 heures aller et 3 heures retour en train
pour chaque journée de formation), les cours étaient uniquement théoriques, l’investissement des formateurs proche du
néant. J’ai fini par abandonner les cours, me concentrant
sur les bouquins, et je me suis présentée aux examens et j’ai
été reçue ! J’en ai conclu que les titres ne signifiaient rien, en
effet, j’avais des diplômes, mais aucune compétence. J’étais
sur une mauvaise voie. »
Internet pour être connectée
aux autres praticiens
Même si quelques formations avaient lieu sur Limoges,
aucune n’avait grâce aux yeux de Madeleine qui commençait alors à se sentir isolée dans son cabinet. « Je considère
Aujourd’hui notre praticien solo reçoit entre 8 et 13 patients par jour en moyenne, sur environ 6,5 heures fauteuil
auxquelles il faut ajouter 1h15 pour préparer et finir la
journée en laissant un cabinet rangé pour la collaboratrice. Il arrive aussi à Madeleine de revenir quand elle ne
travaille pas pour tranquillement faire sa stérilisation et
régler l’administratif, passer des commandes. Notre praticien du mois travaille avec cinq prothésistes différents,
en fonction du travail à réaliser, avec une même exigence :
qu’ils soient professionnels, ponctuels et proches (tous
sont de la région). « Nous avons l’habitude de travailler
ensemble depuis des années, je leur téléphone et ils passent le
soir récupérer les empreintes. Je me charge de vérifier tous les
matins que j’ai toutes les prothèses nécessaires pour la journée.
J’ai des codes couleurs qui me facilitent la vie : si dans la
feuille de journée que j’imprime le nom du patient est vert,
Une route vers la qualité
parsemée d’embûches
En 2003, avec un groupe de praticiens, elle entreprend une
formation en qualité de service, un référentiel mis en place par
Laurent Allouche, avec des engagements concernant l’organisation,
l’hygiène, le respect de la règlementation, etc. « Nous étions une
vingtaine de praticiens à nous lancer dans l’aventure. C’était très
motivant et cela faisait vraiment progresser le cabinet dentaire.
J’ai fait une certification AFAQ, sur un cycle de trois ans que je n’ai
pas renouvelé sentant les instances nettement hostiles à toutes les
démarches de cet ordre. Peut-être par crainte que cela ne devienne
obligatoire pour toute la profession ? Nous n’avions même pas
le droit de faire état de notre certification ! Le référentiel a été
abandonné et à ma connaissance plus personne n’en fait cas. Cela
a été une déception, car nous nous étions beaucoup investis dans
cette démarche… » Sur sa lancée, le Dr Fratocchi commence une
formation de 18 mois à l’ISMQ (Institut Management par la Qualité)
à Bordeaux : un mastère spécialisé en management par la qualité en
santé, et soutien une thèse en 2007 « Pourquoi et comment mettre
en place une démarche qualité au sein d’un cabinet dentaire ? ».
independentaire 115 I Février 2014 29
Portrait cabinet du mois
cabinet du mois Portrait
Le cabinet
est équipé
d’une pano I-Max
je m’assure d’avoir bien réceptionné sa prothèse. J’ai gardé
l’organisation que j’avais mise en place quand j’étais assistée. »
Dans l’agenda, géré à distance par les téléopératrices, deux
plages d’urgence quotidiennes sont prévues. La rigueur
du télé-secrétariat est l’un des points forts de ce cabinet
solo : « J’ai des télé-secrétaires dédiées qui me connaissent, qui
connaissent ma façon de travailler, la façon dont il convient
de répondre aux patients. Elles m’envoient des messages toute
la journée en instantané pour me tenir informée. Elles répondent directement aux patients, parfaitement briefées,
elles savent quelles questions poser pour détecter une vraie
d’une fausse urgence. Elles repèrent facilement les patients
qui cherchent des passe-droits… Elles assurent un filtre parfait. Je dois avoir en direct deux patients par semaine grand
maximum, et toujours de façon justifiée. » La patientèle
de Madeleine est « facile ». Le cabinet est implanté dans
un quartier « sympa », ni très riche ni trop populaire, et
la patientèle, assez importante, est composée de patients
respectueux, plutôt seniors : « Je ne prends plus de nouveaux
patients en urgence, simplement des recommandations. Ma
patientèle est très “Français moyens” avec 1 % de CMU
seulement. La raison de ce faible taux est facilement explicable : je ne reçois plus les personnes qui n’honorent pas leur
rendez-vous sans prévenir. »
Un cabinet rationnel et ergonomique
Le plateau technique du cabinet est entièrement pratique :
« Nous sommes dans une ville de province, tous les choix que
j’ai fait en ce qui concerne l’équipement ont été frappés au
sceau de la robustesse et de la facilité de maintenance. Mes
grands-parents étaient paysans et mes parents commerçants,
je suis donc plutôt du genre à réfléchir avant d’acheter. J’ai
toujours fait très attention à mes investissements et aux tentations, de plus en plus nombreuses. Il est hors de question
30 independentaire 115 I Février 2014
Le Dr Fratocchi gère elle-même
sa stérilisation et la relation avec les
prothésistes, des moments
qu’elle vit comme des pauses
au sein de journées denses.
“Les kits jetables ont facilité
mon passage au solo, ils
concernent 2 patients sur 3”
EN CHIFFRES
2012
4 jours/semaine
en solo :
210 000 euros
(159 jours de
travail)
2013
3 jours/
semaine :
160 000 €
(118 jours)
de travailler pour rembourser des leasings. Mais il est en
revanche très important de présenter à ses patients un cabinet
propre et moderne, tout en restant cohérent avec ses propres
besoins techniques et les attentes des patients. Pas de marques
extravagantes, mais du fiable et facile à dépanner en cas de
besoin. Mes fauteuils sont des Stern Weber, mais j’avoue ne pas
avoir passé des heures à étudier les différents fauteuils, je fais
confiance à mon dépôt Henry Schein qui m’a toujours orienté
vers des marques fiables. Pour compléter mon équipement,
le Clean One, recommandé par bouche à oreille, a changé
mon quotidien : j’appuie sur un bouton le soir et le matin
c’est prêt, il ne me faut plus que 10 minutes pour mettre sous
sachet. » La traçabilité est l’un de ses chevaux de bataille,
depuis plus de 10 ans : « Ça n’est pas simple à mettre en
place, je n’avais pas de référent et j’y ai passé quelques dimanches… mais cela me fait gagner du temps aujourd’hui
avec les étiquettes et la douchette. » Côté instrumentation,
notre praticien du mois mise tout sur le jetable : « J’achète
mes kits jetables miroir/sonde/précelle par 400, ils concernent
deux patients sur trois dans la journée. Pour les petits soins,
six fraises viennent les compléter, ce qui limite la sté. Seule,
il est important d’être organisée. »
independentaire 111 I Octobre 2013 31
Portrait cabinet du mois
cabinet du mois Portrait
DR madeleine fratocchi
panazol, haute-vienne
Libérée des
relations avec ses
employés, le Dr
Fratocchi consacre
ses dernières
années d’exercice
professionnel à ses
patients… tout en
se faisant plaisir !
Un plan de
traitement
complexe sera
délivré après
quelques jours
de réflexion.
Se centrer sur les attentes des patients
Pour obtenir un premier rendez-vous chez le Dr Fratocchi,
les nouveaux patients doivent s’armer de patience : trois
semaines actuellement (cela a été plus long, avec deux
mois de délai). Un point faible identifié, mais non jugé
prioritaire par le praticien : « J’ai beaucoup d’absents parmi
les nouveaux patients qui vont naturellement chez un confrère
plus prompt à les recevoir, mais je ne fais pas d’efforts fantastiques pour y remédier. J’ai de nombreux patients, et suffisamment pour les dernières années qu’il me reste ! ». Lorsqu’un
nouveau patient arrive en consultation, un code couleur
indique au praticien qu’il faut lui remettre le questionnaire
médical, il est alors reçu au bureau de communication
pour constituer son dossier. Le questionnaire est lu et
renseigné à quatre mains, daté, signé du patient et du
praticien puis scanné et archivé : « Je note systématiquement
ce que me disent les gens lors de notre première rencontre, il est
essentiel de ne pas passer à côté du “pourquoi” de leur visite. »
Le premier rendez-vous est une prise de contact rapide,
le plan de traitement est donné immédiatement s’il est
simple, lors d’un deuxième rendez-vous s’il est complexe.
Le cabinet est équipé d’une panoramique, pour les soins
nécessitant des implants, les patients sont adressés à un
correspondant équipé quant à lui d’une 3D. Si les plans
de traitements sont élevés, le Dr Fratocchi met en place
des ententes financières, en suivant ici encore les protocoles écrits très précis qu’elle avait mis en place avec ses
assistantes : « Je demande des arrhes puis je couche tout par
écrit, pour éviter d’en reparler et être parfaitement au clair.
Les devis sont toujours signés. C’est tel montant au premier
rendez-vous, puis tant au 3e, etc., traditionnellement j’attends les remboursements pour encaisser le dernier chèque.
De cette manière, je n’ai à déplorer aucun impayé. » Pour
communiquer avec ses patients, notre praticien du mois
s’aide de modèles de démonstration et prend le temps
de l’explication. Il lui arrive parfois de faire deux devis,
mais pas pour les implants où elle donne simplement une
32 independentaire 115 I Février 2014
EN CHIFFRES
CCM : 550 à
570 € pour les
cas les plus
courants
Inlay core :
200 €
Paro : 160 € la
séance d’une
heure.
Prothèse sur
implants :
entre 570 et
800 €
Piliers : 200 à
300 €
estimation orale. Les patients sont alors orientés vers son
correspondant avec radio et courrier.
Être solo, une idée du luxe
Comment le Dr Fratocchi appréhende-t-elle la dentisterie
ces prochaines années ? « Pour celui ou celle qui saura sortir
son épingle du jeu, la dentisterie de demain sera passionnante :
toutes les nouvelles technologies, l’informatique au service de
notre travail quotidien, les évolutions rapides, dans tous les
domaines de la dentisterie. Le monde qui bouge et auquel il
va falloir s’adapter. Il faut juste choisir avec discernement et ne
pas se laisser emballer par des achats “coup de cœur” et pas
assez réfléchis. Je crois également au travail en groupe, chaque
praticien ayant une “spécialité” différente et un haut niveau
de pratique ; la qualité est une valeur sûre, et de toute façon,
en cas de vrai gros problème, un praticien de haut niveau
peut partir et faire sa place ailleurs. Ceux qui seront restés
basiques n’auront pas cette possibilité. » Que conseiller à un
jeune praticien ? « Je lui conseillerais de se former, encore et
encore, et encore, bref, tout le temps ! D’abord sur les bases,
“On ne peut plus désormais se
contenter d’être omnipraticien,
il faut choisir un créneau !”
ensuite sur un créneau choisi, enfin de faire un coaching pour
l’organisation. On ne peut plus maintenant faire de l’omnipratique et être bon partout, il faut choisir un créneau. »
Notre cabinet du mois a volontairement choisi de réduire
la voilure et de ne plus travailler que trois jours par semaine
(les lundi, mardi et jeudi) : « Être solo me permet de prendre
mes vacances au dernier moment ou presque, un vrai luxe !
Quand je gérais mes employées les congés étaient planifiés avec
une année d’avance. Là, je me sens libre et légère, heureuse
pour mes dernières années de cabinet. » independentaire 31 Janvier 2013 33